PIANO DI AUDIT 2019 - ASST Lecco
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AUDIT E SISTEMA CONTROLLI INTERNI
Responsabile f.f.: Luca Nicolini
Via dell’Eremo 9/11, 23900 Lecco
Tel. 0341.253075 / 0341 489034
Fax 0341.489019
e-mail l.nicolini@asst-lecco.it
PIANO DI AUDIT 2019
1. BREVI PREMESSE SULLA FUNZIONE DI INTERNAL AUDITING
Il sistema di controllo interno dell’azienda può essere definito come l’insieme delle
regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire, attraverso un
adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali
rischi aziendali, una conduzione dell’azienda sana, corretta e coerente con gli obiettivi
prefissati.
La struttura cui compete la valutazione e lo sviluppo del sistema di controllo interno è la
UOS AUDIT e Sistema Controlli Interni che, collocata in staff al Direttore Amministrativo,
è deputata a svolgere una attività indipendente ed obiettiva di supporto a tutte le
funzioni aziendali e ai responsabili di processo nella quantificazione e gestione del rischio,
con particolare riferimento ai rischi amministrativo e di compliance.
Le competenze della UOS così come declinate dal provvedimento regionale istitutivo e
dal manuale di internal auditing aziendale approvato con delibera n.684 del 10.12.2015
sono tese a garantire all’azienda:
1. il supporto per una corretta valutazione dei rischi associati alle strategie aziendali e
ai piani di crescita dell’Azienda;
2. la collaborazione con i responsabili aziendale ai vari livelli finalizzata alla
comprensione e all’analisi dell’ambiente di controllo, dei rischi correlati ai processi
aziendali, delle attività in essere per la mitigazione dei rischi;
3. lo sviluppo e l’esecuzione di un Piano di Audit basato sull’analisi dei rischi;
4. la promozione in azienda della cultura dei rischi e dei controlli;
5. la valutazione dei controlli esistenti e la formulazione di suggerimenti per il loro
miglioramento continuo.
La UOS svolge un controllo di terzo livello presidiando i controlli di secondo livello svolti
dalle funzioni aziendali dedicate (Controllo di gestione, Risk Management, Responsabile
anticorruzione e Trasparenza) e quelli di primo livello attuati dai responsabili dei processi
aziendali.
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Per quanto riguarda lo svolgimento delle attività, adotta la metodologia del risk
assessment come criterio per la definizione e programmazione degli interventi.
Annualmente la UOS Audit e S.C.I. dell’ASST di Lecco si impegna a valutare i processi
maggiormente rischiosi dell’Azienda; tale attività è effettuata anche attraverso il
coinvolgimento di altre funzioni aziendali (es. Responsabile Prevenzione Corruzione e
Trasparenza, UOC Gestione della Qualità e del Rischio Clinico) e l’utilizzo dei loro
strumenti di valutazione dei rischi.
L’obiettivo aziendale declinato con il presente Piano è tracciare un percorso di sviluppo
del sistema di controllo interno che contribuisca ad aumentare l’efficacia e l’efficienza
dell’organizzazione, rafforzi il controllo dei rischi dell’azienda e promuova il
miglioramento continuo dei processi stessi conducendo al potenziamento delle azioni per
la crescita definite nei documenti di programmazione aziendale.
Al fine di dare attuazione ad un piano di azioni volte a garantire un adeguato supporto
alla Direzione Aziendale circa la valutazione dei rischi associati alle strategie aziendali e ai
piani di crescita dell’azienda, la UOS AUDIT e S.C.I. coordina il presente Piano di Audit
all’orizzonte temporale e agli obiettivi aziendali contenuti nei documenti aziendali di
sviluppo e programmazione aventi orizzonte temporale triennale, in particolare:
· Il Piano delle performance 2019-2021
· Il Piano triennale di Prevenzione della corruzione e trasparenza 2019 - 2021.
Le azioni della U.O.S. AUDIT E S.C.I., a sostegno dei citati Piani aziendali, si concretizzano,
a seconda dell’obiettivo, nella realizzazione di analisi e valutazioni su temi specifici, Audit,
azioni di monitoraggio, consulenze in materia di rischi, etc.
Presupposto per lo svolgimento delle analisi a supporto dell’organizzazione è la
definizione di un sistema coordinato di processi, riconosciuto a livello aziendale e
omogeneo rispetto al sistema sanitario regionale, che determini e codifichi il sistema di
responsabilità nell’Azienda.
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2. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’ PROGRAMMATE PER IL 2019
Dall’implementazione della funzione di Internal auditing, risalente all’anno 2015, sino a
tutto il 2018, la struttura si è occupata di porre in essere diversi interventi di audit in
ambito aziendale coprendo diversi campi di indagine, da quello clinico (a solo titolo di
esempio audit svolto sulle Sale operatorie di Merate, audit sul Percorso del paziente in
Endoscopia digestiva) sino a quello puramente amministrativo (Verifica attuazione Pac:
Gestione delle attrezzature sanitarie, Verifica su Attività della Libera Professione e
Verifica delle incompatibilità di cui all’art 53 del D.Lgs del 2001 n.165).
L’attività è stata realizzata nel rispetto degli scopi principali indicati nel Manuale di
internal auditing, adottato nel 2015, e precisamente:
1. assistere il management nell’identificazione, mitigazione e monitoraggio dei rischi
e dei relativi controlli;
2. armonizzare e standardizzare la metodologia, le fasi e le modalità operative
nonché gli output dell’attività di auditing dell’ASST di Lecco;
3. definire gli ambiti di collaborazione tra la U.O. di Audit, le strutture aziendali che
svolgono funzioni di controllo e tutte le altre strutture organizzative dell’azienda.
Secondo quanto previsto nel manuale aziendale, per lo svolgimento degli audit
programmati il Responsabile dell’Internal auditing si avvale del gruppo aziendale di
Auditor, istituito con Deliberazione aziendale n. 960 del 2009 e formato ai sensi della
direttiva UNI EN ISO 19011 nell’ambito del sistema qualità.
Nel tempo, la struttura, pur subendo delle variazioni quanto a personale assegnato, ha
sempre puntato sulla formazione, anche nel rispetto degli Standard AIIA che richiedono
un costante aggiornamento degli auditor.
In merito, è stata garantita la partecipazione ai corsi che la Direzione Welfare ha attivato
per la formazione interna degli Internal auditors afferenti alla rete SIREG.
Alla formazione si è provveduto anche attraverso l’organizzazione di corsi interni. In
particolare, nel 2016 è stato realizzato un corso aziendale dal titolo “Obiettivi della
funzione di internal auditing in azienda e sue applicazioni”, destinato al gruppo di auditor
interni.
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Nel corso del 2018 gli operatori della U.O.S. Audit e S.C.I. hanno frequentato un corso
dedicato all’“Audit in sanità”, tenuto dalla Università Cattolica di Milano, divisione
Cerismas.
Per il 2019, la UOS Audit e Sistema Controlli interni, in collaborazione con il Responsabile
Anticorruzione aziendale e con la Struttura UOC Gestione della Qualità e del Rischio
clinico, ha promosso un percorso formativo che consenta al personale coinvolto di
migliorare la conoscenza delle tecniche di valutazione/gestione del rischio e delle
tecniche di auditing, secondo un’ottica di integrazione complessiva delle attività di
controllo interno dell’Azienda.
Il percorso prevede
- una parte dedicata alla disciplina dell’audit secondo la nuova norma 9011,
finalizzata all’accreditamento dei nuovi auditor e all’aggiornamento di quelli già
accreditati;
- una parte dedicata all’insegnamento delle tecniche di valutazione dei rischi, con
ore dedicate all’applicazione pratica dei modelli studiati alla realtà aziendale. Tale
modulo è stato proposto allo scopo di attivare un percorso di valutazione
sistematica e integrata dei rischi aziendali.
L’approccio integrato potrà trovare applicazione nel 2019 anche in altre attività:
- aggiornamento della procedura aziendale di auditing interno, che dovrà tenere
conto oltre che di eventuali revisioni migliorative di tecniche e processi, anche
delle specificità degli audit di area amministrativa, contabile e di aderenza alla
normativa anticorruzione;
- attività di valutazione dei rischi secondo una metrica e, se possibile, una tecnica
comune alle diverse aree del controllo interno. La U.O.S. Audit e S.C.I. ha
programmato di effettuare nel 2019 (indicativamente da giugno ad ottobre), un
assessment dei rischi.
- Realizzazione di audit congiunti con l’unità aziendale dedicata alla prevenzione
della corruzione, programmati di comune accordo e previsti anche dal Piano
anticorruzione e Trasparenza aziendale come di seguito specificato:
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o un audit in merito alle procedure di affidamento diretto, volto alla verifica
del processo relativo all’acquisizione in azienda dei beni e servizi al di sotto
della soglia comunitaria;
o un audit sul processo di ricovero del paziente elettivo (sia per il presidio di
Lecco che di Merate), per analizzare le modalità di presa in carico del
paziente che deve procedere al ricovero non urgente, con riferimento anche
al rispetto dei tempi di attesa;
o un audit sull'applicazione del Regolamento Attività Libero Professionale, che
consentirà anche di effettuare un follow up dei precedenti audit svolti in
materia di ALP nell’anno 2017;
o un’attività di verifica–follow up, mediante audit interni mirati, su
autorizzazioni ex art. 53 D.Lgs. 165/2001, per accertare se le
raccomandazioni indicate all’esito dell’audit svolto, nel corso del 2018, sono
state implementate dalla U.O.C. Gestione Risorse Umane che presidia il
processo di verifica delle incompatibilità di cui all’art 53 del D. lgs n. 165 del
2001;
o un audit sulle procedure di selezione del personale, anche non dipendente,
al fine di accertare il percorso (nelle sue varie fasi) seguito dalla struttura per
l’assunzione di nuovo personale o la verifica delle competenze.
Un’altra area di interesse crescente dal punto di vista dei controlli interni riguarda
l’attuazione del percorso della certificabilità del bilancio aziendale, secondo DGR n.
X/7009 del 31 luglio 2017, adottata da Regione Lombardia in ottemperanza a quanto
previsto del Decreto del Ministro della Salute del 1° marzo 2013.
Tale percorso prevede la predisposizione e l’implementazione di procedure aziendali,
secondo una tempistica definita, per alcuni processi puntualmente indicati.
Nel 2018 sono state redatte e implementate, o in corso di implementazione, le procedure
previste dalla programmazione regionale. La U.O.S. AUDIT e S.C.I. ha iniziato, quindi, nel
2018, una verifica periodica, attraverso audit di processo, del grado di implementazione
delle stesse procedure.
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Nel novembre del 2018 è stato effettuato un audit con particolare riguardo alla
procedura di gestione delle “immobilizzazioni” e, nello specifico, delle “attrezzature
sanitarie”.
Nel 2019 si ha in programma la realizzazione di un nuovo audit in materia di PAC con
riferimento alle procedure relative alla gestione delle “rimanenze”. La procedura è
attualmente in corso di redazione in azienda e dovrebbe essere formalizzata, approvata e
trasmessa agli organismi competenti di Regione Lombardia nel corso del primo semestre
del 2019.
Oltre agli interventi programmati sopra elencati la struttura, come di norma, potrà essere
chiamata dalla Direzione strategica a realizzare interventi mirati di audit per analizzare e
verificare situazioni particolari che dovessero manifestarsi nelle dinamiche aziendali e
che rendessero necessaria un’indagine specifica.
Infine, sulla base degli interventi di rimodulazione della funzione sopra descritti, la U.O.S.
Audit e S.C.I. ha programmato di procedere, entro l’anno, all’aggiornamento del
Manuale aziendale di Internal Auditing, al fine di definire con maggiore precisione i
contorni del mandato e i contenuti della funzione all’interno della realtà aziendale.
L’allegato 1 riporta nel dettaglio le azioni programmate per il 2019.
Lecco, 20 febbraio 2019
6Allegato 1
Piano di Audit 2019
Codice
Intervento GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT NOV DIC
Azione
Fax 0341.489019
Attiva zi one di s peci fi ci percors i forma tivi i n ma teri a di ri s k a s s es ment ed
1
a cqui s i zi one tecni che di a udi t
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2 Impl ementazi one del l 'a tti vi tà di ri s k a s s es ment a zi enda l e
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AUDIT E SISTEMA CONTROLLI INTERNI
Audi t "Veri fi ca del l e procedure rel a tive a l l a ges tione del l e gi a cenze - Attua zi one
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PAC"
4 Audi t i n a mbi to a ppa l ti - a ffi da mento di retto (i ns i eme con RPCT)
5 Ri defi ni zi one del ma nua l e di i nterna l a udi ting a zi enda l e
6 Audi t s ul proces s o di ri covero del pa zi ente el etti vo
7 Audi t s ul l 'a ppl i ca zi one del Regol a mento Attivi tà Li bero Profes s i ona l e.
Attivi tà di veri fi ca , medi a nte a udi t i nterni , s u a utori zza zi oni ex a rt. 53 D.Lgs . 165/2001
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(i ns i eme con RPCT)
Audi t s ul l e procedure di s el ezi one del pers ona l e, a nche non di pendente (i ns i eme
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con RPCT).
Attua zi one degl i s peci fi ci i nterventi di i nterna l a udi ting ri chi es ti da l l a Di rezi one
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