PIANO DI AUDIT ESERCIZIO 2020 - Amministrazione ...

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Finanza

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PIANO DI AUDIT

                                      ESERCIZIO 2020

Finalità
L’Agenzia si propone con il presente Piano, in ottica di continuità rispetto agli obiettivi generali stabiliti
nel manuale di Audit approvato con DD n. 1050 del 07/11/2018 e nel Regolamento dei Controlli
Interni approvato con deliberazione n. 20 del 26/10/2018, di tracciare un percorso di sviluppo del
sistema di controllo interno che contribuisca ad aumentare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione,
migliori il controllo di gestione dei rischi dell’azienda e promuova il miglioramento continuo dei
processi stessi conducendo al potenziamento delle azioni per la crescita definite nei documenti di
programmazione dell’Agenzia.
Al fine di porre in essere un piano di azioni volte a garantire un adeguato supporto alla Direzione circa
la valutazione dei rischi associati alle strategie aziendali e ai piani di crescita dell’azienda, la funzione di
Internal Auditing coordina il presente Piano di Audit all’orizzonte temporale e agli obiettivi contenuti
nei documenti aziendali di sviluppo e programmazione aventi orizzonte temporale triennale, in
particolare:
          il Piano della performance;
          il Piano triennale di Prevenzione della Corruzione e Trasparenza 2020 – 2022.
Le azioni della funzione di Internal Auditing a sostegno dei citati Piani aziendali si concretizzano, a
seconda dell’obiettivo, in strumenti di analisi e valutazione, Audit specifici, azioni di monitoraggio,
consulenza di rischi, ecc.
Criteri per l’individuazione degli ambiti di intervento degli Audit
La pianificazione degli interventi audit anche per il corrente esercizio è sta elaborata tenendo conto:
    -   sostenibilità degli interventi in relazione all’attuale strutturazione organizzativa della funzione di
        I.A., nelle more dell’adozione delle azioni che consentano a) la definizione di un assetto
        organizzativo dotato di adeguate e qualificate risorse umane, b) l’implementazione del sistema
        informatico aziendale;
    -   valorizzazione dell’assetto organizzativo dei controlli in ottica di compliance (conformità
        normativa, conformità ai vincoli della finanza pubblica, completezza formale e sostanziale degli
        atti dell’Agenzia),
    -   approccio al miglioramento continuo per monitorare e verificare le modalità di pianificazione e
        attuazione dei controlli dei processi amministrativo – contabili e gestionali.
Struttura
La struttura organizzativa che si occupa dei controlli interni dell’Ente è costituita dal Team di audit
composto secondo le modalità indicate nell’ambito del manuale, che è incaricato di presidiare l’intero
processo relativo al controllo interno.

                                                                                                               1

Processo e procedura oggetto di audit
L’attività di auditing svolta dovrà assicurare l’informazione preventiva, la partecipazione degli interessati
al procedimento, anche a richiesta, e una puntuale informazione sulle risultanze attività.
Le comunicazioni pertinenti l’attività di audit avverranno in forma scritta (di norma, tramite intranet o
posta elettronica) e, ove occorra, con modalità idonee a garantire la tempestività e/o riservatezza e il
pubblico interesse.
Nel corso del corrente ciclo di audit sulla base della valutazione del rischio eseguita (risk assessment)
l’attività verterà sui seguenti processi/provvedimenti/procedure:
    -   procedure di somma urgenza;
    -   varianti in corso d’opera;
    -   locazioni attive.

Verifica esiti attività di Audit 2018
Gli esiti dell’attività di Audit 2018 hanno previsto la predisposizione di modelli di provvedimento
omogeni per le seguenti tipologie:
        -     determinazioni di impegno
        -     determinazioni a contrarre.

A seguito di un confronto con i responsabili delle Direzioni interessate, sono stati predisposti e
condivisi gli schemi di provvedimento suindicati di cui è stata data formale approvazione con la
determina n. 1325 del 28.10.2019, poi modificata – per errore materiale – con determina n. 1500 del
20.11.2019.

Con il Piano di Audit 2020 s’intraprenderà una prima azione di feedback volta a verificare lo stato,
l’attuazione e l’efficacia delle azioni di miglioramento proposte nel report del Piano di Audit 2018 sulla
base delle criticità riscontrate.
Tale controllo ex-post diviene parte integrante del Piano di Audit 2020 e avrà ad oggetto le
determinazioni di impegno e a contrarre adottate dal 01.01.2020 al 30.06.2020 secondo l’analisi
seguente:

    Provvedimento                 Popolazione              Campionamento             Totale campionato
   Determinazioni a                     57                        30%                          17
      contrarre
   Determinazioni di                    30                        20%                          6
       impegno
A tal fine si procederà a verificare la conformità dei provvedimenti campionati agli schemi-tipo
menzionati in precedenza nel modo seguente:

                       Valutazione conformità provvedimento allo schema-tipo
                                              Numero            Data                               Non
            Oggetto determina                                                  Conforme
                                             determina        determina                          conforme

                                                                                                            2

Tipo e obiettivo dell’audit
L’attività di I.A., riferita ai principali obiettivi del controllo interno nelle organizzazioni, assume
particolari caratteristiche, evidenziando le seguenti tipologie:
     conformità alle leggi e ai regolamenti in vigore, circolari e direttive, conformità dei comportamenti
      alle procedure e alle prassi interne; adeguatezza e chiarezza delle stesse alle esigenze operative: audit
      di conformità (compliance audit);
     l’efficacia ed efficienza delle attività operative e dei processi per monitorare il rispetto degli obiettivi:
      audit operativo (operational audit);
     l’attendibilità delle informazioni di bilancio (e salvaguardia del patrimonio): audit finanziario –
      contabile (financial audit).
     IT audit: per verificare la conformità dei sistemi informativi alle necessità aziendali (coerenza logica
      delle informazioni trattate, ecc.), alle normative vigenti (livelli di sicurezza e di affidabilità, ecc.);
     audit direzionale: per analizzare definizione e condivisione aziendale degli obiettivi strategici, e
      rischi correlati, e verificare nel tempo la coerenza dei comportamenti gestionali rispetto a tali
      obiettivi,
     follow up: per rilevare l’effettiva realizzazione delle azioni concordate a seguito di osservazioni
      formulate durante interventi precedenti.
Partendo da tale logiche, in particolare, l’attività di controllo interno riguarda essenzialmente i seguenti
aspetti:
     audit di processo (valutazione dell’adeguatezza, regolarità, affidabilità e funzionalità dei processi,
      procedure e metodi in rapporto agli obiettivi);
     audit di regolarità/conformità dei processi alle leggi e ai regolamenti;
     audit di corrispondenza con gli strumenti di programmazione dell’ente.

Metodologia di campionamento
Al fine di assicurare un’attività di controllo tempestiva e, allo stesso tempo, completa, si fissano le
seguenti percentuali di atti da sottoporre a verifica, tenuto conto del numero complessivo di atti che
presumibilmente saranno adottati nel corso del corrente anno.
Il team di audit sovraintende all’estrazione casuale del campione da sottoporre al controllo, mediante la
redazione di apposito verbale, con procedura di selezione casuale, ove possibile avvalendosi delle
banche dati contenute nei programmi informatizzati dell’Ente.
Dopo aver individuato la “popolazione” degli atti, costituita dal numero complessivo di
processi/provvedimenti da esaminare assunte nel periodo di riferimento, anche mediante il ricorso ad
appositi applicativi informatici si estrae in modo casuale il campione di provvedimenti da sottoporre a
verifica.
In particolare, tenendo conto dei processi/provvedimenti oggetto di analisi il campionamento avverrà
nelle seguenti percentuali:

                       Processo/Provvedimento                            Popolazione*          Campionamento
    Procedure di somma urgenza                                                 50                    60%
    Varianti in corso d’opera                                                   5                    70%
    Locazioni attive                                                           11                    70%
     *(la popolazione in esame si riferisce al 1° semestre 2020)

                                                                                                                  3

Calendario/cronoprogramma
Le attività si svolgeranno seguendo il crono-programma sotto riportato che evidenzia la progressiva
attuazione dell’attività di internal auditing programmata:

         Fase                    Contenuto          Frequenza controllo             Timing
                                                        Semestrale
Individuazione                                                                    30.09.2020
campione
                                                         Semestrale               30.11.2020
Estrazione popolazione
                             Procedure di somma          Semestrale               31.01.2021
Verifiche a campione
                                   urgenza
                                                         Semestrale               31.03.2021
Report periodico
Relazione annuale        e                                Annuale                 31.03.2021
pareri di audit
Individuazione                                           Semestrale               30.09.2020
campione
                                                                                  30.11.2020
Estrazione popolazione                                   Semestrale
                              Varianti in corso                                   31.01.2021
Verifiche a campione                                     Semestrale
                                  d’opera
                                                                                  31.03.2021
Report periodico                                         Semestrale
Relazione annuale        e                                Annuale                 31.03.2021
pareri di audit
                                                         Semestrale
Individuazione                                                                    30.09.2020
campione
                                                         Semestrale               30.11.2020
Estrazione popolazione
                                                         Semestrale               31.01.2021
Verifiche a campione           Locazioni attive
                                                         Semestrale               31.03.2021
Report periodico
Relazione annuale        e                                Annuale                 31.03.2021
pareri di audit

                                                                                                  4

Scheda di controllo

Processo/provvedimento

                                        Procedure di somma urgenza

Estremi                                   del                                       provvedimento:
___________________________________________________________________

Controllo n.                      del

Settore

Controlli
                                                                          Non
                     Contenuto                    Presente   Assente                   Annotazioni
                                                                       necessario
INTESTAZIONE:
– Soggetto che ha adottato l’atto                                       
– Oggetto                                                               

– Data di adozione                                                      
– Numero                                                                

PROVVEDIMENTO
Richiamo ai riferimenti normativi:                                         
                                                                           
-    Art. 163 del D. Lgs. 50/16                                         
                                                                           
                                                                            
Richiamo ai riferimenti normativi interni:
                                                                           
-    Regolamento interno Somme Urgenze                                  

Verbale di somma urgenza                                                

Motivazione del ricorso alla procedura di somma
                                                                        
urgenza

Autorizzazione del Direttore                                            

                                                                                                     5

Perizia di somma urgenza                                     

Indicazione ditta affidataria e motivazione della            
scelta

Copertura della spesa                                        

Dichiarazione flussi finanziari ditta aggiudicataria         

                                                                
Dichiarazione di “Pantouflage-revolving doors”               
                                                                

DURC                                                         

Richiamo al Regolamento dei controlli interni                

Indicazione e nomina RUP
                                                             
Altro …………………………
                                                             

Osservazioni

Firma - Team di audit

                                                                      6

Scheda di controllo

Processo/provvedimento

                                          Varianti in corso d’opera

Estremi                                   del                                         provvedimento:
___________________________________________________________________

Controllo n.                     del

Settore

Controlli
                                                                            Non
                    Contenuto                       Presente   Assente                   Annotazioni
                                                                         necessario

Riferimenti normativi:                                                       
-    Regolamento interno in tema di varianti                              
                                                                             
-    D. Lgs. 50/16 (art. 106 comma 1 lett. c)                             
                                                                               
                                                                             
Richiamo alla determina a contrarre                                       
                                                                             
Richiamo alla determina di affidamento lavori con                            
indicazione dell’importo originario di                                    
aggiudicazione                                                               

Motivazione del ricorso alla variante                                      

Autorizzazione alla variante                                               

Quadro economico rielaborato                                               

Indicazione di aumento della spesa prevista in
                                                                           
origine a seguito perizia di variante

Indicazione del finanziamento e copertura della
spesa in caso di incremento della medesima                                 

                                                                                                       7

Incremento degli oneri di sicurezza                        

Utilizzo ribasso d’asta per finanziamento
spesa                                                      

Variazione/proroga dei tempi di esecuzione
                                                           
dell’opera

Indicazione del RUP                                        
Rispetto del limite di incremento di                          
prezzo rispetto al contratto                               
originario (non oltre il 50%)                                 
Richiamo all’atto di sottomissione                         

                                                              
Acquisizione nuovo CIG (in caso di
spesa eccedente il quinto d’obbligo)                       
                                                              
Dichiarazione assenza conflitto interessi ai sensi
dell’art. 7 del DPR n. 62 del 16/03/2013 del RUP e
                                                           
del Dirigente

Altro …………………………
                                                           

Osservazioni

Firma - Team di audit

                                                                    8

Scheda di controllo

Processo/provvedimento

                                                  Locazioni attive

Estremi                                   del                                           provvedimento:
___________________________________________________________________

Controllo n.                      del

Settore

Controlli

                                                                              Non
                    Contenuto                         Presente   Assente                   Annotazioni
                                                                           necessario
Presenza bando per concessione                                                  
                                                                             
                                                                                
Presenza del bene in inventario
                                                                            

Richiamo al regolamento interno per la gestione
del patrimonio immobiliare                                                   

Definizione dei criteri per l’affidamento                                    

Relazione estimativa per definizione canone                                  

                                                              
Planimetrie immobile
                                                        

Verifica residenza del concessionario presso
                                                                             
l’immobile in concessione e non titolarità di altri
immobili

Presentazione della domanda entro i termini                                  
previsti nel bando

Atto di concessione (registrazione)
                                                                             

                                                                                                         9

Garanzie o cauzioni contrattuali versate dal
contraente (previste in contratto o regolamento)           
Determina di accertamento per incasso canoni
                                                           
Eventuali disposizioni in caso di irregolarità nei
pagamenti                                                  
Eventuale indicazione del rinnovo contrattuale
                                                           
Altro …………………………
                                                           

Osservazioni

Firma - Team di audit

                                                                    10

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