PROGETTAZIONE ED ORGANIZZAZIONE EVENTI - L'organizzatore di eventi, chi è e qual è il suo ruolo Modulo 1 - Lavoro e Formazione

TESTO A CURA DELLA DOCENTE FRANCESCA GITTO

PROGETTAZIONE ED
ORGANIZZAZIONE EVENTI

Modulo 1
L’organizzatore di eventi, chi è
e qual è il suo ruolo

Presentazione
                Dal 2003 ad oggi lavoro per l’Accademia Nazionale delle Scienze, occupandomi
                dell’organizzazione di eventi culturali e scientifici, sia a livello nazionale che
                internazionale; la passione per gli eventi e l’entusiasmo che mi appartengono mi
                spingono sempre ad una continua formazione ed alla ricerca di nuovi ambiti dove
                applicare le mie competenze.
                Nel 2009 mi sono specializzata nell’organizzazione di matrimoni diventando Wedding
                Planner, esperienza formativa che mi ha permesso di acquisire competenze specifiche
                in un settore per me nuovo. Ad oggi ho seguito oltre 60 matrimoni!
                Ho inoltre collaborato con varie Associazioni Culturali per la progettazione, il
                coordinamento e la pianificazione di tutte le attività di segreteria, sia in fase di start up
                che non.

                                                                                                                2

Introduzione
               L’organizzatore di eventi è la figura professionale capace di gestire tutti gli aspetti che
               caratterizzano la realizzazione di un evento.

               Dalla fase creativa a quella di ideazione dell’evento, fino a quella esecutiva, l’event
               manager coordina ed orchestra tutte le attività e le altre figure professionali coinvolte al
               raggiungimento degli obiettivi prefissati.

                                                                                                              3

L’event manager si occuperà principalmente di:

               •   Definire gli obiettivi
                   Definire l’obiettivo è fondamentale per chiarire lo scopo dell’evento.
               •   Elaborare il ‘concept’ dell'evento
                   Il concept è l’idea che sta alla base del progetto, è la visione preliminare dell’evento;
                   è la sintesi che contiene tutti gli elementi necessari.
               •   Individuare il budget
                   Il budget a disposizione va definito con chiarezza nella fase preliminare.
               •   Programmare dettagliatamente tutti gli aspetti e le fasi dell'evento
                   La pianificazione delle tempistiche in cui devono svolgersi determinate attività e
                   il coordinamento di tutti gli attori coinvolti è il presupposto fondamentale alla
Introduzione       buona riuscita dell’evento.
               •   Individuare i fornitori di prodotti e servizi
                   Catering, interior designer, hotel, tecnici di sala, ecc.
               •   Gestire l'allestimento
                   Nel rispetto degli obiettivi prefissati e del target di riferimento.
               •   Piano di comunicazione per promuovere l’evento
                   Definisce e coordina la strategia di comunicazione prima, durante e dopo l’evento.
               •   Supervisionare tutto l’andamento dell’evento
                   È il giorno più importante, è il risultato di quanto costruito in precedenza.
               •   Seguire la fase conclusiva di un evento
                   Ringraziamenti, fatturazione, archiviazione, rassegna stampa, ecc.
                                                                                                               4

1.1
                             È la figura professionale che si occupa dell’organizzazione di eventi aziendali.
    Meeting planner          Questa figura professionale viene definita con l’acronimo MICE: Meeting, Incentive,
chi è, qual è il suo ruolo   Congress, Event.
                             Il Meeting planner lavora all’interno di specifiche aziende per le quali si occupa di
                             pianificare iniziative specifiche quali presentazioni, riunioni, convegni, conferenze, corsi
                             di formazione, ecc.
                             Inoltre, è il responsabile della segreteria organizzativa, cioè di tutte le attività di
                             progettazione che si svolgono negli uffici dell’organizzatore, e che consentono la
                             realizzazione dell’evento.
                             I suoi compiti sono: ideazione del programma dell’evento nei suoi contenuti,
                             l’individuazione degli ospiti e dei relatori; si occupa inoltre della parte burocratica (ad
                             esempio nella richiesta di permessi specifici), individua i fornitori, gestisce i rapporti con
                             gli altri enti e gli sponsor, pianifica la comunicazione, gestisce gli inviti, l’amministrazione
                             e il budget evento, ecc.

                                                                                                                                5

1.2
                                      Intraprendere questa professione richiede, oltre al proprio bagaglio di formazione (che
Skills dell’organizzatore di eventi   può variare dalle discipline economiche a quelle umanistiche), una serie di soft skills
     qual è il talento richiesto      molto importanti.

  e le competenze necessarie          Le soft skills sono tutte quelle competenze trasversali che, unite alle competenze
                                      professionali e tecniche acquisite con l’esperienza (hard skills), caratterizzano la figura
                                      professionale dell’organizzatore.

                                      Le soft skills sono le capacità relazionali e comportamentali che determinano il modo di
                                      operare.

                                                                                                                                    6