CODICE ETICO 20 20 - Lyreco
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20
20
CODICE ETICO
CONTENUTI 20
20
LA NOSTRA
LE NOSTRE BUSINESS
PERSONE INTEGRITY
13 25
Leadership • 14 Corruzione e traffico di influenze illecite • 26
Salute, sicurezza e benessere • 16 Frode • 28
Inclusione e diversità • 18 Conflitto di interesse • 30
Nessuna intimidazione o molestia • 20 Competizione leale • 32
Ascoltare i nostri colleghi • 22 Pagamenti agevolanti • 34
Regali e inviti • 36
I rapporti con i clienti e con i fornitori • 38
I NOSTRI IL NOSTRO
CODICE ETICO
PRODOTTI E IMPEGNO
LE RISORSE SOCIALE
41 49
L’eccellenza del prodotto • 42 L’ambiente • 50
Protezione delle risorse • 44 Diritti umani • 52
Comunicazione • 47 Attività politiche e di lobbying • 54
Cittadinanza e impegno sociale • 56
I NOSTRI
VALORI
ECCELLENZA
IL NOSTRO
IMPEGNO
AGILITÀ
—
Da quando è stata fondata nel 1926, Lyreco è stata guidata dai suoi valori di
Eccellenza, Rispetto, Passione e Agilità. Ne siamo orgogliosi. Essi sono condivisi
e promossi da tutti i dipendenti e collaboratori, costituiscono il nostro punto di forza
e fanno di noi un partner affidabile. Per noi il rispetto di questi valori è una cosa
naturale, un impegno e un dovere.
Questa nuova versione del nostro Codice Etico ribadisce i nostri impegni. Ancora
una volta evidenzia l’atteggiamento che dobbiamo adottare nel nostro ambiente di
lavoro, nelle attività professionali e nelle relazioni con i colleghi, clienti e partner
commerciali. Questo Codice rimuove ogni dubbio a fronte di situazioni insolite e
rinnova il nostro impegno a combattere qualsiasi violazione dei nostri principi etici.
Vi esorto pertanto a leggerlo attentamente e ad assicurarvi di rispettarlo, in modo
che ogni giorno sia sempre un “A Great Working Day” per tutti.
PASSIONE RISPETTO
Grégory LIENARD • CEO
Codice Etico • 5
QUAL È IL
PROPOSITO
DEL CODICE
ETICO?
—
Il Codice Etico intende evidenziare i principi
di integrità, neutralità, correttezza, equità
e conformità previsti da Lyreco.
Questo Codice Etico è stato tradotto in tutte lingue
utilizzate nelle filiali di Lyreco. In caso di dubbi di È PROGETTATO PER GUIDARE I NOSTRI COMPORTAMENTI E LE
interpretazione, prevarrà la versione Inglese.
NOSTRE DECISIONI INDIVIDUALI E COLLETTIVE NEL RISPETTO
DI QUESTI PRINCIPI:
A CHI SI APPLICA
IL CODICE ETICO?
Il Codice Etico si applica a tutti i dipendenti e
collaboratori in tutte le filiali di Lyreco nel mondo.
Per una piena comprensione delle regole di
Ci aspettiamo la stessa conformità ai requisiti di integrità comportamento, ogni argomento trattato da
anche da parte dei nostri partner commerciali esterni. questo Codice Etico contiene:
Si riferisce a tutti i Riguarda tutte le Ovunque operiamo In qualsiasi momento
A tal fine, un Codice Etico dedicato ai nostri — nostri dipendenti, nostre attività
fornitori è disponibile sul sito web di Lyreco. collaboratori e
I principi chiave
partner commerciali
I comportamenti da adottare e quelli da
COSA SUCCEDE IN CASO evitare
DI NON CONFORMITÀ Alcuni esempi sotto forma di domande e
risposte
AL CODICE ETICO? COSA ACCADE SE DOVE TROVARLO
Ciascun dipendente e collaboratore può, La documentazione di riferimento
nel corso della propria attività professionale, I contatti di riferimento
prendere una decisione a nome di Lyreco che Una situazione non è prevista dal Una versione digitale del Codice Etico può
può compromettere la reputazione aziendale. Codice Etico. essere consultata e scaricata da Workplace,
dal Sistema Documentale di Lyreco
Dovremmo quindi avere tutti familiarità con il È impossibile prevedere tutte le situazioni
(Toolbox - Italy QSS).
Codice Etico e agire in conformità con i suoi che si possono presentare. Ti incoraggiamo a
principi. Le sessioni di formazione dedicate hanno usare buon senso e giudizio, in caso di dubbi Tutti i documenti di riferimento sono
l’obiettivo di promuoverne la comprensione. chiedi consiglio prima di agire. accessibili nel Sistema Documentale di
Il mancato rispetto del Codice Etico potrebbe Lyreco (Toolbox - Italy QSS).
avere conseguenze gravissime, sia per l’azienda Le leggi o i regolamenti locali sono
che per le persone coinvolte. In base alla natura più o meno restrittivi del Codice
della violazione commessa dal dipendente o Etico.
collaboratore, possono essere applicate delle sanzioni
disciplinari, in conformità con la legislazione locale In tutti i casi, vanno rispettate le indicazioni
e le policy di Lyreco. In nessun caso la mancanza Questo è uno strumento “vivo” il cui scopo è di più rigorose e restrittive.
di conoscenza dei contenuti del Codice Etico può evolversi continuamente per adattarsi sempre
essere considerata una scusa o un’attenuante. meglio alle nostre attività. Di conseguenza,
saranno da ritenere valide le versioni più
Documento di riferimento
aggiornate del Codice Etico e i relativi
documenti di riferimento. P MNG 0 89 Sanzioni Disciplinari
Codice Etico • 7
IL TUO
STRUMENTO
PER LE
SEGNALAZIONI:
“RAISE YOUR
CONCERN”
—
Condividiamo l’obiettivo di prevenire e CONDIVIDI I RISERVATEZZA
DOMANDATI TUOI DUBBI! E TUTELA
rilevare eventuali violazioni del Codice
Etico in modo che Lyreco possa mettere
in atto le misure più appropriate.
Ti invitiamo a discutere, chiedere Contatta: Ci vuole coraggio per fare domande o
consigli, sollevare domande, dare voce alle preoccupazioni. Stai certo
Il tuo Manager
che Lyreco tratterà eventuali domande o
condividere le tue preoccupazioni e Il tuo direttore segnalazioni con riservatezza e senza alcun
segnalare qualsiasi violazione reale rischio di ritorsione.
• Marketing, Vendite, QSS, Logistica, IT,
o potenziale del Codice Etico.
Legale, Finance, P&C, Comunicazione, CC, Lyreco non tollera alcuna forma di ritorsione
Questo è Costitisce una
ecc. contro chiunque faccia una segnalazione
— INCOMPATIBILE VIOLAZIONE DEL
onestamente e in buona fede.
CON I NOSTRI CODICE ETICO? Il tuo referente per il Codice Etico
PORRE DOMANDE E ESPRIMERE LE VALORI? A livello locale:
PROPRIE PREOCCUPAZIONI AIUTA • Il Direttore Finance o P&C
LYRECO A PRESERVARE LA SUA A livello di Gruppo:
CULTURA DELL’INTEGRITÀ • Il Group Compliance Officer
Documento di riferimento
Sembra essere Può
NON ETICO? DANNEGGIARE P MNG 0 85 - Processo di
In ogni momento puoi usare lo strumento segnalazione e relativa gestione
LA REPUTAZIONE
“Raise your concern” accessibile dal Toolbox e
DI LYRECO?
dal sito istituzionale di Lyreco.
Codice Etico • 9
LA CONFORMITÀ ALLE LEGGI,
AI REGOLAMENTI E ALLE POLICY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Un cliente mi ha chiesto di accettare
una clausola contrattuale che è
contraria ai nostri standard. Che cosa
dovrei fare?
Sei obbligato ad informare il tuo manager e
contattare il referente legale della tua filiale
RESPONSABILITÀ Rimanere regolarmente informato sulla
normativa vigente e riguardante i compiti o
per verificare la validità legale di tale clausola
prima di accettare.
INDIVIDUALE l’ambito del tuo lavoro.
Penso che un fatto non rispetti le
In qualsiasi circostanza, i dipendenti e collaboratori
In caso di dubbi sulla normativa vigente, leggi vigenti e i regolamenti. Come
devono conformarsi alle normative vigenti, incluse le
chiedere consiglio prima di agire. dovrei comportarmi?
policy e regolamenti aziendali. Lyreco non tollererà
alcuna violazione e la mancanza di conoscenza non Segnalare qualsiasi violazione commessa Dovresti innanzitutto verificare e chiarire il
può essere considerata una scusa accettabile. da un dipendente e collaboratore o da un fatto, le circostanze e le relative ragioni. Se
partner commerciale. si arriva alla conclusione che esiste il rischio
di una violazione, puoi immediatamente
informare uno dei contatti di riferimento
RISCHIO COLLETTIVO
In caso di violazione, sia il dipendente e collaboratore Alcune leggi e normative locali
interessato che l’azienda sono esposti a sanzioni. vigenti nella filiale in cui lavoro sono
diverse da quelle a cui ci si riferisce
nel presente Codice Etico. Quale
dovrei applicare?
In caso di conflitto tra la normativa vigente
a livello locale e questo Codice Etico, si
dovrebbe sempre applicare la disposizione
più rigorosa. In caso di dubbi, si deve
NON DEVI chiedere consiglio a uno dei contatti di
riferimento.
Diventare complice in qualsiasi atto illegale
o non conforme.
I tuoi contatti di riferimento:
Nascondere o ignorare qualsiasi atto
illegale o non conforme. Il tuo manager
Prendere una decisione ignorando la Il tuo referente legale
normativa vigente.
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 11
LE NOSTRE
PERSONE
Codice Etico • 13
LEADERSHIP LE NOSTRE
PERSONE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Sono un manager e un componente Non so se i membri del mio team si
del mio team mi ha segnalato una comportano correttamente. Come
questione etica. Cosa dovrei fare? posso esserne sicuro?
Innanzitutto è imperativo rispettare la totale Ti incoraggiamo a identificare e monitorare
riservatezza in merito alla segnalazione fatta regolarmente potenziali rischi di violazione
e l’identità del segnalatore. È necessario del Codice Etico all’interno del tuo team.
SVILUPPARE UNO SPIRITO Assicurare la condivisione e il rispetto del
Codice Etico.
raccogliere tutti i fatti dal dipendente o
collaboratore e condividere la segnalazione
Incoraggiare il confronto assicura che il
Codice Etico sia conosciuto e compreso
COLLETTIVO con uno dei contatti di riferimento. attraverso la sua citazione e verifica. Tutti i
Sviluppare un ambiente basato sulla dipendenti e collaboratori dovrebbero fare
Motivare e supportare i colleghi a lavorare
fiducia che consenta a ogni dipendente e una formazione a riguardo.
tenendo conto degli obiettivi collettivi è una Ho difficoltà a prendere una
collaboratore di porre domande o esprimere
missione fondamentale dei manager.
i propri dubbi. decisione a seguito di una
segnalazione di carattere etico
Gestire qualsiasi problematica che emerga in
sollevata da un componente del mio
ambito etico.
PROMUOVERE team. Come dovrei comportarmi?
UNA CULTURA ETICA Se incontri una situazione che solleva
La missione di tutti i nostri manager è quella problematiche etiche potenziali o reali, non I tuoi contatti di riferimento:
di creare e sostenere una cultura dell’integrità prendere decisioni da solo o frettolosamente.
Raccogli i fatti e segnala il problema tramite Il tuo manager
ed etica all’interno dei loro team.
lo strumento “Raise your concern”. Il tuo P&C Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
NON DEVI
Ignorare una segnalazione fatta da un
dipendente o collaboratore.
Evitare o rifiutare di aiutare un dipendente
o collaboratore in cerca di consiglio o
supporto.
Mettere al primo posto l’interesse personale.
Codice Etico • 15
SALUTE, SICUREZZA
E BENESSERE LE NOSTRE
PERSONE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Devo indossare dei dispositivi di
protezione individuale per svolgere
il mio lavoro. Posso essere certo di
lavorare in completa sicurezza?
Lyreco, in qualità di datore di lavoro,
definisce se e quali dispositivi di protezione
UN AMBIENTE SANO Rispettare ogni giorno le norme in materia di
salute e sicurezza.
individuale indossare in base all’ambiente di
lavoro e i rischi associati.
E SICURO
Sapere cosa fare in caso di emergenza sul Rispettare tutte le policy di Lyreco concorre
La prevenzione degli infortuni sul lavoro
posto di lavoro e mettere in atto rapidamente a questo fine. Prima dell’uso, è richiesto
e delle malattie professionali sono
tutte le istruzioni di evacuazione. di leggere eventuali etichette, avvertenze,
impegni essenziali per Lyreco.
informazioni e istruzioni fornite insieme ai
Proteggere se stessi e gli altri. dispositivi di protezione individuale. In caso
Segnalare rapidamente qualsiasi situazione, di dubbi, si può chiedere consiglio ai contatti
BENESSERE SUL LUOGO anche minima, che possa potenzialmente di riferimento.
DI LAVORO danneggiare la salute e la sicurezza sul
lavoro. Ho delle difficoltà sul lavoro perché
Lyreco intende promuovere la qualità della vita
l’ambiente in cui opero ha un impatto
sul luogo di lavoro, garantendo un equilibrio tra
vita professionale e privata e incoraggiando un negativo sul mio benessere. Cosa
atteggiamento positivo e solidale tra colleghi. dovrei fare?
Ti invitiamo a discuterne rapidamente con uno
dei contatti di riferimento per implementare
i correttivi più appropriati. Più aspetti e più
questa situazione di disagio avrà un impatto
NON DEVI negativo sul tuo benessere, le tue prestazioni
professionali e il tuo equilibrio personale.
Lavoro come Operatore in un
magazzino di Lyreco. Ho notato
che un macchinario non funziona
correttamente. Cosa dovrei fare?
In primo luogo, interrompi immediatamente
Mettere te stesso o gli altri in pericolo. l’utilizzo di questo macchinario. Al fine di I tuoi contatti di riferimento
evitare qualsiasi rischio potenziale per la
Rimanere passivo e silenzioso di fronte a Il tuo manager
salute e la sicurezza degli altri, condividi le
situazioni critiche per la salute e la sicurezza
informazioni con chi hai intorno e segnala
dei colleghi o di te stesso. Il P&C Director
immediatamente la situazione al Manager
Creare un’atmosfera negativa o dannosa al del magazzino nonché a uno dei contatti di Il QSS Manager
benessere collettivo. riferimento, in modo che vengano apportati
i correttivi più appropriati non appena Ndc Manager
possibile. I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 17
INCLUSIONE E DIVERSITÀ LE NOSTRE
PERSONE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
La mia collega dimostra grande dei contatti di riferimento.
impegno e lavora molto bene.
Uno dei miei colleghi spesso racconta
Tuttavia, lo scorso anno, molti
barzellette offensive a sfondo
colleghi maschi sono stati promossi
razzista e omofobo. Alcuni dei miei
o hanno ricevuto un aumento
colleghi si sentono offesi e a disagio,
dello stipendio nonostante le loro
ma nessuno osa dirgli di smetterla.
prestazioni siano state meno brillanti.
IL RISPETTO COME VALORE Agire verso gli altri, internamente ed
esternamente, con apertura e rispetto per le Sospetto che lei sia una vittima di
Cosa dovrei fare?
FONDAMENTALE differenze culturali. discriminazione in quanto donna. Se sei testimone di una discriminazione,
L’inclusione sociale e la diversità contribuiscono Come dovrei comportarmi? abbi il coraggio di opporti al comportamento
Opporti a qualsiasi comportamento inappropriato. Puoi anche segnalare questi
ad arricchire la nostra cultura aziendale. Se sospetti pratiche discriminatorie all’interno
inappropriato. comportamenti a qualcuno dei contatti di
del tuo team, sei invitato a segnalarle a uno riferimento.
NESSUNA
DISCRIMINAZIONE
Le decisioni di Lyreco in merito a
reclutamento, formazione e promozioni si
basano esclusivamente sulle qualifiche, le
competenze e le esperienze professionali.
—
Che cos’è?
La discriminazione si riferisce a tutte le disparità di NON DEVI
trattamento in base a sesso, età, disabilità, nazionalità,
colore della pelle, classe sociale, situazione familiare,
orientamento sessuale, credenze religiose, cultura,
opinioni politiche o qualsiasi altra caratteristica.
Avere opinioni o comportamenti Documento di riferimento
discriminatori o non rispettosi delle
P MNG 0 88 - Discriminazione e molestie
differenze.
Favorire alcuni dipendenti o collaboratori. I tuoi contatti di riferimento
Il tuo manager
Il tuo P&C Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise your
concern”
Codice Etico • 19NESSUNA INTIMIDAZIONE
O MOLESTIA LE NOSTRE
PERSONE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Documento di riferimento
P MNG 0 88 – Discriminazione e
Il mio manager mi invia regolarmente molestie
messaggi a sfondo esplicitamente
sessuale. Mi sento davvero a disagio. I tuoi contatti di riferimento
Come dovrei rispondere?
Il tuo manager
Non tolleriamo questo tipo di comportamento,
sia durante che al di fuori dell’orario di Il tuo P&C Director
NESSUNA INTIMIDAZIONE Ascoltare attentamente qualsiasi persona che
esprima preoccupazione o problemi in merito
lavoro, indipendentemente dal contesto e
dalla situazione. Ti incoraggiamo a chiedere
I referenti Etici
O MOLESTIA a intimidazioni o molestie. esplicitamente al tuo manager di smettere. Lo strumento di segnalazione “Raise
Lyreco è impegnata a garantire un ambiente di lavoro Al fine di garantire una rapida ed efficace your concern”
Opporti a qualsiasi comportamento
libero da qualsiasi forma di intimidazione o molestia. soluzione, puoi anche informare uno dei
inappropriato.
contatti di riferimento per ottenere supporto e
decidere che azione intraprendere.
DIGNITÀ E PROFESSIONALITÀ Il mio manager può essere molto
intimidatorio. So che questo è per
Ogni dipendente, collaboratore o partner commerciale
deve essere trattato con dignità e professionalità. incitarci a produrre un lavoro di
qualità, ma a volte può essere molto
— umiliante e danneggia il morale
dell’intera squadra. Cosa dovrei
fare?
Cosa sono?
Le intimidazioni e le molestie si riferiscono a Il ruolo del tuo manager è stimolare e
qualsiasi azione indesiderata e ripetuta nei motivare il suo team a produrre un lavoro
confronti di un’altra persona, che sia verbale, di qualità. Pertanto, ha il ruolo di valutare
visiva o fisica, che crei intimidazione, ostilità, le prestazioni della sua squadra o di fare
offesa o minaccia nell’ambiente di lavoro. NON DEVI osservazioni a questo scopo. Tuttavia
un manager deve anche trattare la sua
squadra con rispetto e agire in maniera
appropriata. Se pensi di non essere stato
trattato professionalmente, devi cercare di
parlargliene. Potresti anche consultare il tuo
responsabile delle Risorse Umane.
Esprimere qualsiasi forma di molestia
utilizzando parole, gesti, commenti o
inappropriati contatti fisici.
Mostrare immagini o oggetti offensivi.
Codice Etico • 21ASCOLTARE I NOSTRI COLLEGHI LE NOSTRE
PERSONE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Prevedo un cambiamento che Uno dei membri del mio team
potrebbe avere un impatto desidera essere eletto come
sull’organizzazione del team. Rappresentante Sindacale Aziendale.
Dovrei coinvolgere i Rappresentanti Cosa dovrei fare?
Sindacali Aziendali?
Lyreco rispetta il diritto dei dipendenti ad
In primo luogo, chiedi consiglio a uno dei appartenere a un Sindacato. Come manager,
INCORAGGIARE IL DIALOGO Condividere apertamente le tue
preoccupazioni.
contatti di riferimento. In base alle leggi tu non devi intervenire in questo processo.
e regolamenti locali, potrebbe essere Se il tuo collaboratore viene eletto, devi
È essenziale per Lyreco consentire a dipendenti
obbligatorio coinvolgere i Sindacati o i assicurare che possa svolgere i suoi doveri
e collaboratori di esprimere le proprie opinioni Sapere chi sono i Rappresentanti Sindacali
Rappresentanti Sindacali Aziendali. sindacali e valutarne l’impatto sul carico di
e garantire un dialogo costruttivo. Aziendali, i Rappresentanti dei Lavoratori
lavoro del tuo team.
per la Sicurezza e conoscere gli organi
rappresentativi del personale.
RAPPRESENTARE I COLLEGHI
Tutti i dipendenti hanno il diritto di organizzare,
appartenere e svolgere un ruolo attivo nelle associazioni
sindacali o negli organi di rappresentanza dei lavoratori.
NON DEVI
Trattare le Rappresentanze Sindacali Aziendali
in modo diverso rispetto agli altri.
Influenzare la libera scelta dei dipendenti di
formare o appartenere a una rappresentanza
sindacale.
I tuoi contatti di riferimento
Il tuo manager
Il tuo P&C Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise your
concern”
Codice Etico • 23LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
—
Codice Etico • 25CORRUZIONE E TRAFFICO
DI INFLUENZE ILLECITE LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Sto lavorando alla domanda per richiedere al tuo indirizzo personale. Questo potrebbe essere
il permesso di costruzione per estendere considerato come un tentativo di influenzare
il nostro Centro di Distribuzione. So che in modo inappropriato la tua decisione. Come
si tratta di una richiesta complicata poiché promemoria, la quantità di campioni inviata dai
richiede tante autorizzazioni e il risultato nostri fornitori deve essere limitata al minimo
è incerto. Sono stato contattato da un indispensabile. I campioni non devono, in nessun
consulente che si è offerto di aiutarmi, caso, essere utilizzati per scopi privati o venduti
UN RIGOROSO DIVIETO Rifiutare qualsiasi forma di corruzione o
traffico di influenze illecite commesso da
sostenendo di essere in buoni rapporti per il tuo profitto. Potresti forse suggerire al
con il pubblico ufficiale che prenderà fornitore che, in caso di campioni in eccesso, li
È severamente vietata qualsiasi forma di corruzione un dipendente, collaboratore o partner la decisione. Dovrei accettare la sua mandi alla tua attenzione in Lyreco da destinare a
o traffico di influenze illecite, che siano dirette o commerciale. proposta? “Lyreco for Education”.
indirette, attive o passive, pubbliche o private.
Partecipare alla formazione organizzata da Devi stare molto attento e controllare la reputazione Uno dei miei colleghi mi ha detto di avere
Lyreco e dedicata a combattere la corruzione e le referenze del consulente. Può sicuramente ricevuto da un fornitore un buono regalo
e traffico di influenze illecite. essere saggio rivolgersi a una consulenza esterna per un fine settimana di lusso a sua scelta. È
TOLLERANZA ZERO per gestire un caso complicato. Tuttavia, devi normale?
Azienda, dipendenti e collaboratori condividono la essere certo che paghiamo solo il costo della
Prima di tutto, devi informare il tuo collega che
medesima responsabilità, pertanto qualsiasi violazione, consulenza tecnica e che il suo servizio non
ciò viola il Codice Etico e più nello specifico la
inclusa l’intenzione o il tentativo di corrompere o di costituisca, direttamente o indirettamente, una
procedura “Regali e inviti” e che deve rifiutare
traffico di influenze illecite, deve essere soggetto a forma di corruzione o un traffico di influenze
esplicitamente il regalo e restituirlo al fornitore.
sanzioni da parte di Lyreco con tolleranza zero. illecite. In una situazione del genere, il fatto che il
Potrebbe essere considerato come un inadeguato
consulente abbia fatto riferimento al suo rapporto
tentativo di influenzare la sua decisione. Se non
personale con il decisore è un segnale che devi
— è d’accordo, tu devi informare uno dei contatti di
stare vigile.
riferimento.
Che cos’è? Mentre lavoravo alla risposta ad una gara
organizzata da un potenziale cliente, il
La corruzione è il fatto di promettere, dare, sollecitare
responsabile acquisti di questa azienda mi
o ricevere, direttamente o indirettamente, denaro NON DEVI chiede una tangente per selezionare Lyreco
o qualsiasi cosa di valore allo scopo di ottenere come fornitore, o mi richiede di accordarci
un vantaggio ingiustificato o di influenzare una su un prezzo favorevole in cambio di un
decisione. Non sempre implica un atto materiale. weekend di lusso. Posso accettare per
Il traffico di influenze illecite si riferisce al aggiudicarmi l’appalto?
fatto che una persona è ricompensata per aver Questo è un caso di pura corruzione! Non
influenzato una decisione presa da terzi. devi mai, direttamente o indirettamente, in Documenti di riferimento
Il traffico di influenze illecite o la corruzione nessun momento, accettare o ricevere qualsiasi P MNG 0 81 - Corruzione
possono essere attive o passive. tipo di tangente, dono o altro compenso,
Diventare complice di qualsiasi atto di P MNG 0 82 - Conflitto di interessi
indipendentemente dall’importo e fonte, sia privata
corruzione o traffico di influenze illecite. che del settore pubblico, qualunque sia il contesto P MNG 0 83 - Pagamenti agevolanti
e in particolare nell’ambito di una gara. In una
Nascondere o ignorare qualsiasi situazione P MNG 0 86 - Regali ed inviti
situazione del genere, tu sei tenuto a rifiutare e a
che comporti corruzione o il traffico di
segnalarlo immediatamente ad uno dei contatti di
influenze illecite. riferimento. I tuoi contatti di riferimento
Uno dei nostri fornitori mi informa che può Il tuo manager
inviare al mio indirizzo personale alcuni
Il tuo Finance Director
campioni extra di prodotti in esubero.
Posso accettare la sua offerta? I referenti Etici
Devi rifiutare esplicitamente di ricevere campioni Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 27FRODE LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Lavoro in Contabilità e qualcuno, phishing.
presentandosi come il presidente
Sono un project manager e il
dell’azienda con cui non ho contatti
fornitore di servizi esterno sta
professionali regolari, mi ha chiamato
fatturando, per la fornitura di servizi
per una richiesta urgente ed insolita
legati a questo progetto, un importo
di trasferire dei fondi. Cosa dovrei
superiore a quello preventivato.
fare?
MANTENERE UNA Reagire immediatamente a qualsiasi richiesta
insolita che può celare un approccio
Posso ripartire il costo su diversi mesi
Questo è un tipico segnale di frode. Niente per nascondere questa spesa extra?
COSTANTE VIGILANZA fraudolento. panico e non trasferire fondi di tua iniziativa.
Ogni dipendente e collaboratore deve Assolutamente no. Un reporting inaccurato
Rispettare le procedure della contabilità Devi controllare la fonte della richiesta e
prevenire, rilevare e combattere tutti i tipi dei costi costituisce una manipolazione dei
interna di Lyreco. segnalarla immediatamente a uno dei contatti
di frode, sia interna che esterna. conti della società ed è severamente vietato
di riferimento e al Direttore Finanziario.
Assicurare che tutte le informazioni e i dati Le mie vendite mensili sono inferiori
Lavoro nel reparto Finance e ho
utilizzati siano affidabili e recuperare la rispetto al mio target. Ho quindi
documentazione a supporto.
ricevuto un’e-mail che sembra
chiesto a un cliente di effettuare
ACCURATEZZA DEI pervenire da un ente pubblico, con la
un ordine per totalizzare una
DATI FINANZIARI richiesta di potersi connettere al sito
significativa quantità di prodotti
web per scaricare delle informazioni
Ogni dipendente e collaboratore ha il dovere che restituirà il mese prossimo con
finanziarie a fini statistici. Come
di assicurare che qualsiasi informazione la richiesta di una nota di credito.
dovrei rispondere?
finanziaria fornita sia accurata. Questa azione è accettabile?
Se si tratta di una richiesta insolita, dovresti
Questo tipo di manipolazione, che ha
— segnalarlo al tuo manager e controllare se
lo scopo di ottenere il bonus mensile, è
questa richiesta è stata realmente inviata da un
severamente vietata e può comportare gravi
ente pubblico. Potrebbe essere un tentativo di
Che cos’è? sanzioni per le persone coinvolte.
La frode si riferisce a un atto illegale caratterizzato NON DEVI
da inganno, occultamento o violazione della
fiducia (ad esempio, dichiarazioni finanziarie
false o fuorvianti, appropriazione indebita
di fondi, furto di risorse aziendali, false
dichiarazioni a terze parti, furto di identità e
falsificazione di documenti, falsi o fraudolenti
bonifici bancari, attacchi informatici, riciclaggio
di denaro, negligenza, sovrapprezzi, ecc.).
Falsificare o manipolare i dati.
Divulgare qualsiasi informazione che possa
essere utilizzata per scopi fraudolenti.
I tuoi contatti di riferimento
Il tuo manager
Il tuo Finance Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 29CONFLITTO D’INTERESSE LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Ho interessi finanziari in un’azienda
che è un fornitore che partecipa a
una gara d’appalto organizzata da
Lyreco. Cosa dovrei fare?
Devi informare immediatamente il tuo
manager e astenerti dal partecipare al
MANTENERE L’OBIETTIVITÀ Interrogarti riguardo a qualsiasi rischio di
conflitto di interesse prima di qualsiasi azione
processo di selezione di questo fornitore.
Devi anche assicurarti di non influenzare la
Lyreco non ammette che interessi personali o decisione. decisione finale.
entrino in conflitto con gli interessi di Lyreco.
In qualità di manager, devi gestire ogni Mi occupo di acquisti. Il mio migliore
situazione che presenti un conflitto di amico è stato nominato responsabile
interessi e decidere in base alle circostanze. delle vendite all’interno di un’azienda
DICHIARARE QUALSIASI nostra fornitrice. Devo avviare la
RISCHIO trattativa commerciale annuale con il
Qualsiasi rischio che comporti un conflitto di interessi fornitore interfacciandomi con questo
deve essere dichiarato dal dipendente in questione. amico. Posso accettare di negoziare
con lui?
— Devi immediatamente condividere la
situazione con il tuo manager. Il tuo manager
Che cos’è? analizzerà attentamente il caso in modo
Un conflitto di interessi si riferisce a qualsiasi confidenziale e deciderà se consentirti di
situazione in cui un dipendente ha un interesse gestire oppure no questa negoziazione.
privato o personale che rischia di influenzare Un amico mi sta chiedendo se ci sono
l’obiettività di una decisione interna o esterna, opportunità di lavoro all’interno
in particolare nel contesto di una trattativa NON DEVI
Lyreco. Posso informarlo delle
contrattuale, nella selezione di partner commerciali
posizioni vacanti?
o di selezione e gestione di personale.
Lyreco incoraggia i suoi dipendenti a
segnalare candidati allineati alle competenze
richieste. Una volta che il CV è stato ricevuto
dall’azienda, tu non puoi partecipare, in
nessun modo, al processo di selezione e devi
informare il tuo amico di questo.
Nascondere o ignorare qualsiasi situazione Documento di riferimento
che comporti un conflitto d’interesse. P MNG 0 82 - Conflitto di interessi
Iniziare una trattativa o prendere una
decisione nel caso sia coinvolto un amico o I tuoi contatti di riferimento
un parente stretto senza previa informazione
Il tuo manager
e approvazione.
Il tuo P&C Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione ”Raise
your concern”
Codice Etico • 31COMPETIZIONE LEALE LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Durante le fiere, a volte discuto dei Ho rapporti amichevoli con alcune
trend di mercato, in modo informale, persone che lavorano per uno
con alcuni concorrenti. A cosa dovrei dei concorrenti di Lyreco. Come
stare attento? mi dovrei comportare quando ho
BANDIRE TUTTE LE Le discussioni sui trend generali del mercato
discussioni informali con loro?
PRATICHE SCORRETTE sono accettabili. Ma è severamente vietato Qualsiasi discussione con i concorrenti,
Evitare contatti inappropriati con un divulgare o raccogliere informazioni anche informale e occasionale, presenta dei
Eventuali pratiche sleali o anti-concorrenziali non
concorrente. sensibili che potrebbero ledere gli interessi rischi. Stai molto attento ed evita qualsiasi
sono tollerate in alcun modo da Lyreco. È vietato
limitare, distorcere o impedire la libera concorrenza. commerciali di Lyreco o dei suoi concorrenti. conversazione o attività che potrebbe
Condividere solo informazioni pubbliche
Se ritieni che la conversazione possa portare portare alla divulgazione o alla ricezione di
riguardanti un partner commerciale, un
alla divulgazione involontaria di informazioni informazioni sensibili.
mercato o un concorrente.
sensibili, interrompila o cambia argomento.
UNA RESPONSABILITÀ Proteggere le informazioni riservate o
CONDIVISA sensibili riguardanti Lyreco o i suoi partner
commerciali.
Durante una gara d’appalto
Lyreco richiede che i suoi partner commerciali organizzata da un potenziale cliente,
e i dipendenti e collaboratori svolgano pratiche un concorrente mi ha proposto di
commerciali nel rispetto delle regole. gonfiare la sua offerta in modo che
Lyreco possa vincere. In cambio, il
concorrente mi ha chiesto di fare
lo stesso per la successiva gara
d’appalto del cliente. È accettabile? I tuoi contatti di riferimento
NON DEVI
Assolutamente no. Tale pratica viola la legge Il tuo manager
sulla concorrenza e potrebbe esporre sia
Lyreco che voi stessi a procedimenti giudiziari Il referente Legale
e sanzioni severe. Dovresti rifiutare tale
I referenti Etici
proposta e informare immediatamente uno
dei contatti di riferimento. Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Concludere alcun tipo di accordo illecito con
un concorrente in merito a prezzi, margini,
costi, ripartizione di mercato, ecc.
Nascondere o ignorare eventuali pratiche
sleali o anticoncorrenziali attuate da un
collega, un collaboratore o un partner
commerciale.
Codice Etico • 33PAGAMENTI AGEVOLANTI LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Sto aspettando un visto per un
viaggio d’affari e l’impiegato del
consolato mi dice che può accelerare
la procedura in cambio di 50 euro.
Se mi rifiuto, rischio di ricevere il
visto troppo tardi per effettuare il
mio viaggio d’affari programmato.
VIETATO Rifiutarti di effettuare qualsiasi pagamento
agevolante o consentire a terzi di farlo per tuo Posso accettare la sua offerta?
Questi pagamenti, anche modesti, sono conto.
atti di corruzione e sono vietati. Devi rifiutarti di pagare anche se rischi di
essere costretto a cancellare il tuo viaggio di
L’unica eccezione riguarda i casi che comportano lavoro. Devi anche segnalare questa pratica a
minaccia alla salute, la sicurezza o la libertà uno dei contatti di riferimento.
dei nostri dipendenti e collaboratori.
Uno dei miei clienti strategici è
— in attesa di prodotti bloccati alla
frontiera per il controllo doganale.
L’agente doganale mi dice che può
Che cosa sono?
accelerare il processo pagando 500
I pagamenti agevolanti si riferiscono al pagamento di
euro al controllo doganale. Posso
una piccola somma, direttamente o indirettamente,
accettare in modo da mantenere
a un pubblico ufficiale per svolgere le formalità
buoni rapporti con questo cliente?
amministrative con l’obiettivo di facilitare o
accelerare la concessione di servizi o permessi. Questo pagamento agevolante è severamente
NON DEVI vietato, anche se realizzato da terzi. Questo
episodio deve essere segnalato ad uno dei
contatti di riferimento.
Durante un viaggio all’estero,
vengo fermato per il controllo
doganale. Nonostante io abbia tutte
le autorizzazioni richieste e i visti,
il responsabile del controllo ha un
diverso punto di vista sulla situazione
Metterti in pericolo rifiutando di fare un e minaccia di trattenermi per aver
pagamento agevolante. violato le leggi sull’immigrazione, a
meno che io non gli paghi 100 euro. Documenti di riferimento
Posso accettare? PMNG 0 83 - Pagamenti agevolanti
Dal momento che la tua libertà sembra essere
minacciata, sei eccezionalmente autorizzato I tuoi contatti di riferimento
ad effettuare il pagamento. Successivamente
devi segnalare questo incidente a uno dei Il tuo manager
contatti di riferimento. Il tuo Finance Director
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 35REGALI E INVITI LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Vorrei invitare un potenziale cliente Sto organizzando una gara d’appalto
del settore pubblico a visitare il nostro con i nostri fornitori. Uno dei fornitori
centro di distribuzione per dimostrare mi ha invitato a una fiera a cui sta
la nostra competenza tecnica e logistica. partecipando e mi ha offerto di
Lui accetta, purché che Lyreco si accolli sostenere tutte le mie spese, comprese
le spese di viaggio e di alloggio. Posso quelle di viaggio e alloggio. Posso
procedere? accettare?
REGOLAMENTI RIGOROSI Rifiutare cortesemente qualsiasi regalo non
autorizzato o invito. Qualsiasi rapporto con i funzionari pubblici è No, devi rifiutare in quanto sei responsabile
Qualsiasi regalo o invito, ricevuto o
delicato per via delle regole di anticorruzione che della gestione del bando di gara, anche perché
offerto a un dipendente o collaboratore, Considerare il contesto oltre che le policy
proibiscono di accettare regali o inviti. I costi del accettare potrebbe dare l’impressione di poter
è strettamente regolato da Lyreco. interne di Lyreco e quelle dell’azienda influenzare la tua imparzialità e la tua decisione.
partner, prima di offrire un regalo o un caso devono quindi essere ragionevoli, approvati
invito. in anticipo e strettamente associati alla visita.
Hotel di lusso, pasti costosi e viaggi eccedenti la Un fornitore mi ha invitato a partecipare
UNA GUIDA PRATICA Leggere la guida pratica in caso di dubbi. durata della visita, sono tassativamente proibiti. a un evento sportivo in una suite
Tutti i dipendenti e collaboratori sono invitati a VIP con uno dei miei clienti al fine di
leggere le linea guida “Regali, pasti e inviti” Ho ricevuto un regalo da un fornitore. promuovere i suoi prodotti. Dovrei
per conoscere l’ambito di applicazione e il Dato che ho familiarità con il fornitore, accettare l’invito?
processo di autorizzazione preventiva. penso che rifiutare un regalo potrebbe No, non puoi accettare un invito del genere da
essere considerato offensivo e potrebbe un fornitore, anche se in presenza di un cliente.
danneggiare la nostra relazione
professionale. Posso accettare il regalo?
NON DEVI I regali dei fornitori non sono accettabili. Tuttavia,
se un rifiuto può pregiudicare il rapporto d’affari
in questione, e solo in questi rari casi, potrebbe
essere accettato a seguito di approvazione
eccezionale da parte del manager. Tuttavia, devi
donare questo regalo a “Lyreco for Education”.
Io e il mio team siamo invitati a un
incontro di un intero giorno da parte di
Nascondere regali o inviti ricevuti. un fornitore per la presentazione dei suoi
nuovi prodotti. Questo incontro avverrà Documenti di riferimento
Essere ritenuto responsabile per corruzione, in un hotel di lusso, seguito da una cena. P MNG 0 86 - Regali ed inviti
accettando doni o inviti che potrebbero
Il fornitore sosterrà tutti i costi. Posso
influenzare la tua decisione. Guida per regali, pasti ed inviti
accettare?
In tutti i casi, è necessario richiedere una
validazione preventiva in conformità con le policy I tuoi contatti di riferimento
interne di Lyreco. L’approvazione dipenderà dal Il tuo manager
contesto e dalle circostanze, compreso il tempo
dedicato all’incontro di lavoro durante l’intero Il tuo Finance Director
viaggio d’affari. Non dovrà essere accettato I referenti Etici
se l’invito mira ad influenzare le decisioni
commerciali. Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico • 37I RAPPORTI CON I CLIENTI
E CON I FORNITORI LA NOSTRA
BUSINESS
INTEGRITY
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Uno dei miei potenziali clienti del settore
pubblico mi ha contattato per informarmi
della sua intenzione di cambiare il suo
fornitore attuale di prodotti per ufficio
al fine di scegliere Lyreco. Tuttavia, non
vuole indire un bando di gara pubblico
e mi ha chiesto se potrei essere pronto a
FOCUS SULL’ECCELLENZA Ascoltare attentamente i nostri partner
commerciali.
suddividere la nostra offerta commerciale in
più lotti in modo da rimanere al di sotto delle
PER IL CLIENTE soglie delle gare pubbliche. Cosa dovrei
Risolvere o dare voce alle preoccupazioni fare?
L’eccellenza per il cliente è al
dei nostri partner commerciali.
centro dell’attività di Lyreco. Qualsiasi procedura di appalto pubblico, incluse
La nostra mission Selezionare i fornitori sulla base di obiettivi e le gare pubbliche, sono regolamentate e soggette
Pionieri nel fornire in modo sostenibile ciò criteri equi. a condizioni definite dalla legge. Qualsiasi
di cui ogni ambiente di lavoro ha bisogno manipolazione o tentativo di aggirare le procedure
Fare riferimento alle condizioni contrattuali per gli appalti pubblici potrebbero portare a pesanti
di modo che i nostri clienti possano applicabili in caso di reclami da parte dei sanzioni sia per Lyreco che per il pubblico ufficiale
concentrarsi sul proprio business. nostri partner commerciali. in questione. Prima di accettare la proposta del
tuo cliente, devi segnalarlo al tuo referente legale
in modo da verificare la fattibilità giuridica di tale
UNA PARTNERSHIP CON I proposta.
NOSTRI FORNITORI Uno dei nostri fornitori ha attualmente
esaurito lo stock, il che potrebbe influire
La nostra capacità di offrire l’eccellenza al
cliente si basa, soprattutto, su una partnership NON DEVI sulla nostra capacità di servire i nostri
clienti. Ho trovato un fornitore alternativo
a lungo termine con i nostri fornitori. che conosco professionalmente, ma che non
è elencato tra i fornitori di Lyreco. Posso
effettuare l’ordine direttamente da lui?
UNA GARANZIA DI Ogni selezione di un fornitore deve seguire l’iter
INTEGRITÀ E FIDUCIA obbligatorio della gara d’appalto, anche in questo
caso. Inoltre, il fornitore deve essere soggetto a
Agire con integrità e rispetto è essenziale valutazioni preventive. Pertanto, non è possibile
per un rapporto sostenibile e di fiducia selezionare un nuovo fornitore senza seguire la
con i nostri partner commerciali. Promettere prodotti o servizi che Lyreco non policy interna di Lyreco a tal riguardo.
può fornire.
Durante la valutazione dei fornitori, ho
Avviare una relazione d’affari senza saputo che la filiale di uno di questi era
raccogliere informazioni preliminari sospettata di corruzione. Come dovrei
sull’attività del partner commerciale in comportarmi? I tuoi contatti di riferimento
questione. Il tuo manager
Devi immediatamente informare uno dei contatti
Divulgare qualsiasi informazione riservata di riferimento. La decisione se continuare o
Il Sales Manager
senza previa autorizzazione. meno a intrattenere rapporti commerciali con
questo fornitore, basata su fatti comprovati, deve Il referente Legale
Ignorare o minimizzare qualsiasi reclamo essere presa da Lyreco e comunicata al fornitore
ricevuto dal nostro partner commerciale. in questione. Massima attenzione è richiesta I referenti Etici
considerando il potenziale impatto sulla reputazione
Lo strumento di segnalazione “Raise
di Lyreco.
your concern”
Codice Etico • 39I NOSTRI
PRODOTTI E
LE RISORSE
—
Codice Etico • 41L’ECCELLENZA DEL PRODOTTO I NOSTRI
PRODOTTI
E LE RISORSE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE Documento di riferimento
MNG 010 - Codice Etico Fornitori
Un cliente ha un problema relativo alla
qualità di un prodotto fornito da Lyreco.
Sono stato informato di questo problema.
Posso rispondere a questo cliente?
Qualsiasi richiesta sollevata da un cliente e
I tuoi contatti di riferimento
riguardante la qualità dei nostri prodotti e i Il tuo manager
servizi, deve essere gestita con la massima cura.
LA RICERCA Richiedere ai fornitori di condividere tutta la
documentazione relativa ai prodotti.
Informa immediatamente uno dei contatti di Il Marketing Manager
DELL’ECCELLENZA riferimento in modo che Lyreco possa valutare
rapidamente l’entità del problema in termini
Il QSS Manager
Conservare, trasportare e consegnare i
Lyreco si impegna affinché tutti i prodotti offerti sia di qualità del prodotto/servizio che di
prodotti, considerando la natura degli stessi I referenti Etici
ai nostri clienti soddisfino gli standard più elevati rischio, sia per il cliente che per noi. Tu devi
e le istruzioni date dai fornitori.
in termini di qualità, sicurezza e ambiente. solo informare il cliente che il problema è stato Lo strumento di segnalazione “Raise
preso in considerazione e che l’azienda se your concern”
ne sta facendo carico. Non prendere alcuna
iniziativa per conto tuo. In base alle indagini
IL RUOLO CHIAVE sulla qualità, specifiche misure correttive e una
DEI NOSTRI FORNITORI comunicazione dedicata (se necessaria) saranno
implementate dalle funzioni competenti in
Lyreco lavora esclusivamente con partner
carico.
commerciali che condividono la stessa
ambizione di eccellenza del prodotto.
NON DEVI
Nascondere o ignorare qualsiasi problematica
relativa alla qualità del prodotto o alla sua
conformità.
Tentare di risolvere un problema relativo alla
qualità senza coinvolgere i soggetti rilevanti.
Codice Etico 43PROTEZIONE DELLE RISORSE I NOSTRI
PRODOTTI
E LE RISORSE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Un collega non ha accesso a
uno strumento IT di cui io sono
l’amministratore. Posso inviare i
dettagli del mio login?
Non devi mai rivelare i tuoi dati di login.
Piuttosto crea un nuovo accesso per il tuo
EVITARE QUALSIASI UTILIZZO Bloccare il computer quando te ne allontani e
cambiare la tua password quando richiesto.
collega dopo aver ricevuto l’approvazione
che giustifichi tale richiesta di accesso.
INAPPROPRIATO
Gestire i dati personali in conformità con le
Ogni dipendente deve utilizzare le risorse
normative vigenti e con le policy interne di Il mio computer e il mio cellulare
dell’azienda esclusivamente per scopi professionali
Lyreco. sono stati rubati. Cosa dovrei fare
e proteggerli da qualsiasi smarrimento, furto,
per garantire che i dati aziendali
distruzione, uso illecito o usura prematura. Assicurarti che tutte le persone esterne
siano protetti?
che accedono agli edifici di Lyreco siano
registrate e accompagnate. Per favore informa immediatamente uno dei
contatti di riferimento in modo che possano
MISURE DI SICUREZZA proteggere i dati memorizzati sui tuoi
Lyreco ha implementato misure di sicurezza dispositivi. Inoltre, denuncia velocemente lo
adeguate per difendersi dagli attacchi informatici smarrimento o il furto alle autorità competenti.
e rischi di perdita o violazione dei dati.
—
NON DEVI
Che cosa sono?
Le risorse si riferiscono a tutti i beni tangibili e
intangibili di Lyreco (ad esempio, le sue strutture,
gli strumenti, i veicoli, le attrezzature degli uffici,
i telefoni cellulari, i computer, i laptop, i dati
finanziari, i dati personali, le informazioni sensibili,
i diritti di proprietà intellettuale, i software, ecc.). Documenti di riferimento
GDPR 300 - Data Protection Master
Policy
Condividere le tue login e password.
GDPR 355 - Regolamento per l’uso
Divulgare i dati a una persona non
degli strumenti informatici
autorizzata.
Lasciare dati riservati o sensibili nella I tuoi contatti di riferimento
stampante o su cartelle condivise.
Il tuo manager
Conservare o trasferire documenti
professionali su dispositivi personali (telefoni IT manager
o laptop). Team Privacy
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico 45COMUNICAZIONE I NOSTRI
PRODOTTI
E LE RISORSE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Vorrei usare il mio account social approvazione al tuo Managing Director o al
per promuovere Lyreco, le sue responsabile della Comunicazione Esterna.
soluzioni e prodotti, ma temo di
parlare nel modo sbagliato o rivelare Un fornitore di servizi mi ha chiesto
informazioni confidenziali. Cosa una testimonianza come cliente
LA NECESSITÀ DI posso fare? durante un evento o sul suo sito web
Rispettare le linee guida per la comunicazione
VALIDAZIONE e gli standard grafici.
Puoi chiedere consiglio al tuo responsabile per promuovere la sua offerta. Si
della Comunicazione Esterna e ottenere dei può fare?
Qualsiasi dipendente che parli ai media o durante
Adottare tutte le misure necessarie per contenuti pronti all’uso. Puoi ripubblicare
eventi esterni, in qualità di rappresentante di Lyreco, L’utilizzo del brand Lyreco da parte di un
evitare di divulgare informazioni riservate. qualsiasi contenuto ufficiale pubblicato dal
deve ottenere un’approvazione preventiva. partner commerciale esterno deve essere
team della Comunicazione Esterna, dal CEO
Condividere con il responsabile della regolamentato contrattualmente. Chiedi al
o dal Managing Director di filiale.
Comunicazione Esterna qualsiasi commento tuo riferimento legale se tale autorizzazione
è menzionata nel contratto tra l’azienda e il
ATTENZIONE E sensibile o negativo o articoli che potrebbero
danneggiare la reputazione di Lyreco, in Una rivista o un blog mi hanno fornitore. La testimonianza deve comunque
RISERVATEZZA particolare quelli destinati ai social network. richiesto un’intervista. È autorizzata? essere approvata dal responsabile della
Comunicazione Esterna prima di qualsiasi
Indipendentemente dal canale, soprattutto sui social Solo i portavoce accreditati sono autorizzati
pubblicazione.
network, tutte le comunicazioni dei dipendenti a rilasciare interviste. Se l’intervista è relativa
devono essere conformi ai nostri valori ed al nostro al tuo specifico ambito di competenza, chiedi
business e non contenere informazioni riservate.
Documento di riferimento
P MNG 0 87 - Comunicazione
NON DEVI
I tuoi contatti di riferimento
Il tuo manager
Il Responsabile Comunicazione
Esterna
I referenti Etici
Rilasciare un’intervista o pubblicare
informazioni che non siano state Lo strumento di segnalazione “Raise
precedentemente approvate dal responsabile your concern”
della Comunicazione Esterna.
Denigrare pubblicamente l’azienda o i suoi
partner commerciali.
Diffondere informazioni o contenuti falsi o
fuorvianti.
Codice Etico 47IL NOSTRO
IMPEGNO
SOCIALE
—
Codice Etico • 49L’AMBIENTE IL NOSTRO
IMPEGNO
SOCIALE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Mi occupo di acquisti. Come posso Un cliente ha richiesto maggiori
assicurarmi che i fornitori che ho informazioni sul nostro impegno
selezionato rispettino i nostri requisiti ambientale. Quali informazioni posso
ambientali? fornire?
Lyreco ha implementato policy e procedure È possibile inviare le informazioni pubblicate
rigorose per garantire il pieno rispetto nel rapporto CSR. Ogni anno Lyreco fornisce
UN IMPEGNO STORICO Considerare il rispetto dell’ambiente quando
si prendono decisioni.
dell’ambiente in tutte le attività e decisioni
aziendali, in ogni ambito operativo. Tutti i
e pubblica un rapporto CSR a livello di
Gruppo. Ogni filiale può anche fornire
Il rispetto dell’ambiente, la salvaguardia delle risorse fornitori devono rispettare queste policy e una versione locale di questo rapporto che
naturali e la lotta al cambiamento climatico, sono Rispettare i regolamenti locali relativi
procedure. evidenzia fatti e cifre locali.
presenti da tempo all’interno dei valori di Lyreco. all’impatto ambientale (es. riduzione e
raccolta differenziata dei rifiuti, risparmio
energetico, ecc.). Sono un nuovo dipendente di Lyreco. Un cliente mi ha chiesto prodotti
Cosa posso fare per contribuire agli sostenibili. Posso rispondere alla sua
obiettivi ambientali dell’azienda? richiesta?
EVIDENZE CONCRETE Essendo certificati ISO 14001, gli obiettivi Sì. Lyreco fornisce una gamma molto ampia
Contribuiamo a questo impegno adottando un approccio ambientali sono stati specificatamente definiti di prodotti sostenibili, chiamati anche
di Corporate Social Responsability (CSR), aumentando per le nostre attività aziendali. Si prega di “prodotti green”, che vengono selezionati e
la consapevolezza dei nostri colleghi e dei partner consultare questi obiettivi per contribuire a valutati per essere conformi agli standard ISO
commerciali verso pratiche più responsabili, offrendo ai raggiungerli. pertinenti.
nostri clienti prodotti e soluzioni sempre più sostenibili
e migliorando continuamente i nostri processi operativi.
NON DEVI
Documenti di riferimento
Occultare o ignorare qualsiasi pratica
inappropriata a danno dell’ambiente e messa MNG 010 - Codice Etico Fornitori
in atto dai dipendenti e collaboratori o dai Rapporto CSR
partner commerciali.
Fare promesse irrealistiche quando si I tuoi contatti di riferimento
comunica la nostra responsabilità aziendale
Il tuo manager
verso l’ambiente.
Il QSS manager
I referenti Etici
Lo strumento di segnalazione “Raise your concern”
Codice Etico• 51DIRITTI UMANI IL NOSTRO
IMPEGNO
SOCIALE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI
I DIRITTI FONDAMENTALI Trattare tutti, internamente o esternamente,
con dignità e rispetto.
Lyreco proibisce qualsiasi forma di violazione dei diritti
umani come il lavoro minorile o la schiavitù moderna. Vigilare contro qualsiasi forma di violazione
dei diritti umani.
UNA VALUTAZIONE COSA FARE SE
INTEGRATA
La valutazione CSR dei nostri fornitori fa parte
dei nostri processi di controllo e selezione. Ho letto sui giornali che uno dei Un cliente vuole conoscere il
nostri fornitori è sospettato di processo implementato da Lyreco
essere coinvolto direttamente o per la riduzione dei rischi CSR
indirettamente in un caso di moderna nella nostra Supply Chain. Quali
schiavitù o di lavoro minorile. Cosa informazioni posso condividere?
dovrei fare?
Il rapporto CSR viene stilato e pubblicato
Condividi immediatamente le informazioni ogni anno ed è il documento di riferimento
NON DEVI con uno dei contatti di riferimento in modo che può essergli inviato. In esso troverai una
che possano essere condotte delle indagini descrizione dettagliata delle nostre policy
e chiarire il caso. I nostri fornitori sono tenuti CSR. Inoltre, puoi anche condividere i nostri
ad applicare i nostri stessi standard. In tale piani di vigilanza che riportano gli ultimi fatti
situazione, la vigilanza è di rigore dato il e le numeriche rilevanti.
potenziale impatto sulla reputazione di Lyreco.
Mi occupo di acquisti e vorrei
selezionare un nuovo fornitore per
Nascondere o ignorare qualsiasi violazione i prodotti a marchio Lyreco. So che Documenti di riferimento
dei diritti umani internamente o esternamente. sono necessari dei prerequisiti per MNG 010 - Codice Etico Fornitori
la selezione. Possono essere richiesti
Cercare di risolvere da solo qualsiasi dopo aver selezionato il fornitore? Rapporto CSR
problema relativo ai diritti umani.
No. Una valutazione CSR per tutti i I tuo contatti di riferimento
fornitori dei prodotti a brand Lyreco è un Il tuo manager
prerequisito prima di qualsiasi selezione del
fornitore stesso. Solo fornitori che sono stati Il QSS manager
debitamente valutati e approvati possono
I referenti Etici
essere selezionati.
Lo strumento di segnalazione “Raise
your concern”
Codice Etico• 53ATTIVITÀ POLITICHE
E DI LOBBYING
IL NOSTRO
IMPEGNO
SOCIALE
I NOSTRI PRINCIPI DEVI COSA FARE SE
Trovo il cambiamento climatico molto
preoccupante. Sono un membro
attivo di una rispettabile associazione
impegnata in azioni di lobbying verso
il governo locale per incoraggiarlo
ad agire contro il cambiamento
climatico. Sono orgoglioso
NEUTRALITÀ POLITICA Rispettare le scelte e le opinioni politiche
degli altri. dell’impegno di Lyreco riguardo al
Lyreco non supporta né finanzia alcun clima. Posso usare il nome e le azioni
partito o organizzazione politica. Evitare qualsiasi comunicazione politica a di Lyreco come leva?
nome di Lyreco.
Ogni dipendente può, come individuo, contribuire ad Sei libero di far parte di qualsiasi
attività politiche su base personale ma non deve, in associazione o organizzazione e condurre
nessun caso, dare l’impressione di rappresentare Lyreco. campagne attive a sostegno della causa in cui
credi. Queste attività devono però rimanere
rigorosamente nella sfera privata. In nessun
NO ATTIVITÀ DI LOBBYING caso il brand, le strutture e le azioni di Lyreco
possono essere associate al tuo impegno
In linea di principio, qualsiasi attività di personale o usate per influenzare le autorità
lobbying per conto di Lyreco è proibita. pubbliche.
—
Mi piacerebbe avere un ruolo in
politica e prevedo di presentarmi
Che cos’è?
alle elezioni locali o nazionali. Ho il
Fare lobbying si riferisce a qualsiasi azione o diritto di farlo?
comunicazione verso le autorità pubbliche o politiche
con lo scopo di influenzare una decisione.
NON DEVI Sei libero di partecipare a qualsiasi attività
politica, sia come membro di un partito
politico o presentandoti alle elezioni, fintanto
che non usi il brand, le strutture o locali di
Lyreco per supportare la tua candidatura o
sostenere la tua campagna. L’attività politica
deve rimanere strettamente nella sfera privata.
Il tuo nome non deve, in nessuna circostanza,
essere associato a Lyreco in questo contesto. Documento di riferimento
Svolgere attività politiche all’interno di Lyreco.
P MNG 0 84 – Lobbying e
sponsorizzazione
I tuoi contatti di riferimento
Il tuo manager
Il tuo P&C Director
I referenti Etici
Codice Etico• 55Puoi anche leggere
