I FINANZIAMENTI AIRC INDIVIDUAL GRANTS - EVENTO FORMATIVO
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Direzione Servizi per la Ricerca
Ufficio Consulenza Contabile e Gestionale dei Progetti di Ricerca
EVENTO FORMATIVO
Streaming
I FINANZIAMENTI AIRC
INDIVIDUAL GRANTS
Aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e controllo
Relatori:
04/06/2021 Bruno Zampaglione/Daniela Valarioti
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
AIRC for Researchers
AIRC supporta tutte le fasi della carriera di un ricercatore nella ricerca oncologica
con diversi schemi di finanziamento pubblicati attraverso Call For Proposal (Bandi)
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
SUPPORTING INFORMATION
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ASPETTI NORMATIVI
Normativa da bando
Call for proposals (annuale)
Guide to Proposal Preparation (annuale)
Documentazione inviata al Ricercatore vincitore di un Grant
Notification Letter
Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato al progetto.
Normativa comune
Manage your grant (aspetti gestionali e di rendicontazione)
https://www.direzionescientifica.airc.it/grant-management-guidelines/individual-grants/investigator-
grant/
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
FIRMA ELETTRONICA AVANZATA – FEA
Fondazione AIRC utilizza la tecnologia digitale per la sottoscrizione dei documenti.
Ogni ricercatore dovrà accettare l’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata (FEA) in sostituzione della
firma autografa per tutti i documenti che richiedono la sua firma.
Il form per l’accettazione della FEA è disponibile sul sito della Direzione Scientifica di AIRC, all’interno
della sezione My Profile del ricercatore.
La firma elettronica è strettamente personale e
deve essere apposta in prima persona dal PI.
Questa procedura dovrà essere eseguita una sola volta e non sarà necessario rinnovarla in seguito.
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ASPETTI GESTIONALI
Funding AIRC: some key aspects See Call
for proposal
Grants, normally, are awarded are for a 5-year period.
They will officially start on January 2, n and terminate on January 1, n+4
EACH YEAR
The PI must submit a renewal request. even if the funding is granted for 5 years
Funding for subsequent years will depend:
a) on the submission of the renewal requests, which will have to be endorsed by the AIRC Board of
Directors, Concetto dell’annualità di erogazione .
b) provided that AIRC has available funds. Limite nella previsione dei costi del personale e/o contratti
pluriennali
At the end of each funding period (one year + three months), an administrative report must be
submitted.
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
YEAR 3.
During the third year of the project, along with the renewal request the PI will have to
submit a detailed scientific progress report that will be evaluated.
Funding for the last two years will be granted only after a positive assessment
and …..provided that AIRC has available funds.
A site visit might be scheduled as well. (audit/controllo)
YEAR 5.
A scientific final report will be required and will strongly impact on the evaluation of
future AIRC grant applications
The PI is fully accountable for the budget allocation in compliance with AIRC's administrative
guidelines and the Hosting Institution's purchasing procedures
regolamenti di ateneo, in particolare il regolamento sull’attività negoziale di ateneo
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
AIRC supports 100% of the additional costs generated by a funded project
The following costs are, normally eligible:
Direct research costs:
a) Consumables and supplies (eg: plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable etc.)
b) Small bench instrumentation (eg: electrophoresis power supplies, microcentrifuges, PCR machines etc.)
c) Services (eg: sequencing, microarray, histology, patent filing costs, authorizations for animal studies);
d) Maintenance (eg: service contracts for large instruments, animal facilities contracts)
e) Publications (most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain publishable data);
f) Meetings and travel
g) Personnel: Policy AIRC
support only for PhD students, early-stage researchers, and research nurses, specifically recruited for the project and who will
work at 100% of time on the project.
Personnel already holding a permanent position at the Hosting Institution at the time of the grant award cannot be paid with
the grant money
Indirect costs (max 15% of Direct research costs)
Overheads (max 10% of Direct and Indirect costs)
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
SUPPORTO PER IL CALCOLO DEL BUDGET
Il presente foglio di calcolo è stato predisposto per aiutare i ricercatori nel calcolo delle quote dei costi diretti, indiretti e overheads
che compongono il budget dei grant AIRC. La composizione del budget è responsabilità del PI, quindi l’utilizzatore è tenuto a
verificare la correttezza dei risultati proposti dalle formule pre-impostate.
Inserire l'importo assegnato all'annualità e le % di overheads e di costi indiretti:
Importo Totale Assegnato 80.000,00 € Inserire l'importo assegnato all'annualità
Inserire un valore in percentuale. L'importo sarà
calcolato applicando questa percentuale alla
Overheads (max 10%) 10,0 % somma dei costi diretti e indiretti
Nel sito della Direzione
Costi Indiretti (max 15%) 15,0 % Inserire
calcolato
un valore
applicando
somma dei costi diretti allocati
in percentuale.
questa
L'importo
percentuale
sarà
alla Scientifica di AIRC,
COSTI DIRETTI 63.241,11 € all’interno della propria
Inserire gli importi relativi alle seguenti categorie di spesa: sezione il ricercatore,
Consumabili 13.241,11 €
tra l’altro, trova il
Piccole apparecchiature 5.000,00 €
Servizi 10.000,00 €
seguente prospetto per
Contratti di manutenzioni €
il calcolo del budget
Costi di pubblicazione 2.000,00 € per ogni annualità di
Viaggi e meeting scientifici 1.000,00 € progetto
Personale 32.000,00 €
Somma costi diretti allocati 63.241,11 €
Importo residuo costi diretti 0,00 € Importo relativo ai costi diretti ancora da utilizzare
OVERHEADS 7.272,73 € Importo corrispondente alla % di overheads
indicata
Importo corrispondente alla % di costi indiretti
COSTI INDIRETTI 9.486,17 € indicata
TOTALE 80.000,00 €
04/06/2021
AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
UNIMI_ File in excel di supporto ai docenti in fase di pianificazione
BUDGET AIRC - Investigator Grant IG
Eletronic submission deadline …….
Inserire "titolo progetto/acronimo"
Titolo progetto/Acronimo
Host Institution Università degli Studi di Milano
PI's position
(The grant cannot be used for the PI's salary) -
Applicants must be involved in the project for at
electrophoresis power supplies, microcentrifuges, Per il ricercatore a tempo determinato
least 20% of their time - applicants must have at Inserire "Nominativo"
PCR machines etc indicare scadenza del contratto
least one last- or co-last-author primary research
paper, in press or published in the last 5 years in
high level peer-reviewed journals, and a total active
Impact Factor (IF) higher than 30 in the last 5 years
IMPORTO
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
( excluding personnel)
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES -
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
SMALL BENCH INSTRUMENTATION PCR machines etc -
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES -
service contracts for large instruments; animal facilities contracts
MAINTENANCE CONTRACTS if outside the Hosting Institution -
most likely none in the first year of the project, as it takes time to
PUBLICATION COSTS obtain publishable data -
MEETING AND TRAVEL COSTS -
PERSONNEL COSTS
Support for personnel should not exceed 50% of the
Support only for PhD students, early-stage researchers and
total man/year effort. Example: for a research unit where research nurses at 100% of time on the project
all personnel adds up to a total of 4 man/year effort, no
more than 2 units of personnel at 100% of their time (= 2
man/year effort) can be paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE - - - - -
-
INDIRECT COST max15% 15,00% - - - - - ok
-
SUBTOTAL - - - - - - MAX % IN AUTOMATICO
OVERHEADS 10% 10,00% ok
- - - - - -
Il bando non prevede ne min
TOTAL - - - - - - ne max di finanziamento
INDIRECT COSTS These are generated by the research project, but cannot be attributed directly and quantitatively to a specific activity. For example, they may include core facilities, personnel of the research team not directly involved in
rendicontati in modo forfettario research activities (e.g. secretaries and core-facilities personnel, etc.). Indirect costs are up to 15% of the direct research costs (personnel included) incurred, not of the total amount that will be granted
OVERHEADS These are expenses that the Hosting Institution must cover so that the research can be carried out. They may include, for example, grant management costs, utilities, administrative costs etc. Overheads are up to 10% of the
rendicontatti in modo forfettario sum of direct (personnel included) and indirect costs incurred, not of the total amount that will be granted.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Sheet dedicata al calcolo del costo del personale
EFFORT PERSONALE STRUTTURATO
COSTO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO ANNO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO
NOME E COGNOME RUOLO
ANNUALE MENSILE ANNO 1 ANNO 1 ANNO 2 ANNO 2 ANNO 3 3 ANNO 4 ANNO 4 ANNO 5 ANNO 5
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTALE 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
COSTO ASSEGNI DI RICERCA / BORSA GIOVANI PROMETTENTI (100% SUL PROGETTO)*
COSTO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO ANNO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO
RUOLO
ANNUALE MENSILE ANNO 1 ANNO 1 ANNO 2 ANNO 2 ANNO 3 3 ANNO 4 ANNO 4 ANNO 5 ANNO 5
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTALE 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
*ASSEGNI DI RICERCA: la politica di AIRC prevede di supportare
fellowships to researchers in the early stages of their career ATTENZIONE: i mesi/anno da allocare alle unità di personale pagate sul
(preferably within 10 years from the attainment of their finanziamento di ricerca possono essere al massimo il 50% dei mesi/anno
master’s degree by the submissiondeadline, e.g. post-doctoral totali
fellows)
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ELIGIBLE COSTS
Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere sostenute dall’Istituzione Ospitante
in cui si svolge il progetto di ricerca e che ne gestisce il grant.
Sono ammesse le spese inerenti e coerenti con il progetto approvato da Fondazione AIRC,
per l’annualità in corso (annualità di erogazione). I fondi vengono erogati annualmente e
devono essere spesi nel periodo di riferimento (un anno più tre mesi)
Le spese devono essere impegnate e sostenute nel periodo che decorre tra la data di
inizio e la data di fine dell’annualità di progetto. (02/01/n - 01/04/n+1)
I fondi assegnati per ciascuna annualità possono avere provenienze diverse, e quindi
essere soggetti a differenti modalità di rendicontazione. (finanziamento MUR, privati, ecc)
Per questo motivo le spese relative ai fondi assegnati per ciascuna annualità devono
essere rendicontate separatamente, annualità per annualità.
Non è consentito utilizzare i fondi assegnati in una determinata annualità per coprire i costi
di competenza di annualità precedenti o successive. No spese pluriennali
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Il PI dovrà informare la Direzione Scientifica di AIRC (administrative.office@airc.it) di
eventuali scostamenti significativi rispetto al piano progettuale (superiori al 20%), mentre
non è necessario farlo in caso di piccole variazioni di budget. In entrambi i casi il PI dovrà
comunque descrivere e motivare gli scostamenti nel report amministrativo
Ogni variazione va comunque dettagliata nella sezione "Justifications" presente nell’Administrative
report riferito all’annualità del grant.
I costi sostenuti prima della data di inizio e dopo la data di fine del progetto non sono
ammissibili.
Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere autorizzate dal ricercatore.
In caso di ritardi nello svolgimento del progetto è possibile chiedere un’estensione a costo
zero del periodo di validità dei fondi.
vedi sezione proroghe
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
COSTI DIRETTI E GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DA VERIFICARE PER CIASCUNA
VOCE DI COSTO
Tutti i giustificativi di spesa devono essere univocamente riconducibili al progetto e
devono essere contrassegnati secondo quanto prescritto nelle “Istruzioni per la gestione
amministrativa del progetto o programma” inviata da AIRC al PI.
AIRC ha predisposto la seguente tabella (timbro) da riportare sui documenti giustificativi
Esempio:
Codice di riferimento del progetto IG…….
Provenienza fondi ( se 5‰ Ministero e anno dichiarazione redditi MUR 2001: 80.000€
Annualità di erogazione 1° annualità (02/01/2021- 01/04/2022
voce di cost ( budget category)
Quota imputata al progetto
Sigla PI per autorizzazioe della spesa
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Qualora l’Istituzione Ospitante disponga di un sistema informatico per la gestione della
contabilità analitica, è consentito identificare i giustificativi di spesa utilizzando
un’eventuale codifica gestita da tali sistemi informativi purché i costi siano riconducibili
inequivocabilmente alla provenienza dei fondi assegnati.
Codice UGOV per ogni annualità di progetto , ……. CUP per ogni annualità di progetto
importante
L’Istituzione deve inoltre rendere possibile la riconciliazione tra gli importi inseriti nel
rendiconto e quanto registrato nei sistemi di contabilità, attraverso un elenco analitico
delle spese sostenute.
Le fatture elettroniche, di cui non esiste un originale cartaceo, devono riportare nel
tracciato (es. nel campo note) le informazioni relative al grant e alla provenienza dei fondi
riportate in tabella.
Es: ID GRANT AIRC, codice UGOV, CUP
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Presupposto principale per una efficace e efficiente gestione del progetto
ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Raccolta di tutta la documentazione di progetto in maniera ordinata e facilmente
consultabile, organizzandola per voce di spesa.
Importanza del Fascicolo unico del progetto
I faldoni dedicati al progetto devono necessariamente contenere:
le lettere di accettazione e di tutti i rinnovi annuali di progetto;
tutta la documentazione giustificativa prevista per ogni categoria di costo
E’ necessario che il Responsabile Scientifico ed il Responsabile Amministrativo all’avvio del progetto
pianifichino un kick-off meeting interno al fine di organizzare le attività di gestione del progetto e
predispongano uno scadenziario di progetto che identifichi la data di inizio e fine di ogni periodo di
rendicontazione annuale, come riportato nella lettera di accettazione del finanziamento. Tale
scadenziario dovrà essere tenuto costantemente monitorato e aggiornato tempestivamente in caso di
modifica/proroga.
Vademecum con alcune raccomandazioni interne per la gestione e la rendicontazione dei progetti di
ricerca al link: https://work.unimi.it/servizi_ricerca/bandi_finanz/120611.htm
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
CATEGORIE DI COSTI
Consumables and supplies (Materiali di consumo e forniture)
Acquisto di materiale di laboratorio necessario e specifico per lo svolgimento del progetto:
materiali di plastica e vetreria, reagenti, linee cellulari ecc.
Non è consentito l’acquisto di materiale non specifico e non direttamente riconducibile alle
attività del progetto, come ad esempio guanti, camici, dispositivi di protezione individuale
ecc. Questo genere di articoli rientra nei costi indiretti. (max 15% of Direct research costs)
Se necessari e debitamente autorizzati anche gli animali da laboratorio rientrano in questa
categoria.
Documenti giustificativi della spesa: Importanti in sede di controllo
Ordine
Documento di trasporto
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano
stati rendicontati costi attinenti alla sperimentazione animale (es. acquisto di topi o altre
specie animali necessarie alla ricerca) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla
data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per materiali di
consumo legati alla sperimentazione umana;
Quietanza di pagamento:
Assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del
percipiente;
Estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di
pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del
giustificativo di spesa oggetto di controllo; (es: spese di personale strutturato)
Stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei
limiti previsti dalla normativa di riferimento;
Mandato di pagamento quietanzato.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI BUDGET AIRC - Investigator Grant IG
Eletronic submission deadline …….
Inserire "titolo progetto/acronimo"
Titolo progetto/Acronimo
Host Institution Università degli Studi di Milano
PI's position
(The grant cannot be used for the PI's
salary) - Applicants must be involved in
the project for at least 20% of their time - Per il ricercatore a tempo determinato
Inserire "Nominativo"
applicants must have at least one last- or indicare scadenza del contratto
co-last-author primary research paper, in
press or published in the last 5 years in
high level peer-reviewed journals, and a
total active Impact Factor (IF) higher than
30 in the last 5 years
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
SUBTOTALE COSTI DIRETTI 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000
60.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 2.250 2.250 2.250 1.500 750 ok
9.000
COSTI DIRETTI + COSTI
SUBTOTAL INDIRETTI 17.250 17.250 17.250 11.500 5.750 69.000
OVERHEADS 10% 10,00% ok
1.725 1.725 1.725 1.150 575 6.900
TOTAL 18.975 18.975 18.975 12.650 6.325 75.900
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Small bench instrumentation (Piccola strumentazione da banco)
Acquisto di apparecchiature di piccole dimensioni o di costo limitato (ad es. centrifughe,
generatori, mixer ecc.) necessari e ad uso esclusivo del progetto finanziato.
Sono ammessi sia contratti di acquisto, sia noleggio o leasing.
Non è ammissibile (in questa categoria) l’acquisto di PC, stampanti, condizionatori, telefoni
cellulari e altri strumenti elettronici, che rientrano fra i costi indiretti. (max 15% of Direct research costs)
È ammissibile l’acquisto di workstation per analisi dei dati, biostatistica, ecc. o computer
per la gestione della strumentazione di laboratorio purché esplicitamente richiesto
nell’application ed autorizzato da AIRC.
L’acquisto di software o altre licenze è consentito solo se utilizzati in esclusiva per il
progetto.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine
Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il
valore, la durata del contratto ed il canone
Documento di trasporto
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene
Eventuali verbali di collaudo o accettazione
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene (buono di carico inventariale)
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati
costi per piccola strumentazione necessaria per la sperimentazione animale (es. apparecchiature per lo stabulario,
gabbie o simili) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano state
acquistate piccole apparecchiature per la sperimentazione umana;
Quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo del
percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di
pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del
giustificativo di spesa oggetto di controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei
limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato.
01 /06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES -
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS -
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS -
MEETING AND TRAVEL COSTS -
PERSONNEL COSTS Support for Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE 21.000 23.000 19.000 10.000 5.000
78.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 3.150 3.450 2.850 1.500 750 ok
11.700
SUBTOTAL 24.150 26.450 21.850 11.500 5.750 89.700
OVERHEADS 10% 10,00% ok
2.415 2.645 2.185 1.150 575 8.970
TOTAL 26.565 29.095 24.035 12.650 6.325 98.670
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Services (Servizi)
Spese per i servizi di consulenza, di analisi svolti da aziende esterne all’Istituzione (ad es.
servizi di microarray, servizi istologici, sequenziamento, data management ecc.) e di spese per eventuali
brevetti.
Possono essere imputate a questa categoria anche le spese per ottenere delle
autorizzazioni specifiche correlate con il progetto finanziato (ad es. protocolli animali).
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Lettera di incarico e/o copia dei contratti stipulati con l’indicazione delle attività da
svolgersi, del periodo in cui le stesse devono essere svolte, dell’impegno massimo
previsto sul progetto o programma (es. n. max gg/uomo);
Curriculum vitae, nel caso di persona fisica;
Nel caso di servizi interni o svolti da facility interne, dovrà essere prodotta una
dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo
sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l’attività;
Fattura o nota di debito;
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati
servizi attinenti alla sperimentazione animale o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza
del costo, qualora siano stati rendicontati servizi legati alla sperimentazione umana (es. fatture di CRO);
Quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del
percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato), nel caso di
pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del
giustificativo di spesa oggetto di controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei
limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato;
ricevute di versamento delle ritenute d’acconto e dei versamenti INPS;
Documentazione attestante il servizio reso
(relazione o altra documentazione fornita dal fornitore e approvata dal Responsabile scientifico del
progetto ).
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if
outside the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS -
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS -
MEETING AND TRAVEL COSTS -
PERSONNEL COSTS Support
for personnel should not exceed 50% of
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
the total man/year effort. Example: for a nurses at 100% of time on the project
research unit where all personnel adds
up to a total of 4 man/year effort, no
more than 2 units of personnel at 100%
of their time (= 2 man/year effort) can be
paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE 21.000 28.000 24.000 10.000 5.000
88.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 3.150 4.200 3.600 1.500 750 ok
13.200
SUBTOTAL 24.150 32.200 27.600 11.500 5.750 101.200
OVERHEADS 10% 10,00% ok
2.415 3.220 2.760 1.150 575 10.120
TOTAL 26.565 35.420 30.360 12.650 6.325 111.320
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Maintenance Contracts (Contratti di manutenzione)
I costi per la manutenzione di attrezzature già presenti in laboratorio sono ammissibili
purché tali attrezzature vengano usate prevalentemente per il progetto finanziato.
Rientrano in questa categoria anche i costi dei contratti di manutenzione, di gestione dello
stabulario e di gestione degli animali se necessari e debitamente autorizzati.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
Contratto di Manutenzione con indicazione univoca dell’apparecchiatura oggetto del
contratto;
Rapporti di servizio degli interventi;
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene oggetto di manutenzione;
Fattura o nota di debito;
Nel caso in cui l’intervento di manutenzione fosse stato eseguito con personale interno, dovrà essere
prodotta una dichiarazione dalla quale si evinca la descrizione degli interventi eseguiti e il costo
sostenuto, con documentazione giustificativa a supporto, per portare a termine l’attività;
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano
stati rendicontati costi di manutenzione legati a sperimentazione animale (es. spese di
gestione dello stabulario) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di
competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi legati alla sperimentazione
umana (es. manutenzione strumentazione dedicata al progetto);
Quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed
il nominativo del percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche
cumulato); nel caso di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del
flusso al fine di poter individuare il pagamento del giustificativo di spesa oggetto di
controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in
contante nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS -
MEETING AND TRAVEL COSTS -
PERSONNEL COSTS Support for
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE 26.000 33.000 29.000 15.000 5.000
108.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 3.900 4.950 4.350 2.250 750 ok
16.200
SUBTOTAL 29.900 37.950 33.350 17.250 5.750 124.200
OVERHEADS 10% 10,00% ok
2.990 3.795 3.335 1.725 575 12.420
TOTAL 32.890 41.745 36.685 18.975 6.325 136.620
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Publication costs (Costi di pubblicazione)
Sono ammissibili i costi per la pubblicazione di articoli scientifici inerenti il progetto su
riviste scientifiche soggette a peer review, inclusi i costi di open access.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine (se presente);
Fattura o nota di debito (deve riportare i riferimenti della pubblicazione);
Quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo del
percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso di
pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il pagamento del
giustificativo di spesa oggetto di controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel rispetto dei
limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato.
Occorre che, in sede di verifica, siano resi disponibili anche gli output della pubblicazione
(testi, articoli ecc.) ove non inclusi nel documento “Scientific Final Report” e che rechino
l’acknowledgment (riconiscimento) ad AIRC.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS 2.000 3.000 3.000 5.000 13.000
MEETING AND TRAVEL COSTS -
PERSONNEL COSTS Support for
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE 26.000 35.000 32.000 18.000 10.000
121.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 3.900 5.250 4.800 2.700 1.500 ok
18.150
SUBTOTAL 29.900 40.250 36.800 20.700 11.500 139.150
OVERHEADS 10% 10,00% ok
2.990 4.025 3.680 2.070 1.150 13.915
TOTAL 32.890 44.275 40.480 22.770 12.650 153.065
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Meetings and travel costs (Costi per convegni e viaggi)
Sono ammissibili le spese di viaggio, di registrazione e di partecipazione a conferenze e
seminari scientifici solo se in tali circostanze si presentano i risultati del progetto o se gli
argomenti trattati sono strettamente connessi al progetto (documentazione a supporto).
Tali spese sono ammissibili solo se sostenute per personale coinvolto direttamente nelle
attività di progetto e indicato nella application.
Le eccezioni dovranno essere comunicate in anticipo ad AIRC.
Sono ammissibili anche le spese sostenute per corsi o attività di formazione, ma
esclusivamente per i ricercatori che rientrano nell’elenco del personale e per attività
direttamente riconducibili all’argomento del progetto.
Documenti giustificativi della spesa:
Copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto o programma allo svolgimento
della missione, come previsto dal Regolamento interno; (foglio missioni)
Ricevute fiscali, fatture o titoli di viaggio;
Copia delle note spese, se del caso;
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il
nominativo del percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso
di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il
pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel
rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato.
Occorre allegare ai titoli di viaggio per la partecipazione a convegni il programma
dell’evento e un documento che attesti l’iscrizione del ricercatore allo stesso o la
documentazione che permetta di dimostrare la relazione tra la partecipazione alla
manifestazione e il progetto o programma.
Non è obbligatorio, ma preferibile, allegare l’attestato di partecipazione.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS 2.000 3.000 3.000 5.000 13.000
MEETING AND TRAVEL COSTS 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 13.000
PERSONNEL COSTS Support for
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. - - - - - -
SUBTOTALE 28.000 37.000 35.000 21.000 13.000
134.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 4.200 5.550 5.250 3.150 1.950 ok
20.100
SUBTOTAL 32.200 42.550 40.250 24.150 14.950 154.100
OVERHEADS 10% 10,00% ok
3.220 4.255 4.025 2.415 1.495 15.410
TOTAL 35.420 46.805 44.275 26.565 16.445 169.510
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Personnel costs (Costi del personale)
Stipendio del PI
Ciascun bando definisce se è possibile rendicontare – anche parzialmente – i costi dello
stipendio del PI sul grant.
Solitamente ciò è possibile solo per bandi che si rivolgono a giovani ricercatori non ancora
affermati e solo se il PI non rientra nel personale strutturato dell’Istituzione.
La gestione amministrativa e del personale è interamente a carico dell’istituzione anche nei
casi in cui lo stipendio del PI è interamente coperto dal grant AIRC
PI SALARY /EFFORT
GRANT SALARY % EFFORT MIN
IG NO 20%
MFAG YES 50%
START-UP YES 70%
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Ciascun specifico bando indica le categorie di personale che possono essere pagate (ad
es.: giovani ricercatori, tecnici, project managers ecc.) e il numero massimo di unità.
Può essere pagato soltanto il personale coinvolto al 100% nelle attività del progetto e
reclutato appositamente per il progetto.
La policy generale di AIRC è di fornire borse di studio ai ricercatori nelle prime fasi della
loro carriera: il supporto economico richiesto dovrebbe essere allineato con gli importi
stipulati per borse di pari livello bandite dall’Istituzione Ospitante.
Non è consentito utilizzare il grant per dare supporto economico a personale che al
momento dell’assegnazione del grant figura come personale strutturato dell’Istituzione
Ospitante.
Non è ammesso il pagamento di personale che non è direttamente implicato nello
svolgimento delle attività del progetto di ricerca (es: segretarie, staff amministrativo ecc.)
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
REMEMBER: previsione di personale a budget
I contratti per il personale arruolato sull’annualità progetto 200n (di norma borse di studio
ai ricercatori nelle prime fasi della loro carriera) possono essere impegnati e rendicontati
solo fino alla mensilità di scadenza dell’annualità di riferimento , cioè 31 marzo 200n +1.
REGOLA: i fondi assegnati al progetto per l’annualità 200n devono essere utilizzati per
sostenere costi che abbiano competenza entro il 01 aprile 200n +1 (un anno + tre mesi).
I fondi assegnati per ciascuna annualità devono essere rendicontati separatamente,
annualità per annualità.
Non è consentito utilizzare i fondi assegnati in una determinata annualità per coprire i costi
di competenza di annualità precedenti o successive.
Per essere considerati rendicontabili, i fondi riferibili a tutte le voci di budget devono
essere stati effettivamente spesi.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Documenti giustificativi della spesa:
Contratti dei ricercatori che partecipano al progetto o programma contenenti
l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, del compenso previsto, delle
attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione;
Curricula del personale (ove non allegati all’application);
Lettere di incarico da cui risulti l’effort sul progetto o programma e la relativa attività
svolta;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati
rendicontati costi per personale dedicato alla sperimentazione animale, o di un parere del Comitato
Etico, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati rendicontati costi per personale
dedicato alla sperimentazione umana (es. compensi a Data Manager o a infermieri di ricerca);
libro unico del personale o cedolini paga da cui si evinca la corrispondenza e congruità con il
periodo rendicontato;
Documenti di versamento degli oneri fiscali e sociali;
Mandati di pagamento e/o contabili bancarie
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Compilare sheet del costo del personale
EFFORT PERSONALE STRUTTURATO
COSTO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO ANNO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO
NOME E COGNOME RUOLO
ANNUALE MENSILE ANNO 1 ANNO 1 ANNO 2 ANNO 2 ANNO 3 3 ANNO 4 ANNO 4 ANNO 5 ANNO 5
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTALE
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Policy di AIRC: non è consentito utilizzare il grant per dare supporto economico a personale che al momento
dell’assegnazione del grant figura come personale strutturato dell’Istituzione Ospitante.
COSTO ASSEGNI DI RICERCA / BORSA GIOVANI PROMETTENTI (100% SUL PROGETTO)*
COSTO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO ANNO MESI/UOMO COSTO MESI/UOMO COSTO
RUOLO
ANNUALE MENSILE ANNO 1 ANNO 1 ANNO 2 ANNO 2 ANNO 3 3 ANNO 4 ANNO 4 ANNO 5 ANNO 5
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 25.000,00 2.083,33 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti
Durata annuale dei costi : 1 anno + 3 mesi
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti I costi di un’annualità non possono essere
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti rendicontati nelle annualità
0,00 successive 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Assegno di ricerca/Borsa Giovani Promettenti 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTALE 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00 12,00 25.000,00
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ALLOCAZIONE FILE DI BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS 2.000 3.000 3.000 5.000 13.000
MEETING AND TRAVEL COSTS 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 13.000
PERSONNEL COSTS Support for
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 125.000
SUBTOTALE 53.000 62.000 60.000 46.000 38.000
259.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 7.950 9.300 9.000 6.900 5.700 ok
38.850
SUBTOTAL 60.950 71.300 69.000 52.900 43.700 297.850
OVERHEADS 10% 10,00% ok
6.095 7.130 6.900 5.290 4.370 29.785
TOTAL 67.045 78.430 75.900 58.190 48.070 327.635
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Instrumentation and equipment (Grandi attrezzature)
L’acquisto di grandi attrezzature è consentito soltanto in alcuni bandi specifici.
Tali acquisti sono ammessi solo nell’ambito dei bandi Start-Up o in altri Programmi
Speciali e sono oggetto di valutazione approfondita nel corso del processo di peer review.
Qualora tali acquisti siano effettuati nell’ambito di altri tipi di grant, il PI deve richiedere e
ottenere un’autorizzazione all’acquisto da parte di AIRC (tramite e-mail), che può essere
concessa previa analisi e approvazione delle motivazioni scientifiche
Se necessario per il progetto e previa autorizzazione di AIRC, è possibile il noleggio o il
leasing di grandi attrezzature.
Il costo da allocare sul progetto viene calcolato in base alla percentuale di utilizzo. I canoni
di locazione pagati con fondi AIRC non devono in nessun caso superare la durata del
progetto.
Documenti giustificativi della spesa:
Ordine;
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Contratto di locazione o leasing (se del caso) contenente la descrizione del bene, il
valore, la durata del contratto ed il canone;
Documento di trasporto;
Fattura o nota di debito attestante l’acquisto del bene;
Eventuali verbali di collaudo o accettazione;
Libro cespiti, da cui deve risultare l’iscrizione del bene;
Autorizzazione Ministeriale, vigente alla data di competenza del costo, qualora siano stati
rendicontati costi per apparecchiature necessarie per la sperimentazione animale (es. strumenti per
imaging di animali o simili) o di un parere del Comitato Etico, vigente alla data di competenza del
costo, qualora siano state acquistate apparecchiature per la sperimentazione umana;
quietanza di pagamento:
assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il
nominativo del percipiente;
estratto conto bancario riportante i bonifici attestanti il pagamento (anche cumulato); nel caso
di pagamento cumulativo, evidenza della composizione del flusso al fine di poter individuare il
pagamento del giustificativo di spesa oggetto di controllo;
stampa del Libro giornale o documento contabile equivalente per i pagamenti in contante nel
rispetto dei limiti previsti dalla normativa di riferimento;
mandato di pagamento quietanzato
Deve inoltre essere documentato un utilizzo del bene per il progetto o programma.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
INDIRECT COSTS (Costi indiretti)
Sono considerati ammissibili i costi indiretti generati dallo svolgimento del progetto o
programma nell’ambito del laboratorio, per un importo massimo pari al 15% dei costi
diretti generati dallo svolgimento della ricerca.
Per questi costi non saranno richiesti giustificativi in sede di verifica
Sono inclusi nei costi indiretti ad esempio:
i PC dei ricercatori coinvolti nel progetto;
i materiali di consumo non direttamente attribuibili al progetto;
le attrezzature di laboratorio non specifiche per il progetto
01 /06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
OVERHEADS (Spese generali)
Rientrano in questa categoria i costi non specificamente legati all’attività di ricerca ma che
l’Istituzione deve sostenere per consentire lo svolgimento del progetto anche se non sono
direttamente riconducibili a quest’ultimo.
Tali costi possono avere un importo massimo pari al 10% della somma dei costi marginali
diretti e indiretti generati dallo svolgimento della ricerca.
Per questi costi non saranno richiesti giustificativi in sede di verifica
Sono inclusi ad esempio:
spese di gestione del grant;
costi strutturali;
costi per il personale strutturato;
spese amministrative.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Spese relative all’attività di sperimentazione umana o animale
Le spese relative ad attività di sperimentazione umana o animale che devono essere
preventivamente autorizzate dalle autorità competenti possono essere considerate
ammissibili solo dopo aver acquisito tali autorizzazioni.
Fondazione AIRC si riserva il diritto di chiedere in qualsiasi momento la documentazione
relativa alle suddette autorizzazioni, che dovranno comunque essere allegate al
rendiconto relativo alle suddette spese.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
BUDGET UNIMI
compilare solo i campi in giallo 1° ANNO 2° ANNO 3° ANNO 4° ANNO 5° ANNO IMPORTO NOTE
VOCI DEL BUDGET TOTALE
Start 02/01/n - End 01/01/ n+4
DIRECT RESEARCH COSTS
plasticware, reagents, chemicals, animals if applicable, etc.
CONSUMABLES AND SUPPLIES 15.000 15.000 15.000 10.000 5.000 60.000
electrophoresis power supplies, microcentrifuges,
PCR machines etc
SMALL BENCH INSTRUMENTATION 6.000 8.000 4.000 18.000
sequencing, microarray, histology, patent filing costs, etc
SERVICES 5.000 5.000 10.000
service contracts for large instruments; animal facilities contracts if outside
the Hosting Institution
MAINTENANCE CONTRACTS 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000
most likely none in the first year of the project, as it takes time to obtain
publishable data
PUBLICATION COSTS 2.000 3.000 3.000 5.000 13.000
MEETING AND TRAVEL COSTS 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 13.000
PERSONNEL COSTS Support for
Support only for PhD students, early-stage researchers and research
personnel should not exceed 50% of the nurses at 100% of time on the project
total man/year effort. Example: for a
research unit where all personnel adds up
to a total of 4 man/year effort, no more than
2 units of personnel at 100% of their time (=
2 man/year effort) can be paid on the grant. 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 125.000
SUBTOTALE 53.000 62.000 60.000 46.000 38.000
259.000
INDIRECT COST max15% 15,00% 7.950 9.300 9.000 6.900 5.700 ok
38.850
SUBTOTAL 60.950 71.300 69.000 52.900 43.700 297.850
OVERHEADS 10% 10,00% ok
6.095 7.130 6.900 5.290 4.370 29.785
TOTAL 67.045 78.430 75.900 58.190 48.070 327.635
Attenzione: a fronte di un progetto quinquienniale con un costo complessivo pari a 327.635€,
04/06/2021 AIRC concede il contributo anno per anno e solo in presenza di reali disponbilità finanziarieAIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
ATTIVAZIONE FINANZIAMENTI AIRC NEL MODULO GESTIONE PROGETTI IN UGOV
Si ricorda che nel modulo GESTIONE PROGETTI in UGOV viene attivato un codice progetto
per ogni annualità di progetto.
SERVIZO ALERT
L’ateneo, al fine di rafforzare l’azione di controllo sui finanziamenti soggetti a
rendicontazione ha attivato il SERVIZIO ALERT.
Il servizio rappresenta uno strumento di monitoraggio automatico sulla data di scadenza dei progetti di
ricerca finanziata soggetti a rendicontazione ed ha lo scopo di segnalare tempestivamente al
Responsabile del progetto (PI), al Responsabile Amministrativo del Dipartimento e al Referente alla
Ricerca (se presente) che il progetto ha raggiunto la data di scadenza e che è necessario predisporre il
prospetto di rendicontazione da inviare all’Ente Finanziatore, entro i termini stabiliti dal bando o dalla
convenzione.
Il funzionamento di tale servizio è stato illustrato ai Responsabili Amministrativi di Dipartimento durante
il workshop tenutosi in data 29 maggio 2019 presso la presso la Sala Crociera Alta di Studi Umanistici.
Una dettagliata guida operativa è scaricabile al seguente link:
https://work.unimi.it/aree_protette/cataloghi/postaward/SERVIZIO%20ALERT_Guida%20Illustrativa.pdf.
04/06/2021AIRC: aspetti normativi, gestionali, di rendicontazione e di controllo
Proroghe
Qualora, per ragioni di carattere scientifico, il progetto non si svolga secondo i tempi
previsti, è possibile richiedere una proroga.
Le proroghe di tre mesi (3) vengono concesse d’ufficio, non è quindi necessario chiedere preventiva
autorizzazione a Fondazione AIRC. La data di fine annualità indicata nell’oggetto delle "Istruzioni per la gestione
amministrativa del grant (annuale) assegnato al progetto" già comprende tale proroga. (02/01/n - 01/04/n+1)
Le richieste di proroga di sei (6) mesi devono essere inviate alla Direzione Scientifica di Fondazione AIRC
entro la fine dell’annualità in corso che si desidera prorogare. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione
scientifica che non consente di completare l’attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non sono ancora
stati impegnati, per cui si richiede un’estensione. La proroga di 6 mesi comprende comunque i tre mesi iniziali
Esempio: Annualità di progetto
Start date (02/01/2021) ( + 3 mesi iniziali ) 01/04/2022
End date (01/01/2022) 01/07/2022
Proroga 6 mesi (3+3)
04/06/2021Puoi anche leggere
