Metodo 5S Capitolo 3.2 - Chiara Longhi, Gennaro Opera
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Tablet course Capitolo 3.2 Metodo 5S Chiara Longhi, Gennaro Opera Centoform Srl „Innovative Learning Approaches for Implementation of Lean Thinking to Enhance Office and Knowledge Work Productivity” ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 2016-2018
Titolo progetto Innovative Learning Approaches for Implementation of Lean Thinking to Enhance Office and Knowledge Work Productivity Codice progetto: 2016-1-PL01-KA203-026293 Disclaimer: Il presente Progetto è stato cofinanziato con il sostegno della Commissione europea. Questa pubblicazione rispecchia esclusivamente il punto di vista dell'autore, pertanto la Commissione non può essere ritenuta responsabile di alcun uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute. 2 Pubblicazione rilasciata sotto licenza Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License (CC BY-SA 4.0).
Obiettivo L’obiettivo di questo capitolo è illustrare come implementare il metodo 5S e perché è importante utilizzarlo nel lavoro d’ufficio e nel lavoro intellettuale. 3 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
Sommario 1. Le origini del metodo 2. Da dove iniziamo? 3. I benefici del metodo 5S 4. Esempio di applicazione del metodo 5S ai servizi 5. Fasi di implementazione del metodo 5S 6. Quando il metodo 5S non funziona? 7. Gioco delle 5S Centoform 4 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
ORIGINE DEL METODO 5S Conseguenze disastrose per le aziende che Un’area critica ma spesso sottovalutata inerente non riescono a l’allestimento del luogo di lavoro diventa il punto di coglierne il partenza per il miglioramento continuo. valore Le fasi del metodo 5S sono finalizzate a migliorare Poche speranze di l’efficienza, potenziare la manutenzione e promuovere il introdurre miglioramento continuo in tutte le sfaccettature cambiamenti di vasta dell’attività aziendale. portata quali JIT o reingegnerizzazione 5 Source: Hirano, Hiroyuki (1995). 5 Pillars of the Visual Workplace ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
DA DOVE INIZIAMO? Identification of High Impact Lean Production Tools in Automobile Industries using Weighted Average Method 12° GLOBAL CONGRESS ON MANUFACTURING AND MANAGEMENT, GCMM 2014 6 - P. Arunagiria e A.Gnanavelbabub ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
I BENEFICI DEL METODO «5S» • Riduce le attività che non aggiungono valore • Riduce gli errori commessi da dipendenti e fornitori • Riduce il tempo speso per attività di orientamento e formazione del personale • Riduce i tempi di ricerca nell’ambito del facility management e per l’individuazione di utensili, pezzi e forniture • Riduce i componenti stoccati in magazzino e i relativi costi di giacenza • Riduce ogni movimento e trasporto extra di personale e merci • Migliora l’utilizzo dello spazio disponibile • Migliora la sicurezza e il morale dei dipendenti • Migliora la qualità del prodotto • Prolunga la durata degli impianti tramite più frequenti attività di pulizia e ispezione 7 Fonte: 5S / Visual Workplace Handbook - www.bradyid.com - 2011 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
ESEMPIO DI APPLICAZIONE DELLE 5S AI SERVIZI Progetto: intervento pilota per l’implementazione del programma 5S in una struttura sanitaria in Senegal Risultati: lo staff riferisce cambiamenti nella qualità del servizio (es. servizio più Studio qualitativo: intervista a 21 efficiente, attento al paziente e membri dello staff della struttura sicuro), ma anche sanitaria dopo l’intervento pilota nell’atteggiamento e nel comportamento (da parte sia dello staff sia dei pazienti) Implementation of 5S management method for lean healthcare at a health center in Senegal: a qualitative study of staff perception By: Kanamori, Shogo ; Sow, Seydou ; Castro, Marcia ; Matsuno, Rui ; Tsuru, Akiko ; Jimba, Masamine 8 GLOBAL HEALTH ACTION Volume: 8 Numero articolo: 27256 DOI: 10.3402/gha.v8.27256 Data di pubblicazione: 2015 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
IMPLEMENTAZIONE DEL METODO 5S LA SICUREZZA AL PRIMO POSTO 1°S- SORT/SELEZIONARE 2°S- SET IN ORDER/SISTEMARE 3°S- SHINE/SPLENDERE 4°S- STANDARDIZE/STANDARDIZZARE 9 5°S- SUSTAIN/SOSTENERE ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
1°S SELEZIONARE AIUTO OPERATIVO – 1°S SELEZIONARE (SORT) Definizione Risultato atteso Eliminare il superfluo dal Un luogo di lavoro ordinato luogo di lavoro Fasi di attuazione - Identificare l’area dove applicare il progetto 5S - Eliminare dall’area tutto quello che non è necessario e che non serve per le attività in essere; - Utilizzare sistemi visivi come ad es. cartellini rossi per contrassegnare gli oggetti non necessari Esempi: Passare in rassegna faldoni, cartelle, documenti, cataloghi presenti nell’ufficio e conservare solo quelli realmente essenziali. 10 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
1°S SELEZIONARE IN UFFICIO ESEMPI DI UTILIZZO DEL CARTELLINO ROSSO MATERIALE INUTILE 11 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
1°S SELEZIONARE IN UFFICIO 12 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
2°S SISTEMARE AIUTO OPERATIVO – 2°S SISTEMARE (SET IN ORDER) Definizione Risultato atteso Creare un luogo di lavoro Un luogo di lavoro nel quale lo ordinato e visivamente spreco e l’errore umano siano organizzato (“un posto per minimizzati ogni cosa e ogni cosa al suo posto”). Fasi di attuazione - Creare metodi di organizzazione/archiviazione efficienti ed efficaci; - Disporre le attrezzature in maniera tale da poterle Vassoio chirurgico facilmente individuare e utilizzare; - Etichettare i faldoni; - Installare scaffalature modulari Esempi: Uso di spazi dedicati, strumenti per definire con chiarezza le priorità, riordinamento delle aree, gestione funzionale 13 dello spazio ecc. ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
2°S SISTEMARE IN UFFICIO Esempi di corretta sistemazione e archiviazione dei faldoni 14 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
3°S SPLENDERE AIUTO OPERATIVO – 3°S SPLENDERE (SHINE) Definizione Risultato atteso Pulire il luogo di lavoro Un controllo quotidiano della pulizia per mantenere i miglioramenti ottenuti Fasi di attuazione Pulire pavimenti, scrivanie, scaffali, lampade, finestre e qualsiasi altra cosa che incida sulla pulizia generale Esempi: Creare una squadra dedita alle attività di pulizia nell’area 15 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
3°S SPLENDERE IN UFFICIO 16 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
4°S STANDARDIZZARE AIUTO OPERATIVO – 4°S STANDARDIZZARE (STANDARDIZE) Definizione Risultato atteso Fissare degli standard per Sviluppo di procedure per mantenere i miglioramenti rendere costante questo ottenuti con le 5S approccio Fasi di attuazione - Raccogliere idee per trasformare le 5S in procedure operative standard; - Aggiornare i documenti con i cambiamenti introdotti - Condividere i nuovi standard con tutti gli interessati Esempi: Supporti visivi, istruzioni operative, attività di informazione e formazione per tutti gli interessati 17 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
4°S STANDARDIZZARE IN UFFICIO Sul luogo di lavoro, sia in produzione sia in ufficio: Documentando le buone prassi in essere, il lavoro standardizzato costituisce la base per il "Kaizen" o miglioramento continuo. Lo standard viene migliorato e così il nuovo standard diventa la base di partenza per ulteriori miglioramenti, e così via. L’obiettivo è il miglioramento degli standard di lavoro in un processo incessante. Le performance e i nuovi obiettivi andranno comunicati a tutti i 18 membri dello staff tramite bacheche informative, istruzioni operative per i nuovi arrivati, KPI visivi, ecc. ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
4°S STANDARDIZZARE IN UFFICIO Procedure, istruzioni e KPI sempre a vista, condivisi con tutti 19 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
5°S SOSTENERE AIUTO OPERATIVO – 5°S SOSTENERE (SUSTAIN) Definizione Risultato atteso Monitorare, espandere e Rendere abituale l’adozione perfezionare i risultati delle corrette procedure ottenuti con le 5S Fasi di attuazione - Assegnazione delle responsabilità; Merlin Casalecchio di Reno (BO) Pannello utensili Leroy Merlin - Istituzione di regolari attività ispettive; - Condivisione di buone prassi tra le aree Esempi: Moduli di ispezione, risorse per la comunicazione e il riconoscimento dei successi ottenuti 20 Banco reception per hotel ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
5°S SOSTENERE IN UFFICIO 1. ASSEGNAZIONE RESPONSABILITÀ “5S” 2. INSERIMENTO “5S” IN REGOLARI ISPEZIONI 3. VALUTAZIONE AREE SECONDO LE “5S” 4 – PREMIAZIONE VINCITORI 1 Punteggio 5S 2 3 1. xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxcx lsdfj sdlk dkdie ldslj sdlj f lsdflj sldkj f 3 3 2 x x xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx 2 2 3. xxx xx xxxx x x xxxx x xxxxxlsdf lsdkjei lsdkj sdlkj sdl ldf 1 3 4. xx xxxxxx x xxxx x xxxxxxxsdlfkj sdflkj sflkjsdflkj flk 4 4 5. 21 xxxxx xxx x x xxx xxxx xxxxxsdf,j sdlfjk flsdf ljsd 2.4 3.0 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
ORGANIZZAZIONE DELL’AMBIENTE DI LAVORO 22 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
QUANDO LA METODOLOGIA 5S NON FUNZIONA O DENTRO O FUORI NON C’È VIA DI MEZZO 23 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
QUANDO LE 5S NON FUNZIONANO «Ho incontrato tante aziende che sostengono di aver provato ad applicare le 5S a suo tempo, ma senza averne ottenuto beneficio. Ulteriori approfondimenti hanno fatto emergere la causa sistematica di questo fallimento. Queste aziende non hanno formalizzato le ultime due S: Standardizzare e Sostenere. Esse hanno definito l’iniziativa 5S, quando in realtà le S erano soltanto 3.» 24 C. D. Chapman “Clean House With Lean 5S” (2005) ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
PASSIAMO ORA AI FILMATI «5S CHE «5S CHE NON FUNZIONANO» FUNZIONANO» https://www.youtube.com/watch?v=t8IfQp4A4ZI&index=2&list=PLUQvN0odYQNlHY2WfPD- RN7ShrNCETbrD Filmato 1 Filmato 2 Filmato 4 Filmato 3 25 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
HAI ANCORA QUALCHE DUBBIO? Centoform Gioco 5S 26 ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
CALCOLO DEL RIENTRO SULL’INVESTIMENTO Una volta acquisita familiarità con la metodologia 5S e con il gioco, si consiglia di svolgere il seguente esercizio: • Giocare la prima mano con la slide “PRIMA DELLE 5S”, annotando il numero di carte con il risultato corretto e il tempo della slide “PRIMA DELLE 5S”. Applicare la seguente formula: T1 = (tempo della slide “prima delle 5S”)/(n° di carte prodotte) • Applicare le 5S all’ambiente fisico e informatico, annotando il tempo impiegato per la loro applicazione (T2) • Fare un altro giro usando la slide “DOPO LE 5S” e annotando il numero di carte con il risultato corretto e il tempo della slide “DOPO LE 5S” (T3). Applicare la seguente formula: T3 = (tempo della slide “DOPO LE 5S”)/(n° di carte prodotte) La formula per il calcolo del Break-Even Point è: BEP = (T2)/(T1-T3) Ti permette di calcolare il numero minimo di fogli/pezzi prodotti, a partire dal quale 27 considerare già ripagato il tempo necessario per l’applicazione delle 5S. ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
COSA SI IMPARA NEL GIOCO? L’obiettivo del gioco è: • Evidenziare COSA si può migliorare con le 5S • Evidenziare COME si può migliorare con le 5S Tramite il gioco, i partecipanti potranno acquisire competenze a livello di: • Riduzione delle attività non a valore aggiunto • Riduzione dei tempi di ricerca e spostamento all’interno della struttura 28 • Miglioramento della qualità dei prodotti ILA-LEAN Project No 2016-1-PL01-KA203-026293 - 2016-2018
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