GUIDA ALL'UTILIZZO DI MS TEAMS - STRUMENTO DI COLLABORATION - VERSIONE 1.A 27.01.2020 - Intranet Aziendale
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VERSIONE 1.A
27.01.2020
GUIDA ALL’UTILIZZO DI MS TEAMS
STRUMENTO DI COLLABORATION
PRESENTATO DA: ROBERTA ROSSETTI
HARMONT & BLAINE
CAIVANO (NA)GUIDA ALL’UTILIZZO DI MS TEAMS PREMESSA E OBIETTIVO Il presente documento descrive le modalità di utilizzo del sistema di Collaboration aziendale: Microsoft Teams. Ms Teams è uno strumento che permette di collaborare con altri soggetti, siano essi interni o esterni all’azienda. E’ un workspace virtuale in cui è possibile condividere file, dialogare, effettuare conference call, e altro con il vantaggio di un lavoro organizzato e coordinato in un unico repository. Di seguito sono descritte le funzionalità basilari, come ad esempio la creazione di una sala riunioni virtuale con l'invio dell'invito anche a soggetti esterni. INSTALLAZIONE E CONF IGURAZIONE Per installare la versione Desktop Accedere alla Intranet aziendale e selezionare la voce ‘Self&Service’ ‘Area Download selezionare il link e seguire le istruzioni. Per utilizzare la versione WEB APP Da un qualunque browser accedere al link https://products.office.com/it-it/microsoft- teams/free?ms.officeurl=teamsfree&rtc=1&market=it ed effettuare il login con le proprie credenziali. Se non si possiedono credenziali Microsoft, registrarsi. Non è indispensabile usare account @outlook.com, @hotmail.com, @hotmail.it, @live.it o similari: qualunque indirizzo email può diventare un account Microsoft. SEZIONE TEAMS Nella sezione Teams avvengono le conversazioni tra colleghi, ed è strutturato in canali. Ogni canale è dedicato a uno specifico argomento, reparto o progetto. E’ lo spazio virtuale nel quale è possibile tenere traccia di tutte le azioni effettuate siano esse conversazioni o condivisione di file o gestione di riunioni. All'interno dei canali è possibile fare riunioni in loco, tenere conversazioni e condividere file. 27.01.2020 Guida all’utilizzo di Ms Teams 1
Creazione di un teams Si può creare un Teams con le caratteristiche di Privato o pubblico. Un teams privato è aperto solo ai soggetti autorizzati, mentre un teams pubblico non necessità di autorizzazione. All’interno del teams possono essere creati più canali, organizzati per progetto o gruppo o altra tipologia a secondo delle necessità del teams. Utilizzo di teams Per ogni canale è possibile attivare una conversazione, condividere file, pianificare una riunione, predisporre una call. Si può esprimere un consenso alle conversazioni o richiamare un singolo membro del teams (richiamandolo con la chiocciola. E’ possibile aggiungere membri esterni richiamandoli con l’indirizzo email. All’interno del canale è possibile condividere un file e modificarlo in contemporanea. Contestualmente è possibile iniziare una conversazione e all’occorrenza predisporre una riunione o se necessario, chiamare al singolo membro o più membri del teams. SEZIONE CHAT Le conversazioni dei canali sono pubbliche, mentre le chat sono solo tra due utenti (o uno specifico gruppo di persone). Sono come i messaggi istantanei in Skype for Business o altre app di messaggistica. Per ogni supporto ad integrazione del presente manuale, selezionare il seguente link https://support.office.com/it-it/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-42b2-a097- 0678298703bb?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT 27.01.2020 Guida all’utilizzo di Ms Teams 2
RIUNIONI Le riunioni in team includono audio, video e condivisione file; permettono di collaborare con i colleghi e i clienti sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Non è necessario essere membri di un'organizzazione (o anche avere un account Teams) per partecipare a una riunione di teams. Sono possibili differenti soluzioni di gestione delle riunioni; pianificare una riunione sia in teams che mediante Posta, partecipare alle riunioni pianificate o attivarle istantaneamente, partecipare a riunioni in multitasking. In quest’ultimo caso è possibile continuare a usare MS Teams durante una riunione. È sufficiente fare clic all'esterno della riunione e si può verificare cosa succede in altri canali o recuperare i messaggi. Ogni volta che si fa clic fuori da una riunione, diventa una finestra più piccola nella parte superiore dell'app. Fare clic sulla finestra per tornare alla riunione in un istante, se necessario. Per ogni supporto ad integrazione del presente manuale, selezionare il seguente link https://support.office.com/it-it/article/riunioni-e-chiamate-d92432d5-dd0f-4d17-8f69- 06096b6b48a8?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT CHIAMATE Per effettuare chiamate mediante Teams, selezionare la voce ‘Chiamate’ presente nella colonna a Sinistra e scegliere le opzioni previste. E’ possibile utilizzare la ‘composizione veloce’ per contattare un collega o organizzare dei gruppi di contatto. I gruppi di contatto saranno visibili anche nella sezione Chat Non si è abilitati a chiamare direttamente un numero di telefono che non sia tra quelli presenti in teams. Per contattare membri esterni all’area aziendale utilizzare la sezione riunioni. 27.01.2020 Guida all’utilizzo di Ms Teams 3
Per ogni supporto ad integrazione del presente manuale, selezionare il seguente link https://support.office.com/it-it/article/riunioni-e-chiamate-d92432d5-dd0f-4d17-8f69- 06096b6b48a8?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT#ID0EAABAAA=Chiamate TENERE TRACCIA DELLE ATTIVITÀ Nella colonna di sinistra, il simbolo identifica le notifiche che si ricevono al fine di avere traccia delle attività che si condividono. Sarà presente un simbolo rosso in basso a destra come segnale di ricezione di nuove notifiche. Per ogni supporto ad integrazione del presente manuale, selezionare il seguente link https://support.office.com/it-it/article/Keeping-track-of-conversations-afe6d0e5-34f3-4469-b7bd- 905aab4042a3 TUTORIAL, GUIDE ON LINE PER L’UTILIZZO DI MS TEAMS All’indirizzo web ufficiale della Microsoft sono reperibili tutorial e guide per l’utilizzo di Teams. Di seguito dei Link di esempio: https://support.office.com/it-it/teams 27.01.2020 Guida all’utilizzo di Ms Teams 4
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