REGISTRAZIONE E LOGISTICA n. 1 - Seminario dei Primi Vice Governatori e Governatori Distrettuali Eletti - Lions Clubs International
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Seminario dei
Primi Vice Governatori e
Governatori Distrettuali Eletti
REGISTRAZIONE E
LOGISTICA n. 1
[Type text]
Gentile Primo VDG/DGE, presto avremo il piacere di darti il benvenuto al nostro seminario rivolto ai Primi VDG/DGE! Quest’anno per la prima volta il Seminario si svolgerà a St. Charles (Illinois) presso il Q Center. Situato a circa 60 km a ovest di Chicago, il Q Center è il più grande centro congressi dell'area centro-occidentale degli Stati Uniti ed ospita normalmente eventi di formazione del management delle aziende Fortune 500, conferenze di grandi associazioni ed eventi speciali. Il centro comprende gli spazi per la formazione, ristoranti e alberghi. Insieme agli altri Primi VDG/DGE parteciperai a una settimana di formazione specifica, avrai l’opportunità di essere fotografato con il Vice Presidente e di visitare la Sede internazionale di LCI. Durante il Seminario avrai l’opportunità unica di conoscere gli altri Primi VDG/DGE di tutto il mondo e di condividere con loro idee ed esperienze in vista dell’assunzione del vostro importante incarico. Il team di LCI è lieto di poter collaborare con te e gli altri Primi VDG/DGE anche durante la fase di preparazione al seminario e sta lavorando intensamente per rendere questo evento memorabile e produttivo. Cordiali saluti Il Team del Seminario dei Primi VDG/DGE 2019 FVDG/DGE LM 1B.IT 2
Logistica del Seminario dei
Primi VDG/ DGE
La presente contiene le informazioni sul Seminario dei Primi Vice Governatori/Governatori Distrettuali
Eletti 2019 che si svolgerà presso il Q Center di St. Charles (Illinois).
Il Seminario dei Primi Vice Governatori/Governatori Distrettuali eletti costituisce un’importante opportunità
formativa per la preparazione all’assunzione dell’incarico di Governatore distrettuale. I partecipanti al
Seminario riceveranno una formazione specifica, avranno l’opportunità di essere fotografati insieme al Vice
Presidente e di visitare la Sede internazionale di LCI. Il Seminario dei Primi VDG/DGE che si svolgerà a St.
Charles è rivolto esclusivamente ai Primi VDG/DGE.
Al Seminario non saranno ammessi accompagnatori e ospiti.
Il presente opuscolo contiene informazioni su come:
• Registrarsi al Seminario dei Primi VDG/DGE presso il Q Center di St. Charles.
• Prenotare una camera presso il Q Center di St. Charles.
• Prenotare il proprio volo e i trasferimenti per raggiungere St. Charles.
• Registrarsi al Seminario dei Primi VDG/DGE 2019 e alla Convention internazionale di Milano.
Si prega di leggere attentamente le informazioni contenute nel presente opuscolo. Il modulo di registrazione e
di viaggio dovrà pervenire al Dipartimento Registration and Housing di LCI entro lunedì 22 ottobre 2018
per consentire a LCI di garantire la prenotazione delle camere presso il Q Center e di effettuare, ove
necessario, la prenotazione dei voli.
A gennaio 2019 LCI invierà a tutti i partecipanti una seconda serie di materiali contenenti maggiori
informazioni sul Q Center, le istruzioni per l’arrivo a St. Charles e per i trasferimenti da e per l’aeroporto, il
programma del Seminario e la registrazione al Seminario e alla Convention di Milano.
La terza serie di materiali sarà inviata a maggio 2019 e conterrà ulteriori informazioni sul seminario dei
Primi VDG/DGE e la Convention internazionale di Milano, la conferma della prenotazione alberghiera e i
programma del Seminario e della Convention.
Informazioni aggiornate saranno disponibili sul sito ufficiale di LCI: www.lionsclubs.org (cercare
”SEMINARIO PRIMI VDG/DGE”)
Ti aspettiamo a St. Charles!
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Date da ricordare
Lunedì 22 ottobre Scadenza per l’invio del modulo di registrazione e di
viaggio a LCI per il Seminario del Primi VDG/DGE 2019 di
St. Charles che si svolgerà presso il Q Center
Venerdì 30 novembre Scadenza per la prenotazione dei voli per il seminario dei
Primi VDG/DGE 2019 che si svolgerà presso il Q Center
Gennaio 2019 Secondo invio di materiali contenenti maggiori informazioni
sul Q Center, le istruzioni per l’arrivo a St. Charles, i
trasferimenti da e per l’aeroporto, il programma del
Seminario dei Primi VDG/DGE
Lunedì 11 febbraio Check-in dei DGE presso l’hotel
Venerdì 15 febbraio Data per il check-out dal Q Center
Giovedì 28 febbraio Scadenza per la registrazione al Seminario dei Primi
VDG/DGE 2019 e alla Convention internazionale di Milano
Venerdì 15 marzo Scadenza per l’invio al Dipartimento Contabilità di TUTTE
le note spese di viaggio per la partecipazione al Seminario
di St. Charles svoltosi presso il Q Center.
Maggio 2019 Terzo invio di materiali per la logistica contenenti
informazioni e programma sul Seminario dei Primi
VDG/DGE e sulla Convention internazionale di Milano, la
conferma di registrazione a tali eventi e le istruzioni di
viaggio e per l’arrivo a Milano.
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Registrazione, alloggio e viaggio per il
Seminario dei Primi VDG/DGE
Come iniziare
Fase 1: Compilare il Modulo di registrazione e di viaggio per il Seminario dei Primi
VDG/DGE e inviarlo a LCI all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org entro il lunedì 22 ottobre
Il Seminario dei Primi VDG/DGE che si svolgerà a St. Charles è rivolto esclusivamente ai
Primi Vice Governatori/Governatori Distrettuali Eletti. Al Seminario non saranno ammessi
accompagnatori e ospiti.
LCI invierà un’email per confermare l’avvenuta registrazione e comunicare i dettagli per la
prenotazione del volo.
La conferma della prenotazione alberghiera per le date approvate da LCI (Arrivo lunedì 11
febbraio e partenza il 15 febbraio) sarà inviata in formato elettronico direttamente dal Q
Center dopo circa 2-4 settimane.
Le notti aggiuntive presso il Q Center sono considerate una spesa personale e sono
soggette a disponibilità. Eventuali spese personali dovranno essere pagate addebitate sulla
propria camera dovranno essere pagate al momento del check-out.
Si prega di contattare LCI all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org qualora non si riceva
alcuna conferma.
Fase 2: Effettuare la prenotazione del volo.
Per effettuare la prenotazione dei voli si prega di attenersi alle istruzioni per il proprio paese di
residenza contenute nell’ ALLEGATO n.2.
L’acquisto dei biglietti aerei per i Primi VDG/DGE dovrà essere effettuato tramite le agenzie di
viaggi autorizzate da LCI entro venerdì 30 novembre 2018.
Si prega di contattare direttamente l’agenzia di viaggi per prenotare il biglietto aereo.
Si prega di attenersi alle istruzioni contenute nell’ ALLEGATO n.2 riguardo al
pagamento/rimborso del biglietto aereo.
LCI riceverà una copia dell’itinerario di viaggio per predisporre i trasferimenti presso il Q
Center. Si prega di informare LCI in caso di eventuale prolungamento del soggiorno oltre le
date approvate.
Attenzione: Fare in modo che le date del proprio volo corrispondano alle date della
prenotazione alberghiera. Per ulteriore assistenza si prega di contattare:
dgeseminar@lionsclubs.org
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Centro Congressi Q Center - St. Charles, Illinois
Situato a St. Charles, a circa 60 km da
Chicago, il Q Center è il più grande centro
congressi del Mid-West e sorge su un’area
ricreativa di oltre 95 acri. Il Q Center
comprende diversi ristoranti, sale riunioni e
alloggi.
Le camere del Q Center sono camere
singole in stile dormitorio con un solo letto e
una postazione di lavoro ergonomica. Il bagno in camera è provvisto di doccia (no vasca da
bagno). Tutte le camere sono non fumatori. Il Q Center offre una connessione Wifi base
gratuita in tutte le camere. Ogni camera contiene una TV 26’’ a schermo piatto in alta
definizione con programmi via cavo. È possibile poter acquistare una connessione Wifi
Premium al costo di 15 dollari US al giorno (spesa personale). Le camere sono anche
dotate di: macchinetta per il caffè, radiosveglia, asciugacapelli, ferro e asse da stiro e
articoli per la cura della persona.
Il Q Center include anche un negozio
di articoli da regalo, una lavanderia a
gettoni, un'area business con staff di
supporto, un centro fitness e una sala
per la meditazione/preghiera.
Il Q Center offre l’atmosfera giusta per la
formazione necessaria ai Primi VDG/DGE per la
preparazione al loro anno d’incarico. Tutte le sale
riunioni del Q Center sono insonorizzate e
dispongono di sedie ergonomiche e di
connessione Wifi base.
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Alloggio
Una volta ricevuto il modulo di registrazione e di viaggio, LCI effettuerà la prenotazione della
camera. Le date approvate da LCI sono le seguenti:
Data di arrivo lunedì 11 febbraio e data di partenza venerdì 15 febbraio. Ai partecipanti è chiesto
di rimanere all’interno del Q Center per tutta la durata del Seminario.
LCI coprirà i costi di una camera singola con
letto singolo presso il Q Center solamente per
le date autorizzate per il seminario. Al
Seminario dei Primi VDG/DGE non è prevista
la presenza di accompagnatori e ospiti.
Il personale del Q Center farà del suo meglio
per fornire l'assistenza necessaria ai
partecipanti con esigenze speciali. Si prega di
indicare eventuali bisogni speciali sull’apposito
modulo e inviarlo a: dgeseminar@lionsclubs.org
Le notti aggiuntive presso il Q Center sono considerate spesa personale e sono soggette a
disponibilità.
Per informazioni su notti aggiuntive e sui costi si prega di contattare
dgeseminar@lionsclubs.org.
LCI sta gestendo le prenotazioni presso il Q Center in modo autonomo. Pertanto, per
evitare qualsiasi tipo di confusione, si prega di non contattare il Q Center direttamente.
Tutte le domande sulla prenotazione della camera dovranno essere inviate a LCI
all’indirizzo: dgeseminar@lionsclubs.org
Al momento del check-out i Primi VDG/DGE pagheranno i costi addizionali associati a notti
aggiuntive, spese personali e tasse relative a tali spese.
Pasti presso il Q Center
Il Seminario dei Primi VDG/DGE è
comprensivo di colazione, pranzo e
cena. Tutti i pranzi saranno serviti a
buffet per consentire ai partecipanti di
scegliere in base alle loro preferenze.
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Procedura e normativa per i viaggi
Viaggi in aereo:
La prenotazione alberghiera dovrà essere effettuata entro venerdì 30 novembre. Effettuare la
prenotazione con dovuto anticipo consentirà di disporre di una più ampia scelta di itinerari con
minor numero di coincidenze e di una maggiore disponibilità di posti. Gli aeroporti di Chicago
(O’Hare e Midway) sono quelli più vicini a St. Charles.
PER PRENOTARE I BIGLIETTI AEREI SI PREGA DI ATTENERSI ALLA PROCEDURA INDICATA
NELL’ALLEGATO N. 2.
La procedura varierà a seconda dell’area geografica di appartenenza.
Normativa sui rimborsi spese di viaggio del Seminario
dei Primi VDG/DGE
Lions Clubs International rimborserà le seguenti spese di viaggio:
Biglietto aereo:
Un(1) biglietto aereo in classe economica di andata e ritorno per il Primo VDG/DGE, con itinerario
più diretto possibile.
• I biglietti saranno rimborsati in base alla migliore tariffa in classe economica disponibile al
momento della prenotazione per il periodo del viaggio.
• Ai fini del rimborso sarà necessario attenersi alla normativa di viaggio di LCI.
Trasferimento in aeroporto dalla propria abitazione:
Il trasporto di A/R dalla propria abitazione all’aeroporto sarà rimborsato su presentazione del
Modulo nota spese per i trasferimenti locali comprensivo di ricevute. La nuova versione del
modulo è disponibile sul sito di LCI nella sezione Finanze.
• Le spese di parcheggio presso l’aeroporto saranno rimborsate solo se inferiori al costo
del viaggio di andata e ritorno in macchina (chilometraggio), al costo del taxi, bus o
treno.
Tassa sul bagaglio:
LCI fornirà un rimborso solamente per la tassa sul primo bagaglio (se prevista) purché questo sia
conforme alle linee guida della compagnia aerea quanto a dimensioni e peso.
• Il costo di bagagli aggiuntivi o le spese per eccesso di peso saranno considerati spese
personali. Il regolamento sull’imbarco bagagli varia a seconda della compagnia aerea.
Pertanto, si prega di consultare la compagnia aerea per ulteriori informazioni.
• Il rimborso delle spese per il primo bagaglio potrà essere richiesto unitamente alle
spese per i trasferimenti locali.
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Collegamenti dall’aeroporto al Q Center
LCI organizzerà il trasferimento gratuito da/per gli aeroporti O’Hare o Midway nelle date autorizzate.
Maggiori dettagli sui trasferimenti da e per l’aeroporto saranno contenuti nei materiali che i
partecipanti riceveranno via email a gennaio 2019.
Altri mezzi di trasporto
Se si sceglie di arrivare al Q Center in automobile, treno o bus, il rimborso sarà effettuato ai sensi
della normativa sui rimborsi spese di LCI.
Il totale complessivo di chilometraggio, pedaggio, albergo, pasti e parcheggio non dovrà superare la
minima tariffa di un volo economy con itinerario più logico alla data del 1o gennaio 2019. Sarà
effettuato il rimborso spese per un solo biglietto aereo. Se si sceglierà di viaggiare insieme a un altro
Primo VDG/DGE sarà effettuato un rimborso spese per un solo viaggio. Il modulo nota spese per
viaggi in automobile è pubblicato sulla pagina per i DGE del sito di LCI nella sezione Risorse per le
Finanze.
Si prega di inviare il suddetto modulo al Dipartimento Contabilità, insieme alle ricevute, entro venerdì
15 marzo per ricevere il rimborso.
Viaggi pre/post Seminario
Se si sta pianificando di effettuare un viaggio prima o dopo il Seminario, si
prega di verificare che le sue date non siano in conflitto con le date di arrivo
(lunedì 11 febbraio) e di partenza (venerdì 15 febbraio) autorizzate.
Si prega di informare LCI di eventuali piani di viaggi aggiuntivi scrivendo
dgeseminar@lionsclubs.org per comunicare le date dei trasferimenti richiesti
da e per l’aeroporto.
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App del Q Center
Il Q Center mette a disposizione un'app per i dispositivi mobili che aiuterà i partecipanti a spostarsi
all'interno della struttura. Sul proprio smartphone o tablet l'app fornirà indicazioni precise sul
percorso da scegliere per raggiungere la propria destinazione. Non sapete in quale sala
recarvi? Basterà selezionare Events per trovare la propria riunione ed essere guidato presso la sua
sede.
Abilitando i servizi di localizzazione e il bluetooth, il proprio dispositivo mobile comunicherà con oltre
350 segnalatori installati all’interno del Q Center, consentendo di individuare la propria posizione. È,
inoltre, possibile attivare una funzione per evitare le scale preferendo il percorso con ascensori o per
individuare altre aree di interesse.
La App del Q Center è disponibile nell’Apple Store o nel Google Play Store. Cercare “Q Center” e
scaricare la App.
Passaporti e Visti
A seconda del paese di provenienza e/o della durata del soggiorno negli Stati Uniti, ai partecipanti
potrà richiesto un passaporto e/o un visto. I passaporti devono essere firmati e contenere un numero
di pagine sufficienti per i timbri del visto. La data di scadenza del passaporto dovrà essere di sei
mesi successiva alla durata del soggiorno. Si prega di consultare il proprio consolato riguardo a
eventuali visti. I partecipanti dovranno pianificare la predisposizione di tutti i documenti di viaggio con
dovuto anticipo considerando i tempi necessari.
Maggiori informazioni sono disponibili sul sito www.travel.state.gov. Ulteriori
informazioni sui documenti di viaggio sono disponibili anche sulla pagina
LCICON . Le lettere di invito per i DGE, ove necessarie, sono disponibili su
richiesta. Queste dovranno essere compilate e inviate a
Convention@lionsclubs.org
I cittadini americani dovranno essere in possesso di un documento di identità valido. Per ulteriori
informazioni visitare www.tsa.gov.
2019 FVDG/DGE LM 1B.IT 10Programma del Seminario dei Primi VDG/DGE
Visitare il sito del Seminario dei Primi VDG/DGE per trovare il programma preliminare che potrà
subire dei cambiamenti.
Guida agli esercizi di preparazione al Seminario
Primi VDG/DGE
I partecipanti riceveranno un’email con delle informazioni sugli esercizi da
svolgere individualmente per la preparazione al seminario. Questi
comprendono degli esercizi di lettura e dei corsi online sulle competenze
necessarie per svolgere con successo il ruolo di governatore distrettuale.
Traduzione e interpretariato
I Primi VDG/DGE sono assegnati alle classi in base alla lingua ufficiale del loro distretto, su
decisione della Divisione Amministrazione Distretti e Club di LCI. Le sessioni in aula del seminario
saranno condotte da un Group Leader che parla correttamente la lingua della classe. I cambiamenti
riguardanti la lingua del gruppo devono essere richiesti per iscritto a
Cynthia Bianchi all’indirizzo Cynthia.bianchi@lionsclubs.org entro
venerdì 11 gennaio 2019. I cambiamenti saranno effettuati in base
al numero dei posti disponibili.
La sessione di apertura e tutte le sessioni generali saranno condotte
in inglese. LCI offre il servizio di interpretazione simultanea nelle
seguenti lingue: cinese, coreano, finlandese, francese, hindi,
giapponese, italiano, portoghese, spagnolo, svedese e tedesco.
Se si sceglie di portare con sé un interprete personale (per una lingua diversa da quelle sopra
indicate), questi dovrà essere regolarmente autorizzato e registrato presso LCI prima dell’inizio del
Seminario. Gli interpreti dovranno attenersi al regolamento e alle procedure di LCI. Si prega di
contattare Penny Siwula all'indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org per richiedere un Modulo di
registrazione per interprete personale. Il modulo compilato, i costi relativi al viaggio, alla
prenotazione alberghiera e ai pasti dovranno essere inviati a Penny Siwula entro venerdì 30
novembre.
2019 FVDG/DGE LM 1B.IT 11Convention Internazionale 2019 di Milano
Una breve sessione su Milano si svolgerà mercoledì 13 febbraio presso il Q Center. Maggiori
informazioni sulla Convention di Milano e sulla quarta giornata del Seminario saranno fornite nel
corso di questa riunione a cui i partecipanti sono vivamente invitati a partecipare.
Le informazioni riguardanti la registrazione / l'alloggio per la Convention internazionale di Milano
saranno contenute nei materiali che saranno inviati a gennaio 2019. Lo staff del Dipartimento
Registrazione e Alloggi di LCI sarà presente presso il Centro Q e sarà disponibile per qualsiasi
domanda.
Si prega di ricordare che:
LCI provvederà automaticamente alla registrazione dei DGE e a quella del loro
accompagnatore alla Convention e alla cena di gala di LCI. Si prega di non effettuare la
registrazione alla Convention online poiché si incorrerebbe in una doppia prenotazione.
Per registrare i propri familiari alla Convention Internazionale di Milano, si prega di scaricare
il modulo di registrazione alla Convention per i familiari del Primo VDG/DGE e inviarlo
all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org. I biglietti per la cena di gala e per i trasferimenti
da/per l’aeroporto potranno essere acquistati tramite l’invio di questo modulo. I biglietti per la
cena di gala sono disponibili in numero limitato.
Le domande sul Seminario dei Primi VDG/DGE 2019
potranno essere rivolte a:
Domande riguardanti: Contatti Telefono Email
Registrazione e Penny Siwula +1 630-468-6731
prenotazione alberghiera Kelly Zielinski +1 630-468-7016 dgeseminar@lionsclubs.org
Lisa Pastore +1 630-468-7052
Organizzazione del viaggio e voli Lynda Rohr +1 630-468-6832 dgetravel@lionsclubs.org
Rimborsi spese di viaggio Laura Delgado +1 630-468-6846
DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org
Contenuti del Seminario Cynthia Bianchi +1 630-468-6770 cynthia.bianchi@lionsclubs.org
2019 FVDG/DGE LM 1B.IT 12Puoi anche leggere
