Metodo 5S Capitolo 3.2 - Chiara Longhi, Gennaro Opera
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Capitolo 3.2
Metodo 5S
Chiara Longhi, Gennaro Opera
Centoform Srl
„Innovative Learning Approaches for Implementation of Lean Thinking to Enhance Office and Knowledge Work Productivity”
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293
2016-2018
Titolo progetto
Innovative Learning Approaches for
Implementation of Lean Thinking to Enhance
Office and Knowledge Work Productivity
Codice progetto: 2016-1-PL01-KA203-026293
Disclaimer:
Il presente Progetto è stato cofinanziato con il sostegno della Commissione europea. Questa pubblicazione rispecchia
esclusivamente il punto di vista dell'autore, pertanto la Commissione non può essere ritenuta responsabile di alcun uso che
potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute.
2 Pubblicazione rilasciata sotto licenza Creative Commons
Attribution-ShareAlike 4.0 International License (CC BY-SA 4.0).
Obiettivo
L’obiettivo di questo capitolo è illustrare come
implementare il metodo 5S e perché è
importante utilizzarlo nel lavoro d’ufficio e nel
lavoro intellettuale.
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
Sommario
1. Le origini del metodo
2. Da dove iniziamo?
3. I benefici del metodo 5S
4. Esempio di applicazione del metodo 5S ai servizi
5. Fasi di implementazione del metodo 5S
6. Quando il metodo 5S non funziona?
7. Gioco delle 5S Centoform
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
ORIGINE DEL METODO 5S
Conseguenze
disastrose per
le aziende che
Un’area critica ma spesso sottovalutata inerente non riescono a
l’allestimento del luogo di lavoro diventa il punto di coglierne il
partenza per il miglioramento continuo. valore
Le fasi del metodo 5S sono finalizzate a migliorare Poche speranze di
l’efficienza, potenziare la manutenzione e promuovere il introdurre
miglioramento continuo in tutte le sfaccettature cambiamenti di vasta
dell’attività aziendale. portata quali JIT o
reingegnerizzazione
5 Source: Hirano, Hiroyuki (1995). 5 Pillars of the Visual Workplace
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
DA DOVE INIZIAMO?
Identification of High Impact Lean Production Tools in Automobile Industries
using Weighted Average Method
12° GLOBAL CONGRESS ON MANUFACTURING AND MANAGEMENT, GCMM 2014
6 - P. Arunagiria e A.Gnanavelbabub
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I BENEFICI DEL METODO «5S»
• Riduce le attività che non aggiungono valore
• Riduce gli errori commessi da dipendenti e fornitori
• Riduce il tempo speso per attività di orientamento e formazione del
personale
• Riduce i tempi di ricerca nell’ambito del facility management e per
l’individuazione di utensili, pezzi e forniture
• Riduce i componenti stoccati in magazzino e i relativi costi di giacenza
• Riduce ogni movimento e trasporto extra di personale e merci
• Migliora l’utilizzo dello spazio disponibile
• Migliora la sicurezza e il morale dei dipendenti
• Migliora la qualità del prodotto
• Prolunga la durata degli impianti tramite più frequenti attività di pulizia e
ispezione
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Fonte: 5S / Visual Workplace Handbook - www.bradyid.com - 2011
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
ESEMPIO DI APPLICAZIONE DELLE 5S AI SERVIZI
Progetto: intervento pilota per
l’implementazione del programma 5S in una
struttura sanitaria in Senegal
Risultati: lo staff riferisce
cambiamenti nella qualità del
servizio (es. servizio più
Studio qualitativo: intervista a 21 efficiente, attento al paziente e
membri dello staff della struttura sicuro), ma anche
sanitaria dopo l’intervento pilota nell’atteggiamento e nel
comportamento (da parte sia
dello staff sia dei pazienti)
Implementation of 5S management method for lean healthcare at a health center in Senegal: a
qualitative study of staff perception
By: Kanamori, Shogo ; Sow, Seydou ; Castro, Marcia ; Matsuno, Rui ; Tsuru, Akiko ; Jimba, Masamine
8 GLOBAL HEALTH ACTION
Volume: 8 Numero articolo: 27256 DOI: 10.3402/gha.v8.27256 Data di pubblicazione: 2015
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
IMPLEMENTAZIONE DEL METODO 5S
LA SICUREZZA AL PRIMO POSTO
1°S- SORT/SELEZIONARE
2°S- SET IN ORDER/SISTEMARE
3°S- SHINE/SPLENDERE
4°S- STANDARDIZE/STANDARDIZZARE
9 5°S- SUSTAIN/SOSTENERE
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
1°S SELEZIONARE
AIUTO OPERATIVO – 1°S SELEZIONARE (SORT)
Definizione Risultato atteso
Eliminare il superfluo dal Un luogo di lavoro ordinato
luogo di lavoro
Fasi di attuazione
- Identificare l’area dove applicare il progetto 5S
- Eliminare dall’area tutto quello che non è necessario e che
non serve per le attività in essere;
- Utilizzare sistemi visivi come ad es. cartellini rossi per
contrassegnare gli oggetti non necessari
Esempi:
Passare in rassegna faldoni, cartelle, documenti, cataloghi presenti
nell’ufficio e conservare solo quelli realmente essenziali.
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20181°S SELEZIONARE IN UFFICIO
ESEMPI DI UTILIZZO DEL CARTELLINO ROSSO
MATERIALE
INUTILE
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20181°S SELEZIONARE IN UFFICIO
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20182°S SISTEMARE
AIUTO OPERATIVO – 2°S SISTEMARE (SET IN ORDER)
Definizione Risultato atteso
Creare un luogo di lavoro Un luogo di lavoro nel quale lo
ordinato e visivamente spreco e l’errore umano siano
organizzato (“un posto per minimizzati
ogni cosa e ogni cosa al
suo posto”).
Fasi di attuazione
- Creare metodi di organizzazione/archiviazione
efficienti ed efficaci;
- Disporre le attrezzature in maniera tale da poterle Vassoio chirurgico
facilmente individuare e utilizzare;
- Etichettare i faldoni;
- Installare scaffalature modulari
Esempi:
Uso di spazi dedicati, strumenti per definire con chiarezza
le priorità, riordinamento delle aree, gestione funzionale
13 dello spazio ecc.
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20182°S SISTEMARE IN UFFICIO
Esempi di corretta sistemazione e
archiviazione dei faldoni
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20183°S SPLENDERE
AIUTO OPERATIVO – 3°S SPLENDERE (SHINE)
Definizione Risultato atteso
Pulire il luogo di lavoro Un controllo quotidiano della
pulizia per mantenere i
miglioramenti ottenuti
Fasi di attuazione
Pulire pavimenti, scrivanie, scaffali, lampade, finestre e
qualsiasi altra cosa che incida sulla pulizia generale
Esempi:
Creare una squadra dedita alle attività di pulizia nell’area
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20183°S SPLENDERE IN UFFICIO
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20184°S STANDARDIZZARE
AIUTO OPERATIVO – 4°S STANDARDIZZARE (STANDARDIZE)
Definizione Risultato atteso
Fissare degli standard per Sviluppo di procedure per
mantenere i miglioramenti rendere costante questo
ottenuti con le 5S approccio
Fasi di attuazione
- Raccogliere idee per trasformare le 5S in procedure
operative standard;
- Aggiornare i documenti con i cambiamenti introdotti
- Condividere i nuovi standard con tutti gli interessati
Esempi:
Supporti visivi, istruzioni operative, attività di informazione
e formazione per tutti gli interessati
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20184°S STANDARDIZZARE IN UFFICIO
Sul luogo di lavoro, sia in produzione sia in ufficio:
Documentando le buone prassi in essere, il lavoro standardizzato
costituisce la base per il "Kaizen" o miglioramento continuo.
Lo standard viene migliorato e così il nuovo standard diventa la base
di partenza per ulteriori miglioramenti, e così via.
L’obiettivo è il miglioramento degli standard di lavoro in un processo
incessante.
Le performance e i nuovi obiettivi andranno comunicati a tutti i
18 membri dello staff tramite bacheche informative, istruzioni operative
per i nuovi arrivati, KPI visivi, ecc.
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20184°S STANDARDIZZARE IN UFFICIO
Procedure,
istruzioni e KPI
sempre a vista,
condivisi con tutti
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20185°S SOSTENERE
AIUTO OPERATIVO – 5°S SOSTENERE (SUSTAIN)
Definizione Risultato atteso
Monitorare, espandere e Rendere abituale l’adozione
perfezionare i risultati delle corrette procedure
ottenuti con le 5S
Fasi di attuazione
- Assegnazione delle responsabilità; Merlin Casalecchio di Reno (BO) Pannello utensili Leroy Merlin
- Istituzione di regolari attività ispettive;
- Condivisione di buone prassi tra le aree
Esempi:
Moduli di ispezione, risorse per la comunicazione e il
riconoscimento dei successi ottenuti
20 Banco reception per hotel
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-20185°S SOSTENERE IN UFFICIO
1. ASSEGNAZIONE RESPONSABILITÀ “5S” 2. INSERIMENTO “5S” IN REGOLARI ISPEZIONI
3. VALUTAZIONE AREE SECONDO LE “5S” 4 – PREMIAZIONE VINCITORI
1
Punteggio 5S
2 3
1. xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxcx lsdfj sdlk dkdie ldslj sdlj f
lsdflj sldkj f 3 3
2 x x xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx
2 2
3. xxx xx xxxx x x xxxx x xxxxxlsdf lsdkjei lsdkj sdlkj sdl ldf
1 3
4. xx xxxxxx x xxxx x xxxxxxxsdlfkj sdflkj sflkjsdflkj flk
4 4
5.
21
xxxxx xxx x x xxx xxxx xxxxxsdf,j sdlfjk flsdf ljsd
2.4 3.0
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018ORGANIZZAZIONE
DELL’AMBIENTE DI LAVORO
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018QUANDO LA METODOLOGIA 5S
NON FUNZIONA
O DENTRO O FUORI
NON C’È VIA DI MEZZO
23
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018QUANDO LE 5S NON FUNZIONANO
«Ho incontrato tante aziende che sostengono di aver provato ad applicare
le 5S a suo tempo, ma senza averne ottenuto beneficio.
Ulteriori approfondimenti hanno fatto emergere la causa sistematica di
questo fallimento.
Queste aziende non hanno formalizzato le ultime due S: Standardizzare e
Sostenere.
Esse hanno definito l’iniziativa 5S, quando in realtà le S erano soltanto 3.»
24 C. D. Chapman
“Clean House With Lean 5S” (2005)
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018PASSIAMO ORA AI FILMATI
«5S CHE «5S CHE NON
FUNZIONANO» FUNZIONANO»
https://www.youtube.com/watch?v=t8IfQp4A4ZI&index=2&list=PLUQvN0odYQNlHY2WfPD-
RN7ShrNCETbrD
Filmato 1
Filmato 2 Filmato 4
Filmato 3
25
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018HAI ANCORA QUALCHE DUBBIO?
Centoform
Gioco 5S
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ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018CALCOLO DEL RIENTRO SULL’INVESTIMENTO
Una volta acquisita familiarità con la metodologia 5S e con il gioco, si consiglia di
svolgere il seguente esercizio:
• Giocare la prima mano con la slide “PRIMA DELLE 5S”, annotando il numero di carte
con il risultato corretto e il tempo della slide “PRIMA DELLE 5S”.
Applicare la seguente formula:
T1 = (tempo della slide “prima delle 5S”)/(n° di carte prodotte)
• Applicare le 5S all’ambiente fisico e informatico, annotando il tempo impiegato per la
loro applicazione (T2)
• Fare un altro giro usando la slide “DOPO LE 5S” e annotando il numero di carte con il
risultato corretto e il tempo della slide “DOPO LE 5S” (T3).
Applicare la seguente formula:
T3 = (tempo della slide “DOPO LE 5S”)/(n° di carte prodotte)
La formula per il calcolo del Break-Even Point è: BEP = (T2)/(T1-T3)
Ti permette di calcolare il numero minimo di fogli/pezzi prodotti, a partire dal quale
27 considerare già ripagato il tempo necessario per l’applicazione delle 5S.
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018COSA SI IMPARA NEL GIOCO?
L’obiettivo del gioco è:
• Evidenziare COSA si può migliorare con le 5S
• Evidenziare COME si può migliorare con le 5S
Tramite il gioco, i partecipanti potranno acquisire competenze a
livello di:
• Riduzione delle attività non a valore aggiunto
• Riduzione dei tempi di ricerca e spostamento all’interno della struttura
28 • Miglioramento della qualità dei prodotti
ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018Menù di navigazione
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