Progetto SIDI - Istanze Online Funzioni SIDI - per la gestione degli Utenti Istanze onLine
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Progetto SIDI – Istanze Online
Funzioni SIDI
per la gestione degli Utenti Istanze
onLine
GUIDA OPERATIVA
12 DICEMBRE 2016
Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
INDICE
Contents
INDICE ......................................................................................................................................................................... 2
1. INTRODUZIONE ALL’USO DELLA GUIDA.................................................................................................... 3
1.1 SIMBOLI USATI E DESCRIZIONI ................................................................................................................... 3
2. SERVIZIO “ISTANZE ON LINE” ....................................................................................................................... 4
2.1 COS’È E A CHI È RIVOLTO ............................................................................................................................... 4
3. PROCEDURA DI ABILITAZIONE AL SERVIZIO .......................................................................................... 5
4. IDENTIFICAZIONE UTENTE ............................................................................................................................ 6
4.1 PREREQUISITI PER LA SEDE DI RICONOSCIMENTO............................................................................... 6
4.2 ATTIVITÀ DELLA SEDE DI RICONOSCIMENTO......................................................................................... 7
5. IDENTIFICAZIONE UTENTI CHE RICHIEDONO LA RIGENERAZIONE DEL CODICE PERSONALE
22
6. RETTIFICA DEI DATI DI IDENTIFICAZIONE ............................................................................................. 26
7. DISABILITAZIONE DI UN’UTENZA AL SERVIZIO ISTANZE ON LINE ................................................ 32
8. VISUALIZZAZIONE STATO UTENZA ........................................................................................................... 35
9. RETTIFICA CODICI FISCALI.......................................................................................................................... 37
10. VISUALIZZAZIONE CODICI FISCALI DISALLINEATI............................................................................. 41
11. RETTIFICA DATI DI RECAPITO UTENZE POLIS ...................................................................................... 43
12. GLOSSARIO......................................................................................................................................................... 46
13. STATO DELLA RICHIESTA DI ABILITAZIONE AL SERVIZIO ISTANZE ONLINE ............................ 47
14. ALLEGATI ........................................................................................................................................................... 49
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1. INTRODUZIONE ALL’USO DELLA GUIDA
La presente guida vuole rappresentare uno strumento informativo ed un supporto operativo per il
personale delle Segreterie Scolastiche e degli altri uffici preposti chiamato ad operare nel
nuovo processo per la presentazione delle Istanze On line.
La presente Guida ha dei riferimenti alla “Guida operativa Funzioni Istanze onLine”
(IOL_Guida_operativa_funzioni di servizio_v 11.0), documento destinato al personale interessato ad
usufruire dei servizi del Sistema “Istanze OnLine”, che è opportuno avere a disposizione, sia per
avere una panoramica sul processo di lavoro, sia per poter fornire un supporto agli utenti che si
presentano nella Segreteria, o nell’Ufficio, per la fase di identificazione.
1.1 SIMBOLI USATI E DESCRIZIONI
Simbolo Descrizione
Accanto alla lente d’ingrandimento viene approfondito l’argomento trattato nel
paragrafo precedente.
Accanto al divieto di transito sono indicate le operazioni non permesse.
Accanto all’uomo che legge il giornale sono riportate notizie utili al
miglioramento dell'operatività.
Accanto al segnale di STOP sono evidenziati aspetti cui prestare attenzione.
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2. SERVIZIO “ISTANZE ON LINE”
2.1 COS’È E A CHI È RIVOLTO
Il servizio “Istanze OnLine” consente di presentare le domande afferenti ai principali
procedimenti amministrativi che coinvolgono il personale della scuola o
dell’Amministrazione, utilizzando gli strumenti offerti dalle tecnologie ICT eliminando
quindi la necessità di gestione e trattamento della versione cartacea dell’istanza.
Esso è basato sul Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che sancisce il diritto da parte
dei cittadini ad interagire con la Pubblica Amministrazione. In particolare tale normativa cita,
tra le alternative atte a garantire in modo sicuro l’accesso ai servizi in rete delle pubbliche
amministrazioni, quella che prevede l’uso di normali credenziali di accesso come codice
utente e password, a condizione che le stesse consentano di accertare l’identità del soggetto
richiedente i servizi. Preventivamente all’accesso al servizio è quindi indispensabile una
fase di identificazione fisica di fronte ad un pubblico ufficiale della persona a cui viene
fornita l’abilitazione.
Il servizio si articola quindi in due momenti principali, il primo propedeutico al secondo:
la “Richiesta di Abilitazione al Servizio Istanze Online” da parte dell’utente;
l’ “Inserimento” dell’Istanza on line da parte dell’utente (la disponibilità delle
funzioni di inserimento delle istanze è legata alle scadenze dei procedimenti amministrativi
a cui l’istanza stessa si riferisce).
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3. PROCEDURA DI ABILITAZIONE AL SERVIZIO
Con tale procedura, gli utenti ottengono l’abilitazione al Servizio delle Istanze Online su cui
potranno presentare le domande di Istanza e in cui saranno resi disponibili i moduli delle
domande insieme ad altri servizi a corredo.
L’abilitazione al servizio si compone dei seguenti passi:
Accesso al Portale Istituzionale,
Registrazione per la creazione delle credenziali di accesso al Servizio Istanze Online
Richiesta di Abilitazione al Servizio Istanze Online,
inserimento modulo online
Stampa del Modulo di adesione
Ricezione per posta elettronica del Codice Personale temporaneo e del Modulo di adesione
Conferma della ricezione della e-mail mediante inserimento del Codice Personale
temporaneo ricevuto
Identificazione Utente, riconoscimento fisico presso la Segreteria Scolastica prescelta
ovvero presso l’ufficio centrale o periferico preposto a questo compito in funzione del
procedimento amministrativo per il quale si richiede per la prima volta l ’ accesso.
Il riconoscimento fisico è essenziale per garantire l ’ identificazione di chi redige
istanze con strumenti informatici e la validità del documento informatico.
Invio email di conferma di abilitazione dell’utenza al servizio istanze Online.
Abilitazione Servizio Istanze Online, sostituzione del codice personale temporaneo con uno
di propria scelta
Presentazione Istanze, l’utente è abilitato a presentare le istanze utilizzando il Codice
Personale impostato al passo precedente
La fase di Richiesta di Abilitazione al Servizio Istanze Online si compone, quindi, di alcuni passi che
l’utente dovrà effettuare e che sono dettagliati nella “Guida operativa abilitazione al Servizio”
(IOL_Richiesta_Abilitazione_Servizio_Istanze_Online_guidaoperativa_utente v009).
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4. IDENTIFICAZIONE UTENTE
Nel processo di lavoro precedentemente illustrato la Segreteria Scolastica/l’ufficio interviene alla fine
della fase di richiesta dell’Abilitazione online da parte dell’utente, che si presenterà in Segreteria/in
ufficio per essere Identificato con il riconoscimento fisico .
4.1 PREREQUISITI PER LA SEDE DI RICONOSCIMENTO
Per procedere all’ “Identificazione‟ dell’utente, il Personale della sede di riconoscimento deve
avere:
accesso al Portale Sidi
abilitazione alla funzione predisposta per l’identificazione
Tutti i Dirigenti Scolastici, i Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi e gli
Assistenti Amministrativi sono stati automaticamente abilitati alla funzione
disponibile tra “I tuoi servizi‟ del Portale Sidi.
Il Dirigente Scolastico ed il DSGA possono anche abilitare altre persone della
segreteria con le funzioni di profilazione disponibili nell'applicazione Gestione
Utenze.
Per il personale degli uffici centrali e periferici dell’Amministrazione
l’abilitazione all’accesso segue le stesse regole delle altre funzioni SIDI.
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4.2 ATTIVITÀ DELLA SEDE DI RICONOSCIMENTO
L’attività in carico alla Segreteria Scolastica o all’ufficio preposto consiste nell’effettuare il
riconoscimento in presenza dell’utente, operazione che dovrà essere effettuata di fronte al DSGA, o
da suoi delegati scelti tra il personale della Segreteria, che agirà come pubblico ufficiale.
Si procederà analogamente se il riconoscimento è effettuato dal personale degli uffici centrali o
periferici dell’Amministrazione.
L’utente per procedere con il riconoscimento fisico dovrà avere a disposizione
la documentazione necessaria:
Codice Fiscale e fotocopia
Documento di riconoscimento utilizzato nella procedura di Richiesta
abilitazione al Servizio istanze Online e fotocopia fronte retro
Stampe documenti ricevuti via e-Mail (Modulo di adesione, Modulo
di delega debitamente compilato e firmato dal delegante, se
necessario, insieme alla fotocopia fronte retro del documento
di riconoscimento e del codice fiscale del delegante).
Il Modulo di adesione e il Modulo di delega sono accessibili anche al
personale preposto al riconoscimento come vedremo di seguito; pertanto
è possibile effettuare il download direttamente al momento del
riconoscimento fisico, stampare i moduli e farli firmare dall’utente.
La persona incaricata della Segreteria o dell’ufficio preposto deve accedere al Portale dei Servizi
SIDI del Portale MIUR e di seguito all’Area Polis.
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Nel caso si rendesse necessario, il sistema invita l’utente ad effettuare la scelta di un profilo, tra quelli
proposti nell’apposita list-box:
e successivamente di un contesto, tra quelli proposti nell’apposita list-box:
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Il sistema presenta, quindi, il menu associato al profilo e al contesto scelti:
Selezionando la funzionalità “Identificazione Utenze” diviene a questo punto possibile procedere alla
prima delle operazioni necessarie per effettuare l’identificazione, ossia la ricerca dell’utente:
Per effettuare la ricerca è necessario
valorizzare i campi con le
informazioni disponibili e fare clic su
“Cerca”
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L’utente può effettuare il riconoscimento fisico presso qualunque
Segreteria scolastica o Ufficio dell’Amministrazione preposto, in funzione
dello specifico procedimento amministrativo per il quale si chiede l’accesso.
Può essere valorizzato il codice fiscale o il cognome o il cognome e nome.
Nel campo Stato Richiesta è possibile raffinare la ricerca in base allo
stato associato alla richiesta dell’utente.
Se non si effettua la selezione dello “Stato Richiesta‟ il risultato presenta tutte
le richieste a prescindere dallo stato.
E’ consigliabile utilizzare tale campo quando per esempio si ha la necessità di
ricercare gli utenti con un determinato stato.
Il codice fiscale resta comunque il migliore metodo per la ricerca
puntuale dell’utente.
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Se la ricerca è stata effettuata correttamente il sistema presenta una lista con gli utenti che
soddisfano i criteri impostati.
Selezionare l’utente di
interesse e fare clic su
“Dettaglio”
Per ogni utente individuato viene prospettato anche lo
Stato Richiesta associato.
In caso di ricerca per Codice Fiscale il risultato sarà univoco.
Al clic su “Indietro” il sistema riporta alla pagina precedente a quella proposta.
La funzionalità di Identificazione risulta fruibile solo per le utenze che risultano
al Servizio Istanze onLine con lo stato richiesta “IDENTIFICAZIONE”
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Viene prospettata una schermata di riepilogo dei dati e della richiesta dell’utente:
Verificare la
correttezza
dei dati
visualizzati e
fare clic su
“Prosegui”
Utilizzando gli altri pulsanti è possibile:
Uscire dalla funzione senza effettuare l’identificazione, clic su “Esci”
Tornare alla pagina precedente, clic su “Indietro”
Stampare una pagina di riepilogo con i dati della Richiesta, clic su
“Stampa Dati Richiesta”
Disabilitare l’utenza al Servizio istanze Online, clic su “Disabilita Servizio”
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Al clic su “Prosegui”, il sistema effettua un controllo di congruenza con i dati
anagrafici sul Fascicolo del personale scuola e amministrativo.
Se al codice fiscale trattato corrisponde una posizione attiva con dati
anagrafici diversi dalla base informativa del Portale, il sistema visualizza una
tabella con i dati anagrafici dell’identificazione e quelli della posizione
lavorativa evidenziando le differenze riscontrate e il messaggio non
bloccante:
“ATTENZIONE: Il codice fiscale corrisponde a una posizione lavorativa per cui
risultano dati anagrafici diversi da quelli dell’Identificazione.
Se i dati errati sono quelli dell’Identificazione modificarli nella presente
schermata.
Se i dati errati sono quelli della posizione lavorativa, devono essere modificati
presso le Segreterie scolastiche o gli uffici preposti. Per maggiori dettagli sulle
funzioni SIDI da utilizzare clicca qui”.
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Al clic su “Clicca qui” il sistema prospetta una nuova pagina con le indicazioni
per operare le modifiche specificando il percorso in funzione del personale di
interesse:
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Nel caso in cui al codice fiscale corrispondano più posizioni attive nel
fascicolo del personale, il sistema visualizza, nell’apposita area all’interno
della pagina principale, il messaggio non bloccante: “ATTENZIONE: Per
l’utente risultano più posizioni attive nel fascicolo del personale. Si invita
l’utente a rettificare la posizione a fascicolo. L'utente puo' comunque
proseguire con l'Identificazione”.
Nel caso di proseguo dell’operazione, confermando quanto proposto senza
effettuare modifiche, il sistema utilizzerà per l’abilitazione al servizio i dati
dell’Identificazione.
Al Proseguo viene presentata la schermata di conferma dei dati per l’Identificazione dell’Utente.
Fare clic su
“Conferma”
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I campi contrassegnati con l’asterisco (*) sono obbligatori.
E’ possibile variare nome e/o cognome solo se le variazioni non comportano
una modifica del codice fiscale rispetto a quanto già noto a sistema per l’utente
da identificare.
La modifica di nome e/o cognome non comporterà variazioni alla
Username assegnata
Inserire i dati di domicilio.
Il sistema prevede un’associazione automatica delle Province alle Nazioni e
dei Comuni alle Province, man mano che la selezione viene effettuata.
Se si seleziona una “Nazione di domicilio” estera, non si inseriscono la
Provincia e il Comune.
Inserire i dati di identificazione fisica.
Si devono selezionare le caratteristiche del documento di riconoscimento
con cui si effettua il riconoscimento fisico presso l’istituto scolastico o
l’ufficio provinciale, regionale o centrale, in funzione del
procedimento amministrativo per il quale si richiede l’accesso.
Conferma firma dei moduli.
Deve essere valorizza il check “SI” del campo “Conferma firma del modulo di
Adesione”.
Conferma dati del documento.
Deve essere verificata l’identità dell’utente, esaminando il documento di identità
ed il codice fiscale. Valorizzare il check “SI” del campo “Conferma documento”.
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Utilizzando gli altri pulsanti è possibile:
Uscire dalla procedura senza effettuare l’identificazione, clic su ‘Esci’
Tornare alla pagina precedente, clic su ‘Indietro’
Gestire un eventuale caso di identificazione per delega (vedi
par. successivo), clic su ‘Delega’
Stampare il Modulo di adesione qualora l’utente non lo abbia portato
con sé o siano state apportate modifiche ai dati di identificazione, clic
su ‘Stampa Modulo Adesione’
Al clic su “ Conferma ”, il sistema effettua nuovamente il controllo di
congruenza con i dati anagrafici sul Fascicolo del personale scuola e
amministrativo, e se riscontra differenze conclude comunque
l’identificazione.
Ad operazione conclusa, il sistema prospetta un messaggio di avvenuta identificazione.
Fare clic su “Esci” per terminare l’operazione e
tornare alla videata di ricerca dell’utente,
“Identificazione Utenze Polis”.
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A questo punto all’utente viene notificato, per mezzo di una e-mail inviata
alla s u a casella (istituzionale o privata), che la sua utenza è abilitata e che
dovrà cambiare il proprio codice personale al primo accesso all’applicazione.
Nel caso in cui risulti già abilitato al servizio Istanze Online un utente che
afferma di non aver mai fatto l’identificazione, è importante e necessario
che la sede di riconoscimento contatti il numero verde, fornendo i dati
necessari, per segnalare la presunta violazione delle norme di sicurezza.
Sarà cura del numero verde informare la Direzione Generale dei Sistemi
Informativi che richiederà degli accertamenti.
.
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4.3.1 LA DELEGA
Qualora l’interessato non possa essere presente alla fase del Riconoscimento fisico, può
coinvolgere una persona di fiducia e portare a termine tale fase.
L’interessato dovrà stampare e firmare il Modulo di delega che sarà consegnato al delegato. Questi
dovrà presentarsi alla Scuola (o all’ufficio), oltre che con il suddetto modulo, con:
Fotocopia fronte retro del documento utilizzato dal delegante per la registrazione
Fotocopia del codice fiscale del delegante
Il documento di identità e il codice fiscale del delegato in originale e fotocopia fronte retro
Modulo di adesione firmato solo dal delegante
Il modulo di delega riporta i dati del delegante (prestampati) e deve
essere compilato con i dati del delegato.
Il delegante firmerà il modulo preventivamente, mentre il delegato lo firmerà
di fronte al Pubblico Ufficiale nella sede di riconoscimento.
I dati contenuti nel modulo di delega saranno poi utilizzati per completare
la fase del riconoscimento fisico presso la scuola/l’ufficio.
La procedura di Riconoscimento Fisico per delega dovrà essere effettuata dalla funzionalità
“Identificazione Utenze” con le stesse modalità del riconoscimento fisico ordinario, prima
verificando i dati del delegante, poi inserendo i dati del delegato.
Dopo aver verificato i dati del delegante (colui che ha ricevuto il Codice Personale), dovranno essere
inseriti i dati del documento di identità del delegante, di cui il delegato avrà fotocopia fronte retro.
Fare clic su ‘Delega’
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Al clic su “Delega”, il sistema prospetta una schermata da valorizzare con i dati del delegato.
Inserire i dati
richiesti e fare
clic su
“Conferma”
I dati per valorizzare la schermata del delegato sono gli stessi che si trovano
nel modulo di delega.
I campi contrassegnati con l’asterisco (*) sono obbligatori.
Al clic su “Indietro” il sistema riporta alla pagina precedente a quella proposta.
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di delega deve fare un clic su
“Esci”; il sistema interrompe l’attività e non completa il salvataggio delle
informazioni inserite.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 20 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Dopo la conferma dei dati del delegato l’applicazione riporta sulla schermata di identificazione
dell’utente, in cui si deve terminare il riconoscimento con un clic sul pulsante “Conferma”, come
descritto nel paragrafo precedente.
All’utente viene notificato, per mezzo di una e-mail inviata alla sua casella
(istituzionale o privata), che la sua utenza è abilitata per delega e che
dovrà cambiare il proprio codice personale al primo accesso all’applicazione.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 21 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
5. IDENTIFICAZIONE UTENTI CHE RICHIEDONO LA
RIGENERAZIONE DEL CODICE PERSONALE
La funzione di “ Rigenerazione del Codice Personale‟, disponibile nell’Area riservata delle “Istanze on
line”, consente all’utente, che ha precedentemente effettuato l’abilitazione al servizio istanze Online,
di ottenere un nuovo Codice Personale.
Anche in questo caso la Segreteria Scolastica/l’ufficio è chiamata ad operare dalla funzionalità
“Identificazione Utenze” con le stesse modalità del riconoscimento fisico ordinario per effettuare il
riconoscimento dell’utente che, dopo aver fatto la Rigenerazione Online, dovrà recarsi presso la
sede di riconoscimento munito di:
Modulo di Rigenerazione stampato, compilato e firmato
documento di riconoscimento, specificato nel modulo di Rigenerazione, e fotocopia
fronte retro
Nel caso di Delega, la persona delegata dovrà presentarsi presso la sede di riconoscimento con:
fotocopia fronte retro del documento utilizzato dal delegante per la registrazione
fotocopia del codice fiscale del delegante
documento di identità e il codice fiscale del delegato e fotocopia fronte retro
Modulo di adesione firmato solo dal delegante
Il modulo di Rigenerazione e di Delega sono presenti nella mail che l’utente ha
ricevuto dopo aver fatto la procedura di Rigenerazione del Codice Personale.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 22 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
La funzionalità risulta fruibile solo per le utenze che risultano abilitate al
Servizio Istanze onLine con lo stato richiesta “ATTESA RIGENERAZIONE
CODICE PERSONALE”
Selezionare l’utente
individuato e fare clic
su “Dettaglio”
Il Sistema prospetta i dati di dettaglio dell’utente selezionato:
Verificare la
correttezza dei
dati visualizzati
e fare clic su
Rigenerazione
Codice
personale”.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 23 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Viene presentata la schermata di conferma dei dati per l’Identificazione dell’utente. E’ possibile
modificare i dati relativi al domicilio e al documento di identificazione.
Fare clic su ‘Rigenerazione
Codice personale’.
Al clic su “Indietro” il sistema riporta alla pagina precedente a quella proposta.
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di identificazione per
rigenerazione del codice personale deve fare un clic su “Esci”; il sistema
interrompe l’attività e non completa il salvataggio delle informazioni inserite.
Al clic su “Delega” si procede all’identificazione come descritto nel paragrafo
4.3.1
I campi contrassegnati con l’asterisco (*) sono obbligatori.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 24 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
E’ possibile variare nome e/o cognome solo se le variazioni non comportano
una modifica del codice fiscale rispetto a quanto già noto a sistema per l’utente
da identificare.
La modifica di nome e/o cognome non comporterà variazioni alla
Username assegnata
Conferma firma dei moduli.
Deve essere valorizza il check “SI” del campo “Conferma firma del modulo di
rigenerazione”.
Conferma dati del documento.
Deve essere verificata l’identità dell’utente, esaminando il documento di identità
ed il codice fiscale. Valorizzare il check “SI” del campo “Conferma documento”.
Ad operazione conclusa il sistema prospetta un messaggio di avvenuta operazione e si predispone per una
nuova ricerca.
A questo punto all’utente viene notificato, per mezzo di una e-mail inviata
alla s u a casella (istituzionale o privata), che il suo codice personale è stato
rigenerato. Nella stessa e-mail viene inviato il nuovo codice personale.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 25 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
6. RETTIFICA DEI DATI DI IDENTIFICAZIONE
La “Rettifica Dati Identificazione‟ consente di correggere i dati relativi all’identificazione di un
utente del Servizio Istanze onLine, o inserirli se mancanti.
Dalla funzionalità “Identificazione Utenze”, dopo aver individuato, attraverso la ricerca vista in
precedenza, l’utente per il quale si vuole effettuare la rettifica, selezionarlo e fare clic su
“Dettaglio”
La funzionalità risulta fruibile solo per le utenze che risultano al Servizio
Istanze onLine con lo stato richiesta: “CONFERMATA”, “DISABILITATA”,
“CONFERMA ATTIVAZIONE”.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 26 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Il sistema prospetta la schermata con i dati dell’utente individuato:
Fare clic su
“Rettifica Dati
Identificazione”.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 27 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Al clic su “ Rettifica Dati Identificazione ”, il sistema effettua un controllo di
congruenza con i dati anagrafici sul Fascicolo del personale scuola e
amministrativo.
Se al codice fiscale trattato corrisponde una posizione attiva con dati
anagrafici diversi dalla base informativa del Portale, il sistema visualizza una
tabella con i dati anagrafici dell’identificazione e quelli della posizione
lavorativa evidenziando le differenze riscontrate e il messaggio non
bloccante:
“ATTENZIONE: Il codice fiscale corrisponde a una posizione lavorativa per cui
risultano dati anagrafici diversi da quelli dell’Identificazione.
Se i dati errati sono quelli dell’Identificazione modificarli nella presente
schermata.
Se i dati errati sono quelli della posizione lavorativa, devono essere modificati
presso le Segreterie scolastiche o gli uffici preposti. Per maggiori dettagli sulle
funzioni SIDI da utilizzare clicca qui”.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 28 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Al clic su “Clicca qui” il sistema prospetta una nuova pagina con le indicazioni
per operare le modifiche specificando il percorso in funzione del personale di
interesse:
Nel caso in cui al codice fiscale corrispondano più posizioni attive nel
fascicolo del personale, il sistema visualizza, nell’apposita area all’interno
della pagina principale, il messaggio non bloccante: “ATTENZIONE: Per
l’utente risultano più posizioni attive nel fascicolo del personale. Si invita
l’utente a rettificare la posizione a fascicolo. L'utente puo' comunque
proseguire con l'Identificazione”.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 29 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
Il sistema prospetta una schermata con i dati relativi all’identificazione dell’utente, al protocollo e al
delegato.
Dopo aver variato o
inserito i dati di
interesse, fare clic su
“Conferma”.
I campi contrassegnati con l’asterisco (*) sono obbligatori.
Per i campi di Delega sono obbligatori solo nel caso si valorizzi almeno uno dei
campi, altrimenti possono essere non valorizzati.
Se la delega è stata inserita in fase di Identificazione, nella fase di rettifica non
sarà possibile eliminarla, ma solo variare i dati.
E’ possibile variare nome e/o cognome solo se le variazioni non comportano
una modifica del codice fiscale rispetto a quanto già noto a sistema per l’utente
da identificare.
RTI : HPE Services Italia S.r.l. - Finmeccanica S.p.a. Pagina 30 di 44Istanze OnLine IOL_Identificazione_guidaoperativa_scuola_v009.doc
La modifica di nome e/o cognome non comporterà variazioni alla
Username assegnata
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di variazione e vuole tornare
alla pagina precedente deve fare un clic su “Esci”.
Al clic su “ Conferma ”, il sistema effettua nuovamente il controllo di
congruenza con i dati anagrafici sul Fascicolo del personale scuola e
amministrativo, e se riscontra differenze conclude comunque la rettifica dei
dati.
Ad operazione conclusa, il sistema prospetta un messaggio di avvenuta rettifica dei dati, e l’eventuale
messaggio e tabella di differenze sul controllo con i dati anagrafici sul Fascicolo del personale scuola e
amministrativo.
L’utente deve fare un clic su “Esci” per tornare alla pagina precedente.
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7. DISABILITAZIONE DI UN’UTENZA AL SERVIZIO ISTANZE
ON LINE
La “Disabilitazione del Servizio‟ consente a un utente SIDI di disabilitare l’utente di interesse al
servizio Istanze Online.
Dalla funzionalità “Identificazione Utenze”, dopo aver individuato, attraverso la ricerca vista in
precedenza, l’utente per il quale si vuole effettuare la rettifica, selezionarlo e fare clic su
“Dettaglio”
La funzionalità non risulta fruibile solo per le utenze che risultano al Servizio
Istanze onLine con lo stato richiesta: “DISABILITATA”.
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Il sistema prospetta la schermata con i dati dell’utente individuato:
Nella schermata di
riepilogo dei dati
dell’utente vista per
l’identificazione, fare clic
su “Disabilita Servizio”
Il sistema presenta una schermata di richiesta di conferma:
Fare clic su “Conferma”.
.
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La disabilitazione di un’utenza comporta, per l’utente trattato, la necessità di
una nuova richiesta di abilitazione al servizio Istanze Online per l’accesso a
Istanze onLine.
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di disabilitazione del servizio
non deve confermare l’operazione e deve fare un clic su “Indietro”.
Il sistema segnala, con apposito messaggio, che l’utenza selezionata è stata disabilitata al servizio
Istanze Online.
Fare clic su “Esci” per terminare l’operazione
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8. VISUALIZZAZIONE STATO UTENZA
Questa funzionalità fornisce informazioni sullo stato di una utenza Istanze onLine individuata
a partire da un codice fiscale.
Selezionando la funzionalità ‘Visualizza Stato Utenza’, il sistema prospetta la seguente
pagina:
Inserire il codice
fiscale dell’utente
da ricercare e fare
clic su
“Conferma”
Fare clic su “Annulla” per terminare l’operazione.
Il sistema presenta un elenco di utenze associate al codice fiscale specificato.
Selezionare quella di interesse
e fare clic su “Prosegui”
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Fare clic su “Indietro” per tornare alla pagina precedente.
Verranno visualizzati i dati relativi all’utenza individuata.
Il tasto “Indietro” consente di
tornare al precedente elenco di
utenze.
La data di abilitazione è visualizzata se lo stato richiesta dell’utenza
visualizzata è “CONFERMATA”, ATTESA RIGENERAZIONE COD PERSONALE”,
“DISABILITATA”.
La data di disabilitazione è visualizzata se lo stato richiesta dell’utenza
visualizzata è “DISABILITATA”.
In caso di errore riscontrato nel reperimento dell’indirizzo di posta elettronica, il
sistema prospetta un opportuno messaggio di alert.
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9. RETTIFICA CODICI FISCALI
Questa funzionalità consente la modifica del codice fiscale degli utenti registrati a Istanze onLine.
Selezionando la funzionalità “Rettifica codice fiscale” , il sistema prospetta la seguente pagina:
Inserire il vecchio
e il nuovo codice
fiscale dell’utente
e fare clic su
“Prosegui”
Entrambi i codici fiscali sono obbligatori per procedere, in caso di campi non
valorizzati, il sistema blocca l’operazione e segnala quanto riscontato con un
apposito messaggio.
Se il “vecchio” codice fiscale non viene riscontrato sul sistema, il sistema
blocca l’operazione e segnala con un apposito messaggio: “Vecchio codice
fiscale inesistente”.
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Il “nuovo” codice fiscale deve essere associato allo Username di un’utenza
abilitata al servizio Istanze onLine.
Per riscontro negativo, il sistema blocca l’operazione e segnala con apposito
messaggio : “Non esiste un’utenza di portale associata al nuovo codice fiscale.
Per proseguire e’ necessario che l’utente si registri al Portale con il nuovo codice
fiscale e effettui la richiesta di abilitazione al servizio Istanze OnLine”.
Nel caso non ci siano le anomalie sopra riportate, il sistema visualizza i dati trovati per entrambi i
codici fiscali, tutti in formato protetto:
Fare clic su
‘Conferma’
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione deve fare un clic su
“Indietro”; il sistema interrompe l’attività e non completa la rettifica e il
salvataggio dei dati.
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Se per i codici fiscali trattati si riscontra una operazione di “Rettifica codice
fiscale” già effettuata e registrata nella base informativa, il sistema blocca
l’aggiornamento e segnala quanto riscontrato con un apposito messaggio con
la data della precedente operazione
Ad operazione conclusa, il sistema prospetta un opportuno messaggio di segnalazione con l’esito
positivo dell’operazione.
Fare clic su “Esci” per terminare
l’operazione
Alla conferma dell’operazione il sistema effettua la migrazione dei documenti:
assegna i documenti collegati alla Username del “vecchio” codice fiscale alla
Username collegata al “nuovo” codice fiscale.
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La Username associata al “vecchio” codice fiscale, viene disabilitata al
Servizio Istanze Online in automatico.
In base all’esito dell’operazione, il sistema prospetta un opportuno messaggio
di segnalazione:
o Per esito positivo:
“Il servizio Istanze OnLine è stato disabilitato per l’utenza associata al
vecchio CF
o Per esito negativo:
“Errore IAM-0037--075 Impossibile disabilitare il servizio
Istanze OnLine per l’utenza associata al vecchio CF .
Rivolgersi al canale di assistenza dedicato.”
Nella pagina riepilogativa prospettata vengono riportati anche il numero
dei documenti migrati e le eventuali aree in cui risulta ancora presente
il “vecchio” codice fiscale.
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10. VISUALIZZAZIONE CODICI FISCALI DISALLINEATI
Questa funzionalità consente la visualizzazione degli utenti per i quali è stato effettuata la rettifica
del codice fiscale con relativa migrazione dei documenti, ma per cui risulta ancora il vecchio codice
fiscale su altre aree del SIDI (Fascicolo, Reclutamento, HR).
Selezionando la funzionalità ‘Visualizzazione Codici Fiscali disallineati’, il sistema prospetta una
nuova pagina dove inserire i dati della ricerca da effettuare.
Se ad operare è un utente scuola, il sistema prospetta la seguente pagina:
Inserire il codice fiscale di interesse e fare
clic su “Cerca”.
Se ad operare è un utente ufficio, il sistema prospetta la seguente pagina
Inserire il codice fiscale o, in alternativa,
l’area di interesse, selezionabile dalla
list-box proposta, e fare clic su “Cerca”.
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La lista dell’Area di interesse, proposta in caso di accesso di un “utente ufficio”,
contiene le diverse aree su cui puo’ essere effettuata la ricerca di eventuali
disallineamenti.
Viene valorizzata di default con “Tutte” per una ricerca completa.
L’area puo’ essere selezionata solo se non viene impostato il codice fiscale.
Se la ricerca non riscontra dati disallineati per il codice fiscale e/o per l’Area di
interesse impostati, il sistema prospetta un opportuno messaggio di
segnalazione:
“Per i criteri di ricerca inseriti non risultano codici fiscali disallineati”.
Attivata la ricerca e riscontrati i dati, il sistema visualizza l’elenco dei nominativi trovati per i criteri di
ricerca espressi. Per ogni nominativo inoltre viene riportato il numero dei documenti migrati e l’area di
disallineamento alla data della ricerca.
Fare clic su “Stampa”
Al clic su su “Stampa” viene visualizzato l’elenco dei nominativi trovati, che
poi potra’ essere stampato o salvato in formato PDF.
L’utente deve fare un clic su “Indietro” per tornare alla pagina precedente.
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11. RETTIFICA DATI DI RECAPITO UTENZE POLIS
Questa funzionalità consente la modifica dei dati di recapito degli utenti registrati a Istanze onLine.
Selezionando la funzionalità ‘Rettifica dati di recapito utenze Polis’, il sistema prospetta la
seguente pagina:
Inserire i dati
dell’utente e
premere il
pulsante
“Ricerca”.
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Il sistema presenta un elenco di utenze corrispondenti ai criteri di ricerca inseriti.
Selezionare l’utente individuato e fare
clic su “Dettaglio
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di variazione e vuole tornare
alla pagina precedente, di selezione del nominativo di interesse tra quelli
proposti, deve fare un clic su “Indietro”.
Il sistema visualizza una nuova pagina con il dettaglio dell’utente selezionato:
Dopo aver variato o inserito i
dati di interesse, fare clic su
“Salva”
I campi contrassegnati con l’asterisco (*) sono obbligatori.
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Il sistema ricerca e visualizza i dettagli delle sole utenze che risultano
registrate a Istanze onLine con stato richiesta utenza “CONFERMATA”.
In caso di errore riscontrato nel reperimento dell’indirizzo di posta elettronica, il
sistema prospetta un opportuno messaggio di alert.
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di variazione e vuole tornare
alla pagina di ricerca deve fare un clic su “Esci”.
Se l’utente non vuole procedere con l’operazione di variazione e vuole tornare
alla pagina precedente, di selezione del nominativo di interesse tra quelli
proposti, deve fare un clic su “Indietro”.
Il sistema effettua i controlli di obbligatorietà e congruenza dei dati. A verifica conclusa con
esito positivo, il sistema prospetta la pagina di ricerca e un opportuno messaggio: “La
Rettifica dei dati di recapito è stata effettuata correttamente”.
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12. GLOSSARIO
Username Generata dal sistema in fase di registrazione al Servizio
Istanze onLine.
Password di accesso E’ un codice alfanumerico da utilizzare per l’accesso al Servizio
Istanze onLine, generata dal sistema in fase di registrazione.
Codice Personale E’ un codice aggiuntivo richiesto per confermare l’identità
nella gestione delle proprie istanze.
Viene inviato durante la procedura online di richiesta
abilitazione al servizio Istanze Online, cambiato al primo
accesso ai Servizi on line DOPO il riconoscimento fisico
presso la scuola o l’ufficio.
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13. STATO DELLA RICHIESTA DI ABILITAZIONE AL
SERVIZIO ISTANZE ONLINE
Si riporta di seguito una tabella riepilogativa dei possibili stati dell’utenza, utile sia all’utente che al
personale della Segreteria scolastica o dell’ufficio preposto.
INVIO COD L’utente è in attesa del Per l'utente risulta già in corso la richiesta
PERSONALE Codice Personale di abilitazione al Servizio Istanze OnLine.
TEMPORANEO La fase successiva da adempiere è:
Accedere al Portale MIUR nell'area del Servizio
Istanze OnLine, effettuare il login e nella
schermata successiva, dopo l'autenticazione,
confermare la ricezione dell'E-Mail
IDENTIFICAZIONE Attesa dell’identificazione contenente
Per il Codice
l'utente risulta già Personale
in corso la Temporaneo
richiesta
presso la Scuola o di abilitazione al Servizio Istanze OnLine e
l’ufficio preposto risulta confermata la ricezione del codice
personale temporaneo. La fase successiva
da adempiere è:
Recarsi con i documenti previsti presso una
Segreteria scolastica statale o un Ufficio
scolastico provinciale o regionale o presso
l’Amministrazione centrale in funzione dello
specifico procedimento per il quale si
chiede l’accesso.
CONFERMA L’utente è in attesa Per l'utente risulta già in corso la richiesta di
ATTIVAZIONE della conferma abilitazione al Servizio Istanze OnLine e risulta
dell’abilitazione al effettuato il riconoscimento fisico presso una
Servizio Istanze Online Segreteria scolastica statale o Ufficio. La
fase successiva da adempiere è:
accedere al Portale Miur nell'area del
Servizio Istanze OnLine, effettuare il login e
l’accesso al servizio; dall’area riservata
accedere alla funzione Cambio Codice
Personale e cambiare obbligatoriamente il
Codice Personale temporaneo ricevuto con un
altro scelto a piacere secondo le regole
previste.
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CONFERMATA L’utente ha l’abilitazione Per l'utente risulta già conclusa la richiesta di
al Servizio Istanze Online abilitazione al Servizio Istanze OnLine.
L’utente può procedere in tutte le funzioni
del Servizio.
ATTESA L’utente è in attesa Per l'utente risulta in corso la richiesta di
RIGENERAZIONE COD della rigenerazione del rigenerazione del Codice Personale per il
PERSONALE Codice Personale Servizio Istanze OnLine. La fase successiva da
adempiere è:
Recarsi con i documenti previsti presso una
Segreteria scolastica statale o un Ufficio
scolastico provinciale/regionale o
l’Amministrazione Centrale, in funzione del
procedimento amministrativo per il quale si
chiede l’accesso.
DISABILITATA L’utente è disabilitato al L’utenza risulta disabilitata al Servizio Istanze
Servizio Istanze Online Online. Procedere con una nuova richiesta di
abilitazione al Servizio Istanze Online.
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14. ALLEGATI
MODULO DI
ADESIONE
MODULO DI
DELEGA
MODULO
RIGENERAZIONE CODICE PERSONALE
MODULO DELEGA
RIGENERAZIONE CODICE PERSONALE
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