Istrizione dei FVDG/DGE - Convention Internationale a Milano - Lions Clubs International
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Primi Vice Governatori Distrettuali / Governatori Distrettuali Eletti Seminario (giorno 4) e Convention Internationale Istrizione dei FVDG/DGE a Milano 2019 FVDG/DGE Milan Reg Doc.IT
Mettete in calendario! Mercoledì 13 febbraio Sessione di anteprima su Milano al Seminario FVDG/DGE al Q Center Giovedì 28 febbraio Scadenza per la consegna del modulo d’iscrizione al Seminario FVDG/DGE 2019 a Milano. Inviare all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org e comunicare a LCI se serviranno notti aggiuntive all’hotel assegnato ai FVDG/DGE. Giovedì 28 febbraio Scadenza per i cambiamenti di aula Giovedì 28 febbraio Scadenza per la richiesta di assistenza linguistica personale Venerdì 29 marzo Scadenza per la finalizzazione del programma di viaggio Martedì 30 aprile Scadenza per i cambiamenti alla prenotazione alberghiera all’hotel FVDG/DGE Venerdì 10 maggio Scadenza per la presentazione del modulo di nota spese per l'accompagnatore adulto del FVDG/DGE Giovedì 4 luglio Arrivo approvato da LCI a Milano Giovedì 9 luglio Partenza approvata da LCI da Milano Si prega di ricordare che: LCI provvederà automaticamente alla registrazione dei DGE e a quella del loro accompagnatore alla Convention Internazionale 2019 a Milano e alla cena di gala di LCI una volta ricevuto il modulo compilato. Si prega di non effettuare l’iscrizione alla Convention Internazionale di Milano online poiché si incorrerebbe in una doppia prenotazione. Per registrare familiari aggiuntivi alla Convention Internazionale di Milano, si prega di richiedere il modulo di registrazione alla Convention per i familiari dei FVDG/DGE . e inviarlo all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org I biglietti per la cena di gala e per i trasferimenti da/per l’aeroporto devono essere acquistati tramite l’invio di questo modulo e non online. Il numero dei posti alla cena di gala è limitato e soggetto a disponibilità. 2
Convention Internazionale 2019 di Milano Sono aperte le iscrizioni alla quarta giornata del Seminario FVDG/DGE e alla Convention Internazionale di Milano! A ricevimento del modulo d’iscrizione per FVDG/DGE a Milano 2019, LCI si occuperà della vostra registrazione e prenotazione alberghiera per il Seminario FVDG/DGE 2019 e la Convention Internazionale di Milano. I FVDG/DGE saranno assegnati ad uno degli hotel per FVDG/DGE: NH Milano Fiera O UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel). Cliccate qui per un foglio informativo sugli hotel. Si prega di notare che la partecipazione al Seminario FVDG/DGE 2019 al Q Center di St. Charles, Illinois è obbligatorio per poter accedere al rimborso per il Seminario FVDG/DGE/Convention di Milano. Per domande su questa normativa, si prega di contattarci all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org Una sessione di anteprima sul Seminario FVDG/DGE e la Convention Internazionale si svolgerà mercoledì 13 febbraio presso il Q Center. Con questa simpatica sessione, sarete informati e pronti per il viaggio in Italia! Sarà a disposizione una camera doppia da giovedì 4 luglio a martedì 9 luglio 2019 per un totale di cinque (5) notti. Le notti aggiuntive presso gli hotel assegnati ai FVDG/DGE sono considerate spesa personale e sono soggette a disponibilità. Se desiderate fare un’estensione al vostro soggiorno, siete pregati di contattare dgeseminar@lionsclubs.org entro e non oltre il 28 febbraio 2019. Lo staff del Dipartimento Registrazione e Alloggi di LCI sarà presente presso il Q Center e sarà disponibile per qualsiasi domanda. Cominciamo! Fase 1: Completate il modulo d’iscrizione e viaggio per il Seminario FVDG/DGE 2019 e la Convention Internazionale di Milano per voi e l’accompagnatore ed inviatelo all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org entro giovedì 28 febbraio 2019. ❑ L’iscrizione è gratuita per i FVDG/ DGE, e la quota per l’accompagnatore (150 USD) sarà dedotta dalla prima nota spese, se ricevuta. ❑ Per iscrivere bambini o altri familiari alla Convention Internazionale di Milano, si prega di richiedere il modulo d’iscrizione alla Convention per familiari di FVDG/DGE ed inviarlo all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org Fase 2: LCI invierà un’email per confermare l’avvenuta registrazione e comunicare i dettagli per la prenotazione del volo. Si prega di seguire le istruzioni per la prenotazione dei voli per Milano. La procedura varierà a seconda dell’area geografica di appartenenza. ❑ L’acquisto dei biglietti aerei dei FVDG/DGE dovrà essere effettuato tramite un’agenzia di viaggi autorizzata da LCI entrovenerdì 29 marzo 2019. ❑ Le date di arrivo e di partenza autorizzate da LCI per i DGE sono rispettivamente giovedì 4 luglio e martedì 9 luglio. Fase 3: Per effettuare la prenotazione dei voli si prega di seguire le istruzioni per il proprio paese di residenza contenute nell’Allegato 2 ❑ Si prega di contattare direttamente l’agenzia di viaggi per prenotare il biglietto aereo. ❑ Dopo l’emissione del biglietto, i cambiamenti richiesti dopo le 24 ore iniziali potranno comportare un incremento della tariffa e il pagamento di una penale, che saranno considerati spese personali. ❑ Tutti i biglietti sono elettronici salvo diversamente indicato. ❑ Le compagnie aeree periodicamente aggiornano l’orario dei loro voli per svariate ragioni. Se ciò si verificasse, riceverete una notifica dalla compagnia aerea o dall'agenzia di viaggi che l’itinerario (incluso il numero del volo o gli orari) è cambiato. 3
HOTEL Una volta ricevuto il modulo d’iscrizione e di viaggio per Milano, LCI effettuerà automaticamente la prenotazione alberghiera per voi ed un accompagnatore adulto presso UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel) O NH Fiera Hotel per le date autorizzate: arrivo lunedì 4 luglio e partenza mercoledì 9 luglio (5 notti). Dovrete alloggiare presso l'albergo DGE assegnatovi fino al termine della Convention. ❑ Per richiedere delle notti aggiuntive, si prega di indicare le date desiderate sul modulo d’iscrizione entro giovedì 28 febbraio 2019. Le notti aggiuntive sono soggette a disponibilità e saranno considerate spesa personale. ❑ LCI si farà carico del rimborso di una camera doppia con un letto matrimoniale o due letti singoli solamente per le date autorizzate. Eventuali ospiti e/o camere aggiuntive devono essere prenotate tramite LCI. Se la richiesta è confermata da LCI, è richiesto un deposito cauzionale dell’importo di 200 USD. I depositi saranno inviati all’hotel in Euro sulla base del tasso di cambio vigente. ❑ Il check-in all’hotel UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel) è dalle ore 14. Il check-out è entro le 12. Il check-in all’hotel NH Milano Fiera è dalle ore 15. Il check- out è entro le 12. Le maggiorazioni per check-in anticipato e check-out ritardato sono considerate una spesa personale e devono venire saldate direttamente in hotel. ❑ LCI è responsabile della prenotazione alberghiera per FVDG/DGE. Si prega quindi di non contattare direttamente l’hotel per evitare confusione. Tutte le richieste dovranno essere inviate a LCI. La conferma della prenotazione alberghiera sarà inviata per email a maggio 2019. Si prega di portarla con se’ a Milano e a presentarla alla reception al momento del check-in. ❑ Esigenze speciali: LCI farà il possibile per soddisfare le esigenze degli ospiti disabili. Si prega di indicare le proprie esigenze nel dettaglio nel modulo d’iscrizione e di viaggio per il Seminario FVDG/DGE e la Convention Internazionale. LCI si occuperà di comunicare eventuali richieste speciali all’albergo. Il tipo di camera assegnata e le richieste speciali dipenderanno dalla disponibilità dell’albergo al momento del check-in e non possono essere garantite. ❑ Verrà richiesta una carta di credito, da presentarsi al momento del check-in. Il pagamento delle spese per notti aggiuntive, servizi extra, ospiti, check-in anticipato o check-out posticipato e rispettive tasse, dovrà essere effettuato dal FVDG/ DGE al momento del check-out in hotel. 4
NORMATIVA DI VIAGGIO E RIMBORSO Viaggi in aereo: I biglietti aerei del DGE e dell’accompagnatore adulto dovranno essere finalizzati entro venerdì 29 marzo 2019. Prenotare con anticipo consente di poter scegliere tra un maggior numero di voli diretti e varie opzioni di volo. PER PRENOTARE I BIGLIETTI AEREI, SI PREGA DI ATTENERSI ALLA PROCEDURA INDICATA NELL’ALLEGATO N. 2. La procedura potrà variare a seconda dell’area geografica di appartenenza. Normativa sui rimborsi spese di viaggio del Seminario dei FVDG/DGE Lions Clubs International rimborserà le seguenti spese di viaggio: ❑ Un (1) biglietto aereo di andata e ritorno in classe economica per il FVDG/DGE, con itinerario più diretto possibile. • I biglietti saranno rimborsati in base alla migliore tariffa in classe economica disponibile al momento della prenotazione per le date approvate del viaggio. • Ai fini del rimborso sarà necessario attenersi alla normativa di viaggio di LCI. • Ogni variazione rispetto alle date approvate è considerata personale ed eventuali aumenti della tariffa aerea dovuti all’estensione del soggiorno sono considerati una spesa personale. Anche tutti costi relativi all’hotel, i pasti e gli extra durante i giorni aggiuntivi sono da considerarsi spesa personale. ❑ Il trasporto andata e ritorno da casa all’aeroporto sarà rimborsato attraverso il modulotrasferimenti locali dei DGE di Lions Clubs International, con relative ricevute. La versione aggiornata del modulo è disponibile sul sito di LCI nella sezione Risorse finanziarie. ❑ Le spese di parcheggio presso l’aeroporto saranno rimborsate solo se inferiori al costo del viaggio di andata e ritorno in macchina (chilometraggio), al costo del taxi, bus, treno o navetta. ❑ LCI fornirà un rimborso solamente per la tassa sul primo bagaglio (se prevista) purché questo sia conforme alle linee guida della compagnia aerea quanto a dimensioni e peso. • Il costo di bagagli aggiuntivi o le spese per eccesso di peso saranno considerati spese personali. Il regolamento sull’imbarco bagagli varia a seconda della compagnia aerea. Pertanto, si prega di consultare la compagnia aerea per ulteriori informazioni. • Il rimborso delle spese per il primo bagaglio potrà essere richiesto unitamente alle spese per i trasferimenti locali. 5
Normativa sui rimborsi spese degli accompagnatori adulti Lions Clubs International rimborserà unicamente le seguenti spese di viaggio per gli accompagnatori: ❑ Come stabilito dalla Normativa del Consiglio di Amministrazione Internazionale, LCI rimborserà fino a un massimo di 500 USD per le spese di viaggio dell’accompagnatore adulto al Seminario FVDG/DGE e alla Convention Internazionale. • Il rimborso si riferisce unicamente al costo del biglietto aereo • I costi per l'imbarco dei bagagli dell'accompagnatore sono considerati spese personali ❑ Gli accompagnatori potranno acquistare i loro biglietti aerei tramite: • Carlson Wagonlit Travel. CWT addebita una commissione per l’emissione di ogni biglietto • Un'agenzia viaggi di propria scelta • La compagnia aerea senza intermediari • Online tramite un sito di prenotazione viaggi ❑ Gli accompagnatori adulti sono responsabili del pagamento del proprio biglietto al momento della sua emissione. ❑ Le compagnie aeree periodicamente aggiornano l’orario dei loro voli per svariate ragioni. Se il cambiamento d’orario richiede l’emissione di un nuovo biglietto elettronico, l’agenzia potrebbe dover addebitare un’ulteriore commissione. CWT monitorerà le prenotazioni di volo effettuate direttamente presso il loro ufficio per il Seminario FVDG/DGE. Le commissioni di riemissione biglietti per i FVDG/DGE saranno di competenza di LCI. Se CWT dovrà riemettere un biglietto per l’accompagnatore, la commissione di riemissione deve essere corrisposta dal FVDG/DGE e sarà scontata dal rimborso di 500 USD a disposizione degli accompagnatori. Se la commissione di riemissione e il costo del biglietto aereo per l’accompagnatore eccedono 500 USD, il FVDG/DGE sarà responsabile della differenza e sarà considerata una spesa personale. ❑ Per rimborsi fino a 500 USD, il DGE dovrà presentare un modulo di nota spese di viaggo per l’accompagnatore di FVDG/DGE (Allegato 3) debitamente compilato, e i seguenti documenti: • Una copia dell’itinerario di viaggio con tutte le tratte, compagnie aeree, numeri di volo, classe, date di arrivo/partenza, orari, tariffa e numero del biglietto. • Conferma di pagamento (una copia della ricevuta o dell'estratto conto della carta di credito) Le richieste potranno essere presentate subito dopo l’emissione dei biglietti e quando in possesso della ricevuta di pagamento. La documentazione di cui sopra deve essere inviata al Dipartimento Contabilità LCI entro venerdì 10 maggio 2019. Attenzione: LCI preferisce effettuare pagamenti elettronici, se la banca di LCI permette trasferimenti elettronici nel vostro paese. Si prega di visitare la nostra pagina Aspetti Economici per determinare se potete ricevere rimborsi elettronici. Se è possibile, siete pregati di completare il modulo di accettazione di accredito diretto ed inviarlo all’indirizzo accountspayable@lionsclubs.org 6
TRASFERIMENTI AEROPORTUALI A MILANO LCI provvederà a fornire i trasferimenti andata e ritorno dall’aeroporto di Milano (Malpensa o Linate) e dalla stazione di Milano agli hotel NH Milano Fiera o UNA Hotels Hotel Expo Fiera Milano (ATA Hotel) per voi e l’accompagnatore adulto nelle date di viaggio approvate. Informazioni aggiuntive sui trasferimenti aeroportuali saranno inviate con la comunicazione logistica di maggio. ❑ Per acquistare voucher di trasporto per familiari aggiuntivi, si prega di contattare LCI all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org.. ALTRI METODI DI TRASPORTO Se scegliete di raggiungere Milano con l’auto, il treno o il bus, esiste un limite di rimborso spese come previsto dalla Normativa di Rimborso dell’Associazione. Il massimo importo rimborsabile corrisponderà a una volta e mezzo il costo della tariffa aerea più economica disponibile alla data del 1 aprile 2019, purché si viaggi con un accompagnatore e il costo per l’accompagnatore non superi i 500 USD. Qualora il DGE viaggi da solo, riceverà solamente il rimborso spese corrispondente a un solo biglietto aereo. Se il DGE viaggerà insieme a un altro DGE, sarà effettuato un rimborso spese per un solo viaggio. Questo include tutti gli hotel, i pasti, il chilometraggio e i pedaggi durante il viaggio, e il parcheggio presso l’hotel della convention. Se state pensando di guidare fino a Milano, considerate che i costi di parcheggio presso gli hotel assegnati ai FVDG/DGE vanno dai 10 ai 12 Euro al giorno. Le tariffe sono soggette a cambiamenti. Il modulo di nota spese per viaggio in auto dei FVDG/DGE si trova sulla pagina internet dei FVDG/DGE e sul sito LCI sotto Risorse finanziarie. Ai fini del rimborso, si prega di inviare la nota spese per viaggio in auto dei DGE e le relative ricevute al Dipartimento Contabilità di LCI entro venerdì 26 luglio 2019. * LCI non paga/rimborsa il viaggio dell’accompagnatore di un distretto provvisorio o un distretto stabilito che è in stato transitorio da 24 mesi consecutivi o più. (Per ulteriori informazioni sullo stato del proprio distretto e prima di procedere all’acquisto dei biglietti aerei, si prega di contattare: districtadministration@lionsclubs.org.) Se al termine dell'anno sociale di incarico del DGE il distretto avrà raggiunto il numero minimo di 35 club e 1.250 soci, o se avrà mostrato una crescita associativa netta di uno o più soci, il biglietto aereo dell’accompagnatore sarà rimborsato in base alla normativa vigente. Suggeriamo pertanto di conservare le ricevute delle spese di viaggio dell’accompagnatore adulto fino a quando non si riceverà una comunicazione di LCI che informerà dell’idoneità ai fini del rimborso. Il pagamento delle spese di viaggio dell'accompagnatore adulto non è trasferibile. 2019 FVDG/DGE LM 2A.IT 7
Viaggi prima o dopo la Convention Se state pianificando un tour prima o dopo la convention, assicuratevi che le vostre date di viaggio non si intersechino con le date approvate di arrivo e partenza per il Seminario FVDG/DGE e la Convention Internazionale, rispettivamente il 4 e 9 luglio. I biglietti saranno rimborsati in base alla migliore tariffa (più diretta) per/da Milno in classe economica disponibile al momento della prenotazione per le date approvate del viaggio. Ogni variazione rispetto alle date approvate è considerata personale ed eventuali aumenti della tariffa aerea dovuti all’estensione del soggiorno sono considerati una spesa personale. Anche tutti costi relativi all’hotel, i pasti e gli extra durante i giorni aggiuntivi sono da considerarsi spesa personale. Per i Lions che desiderano esplorare l’Italia oltre Milano, potete contattare le agenzie turistiche raccomandate da LCI, fra cui Aim Italy, Naonis Viaggi, Central Holidays/Rose Marie’s Travel LLC e Goway Travel. Le agenzie turistiche da noi consigliate sono esperte della destinazione e potranno assistervi nel pianificare un bellissimo tour prima o dopo la Convention in base ai vostri interessi e al budget a vostra disposizione. Dalla città cosmopolita di Roma e la cucina toscana alla bellissima costiera amalfitana, solo per citare alcuni esempi, siamo certi che la decisione più ardua sarà quale tour personalizzato scegliere! Visitate la pagina tour LCICon per visionare gli itinerari consigliati. Ricordate di prenotare la gita con largo anticipo per usufruire della tariffa migliore ed evitare di incorrere nel tutto esaurito. Escursioni nell’area di Milano AIM Italy è il nostro tour operator ufficiale che offre ai Lions e ai loro ospiti un’ampia varietà di tour personalizzati guidati tra cui scegliere durante la settimana della convention. Ammirate “L’ultima cena”, capolavoro di Leonardo da Vinci, grazie all’esclusivo accesso privato, camminate nel famoso Duomo, visitate Milano a bordo di un tram d'epoca, il museo dell’Alfa Romeo e tanto altro ancora. Visitate la pagina tour locali LCICon per visionare l’ampia selezione di escursioni nell’area di Milano creati esclusivamente per i Lions. I biglietti per molti di questi tour andranno a esaurimento in breve tempo, per cui prenotate con anticipo le vostre escursioni preferite. 2019 FVDG/DGE LM 2A.IT 8
PROGRAMMA DEL SEMINARIO FVDG/DGE E DELLA CONVENTION DI MILANO Si prega di visitare il nostro sito per il Programma del Seminario DGE e il Programma della Convention. Si prega di controllare regolarmente poiché il programma è soggetto a cambiamenti. TRADUZIONI/INTERPRETARIATO Il programma per FVDG/DGE a Milano prevede sessioni generali piene d’energia e informazioni, presentate in inglese ed interpretate nelle lingue seguenti: cinese, coreano, finlandese, francese, hindi, giapponese, italiano, portoghese, spagnolo, svedese e tedesco. I FVDG/DGE ed i loro accompagnatori che hanno bisogno di interpretazione potranno recuperare i loro ricevitori digitali per l’interpretariato, messi a disposizione gratuitamente, fuori dalle sale di ogni sessione. Basta sintonizzare il dispositivo sulla frequenza della lingua desiderata per poter ascoltare le sessioni. Il ricevitore può essere conservato per tutta la durata del soggiorno a Milano per le sessioni plenarie ed altre attività. ASSISTENZA LINGUISTICA PERSONALE Il numero di gruppo per la classe di FVDG/DGE (1-37) resterà lo stesso di quello assegnato al Q Center a St. Charles. Dopo le sessioni generali per FVDG/DGE, i FVDG/DGE parteciperanno a diverse attività insieme al loro gruppo mentre i consorti e gli accompagnatori parteciperanno allo speciale programma per i partner. Se avete bisogno di un interprete personale (per una lingua non specificata sopra), l’interprete deve essere iscritto/a in anticipo presso l’Ufficio del Seminario FVDG/DGE e rispettare le procedure LCI. Si prega di contattare Penny Siwula all’indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org per richiedere un “Modulo d’iscrizione dell’interprete personale”. Il modulo compilato e i relativi costi dovranno essere inviati a Penny Siwula entro giovedì 28 febbraio 2019. L’approvazione è soggetta a disponibilità. 2019 FVDG/DGE LM 2A.IT 9
ASPETTI ECONOMICI I Governatori Distrettuali dovranno presentare le loro note spese durante l’anno del loro mandato. LCI preferisce rimborsare i Governatori Distrettuali tramite pagamento elettronico. Si prega di visitare il sito internet cliccando qui. Completate il modulo di pertinenza elencato sotto il titolo “Informazioni aggiuntive” ed inviatelo a accountspayable@lionsclubs.org. Le domande relative ai rimborsi vanno indirizzate a accountspayable@lionsclubs.org. PASSAPORTI E VISTI A seconda del paese di cittadinanza dei FVDG/DGE e/o della durata del soggiorno in Italia, i viaggiatori internazionali possono necessitare di un passaporto e/o visto. I passaporti devono essere firmati e contenere sufficienti pagine vuote per i timbri d’ingresso e uscita dal paese. La scadenza del passaporto dovrà essere successiva di almeno sei mesi alle date del soggiorno. Si prega di verificare con il proprio consolato gli eventuali requisiti per il visto. I partecipanti devono richiedere i documenti con largo anticipo, considerano le tempistiche di emissione dei documenti. Le lettere d’invito FVDG/DGE per viaggiatori internazionali sono a disposizione su richiesta. LCI fornirà una lettera d’invito per il/la FVDG/DGE e un accompagnatore. Familiari aggiuntivi possono acquistare la lettera d’invito ufficiale per € 25 a testa. Si prega di completare la richiesta di lettera d’invito per FVDG/DGE ed inviarla all’indirizzo Convention@lionsclubs.org Tutti i cittadini statunitensi avranno bisogno di un passaporto. Consultare www.tsa.gov per maggiori informazioni. 2019 FVDG/DGE LM 2A.IT 10
Le domande relative al Seminario FVDG/DGE 2019 devono essere indirizzate a: Domande Recapito Contatto Indirizzo email riguardanti: Telefonico Penny Siwula +1 630 -468 -6731 Iscrizione e alloggio dgeseminar@lionsclubs.org Kelly Zielinski +1 630-468-7015 Organizzazione del Lisa Pastore +1 630 -468 -7052 Dgetravel@lionsclubs.org viaggio e voli Lynda Rohr +1 630-468-6832 Rimborsi spese di Laura Delgado +1 630 -468 -6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org viaggio Contenuti del Cynthia Bianchi +1 630 -468 -6770 Cynthia.bianchi@lionsclubs.org Seminario VARIAZIONI Se si necessita di effettuare un cambiamento dopo l’invio del modulo d’iscrizione, basta inviare una email a . dgeseminar@lionsclubs.orgSi prega di inviare queste variazioni entro martedì 30 aprile 2019. ➠ Prenotazione alberghiera: Cambiamenti alle date di arrivo e/o partenza dall'albergo. Tutte le modifiche sono soggette alla disponibilità dell’albergo. ➠ Correzione del nome: Il DGE potrà inviare la correzione del suo nome/cognome o di quello del suo accompagnatore. ➠ Cancellazione: Se voi e/o il vostro accompagnatore non potete più partecipare al Seminario FVDG/DGE e/o alla convention 2019, siete pregati di notificare LCI immediatamente. 2019 FVDG/DGE LM 2A.IT 11
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