PROJECT TRAINING MODULES - Curriculum for WORTH '' Pianificazione e Priorità" Modulo 4 Pianificazione e Priorità
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Curriculum for WORTH
PROJECT TRAINING MODULES
‘’ Pianificazione e Priorità”
Modulo 4
Pianificazione e Priorità
PARTNER: Media Creativa 2020, Spain
Contenuti
1
1. INTRODUZIONE2
2. PIANIFICAZIONE DELLA VITA4
Pianificazione in corso5
Pianificazione giornaliera7
Una lista di cose da fare efficace8
Come bilanciare la vita professionale e la vita privata10
3. PRIORITÀ12
4. URGENZA VS. IMPORTANZA15
5. IDENTIFICARE E REGISTRARE DATE E TEMPO16
Scadenze relative ai file16
Effettuare e registrare appuntamenti17
6. GESTIONE DEL TEMPO19
Realizzare obiettivi e compiti19
7. DEFINIZIONI23
8. ATTIVITÀ DI VALUTAZIONE24
9.RIFERIMENTI25
10.ARGOMENTO DI STUDIO27
Copyright sul materiale di formazione
Questo materiale di formazione venne sviluppato all’interno del quadro del progetto “WORTH Youth
Employment at the WORk Life THrough Long-Term Employability Skills”.
Il materiale di formazione è aperto e disponibile attraversp la piattaforma e-learining del progetto
per tutti gli allievi che si registreranno della piattaforma e chi sono interessati ad esso.
Introduzione
1
2
Questa quarta unità ha l’obiettivo di fornire alcune tecniche per aiutare le persone a
pianificare, organizzare e avere delle priorità nella loro vita personale e privata.
Esso spiega le diverse tecniche e aspetti da tenere a mente quando si pianifica la vita a breve
e a lungo termine, tra cui un buon equilibrio tra vita professionale e privata; fornisce inoltre
alcuni consigli in modo appropriato le priorità e identificare la differenza tra urgenza e
importanza e, infine, offre una serie di trucchi per identificare e registrare date importanti e
gestire correttamente il tempo
Scopo
L’obiettivo principale di questa unità di apprendimento è fornire ai formatori le linee guida
per trasferire agli utenti finali le skills e le abilità necessarie per organizzare e pianificare la
vita in modo più efficiente, con le competenze necessarie per gestire il proprio tempo in
base alle priorità già stabilite, all’importanza e all’urgenza. Illustrerà I meccanismi e le
tecniche necessarie per facilitare la classificazione e gestire scadenze e appuntamenti, che
alla fine faciliteranno il raggiungimento degli obiettivi e dei compiti.
Risultati dell’apprendimento
Obiettivi dell’unità Lo scopo principale di questa unità di apprendimento è
fornire le competenze necessarie per prendere delle decisioni efficaci, in merito a step e punti
importanti. Aiuterà a capire la definizione del processo decisionale e le sfide del processo
decisionale.
Azioni / Risultati Acquisirai conoscenze, abilità e competenze relative al processo decisionale.
Competenze (essere in grado
Conoscenze Skills (capire)
di)
2
3
● Organizzare la propria
vita in modo più
efficiente
● Definizione di
● Come raggiungere
pianificazione e di ● Efficiente a lavoro
obiettivi secondo un
priorità ● Stabilire le priorità in
piano e un
● Differenziare tra base alle esigenze
programma
urgenza e importanza
● Elencare diverse
tecniche per gestire il
proprio tempo
Parole chiave
✓ Pianificazione
✓ Equilibrio tra vita professionale e privata
✓ Priorità
✓ Urgenza
✓ Importanza
✓ Deadline
✓ Gestione del tempo
✓ Realizzare obiettivi
3
4
Pianificazione e Priorità
Questo modulo è diviso in cinque sezioni principali, che comprendono diverse tecniche,
consigli, principi e teorie volte ad aiutare le persone a pianificare e stabilire una priorità più
efficace nella vita. Gli esempi sono inclusi in tutte le sezioni:
1. Pianificare la vita.
2. Dare priorità.
3. Urgenza vs Importanza.
4. Identificare e registrare date e orari.
5. Gestione del tempo.
Include anche un elenco con la definizione di termini tecnici a fine unità. Nel caso in cui un
formatore o un allievo voglia entrare più nel dettagli su qualsiasi aspetto dell’unità, gli viene
fornito un elenco di riferimenti con articoli, libri e autori che possono fornire una conoscenza
più ampia. Inoltre, al fine di valutare le conoscenze acquisite una volta completato il modulo,
viene proprosto un test di cinque domande. Questa unità dovrebbe essere stata concepita
come una guida con consigli, strumenti e strategie per la gestione del tempo. Tuttavia, i
giovani studenti devono comprendere chiaramente che dovranno dimostrare e vedere quali
delle tecniche funziona meglio per loro, poichà ogni persona ha un modo diverso di gestire il
tempo in modo efficiente e, pertanto, le tecniche possono variare da persona a persona.
Questi sono gli strumenti, ma quali di essi usare e come usarli è qualcosa di persona che solo
la persona dovrà scoprire da sola.
Spero gradirete l’apprendimento!
1. Pianificazione della vita
4
5
Essere in grado di pianificare è utile non solo per la vita professionale ma anche per la vita
privata. Non solo aiuta una persona ad essere più produttiva, ma anche a evitare di perdere
tempo ed essere più efficace coi nostri doveri. E’ importante ricordare che queste tipoligie di
skills e abilità richiedono che le persone siano flessibili; soprattutto quando si tratta di
pianificazione a medio o lungo termine. La vita è imprevedibile e a volte accadranno cose
inaspettate che richiederanno la nostra attenzione e rovineranno ciò che avevamo
pianificato in precedenza: non c’è niente che le persone possano fare per evitarle.
1.1 Pianificazione continua
Come individui ‘’ quasi sempre sopravvalutiamo ciò che possiamo ottenere in un solo giorno, ma di
solito sottovalutiamo ciò che possiamo realizzare in tre o cinque anni’’. La pianificazione
continua, infatti, mira a focalizzarsi su obiettivi concreti a medio-lungo termine. E’ utile
mantenere la persona in pista con obiettivi stabiliti chiaramente ed evitare distrazioni che
facciano perdere tempo.
Il primo passo verso un buon processo di pianificazione in corso consiste nel fissare un obiettivo
realisti per il breve/medio futuro (diciamo 4 anni). Quindi, occorre scoprire ciò che è
necessario per raggiungere tale obiettivo e dovranno esser prese le azioni che ci aiuteranno
ad arrivarci. Questo processo è noto anche come piano di sviluppo personale (PDP d’ora in
poi) e aiuta le persone a sapere dove stanno andando e come arrivarci attraverso azioni
specifiche. Un PDP è un piano d’azione basato sulla consapevolezza, valori, riflessione,
definizione degli obiettivi e pianificazione per lo sviluppo personale nel contesto di una
carriera, istruzione, relazione o per l’auto-miglioramento.
La creazione del PDP è una tecnica che richiede tempo per una riflessione personale molto
profonda, quindi dovrebbe essere introdotta come uno strumento da elaborare con un po’
di tempo.
5
6
Quindi, costruire e completare un PDP richiede del tempo e, anche se non dovrebbe essere
affrettato, è consigliabile fissare una scadenza per non dimenticarsene. Una volta che la
persona ha stabilito il periodo di tempo in base all’obiettivo prefissato (come detto in
precedenza, da 3 a 5 anni è normale), pensa a cosa farà nel suo giorno ideale: dove lavora la
persona, quanto tempo ha per amici e famiglia, cosa gli dà energia e cosa gli risucchierebbe
la loro energia... l’autore e l’allenatore professionista Jenny Blake, suggerisce persino di
creare una storia completa, solo per farsi un’idea di come una persona desidera che la sua
giornata sia strutturata.
Dopo aver elaborato la storia, è necessario fare un passo indietro e considerare i diversi aspetti che
abbiamo menzionato (personale, professionale, sociale) e quali valori possono essere visti in
ognuno di essi. Questi valori dovrebbero essere il nostro obiettivo principale su come
avanzare nelle diverse aree della vita per raggiungere gli obiettivi del nostro PDP.
Una volta chiarito cosa vogliamo raggiungere è importante sapere dove siamo e quali sono le nostre
opportunità. C’è un modo molto pratico e visivo per farlo, chiamato il grafico SWOT. SWOT
sta per punti di forza, debolezza, opportunità, minacce. Alcuni degli studenti avranno
6
7
familiarità con questo strumento per scopi commerciali. Tuttavia, è importante che
capiscano che dovrebbe essere applicato per scopi diversi. Per i giovani disoccupati vengono
poste le domande al fine di fare un esercizio di auto-riflessione per raggiungere obiettivi
professionali.
Table 1: SWOT analysis table
Forza Debolezza
- Cosa hai ancora bisogno di
- Cosa sai fare bene?
imparare?
- Cosa ti aiuterà ad andare avanti?
- Su cosa devi migliorare?
- Hai qualche qualifica che puoi far
- Quali aree del tuo lavoro ti piacciono
andare di più?
meno?
Opportunità Minacce
- Quale progetto potresti
- Quali sono le principali abilità
intraprendere in futuro?
necessarie a cui non stai lavorando?
- Quale contatto puoi impiegare nel
- C’è qualcosa di nuovo nel tuo campo
tuo campo?
che non sarai in grado di imparare?
- Quali nuove abilità puoi imparare?
Source: Enhancv1
Infine, dopo aver stabilito una chiara direzione, dovremmo entrare nei dettagli e pianificare i
passi specifici che dobbiamo raggiungere, per iniziare il percorso verso la nostra storia
precedentemente predisposta. A tal fine, dovremmo basarci sui nostri punti di forza e
opportunità per progettare i seguenti passaggi. Una volta pianificato come gestirlo,
dovremmo porci domande quali risorse saranno necessarie, quali persone possono aiutare a
raggiungere gli obiettivi, come potremmo sapere quando gli obiettivi sono stati raggiunti
(una misura di successo) o quale sarà l’intervallo di tempo esatto. Nel caso in cui abbiamo
stabilito più di un obiettivo, dovrebbero essere organizzati per importanza e per logica.
Ad esempio, se una persona vuole smettere di fumare e seguire una dieta, forse sarebbe
meglio non portare a termine entrambi contemporaneamente ma iniziare con la dieta e poi
smettere di fumare.
1
Valchanova, Vassilena. 2017. “A Personal Development Plan that Will Set You Up for Success”, March 15 in
Enhancv [Accessed at: https://blog.enhancv.com/personal-development-plan/ on 22/03/2018]
7
8
Un PDP è molto utile quando abbiamo bisogno di chiarezza su dove stiamo andando, ma è
importante tenere a mente che non è incastonato su pietra e molto probabilmente cambierà
nel tempo ed è una cosa sana, dal momento che significa che una persona cresce e si
sviluppa anche come essere umano. Forse il sogno è quello di raggiungere una posizione
manageriale nel marketing, ma una volta che la persona inizia a lavorare in un dipartimento
di marketing, lui/lei si rende conto che non è abbastanza preparato e ha bisogno di
formazione o forse non è il settore che sogna.
Esercizio 1: creare una bozza del piano di sviluppo personale
Questa attività ha lo scopo di mostrare come deve essere elaborato un PDP, la
proposta è di dare un po’ di tempo per incoraggiare gli utenti a fare una riflessione,
imparare a come usarlo, rispondere ai loro dubbi nel caso in cui ne abbiano, ma
chiaramente avendo in mente che un PDP richiede molto tempo ed è qualcosa di molto
personale.
Stabilire obiettivi realistici a medio-lungo termine per ogni dimensione:
personale, professionale e sociale.
Analizza te stesso: fai un’analisi SWOT dela tua situazione attuale.
Scopri come raggiungere alcuni di questi obiettivi: attraverso i tuoi punti di
forza e le tue opportunità.
Se sono più di uno, organizzali e stabilisci le ‘’scadenze’’ in base a ciò che
sarebbe più facile / più difficile da raggiungere.
89
1.2 Pianificazione giornaliera
Pianificare un giorno o non farlo è la stessa differenza rispetto al passare del tempo a
raggiungere gli obiettivi o perdere tempo con le distrazioni (successo nella gestione del
tempo) Un consiglio utile sarebbe quello di dedicare una piccola quantità di tempo la sera
precedente (5-10 minuti) a pensare a ciò che una persona vuole raggiungere il giorno
successivo. L’ideale sarebbe pianificare nell’arco del giorno, visto quanto potremmo essere
stanchi la sera, potremmo non ricordarci cosa vogliamo fare il giorno dopo. Tuttavia, grazie
ai nuovi gadget tecnologici che abbiamo oggi a nostra disposizione, è un’opzione
interessante usare la nostra agenda e il calendario per scrivere le nostre note, i compiti e
impostare anche i promemoria (se necessario).
Un consiglio quando si tratta di organizzare i compiti per il giorno è posticipare quelli che
non sono urgenti. Nel caso in cui una persona abbia parecchie cose da fare in un
determinato giorno e le venga data una nuova attività, considera: è necessario eseguire
questo compito in questo momento o può essere fatto domani? Se la risposta è domani,
scrivilo in un planner nel giorno in cui la persona progetta di farlo. In questo modo, le
persone non devono nemmeno dedicare tempo per pianificare il prossimo giorno, poichè le
persone lo stanno facendo lentamente e inconsciamente.2
2
Wilson, Tim “How to Plan Your Day” on Time Management Success [Accessed at: https://www.time-
management-success.com/how-to-plan-your-day.html on 22/03/2018]
910
1.3 Un elenco efficace di cose da fare
Ogni persona ha un modo diverso di organizzarsi, ed è una cosa personale, ma la chiave è sapere
come fare una lista di cose da fare.
La ricerca suggerisce che le persone ricordano le cose meglio se le scrivono a mano, ma è anche
possibile creare una lista di cose da fare in modo digitale se necessario.
Idealmente ci sarebbero 3 liste: una a lungo termine, una per la settimana e l’ultima per le cose che
devono essere fatte nell’arco della giornata. Tuttavia, dovrebbe essere semplice, altrimenti
potrebbe travolgerci a prima vista e scoraggiarci.
Un trucco, è includere compiti che dovresti eseguire indipendentemente, come fare la doccia o
mangiare, perchè solo il movimento di superare qualcosa dalla lista ci fa sentire più
produttivi che dire, se la lista fosse piena di cose ci avrei impiegato 2 ore per realizzarlo e
potrebbe sembrare eterno. E’ consigliabile mettere le cose più urgenti in cima alla lista.
Sentire che ciò che dobbiamo fare in un giorno è meno materiale e quindi, per non stressarsi, è
importante suddividere le attività in obiettivi gestibili. Invece di scrivere ‘’fai le faccende’’,
scrivili uno per uno in modo che non si sentano opprimenti (bucato, lavare i piatti...).
A volte, per assicurarsi che una persona segua la lista, è utile condividerla, farà in modo che altre
persone siano in grado di tenere sotto controllo la persona e questo lo spingerà a restare al
lavoro.
E’ da tenere presente anche se le liste di cose da fare sono incredibilmente utili per pianificare il
lavoro, non sono incastonate nella pietra e possono verificarsi situazioni impreviste che
richiedono attenzione e le persone dovrebbero concedersi una certa flessibilità.
1011
Esercizio 2: Fai un
lis
co
1.4 Come bilanciare la vita professionale e privata
Il primo passo è capire cosa significa per una persona un buon equilibrio tra vita professionale e vita
privata. Ognuno ha un concetto diverso, quindi ognuno dovrebbe avere un piano diverso.
Esercizio 3: pensa per un momento
Cosa significa per te l’equilibrio vita-lavoro?
Quale sarebbe l’equilibrio ideale?
Quali ‘’attività’’ sono indispensabili?
Quali sarebbero i segni che ti dicono che non lo stai
raggiungendo?
Saresti disposto a fare dei sacrifici per raggiungere
quell’equilibrio in futuro?
1112
Secondo Praveen Tipirneni, CEO di Morphic Therapeutic, la prima cosa di cui abbiamo bisogno per
un buon equilibrio tra lavoro e vita privata è essere bravi in quello che facciamo. Le persone
devono mostrare a tutti coloro che lavorano con essi che la persona è efficiente nel loro
campo. Ciò potrebbe influenzare se, ad esempio, la persona vorebbe lavorare due giorni da
casa per trascorrere più tempo con la famiglia. Le persone sanno che questa persona può
gestire il lavoro e fornire buoni risultati, quindi saranno meno preoccupati se non è in
ufficio.3
Perchè ciò avvenga, la maggior parte dei giovani dovrebbe lavorare molto duramente all’inizio della
propria carriera, quando hanno più libertà nella vita personale e hanno bisogno di
dimostrare di più. Ciò consentirà alla persona di salire nella scala gerarchica prima e avere
più libertà nella propria vita professionale per prendere decisioni.
Per un migliore equilibrio, se un giovane sta iniziando la sua carriera, è consigliabile ottimizzare il
carico di lavoro giornaliero conoscendosi e dando priorità a ciò che permette alla persona di
lasciare di lavoro e non pereoccuparsi di ciò quando lui/lei non è a casa.
Illustra il caso di uno dei suoi lavoratori che non è una persona mattiniera, quindi lascia tutto ciò che
potrebbe aver bisogno prima di andare a casa la sera prima, in quel modo, quando torna la
mattina, deve solo trovare gli appunti che lei le aveva lasciato, e andare al lavoro, invece di
dover pianificare e organizzare il laboratorio.
3
Tipirneni, Praveen. 2018. “How to Balance Your Personal and Professional Life”, Feb. 16 on The Ladders.
[Accessed at: https://www.theladders.com/career-advice/how-to-balance-your-personal-and-professional-life
on 27/03/2018]
1213
Dare priorità al carico di lavoro significa anche conoscere il momento migliore per fare un lavoro
creativo e rispondere alle e-mail. E’ consigliabile fare tutte le attività correlate al lavoro
online sul programma di lavoro. Questo tende ad avvenire quando le persone falliscono di
più, perchè rispondere alle e-mail può sembrare un compito così semplice che è lasciato per
ore e invade il tempo personale.4
2. Dare priorità
La priorità è stata menzionata più volte nella sezione precedente, in quanto è una abilità essenziale
per organizzare correttamente la vita. Ad esempio, un elenco di cose da fare potrebbe non
essere utile se non sai come assegnare la priorità agli elementi contenuti. Stabilire delle
priorità è complicato, i nostri stati d’animo e la nostra produttività hanno i loro alti e bassi,
quindi dobbiamo continuare a cambiare le nostre priorità. Senza buone capacità di
4
Lavenda, David. 2014. “12 Steps to Manage Your Work-Life Balance on the Go” Feb. 17 on Entrepreneur
Magazine [Accessed at: https://www.entrepreneur.com/article/231544 on 27/03/2018]
1314
definizione delle priorità potremmo finire per avere troppe richieste di partecipazione allo
stesso tempo. Prima di entrare nel sistema di assegnazione delle priorità, a livello più
elementare, è possibile stabilire delle priorità in base a vincoli temporali, al beneficio futuro
di un’attività a seconda della pressione a cui si è sottoposti per completare un lavoro. La
definizione delle priorità basata su banefici (sia grezzi che accurati) è la più comune e, in
definitiva, efficiente; tuttavia la priorità delle priorità relative ai vincoli temporali tende a
guadagnare molta importanza quando una persona sta lavorando in team e si affida a voi
per completare un’attività. Un buon modo per valutare un sistema di classificazione è
controllare quanto una persona può riuscirci. Se, ad esempio, fallisce nel convincere la
persona a fare le attività più importanti per 3 volte, forse lui/lei dovrebbe provare
nuovamente. Cambiare il metodo per dare le priorità può anche aiutare a diventare più
produttivi perchè si cambia la routine. Ecco alcune tecniche:
a) GTD or Getting Things Done è un sistema per assegnare priorità ai compiti basati
sulla scomposizione dei progetti in compiti più piccoli e chidendosi ‘’qual è la
prossima azione fisica che devo fare per raggiungere questo obiettivo?”
b) Le due liste di Warren Buffet: riteneva che uno dovesse concentrarsi
esclusivamente sulle 5 cose che desideravano raggiungere e nient’altro. Se la
persona ha compiti secondari, questi dovrebbe evitarli a tutti i costi fino a quando
lui/lei ha raggiunto i 5 principali.
c) I quattro quadranti di Eisenhower Matrix:
ANT
ORT
IMP
E
1415
2 1
Importante ma non urgente. Urgente e importante
Decidi quando lo devi fare Da fare immediatamente
4 3
Non importante, non urgente Urgente ma non importante
Da fare dopo Delega a qualcun’altro
URGENTE
Source: MUO5
Il grafico deve essere ordinato in 4 quadranti che descrivono quanto sia importante e
urgente l’attività. Quadrante 1 (urgente e importante) ci si dovrebbe occupare
immediatamente. Quadrante 2 e 3 la persona può decidere come e quando farli o
delegare, mentre il quadrante 4 dovrebbe essere dimenticato completamente.
La seguente tabella illustra la matrice di Eisenhower a 4 quadranti con esempi al fine di
mostrare la sua applicazione con possibili esempi di vita reale.
Tabella 2: I 4 quadranti di Eisenhower Matrix con esempi
5
Patkar, Mihir. 2015. “The 3-Strike System: How to Prioritize Your To-Do List” Jan. 22 on Make Use Of
[Accessed at: https://www.makeuseof.com/tag/3-strike-system-prioritize-list/ on 04/04/2017]
ANT
ORT
15
IMP
E16
1
2
Termina il report la cui scadenza è
Stampa i depliant per l’evento di
oggi
domani
Da fare immediatamente
Decidi quando lo devi fare
4
3
Un amico ti ha chiamato per chiederti
Hai bisogno di prenotare un tavolo per
dei tuoi piani per il fine
pranzo
settimana
Delega a qualcun’altro
Da fare dopo
URGENTE
d) Una domanda: un blogger della produttività di nome Belle Beth Cooper ha
identificato una domanda che può riassumere un intero processo sulle priorità.
‘’Se dovresti smettere di lavorare dopo aver fatto un solo compito, cosa faresti?’’
E’ una tecnica semplice ma davvero efficace.
Esercizio 4: proviamo a trovare la tecnica più adatta a te
Ai formatori sono offerte due opzioni:
Attuare tutte le tecniche e incoraggiare la discussione. Ci vorrà
un po’ di tempo:
Quali delle tecniche ti si adatta meglio?
Dai un’occhiata ai risultati, sono stati gli stessi implementando
tutte le tecniche?
2. Basta dare la spiegazione, incoraggiarli a discutere su quali tecniche piace di
più e quelle che consideri più adatte?
Chiedi a loro di fare una discussione per la risposta. Capiranno che ogni persona 16
ha una tecnica diversa e ragioni concrete su ciò.17
3. Urgenza vs importanza
Per dare la priorità in modo appropriato è fondamentale vedere chiaramente la differenza
tra ciò che è importante e urgente, che faciliterà anche una gestione del tempo più efficace.
Per distinguere tra importanza e urgenza è stato menzionato nella matrice di Einsenhower.
Tuttavia, c’è ancora molto da dire a riguardo e su come distinguere tra ciò che è urgente e
ciò che è importante nelle nostre vite
Le attività urgenti potrebbero non aver alcun significato per noi, ma sono cose che dovrebbero
essere affrontate immediatamente, come e-mail e telefonate. Mentre i compiti importanti
sono quelli che ci aiutano a raggiungere un obiettivo o che ci soddisfano in qualche modo.
Tuttavia, compiti importanti tendono ad essere inghiottiti da quelli urgenti, che riteniamo non
saremmo mai in grado di superare.
Un modo semplice per assicurarsi che una persona presta attenzione a compiti importanti e urgenti
è dare una prima scadenza. In effetti, le scadenze sono ciò che rende un compito urgente, la
mancanza di quelli in compiti importanti è spesso ciò che fa credere a una persona che c’è
sempre tempo per farlo in seguito
Una volta che è stata fissata una scadenza, si tratta di attenersi ad essa e di creare una buona lista di
cose da fare e di stabilire delle priorità. Aiuta a far sì le scadenze pubbliche devono essere
usare per fare pressione per aderire a ciò.
1718
Quindi è solo una questione di motivazione (è possibile utilizzare un sistema di punizioni e
ricompense) e ricordare i compiti e il fatto che una persona dovrebbe risparmiare tempo per
farlo.
Esercizio 5:
Esercizio 1: Proponi diversi compiti da svolgere e chiedi agli studenti di decidere se
sono urgenti o importanti.
Un collega non si sente bene e deve essere portato all’ospedale
La tua auto sta iniziando a invecchiare
C’è una scadenza per il report di oggi
Un nuovo collega ti ha chiesto un ristorante per la cena con qualche
azionista
Esercizio 2: potresti elencare 3 cose importanti e 3 urgenti che hai svolto la scorsa
settimana?
Sei in grado di differenziare facilmente tra di loro?
Si prega di notare che l’urgenza e l’importanza sono anche termini ambigui che possono variare da
persona a persona.
Inoltre, ci saranno compiti che saranno sia importanti che urgenti allo stesso livello.
4. Identificare e registrare date e orari
Tutti noi abbiamo date importanti da tenere a mente e tenerne conto al momento della
pianificazione. Ci sono compleanni, appuntamenti importanti (come le visite mediche) o
scadenze importanti che dovrebbero essere rispettate.
4.1 Termini relativi ai file
Qualunque scadenza relativa agli obiettivi (lavoro o personale) che una persona sta progettando di
raggiungere dovrebbe essere identificata e scritta su un calendario con il nome dell’attività.
1819
La pianificazione li rende reali e riafferma l’impegno ad eseguirli, qualunque cosa sia necessario.
Come sempre, più semplice è il compito e più facile farlo.
Se un’attività richiede l’uso di risorse pubbliche o la presenza di un evento che ha un programma
determinato, assicurati di controllarlo in anticipo e pianifica la settimana / mese lasciando il
tempo per acquisirlo o frequentarlo. Assicurati che non venga lasciato all’ultimo giorno.
Per evitare errori, è consigliabile controllare continuamente il calendario. Un altro trucco sarebbe
quello di elencare tutti gli appuntamenti della settimana da lunedì per aiutare a vedere tutte
le scadenze e le date importanti dell’intera settimana.
4.2 Segnare e registrare gli appuntamenti
A nessuno piace dimentare appuntamenti importanti o scadenze, nè impegni professionali e
impegni personali. Pensa anche a quanto è piacevole quando qualcuno non rispetta le
scadenze concordate o dimentica l’appuntamento con te. Inoltre, in certi casini, implicano
conseguenze molto negative. Avere buone capacità interpersonali aiuterà ad affrontare
queste situazioni delicate.
Tuttavia, ci sono diversi consigli e tecniche che possono essere messe in atto per evitare
questo tipo di situazioni.
1920
Per assicurarsi che l’altro gruppo (un collega, un cliente, un amico..) non facciare errori in un
appuntamento, ripeti l’ora e la data dell’appuntamento più volte per assicurarsi che l’altra
parte si organizzi. Una persona può anche ripeterla se serve a ricordarglielo. Oggigiorno,
alcune organizzazioni annotano i cellulari o l’e-mail dei propri clienti e inviano dei
promemoria mentre si avvicina l’appuntamento per ridurre l’assenteismo.
Un altro consiglio sarebbe quello di registrare tutti gli appuntamenti, sia in un libro, agenda,
calendario o dispositivo come computer o telefono. Esistono libri per appuntamenti, molto
utili per certi ambienti di lavoro che sono aperti al pubblico come ad esempio, per uno
studio medico. Dovrebbero essere scritti a matita, ciò lascia l’opportunità di cambiare a
causa di una nuova pianificazione senza troppi problemi. Potrebbe essere utilizzato anche
co
me
reg
istr
o di
atti
vità
.6
Dato che stiamo vivendo in un modo digitale, approfittare delle nuove tecnologie utilizzando
un computer per gli appuntamenti rende più facile la loro gestione in quanto consente di
cambiare e riprogrammare facilmente. Inoltre, lascia la libertà di decidere gli intervalli di
tempo, come nei libri sono generalmente segnate le ore
Uno dei modi più semplici è notare tutti i nostri appuntamenti che sono nel nostro telefono,
il quale è sempre a portata di mano e si può avvisare l’utente mentre si avvicina
l’appuntamento stabilendo un allarme o un promemoria. E’ anche utile in quanto può
cambiare e riprogrammare tutte le volte che è necessario.
6
Bonewit-West, Kathy et al. 2016. “Chapter 40: Scheduling Appointments” on Evolve Resources with TEACH
IRM for Today's Medical Assistant, Evolve, 3rd Edition pp. 958-959[Accessed at:
http://www.coursewareobjects.com/objects/evolve/E2/book_pages/Bonewit/images/ch040-X4432.PDF]
2021
Nel caso in cui una persona non è in grado di partecipare o sarà in ritardo per qualsiasi
motivo, è consigliabile avvisare l’altra persona / organizzarsi. E’ apprezzato, soprattutto se si
tratta di un appuntamento di lavoro che potrebbe influire sul lavoro di altri gruppi
Attività a lungo termine
Prova per una settimana a non mettere nessuna nota nel calendario del tuo
cellulare e fissa dei promemoria su ciò che devi fare.
5. Gestione del tempo
La tua produttività è aumentata?
La gestione del tempo significa stabilire i meccanismi di controllo necessari a promuovere
atteggiamenti e comportamenti per raggiungere I nostri obiettivi in modo sistematico. Senza
la gestione del tempo, per raggiungere tutti gli obiettivi stabiliti in tempo sarebbe una sfida
grande.
5.1 Realizzare obiettivi e compiti
Per imparare come e cosa è necessario per gestire meglio il tempo, è importante
innanzitutto vedere come una persona gestisce il suo tempo. Un buon trucco sarebbe prima
scegliere un piano (che si tratti della matrice a quattro quadranti o altro) bisogna valutare
2122
come trascorrere il tempo. Per una settimana, registra ciò che una persona fa con il suo
tempo. Le persone possono lavorare in modo produttivo ed efficiente anche da casa.
Incoraggiali a fare una riflessione: attualmente cosa hai fatto con il modo in cui gestisci il
tempo? Tendi a sprecarlo? Lo spendi in cose importanti, urgenti?
Le attività svolte dovrebbero essere suddivise in diverse categorie come: responsabilità
principali, crescita personale, crisi, tempo libero, attività amministrative ... e tener traccia di
quanto tempo una persona trascorre completando ciascuna categoria.7
Questo trucco aiuterà le persone a capire dove hanno bisogno di investire più o meno
tempo, a seconda di quale obiettovi si è prefissato.
Esercizio 6: Come uso il mio tempo?
Dividi le attività eseguite negli ultimi 3 giorni e organizzale in diverse categorie:
famiglia, divertimento, lavoro, social network, chiamate, riunioni, organizzazione di
eventi...
Stima il tempo assegnato per ogni categoria:
Il compito su cui passi la maggior parte del tempo è produttivo o ti dà i
migliori risultati?
Il tempo è organizzato in modo efficace?
Inizia prendendo prima i compiti più importanti della giornata. Quindi identifica quali attività
L’obiettivo è essere consapevoli di come le persone gestiscono il tempo e incoraggiare
danno
unai riflessione
migliori risultati.
su comeEsiste una regola,
lo vogliono fare. chiamata il principio di Pareto, che afferma che
l’80% dei risultati proviene da solo il 20% dello sforzo, quindi identifica quel 20% di attività /
ora del giorno / clienti che danno i risultati più alti e presta più attenzione a loro. 8
Esistono alcune applicazioni e strumenti di gestione del tempo che potrebbero facilitare il
lavoro quando si lavora con altre persone come Drop Box o Google Drive, le quali sono
particolarmente utili quando si lavora in team. Nella stessa riga, una persona può
condividere le sue scadenze e i suoi orari con calendari online come Google Calendar,
KeepandShare o persino con la tua e-mail professionale. Infine, ci sono molti strumenti
online specializzati per la gestione dei progetti come Redbooth, Wiggio o Huddle che aiutano
7
Harvard Business Review Staff. 2014. “Align Your Time Management with Your Goals” Dec. 08, on HBR
[Accessed at: https://hbr.org/2014/12/align-your-time-management-with-your-goals on 05/04/2018]
8
Adams, R.L. “15 Time Management Tips for Achieving Your Goals” on Entrepreneur Magazine [Accessed at:
https://www.entrepreneur.com/article/299336 on 05/04/2018]
2223
le persone a svolgere le attività di gestione di base come i dati sulle comunicazioni e la
condivisione dei file, oltre ad avvertire in merito alle scadenze.
Una delle cause principali della mancata gestione del tempo in modo efficiente sono le
distrazioni che abbiamo nella vita personale e professionale: controllo costante della posta
elettronica, messaggistica istantanea, visite impreviste, consegne ecc. Ci sono alcuni di essi
come il controllo costante della posta elettronica e dei messaggi istantanei che potrebbero
essere evitati o avere un impatto ridotto delle nostre prestazioni: è possibile stabilire un
programma o orari concreti per leggere, scrivere e rispondere alle e-mail che non sono
urgenti o che non richiedono una risposta immediata. Al giorno d’oggi, tutti i server di posta
elettronica consentono di inserire un segnale o stabilire che l’e-mail è di priorità alta. Per
quanto riguarda i messaggi istantanei, se una persona non è in grado di smettere di
controllare il telefono, ci sono alcune app che fanno al caso suo (Freedom, Self-Control,
Isolator ecc.). E’ importante non perdere il percorso e concentrarsi rapidamente una volta
che siamo stati interrotti.
2324
Forse, evitare distrazioni e usare nuovi strumenti significherà cambiare abitudini, eliminando
quelle che ostacolano l’efficienza e la produttività e sviluppando le ‘’abitudini perno’’, cioè
quelle che suscitano la comparsa delle buone abitudini.
App per la vita!
Attualmente ci sono diverse app e strumenti per aiutarti a gestire meglio il tuo
tempo.
Lavorare in gruppo: DropBox, GoogleDrive, We Transfer
Scadenza e condivisione degli orari: Google Calendar, KeepandShare
Strumenti di gestione del progetto: Trello, Asana, Basecomp
Gestione del tempo: Evernote, Onenote, Todoist, Timely, Team
Pomodoro
Facilitatore di comunicazione: Slack
Per evitare di perdere tempo con i social network e la messaggistica
istantanea: Freedom, Self-Control, Isolator
Per avere rumori circostanti: Noisily
Poichè la maggior parte dei giovani è abituata a lavorare con dispositivi digitali,
proponiamo un elenco di strumenti che possono essere incoraggianti e motivanti
da usare.
Un’altra radice comune della scarsa capacità della gestione del tempo è la procrastinazione. La
chiave per combattere questa terribile abitudine, che nel migliore dei casi ostacola la tua
produttività, ma nel peggiore sconvolge un’intera carriera, è renderci conto che stiamo
procrastinando, capire perchè lo stiamo facendo e combatterlo.9
I procrastinatori tendono a lasciare da parte le cose che devono fare per svolgere i compiti che
piacciono di più o dove sono più a loro agio, il che li porta in seguito a dover lavorare più ore
9
Careers Australia. 2015. “Manage Personal Work Priorities and Professional Development”, pp. 28-30
[Accessed at:
https://static1.squarespace.com/static/56583ff6e4b0702d37f01a18/t/5756516eab48deb87f2d95cb/14652747
44643/BSBWOR501+eBook-1.pdf on 04/04/2018]
2425
dei loro colleghi per portare a termire il lavoro, lasciando solo il tempo per completare
compiti urgenti, ma non importanti.
Se una persona è una procrastinatrice, il primo passo per superarla è, come detto in precedenza,
acccettare che lui o lei procrastini. Alcuni ‘’sintomi’’ che una persona lo stia facendo
includono sedersi al lavoro ma invece controllare l’e-mail o alzarsi per prendere un caffè,
pensare che la giornata abbia compiti non importanti e rinviare le cose molto importanti che
dovrebbero essere affrontate .
Quindi una persona dovrebbe scoprire da sola perchè lui o lei sta procrastinando. Forse è perchè
trovano il compito enorme, sgradevole, noiso... una volta capito, è ora di iniziare a
combatterlo.
Alcuni buoni trucchi per andare avanti includono, suddividere i grandi compiti in più piccoli
che possono essere facilmente svolti, creare dei premi o anche chiedere alle persone di
controllare i tuoi progressi. A volte, la supervisione ci costringe a iniziare di lavorare. 10
Se una persona è seriamente intenzionata a capire dove vuole arrivare, deve impegnarsi a lasciare
da parte tutte le distrazioni (e-mail, messaggistica istantanea, social network, chiamate ...) e
concentrarsi veramente. Restando offline probabilmente ti aiuterà a svolgere le attività in
modo più efficiente.
Tuttavia, non dovremmo mai sentirci stressati o vivremmo una v ita di bassa qualità. Quindi, non
bisogna dimenticare di scegliere un sistema che dia la priorità a un sano equilibrio tra lavoro
e vita privata.
Attività a lungo termine: Stai perdendo tempo?
Utilizza le app in modo opportuno per una settimana e traccia
quanto tempo passi durante le diverse mansioni
C’è anche un’app chiamata RescueTime. Misura quanto tempo
trascorri sui social network. Sei pronto per vedere i risultati?
In entrambi i casi, c’è una ragione per cui non stai facendo ciò che deve essere
10 fatto?
Idem.
Forse sei anche un procrastinatore!
2526
Tutte le tecniche e i consigli proposti hanno lo scopo di aiutare le persone a pianificare e organizzare
meglio la propria vita. Implementando alcune delle semplici abitudini proposte, gestiranno
in modo più efficiente il loro tempo, poichè è qualche non possiamo recuperare!
2627
Definizioni
Eisenhower matrix: conosciuta anche come Matrice urgente-importante, è una matrice a cui
assegnano le priorità in base alla loro urgenza e importanza.
Metodo Get Things Done: si basa sull’idea di spostare i compiti pianificati e i progetti,
registrandoli esternamente e quindi suddividendoli in elementi di lavoro fattibili.
Interpersonal skills: le abilità interpersonali sono legate all’intelligenza emotiva delle
persone e si riferiscono a quelle abilità che usiamo per interagire e comunicare con altre
persone.
Il principio di Pareto: è anche conosciuto come la regola 80/20, la legge delle poche cose
essenziali o il principio della scarsità di fattori. Afferma che, per molti eventi, circa l’80% degli
effetti proviene dal 20% delle cause.
Piano di sviluppo personale: è il processo di creazione di un piano d’azione basato sulla
consapevolezza, valori, riflessione, definizione degli obiettivi e pianificazione per lo sviluppo
personale nel contesto di una carriera, educazione, relazion o per l’auto-miglioramento.
Procrastination: è l’azione di ritardare, posticipare o evitare di fare un compito che
dovrebbe essere compiuto, di solito, fino all’ultimo momento. Le persone che procrastinano
sono chiamate procrastinatori.
SWOT analysis: uno studio per identificare e comprendere i punti di forza, punti di
debolezza, le opportunità e le minacce, applicabili sia alle persone che alle organizzazioni.
Le 2 liste di Warren Buffet: è una tecnica che ti aiuta ad identificare i compiti più urgenti e
importanti da compiere, compilando un elenco completo di tutte le cose da fare e
selezionando alcune che dovrebbero essere completate con tutti I mezzi.
2728
Metodologia di apprendimento
Poiché l’obiettivo principale del progetto Worth è la gioventù, il contenuto del modulo è preparato
usando frasi brevi e di facile comprensione. Le frasi lunghe e faticose non sono predilette dal
momento che l’intervallo di concentrazione dei beneficiari di questo modulo non è lungo. Le attività
di apprendimento collegate a video e immagini sono incluse in questo modulo. In questo modo il
contenuto diventa più invitanti per gli studenti. Nella parte valutativa ci sono domande che
richiedono una situazione reale in modo che gli studenti possano applicare le loro conoscenze e
abilità in questa unità.
Metodo di valutazione
Al termine della formazione inviteremo i partecipanti a valutare il loro apprendimento e
anche i livelli di soddisfazione dei partecipanti alla formazione. La valutazione
dell’apprendimento è una delle parti più importanti della valutazione efficace della
formazione ed è un buon modo per misurare ciò che i partecipanti hanno appreso dalla
formazione. Sarà organizzato con un mix di domande aperte e chiuse. Le domande chiuse
guideranno i partecipanti a riflettere sui principali modelli di apprendimento e le domande
aperte daranno ai partecipanti la libertà di esprimere ciò che hanno appreso senza limiti. Ci
saranno due diverse valutazioni.
La valutazione 1 serve per misurare ciò che apprendi da questo corso
La valutazione 2 è la valutazione generale del corso
Valutazione 1: valutazione dei partecipanti per i moduli del corso
La valutazione, se formata da domande diverse (scelta multipla, vera o falsa), riguarda gli
aspetti più importanti dei contenuti:
1. Scelta multipla: a cosa serve un piano di sviluppo personale?
a) Un piano di sviluppo personale è uno strumento utile per aiutarvi a distinguere
tra ciò che è importante da ciò che è urgente.
b) Un piano di sviluppo personale viene utilizzato per aiutarvi a creare un piano
d’azione basato sui nostri obiettivi, valuti e priorità. CORRETTO
c) Un piano di sviluppo personale è una matrice utilizzata per identificare i punti di
forza, le opportunità e le minacce.
2. Le seguenti affermazioni sono vere o false?
a) La pianificazione giornaliera non è importante in quanto la maggior parte dei
nostri obiettivi sarà raggiunta a medio / lungo termine FALSO
2829
b) Un elenco di cose da fare efficace dovrebbe essere il più dettagliato e
complesso possibile. FALSO
c) Il primo passo per avere un equilibrio tra la vita professionale e quella privata
è sapere cosa significa per te l’equilibrio vita-lavoro.VERO
3. Quali delle seguenti sono le tecniche di definizione delle priorità?
a) GTD, elenchi di Warren Buffet, matrice di Eisenhower, una domanda.
CORRETTO
b) GTD, SWOT, elenchi di Warren Buffet, matrice di Eisenhower, una domanda
c) Liste di Warren Buffet, matrice di Eisenhower, una domanda.
4. Scegli la frase corretta:
a) Urgenza e importanza sono le caratteristiche dei compiti che devono essere
eseguiti per primi.
b) I compiti urgenti creano distrazioni e dovrebbero essere lasciati da parte per
concentrarsi solo su compiti importanti.
c) Le scadenze sono ciò che rende urgente un compito urgente. CORRETTO
5. Le seguenti affermazioni sono vere o false?
a) Le scadenze sono appuntamenti indispensabili per organizzare, pianificare e
gestire efficacemente la tua vita. VERO
b) La procrastinazione è l’atto di innervosirsi man mano che si avvicina una
scadenza. FALSO
c) Esistono diversi strumenti online che potrebbero aiutare a gestire in modo più
efficiente il tuo tempo. VERO
Valutazione 2: Valutazione della formazione
Consigliamo di unire uno dei metodi interattivi a un questionario con risposte multiple chiuse per la
qualità dell’allenamento :
Per favore, valuta i seguenti aspetti del modulo:
1= il più basso, 5= il più alto
Quanto è stato il modulo adatto
alle tue esigenze?
Quanto sono appropriati i metodi
usati?
Come valuteresti la tua
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partecipazione?
Come valuteresti lo spirito del
gruppo?
Come valuteresti i formatori?
Con quale probabilità sarai in grado
di ripetere ciò che hai imparato?
I tempi erano appropriati
Le tue aspettative sono state
soddisfatte?
Per favore, rispondi alle seguenti domande dando il maggior numero di feedback possibili:
Come userete ciò che avete imparato?
Cosa cambieresti se avessi intenzione di applicare lo stesso modulo?
Altri commenti o suggerimenti
Fonti
- Adams, R.L. “15 Time Management Tips for Achieving Your Goals” on Entrepreneur
Magazine [Accessed at: https://www.entrepreneur.com/article/299336 on
05/04/2018]
3031
- AAPB, Inc. 2018. “Managing Time for Personal Effectiveness: Achieving Goals with
Less Stress” on The Association for Applied Psychophysiology and Biofeedback
[Accessed at: https://www.aapb.org/i4a/pages/index.cfm?pageID=3362 on
06/04/2018]
- Belle Beth Cooper lifehacking and science blog:
https://blog.bufferapp.com/author/belle-beth-cooper
- Belle Beth Cooper.2013. The surprising History of the To-Do List and How to Design
One That Actually Works: https://blog.bufferapp.com/the-origin-of-the-to-do-list-
and-how-to-design-one-that-works
- Careers Australia. 2015. “Manage Personal Work Priorities and Professional
Development”
- Fisher, Greg. 2009. “How to Implement Ongoing Business Planning”, Oct. 26 on
Entrepreneur Magazine [Accessed at:
https://www.entrepreneurmag.co.za/advice/business-leadership/how-to-guides-
business-leadership/how-to-use-practice-ongoing-business-planning/ on
22/03/2018]
- Harvard Business Review Staff. 2014. “Align Your Time Management with Your Goals”
Dec. 08, on HBR [Accessed at: https://hbr.org/2014/12/align-your-time-
management-with-your-goals on 05/04/2018]
- Jane Blake. 2016. PIVOT: The Only Move that Matter is Your Next One.
- Lavenda, David. 2014. “12 Steps to Manage Your Work-Life Balance on the Go” Feb.
17 on Entrepreneur Magazine [Accessed at:
https://www.entrepreneur.com/article/231544 on 27/03/2018]
- Lebowitz, Shana. 2015. “How to Actually Get Sh!t Done With a To-Do List”, June 1st
on Greatist. [Accessed at: https://greatist.com/happiness/make-a-to-do-list-get-shit-
done on 27/03/2018]
- MacKay, Jory. 2017. “Urgent vs Important: The Simplest Way to Stay Productive and
Do the Right Work” March 1st on Crew. [Accessed at: https://crew.co/blog/urgent-vs-
important/ on 04/04/2018]
- Patkar, Mihir. 2015. “The 3-Strike System: How to Prioritize Your To-Do List” Jan. 22
on Make Use Of [Accessed at: https://www.makeuseof.com/tag/3-strike-system-
prioritize-list/ on 04/04/2017]
3132
- Valchanova, Vassilena. 2017. “A Personal Development Plan that Will Set You Up for
Success”, March 15 in Enhancv [Accessed at: https://blog.enhancv.com/personal-
development-plan/ on 22/03/2018]
- Wilson, Tim “How to Plan Your Day” on Time Management Success [Accessed at:
https://www.time-management-success.com/how-to-plan-your-day.html on
22/03/2018]
Sommario
Questa quarta unità di apprendimento tratta gli aspetti più importanti da tenere in
considerazione quando si gestisce il tempo in modo efficace
A tal fine, vengono fornite diverse tecniche e consigli per una migliore pianificazione della
vita, la priorità e il rispetto delle scadenze che mirano a facilitare il modo in cui organizzi il
tuo tempo.
L’utilizzo di queste semplici abitudini ti aiuterà a diventare più produttivo, dedicherà il
tempo esatto alle attività che dovrebbero essere eseguite e goderti il tempo libero
rimanente in ciò che ti piace davvero.
3233
Esempio
La situazione
John è un venditore molto impegnato che lavora in una grande azienda. Spesso
dimentica alcuni dei suoi compiti perchè non è in grado di organizzarsi e pianificare. Si
dimentica le scadenze e fa diverse interruzioni: risponde a chiamate personali e si
perde nelle e-mail. Perde molto tempo a pensare a cosa deve fare, cosa faceva prima e
cosa è prioritario.
Questo problema ha iniziato a influire sulla sua produttività e i dirigenti hanno detto a
John che nel caso in cui non prenderà dei provvedimenti, sarà necessario prendere
una decisione difficile.
Ha bisogno di fare qualcosa per migliorare la situazione.
Risposta del partecipante – (massimo 250 parole)
3334
Domande da prendere in considerazione:
1. Come agiresti se fossi al posto di John?
2. Che tipo di strategia di gestione del tempo metteresti in atto e perchè?
3. Si prega di consigliare la propria soluzione/i per risolvere il caso di sopra. Come pensi
che cambierebbe la situazione se implementassi la/le situazione/i?
4. Quali ulteriori informazioni avresti bisogno per prendere una decisione su questa
situazione?
Discussione di gruppo e brainstorming
Con l’aiuto delle domande, dei piccoli gruppi perapreranno i loro casi di studio. Dopo aver
completato il compito, il formatore aprirà una discussione di gruppo. I partecipanti
inizieranno a discutere/negoziare. Alla fine della discussione verrà infine presentata una
soluzione finale.
* L’intera durata dell’attività è di 45 minuti compresa la discussione di gruppo.
** La difficoltà dell’attività dovrebbe essere compresa tra 1 e 5 in una scala di 10.
Processo di valutazione del formatore: il formatore valuterà i processi di apprendimento dei
partecipanti in due modi:
• Con quale successo hanno presentato i loro casi di studio;
• Come supportano con successo le loro idee nella parte di discussione di gruppo.
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