Amministrazione digitale/e-government
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Amministrazione
digitale/e-government
Per e-government o amministrazione digitale si
intende il processo di informatizzazione della
pubblica amministrazione, che - unitamente ad
azioni di cambiamento organizzativo - consente
di trattare la documentazione e di gestire i
procedimenti con sistemi digitali, grazie all’uso
delle tecnologie dell'informazione e della
comunicazione (ICT), allo scopo di ottimizzare il
lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini
ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi
servizi, attraverso - ad esempio - i siti web delle
amministrazioni interessate. (Wikipedia)
Sistemi documentali e sistemi informativi • L’informazione, grazie anche alla diffusione ed alla convergenza al digitale, e il sistema informativo degli enti è diventata senz’altro una risorsa strategica indispensabile per costruire un’amministrazione rinnovata nel rapporto con i cittadini e la società • Il sistema documentario in quanto accumulo di informazione qualificata, fa parte del sistema informativo generale di un ente
Sistemi documentali e
sistemi informativi
Sistema
informativo
Sistema documentale
Trasparenza
Semplificazione
Efficacia
Efficienza
Gestione documentale
Tutela dei dati e della privacyLa centralità dei sistemi
documentali
• I sistemi documentali vanno
considerati uno strumento cruciale
per assicurare il miglioramento
dell’attività politico-
amministrativa, della qualità dei
servizi, della trasparenza
dell’azione pubblica e il
contenimento dei costi di gestione
delle istituzioniDocumento di Ateneo • Il documento prodotto o acquisito dall’amministrazione generale e dalle strutture didattiche, di ricerca e di servizio nello svolgimento della propria attività o nell’esercizio delle proprie funzioni. • A norma di legge, tutti i documenti dell’Università degli Studi di Siena sono inalienabili. • In quanto beni culturali fin dall’origine, i singoli documenti e l’archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie previste dalla legge. Ad esempio, non è possibile eliminare i documenti dai propri archivi se non esclusivamente attraverso una procedura di selezione legale dei documenti autorizzata dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana
Il Manuale di gestione del
protocollo informatico
dell’Amministrazione
generale
• E’ il documento che descrive il sistema
di gestione e conservazione dei
documenti adottato dall’Area
Organizzativa Omogenea
“Amministrazione generale”I tre flussi
• Documenti in arrivo
I documenti di rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti
dall’Amministrazione centrale nell’esercizio delle proprie funzioni e
provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato o da una
diversa AOO dell’Università degli Studi di Siena.
• Documenti in partenza
I documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dalle UOR
dell’Amministrazione
centrale nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un diverso
soggetto pubblico o privato o ad una diversa AOO dell’Università degli
Studi di Siena.
• Documenti scambiati tra UOR o interni
Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le
diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti
all’Amministrazione generale individuata come Area Organizzativa
Omogenea -Le procedure
MANUALE PER LA GESTIONE DEL
PROTOCOLLO INFORMATICO
DELL’AMMINISTRAZIONE
GENERALE DELL’UNIVERSITA’
DEGLI STUDI DI SIENA (art. 5 del
DPCM 31 ottobre 2000)Area organizzativa omogenea Amministrazione generale
Il modello organizzativo • Protocollo in arrivo accentrato (tutta la corrispondenza arriva al servizio protocollo) • Protocollo in partenza decentrato (ogni ufficio dell’Amministrazione generale provvede a protocollare la propria corrispondenza in uscita)
Registrazione di
protocollo
• Attività che permette di identificare in
modo certo i documenti ricevuti o
spediti su qualunque supporto di
trasmissione da un soggetto
produttore; ha una finalità giuridico-
probatoria ed è strumento di
certificazione e di verifica
dell’autenticità dei documentiElementi obbligatori
immodificabili
• Gli elementi obbligatori immodificabili servono ad attribuire ad
un determinato documento data, forma e provenienza certa
attraverso la registrazione di determinate informazioni
rilevanti sul piano giuridico-probatorio.
• Tali elementi, pertanto, sono obbligatori e resi immodificabili
dal sistema informatico.
Essi sono:
• a) data di registrazione;
• b) numero di protocollo;
• c) corrispondente (mittente per il documento in arrivo,
destinatario per il documento in partenza);
• d) oggetto;
• e) numero degli allegati;
• f) descrizione degli allegati.Elementi obbligatori
modificabili
Gli elementi obbligatori modificabili
sono tre:
• a) unità organizzativa responsabile
del procedimento/affare (UOR);
• b) responsabile del procedimento
amministrativo/affare (RPA);
• c) classificazione archivistica.Il legame fra documento e
organizzazione
Documenti originano o sono originati da processi
Ogni processo ha un responsabile
Ogni documento deve essere indirizzato ad un
responsabile o prodotto da un responsabile di
processo
Individuare i processi e i relativi responsabili
significa poter assegnare correttamente i
documenti
Si crea quindi un legame inscindibile fra
funzione, posizione e documento. La gestione dell’archivio corrente: gli strumenti • In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l’insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè con l’intero archivio) e, più in particolare, con quelli che riguardano un medesimo affare o un medesimo procedimento amministrativo.
Gli strumenti • Titolario per descrivere le macrofunzioni e le funzioni dell’organizzazione • Mappatura dei procedimenti per l’individuazione dei flussi e dei responsabili
La gestione dell’archivio corrente: gli strumenti • Il titolario • Con l’entrata in vigore del protocollo unico è stato adottato un unico titolario di classificazione, così come previsto dallo standard Titulus 97. • Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti secondo le funzioni proprie dell’ente, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.
La gestione dell’archivio corrente: gli strumenti Prontuario di classificazione e di smistamento (voci di indice) • L’Università degli Studi di Siena adotta come prontuario di smistamento (voci di indice)la mappatura dei procedimenti con l’individuazione delle UOR e dei RPA dell’amministrazione generale come allegata al Regolamento di attuazione della L. 241/90.
Titulus 97
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE CENTRALE
Titolo I. Amministrazione
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Titolo III. Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
Titolo IV. Attività giuridico-legale
Titolo V. Studenti e laureati
Titolo VI. Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
Titolo VII. Personale
Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio
Titolo IX. Edilizia e territorio
Titolo X. Patrimonio, economato e provveditorato
Titolo XI. Oggetti diversi
Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008Titulus 97
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE CENTRALE
Titolo I. Amministrazione
1 Normativa e relativa attuazione
2 Statuto
3 Regolamenti
4 Stemma, gonfalone e sigillo
5 Sistema informativo, sicurezza della informazione e sistema informatico
6 Protezione dei dati personali
7 Archivio
8 Informazioni, relazioni con il pubblico e accesso ai documenti
9 Strategie per il personale, organigramma e funzionigramma
10 Rapporti sindacali e contrattazione
11 Controllo di gestione e sistema qualità
12 Statistica e auditing
13 Elezioni e designazioni
14 Associazioni e attività culturali, sportive e ricreative
15 Editoria e attività informativo-promozionale
16 Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza
17 Politiche e interventi per le pari opportunità
18 Interventi di carattere politico, economico, sociale e umanitario
Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008Metodologia della
mappatura
• Analisi della documentazione ufficiale
(organigramma, regolamenti, atti
amministrativi, etc.)
• Colloqui con responsabili di struttura
• Confronto fra la documentazione
ufficiale e la pratica amministrativa
• Creazione di una griglia di descrizione
• Revisione delle griglie con i responsabili
• Revisione delle griglie con la direzione
generale e successiva validazioneMappatura dei procedimenti
descrizione class descrizion sigla nome
titolo procedimenti ufficio
titolo e e classe ufficio persona
Piano per la sicurezza
informatica relativo ai
documenti gestiti dal
Protezione protocollo Divisione Flussi
dei dati dell'Amministrazione Maffei documentali e
1 Amministrazione 6 personali centrale DFDI Lucia informativi
Protocollo
dell'Amministrazione
centrale - Titolario di Divisione Flussi
classificazione - Redazione, Maffei documentali e
1 Amministrazione 7 Archivio modifica e aggiornamento DFDI Lucia informativi
Gestione protocollo Divisione Flussi
informatico Maffei documentali e
1 Amministrazione 7 Archivio amministrazione centrale DFDI Lucia informativi
Protocollo informatico -
Attivazione e consulenza Divisione Flussi
per le Aree organizzative Maffei documentali e
1 Amministrazione 7 Archivio omogenee DFDI Lucia informativi
Protocollo informatico
dell'Amministrazione
centrale - Manuale di Divisione Flussi
gestione - Redazione, Maffei documentali e
1 Amministrazione 7 Archivio modifica e aggiornamento DFDI Lucia informativiSegnatura di protocollo • L’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (DPR. 445/2000, art.1 c.1 lett. s).
Segnatura di protocollo
in partenza
• Per la corrispondenza cartacea in
partenza il numero di protocollo,
completo di classificazione, viene
segnato a mano e la data con il datario.
• Per i documenti informatici in partenza
(trasmessi via posta elettronica) i dati
sono contenuti in un file XML
(trasmesso nell'ambito dello stesso
messaggio)Il protocollo differito • Il protocollo differito consiste nel differimento della decorrenza giuridica dei termini di arrivo del documento rispetto alla data di registrazione, dichiarandone espressamente la data effettiva di arrivo e le motivazioni del ritardo
Annullamento della
registrazione
• È consentito l’annullamento di una
registrazione di protocollo (in arrivo e in
partenza)per motivate e verificate ragioni
• Solo il responsabile del servizio protocollo
autorizza l’ annullamento di una registrazione
di protocollo
• Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte
(anche per fax o per e-mail) contenenti il
numero di protocollo da annullare, i motivi
dell’annullamento e, se il documento è stato
riprotocollato correttamente, l’indicazione del
nuovo numero di protocollo attribuito al
documento.Casistica • Raccomandate • Bandi di gara e preventivi • Documenti in materia di contenzioso • Lettere anonime • Lettere prive di firma
Allegati • Descrizione degli allegati • Allegati che pervengono senza lettera di trasmissione
Documento informatico • Garantire la immodificabilità (eliminare o rendere statici gli elementi dinamici e gli ausili alla redazione. I formati da preferire sono .pdf o .tiff oppure non proprietari come .odf, .txt.,xml. • Garantire la provenienza (firma digitale o firma elettronica qualificata)
La e-mail • La posta elettronica, così come oggi realizzata e utilizzata, non è in grado di offrire certezze circa l’identità del mittente, di quando è avvenuto l’invio, del fatto che ciò che è stato spedito sia arrivato integro al ricevente, nonché sulla effettiva ricezione
Posta elettronica certificata
- PEC
• Nasce per offrire una valida e più
efficace alternativa alla Raccomandata
con avviso di ricevimento
• Va evidenziato che la PEC non
garantisce l’autenticità di ciò che è stato
spedito; per ottenere questa garanzia i
documenti spediti devono essere
sottoscritti con firma digitale o firma
elettronica qualificata.Posta elettronica certificata
- PEC
Non è detto che dia garanzie
sull’identità del mittente (uso di
caselle di terze persone, mancata
identificazione certa del mittente al
momento del rilascio)
Attesa per le regole tecniche
richieste al punto c-bis, comma 1
dell’art. 65 del CADDocumenti inviati per fax o
per via telematica da
cittadini
• l’invio di documenti sottoscritti con
firma digitale, il cui certificato è
rilasciato da un certificatore
accreditato;
• l’invio di copie delle istanze e delle
dichiarazioni sottoscritte, accompagnate
dalla copia del documento di identità
(art 38 comma 3 del dpr 445 del 2000).Documenti inviati per fax o
per via telematica da
cittadini
• Tutti i documenti di cui e' prevista la
sottoscrizione in ambiente tradizionale,
devono pervenire firmati digitalmente. I
documenti informatici privi di firma digitale
saranno considerati non sottoscritti. Per la
redazione dei documenti devono essere
utilizzati formati statici e non direttamente
modificabili, privi di macroistruzioni o codici
eseguibili, preferibilmente pdf e tiff, oppure
non proprietari come odf, txt, xml.Documenti inviati per fax o
per via telematica da
cittadini
• L’utilizzo della propria casella di posta
certificata (PEC) per l’invio dei
documenti da parte del cittadino, di per
sé, non costituisce elemento di validità
del documento, fino a quando non
saranno definite le regole tecniche
relative al rilascio di credenziali di
accesso, come previsto dall’art. 65 del
D.lgs. 82/2005 .Documenti inviati per fax o
per via telematica da
cittadini
• I documenti inviati telematicamente devono
essere protocollati.
• Della registrazione a protocollo di documenti
inviati telematicamente viene data notifica
tramite e-mail al RPA e ai destinatari per
conoscenza. Non viene inviata nessuna copia
cartacea.
• L’Università degli Studi di Siena ha, al
momento, una casella di posta certificata
rettore@pec.unisipec.itDocumenti trasmessi i per fax o
via telematica tra pubbliche
amministrazioni
Sono valide le comunicazioni trasmesse se:
• sottoscritte con firma digitale e altro tipo di
firma qualificata;
• sono dotate di segnatura di protocollo
• trasmesse attraverso caselle istituzionali di
posta elettronica certificata (PEC).
• altri sistemi di accertamento della provenienza
dovranno essere normati con relativo DPCM di
regole tecniche non ancora emanato.
L’invio di un documento per fax è assimilato
nella normativa all’invio telematico e
informatico.Modalità’ semplificate di
invio dei documenti
all’interno dell’Ateneo
Saranno considerati validi i documenti pervenuti
anche:
• come copie per immagine di documenti
analogici sottoscritti con firma autografa,
provenienti da fax
• da indirizzi mail istituzionali o comunque
rilasciati all’interno del dominio unisi.it, di cui
sia stata verificata l’autenticità.
Tali verifiche spettano al RPA che invia il
documento per la protocollazione.Flusso del documento in
partenza
• La registrazione dei documenti in partenza è
effettuata direttamente nell’ UOR dal RPA (o
un collaboratore espressamente indicato), il
quale ha anche la responsabilità delle
operazioni di creazione e gestione del fascicolo
relativo all’affare o al procedimento
amministrativo.
• I documenti vengono formati dal RPA, inviati
al responsabile dell’adozione dell’atto e, dopo
la firma, tornano alla UOR per la registrazione
in partenza.I Repertori e le serie
archivistiche
Con Disposizione del Direttore
amministrativo n. 12 dell’a.a
2010/2011 sono stati istituiti
1. ll repertorio dei decreti
2. il repertorio delle
disposizioni amministrative
3. il repertorio delle circolari.La situazione di partenza Due raccolte di Decreti Due raccolte di Disposizioni amministrative Nessuna raccolta di circolari Nessuna registrazione nel sistema di protocollazione
La normativa
Art 2699 del Codice civile
L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio
o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel
luogo dove l'atto è formato.
Le richieste formalità sono:
Intestazione che espliciti qual è l'autorità da cui proviene l'atto
(es. Università degli Studi di Siena)
Data topica (dove e quando l'atto si è formato)
Registrazione di protocollo
Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011La normativa
Dpr 445/2000 art 53, comma 5
Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e
spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono
esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione.
Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011La registrazione
• Protocollo • Repertorio
(arrivo, partenza e (documenti uguali
interni) per forma, diversi
per contenuto)Divisione flussi documentali e informativi 10 gennaio 2011
Correzioni
• DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 7 comma 2
Il testo degli atti pubblici comunque redatti
non deve contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
acronimi, ed espressioni in lingua straniera,
di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare variazioni al testo, si provvede in
modo che la precedente stesura risulti
leggibile.Annullamento della
registrazione
• Solo il responsabile del servizio protocollo autorizza l’
annullamento di una registrazione di protocollo.
• omissis
• L’indicazione dell’annullamento va anche apposta sul
documento cartaceo a cura del servizio protocollo (se
documento in arrivo) o del RPA (se documento in
partenza, tra uffici o documenti repertoriati).
• Il documento annullato, fatto salvo il caso di
restituzione ad altra persona fisica o giuridica per non
afferenza a procedimenti amministrativi della AOO
Amministrazione centrale, deve essere conservato nel
fascicolo corrispondente. (Cap. 1.6 del Manuale di
gestione).
• Nel caso di decreti, disposizioni amministrative o
circolari, entrambi gli originali devono riportare il timbro
“annullato” e devono essere conservati,
rispettivamente, nella raccolta e nel fascicolo.Annullamento del
provvedimento
• Se il provvedimento già registrato
riporta errori sostanziali, il
Responsabile del procedimento
può procedere alla redazione di un
nuovo provvedimento che integra,
coregge o annulla il precedente.
Entrambi rimangono registrati ed
entrano a far parte della collezione
ufficiale.Flusso di produzione del documento a firma Rettore
UOR D.A. Rettore DFDI
redazione visto data e firma
modifica
registrazione
raccoltaFlusso di produzione del documento a firma Direttore
amministrativo
UOR D.A. DFDI
redazione data e firma
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