Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società - COVID-19 Commento all'articolo 106 d.l. 17 marzo 2020
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Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società
Commento all’articolo 106 d.l. 17 marzo 2020
COVID-19
Unità di supporto legale alle imprese
Emergenza COVID-19
Indice:
1. Nota introduttiva
2. La normativa di riferimento
3. La proroga del termine per l‘approvazione del bilancio d‘esercizio
4. La nuova tempistica degli adempimenti
5. Doveri degli amministratori nella redazione del bilancio ai tempi del coronavirus
6. Modalità di svolgimento dell‘assemblea dei soci
7. Modalità di svolgimento delle riunioni degli altri organi societari
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società
Emergenza COVID-19 1. Nota introduttiva La necessità di contrastare la diffusione del contagio da coronavirus, anzitutto evitando il contatto fisico tra le persone, non consente evidentemente, salto altro, il regolare svolgimento delle assemblee dei soci, quanto meno nel breve termine. Il Governo ha quindi adottato, ad integrazione delle vigenti norme codicistiche, una serie di misure che consentano lo svolgimento di questa attività essenziale per la vita economica del Paese, con opportuno specifico riguardo all’approvazione del bilancio d’esercizio (adempimento che per la quasi totalità delle società italiane viene a cadere proprio in questo periodo di emergenza). L’articolo 106 del d.l. 17 marzo 2020, n. 18 (cosiddetto “Decreto Cura Italia”), rubricato “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”, introduce appunto le disposizioni d’emergenza ritenute opportune in relazione allo svolgimento delle assemblee societarie. La norma consta di otto commi. In estrema sintesi: - il primo comma prevede l’estensione generalizzata fino a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio del temine per la convocazione dell’assemblea annuale chiamata ad approvare il bilancio; - il secondo comma introduce modalità semplificate di svolgimento delle assemblee e di esercizio del diritto di voto a distanza, che evitino la compresenza fisica degli interessati, anche in assenza di previsioni statutarie in tale senso; - il terzo comma consente, nelle società a responsabilità limitata, l'espressione del voto mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga ai limiti attualmente contemplati dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ.; - il quarto comma è dedicato alle società con azioni quotate e consente il generico impiego della figura del “rappresentante designato” ai sensi dell’articolo 135 undecies del d. lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (“T.U.F.”); - il quinto e il sesto comma stabiliscono e disciplinano la facoltà di avvalersi della figura del “rappresentante designato” anche per le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione, per le società con azioni diffuse, per le banche popolari, per le banche di credito cooperativo, per le società cooperative e per le mutue assicuratrici; - il settimo comma indica il termine di durata delle norme in questione sino al 31 luglio 2020 oppure sino alla data successiva, in cui risulterà ancora in vigore l’attuale situazione di emergenza nazionale; - infine, l’ottavo comma consente l’applicazione delle norme suddette anche alle società a controllo pubblico, purché – in buona sostanza - ciò non comporti nuovi o maggiori aggravi per la finanza pubblica. Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 1
Emergenza COVID-19
1. (segue)
Si segnala che l’articolo 73 del Decreto Cura Italia (che prevede speciali “Semplificazioni in materia di organi collegiali” degli enti pubblici), introduce al quarto comma nuove modalità di
riunione anche per le associazioni e le fondazioni.
La presente informativa è dunque finalizzata:
(a) ad analizzare la questione della proroga del termine per la convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio, di cui al primo comma dell’articolo 106 del Decreto Cura
Italia;
(b) ad esprimere alcune considerazione e suggerimenti circa gli adempimenti cui sono tenuti gli amministratori nella redazione del bilancio d’esercizio in relazione alla vigente
emergenza sanitaria;
(c) ad illustrare le modalità di svolgimento dei lavori assembleari, quali consentite dalla normativa emergenziale.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 2
Emergenza COVID-19
2. La normativa di riferimento
Art. 2364 co. 2 cod. civ.- Assemblea ordinaria nelle
L'assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e
comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un società prive di consiglio di sorveglianza
maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio
consolidato e quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società; in questi
casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall'articolo 2428 le ragioni della dilazione.
Articolo 2478 bis co. 1 cod. civ. – Bilancio e
Il bilancio deve essere redatto con l'osservanza delle disposizioni di cui alla sezione IX, del capo V del presente libro.
distribuzione degli utili ai soci Esso è presentato ai soci entro il termine stabilito dall'atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi
giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale, salva la possibilità di un maggior termine nei limiti ed alle condizioni
previsti dal secondo comma dell'articolo 2364Il riferimento è alla sezione “Del bilancio” dettata in materia di
società per azioni: articoli 2423 e seguenti.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 3Emergenza COVID-19
Art. 106 Decreto Cura Italia - Norme in materia
1. In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse
di svolgimento delle assemblee di società. disposizioni statutarie, l'assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio.
2. Con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in
accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici
possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o
per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante
mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma,
2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
3. Le società a responsabilità limitata possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall'articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che
l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
4. Le società con azioni quotate possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58,
anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono altresì prevedere nell'avviso di convocazione che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il
rappresentante designato ai sensi dell'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58; al predetto rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o
subdeleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del medesimo decreto.
5. Il comma 4 si applica anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.
6. Le banche popolari, e le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga all'articolo 150-bis, comma 2-bis, del decreto legislativo 1° settembre
1993 n. 385, all'art. 135-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e all'articolo 2539, primo comma, del codice civile e alle disposizioni statutarie che prevedono limiti al numero di
deleghe conferibili ad uno stesso soggetto, possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio
1998, n. 58. Le medesime società possono altresì prevedere nell'avviso di convocazione che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante designato. Non
si applica l'articolo 135-undecies, comma 5, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58. Il termine per il conferimento della delega di cui all'art. 135-undecies, comma 1, del decreto
legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e' fissato al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell'assemblea.
7. Le disposizioni del presente articolo si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul
territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all'insorgenza della epidemia da COVID-19.
8. Per le società a controllo pubblico di cui all'articolo 2, comma 1, lettera m), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n.175, l'applicazione delle disposizioni di cui al presente articolo ha
luogo nell'ambito delle risorse finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente e non comporta nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 4Emergenza COVID-19
Consiglio Notarile di Milano – Massima n. 187 – 11 marzo
L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, 2020 – Intervento in assemblea mediante mezzi di
comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, telecomunicazione (art. 2370, comma 4, c.c.)
ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario
verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che
intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio). Le clausole statutarie che
prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale
dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di
telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso
di verbale in forma pubblica.
Consiglio Notarile del Triveneto – Massima H.B. 39 –
Intervento in assemblea mediante mezzi di
Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile
telecomunicazione in relazione alle possibili diverse l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i
clausole statutarie – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17 principi del metodo collegiale. Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società
dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci. Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno
rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il
rispetto della parità di trattamento dei soci. Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di
intervenire fisicamente in assemblea. E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 5Emergenza COVID-19
3. La proroga del termine per l‘approvazione del bilancio d‘esercizio
Come noto, il Codice civile stabilisce in via generale che l’assemblea dei soci deve essere convocata almeno una volta l'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non
superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale. È quindi prevista la possibilità che la convocazione avvenga in un maggior termine, comunque non superiore a
centottanta giorni, purché (a) la facoltà sia prevista dallo statuto; e (b) ricorra una delle seguenti condizioni: (i) la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato; e (ii) quando lo
richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all'oggetto della società. Gli amministratori devono segnalare le ragioni della dilazione nella loro relazione sulla gestione.
Per quanto occorra, si ricorda che il progetto di bilancio deve essere consegnato al collegio sindacale e, se esistente, al soggetto cui compete la revisione legale dei conti, almeno 30 giorni
prima di quello fissato per l’assemblea che deve discuterlo; e deve essere messo a disposizione dei soci almeno 15 giorni prima dell’assemblea medesima.
Va subito detto che le oggettive modificazioni degli ordinari rapporti produttivi e commerciali causati dall’emergenza coronavirus in questa prima parte dell’anno, e le conseguenti
ricadute sulla ordinaria gestione sociale e aziendale, potrebbe ragionevolmente integrare una fattispecie di “particolare esigenza relativa alla struttura ed all’oggetto della società”, idonea
a consentire la facoltà di proroga del termine in questione; e che probabilmente molte società si erano già orientate in questo senso.
La facoltà di convocare l'assemblea ordinaria entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio introdotta dal Decreto Cura Italia appare dunque senz’altro opportuna
(a) per il fatto di avere confermato la possibilità di avvalersi della proroga in questo specifico frangente; e
(b) per avere reso la proroga del termine senz’altro ammissibile anche per quelle società, il cui statuto non preveda tale possibilità.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 6Emergenza COVID-19
3. (segue)
Avuto riguardo agli orientamenti interpretativi prevalenti già consolidati prima dell’entrata in vigore del Decreto, riteniamo di poter fornire le seguenti indicazioni:
- la facoltà di avvalersi della proroga è ovviamente rimessa alla discrezionalità dell’imprenditore;
- pur non essendo dovuto sulla scorta del tenore letterale e della ratio della norma, appare comunque opportuno che l’organo amministrativo assuma una specifica deliberazione di
avvalersi della facoltà di prorogare il termine, anche in funzione della calendarizzazione degli adempimenti che integrano l’iter di approvazione del bilancio;
- ove intendano avvalersi della suddetta proroga, gli amministratori non saranno comunque tenuti a giustificare la decisione in base a “particolari esigenze relative alla struttura ed
all'oggetto della società”, essendo la proroga consentita ope legis in ragione dell’emergenza sanitaria;
- gli amministratori dovranno comunque dare atto della loro decisione di avvalersi della proroga ex lege nella relazione sulla gestione;
Il termine finale del 31 luglio 2020 (salva ulteriore dilazione conseguente ad una eventuale proroga della situazione di emergenza sanitaria) deve intendersi riferito alla adozione della
delibera di approvazione del bilancio. Pertanto:
a) per le società che adottano un periodo di esercizio coincidente con l’anno solare, il termine ultimo per la convocazione coincide – essendo il 2020 anno bisestile - con il 29 giugno
2020 (il 28 giugno cade di domenica). Il termine del 31 luglio 2020 (anzi: del 29 luglio 2020) può essere tenuto quindi fermo per l’eventuale seconda convocazione dell’assemblea, che
ai sensi dell’articolo 2369, comma 2, cod. civ. deve essere convocato entro e non oltre il termine di trenta giorni dalla data della prima convocazione;
b) per le società che adottano un periodo d’esercizio non coincidente con l’anno solare, l’assemblea potrà in ipotesi essere convocata anche sino al 31 luglio 2020 (e così la proroga
potrebbe interessare le società che chiudono l’esercizio tra il 1° gennaio ed il 31 marzo), salvo verificare l’opportunità di consentire l’eventuale seconda convocazione dell’assemblea
nel rispetto dei termini indicati dagli articoli 2366 e 2479 bis cod. civ.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 7Emergenza COVID-19
entro verbale del consiglio di amministrazione per la delibera di
29 MAGGIO 2020 approvazione del progetto di bilancio
entro verbale collegio sindacale per la redazione della relazione al
bilancio e relazione del revisore se diverso dal collegio
13 GIUGNO 2020 sindacale
entro deposito progetto di bilancio e relazione
13 GIUGNO 2020 presso la sede sociale
4. La nuova tempistica degli adempimenti
entro
Qui a fianco i termini degli adempimenti di una
20 GIUGNO 2020 invio convocazione assemblea
società di capitale, con sindaci e/o revisori, con (o altro da statuto)
bilancio chiuso il 31 dicembre 2019, che convoca
l’assemblea per l’approvazione del bilancio, in prima entro
convocazione, per il 28 giugno 2020. assemblea di prima convocazione
28 GIUGNO 2020
o constatazione assemblea deserta
(domenica)
entro
assemblea di seconda convocazione
28 LUGLIO 2020
o constatazione assemblea deserta
(eventuale)
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 8Emergenza COVID-19
5. Doveri degli amministratori nella redazione del bilancio ai tempi del coronavirus
Fermo quanto sopra illustrato circa il momento entro il quale il bilancio può essere approvato, resta il fatto che l’organo amministrativo viene oggi a trovarsi nella situazione di redigere un
bilancio d’esercizio in un contesto emergenziale.
Al riguardo, viene in rilievo il Principio contabile OIC 29, il quale prevede che “se tra la data di formazione del bilancio e la data di approvazione da parte dell’organo assembleare si
verificassero eventi tali da avere un effetto rilevante sul bilancio, gli amministratori debbono adeguatamente modificare il progetto di bilancio”; con la precisazione che “il termine entro
cui il fatto si deve verificare perché se ne tenga conto è la data di formazione del bilancio”.
E’ dunque evidente che quasi tutte le imprese che si trovino a dover approvare il bilancio dopo febbraio 2020, e comunque dopo l’emanazione dei decreti ministeriali che hanno
introdotto nel misure emergenziali per contrastare la diffusione e gli effetti del coronavirus, dovranno valorizzare adeguatamente l’impatto che l’attuale situazione, nazionale ed
internazionale, possa avere sul bilancio relativo all’esercizio 2019, e sul perdurare dell’emergenza medesima.
Il Principio contabile OIC 29 dettaglia le tipologie di fatti, che risultino intervenuti dopo la chiusura dell’esercizio di riferimento, che hanno un impatto sul bilancio, come segue:
(i) i fatti successivi che devono essere recepiti nei valori di bilancio (e cioè i fatti che si riferiscono all’annualità precedente in base al principio di competenza);
(ii) i fatti successivi che non devono essere recepiti nei valori di bilancio (e cioè i fatti che, pur se di competenza dell’esercizio successivo, devono essere presi in considerazione per la
loro importanza);
(iii) i fatti successivi che possono incidere sulla continuità aziendale.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 9Emergenza COVID-19 5. (segue) L’ampiezza e la gravità degli effetti che l’emergenza coronavirus sta riversando – per quanto qui di specifico interesse – sul tessuto economico del nostro Paese, impone di ricondurre senz’altro tali effetti alla seconda categoria, se non addirittura alla terza. Le imprese che hanno potuto continuare ad operare senza interruzione dell’attività e/o le imprese che non abbiano subito un aggravamento della propria situazione finanziaria, possono considerare l’emergenza quale fatto appartenente alla seconda categoria, fermo l’obbligo di illustrare nella nota integrativa “la natura e l’effetto patrimoniale, finanziario ed economico dei fatti di rilievo avvenuti dopo la chiusura dell’esercizio” (art. 2427, comma 1, n, 22), tra i quali l’emergenza in questione va senz’altro annoverata. Peraltro, ai sensi dell’articolo 2428 cod.civ., la relazione sulla gestione deve contenere anche “una descrizione dei principali rischi e incertezze cui la società è esposta” ed in tale ambito gli amministratori potranno in ogni caso opportunamente relazionare circa il prevedibile impatto dell’emergenza sanitaria in corso sulla gestione sociale. Quanto precede vale sia per le società che redigono il bilancio in forma ordinaria, sia per quelle che lo redigono in forma abbreviata (art. 2435-bis). Per il bilancio delle c.d. “micro imprese”, che non prevede la redazione della nota integrativa, si suggerisce di inserire questo tipo di informazione in calce allo stato patrimoniale, in conformità a quanto previsto dall’articolo 2435-ter, comma 2, n. 2). Pur nella considerazione che gli eventi connessi con il dilagare della pandemia non dovrebbero essere tali, salvo eventuali casi straordinari, da aver già prodotto un effetto sulla continuità aziendale, nelle imprese che tuttavia abbiano visto interrotta o sensibilmente ridotta la propria attività (tanto più se non sia possibile prevedere quando sarà possibile tornare a una situazione di “normalità”) e comunque in ogni caso di sopravvenuto o prevedibile imminente grave squilibrio finanziario, gli amministratori dovranno - doverosamente e prudentemente - valutare se, al momento della redazione del bilancio, la continuità aziendale sia venuta meno; e così se del caso apportando alle voci di bilancio le doverose rettifiche (e fermo restando che non sarà tuttavia possibile abbandonare tout court i criteri di valutazione di funzionamento per passare a criteri liquidatori, in quanto i fatti che hanno determinato la cessazione della continuità aziendale sarebbero comunque avvenuti solo nell’esercizio successivo). Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 10
Emergenza COVID-19
6. Modalità di svolgimento dell’assemblea dei soci
Sulla possibilità di consentire lo svolgimento dell’assemblea dei soci a distanza, mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di specifica previsione statutaria si è da tempo
espresso il Consiglio Notarile del Triveneto con la massima H.B. 39, secondo la quale “nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve
ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale. Ove i mezzi di
telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci. Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno
rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci. Resta salva
la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea. E’
sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria”.
Il Decreto Cura Italia è ora intervenuto autorizzando tutti i tipi di società di capitali (oltre che le società cooperative e le mutue assicuratrici) a prevedere, anche in deroga alle diverse
disposizioni statutarie, che l’espressione del voto abbia luogo in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento in assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione,
dandone atto negli avvisi di convocazione, sia per le assemblee ordinarie sia per le assemblee straordinarie.
Viene peraltro precisato che lo svolgimento dell’assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione deve comunque garantire:
a) l’identificazione dei partecipanti;
b) la loro partecipazione;
c) l’esercizio del voto.
Non è più necessario che il presidente e il segretario verbalizzante/notaio si trovino nello stesso luogo, anche ove tale circostanza sia prevista espressamente nello statuto della società.
È poi specificamente prevista la possibilità, per le società a responsabilità limitata, di consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ. (e quindi anche
per le modificazioni dell’atto costitutivo; per le operazioni che comportino una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale determinato nell’atto costitutivo o una rilevante
modificazione dei diritti dei soci; per la riduzione del capitale per perdite) o da diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in assemblea mediante consultazione scritta o per
consenso espresso per iscritto.
Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 11Emergenza COVID-19 6. (segue) Al riguardo, si segnala il contenuto della Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano, pubblicata pressoché contestualmente al Decreto Cura Italia: “L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio). Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica”. Si segnala che, secondo una prima prassi già rilevata, nell’avviso di convocazione dovrà esser indicato il domicilio o la residenza del segretario (ove già designato) come luogo di convocazione della riunione e dovrà esserci l’invito a collegarsi alla riunione virtuale utilizzando i numeri o credenziali indicati nell’avviso stesso. Le altre disposizioni emergenziali sono volte ad agevolare lo svolgimento delle assemblee delle società con azioni quotate mediante il generalizzato impiego dell’istituto del “rappresentante designato”, di cui all’articolo 135 T.U.F.. L’estensione è applicabile anche in favore delle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante. In generale, si segnala che qualora l’assemblea sia già stata convocata, si debba ritenere senz’altro ammissibile la revoca della convocazione già inviata e l’invio di un nuovo avviso che consenta alla società di avvalersi delle disposizioni emergenziali di favore. Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società 12
Emergenza COVID-19
7. Modalità di svolgimento delle riunioni degli altri organi societari
Il Decreto Cura Italia nulla dice in merito alle sedute degli altri organi collegiali societari e dunque, atteso il carattere eccezionale della normativa emergenziale, allo stato appare non
legittima – sulla scorta della normativa medesima – l’adozione di modalità di svolgimento delle sedute medesime in contrasto con disposizioni statutarie che non consentano l’utilizzo di
mezzi di telecomunicazione.
A quanto risulta, nella prassi si starebbe invero diffondendo il richiamo in via analogica del contenuto delle massime notarili più sopra richiamate (Massima n. 187 del Consiglio Notarile di
Milano e Massima H.B.39 del Comitato dei Consigli Notarili del Triveneto) per consentire lo svolgimento di riunioni consiliari a distanza, anche laddove lo statuto non lo consenta e quando
non siano presenti nello stesso luogo il presidente del consiglio di amministrazione ed il segretario.
L’attuale situazione di emergenza sanitaria potrebbe peraltro costituire una causa di forza maggiore che renda legittimo il ricorso all’audio/videoconferenza anche in assenza di relativa
disposizione statutaria (l’art. 2388, comma 1, cod. civ. consente infatti che lo statuto possa “prevedere che la presenza alle riunioni del consiglio avvenga anche mediante mezzi di
telecomunicazione”). Situazione di emergenza comprovata, tra l’altro, dalle norme che impongono il distanziamento sociale (D.P.C.M. 8 marzo 2020) e dal Decreto Cura Italia che pone il
divieto di spostarsi dal Comune in cui ci si trova (in questa senso: IRRERA).
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