Amministrazione digitale/e-government

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Amministrazione digitale/e-government
Amministrazione
digitale/e-government
Per e-government o amministrazione digitale si
  intende il processo di informatizzazione della
 pubblica amministrazione, che - unitamente ad
azioni di cambiamento organizzativo - consente
   di trattare la documentazione e di gestire i
 procedimenti con sistemi digitali, grazie all’uso
    delle tecnologie dell'informazione e della
comunicazione (ICT), allo scopo di ottimizzare il
lavoro degli enti e di offrire agli utenti (cittadini
   ed imprese) sia servizi più rapidi, che nuovi
servizi, attraverso - ad esempio - i siti web delle
    amministrazioni interessate. (Wikipedia)
Amministrazione digitale/e-government
Sistemi documentali e
   sistemi informativi
• L’informazione, grazie anche alla
  diffusione ed alla convergenza al
  digitale, e il sistema informativo degli
  enti è diventata senz’altro una risorsa
  strategica indispensabile per costruire
  un’amministrazione rinnovata nel
  rapporto con i cittadini e la società
• Il sistema documentario in quanto
  accumulo di informazione qualificata, fa
  parte del sistema informativo generale
  di un ente
Amministrazione digitale/e-government
Sistemi documentali e
  sistemi informativi

     Sistema
     informativo

         Sistema documentale
Amministrazione digitale/e-government
Trasparenza

                       Semplificazione

                       Efficacia

                       Efficienza
Gestione documentale

                       Tutela dei dati e della privacy
La centralità dei sistemi
             documentali

• I sistemi documentali vanno
  considerati uno strumento cruciale
  per assicurare il miglioramento
  dell’attività politico-
  amministrativa, della qualità dei
  servizi, della trasparenza
  dell’azione pubblica e il
  contenimento dei costi di gestione
  delle istituzioni
Documento di Ateneo

• Il documento prodotto o acquisito dall’amministrazione
  generale e dalle strutture didattiche, di ricerca e di
  servizio nello svolgimento della propria attività o
  nell’esercizio delle proprie funzioni.
• A norma di legge, tutti i documenti dell’Università degli
  Studi di Siena sono inalienabili.
• In quanto beni culturali fin dall’origine, i singoli
  documenti e l’archivio nel suo complesso sono
  sottoposti a particolari tutele e garanzie previste dalla
  legge. Ad esempio, non è possibile eliminare i
  documenti dai propri archivi se non esclusivamente
  attraverso una procedura di selezione legale dei
  documenti autorizzata dalla Soprintendenza archivistica
  per la Toscana
Il Manuale di gestione del
    protocollo informatico
     dell’Amministrazione
           generale
• E’ il documento che descrive il sistema
  di gestione e conservazione dei
  documenti adottato dall’Area
  Organizzativa Omogenea
  “Amministrazione generale”
I tre flussi
•   Documenti in arrivo
    I documenti di rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti
    dall’Amministrazione centrale nell’esercizio delle proprie funzioni e
    provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato o da una
    diversa AOO dell’Università degli Studi di Siena.
•   Documenti in partenza
    I documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dalle UOR
    dell’Amministrazione
    centrale nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un diverso
    soggetto pubblico o privato o ad una diversa AOO dell’Università degli
    Studi di Siena.
•   Documenti scambiati tra UOR o interni
    Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le
    diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti
    all’Amministrazione generale individuata come Area Organizzativa
    Omogenea -
Le procedure
MANUALE PER LA GESTIONE DEL
 PROTOCOLLO INFORMATICO
    DELL’AMMINISTRAZIONE
  GENERALE DELL’UNIVERSITA’
DEGLI STUDI DI SIENA (art. 5 del
     DPCM 31 ottobre 2000)
Area organizzativa omogenea
 Amministrazione generale
Il modello organizzativo

• Protocollo in arrivo accentrato
  (tutta la corrispondenza arriva al
  servizio protocollo)
• Protocollo in partenza
  decentrato (ogni ufficio
  dell’Amministrazione generale
  provvede a protocollare la propria
  corrispondenza in uscita)
Registrazione di
            protocollo

• Attività che permette di identificare in
  modo certo i documenti ricevuti o
  spediti su qualunque supporto di
  trasmissione da un soggetto
  produttore; ha una finalità giuridico-
  probatoria ed è strumento di
  certificazione e di verifica
  dell’autenticità dei documenti
Elementi obbligatori
           immodificabili
• Gli elementi obbligatori immodificabili servono ad attribuire ad
   un determinato documento data, forma e provenienza certa
   attraverso la registrazione di determinate informazioni
   rilevanti sul piano giuridico-probatorio.
• Tali elementi, pertanto, sono obbligatori e resi immodificabili
   dal sistema informatico.
Essi sono:
• a) data di registrazione;
• b) numero di protocollo;
• c) corrispondente (mittente per il documento in arrivo,
   destinatario per il documento in partenza);
• d) oggetto;
• e) numero degli allegati;
• f) descrizione degli allegati.
Elementi obbligatori
        modificabili

Gli elementi obbligatori modificabili
  sono tre:
• a) unità organizzativa responsabile
  del procedimento/affare (UOR);
• b) responsabile del procedimento
  amministrativo/affare (RPA);
• c) classificazione archivistica.
Il legame fra documento e
       organizzazione
Documenti originano o sono originati da processi

Ogni processo ha un responsabile

Ogni documento deve essere indirizzato ad un
responsabile o prodotto da un responsabile di
processo

Individuare i processi e i relativi responsabili
significa poter assegnare correttamente i
documenti

Si crea quindi un legame inscindibile fra
funzione, posizione e documento
. La gestione dell’archivio
   corrente: gli strumenti

• In un sistema di gestione e tenuta dei
  documenti ciò che conta non è il
  documento in quanto tale, ma l’insieme
  delle relazioni che quel documento ha
  con tutti gli altri (cioè con l’intero
  archivio) e, più in particolare, con quelli
  che riguardano un medesimo affare o
  un medesimo procedimento
  amministrativo.
Gli strumenti
• Titolario per descrivere le
  macrofunzioni e le funzioni
  dell’organizzazione
• Mappatura dei procedimenti per
  l’individuazione dei flussi e dei
  responsabili
La gestione dell’archivio
   corrente: gli strumenti
• Il titolario
• Con l’entrata in vigore del protocollo unico è
  stato adottato un unico titolario di
  classificazione, così come previsto dallo
  standard Titulus 97.
• Il titolario, o piano di classificazione, è un
  sistema logico che suddivide i documenti
  secondo le funzioni proprie dell’ente,
  permettendo di organizzare in maniera
  omogenea i documenti che si riferiscono a
  medesimi affari o a medesimi procedimenti
  amministrativi.
La gestione dell’archivio
  corrente: gli strumenti
Prontuario di classificazione e di
  smistamento (voci di indice)
• L’Università degli Studi di Siena adotta
  come prontuario di smistamento (voci
  di indice)la mappatura dei procedimenti
  con l’individuazione delle UOR e dei RPA
  dell’amministrazione generale come
  allegata al Regolamento di attuazione
  della L. 241/90.
Titulus 97
                  TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE CENTRALE
          Titolo I. Amministrazione
          Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
          Titolo III. Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
          Titolo IV. Attività giuridico-legale
          Titolo V. Studenti e laureati
          Titolo VI. Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
          Titolo VII. Personale
          Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio
          Titolo IX. Edilizia e territorio
          Titolo X. Patrimonio, economato e provveditorato
          Titolo XI. Oggetti diversi

Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008
Titulus 97
               TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE CENTRALE
          Titolo I. Amministrazione
             1 Normativa e relativa attuazione
             2 Statuto
             3 Regolamenti
             4 Stemma, gonfalone e sigillo
             5 Sistema informativo, sicurezza della informazione e sistema informatico
             6 Protezione dei dati personali
             7 Archivio
             8 Informazioni, relazioni con il pubblico e accesso ai documenti
             9 Strategie per il personale, organigramma e funzionigramma
           10 Rapporti sindacali e contrattazione
           11 Controllo di gestione e sistema qualità
           12 Statistica e auditing
           13 Elezioni e designazioni
           14 Associazioni e attività culturali, sportive e ricreative
           15 Editoria e attività informativo-promozionale
           16 Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza
           17 Politiche e interventi per le pari opportunità
           18 Interventi di carattere politico, economico, sociale e umanitario

Workshop sulla gestione informatica degli archivi correnti degli Istituti musicali, Pescara, 12 settembre 2008
Metodologia della
          mappatura
• Analisi della documentazione ufficiale
  (organigramma, regolamenti, atti
  amministrativi, etc.)
• Colloqui con responsabili di struttura
• Confronto fra la documentazione
  ufficiale e la pratica amministrativa
• Creazione di una griglia di descrizione
• Revisione delle griglie con i responsabili
• Revisione delle griglie con la direzione
  generale e successiva validazione
Mappatura dei procedimenti

           descrizione     class   descrizion                                   sigla     nome
titolo                                                  procedimenti                                      ufficio
              titolo         e      e classe                                   ufficio   persona

                                                Piano per la sicurezza
                                                informatica relativo ai
                                                documenti gestiti dal
                                   Protezione   protocollo                                         Divisione Flussi
                                   dei dati     dell'Amministrazione                     Maffei    documentali e
  1      Amministrazione    6      personali    centrale                       DFDI      Lucia     informativi
                                                Protocollo
                                                dell'Amministrazione
                                                centrale - Titolario di                            Divisione Flussi
                                                classificazione - Redazione,             Maffei    documentali e
  1      Amministrazione    7      Archivio     modifica e aggiornamento       DFDI      Lucia     informativi
                                                Gestione protocollo                                Divisione Flussi
                                                informatico                              Maffei    documentali e
  1      Amministrazione    7      Archivio     amministrazione centrale       DFDI      Lucia     informativi
                                                Protocollo informatico -
                                                Attivazione e consulenza                           Divisione Flussi
                                                per le Aree organizzative                Maffei    documentali e
  1      Amministrazione    7      Archivio     omogenee                       DFDI      Lucia     informativi
                                                Protocollo informatico
                                                dell'Amministrazione
                                                centrale - Manuale di                              Divisione Flussi
                                                gestione - Redazione,                    Maffei    documentali e
  1      Amministrazione    7      Archivio     modifica e aggiornamento       DFDI      Lucia     informativi
Segnatura di protocollo

• L’apposizione o l’associazione,
  all’originale del documento, in
  forma permanente e non
  modificabile, delle informazioni
  riguardanti il documento stesso
  (DPR. 445/2000, art.1 c.1 lett. s).
Segnatura di protocollo
        in partenza
• Per la corrispondenza cartacea in
  partenza il numero di protocollo,
  completo di classificazione, viene
  segnato a mano e la data con il datario.
• Per i documenti informatici in partenza
  (trasmessi via posta elettronica) i dati
  sono contenuti in un file XML
  (trasmesso nell'ambito dello stesso
 messaggio)
Il protocollo differito
• Il protocollo differito consiste nel
  differimento della decorrenza
  giuridica dei termini di arrivo del
  documento rispetto alla data di
  registrazione, dichiarandone
  espressamente la data effettiva di
  arrivo e le motivazioni del ritardo
Annullamento della
        registrazione
• È consentito l’annullamento di una
  registrazione di protocollo (in arrivo e in
  partenza)per motivate e verificate ragioni
• Solo il responsabile del servizio protocollo
  autorizza l’ annullamento di una registrazione
  di protocollo
• Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte
  (anche per fax o per e-mail) contenenti il
  numero di protocollo da annullare, i motivi
  dell’annullamento e, se il documento è stato
  riprotocollato correttamente, l’indicazione del
  nuovo numero di protocollo attribuito al
  documento.
Casistica
• Raccomandate
• Bandi di gara e preventivi
• Documenti in materia di
  contenzioso
• Lettere anonime
• Lettere prive di firma
Allegati
• Descrizione degli allegati
• Allegati che pervengono senza
  lettera di trasmissione
Documento informatico
• Garantire la immodificabilità (eliminare
  o rendere statici gli elementi dinamici e
  gli ausili alla redazione. I formati da
  preferire sono .pdf o .tiff oppure non
  proprietari come .odf, .txt.,xml.
• Garantire la provenienza (firma digitale
  o firma elettronica qualificata)
La e-mail
• La posta elettronica, così come
  oggi realizzata e utilizzata, non è
  in grado di offrire certezze circa
  l’identità del mittente, di quando è
  avvenuto l’invio, del fatto che ciò
  che è stato spedito sia arrivato
  integro al ricevente, nonché sulla
  effettiva ricezione
Posta elettronica certificata
             - PEC
• Nasce per offrire una valida e più
  efficace alternativa alla Raccomandata
  con avviso di ricevimento
• Va evidenziato che la PEC non
  garantisce l’autenticità di ciò che è stato
  spedito; per ottenere questa garanzia i
  documenti spediti devono essere
  sottoscritti con firma digitale o firma
  elettronica qualificata.
Posta elettronica certificata
             - PEC
Non è detto che dia garanzie
 sull’identità del mittente (uso di
 caselle di terze persone, mancata
 identificazione certa del mittente al
 momento del rilascio)
Attesa per le regole tecniche
 richieste al punto c-bis, comma 1
 dell’art. 65 del CAD
Documenti inviati per fax o
   per via telematica da
          cittadini
• l’invio di documenti sottoscritti con
  firma digitale, il cui certificato è
  rilasciato da un certificatore
  accreditato;
• l’invio di copie delle istanze e delle
  dichiarazioni sottoscritte, accompagnate
  dalla copia del documento di identità
  (art 38 comma 3 del dpr 445 del 2000).
Documenti inviati per fax o
    per via telematica da
           cittadini
• Tutti i documenti di cui e' prevista la
  sottoscrizione in ambiente tradizionale,
  devono pervenire firmati digitalmente. I
  documenti informatici privi di firma digitale
  saranno considerati non sottoscritti. Per la
  redazione dei documenti devono essere
  utilizzati formati statici e non direttamente
  modificabili, privi di macroistruzioni o codici
  eseguibili, preferibilmente pdf e tiff, oppure
  non proprietari come odf, txt, xml.
Documenti inviati per fax o
   per via telematica da
          cittadini
• L’utilizzo della propria casella di posta
  certificata (PEC) per l’invio dei
  documenti da parte del cittadino, di per
  sé, non costituisce elemento di validità
  del documento, fino a quando non
  saranno definite le regole tecniche
  relative al rilascio di credenziali di
  accesso, come previsto dall’art. 65 del
  D.lgs. 82/2005 .
Documenti inviati per fax o
    per via telematica da
           cittadini
• I documenti inviati telematicamente devono
  essere protocollati.
• Della registrazione a protocollo di documenti
  inviati telematicamente viene data notifica
  tramite e-mail al RPA e ai destinatari per
  conoscenza. Non viene inviata nessuna copia
  cartacea.
• L’Università degli Studi di Siena ha, al
  momento, una casella di posta certificata
  rettore@pec.unisipec.it
Documenti trasmessi i per fax o
  via telematica tra pubbliche
         amministrazioni
Sono valide le comunicazioni trasmesse se:
• sottoscritte con firma digitale e altro tipo di
   firma qualificata;
• sono dotate di segnatura di protocollo
• trasmesse attraverso caselle istituzionali di
   posta elettronica certificata (PEC).
• altri sistemi di accertamento della provenienza
   dovranno essere normati con relativo DPCM di
   regole tecniche non ancora emanato.
L’invio di un documento per fax è assimilato
   nella normativa all’invio telematico e
   informatico.
Modalità’ semplificate di
      invio dei documenti
     all’interno dell’Ateneo
Saranno considerati validi i documenti pervenuti
  anche:
• come copie per immagine di documenti
  analogici sottoscritti con firma autografa,
  provenienti da fax
• da indirizzi mail istituzionali o comunque
  rilasciati all’interno del dominio unisi.it, di cui
  sia stata verificata l’autenticità.

Tali verifiche spettano al RPA che invia il
  documento per la protocollazione.
Flusso del documento in
            partenza
• La registrazione dei documenti in partenza è
  effettuata direttamente nell’ UOR dal RPA (o
  un collaboratore espressamente indicato), il
  quale ha anche la responsabilità delle
  operazioni di creazione e gestione del fascicolo
  relativo all’affare o al procedimento
  amministrativo.
• I documenti vengono formati dal RPA, inviati
  al responsabile dell’adozione dell’atto e, dopo
  la firma, tornano alla UOR per la registrazione
  in partenza.
I Repertori e le serie
        archivistiche
Con Disposizione del Direttore
   amministrativo n. 12 dell’a.a
   2010/2011 sono stati istituiti

     1. ll repertorio dei decreti

     2. il repertorio delle
        disposizioni amministrative

     3. il repertorio delle circolari.
La situazione di partenza

   Due raccolte di Decreti

   Due raccolte di Disposizioni amministrative

   Nessuna raccolta di circolari

   Nessuna registrazione nel sistema di protocollazione
La normativa
        Art 2699 del Codice civile

        L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio
        o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel
        luogo dove l'atto è formato.

        Le richieste formalità sono:
        Intestazione che espliciti qual è l'autorità da cui proviene l'atto
         (es. Università degli Studi di Siena)
        Data topica (dove e quando l'atto si è formato)
        Registrazione di protocollo

Divisione flussi documentali e informativi   10 gennaio 2011
La normativa
                        Dpr 445/2000 art 53, comma 5
         Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e
       spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono
     esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
     amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
       i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
          libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i
                  documenti già soggetti a registrazione particolare
                                   dell’amministrazione.

Divisione flussi documentali e informativi   10 gennaio 2011
La registrazione

• Protocollo          • Repertorio
(arrivo, partenza e   (documenti uguali
  interni)              per forma, diversi
                        per contenuto)
Divisione flussi documentali e informativi   10 gennaio 2011
Correzioni
• DPR 28 dicembre 2000, n. 445
         art. 7 comma 2
   Il testo degli atti pubblici comunque redatti
  non deve contenere lacune, aggiunte,
  abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
  abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
  acronimi, ed espressioni in lingua straniera,
  di uso comune. Qualora risulti necessario
  apportare variazioni al testo, si provvede in
  modo che la precedente stesura risulti
  leggibile.
Annullamento della
          registrazione
• Solo il responsabile del servizio protocollo autorizza l’
  annullamento di una registrazione di protocollo.
                          • omissis
• L’indicazione dell’annullamento va anche apposta sul
  documento cartaceo a cura del servizio protocollo (se
  documento in arrivo) o del RPA (se documento in
  partenza, tra uffici o documenti repertoriati).
• Il documento annullato, fatto salvo il caso di
  restituzione ad altra persona fisica o giuridica per non
  afferenza a procedimenti amministrativi della AOO
  Amministrazione centrale, deve essere conservato nel
  fascicolo corrispondente. (Cap. 1.6 del Manuale di
  gestione).
• Nel caso di decreti, disposizioni amministrative o
  circolari, entrambi gli originali devono riportare il timbro
  “annullato” e devono essere conservati,
  rispettivamente, nella raccolta e nel fascicolo.
Annullamento del
       provvedimento
• Se il provvedimento già registrato
  riporta errori sostanziali, il
  Responsabile del procedimento
  può procedere alla redazione di un
  nuovo provvedimento che integra,
  coregge o annulla il precedente.
  Entrambi rimangono registrati ed
  entrano a far parte della collezione
  ufficiale.
Flusso di produzione del documento a firma Rettore

    UOR                       D.A.                    Rettore       DFDI

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Flusso di produzione del documento a firma Direttore
                                   amministrativo

    UOR                         D.A.                            DFDI

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