INFORMATION NOTICE FOR USERS OF THE STUDENT ADMINISTRATION OFFICE
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INFORMATION NOTICE FOR USERS OF THE STUDENT
ADMINISTRATION OFFICE
on processing of personal data (Legislative decree no. 196/2003)
1. Preamble
As provided by art. 13 – Legislative decree no. 196/2003 and art. 7 of the University Regulations
on protection of personal data, the University of Milan informs users of the Student
Administration Office (aspiring students, students enrolled in degree programmes, graduates and
post graduate students) regarding use of their personal data. The University of Milan continues to
observe the laws on transparency and freedom of information.
2. Purposes and scope
Personal data obtained and processed by the Student Administration Office is: a) data provided
directly by users on enrolment for admission exams for study programmes with an enrolment
quota, on registration, on application for a degree or admission to research doctoral,
specialisation or master courses and competitions; b) tax and income data entered via the SIFA
terminal or provided by self-certification in relation to the payment of university fees; c) data
provided from time to time by users in relation to services requested; d) data on university
career; e) data provided on enrolment in state examinations conducted at the University of
Milan.
This data is processed exclusively to pursue the institutional aims of the University, in particular
to fulfil its legal role in managing teaching and administrative relations between the University
and students, as well as for providing specific services requested by users.
3. Methods of data processing
The data collected observes the principles of relevance, completeness and non excessiveness in
relation to the purposes for which it is processed. Failure to provide the data indicated in
section 2 at points a, b, d and e precludes establishment and continuation of a relationship with
the University. Failure to provide the data indicated at point c prevents access to the services
requested.
The personal data provided is processed observing the principles of lawfulness, fairness and
transparency envisaged by the law, also with the aid of information technology for data storage
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tel. +39 02503 111 - unimi@postecert.itand management, and in any case so as to ensure its security and fully protect the privacy of the
persons concerned.
The data may be processed in anonymous form for statistical analysis aimed at improving the
services offered.
4. The data controller, data processors and appointees
The data controller for the University of Milan is the Rector. The chief data processor is the
Head of the Student Administration Office. Persons appointed to process personal data are
university employees who process data according to Legislative Decree no. 196 of 30 June 2003
for the institutional purposes of the University and in observation of legislative requirements.
5. Categories of subjects to whom data can be communicated
Users’ personal data can be communicated:
a) To non-economic public subjects or consortia to which the University belongs when
communication is necessary to carry out the institutional functions of the requesting
body;
b) To external subjects identified as responsible for processing (firms that manage admission
tests to study programmes with an enrolment quota);
c) To public and private subjects who apply for the purpose of facilitating the orientation,
education and professional integration of students and graduates of the University;
d) To the bank that manages services connected with the card provided at registration,
which processes the data as autonomous data controller and supplies the persons
concerned with the information notice on the processing of the data assigned to it.
Sensitive and legal data can be communicated for the purposes of section 2 only where provided
for by laws and regulations, except for data legitimately requested by the public security
authority, the judicial authority or other public subjects for the purposes of defence, security of
the State and investigation of crimes, as well as communication to the judicial authority as
provided by law, where crime is suspected.
Except in these cases, personal data is never communicated or disseminated to third parties in
any form or in any way.
6. Rights of persons concerned
According to art. 7 of Leg. Decree 196/2003 persons concerned have:
- The right to be informed:
a) of the source of the personal data;
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tel. +39 02503 111 - unimi@postecert.itb) of the purposes and methods of the processing;
c) of the logic applied to the processing, if the latter is carried out with the help of
electronic means;
d) of the identification data concerning data controller, data processors and categories of
subjects to whom or to which the personal data may be communicated and who or which
may get to know said data;
- the right to obtain, without delay, the following information from the data controller or data
processors:
a) updating, rectification or, where interested therein, integration of the data;
b) erasure, anonymization or blocking of data that has been processed unlawfully, including
data retention of which is unnecessary for the purposes for which it was collected or
subsequently processed;
c) certification to the effect that the operations as per letters a and b have been notified,
as also related to their contents, to those to whom or which the data was communicated
or disseminated, unless this requirement proves impossible or involves a manifestly
disproportionate effort compared with the right that is to be protected.
- the right to object, in whole or in part:
a) on legitimate grounds, to the processing of personal data concerning themselves, even
though the data is relevant to the purpose of the collection;
b) to the processing of personal data concerning themselves, where it is carried out for the
purpose of sending advertising materials or direct selling or else for the performance of
market or commercial communication surveys.
These rights can be exercised by application to the chief data processor, namely the Head of the
Student Administration Office.
THE RECTOR
(signed Gianluca Vago)
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INFORMATIVA AGLI UTENTI DELLA DIVISIONE SEGRETERIE
STUDENTI
per il trattamento dei dati personali (ai sensi del D. Lgs. N.
196/2003)
1. Premessa
Ai sensi dell’art. 13 - D. Lgs. n. 196/2003 e dell’art. 7 del Regolamento d’Ateneo in materia di
protezione dei dati personali, l’Università degli Studi di Milano informa gli utenti della Divisione
Segreterie Studenti (aspiranti studenti, iscritti a tutti i corsi di laurea, post laurea e laureati) in
merito all’utilizzo dei dati personali che li riguardano.
Resta ferma l’osservanza da parte dell’Università degli Studi di Milano della vigente normativa in
materia di trasparenza e di pubblicazione obbligatoria di dati e documenti.
2. Finalità del trattamento
I dati personali raccolti e trattati dalla Divisione Segreterie Studenti sono: a) quelli forniti
direttamente dagli utenti all’atto dell’iscrizione ai test di ammissione ai corsi di studio a numero
programmato, al momento dell’immatricolazione, in sede di presentazione della domanda di
laurea o di ammissione a dottorati di ricerca, scuole di specializzazione, master, corsi di
perfezionamento, bandi; b) i dati fiscali e retributivi inseriti tramite terminale SIFA o forniti
tramite autocertificazione per le esigenze connesse al pagamento delle tasse universitarie; c) i
dati forniti di volta in volta dagli utenti in relazione allo specifico servizio richiesto; d) i dati
relativi alla carriera universitaria; e) i dati forniti all’atto dell’iscrizione agli esami di stato che
si svolgono presso l’Università degli Studi di Milano.
Tali dati vengono trattati esclusivamente per il perseguimento delle finalità istituzionali
dell’Ateneo, in particolare per gli adempimenti richiesti dalla legge ai fini della gestione del
rapporto didattico e amministrativo tra Università e studenti, nonché per l’erogazione degli
specifici servizi richiesti dagli utenti.
3. Modalità del trattamento
La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza
in relazione ai fini per i quali sono trattati. Il mancato conferimento dei dati di cui al precedente
punto 2, lett. a), b), d) ed e) preclude l’instaurazione e la prosecuzione del rapporto con
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tel. +39 02503 111 - unimi@postecert.itl’Università. L’omessa fornitura dei dati indicati al punto 2, lett. c), comporta l’impossibilità di
accedere ai servizi richiesti.
I dati personali conferiti sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e
trasparenza, previsti dalla legge, anche con l’ausilio di strumenti informatici e telematici atti a
memorizzare e gestire i dati stessi, e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e
tutelare la massima riservatezza dell’interessato.
I dati possono essere oggetto di trattamento in forma anonima per lo svolgimento di attività
statistiche finalizzate al miglioramento dei servizi offerti.
4. Titolare, Responsabili e Incaricati
Titolare del trattamento dei dati è l’Università degli Studi di Milano nella persona del Rettore
pro tempore.
Responsabile del trattamento è il Capo Divisione Segreterie Studenti.
Incaricati del trattamento sono i dipendenti universitari che trattano i dati nel rispetto della
vigente normativa in materia, per le finalità istituzionali dell’Ateneo e in osservanza di obblighi
legislativi.
5. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati
I dati personali degli utenti potranno essere comunicati:
a) A soggetti pubblici non economici o consorzi partecipati dall’ateneo quando la
comunicazione è necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali dell’ente richiedente;
b) Ad alcuni soggetti esterni, individuati come responsabili esterni del trattamento (società che
gestiscono i test di ammissione ai corsi di studio a numero programmato);
c) A soggetti pubblici e privati qualora tali soggetti ne facciano richiesta al fine di agevolare
l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale degli studenti e dei laureati
dell’ateneo;
d) All’istituto bancario che gestisce i servizi bancari abbinabili alla carta-badge rilasciata in
sede di immatricolazione, che tratterà i dati in qualità di titolare autonomo e fornirà
all’interessato l’informativa sul trattamento dei dati di propria competenza.
I dati sensibili e giudiziari potranno essere comunicati, nell’ambito del perseguimento delle
finalità indicate al punto 2, solo ove previsto da norme di legge o di regolamento.
E’ fatta salva, in ogni caso, la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla
legge, dall’autorità di pubblica sicurezza, dall’autorità giudiziaria o da altri soggetti pubblici per
finalità di difesa, sicurezza dello stato ed accertamento dei reati, nonché la comunicazione
all’autorità giudiziaria in ottemperanza ad obblighi di legge, laddove si ravvisino ipotesi di reato.
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tel. +39 02503 111 - unimi@postecert.itAl di fuori dei predetti casi, i dati personali non vengono in nessun modo e per alcun motivo
comunicati o diffusi a terzi.
6. Diritti dell'Interessato
Ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 196/2003 l’interessato può esercitare:
• Il diritto di conoscere: a) l’origine dei dati personali, b) le finalità e modalità del
trattamento, c) la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di
strumenti elettronici, d) gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili dei
soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o
che possono venirne a conoscenza.
• Il diritto di ottenere a cura del titolare o del responsabile senza ritardo: a)
l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati,
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in
violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione
agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, c) l’attestazione
che le operazioni di cui alle precedenti lettere a-b sono state portate a conoscenza,
anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati
o diffusi eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un
impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
• Il diritto di opporsi in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati
personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, b) al
trattamento dei dati personali che lo riguardano ai fini dell’invio di materiale
pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di
comunicazione commerciale.
I diritti possono essere esercitati con richiesta al responsabile del trattamento,
individuato nella persona del Capo Divisione della Segreteria Studenti.
IL RETTORE
(F.to Gianluca Vago)
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