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Revisione 1.0 del 31/03/2021
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Si richiamano i seguenti articoli del Regolamento Informatico dell’Ospedale sul corretto uso dello strumento
informatico della posta elettronica.
Premessa
Tutti gli strumenti utilizzati dal lavoratore, quali PC, notebook, tablet, smartphone, e-mail ed altri strumenti (di seguito più
semplicemente “strumenti informatici”), sono di proprietà dell’azienda e vengono messi a disposizione unicamente per svolgere
la propria attività lavorativa e pertanto sono da considerarsi strumenti di lavoro.
6. Uso della posta elettronica
6.1 La casella di posta, assegnata all'utente, è uno strumento di lavoro. La “personalizzazione” dell’indirizzo non comporta il suo
carattere “privato”, in quanto trattasi di strumenti di esclusiva proprietà aziendale, messi a disposizione del dipendente al solo
fine dello svolgimento delle proprie mansioni lavorative. L’utilizzo dell’e-mail deve essere limitato esclusivamente per scopi
lavorativi, ed è assolutamente vietato ogni utilizzo di tipo privato. L’utente a cui è assegnata una casella di posta elettronica è
responsabile del corretto utilizzo della stessa.
6.2 È fatto divieto di utilizzare la casella di posta elettronica per l'invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti,
forum o mail-list non attinenti la propria attività o funzione svolta per l'Ospedale, salvo diversa ed esplicita autorizzazione.
L’iscrizione a mailing-list o newsletter esterne con l’indirizzo email ricevuto in dotazione è concessa esclusivamente per motivi
professionali. Prima di iscriversi occorre verificare anticipatamente l’affidabilità del sito che offre il servizio.
6.3 È fatto divieto di inviare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di
posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti. È previsto un
dimensionamento massimo per ciascuna casella in relazione alla disponibilità di spazio dei sistemi di posta di volta in volta
disponibili, che non potrà essere superato per evitare l'appesantimento della gestione dei server stessi.
6.4 Nel caso in cui fosse necessario inviare a destinatari esterni all’azienda messaggi contenenti allegati con dati personali o dati
personali particolari è obbligatorio che questi allegati vengano preventivamente resi illeggibili attraverso la crittografia con
apposito software (archiviazione e compressione con password). La password di cifratura deve essere comunicata al destinatario
attraverso un canale diverso dalla mail (ad esempio per lettera o per telefono) e mai assieme ai dati criptati. Tutte le
informazioni, i dati personali e/o sensibili di competenza possono essere inviati soltanto a destinatari – persone o Enti –
qualificati e competenti. In alternativa è possibile utilizzare una piattaforma di interscambio dati pubblicata nel cloud privato
dell’azienda.
6.5 È obbligatorio controllare con il Sw antivirus i file attachments di posta elettronica prima del loro utilizzo (non eseguire
download di file eseguibili o documenti da siti Web o Ftp non conosciuti). In particolare, si deve evitare, secondo le regole di
buona diligenza, l’apertura e la lettura di messaggi di posta elettronica in arrivo provenienti da mittenti di cui non si conosce con
certezza l’identità o che contengano allegati del tipo .exe, .com, .vbs, .htm, .scr, .bat, .js, .pif.
6.6 È vietato inviare catene telematiche (o di Sant'Antonio). Se si dovessero ricevere messaggi di tale tipo, si dovrebbe
comunicarlo immediatamente all'Amministratore del Sistema. Non si deve in alcun caso attivare gli allegati di tali messaggi.
6.7 Non è consentito l’invio automatico di e-mail dall’indirizzo aziendale a quello privato (attivando per esempio un “inoltro”
automatico delle e-mail entranti), anche durante i periodi di assenza (es. ferie, malattia, infortunio ecc.). L’eventuale messaggio
di “Out of Office” dovrà essere richiesto all’Amministratore di Sistema e da questi predisposto. Sarà cura del dipendente
chiederne la disattivazione al suo rientro in servizio.
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Collegarsi al sito webmail.aruba.it
Inserire la mail con la password di default che sono stati comunicati. In genere il formato è
nome.cognome@betaniahospital.org
Per gestire i messaggi selezionare ‘Messaggi’ in alto a sinistra. Per inviare una nuova mail cliccare su ‘Scrivi’.
Tutti gli account dell’ospedale sono già presenti in rubrica ed è sufficiente inserire la parte iniziale del nome o del
cognome.
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Operazioni obbligatorie da effettuare solo la prima volta.
Dopo essersi collegati scegliere ‘Impostazioni’ in alto a destra e successivamente ‘Cambia password’ nel menu a
sinistra. Inserire la vecchia password ed una nuova.
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Successivamente, sempre nel menu impostazioni, selezionare ‘Firma’ nell’elenco a sinistra e cliccare su ‘Crea firma’.
Inserire un nome per la firma.
Nel riquadro in basso selezionare ‘HTML’.
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Selezionare il testo seguente, copiarlo ed incollarlo nel riquadro. Personalizzare il proprio nome nella prima riga
facendo attenzione a non cancellare nessun altro carattere. Cliccare su ‘Salva’
Nome Cognome
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Le informazioni contenute nella presente mail e nei relativi allegati sono riservate e destinate
esclusivamente al/ai su/i indicato/i destinatario/i e pertanto non possono essere comunicate o diffuse ad
altri soggetti non autorizzati. E’ altresì vietata la copiatura della presente mail e dei suoi allegati da
parte di soggetti diversi dal/i destinatario/i. Il non rispetto di tali divieti è pienamente perseguibile ai
sensi dell’art 616 c.p. e del regolamento europeo (UE) 2017/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del
27/4/16 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
Cliccare su ‘Salva’.
Ad ogni email inviata sarà aggiunta in automatico la firma con le clausole di riservatezza.
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