Breve Guida allo Smart Working - Marzo 2020 Documento preparato in collaborazione con l'antenna territoriale di Varese
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Breve Guida allo
Smart Working
Marzo 2020
Documento preparato in collaborazione
con l’antenna territoriale di Varese
Varese
1
INTRODUZIONE
L’emergenza COVID- 19 ha generato le condizioni per un utilizzo senza
precedenti di soluzioni smartworking e lavoro agile in tutti gli ambiti che
consentono questo modello organizzativo.
La guida messa a punto dal DIH Lombardia in collaborazione con l’An-
tenna territoriale di Varese, vuole sintetizzare e diffondere l’esperienza
messa in campo da alcune aziende che hanno implementato ed utilizza-
no questo tipo di modalità di lavoro.
Siamo consapevoli che non esiste un modello replicabile da tutti alla
stesso modo, ma ogni azienda può progettare il proprio modello di smar-
tworking sfruttando al meglio le potenzialità che ogni strumento offre,
compatibilmente con la modalità di funzionamento dei propri processi e
degli obiettivi operativi che si intendono ottenere.
2
Elementi chiave di Smartworking efficace
Definire una Scegliere i corretti Comunicare la direzione
struttura efficace metodi di comunicazione in modo chiaro
Creare piccoli team interfun- La scelta del canale di Definire il modo in cui si co-
zionali con obiettivi chiari e comunicazione corretto è munica è importante tanto
uno scopo comune. Permet- fondamentale. Se i collabo- quanto ciò che viene detto
te di mantenere tutti con il ratori vengono trascinati da e deve essere fatto in modo
medesimo livello di alline- un argomento all’altro inter- chiaro, coerente e affidabile
amento sia strategico che rompendo il flusso di lavoro
operativo si rischia di compromettere
l’efficacia e la produttività
si riduce
Dare importanza alla Definire Adottare un approccio
sicurezza una nuova routine «prova e impara»
Rendere facile per i dipen- È fondamentale stabilire re- Essere pronti a riconoscere
denti rispettare i requisiti di gole e procedure e relativi ciò che non funziona e cam-
sicurezza flussi di lavoro ed informativi biarlo rapidamente
Sfruttare la forza della
tecnologia
L’uso della tecnologia può
essere vitale per mantene-
re tutti allineati, a patto di
avere le infrastrutture ben
dimensionate e le applica-
zioni sempre disponibili.
3Tecnologie: utilizzare al meglio i diversi strumenti digitali
Elementi distintivi Esempi
• Creazione congiunta di documenti • Office 365
Creazione di contenuti • Co-modifica in tempo reale • Google Docs (G Suite)
• Lavagna congiunta
• Riunioni decisionali • Zoom
• Sessioni di pianificazione e revisione • Webex
Videoconferenza settimanali • Microsoft Teams
• Workshop e corsi di formazione • Google Hangouts Meet
• Risoluzione di problemi e co-creazione • GoToMeeting
attraverso schermi condivisi e lavagne
• Condivisione di file e documenti • Sharepoint
Condivisione dei • Archivio strutturato di informazioni • Dropbox Business
documenti • Gestione e controllo delle versioni • Google Drive
• Gestione centralizzata di documenti • Microsoft OneDrive
aziendali
• Assegnare i compiti e tenerne traccia • Trello
• Prioritizzazione attività in backlog • Zenkit
Gestione delle attività • Gestione delle performance • Asana
• Gestione del progetto • Airtable
• Checklist • Smartsheet
• Fonte singola dello status • Microsoft Planners
• Presentazioni interattive • Doodle
Sondaggi • Q&A interattive • Slido
• Coinvolgimento
• Sondaggi
4Strumenti di comunicazione per lo smart working
Strumenti Punti di forza
• Costruire e mantenere relazioni
Call / Videoconferenza • Discutere tematiche delicate e difficili
1a1
• Riunioni decisionali
• Sessioni di pianificazione e revisione
Videoconferenza settimanali
• Workshop e corsi di formazione Considerazioni sulla
• Incontri di team comunicazione
• Risoluzione di problemi e co-creazione
attraverso schermi condivisi e lavagne
Sincrono vs Asincrono
1 a 1, 1 a N, o N a N
• Aggiornamento in tempo reale
Chat • Domande urgenti e di orientamento
Strutturato vs Stream
• Discussioni «social»
Formale vs Informale
• Showcasing e spiegazione del lavoro Urgente vs Importante
• Indicazioni rapide al team da parte del
Video e note vocali manager
• Resoconti, a meeting concluso, per i col-
leghi che non hanno potuto partecipare
• Aggiornamenti e status ai gruppi di
eMail lavoro
• Comunicazione formale all’interno e
all’esterno dell’azienda
5CONCLUSIONI
Ti sei già attrezzato per fare Smart Working?
A questo link trovi breve sondaggio di soli 40 secondi per capire qua-
li strumenti utilizzi: https://bit.ly/dih-lombardia-smartworking-survey
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