Neos, l'archiviazione documentale universale
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Neos, l'archiviazione documentale universale
Ogni azienda si trova a dover gestire e me da anni di esperienza sul campo. Una delle
morizzare una grossa mole di documentazio maggiori convinzioni sviluppate durante gli
ne, sia cartacea che elettronica. A volte si trat anni è quella che le necessità variano molto,
ta di documentazione riproducibile, magari soprattutto nei dettagli, da realtà a realtà. Per
tramite soluzioni software in uso, altre volte questo, oltre alle caratteristiche principali e ai
invece i documenti arrivano dall'esterno, su vari plugin elencati sotto, esiste una completa
supporto cartaceo o tramite altri media. disponibilità verso richieste particolari dovute
Neos affronta il problema della gestione di a realtà specifiche.
questa documentazione e in particolare della Inoltre ogni implementazione richiede che
sua archiviazione ottica. In Neos la gestione l'archiviatore riceva i dati da qualche sistema o
del documento non è semplicemente una ope li condivida con altri sistemi, quindi molto
razione di archiviazione che equivale al termi spesso l'implementazione di Neos richiede del
ne dell'uso del documento stesso; è invece una le personalizzazioni.
trasformazione che lo rende accessibile con fa
cili criteri di ricerca e che ne permette la modi Caratteristiche principali
fica in qualsiasi momento.
Tipologie di documenti – Ogni documento
Lo sviluppo di Neos è opera di un gruppo di
gestito da Neos va catalogato in una specifica
professionisti che ha alle spalle molti anni di
tipologia. Le tipologie sono definite durante
esperienza nel settore dell'ERP e della sua
l'implementazione e sono delle descrizioni ge
integrazione con altre soluzioni aziendali.
neriche di un documento. Esempi di tipologie
Questa esperienza ha reso Neos la soluzione
sono «fattura», «documento di trasporto»,
che oltre all'uso in modalità indipendente, of
«polizza» e «compiti d'esame».
fre la possibilità di integrazione con alcuni si
stemi gestionali, a partire da Infor ERP LN Proprietà – Ogni documento ha associate
(conosciuto in passato come Baan). una serie di proprietà, spesso denominate me
tadati, che lo descrivono. Queste proprietà so
no totalmente personalizzabili sia in fase
A chi si rivolge d'implementazione sia in un successivo mo
Neos copre una larga fascia di mercato gra mento. Le proprietà sono utilizzate per la ri
zie alla sua estensibilità e ai numerosi plugin, cerca dei documenti. Esempi di proprietà sono
ma parte già con due diverse offerte «precon «data», «destinatario», «importo» o «codice
fezionate». La prima è per le aziende che ri IVA».
chiedono fino a cinque postazioni di lavoro
Agilità di ricerca – La memorizzazione dei
(come le agenzie assicurative o gli studi nota
dati senza la possibilità di poterli ritrovare sa
rili), l'altra invece per un uso più allargato (co
rebbe vana. Neos ha sviluppato vari modelli di
me le aziende di produzione o le grandi im
ricerca che permettono di trovare con estrema
prese di servizi). Per le aziende con minori ne
velocità quello che si cerca. Alcuni di questi
cessità viene fornita un'applicazione indipen
meccanismi sono manuali, nel senso che l'ope
dente da installare su ogni postazione, mentre
ratore deve usare una maschera di ricerca; al
per le altre è anche disponibile un application tri invece sono automatici e riescono a propor
server al quale possono essere aggiunti tutti i re documenti legati a quello attualmente in
plugin elencati più sotto. consultazione.
Integrazione con il desktop – Oltre all'accesso
Personalizzazioni ai dati secondo la normale modalità è possibi
Lixper è una società di consulenza che nasce le attivare Neos tramite il menu «Invia a» di
Neos, l'archiviazione documentale universale
Windows, GNOME o KDE. L'invio di documen nati a sèguito, ad esempio, di una ricerca.
tazione tramite posta elettronica avviene con Memorizzazione ubiqua – La memorizza
l'apertura del proprio client di posta, sia esso zione delle proprietà dei documenti e dei do
Thunderbird, Lotus Domino, Microsoft Outlook, cumenti stessi avviene tramite un database re
Outlook express, Evolution o Kmail. L'aspetto lazionale. Neos permette anche la memoriz
grafico di Neos permette l'utilizzo dei temi, in zazione dei soli documenti al di fuori del data
modo da presentarsi omogeneo alle altre ap base. In questo caso si può scegliere se usare il
plicazioni, anche se lo stile è stato personaliz file system di un server, un accesso via FTP,
zato dall'utente. SFTP, WebDAV o altro ancora.
Legami automatici – La memorizzazione di Multipiattaforma – Neos è scritto quasi inte
ramente in Java e quindi può essere utilizzato
su qualsiasi sistema operativo. In particolare
i sistemi privilegiati durante lo sviluppo
fax
gestionale
macchine itanium2 con HPUX 11.23 e
archiviazione archiviazione la versione di Java rilasciata da HP. La
ottica sostitutiva
versione minima di Java è 1.4, ma sui
client è suggerito l'uso della versione
1.6 o 1.7 per ottenere una migliore inte
un documento può essere accompagnata dalla grazione grafica.
definizione di legami con altri documenti in
Indipendenza dal database – Neos non è le
modo da poter facilmente trovare all'interno
gato ad un sistema specifico, ma utilizza l'in
dell'archivio i vari documenti che hanno qual
terfaccia JDBC che gli permette la connessione
cosa in comune. Questi legami possono essere
con qualsiasi sistema relazionale. Il database
inseriti singolarmente oppure possono essere
sul quale viene fatto lo sviluppo è PostgreSQL
realizzati in maniera automatica tramite delle
con le versioni da 8.4 a 9.2, ma ci sono instal
regole. Neos permette la definizione di regole
lazioni di Neos su SQL Server 2005 e Oracle
generiche che possono essere applicate, ad
10. A richiesta possono essere supportati altri
esempio, per legare i sinistri alle polizze, op
database.
pure le conferme d'ordine alle fatture e ai do
cumenti di trasporto. Interfaccia utente – Sono disponibili due di
verse interfacce utenti: un'applicazione client e
MacroPDF – spesso la consultazione di una
una web 2.0 (per Mozilla Firefox e Internet
cartella di fogli è più facile della consultazione
Explorer). L'interfaccia client è stata studiata
di una serie di documenti su uno schermo.
per avere le migliori performance durante l'uso
Neos viene incontro a chi deve consultare
in rete locale, mentre quella web è ideale per
molti documenti con una modalità semplice e
l'utilizzo su rete geografica o per thin client.
veloce: la pressione di un bottone genera un
documento PDF con tutti i documenti selezio Scanner e altri dispositivi – Gli scanner e gliNeos, l'archiviazione documentale universale
altri dispositivi, come quelli per la firma digi a Neos ha in genere un carattere massivo, ma
tale, sono pilotati tramite l'adozione dei più il plugin si occupa di separare i singoli docu
diffusi standard internazionali, come quelli menti e di inserire in Neos record distinti;
TWAIN e SANE per gli scanner, PC/SC per i inoltre durante la fase di invio a Neos è possi
lettori di schede e PKCS11 per le smartcard. bile applicare ai documenti un prefincato e, in
Adozione di software libero – Neos è stato caso di fatture, è possibile inserire una parte
sviluppato cercando di offrire una soluzione informativa XMP per la realizzazione della fat
compatibile con il software libero. Questo per tura elettronica in PDF. Nell'altro tipo di inte
mette l'implementazione di Neos utilizzando razione si parte dalle sessioni di gestione di
software libero sia per il database che per la Baan sulle quali è possibile applicare una tool
gestione della firma digitale. bar addizionale con la quale si può accedere
alle funzionalità di Neos con la semplice pres
sione di un bottone; si può scegliere quali fun
Plugin zionalità associare ai bottoni della toolbar: fa
Neos è stato sviluppato con un sistema di re un inserimento manuale, richiamare un do
plugin che lo rende particolarmente adattabi cumento precedentemente inserito, richiamar
le alle varie necessità aziendali. ne il solo documento digitale, o altro ancora.
Ricerca full text Oltre alla normale ricerca Fatturazione elettronica Questo plugin
tra le proprietà che vengono memorizzate con permette la comunicazione tra Infor ERP e
il documento digitale, è possibile ricercare nel Neos per la generazione della fattura elettro
testo contenuto nel documento stesso. Questa nica. Il suo meccanismo è assai semplice: dal
ricerca avviene sul testo estratto dal documen gestionale si sceglie di stampare una o più fat
to durante la sua memorizzazione. Neos è in ture, tramite la normale sessione di stampa, e
grado di estrarre il testo dai documenti in for la stampa viene convertita in PDF (comprensi
mato PDF, ODF (Open Document Format usato vo di eventuale prefincato) e memorizzata in
da OpenOffice) e anche quelli MS Office (Mi Neos. La fattura conterrà, oltre all'immagine,
crosoft), mentre per i formati immagine (e anche la parte di indice in formato XMP, con
quindi per ogni documento acquisito tramite tutti i dati che permettono il trattamento auto
scanner) è necessario ricorrere all'uso di un matico della fattura da parte di chi la riceve.
OCR esterno. Questo plugin richiede che il da Una volta in Neos è possibile applicare la fir
tabase sia predisposto a questo tipo di opera ma elettronica qualificata, a norma CNIPA, e
zioni: per esempio nel database PostgreSQL è inviare il documento via posta elettronica.
disponibile dalla versione 8.3, mentre per
Pacchi L'origine dell'archiviazione ottica è
Oracle è disponibile dalla versione 8.1.7.
proprio quella che ha a che fare grandi quanti
Infor ERP (Baan) Il dialogo tra Infor ERP e tà di documentazione cartacea. Questo plugin
Neos utilizza questo plugin che ne permette permette a Neos di travasare grandi quantità
l'integrazione e la comunicazione. L'interazio di documenti dal formato cartaceo al digitale
ne funziona sia con BW che con WorkTop e le tramite l'acquisizione di interi pacchi. Ogni
versioni di Baan supportate sono: IV, ERP e pacco viene numerato in modo che dal docu
LN. Le modalità di interazione sono due: da mento digitale sia possibile risalire agevolmen
dispositivo di invio e da sessione di gestione. te alla posizione del cartaceo in archivio.
Nel primo caso da Baan si possono inviare do L'acquisizione avviene attraverso l'utilizzo del
cumenti a Neos tramite un apposito dispositi plugin di riconoscimento codici. La cataloga
vo (un device di Baan, come quelli di stampa); zione automatica utilizza i codici a barre pre
in tali circostanze la trasmissione di documenti stampati sul documento o inseriti (con Neos)Neos, l'archiviazione documentale universale
in un secondo momento e permette di identifi dati: i prodotti si sincronizzano ogni notte e,
care il documento e inserirlo in Neos con tutte dall'interfaccia di ATF, è possibile richiamare
le proprietà descritte dai codici barre. Nel ca le funzionalità dell'archiviazione tramite dei
so di documenti non riconosciuti o non confor semplici bottoni.
mi ai parametri impostati per il plugin si deve, Apposizione di firma digitale Il controllo
ovviamente, utilizzare la catalogazione manu della firma digitale per la busta p7m e per i fi
ale. le PDF è già compreso nell'offerta base di
Riconoscimento codici Si tratta del plugin Neos, ma la sua apposizione (indispensabile
che permette di leggere i codici a barre pre per l'archiviazione sostitutiva) è invece lascia
senti sui documenti. La lettura è sfruttata per ta a parte. Questo plugin permette la comuni
catalogare un documento, o per valorizzare cazione tra Neos e i dispositivi di firma digi
una specifica proprietà. I codici a barre gestiti tale e l'applicazione della firma PDF a norma
sono i più diffusi, sia quelli lineari che i nuovi CNIPA. Lo sviluppo è fatto con le smartcard
bidimensionali. I codici possono essere apposti della InfoCamere, ma il supporto per altre car
in qualsiasi parte del documento ed è possibile te, come quella di Poste Italiane è attivabile a
riconoscere un documento in base alla loro po richiesta.
sizione, al loro tipo e al loro valore. HylaFAX Questo plugin permette a Neos di
Audit Proprio perché Neos prevede la modi inviare dei documenti sotto forma di FAX tra
fica dei documenti e delle relative proprietà, mite il server HylaFAX. HylaFAX è l'unico ser
questo plugin offre la possibilità di risalire a vizio di FAX software con codice liberamente
chi ha eseguito le modifiche, a quando esse utilizzabile e supporto commerciale.
siano state eseguite e ai valori delle proprietà ExtraFAX Analogamente a quello HylaFAX,
precedenti e successivi alla modifica. questo plugin permette a Neos di inviare dei
Quietanze Toro Le quietanze dei rami ele documenti sotto forma di FAX tramite Extra
mentari e vita della compagnia Toro Assicura FAX, vale a dire tramite uno dei maggiori pro
zioni contengono due codici a barre che iden dotti FAX per Lotus Domino.
tificano il ramo, il numero della polizza e la Invio massivo La gestione documentale ha
data scadenza. Questo plugin permette di come primo scopo quello di rendere fruibile i
acquisire in un attimo tutte le quietanze di documenti, anche attraverso la grande distri
una giornata, tramite lo scanner, riconoscen buzione. Questo plugin permette di eseguire
dole grazie al codice a barre, e collegando le invii massivi di documenti tramite email o fax,
immagini al dato già caricato da Omega2. Lo come ad esempio, la spedizione di tutte le con
stesso dicasi per le quietanze DAS, per le quali ferme d'ordine via FAX o delle fatture elettro
si deve in precedenza caricare il dato equiva niche via posta elettronica.
lente a quello di Omega2.
TopCard Si tratta di un plugin specifico per Richieste hardware
le agenzie di Alleanza Toro che permette di
Neos non ha grosse richieste dal punto di
inviare al documentale della compagnia tutti i
vista della potenza di calcolo, mentre potrebbe
documenti dei sinistri aperti tramite il pro
essere necessario avere una grande capacità di
gramma della compagnia, Sintesi.
disco, a seconda da quanta documentazione
Integrazione con ATF Nelle agenzie assicu va mantenuta in linea. Un server con un pro
rative della compagnia Toro Assicurazioni che cessore paragonabile ad un Pentium IV a
utilizzano ATF, questo plugin permette la con 2,5Ghz e 2Gb di RAM va più che bene. L'occu
nessione dei due prodotti e la condivisione dei pazione tipica dello spazio disco di una agenNeos, l'archiviazione documentale universale
zia assicurativa varia tra i 2 e i 7 gigabyte al Lo sviluppo di interi plugin per la connes
l'anno, mentre quella media per un'azienda sione con altri applicativi ricade all'interno
che utilizza documentazione prodotta dal delle personalizzazioni.
gestionale può arrivare a 15 gigabyte/anno.
L'utilizzo della firma digitale richiede in gene Progetti personalizzati
re il 2% dello spazio in più.
La struttura modulare di Neos consente una
Per quanto riguarda il client, la consultazio
facile implementazione di nuovi plugin da
ne Neos richiede un processore della famiglia
parte di Lixper o terze parti. Altra possibile
i386 ad almeno 1,5Ghz e 512Mb di memoria
estensione è quella di nuovi frontend, che pos
RAM, mentre per le postazioni che effettuano
sono essere semplici interfacce utente o com
la digitalizzazione di documenti sono necessa
plessi sistemi middleware per la connessione di
ri 1Gb di RAM e un processore più veloce. Il
Neos con altri applicativi.
client web richiede 2Gb di RAM minimo.
La personalizzabilità non è limitata alle mo
dalità di connessione tra Neos e altri applicati
Verticalizzazioni vi: Lixper segue i grossi progetti in prima per
Agenzie di assicurazioni Per le agenzie di sona, cercando soluzioni su misura per il clien
compagnie assicurative è stata sviluppata una te.
serie di personalizzazioni che comprendono la
In queste implementazioni è spesso necessa
definizione dello schema iniziale (polizze, si
rio gestire situazioni complesse, con vecchie
nistri, allegati, atti legali, ed altri documenti),
immagini cartacee e nuovi documenti digitali,
il caricamento iniziale di dati quali la descri
scanner particolari per grandi formati o per
zione dei vari prodotti, la definizione di sche
speciali carte, applicazioni specifiche per la
mi di autorizzazioni per ruoli (agente, impie
produzione e visualizzazione di nuovi docu
gato, subagente), la procedura notturna per il
menti digitali.
caricamento automatico dal sistema di compa
gnia, la procedura per il caricamento dei file
di stato inviati dalla compagnia all'apertura
Lixper
dei sinistri. Lixper S.r.L. è costituita da professionisti del
Infor ERP Per le società che utilizzano il ge settore ERP e del software libero. Si avvale di
stionale di Infor è stato sviluppato, sotto forma una consolidata collaborazione con SSA, pri
di plugin un meccanismo che permette di co ma, e Infor, ultimamente. Il focus principale è
municare nelle due direzioni. lo sviluppo di applicazioni per la gestione do
cumentale, nonché la consulenza, in specie
quella sistemistica/architetturale, legata a
Integrazione con altri pro Infor ERP.
dotti
Alcuni plugin di Neos permettono la con Contatti
nessione con sistemi esterni, come ATF o Infor
email: info@lixper.it
ERP. Lo scambio di dati e di funzionalità con
Sito web: http://www.lixper.it
Neos non è però limitato a questi due sistemi,
sede legale:
difatti si possono inviare dati a Neos tramite
Via PIO VII 130, 10127 Torino
file XML ed è possibile inviargli comandi tra
sede operativa:
mite un meccanismo analogo a quello dei web
c/o Infor, Strada antica di None 2, Beinasco
service, ma maggiormente semplice.
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