Vademecum per la studentessa e lo studente in mobilità - Bando Erasmus+ ai fini di studio a.a. 2023/2024
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SETTORE DIDATTICA
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Vademecum per la studentessa e lo
studente in mobilità - Bando Erasmus+ ai fini di
studio a.a. 2023/2024
Questo Vademecum ha lo scopo di definire i passaggi che ciascuna studentessa e ciascuno studente in
mobilità Erasmus+ dovrà seguire, rivolgendo una particolare attenzione ai documenti richiesti dall’Ufficio
Erasmus. Pertanto, tutte le studentesse e tutti gli studenti sono invitati a leggere attentamente quanto
riportato di seguito.
Cosa fare prima della candidatura
• Valutare l’offerta formativa dell’università ospitante.
La studentessa/Lo studente interessata/o a candidarsi al bando Erasmus+ ai fini di Studio a.a.
2023/2024 dovrà provvedere, prima della sceltadelle mete, a confrontare con attenzione gli
esami erogati dalle Università estere di interesse con quelli previsti dal proprio piano di studi.
Una volta conclusa la selezione, la meta assegnata non sarà modificabile: la mancanza di
esami utili per l’acquisizione di crediti curricolari renderà impossibile la partenza per la
mobilità e farà sì che la studentessa/lo studente risulti rinunciataria/o.
• Predisporre del Pre-Learning Agreement (solo per le studentesse/gli studenti del DISIT e del
DSF):
https://www.uniupo.it/sites/default/files/Pre%20Learning%20Agreement%20(per%20candi
date-i%20DISIT%20e%20DSF).pdf.
• Identificare gli accordi interistituzionali coerenti con il proprio CdS e ciclo studi.
La studentessa/Lo studente interessata/o a candidarsi al bando Erasmus+ ai fini di Studio
a.a. 2023/2024 dovrà selezionare destinazioni adatte al proprio Corso di Studi, rintracciando
il codice ISCED corrispondente al settore didattico-disciplinare di riferimento, e al Ciclo di
Studi in cui è inserita/o. A tal fine, si ricorda che i percorsi di Laurea sono identificati con“BA” e i corsi di Laurea Specialistica o Magistrale con “MA”.
• Informarsi sui requisiti linguistici.
I requisiti linguistici necessari per svolgere l’Erasmus+ sono individuati dall’università di
destinazione, non dall’università di origine. In fase di scelta delle mete è bene, quindi,
informarsi tramite i siti web o contattando direttamente le università partner, per avere
indicazioni aggiornate circa le attestazioni/certificazioni di lingua necessarie.
Laddove non specificato, si consiglia alla/o studentessa/studente di partire con una
conoscenza linguistica pari almeno a B1 – livello soglia.
Gli strumenti a disposizione degli studenti per un’autovalutazione e un’attestazione di livello
della lingua sono:
- EF per l’inglese al link:
https://www.ef-
italia.it/gocampaign/efset/it/epis/piemonte/?source=005100,efset_piemonte
- EF per francese, tedesco e spagnolo al link:
https://www.ef-italia.it/test/
- OLS (Online Linguistic Support - piattaforma fornita dalla Commissione Europea)
obbligatorio per tutte/i le/gli studentesse/studenti selezionate/i.
Cosa fare prima della partenza
La studentessa/Lo studente risultata/o idonea/o dovrà personalmente provvedere a espletare tutti
i preparativi necessari alla propria partenza e, dunque, dovrà:
• Compilare il Learning Agreement e richiedere la firma almeno alla/al docente referente per
l’Internazionalizzazione presso il proprio Dipartimento (la firma della/del referente estera/o
potrà essere chiesta in un secondo momento e comunque obbligatoriamente prima del
rientro).
• Compilare il Modulo B e assicurarsi di conservare le corrispondenze con le/i docenti titolari
degli insegnamenti presso l’UPO a cui si richiede l’autorizzazione a sostenere l’esame
corrispondente all’estero. Le comunicazioni con le/i professoresse/professori devono
avvenire unicamente tramite mail.
• Accertarsi di essere in regola con il pagamento delle tasse universitarie.
• Effettuare il test OLS e inviare il risultato all’Ufficio Erasmus.
• Scaricare l’apposito modulo dei Dati Bancari, compilarlo e inviarlo tramite email all’Ufficio
Erasmus (https://www.uniupo.it/it/internazionale/studenti/vuoi-andare-allestero/tutto-
erasmus/moduli-e-documenti-utili).
Tutta la documentazione richiesta, unitamente a moduli di carattere tecnico richiesti per predisporrei pagamenti e che saranno forniti dall’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri solo in un secondo
momento, deve essere inviata all’indirizzo email domanda.erasmus@uniupo.it. Al momento
dell’invio dei documenti, è necessario mettere in CC nella mail anche il docente referente del proprio
Dipartimento.
Cosa fare all’arrivo presso l’Università estera
Ci sono diversi passi da compiere all’arrivo presso l’Università estera:
1. CERTIFICATO DI PERMANENZA
Una volta giunta/o presso l’Università partner la studentessa/lo studente è tenuta/o a
formalizzare il proprio soggiorno, recandosi presso l’Ufficio Erasmus/Internazionalizzazione
dell’Ateneo estero. In questa occasione dovrà far firmare il certificato di permanenza (Letter
of Confirmation) scaricabile al seguente link:
https://www.uniupo.it/sites/default/files/Letter of confirmation (Certificato di
permanenza).pdf.
Verrà eventualmente accettato anche quello su carta intestata emesso dall’università
partner.
Si segnala che le date riportate sul certificato di permanenza non devono essere relative a
giorni festivi, sabato e domenica inclusi.
Si ricorda, infine, che in tale occasione la studentessa/lo studente non potrà richiedere la
compilazione anticipata della seconda parte del certificato (Confirmation of Departure), la
quale dovrà essere nuovamente sottoposta alla firma di una/un Responsabile solo al termine
del proprio soggiorno. La data da indicare, dunque, deve fare riferimento all’ultimo giorno di
attività accademica (ultimo giorno di lezione, ultimo esame sostenuto, ecc.).
Il certificato di permanenza dovrà essere inviato, tramite posta elettronica, all’Ufficio
Erasmus e Studenti Stranieri (domanda.erasmus@uniupo.it) entro e non oltre cinque (5)
giorni dal proprio arrivo presso l’Ateneo ospitante.
2. BLOCCO DELLA CARRIERA
Durante il periodo di permanenza all’estero la studentessa/lo studente ha la possibilità di
rientrare in Italia per brevi periodi (3-4 giorni) per motivi personali.
In tale occasione però, non potrà svolgere esami e/o altre attività di carattere didattico. Si
segnala infatti, che la carriera della/o studentessa/studente rimarrà bloccata per tutto il
periodo di mobilità. Non sarà, dunque, possibile iscriversi e/o registrare esami di profitto in
Italia.
Il blocco della carriera parte dalla data di arrivo indicata nel certificato di permanenza e
termina con la data di rientro inserita nello stesso.
Si segnala, però, che la carriera verrà sbloccata solo a seguito della ricezione di tutta ladocumentazione di rientro, debitamente compilata e firmata1.
3. MODIFICHE AL LEARNING AGREEMENT
Nel caso in cui la studentessa/lo studente debba apportare delle modifiche al Learning
Agreement iniziale, ella/egli è tenuta/o a contattare quanto prima la/il Docente
dell’insegnato all’UPO e la/il Docente referente estera/o per il corso in questione al fine di
ottenere l’approvazione necessaria.
Le modifiche sono da inserire nel Learning Agreement – During the Mobility che dovrà essere
firmato dalle/dagli docenti referenti per l’Internazionalizzazione (sia italiana/o che estera/o).
Non è necessario compilare il Learning Agreement per eliminare esami. Sarà sufficiente
ometterli al momento della compilazione della tabella finale che riporta le attività sostenute
in mobilità.
Cosa fare prima del rientro
Al termine della propria esperienza di mobilità all’estero, la studentessa/lo studente è tenuta/o a
recarsi presso l’Ufficio Erasmus/Internazionalizzazione dell’Università partner per sottoporre
nuovamente il certificato di permanenza (Letter of Confirmation) alla firma di una/un Responsabile.
Come già specificato, la data da indicare nella sezione Confirmation of Departure deve essere
relativa all’ultimo giorno di attività accademica.
L’ammontare finale del contributo per il periodo di mobilità verrà determinato dal numero dei
giorni di mobilità effettivamente svolti2.
La studentessa/Lo studente dovrà richiedere all’Ufficio Erasmus dell’Università ospitante di inviare
il Transcript of Records, ossia il certificato ufficiale attestante i risultati conseguiti durante il periodo
di mobilità, all’Ufficio Erasmus dell’UPO. Solo a questo punto verrà avviata la procedura di
conversione dei voti conseguiti all’estero, gestita direttamente dai singoli Dipartimenti.
Si invita, dunque, la studentessa/lo studente a contattare la/il Referente amministrativa/o in servizio
presso il proprio Dipartimento al fine di avere ulteriori delucidazioni in merito.
Cosa fare al rientro
Entro 20 giorni dal proprio rientro in Italia (fatta eccezione per casi particolari di cui l’ufficio dovrà
essere informato), la studentessa/lo studente dovrà inviare all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri
(domanda.erasmus@uniupo.it) la seguente documentazione:
1
Infra. Cap. Cosa fare prima del rientro
2
Vedi Bando Erasmus+ ai fini di Studio a.a. 2023/2024 par. 3.4.1 - https://www.uniupo.it/it/internazionale/studenti/vuoi-
andare-allestero/tutto-erasmus/bando-erasmus-ai-fini-di-studio1. CERTIFICATO DI PERMANENZA debitamente compilato e firmato, attestante il periodo di
studi effettivamente svolto all’estero.
2. DICHIARAZIONE DELLE ATTIVITA’ SVOLTE ALL’ESTERO, da compilare inserendo esami,
attività di tesi e/o tirocinio. Il modulo è pubblicato alla seguente pagina web:
https://www.uniupo.it/sites/default/files/Modulistica%20studenti/Erasmus/23%20Dichiar
azione%20attivit%C3%A0%20svolte%20all'estero.pdf.
3. LEARNING AGREEMENT DEFINITIVO, comprensivo delle sezioni Before the Mobility e During
the Mobility (se si è modificato il Learning Agreement), approvato sia dalla/dal Docente
referente presso il Dipartimento di appartenenza, sia da una/un Responsabile presso
l’Università partner. A questo deve essere aggiunto anche il MODULO B definitivo (aggiornato
in caso di modifiche), approvato dalla/dal Docente referente in Italia.
La parte After the Mobility viene compilata solo da alcuni Atenei, al posto del Transcript of
records e non richiede la firma del docente referente in Italia.
4. Screenshot o pagina word attestante l’avvenuta compilazione della pagina ERASMUS WIKI
sul DIR (.https://www.dir.uniupo.it/enrol/index.php?id=5309).
5. La studentessaa/Lo studente, infine, dovrà compilare il questionario EU SURVEY con le
modalità previste dalla nuova piattaforma della Commissione Europea (che, al momento,
non ci sono ancora state comunicate).
6. Se già ricevuto dall’Università ospitante, la studentessa/lo studente dovrà presentare anche
il Transcript of Records.
PROLUNGAMENTI E RINUNCE
Prolungamenti
È possibile per la st ude n t e ssa/ lo studente idonea/o, richiedere il prolungamento della borsa
Erasmus+ fino ad un massimo di 12 mesi complessivi, comprendenti sia i mesi concordati in
fase di predisposizione dell’accordo finanziario, sia il successivo prolungamento. Verranno prese in
considerazione solo le richieste pervenute all’Ateneo attraverso l’apposito modulo, scaricabile
dal sito web di Ateneo: https://www.uniupo.it/it/internazionale/studenti/vuoi-andare-
allestero/tutto-erasmus/moduli-e- documenti-utili.
Il modulo di cui sopra dovrà essere inviato all’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri, tramite e-mail,all’incirca un mese prima del termine del periodo richiesto in fase di sottoscrizione dell’accordo
finanziario.
Per poter essere considerato valido, il modulo dovrà essere obbligatoriamente firmato da tutte le
parti coinvolte (studentessa/studente, Docente referente presso il proprio Dipartimento e
Responsabile presso l’Università partner).
Il prolungamento prevede un pagamento che si baserà sui giorni esatti di permanenza e inerente
solo alla parte di contributo comunitario. Si segnala infine che, per motivi assicurativi, è comunque
obbligatorio richiedere l’autorizzazione (tramite apposito modulo) per periodi di prolungamento
superiori a 16 giorni.
Rinunce
La studentessa/Lo studente che decide di rinunciare alla borsa di studio spettante è tenuta/o ad
avvisare per iscritto l’Ufficio Erasmus UPO inviando una mail di rinuncia formale e motivata
all’indirizzo domanda.erasmus@uniupo.it.
Lo studente è tenuto, contestualmente, ad avvisare della rinuncia anche l’Università ospitante.
La rinuncia prevede una penale di 100,00€, come da bando. Per gravi e documentati motivi è possibile
presentare un’istanza per essere esonerate/i dal pagamento della penale.
INFORMAZIONI AGGIUNTIVE
ESAMI INTEGRATI
Al momento della compilazione del Learning Agreement sarà possibile inserire esami integrati,
indicando la denominazione dell’esame nella sua completezza e non dei singoli moduli parziali che
lo compongono. Nel caso in cui durante la mobilità verrà sostenuta solo una parte dell’esame sarà
possibile richiederne il riconoscimento parziale. La parte mancante dell’esame potrà essere
sostenuta al rientro in Italia, senza bisogno di ulteriori integrazioni.
RINUNCIA VOTI
Nel caso in cui una studentessa/uno studente volesse rinunciare a un voto conseguito durante la
mobilità, può rifiutare il voto direttamente presso la sede universitaria estera oppure può non
richiederne il riconoscimento una volta rientrato in Italia. In tal caso si precisa che la rinuncia dovrà
essere messa per iscritto e consegnata all’Ufficio Erasmus, contestualmente alla consegna del
resto della documentazione.
Il modulo da compilare ai fini di tale procedura è pubblicato alla seguente pagina web:
https://www.uniupo.it/sites/default/files/25%20Rinuncia%20votazione%20esami.pdf
LAUREALa studentessa/ Lo studente non può laurearsi prima che sia stato effettuato il riconoscimento
degli esami, del tirocinio o dell’attività di ricerca tesi svolti nell’ambito del programma Erasmus+.
La studentessa/Lo studente, dunque, è tenuto a verificare, con congruo anticipo, prima di recarsi in
Segreteria Studenti per la consegna della domanda di laurea, che la propria carriera sia stata
debitamente aggiornata.
ATTENZIONE
Tutta la modulistica utile è presente alla pagina
https://www.uniupo.it/it/internazionale/studenti/vuoi-andare-allestero/tutto-
erasmus/moduli-e-documenti-utili
In caso di dubbi o richieste di supporto, anche durante il soggiorno all’estero, contattare
direttamente l’Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri.
Ufficio Erasmus e Studenti Stranieri
Palazzo del Rettorato
Via Duomo, 6 – 13100 Vercelli
Tel. + 39 0161/261551 - 523
domanda.erasmus@uniupo.it
erasmus@uniupo.it (servizio di Ticketing UPOrisponde)
Orario di ricevimento: su appuntamento
dal lunedì al venerdì – 09:30 – 11:30Puoi anche leggere
