Guardate oltre lo storage dei file per aumentare l'efficienza aziendale - Consentite ai dipendenti di accedere in modo rapido e sicuro a qualsiasi ...
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White paper
Guardate oltre
lo storage dei file
per aumentare
l’efficienza aziendale
Consentite ai dipendenti di accedere
in modo rapido e sicuro a qualsiasi file,
da qualunque dispositivo
Citrix.itIndice
Ponete fine alla contrapposizione fra comodità
per gli utenti e sicurezza IT 3
Tre modi per aumentare l’efficienza aziendale 4
Come garantire la sicurezza dei dati
(ovunque si trovino) 5
Lavorate ovunque in modo efficiente e sicuro
con ShareFile 6
Citrix.it | White paper | Guardate oltre lo storage dei file per aumentare l’efficienza aziendale 2Come offrire ai dipendenti un accesso comodo
e veloce ai file, garantendo la sicurezza dei dati
Scegliendo la soluzione giusta per la Se i dipendenti non riescono ad accedere con facilità a tutti i file, da
condivisione di file potrete: qualunque dispositivo, cercheranno di aggirare le vostre policy IT e
• Offrire ai dipendenti un accesso di acquistare il proprio storage sul cloud. Per evitare queste pratiche
on-demand ai file, ovunque si trovino non autorizzate (il cosiddetto “shadow IT”), è necessario fornire
• Aumentare la produttività grazie ai uno strumento di condivisione dei file che coniughi le esigenze
flussi di lavoro automatizzati degli utenti con un livello di sicurezza adeguato per l’azienda.
• Archiviare i dati in modo flessibile
su cloud pubblici e privati Ponete fine alla contrapposizione fra comodità per gli utenti e
• Migliorare la sicurezza dei dati sicurezza IT
• Rendere i vostri dati più disponibili e Alcuni anni fa, per migliorare la produttività aziendale si è iniziato a consentire ai
affidabili dipendenti di utilizzare gli smartphone per svolgere il proprio lavoro.
Oggi i dipendenti si aspettano di poter lavorare da un numero sempre maggiore di
dispositivi e luoghi. In media, un dipendente utilizza fino a tre dispositivi al giorno per
attività legate al lavoro.1 Per esempio, controlla le e-mail sullo smartphone mentre fa
colazione, aggiorna una presentazione sul tablet durante uno spostamento in treno e
accede ai file dal portatile di casa quando i bambini non vanno a scuola.
Tuttavia, nonostante la libertà di potere utilizzare qualunque dispositivo necessario, per
molti dipendenti passare da un dispositivo all’altro comporta esperienze insoddisfacenti.
Spesso dai loro dispositivi mobile non riescono ad accedere alle applicazioni essenziali.
In altri casi un file salvato sul disco rigido del computer dell’ufficio potrebbe non essere
sincronizzato sui dispositivi mobile. L’impossibilità di accedere a file e applicazioni non
solo è frustrante, ma può avere un forte impatto sulla produttività aziendale.
I dipendenti stanno mettendo a repentaglio i vostri dati?
Oggi i dipendenti hanno bisogno di accedere ai file rapidamente e con facilità,
indipendentemente dal luogo in cui si trovano o dal dispositivo utilizzato.
Se le capacità di storage preesistenti non consentono un accesso facile e veloce,
i dipendenti troveranno qualche stratagemma per procurarsi lo storage sul cloud
necessario per accedere ai file da tutti i loro dispositivi. Affidandosi a soluzioni di
storage personale che non rientrano nelle vostre policy IT, i dipendenti potrebbero
non attenersi alle regole di conformità del settore per quanto riguarda la sicurezza e
la privacy dei dati.
Se non ottenete visibilità e controllo sulla diffusione dei dati, i rischi di violazioni
cresceranno. Non sorprende che la dispersione e perdita di dati, e la loro privacy,
siano oggi annoverate tra le più grandi preoccupazioni legate alla sicurezza del cloud.2
Aumentate l’efficienza aziendale proteggendo i vostri dati
Non dovete più scegliere fra la comodità per gli utenti e la sicurezza dei dati. Gli attuali
strumenti di condivisione di file vanno oltre il semplice storage sul cloud, per offrire
una sicurezza rigorosa e al contempo flessibile. Ciò consente ai dipendenti di accedere
ai file da qualsiasi luogo e dispositivo, e all’azienda di mantenere rigorosi standard
di sicurezza.
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Tornare all’indiceTre modi per aumentare l’efficienza aziendale
1. Flussi di lavoro automatizzati
Spesso le aziende si servono di processi manuali lenti e inefficaci. Per esempio, il perito
di una società assicurativa si reca sul luogo dell’incidente automobilistico, raccoglie
tutte le informazioni necessarie, scatta qualche foto e poi torna in ufficio per compilare
la relazione sull’incidente da allegare alla pratica del cliente. Se la persona che deve
verificare la relazione è in ferie, la pratica può subire un ritardo di diverse settimane.
Il risultato? Un cliente insoddisfatto e motivato a rivolgersi alla concorrenza al momento
del rinnovo dell’assicurazione.
Automatizzare questo flusso di lavoro può velocizzare tutto il processo. Il perito
potrebbe usare un dispositivo mobile per compilare la relazione e inviarla
direttamente dal luogo dell’incidente. La pratica potrebbe essere automaticamente
inoltrata al suo supervisore per la verifica e l’approvazione. Potrebbe addirittura essere
applicata una firma per garantirne la pronta elaborazione.
Ecco altre cinque buone ragioni per automatizzare i flussi di lavoro:
• Completamento più veloce delle attività
• Riduzione del numero di passaggi in un processo, per rimuovere le inefficienze e
diminuire i costi
• Riduzione dei tempi necessari per la chiusura di accordi/pratiche, grazie alle
approvazioni automatiche e alle firme elettroniche legalmente vincolanti
• Manutenzione delle tracce di audit senza alcun intervento manuale
• Ottimizzazione delle operazioni dei dipendenti senza la necessità di un team IT dedicato
2. Flessibilità di usare qualsiasi dispositivo, ovunque
I dipendenti che usano più dispositivi per visualizzare, modificare e condividere i file
spesso incontrano degli ostacoli. Per esempio, i servizi di condivisione di file personali
possono accedere solo a un numero limitato di reti.
Inoltre, i dipendenti al di fuori del raggio d’azione di una rete, potrebbero non riuscire ad
aprire un file. Pertanto, potrebbero non riuscire a rispettare le scadenze o a prendere
decisioni perché non possono accedere a informazioni essenziali.
La vostra soluzione di condivisione di file dovrebbe consentire ai dipendenti di accedere
a tutte le vostre fonti di dati da una posizione unica e centralizzata, indipendentemente
dal dispositivo o dalla rete utilizzata. Con pochi clic o tocchi sullo schermo, i dipendenti
devono riuscire ad accedere ai file su SharePoint, OneDrive for Business, sui drive di
file della vostra rete e sul vostro sistema di gestione dei contenuti. In questo modo
aumenterete la produttività senza vincolare i dipendenti all’uso di database, reti o
computer specifici.
Citrix.it | White paper | Guardate oltre lo storage dei file per aumentare l’efficienza aziendale 4
Tornare all’indice3. Scelta dello storage per i dati
Se bloccate i vostri dati all’interno di una rete privata, per i dipendenti sarà complicato
accedere ai file quando lavorano fuori dall’ufficio o su più dispositivi mobile. I dipendenti
che non riescono a ottenere ciò di cui hanno bisogno potrebbero ignorare le vostre
policy IT e caricare i file dove è più comodo: per esempio su un cloud pubblico che non
rispetta i vostri requisiti di sicurezza e conformità. In media, un dipendente utilizza 36
servizi cloud4 per lavoro, la maggior parte dei quali non rispetta le vostre policy IT.
Scegliendo una soluzione di condivisione di file che offra uno storage flessibile, potrete
controllare meglio i vostri dati e al contempo agevolare il lavoro dei dipendenti. Lo storage
sul cloud pubblico può aumentare la vostra agilità e semplificare la gestione IT. Inoltre,
eliminando la necessità di investire nell’hardware o di pagare per la larghezza di banda
necessaria a condividere i file più pesanti, vi aiuta anche a ridurre i costi. Nel frattempo,
potete continuare a utilizzare il vostro storage sul cloud privato per proteggere
i dati regolamentati.
85%
Come garantire la sicurezza dei dati (ovunque si trovino)
Applicare controlli sugli accessi
L’
Circa l’85% delle violazioni relative ai dati deriva da un errore umano.4 Per esempio,
delle violazioni relative ai dati un dipendente potrebbe aver inviato un documento sensibile tramite e-mail alla
deriva da un errore umano persona sbagliata.
Una soluzione di condivisione di file ottimale deve consentirvi di controllare chi può
vedere i vostri dati, sia all’interno sia all’esterno dell’azienda. Ecco alcune funzionalità
di sicurezza che vi aiutano a proteggere i file:
• Controlli sugli accessi basati sul ruolo, che consentano di specificare chi può
visualizzare, stampare, modificare e condividere i documenti
• Perfetta integrazione con i servizi di directory aziendali per semplificare
l’autenticazione e il provisioning degli utenti finali
• Possibilità di revocare l’accesso ai file, qualora un dipendente invii informazioni
sensibili alla persona sbagliata
• Limitazioni sul numero dei possibili caricamenti e download di un file
• Crittografia di e-mail e file
• Possibilità di bloccare l’accesso in base alla posizione della rete dell’utente
Proteggere i dispositivi e i dati della vostra azienda
Il furto o lo smarrimento di un dispositivo mobile può aumentare significativamente
il rischio di violazioni dei dati. La vostra soluzione di condivisione di file rappresenta la
prima linea di difesa quando il dispositivo di un dipendente viene smarrito. Scegliete
una soluzione che vi consenta di cancellare da remoto i file dai dispositivi smarriti o
rubati. Altre funzionalità importanti sono la possibilità di bloccare i dispositivi non in uso,
l’obbligo di inserire un codice di accesso per visualizzare i contenuti e l’applicazione di
policy di scadenza dei dati per tenere i file al sicuro e sotto controllo.
Ottenere visibilità sui dati mobile
Nonostante la maggior parte delle aziende abbiano policy specifiche su accesso e
condivisione dei file, il 27% dei dipendenti non le conosce.5 Questa mancata conoscenza
può spingere i dipendenti a esporre i dati a situazioni rischiose, per esempio caricandoli
su un servizio cloud poco affidabile oppure inoltrandoli a utenti non autorizzati.
Citrix.it | White paper | Guardate oltre lo storage dei file per aumentare l’efficienza aziendale 5
Tornare all’indiceUna buona soluzione di condivisione di file dovrebbe offrirvi visibilità su ciò che i
dipendenti fanno con i vostri dati. Dovrebbe fornirvi funzionalità di monitoraggio in
tempo reale delle attività degli utenti, per consentirvi di identificare i punti deboli e
ridurre al minimo il rischio di perdita dei dati. Inoltre, la vostra soluzione dovrebbe
permettervi di creare report personalizzati, mettendovi in condizione di rispettare
policy aziendali sui dati e requisiti di conformità.
Lavorate ovunque in modo efficiente e sicuro con ShareFile
ShareFile offre ai dipendenti gli strumenti di collaborazione e produttività necessari
per lavorare ovunque e da qualsiasi dispositivo. Grazie a ShareFile, i dipendenti possono
condividere documenti, raccogliere feedback, ottenere approvazioni e molto altro,
mentre l’azienda tiene sotto stretto controllo i propri dati.
Con ShareFile potete:
• Accedere a tutti i file da un unico portale sicuro
• Controllare la diffusione dei dati fornendo un comodo accesso da qualunque
dispositivo alle informazioni archiviate sulla rete aziendale
• Automatizzare i flussi di lavoro per aumentare l’efficienza e diminuire gli errori
• Aumentare la produttività dei dipendenti senza compromettere la sicurezza
• Approfittare dello storage flessibile che vi consente di dividere i dati fra cloud
pubblico e privato
• Integrare la condivisione di file negli strumenti per la produttività aziendale esistenti,
come Office 365
Fonti:
1
CapGemini, Transformation Journey
with Digital Employee Experience - Passi successivi
Digital Office, 2017
2
Cybersecurity Insiders, 2018 Cloud Se non riescono ad accedere facilmente a tutti i file da qualsiasi dispositivo, i dipendenti
Security Report
cercheranno di aggirare il problema caricando i vostri dati su servizi cloud non autorizzati.
3
Skyhigh Networks, 12 must-know
statistics on cloud usage in the
Per evitare la dispersione di dati, scegliete una soluzione di condivisione di file che coniughi
enterprise, 9 marzo 2017 la sicurezza, la flessibilità e il controllo necessari per la vostra azienda con la comodità e le
4
Computer Weekly, Security funzioni per la produttività desiderate dagli utenti.
professionals name top causes of
breaches, 25 agosto 2017
Igloo Software, State of the Digital
Visitate citrix.it/sharefile per scoprire altri modi per aumentare
5
Workplace 2018, maggio 2018
l’efficienza aziendale, garantendo al contempo la sicurezza dei dati.
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