PLICO N. 1 PER LA REGISTRAZIONE E LA LOGISTICA - Seminario dei Primi Vice Governatori Distrettuali / Governatori Distrettuali Eletti Q Center ...
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Seminario dei
Primi Vice Governatori Distrettuali /
Governatori Distrettuali Eletti
Q Center - St. Charles, IL, USA
PLICO N. 1 PER LA
REGISTRAZIONE
E LA LOGISTICA
[Type text]
Gentile Primo Vice Governatore Distrettuale/Governatore Distrettuale Eletto, presto avremo il piacere di darti il benvenuto al Seminario dei Primi VDG/DGE 2020! Ancora una volta avremo il piacere di organizzare questo Seminario presso il Q Center di St. Charles. Situato a circa 60 Km a ovest di Chicago, il Q Center è il più grande centro congressi degli Stati Uniti ed è in grado di ospitare eventi di formazione del management delle aziende Fortune 500, conferenze di grandi associazioni ed eventi speciali. Questa struttura straordinaria offre formazione, ristorazione e sistemazioni alberghiere, tutte comodamente situate in un unico centro. Insieme agli altri Primi VDG/DGE parteciperai a una settimana di formazione specifica, avrai l’opportunità di essere fotografato con il Vice Presidente e di visitare la sede centrale internazionale di Lions Clubs International. Durante il Seminario avrai il beneficio di conoscere i Primi VDG/DGE di tutto il mondo con i quali potrai condividere idee ed esperienze in preparazione all’assunzione del tuo importante incarico. Il team di LCI è lieto di poter collaborare con te in questa fase di preparazione al Seminario e di impegno a rendere questo evento memorabile e produttivo. Cordiali saluti. Il Team del Seminario dei Primi VDG/DGE di LCI 2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 2
Plico per la registrazione e la logistica per il
Seminario dei Primi VDG/DGE
In allegato troverai le informazioni relative ai tuoi preparativi per il Seminario dei
Primi Vice Governatori Distrettuali (FVDG)/Governatori Distrettuali Eletti (DGE) 2020
in programma presso il Q Center di St. Charles, Illinois, USA.
Il Seminario dei Primi Vice Governatori Distrettuali/Governatori Distrettuali Eletti costituisce
un’importante opportunità di apprendimento per assistere i partecipanti nella preparazione
all’assunzione del loro incarico di governatore distrettuale. I partecipanti riceveranno una
formazione specifica, avranno l’opportunità di essere fotografati insieme con il Vice Presidente
Internazionale Giudice Haynes Townsend e di visitare la sede centrale internazionale di Lions
Clubs International. Il Seminario dei Primi VDG/DGE che si svolgerà a St. Charles è rivolto
esclusivamente ai Primi Vice Governatori Distrettuali/Governatori Distrettuali Eletti. Gli
accompagnatori e/o gli ospiti non saranno ammessi.
Questo fascicolo contiene informazioni su come:
• Restituire il modulo di registrazione e viaggio al Seminario dei Primi VDG/DGE
2020 a LCI che si terrà a St. Charles, Illinois, USA.
• Registrarsi e prenotare una camera presso il Q Center di St. Charles.
• Prenotare il viaggio a St. Charles, Illinois, Stati Uniti.
• Registrarsi al Seminario dei Primi VDG/DGE 2020 e alla Convention
Internazionale che si terranno a Singapore.
Ti preghiamo di leggere attentamente le informazioni qui contenute. Il modulo di registrazione e
viaggio dei Primi VDG/DGE 2020 dovrà essere restituito compilato al dipartimento
Registrazione e Alloggi LCI entro lunedì 21 ottobre 2019 per ricevere il link per registrarsi ed
effettuare la prenotazione al Q Center, e per prenotare i voli.
In gennaio 2020 LCI invierà a tutti i partecipanti un secondo plico di documenti sulla logistica
contenente maggiori informazioni sul Q Center, le istruzioni per l’arrivo a St. Charles, i
trasferimenti al Q Center e il programma del Seminario per i Primi VDG/DGE. Le istruzioni per la
registrazione alla Convention di Singapore saranno incluse nel plico di gennaio 2020.
Il plico finale per la logistica sarà inviato via email in maggio 2020 e includerà le informazioni
dettagliate sul Seminario dei Primi VDG/DGE e sulla Convention Internazionale di Singapore,
sulla registrazione e sulle conferme dell’hotel, sui programmi del Seminario dei Primi VDG/DGE e
della Convention Internazionale di Singapore.
Le informazioni aggiornate sono disponibili sul sito web ufficiale di LCI: www.lionsclubs.org
(ricerca “Seminario FVDG/DGE”)
Restiamo in attesa di incontrarti a St. Charles!
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 3
Date da ricordare
Lunedì 21 ottobre Termine ultimo per inviare il modulo di registrazione e
viaggio del Seminario dei Primi VDG/DGE 2020 a LCI
Venerdì 29 novembre Termino ultimo per effettuare la prenotazione dei voli per
il Seminario dei Primi VDG/DGE 2020 che si svolgerà
presso il Q Center
Venerdì 13 dicembre Termine ultimo per registrarsi e prenotare la camera
online presso il Q Center
Gennaio 2020 Invio del secondo plico di documenti contenenti
informazioni dettagliate sul Q Center, le istruzioni per
l’arrivo a St. Charles (inclusi i trasferimenti da/per
l’aeroporto) e il programma del Seminario dei Primi
VDG/DGE
Lunedì 10 febbraio Data per il check-in presso il Q Center
Venerdì 14 febbraio Data per il check-out dal Q Center
Giovedì 27 febbraio Termine ultimo per registrarsi al Seminario dei Primi
VDG/DGE 2020 e alla Convention Internazionale che si
terranno a Singapore
Venerdì 13 marzo Termine ultimo per inviare TUTTE le note spese
di viaggio legate alla partecipazione al Seminario
svoltosi presso il Q Center all’ufficio contabilità di LCI
Maggio 2020 Invio del terzo plico sulla logistica contenente le
informazioni e i programmi del Seminario dei Primi
VDG/DGE e della Convention Internazionale che si
terranno a Singapore, le conferme della prenotazione
alberghiera e le istruzioni di viaggio, inclusi i
trasferimenti dall’aeroporto all’arrivo a Singapore
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 4
Registrazione, alloggio e viaggio per il
Seminario dei Primi VDG/DGE
Ecco i vari passaggi da seguire!
Fase 1: Restituisci il modulo di registrazione e viaggio del Seminario dei Primi
VDG/DGE 2020 compilato a LCI via email a dgeseminar@lionsclubs.org entro lunedì
21 ottobre.
Il Seminario dei Primi VDG/DGE che si svolgerà a St. Charles è rivolto
esclusivamente ai Primi Vice Governatori Distrettuali/Governatori Distrettuali Eletti.
Gli accompagnatori e/o gli ospiti non sono ammessi.
LCI ti invierà un’email per confermare la ricevuta del modulo di registrazione
indicando un link da seguire per trovare maggiori dettagli su come registrarti e
prenotare la tua camera presso il Q Center e per prenotare i voli aerei.
Fase 2: Prenota il biglietto aereo.
Per prenotare i voli, leggi le istruzioni contenute nell’ALLEGATO N. 2 relative al tuo
paese di residenza.
L’acquisto dei biglietti aerei di tutti i Primi VDG/DGE dovrà essere effettuato tramite
l’agenzia viaggi autorizzata da LCI entro venerdì 29 novembre 2019.
Contatta direttamente l’agenzia di viaggi per prenotare il biglietto aereo.
Segui le istruzioni contenute nell’ALLEGATO N. 2 per quanto concerne il
pagamento/rimborso del biglietto aereo.
LCI riceverà una copia del tuo itinerario di viaggio per predisporre i trasferimenti
dall’aeroporto al Q Center. In caso di eventuale prolungamento del soggiorno oltre
le date approvate, invia una notifica a LCI.
Fase 3: Registrati e prenota la camera d'albergo per il Seminario dei Primi
VDG/DGE presso il Q Center
LCI ti fornirà un link per iscriverti al Seminario dei Primi VDG/DGE e prenotare la
tua camera d'albergo presso il Q Center entro venerdì 13 dicembre 2019.
L’utilizzo di questo link è esclusivamente riservato al Primo Vice Governatore
Distrettuale/Governatore Distrettuale Eletto e non deve essere condiviso con terzi.
Inserisci tutti i dati richiesti e clicca su INVIA per completare la registrazione e la
prenotazione dell'alloggio.
Riceverai un'e-mail di conferma automatica dal Q Center.
In caso di difficoltà nell'utilizzo del sito web del Q Center, invia un'e-mail a LCI
all'indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org per ricevere assistenza.
Le date approvate per gli arrivi e le partenze dei Primi VDG/DGE sono
rispettivamente lunedì 10 febbraio e venerdì 14 febbraio.
(Le notti aggiuntive presso il Q Center sono considerate una spesa personale e sono
soggette a disponibilità. Queste spese devono essere pagate direttamente al Q
Center al momento del check-out).
Attenzione: Verifica che le date del tuo biglietto aereo corrispondano a quelle della
prenotazione alberghiera. Per assistenza, scrivici a dgeseminar@lionsclubs.org
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 5
Centro Congressi Q Center, St. Charles
(Illinois, USA)
Situato a St. Charles (Illinois), il Q Center
è il più grande centro congressi del Mid-
West e si estende su un’area ricreativa di
oltre 95 acri. Questo centro dista circa 55
chilometri da Chicago. All’interno del Q
Center si trovano diversi ristoranti, sale
riunioni e aree alloggio.
Le camere del Q Center sono camere singole in stile dormitorio con un letto singolo e
una postazione di lavoro ergonomica. Il bagno in camera contiene una doccia (no vasca
da bagno). Tutte le camere sono non fumatori. Il Q Center offre una connessione Wi-Fi
Basic gratuita in tutte le camere. Ogni camera è dotata di TV a schermo piatto da 26
pollici in alta definizione con programmi via cavo. Pagando un costo aggiuntivo (15 USD
al giorno), è possibile utilizzare una connessione Wi-Fi Premium che sarà considerata
una spesa personale. Le camere sono dotate anche di: macchinetta per il caffè,
radiosveglia, asciugacapelli, ferro e asse da stiro e articoli per la cura della persona.
Il Q Center include anche un negozio
di articoli da regalo, una lavanderia a
gettoni, un'area business con staff di
supporto, un centro fitness e una sala
per la meditazione/preghiera.
Il Q Center offre l’atmosfera giusta per la
formazione necessaria ai Primi VDG/DGE
per la preparazione al loro anno d’incarico.
Tutte le sale riunioni del Q Center sono
insonorizzate e dispongono di sedie
ergonomiche e di connessione Wi-Fi base.
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 6
Alloggio
Al ricevimento del modulo di registrazione e viaggio dei Primi VDG/DGE, ti sarà inviato
un link al Q Center per prenotare il tuo alloggio. Le date approvate da LCI sono: arrivo
lunedì 10 febbraio e partenza venerdì 14 febbraio. I partecipanti sono tenuti a
rimanere all’interno del Q Center per tutta la durata del Seminario dei Primi Vice
Governatori Distrettuali/Governatori Distrettuali Eletti.
LCI si farà carico dei costi di una camera
singola con letto singolo solamente per le
date autorizzate da LCI. Al Seminario dei
Primi VDG/DGE non è prevista la presenza
di accompagnatori e ospiti.
Il personale del Q Center farà del suo
meglio per fornire l'assistenza necessaria
ai partecipanti con esigenze speciali. Si
prega di indicare le esigenze nel dettaglio
al momento della prenotazione della
camera presso il Q Center.
Riceverai un link online per prenotare la tua camera presso il Q Center. Le notti
aggiuntive presso il Q Center (al di fuori delle date approvate da LCI) sono
considerate una spesa personale e sono soggette a disponibilità. Per
informazioni sulle notti aggiuntive e sui costi, invia un’email a
dgeseminar@lionsclubs.org
LCI gestisce gli alloggi presso il Q Center. Al fine di evitare confusione, si prega
di non contattare direttamente il Q Center. Tutte le domande sulla prenotazione
della camera dovranno essere inviate via email a LCI a:
dgeseminar@lionsclubs.org
Al momento del check-out, i Primi VDG/DGE pagheranno i costi addizionali
associati a notti aggiuntive, spese personali e tasse relative a tali spese.
Pasti presso il Q Center
LCI offrirà colazione, pranzo e cena
nelle sale Q Tower Dining o Fox
River Dining durante il Seminario dei
Primi VDG/DGE. Tutti i pasti
saranno serviti a buffet per
consentire ai partecipanti di
scegliere tra una grande varietà di
piatti, in base alle proprie
preferenze.
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Normativa e procedure di viaggio
Viaggi in aereo
Tutti i voli dei Primi VDG/DGE dovranno essere prenotati entro venerdì 29 novembre. Il
prenotare con dovuto anticipo consentirà di disporre di una più ampia scelta di itinerari
con minor numero di coincidenze e maggiore disponibilità di posti. Chicago è la città più
vicina al Q Center e i partecipanti possono scegliere tra gli aeroporti di Chicago O'Hare o
Midway.
PER PRENOTARE I BIGLIETTI AEREI SI PREGA DI ATTENERSI ALLA PROCEDURA INDICATA NELL’ALLEGATO N. 2.
La procedura potrà variare a seconda dell’area geografica di appartenenza.
Normativa sui rimborsi spese di viaggio del
Seminario dei Primi VDG/DGE
Lions Clubs International rimborserà le seguenti spese di viaggio:
Biglietto aereo
Un (1) biglietto aereo in classe economica di andata e ritorno per il Primo VDG/DGE, con
itinerario più diretto possibile.
• I biglietti saranno rimborsati in base alla migliore tariffa in classe economica
disponibile al momento della prenotazione per il periodo del viaggio.
• Ai fini del rimborso sarà necessario attenersi alla normativa di viaggio di LCI.
Trasferimento in aeroporto dalla propria abitazione
Il trasporto di A/R dalla propria abitazione all’aeroporto sarà rimborsato su
presentazione del modulo nota spese per i trasferimenti locali comprensivo di
ricevute. La versione più aggiornata del modulo è disponibile sul sito web di LCI
nella pagina Risorse per questioni finanziarie.
• Le spese di parcheggio presso l’aeroporto saranno rimborsate solo se inferiori
al costo del viaggio di andata e ritorno in macchina (chilometraggio), al costo
del taxi, bus o treno.
Tariffe per il bagaglio
LCI fornirà un rimborso solamente per il primo bagaglio da stiva purché questo sia
conforme alle linee guida della compagnia aerea quanto a dimensioni e peso.
• I costi per bagagli aggiuntivi o per eccesso di peso saranno considerati una
spesa personale. Il regolamento sui bagagli da stiva varia a seconda della
compagnia aerea, quindi si prega di consultare la compagnia aerea per
ulteriori informazioni.
• Il rimborso delle spese per il primo bagaglio da stiva potrà essere richiesto
unitamente alle spese per i trasferimenti locali.
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Trasferimenti aeroportuali al Q Center
LCI organizzerà il trasferimento gratuito da/per gli aeroporti O’Hare o Midway nelle date
autorizzate. Maggiori dettagli sui trasferimenti da e per l’aeroporto saranno contenuti nei
materiali che i partecipanti riceveranno via email a gennaio 2020.
Altri mezzi di trasporto
Se si sceglie di arrivare al Q Center in automobile, treno o bus, il rimborso sarà effettuato
ai sensi della normativa sui rimborsi spese di LCI.
Il totale complessivo di chilometraggio, pedaggio, albergo, pasti e parcheggio non dovrà
superare la tariffa più bassa di un volo economy con itinerario più logico alla data del 1o
gennaio 2020. Sarà effettuato il rimborso spese per un solo biglietto aereo. Se il Primo
VDG/DGE viaggerà insieme a un altro Primo VDG/DGE, sarà effettuato un rimborso
spese per un solo viaggio. Il modulo nota spese per viaggi in automobile è pubblicato
sulla pagina web per i DGE del sito di LCI nella sezione Risorse per questioni finanziarie.
Ai fini del rimborso, si prega di restituire il modulo nota spese per viaggi in auto del Primo
VDG/DGE al dipartimento contabilità, insieme alle ricevute, entro venerdì 13 marzo.
Viaggi pre o post evento
Se hai in programma di effettuare un viaggio prima o dopo le date del Seminario, verifica
che le date non siano in conflitto con le date di arrivo (lunedì 10 febbraio) e di partenza
(venerdì 14 febbraio) autorizzate.
Si prega di comunicare a LCI i piani sul prolungamento
del viaggio all'indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org e
avvisare se saranno richiesti i trasferimenti aeroportuali
nelle date approvate dall'aeroporto di Chicago O'Hare
o Midway a St. Charles, Illinois.
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 9
La App del Q Center
Il Q Center mette a disposizione un'app per i dispositivi mobili per aiutare i partecipanti a
spostarsi all'interno della struttura. Sul proprio smartphone o tablet, l'app fornirà
indicazioni precise sul percorso da scegliere per raggiungere la propria destinazione. Non
sei sicuro di quale stanza cercare? Basterà selezionare “Events” per trovare la propria
riunione ed essere guidati presso la sua sede.
Abilitando i servizi di localizzazione e il bluetooth, il proprio dispositivo mobile
comunicherà con oltre 350 piccoli segnalatori installati all’interno del Q Center. Questo
consentirà di individuare dove ci si trova sulla mappa. È, inoltre, possibile attivare una
funzione per individuare un percorso che non preveda l’uso di scale ma di ascensori, o
per individuare altre aree di interesse.
L'app Q Center è disponibile sia nell'App Store di Apple sia nel Google Play Store. È
sufficiente cercare “Q Center” e installarla.
Passaporti e visti
A seconda del paese di cittadinanza e/o della durata del soggiorno dei Primi VDG/DGE
negli Stati Uniti, sarà necessario ottenere un passaporto e l’ESTA per i paesi nell'ambito
del Programma di Esenzione di Visto d’Ingresso. Il passaporto deve essere firmato e
contenere un numero sufficiente di pagine vuote per l’apposizione dei timbri di entrata e
uscita. La scadenza del passaporto dovrà essere successiva di almeno sei mesi alle date
del soggiorno. Si prega di verificare con il proprio consolato gli eventuali requisiti per il
visto. I partecipanti dovranno pianificare di presentare la domanda con dovuto anticipo a
causa dei tempi di elaborazione necessari.
Le informazioni sono disponibili anche su www.travel.state.gov.
Ulteriori informazioni riguardanti i documenti di viaggio sono
disponibili alla pagina LCICON. Le lettere d’invito per i viaggiatori
internazionali sono disponibili su richiesta. Si prega di compilare il
modulo di richiesta lettera di invito FVDG / DGE e inviare il modulo a
Convention@lionsclubs.org
Per i cittadini americani è richiesta la patente di guida o un documento di riconoscimento.
Per maggiori informazioni, visitare www.tsa.gov. Fare riferimento alle informazioni
contenute sul sito https://www.dhs.gov/real-id per determinare quali sono i requisiti del
tuo stato quanto a documenti d’identità per l’imbarco su un aereo.
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 10Programma del Seminario Primi VDG/DGE
Si prega di visitare il sito web del Seminario Primi VDG/DGE per visionare il programma
del Seminario. Il programma è soggetto a cambiamenti. Un programma giornaliero
dettagliato sarà fornito via e-mail prima del Seminario.
Esercizi per i Primi VDG/DGE
Riceverai un’email dal tuo Group Leader con le informazioni sugli
esercizi da svolgere individualmente per la preparazione al Seminario.
Questi comprendono degli esercizi di lettura e dei corsi online nel
potenziato Centro di formazione Lions sulle competenze necessarie
per svolgere con successo il ruolo di governatore distrettuale.
Interpretazione
Gruppi di classe
I Primi VDG/DGE sono assegnati a un gruppo di classe in base alla lingua ufficiale del
loro distretto individuata dalla Divisione Amministrazione di Distretti e Club di LCI. Le
sessioni in aula saranno condotte da un Group Leader che parla correntemente la lingua
della classe. Se devi partecipare a un gruppo linguistico diverso da quello a cui sei stato
assegnato, invia una richiesta di modifica del gruppo
linguistico a Lori Saldaña all'indirizzo
Lori.Saldana@lionsclubs.org entro lunedì 30 dicembre
2019. I cambiamenti saranno effettuati in base al numero dei
classi disponibili.
Interpretazione alla Sessione Generale
La cerimonia di apertura e le sessioni generali saranno
presentate in inglese. LCI offre il servizio di
interpretazione simultanea nelle seguenti lingue: cinese, coreano, finlandese,
francese, hindi, giapponese, italiano, portoghese, spagnolo, svedese e tedesco.
Assistenza linguistica personale: Se hai bisogno di un interprete personale durante
le sessioni in classe per una lingua diversa da quelle sopra specificate, invia una richiesta
per iscritto a Kelly Zielinski all'indirizzo dgeseminar@lionsclubs.org per ricevere
l'approvazione di Lions Clubs International. La richiesta è soggetta alla disponibilità dei
posti in aula. Se la tua richiesta viene approvata, riceverai il Modulo di registrazione
dell'interprete personale, che dovrà essere completato e inviato con le tariffe applicabili
per il viaggio, la sistemazione in hotel e i pasti, a Kelly Zielinski entro venerdì 13
dicembre 2019. Tutte le spese relative sono considerate una spese personale.
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 11Convention Internazionale 2020 di Singapore
Giovedì 13 febbraio sarà presentata un’anteprima su Singapore. Nel corso di questa
riunione, saranno fornite informazioni sulla Convention Internazionale di Singapore e
sulla 4a giornata del Seminario dei Primi VDG/DGE. I Primi VDG/DGE non vorranno
perdersi questa sessione!
Le informazioni relative alla registrazione / alloggio per la Convenzione Internazionale di
Singapore saranno disponibili nella documentazione spedita a gennaio 2020. I
rappresentanti del dipartimento Registrazione e Alloggi di LCI saranno presenti presso il
Q Center per fornire assistenza su qualsiasi domanda.
Altri punti da ricordare:
LCI provvederà automaticamente alla registrazione dei DGE e a quella del loro
accompagnatore alla Convention Internazionale di Singapore 2020 e al banchetto
celebrativo. Si prega di non effettuare la registrazione online alla Convention
poiché si incorrerebbe in una doppia prenotazione.
Per registrare i tuoi familiari alla Convention Internazionale di Singapore, richiedi il
modulo di registrazione alla Convention della famiglia del Primo VDG/DGE e
restituiscilo compilato a dgeseminar@lionsclubs.org. I biglietti per il banchetto
celebrativo e per i trasferimenti da/per l’aeroporto potranno essere acquistati
tramite l’invio di questo modulo. I biglietti per il banchetto celebrativo sono limitati e
soggetti a disponibilità.
Elenco di contatti cui inviare le domande
riguardanti il Seminario dei Primi VDG/DGE 2020
Domande riguardanti: Contatto Telefono Email
Registrazione e Kelly Zielinski +1 630-468-7016
prenotazione dgeseminar@lionsclubs.org
alberghiera
Lisa Pastore +1 630-468-7052
Organizzazione del viaggio e Lynda Rohr +1 630-468-6832 dgetravel@lionsclubs.org
voli
Rimborsi spese di viaggio Laura Delgado +1 630-468-6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org
Contenuti del Seminario Cynthia Bianchi +1 630-468-6770 cynthia.bianchi@lionsclubs.org
2020 FVDG/DGE LM 1A.it-IT 12Puoi anche leggere
