Codice etico e di condotta aziendale 2018

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Sommario Il nostro impegno verso l’integrità 4 Messaggio del nostro Amministratore delegato 5 Filosofia e valori aziendali 6 Il nostro Codice etico e di condotta aziendale Tutela dei nostri interessi e delle nostre risorse 8 Conflitti di interesse 11 Gestione della proprietà e delle informazioni 11 Gestione dei record aziendali 12 Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche 13 Furto o uso improprio della proprietà 14 Proprietà intellettuale e informazioni riservate 15 Informazioni di sicurezza 16 Contatti con i media e la comunità finanziaria 16 Ispezioni a sorpresa e richieste di informazioni da parte di legali e agenzie governative 17 Frode e dichiarazioni false o fuorvianti 19 Attività pubblicitarie e promozionali 20 Uso dei social media Protezione di dati 22 Privacy dei dati Rapporti con partner aziendali, clienti, fornitori e concorrenza 24 Leggi sulla concorrenza e antitrust 26 Concussione 27 Offerta o accettazione di doni o intrattenimento 30 Sanzioni commerciali 30 Contratti con altre parti Transazioni con i governi 32 Operare con i governi 33 Assunzione di dipendenti governativi 34 Coinvolgimento politico dell’azienda Rispetto dei nostri colleghi e delle nostre comunità 36 Pratiche di assunzione eque 38 Ambiente di lavoro 38 Diritti umani 38 Ambiente Segnalazione e indagine di problemi 40 L’importanza della segnalazione 42 Indagini 42 Riservatezza 42 Protezione da atti di ritorsione Risorse 44 Domande frequenti RELX Group Codice etico e di condotta aziendale 2 Torna al contenuto

Codice etico e di condotta aziendale 2018

In questa sezione 4 Messaggio del nostro Amministratore delegato 5 Filosofia e valori aziendali 6 Il nostro Codice etico e di condotta aziendale Il nostro impegno verso l’integrità 3 RELX Group Codice etico e di condotta aziendale Torna al contenuto

Codice etico e di condotta aziendale 2018

Il nostro Codice etico e di condotta aziendale racchiude gli standard e le politiche in base a cui operiamo. Il Codice coniuga il nostro impegno verso i Valori in cui crediamo e la nostra Responsabilità aziendale, per servire da quadro di riferimento e guida affinché agiamo in modo aperto, onesto, etico e basato su sani principi.

Il Codice si rivolge a tutti noi. Spiega come dobbiamo comportarci sul posto di lavoro, sul mercato e nelle comunità in cui operiamo. Si occupa di stabilire come ciascuno di noi debba comportarsi nello svolgimento delle proprie attività lavorative e riconosce il nostro impegno verso l’ambiente e le comunità nelle quali operiamo in qualità di firmatari dell’United Nations Global Compact.

Il Codice va letto, capito e usato come strumento di orientamento nel lavoro. Questo ci aiuta a garantire che tutte le nostre azioni siano compiute nei migliori interessi della nostra azienda e dei nostri clienti. Eventuali domande sul Codice e sulla relativa applicazione sono da rivolgersi al responsabile di competenza, alle risorse umane, a un legale aziendale o a un membro di uno dei nostri comitati per la conformità. Inoltre sollecito tutti a sollevare dubbi e segnalare qualsiasi situazione in cui si ritenga che possa essere avvenuta un’infrazione del Codice. Il Codice spiega in che modo è possibile farlo.

Inoltre precisa che non saranno tollerati eventuali atti di ritorsione contro chiunque effettui una segnalazione.

Il nostro comportamento determina la nostra reputazione, e sono sicuro che continueremo a garantire gli elevati standard che ci si aspetta siano mantenuti da un leader della comunità aziendale globale. Grazie. Erik Engstrom Amministratore delegato Messaggio del nostro Amministratore delegato Cari Colleghi, come dipendenti di RELX Group, siamo orgogliosi dei contributi che apportiamo e del modo in cui conduciamo le nostre attività. RELX Group Codice etico e di condotta aziendale 4 Torna al contenuto

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Filosofia e valori aziendali Nell’ambito del processo di assunzione e gestione del personale, dello sviluppo dei prodotti e servizi, del rapporto con i nostri partner commerciali e del conseguimento degli obiettivi aziendali, miriamo all’eccellenza attraverso l’adozione di un approccio aperto, onesto, etico e basato su sani principi.

Al fine di soddisfare questo impegno: n seguiamo i nostri Valori di orientamento al cliente, valorizzazione delle nostre risorse, passione per la vittoria, innovazione e assenza di confini; n osserviamo la legislazione applicabile, ovunque operiamo; n sosteniamo l’United Nations Global Compact, un’iniziativa volontaria di responsabilità aziendale tesa a garantire la protezione dei diritti umani, pratiche di lavoro eque e non discriminatorie, protezione dell’ambiente ed eliminazione della corruzione; n ambiamo a lavorare con clienti e fornitori di carattere aziendale solido e buona reputazione; n evitiamo di sostenere qualsiasi organizzazione coinvolta in condotte discriminanti; e n contiamo sui nostri dipendenti affinché lavorino con onestà e integrità.

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Codice etico e di condotta aziendale 2018

Il nostro Codice etico e di condotta aziendale Leggendo e seguendo il Codice, sollevando dubbi e segnalando eventuali condotte illegali o non etiche, il dipendente ci aiuta a condurre le nostre attività aziendali nel rispetto di elevati standard etici e del nostro impegno verso la conformità alla legge. Il Codice etico e di condotta aziendale di RELX Group è uno strumento di orientamento utile a comprendere e rispettare le norme di conformità ed etica che si applicano alla propria funzione.

Contiene inoltre indicazioni in merito a quando e con chi sollevare dubbi. Si applica ad ogni dipendente, funzionario e direttore che operi per una qualunque delle nostre aziende. Il Codice rispecchia il nostro impegno verso una condotta etica e legale. Tuttavia, non descrive ogni singola legge e politica che potrebbe applicarsi a ciascuna circostanza. Il dipendente deve garantire l’osservanza anche di eventuali ulteriori politiche di RELX Group e dei settori aziendali che si applicano al proprio ruolo. Se tali politiche prevedono disposizioni più severe del Codice, il dipendente dovrà attenersi alla politica più severa.

Il dipendente è responsabile di leggere e operare in conformità al Codice e di svolgere il proprio lavoro in modo etico. In caso di violazione del Codice o di altre politiche, il dipendente può essere soggetto ad azione correttiva o disciplinare o perfino al licenziamento. L’azienda ha altresì facoltà di riferire accaduti di seria natura alle autorità pubbliche per eventuale persecuzione legale. RELX Group e ogni settore aziendale sono affiancati da comitati per la conformità che hanno il compito di fornire le direttive e svolgere attività di sorveglianza su questioni inerenti la conformità.

I membri dei Comitati sono disponibili sulle intranet di RELX Group e dei settori aziendali. Eventuali domande sul Codice sono da rivolgersi al responsabile di competenza, alle risorse umane, a un legale aziendale o a un membro del comitato per la conformità. I dipendenti sono invitati a fare domande su circostanze specifiche non appena si verificano, e prima di adottare qualsiasi azione che possa violare la legge applicabile, il Codice o altra politica.

Qualora il dipendente sia testimone o apprenda di eventuali condotte potenzialmente illegali o non etiche, ha la responsabilità di segnalarle. Proibiamo le ritorsioni contro i dipendenti che hanno segnalato una violazione sospetta. Il Codice non è un contratto di assunzione. È soggetto e non cambia i termini di qualsivoglia contratto di assunzione esistente o accordo di contrattazione collettiva che trovi applicazione al dipendente specifico. Il Consiglio di amministrazione di RELX Group plc è responsabile dell’interpretazione finale del Codice e può sottoporlo a revisione in qualsiasi momento, in conformità ai termini di qualsiasi accordo di contrattazione collettiva o legislazione locale.

Quali sono le mie responsabilità per quanto attiene al Codice?

• Leggerlo e capire in che modo trova applicazione alla propria funzione • Seguire le norme di conformità ed etica descritte nel Codice • Conoscere e seguire ulteriori politiche e leggi che si applicano all’attività, alla sede o al ruolo specifici. Quando un problema è trattato sia nel Codice sia in altra politica o legge applicabile, seguire la linea guida più severa • Chiedere in caso di dubbi sulle modalità di applicazione del Codice a una particolare circostanza o decisione • Segnalare eventuali violazioni o sospette violazioni che si ritenga possano avere avuto luogo, senza temere atti di ritorsione.

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In questa sezione 8 Conflitti di interesse 11 Gestione della proprietà e delle informazioni 11 Gestione dei record aziendali 12 Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche 13 Furto o uso improprio della proprietà 14 Proprietà intellettuale e informazioni riservate 15 Informazioni di sicurezza 16 Contatti con i media e la comunità finanziaria 16 Ispezioni a sorpresa e richieste di informazioni da parte di legali e agenzie governative 17 Frode e dichiarazioni false o fuorvianti 19 Attività pubblicitarie e promozionali 20 Uso dei social media Tutela dei nostri interessi e delle nostre risorse 7 RELX Group Codice etico e di condotta aziendale Torna al contenuto

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Conflitti di interesse I dipendenti non possono intraprendere attività o possedere interessi finanziari che interferiscano con la propria performance lavorativa, con la fedeltà a RELX Group o con le decisioni che prendono per nostro conto. Un conflitto di interesse può emergere quando si svolge un’attività o si ha un interesse finanziario che sottrae energie o interferisce con la piena, fedele e tempestiva performance lavorativa; oppure quando può incidere in maniera inopportuna con le decisioni prese nell’ambito del proprio ruolo. È importante evitare questo genere di conflitti. Se il dipendente ritiene di poter avere un conflitto, o di poter offrire tale impressione, dovrà discutere della situazione con il suo responsabile o un rappresentante delle risorse umane, il quale a sua volta consulterà il delegato del comitato per la conformità per il settore aziendale rilevante.

Alcuni conflitti apparenti possono essere risolti semplicemente rendendoli noti; altri devono essere eliminati.

I conflitti di interesse possono emergere in svariati modi. Esempi comuni comprendono: Impieghi, ingaggi o affiliazioni esterni Quando il dipendente lavora per, riveste la funzione di direttore, fornisce servizi di consulenza o offre prestazioni a un’altra società o persona, può emergere un conflitto di interesse reale o apparente. Per evitare che ciò accada, il dipendente non dovrà intraprendere alcuna attività o ricoprire funzioni in regime di libera professione o come “secondo lavoro” che: n si ripercuotano negativamente sulla qualità o sulla quantità del lavoro che il dipendente svolge per la nostra società; n siano in competizione con una delle nostre aziende; n favoriscano gli interessi di un fornitore o cliente con il quale il dipendente intrattenga rapporti preferenziali rispetto a quelli di RELX Group; n implichino una sponsorizzazione o supporto da parte nostra dell’impiego esterno del dipendente o dell’organizzazione per la quale il dipendente lavorerà; n siano lesive della nostra reputazione; o n facciano uso o interferiscano con il nostro tempo, le nostre strutture, risorse o forniture.

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Marco è un dipendente del RELX Group e vende anche prodotti nutrizionali. Durante la pausa pranzo, Marco usa il computer e l’indirizzo e-mail del lavoro per comunicare ai clienti gli sconti che applica a certi prodotti. La sua condotta è consentita? Risposta: No. Anche se è autorizzato a svolgere questa attività nel suo tempo libero, Marco usa la proprietà aziendale (computer e indirizzo e-mail del lavoro) per promuovere un’attività che non è correlata al suo impiego.

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Interessi in altre società Non ammettiamo interessi proprietari in società concorrenti, fornitrici o clienti, eccetto per investimenti minori in società quotate in borsa. L’investimento o il prestito di denaro a un’azienda concorrente rappresenta un conflitto di interessi vietato. Lo è anche avere interessi finanziari o gestionali in uno dei nostri clienti o fornitori con i quali il dipendente o chiunque riferisca al dipendente lavora. L’unica eccezione a tale divieto sono investimenti minori nelle azioni quotate in borsa della concorrenza, dei fornitori e dei clienti. Un investimento è considerato “minore” se è un importo che non: n influenza o sembra influenzare le decisioni prese per nostro conto, tenendo presente l’autorità discrezionale che il dipendente ha nelle trattative della nostra società con tale azienda, il compenso annuale e altri fattori di rilievo; o n influenza le decisioni dell’azienda in cui il dipendente ha investito.

In qualsiasi caso, non è ammesso detenere più dell’1% delle azioni in circolazione di qualsiasi azienda quotata in borsa. Se il dipendente possiede partecipazioni che sono (o saranno) maggiori di tali limiti, dovrà notificare tempestivamente il proprio responsabile di competenza e fare quanto necessario per ridurre la propria partecipazione azionaria a una quota uguale o inferiore al massimo consentito. Tali limiti non si applicano agli investimenti attraverso fondi comuni d’investimento, che sono consentiti indipendentemente dal valore dell’investimento. Se il coniuge, il convivente o altro familiare diretto lavora per, offre consulenza a o detiene altro interesse finanziario in una delle nostre aziende concorrenti o clienti o fornitrici con cui il dipendente opera, esiste un potenziale conflitto.

Il dipendente dovrà comunicare tutti gli interessi di siffatta natura al proprio responsabile di competenza o a un rappresentante delle risorse umane, il quale provvederà a consultare il comitato per la conformità aziendale per assicurare che non vi sia l’apparenza di comunicazioni improprie o fedeltà compromessa.

Opportunità aziendali Il dipendente ha il dovere di dare precedenza ai nostri interessi legittimi quando ne emerga l’opportunità. Sarebbe scorretto trarre un vantaggio personale da opportunità scoperte grazie alla posizione ricoperta o attraverso l’uso di proprietà, informazioni o tempo aziendali. Nepotismo Supervisionare, decidere in materia di assunzione o contratti laddove siano coinvolti parenti o persone legate al dipendente da un rapporto personale, rappresenta un conflitto.

L’impiego o il mantenimento del rapporto lavorativo di un parente non sono vietati, e l’azienda non desidera essere coinvolta in rapporti consensuali tra colleghi.

Tuttavia, è importante garantire che ogni dipendente non sia o non dia l’impressione di essere influenzato inopportunamente dall’esistenza di stretti rapporti personali. Non è consentito supervisionare, trattare, approvare o altrimenti partecipare direttamente a decisioni in merito all’assunzione, al mantenimento, alla promozione, al coinvolgimento contrattuale o alla retribuzione del proprio coniuge, convivente, di familiari diretti o altre persone legate al dipendente dal tipo di rapporto personale stretto che potrebbe essere percepito come compromettere la capacità di prendere decisioni aziendali in maniera autonoma e senza pregiudizi.

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Gestione della proprietà e delle informazioni Il dipendente deve gestire la nostra proprietà e le nostre informazioni responsabilmente, evitando l’uso improprio e gli sprechi. Le nostre risorse sono destinate ad essere utilizzate affinché il dipendente raggiunga i propri obiettivi lavorativi, e quelli aziendali complessivi. L’uso illegale, negligente o altro uso improprio della proprietà o delle informazioni aziendali non sarà tollerato. Gestione dei record aziendali I record devono essere accurati, completi e tempestivi e conservati in linea con la Politica di gestione dei record e il Programma di conservazione dei record di RELX Group e qualsiasi disposizione di sospensione della distruzione dei record applicabili.

Preparazione dei record L’integrità dei nostri libri e record è importante ai fini della nostra credibilità. Contiamo sul fatto che i nostri dipendenti tengano i libri e i record contabili in modo che rispecchino correttamente e fedelmente tutte le transazioni eseguite. Questa prassi contribuisce a garantire che si forniscano alle parti interessate e al pubblico informazioni finanziarie complete, accurate, tempestive e comprensibili. Analogamente, tutti i record non finanziari che si creano devono essere accurati, completi e tempestivi. Fra questi, ad esempio, vi sono i record dei costi, delle vendite, i fogli presenze, i report spese, i record paghe e benefit, le documentazioni obbligatorie, i contratti e le acquisizioni.

Nell’ultima settimana del trimestre, Ian valuta l’ipotesi di attendere una settimana per registrare le spese relative alle forniture che l’azienda ha ricevuto prima del termine previsto nel mese corrente, per evitare che si ripercuotano sul profitto del trimestre. Può farlo? Risposta: No. Ian deve preparare tutti i record interni e la documentazione in maniera fedele e accurata. La nostra credibilità e reputazione dipendono dall’accuratezza dei nostri libri, record e dichiarazioni. Tutte le spese devono essere registrate nel periodo in cui sono state sostenute.

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Conservazione dei record I requisiti legali ci impongono la conservazione di certi record aziendali per specifici periodi di tempo. Per operare in conformità a tali requisiti, occorre conservare e/o eliminare i record in base a quanto stabilito dalla Politica di gestione dei record e dal Programma di conservazione dei record di RELX Group. Ciò include messaggi e-mail; dati elettronici conservati in qualsivoglia modo; copie cartacee di documenti e record su qualsiasi altro supporto. In alcuni casi, certi record devono essere conservati oltre il normale periodo di conservazione. Questo potrà accadere in presenza, ad esempio, di record relativi a una causa legale reale, intimata o ragionevolmente prevista, un’indagine governativa o una citazione in giudizio per documenti o informazioni.

Quando emergono tali circostanze, è necessario conservare tutti i record possibilmente inerenti in qualsivoglia forma, sospendendo immediatamente qualsiasi ordinaria modalità di eliminazione o alterazione di documenti relativi all’azione in oggetto. Un legale dell’azienda provvederà a contattare il dipendente qualora l’azienda apprenda di azioni legali o governative in corso o previste che richiedano una proroga del periodo di conservazione dei record.

Oltre a conservare i record per il periodo di tempo necessario, il dipendente deve conservare, trasferire e cancellare i record in una modalità che sia idonea all’importanza o al valore delle informazioni contenute in tali record. Per ulteriori informazioni su come classificare, conservare, trasmettere e cancellare adeguatamente record, il dipendente è pregato di consultare le Procedure di classificazione del valore delle informazioni. Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche Il dipendente utilizza i sistemi di RELX Group per finalità aziendali, conosce le norme che limitano l’utilizzo di sistemi personali per finalità aziendali ed è consapevole che l’utilizzo che il dipendente fa dei sistemi non è privato.

Uso accettabile L’uso dei nostri sistemi è destinato a finalità aziendali. Anche se l’uso per ragioni personali limitate è consentito, inclusi gli utilizzi protetti per legge, l’utilizzo da parte del dipendente non deve interferire con il lavoro o recare disturbo ai colleghi o alle attività generali della società. I sistemi o l’apparecchiatura aziendali non possono in alcun caso essere usati per i seguenti fini: Poiché oggi molte sedi di RELX Group dispongono di una memoria sostanzialmente illimitata per la posta elettronica sul cloud, Frieda pensa che non sia più necessario eliminare le e-mail.

Ha ragione?

Risposta: No. Numerosi tipi di record non devono essere conservati all’infinito; e la maggior parte dei record che devono essere conservati per lunghi periodi non deve essere conservata come file e-mail. Avere una memoria illimitata non riduce la necessità di gestire attivamente le e-mail e di eliminare quelle che devono essere rimosse in base alla Politica di gestione dei record e al Programma di conservazione dei record. n molestare, intimidire o fare commenti discriminatori o diffamatori sugli altri; n creare, inviare, ricevere intenzionalmente, accedere, scaricare o salvare materiale sessualmente esplicito, abusivo, offensivo o profano; n giocare d’azzardo; n condurre attività aziendali in concorrenza o prive di legami con l’Azienda; n introdurre programmi maliziosi in alcuna rete o server di RELX Group (p.es.

virus, worm, trojan); n violare il copyright, il segreto commerciale, il brevetto o altri diritti di proprietà intellettuale dell’azienda o di terzi; o n prendere parte in eventuali altre attività in violazione di leggi applicabili, del Codice, di altre politiche aziendali, o che potrebbero comportare responsabilità a carico di o danneggiare la società.

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Privacy Mai ritenere che l’uso dei sistemi dell’azienda sia privato. Laddove permesso dal punto di vista legale, l’azienda può controllare, registrare e revisionare l’uso dei sistemi dell’azienda o fare copie delle registrazioni effettuate sui sistemi dell’azienda, sia da remoto che accedendo ai dispositivi, per qualsiasi legittimo scopo commerciale come un’indagine o un procedimento legale (duranti i quali potremo essere obbligati a divulgare record aziendali alle autorità competenti), oppure per rilevare o prevenire l’accesso, l’uso o la divulgazione senza autorizzazione, o infine per ottenere dati necessari dell’azienda in assenza del dipendente.

Laddove non sia richiesta dalla legge, l’utente non riceverà alcun preavviso di tali attività. Nelle sedi statunitensi, non è garantita alcuna privacy di quanto creato, memorizzato o ricevuto sui nostri sistemi. Ogni settore seguirà procedure di approvazione definite prima di controllare, registrare o rivedere l’uso dei Sistemi dell’Azienda.

Sistemi personali Esistono anche limiti sulla possibilità per il dipendente di utilizzare sistemi personali per svolgere attività aziendali. Il dipendente potrà utilizzare i sistemi personali per svolgere attività aziendali solo se è espressamente autorizzato a farlo dall’azienda o se l’utilizzo che il dipendente fa di tali sistemi personali sia conforme alle politiche aziendali. Il dipendente è pregato di fare riferimento alla Politica in materia di dispositivi elettronici sul posto di lavoro di RELX Group per le definizioni di sistemi personali e aziendali e per ulteriori informazioni sull’utilizzo adeguato di sistemi, reti e informazioni elettroniche.

Furto o uso improprio della proprietà L’azienda vieta i tentativi di furto o i furti effettivi e l’uso improprio della proprietà aziendale o personale di altri dipendenti. Fra questi, l’uso eccessivo o non autorizzato della proprietà aziendale. Il furto o l’uso improprio della proprietà aziendale può assumere molte forme, tra cui: n furto di forniture, apparecchiature, documenti, contanti o altra proprietà tangibile; n uso improprio di una carta di credito o carta d’acquisto aziendale; n uso eccessivo di telefoni, computer, fotocopiatrici, sistemi aziendali (incluso rete o accesso wireless) o altri dispositivi per finalità non aziendali; n invio di fogli presenze o report spese falsificati; n uso non autorizzato di nostri loghi, marchi o altri marchi registrati, o nostre informazioni proprietarie, segreti commerciali, invenzioni, copyright o altre attività commerciali proprietarie; e n trattenimento di benefit personali da un cliente, fornitore o altre parti con le quali operiamo che ci appartengono di diritto.

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Proprietà intellettuale e informazioni riservate Come tutte le proprietà aziendali, le informazioni proprietarie, confidenziali e riservate devono essere protette. Proprietà intellettuale e informazioni confidenziali, riservate e proprietarie Le nostre informazioni confidenziali e riservate e altre proprietà intellettuali (tra cui copyright, marchi commerciali e brevetti) devono essere tutelate esattamente come si protegge tutto il resto della proprietà aziendale importante. Ciò significa utilizzare e proteggere adeguatamente la riservatezza delle informazioni, incluse determinate informazioni riservate con valore commerciale, spesso chiamate segreti commerciali, in conformità alle Linee guida in materia di segreti commerciali di RELX Group e le leggi applicabili.

Esempi di questo tipo di informazioni che sono considerate riservate e sono probabilmente segreti commerciali, sono: n rapporti con i clienti e piani sulla determinazione dei prezzi; n proiezioni e report finanziari n prodotti e servizi in sviluppo; e n acquisizioni o cessioni potenziali. Tutti i documenti, i file, i record e i report acquisiti o creati durante il periodo di impiego presso RELX Group appartengono a RELX Group. I dipendenti non potranno accedere o rimuovere tali materiali dai nostri uffici se non sono autorizzati a farlo.

Qualora il dipendente sia coinvolto in un’operazione di acquisizione o altra transazione commercialmente sensibile, potrebbe essere necessario firmare un accordo di non divulgazione.

Periodicamente si detengono proprietà intellettuale o informazioni confidenziali o riservate appartenenti a terze parti. Fra questi documenti vi possono essere materiali di copyright con licenza o informazioni apprese nel corso di una proposta di acquisizione. La copia e l’uso di tali informazioni intellettuali sono consentiti solo se l’uso è conforme alle leggi applicabili e agli accordi stipulati con il proprietario.

Olivia e i suoi colleghi di RELX Group sviluppano algoritmi proprietari per migliorare la rilevanza dei risultati di ricerca. Uno dei suoi algoritmi non è stato selezionato per l’implementazione, quindi Olivia ha deciso di donare il prodotto a un’università. Può farlo? Risposta: No. Il lavoro di Olivia è proprietà intellettuale dell’azienda. Lei non ha facoltà di condividere il lavoro con terzi salvo laddove abbia l’autorità specifica di farlo, anche se l’azienda non ha in quel momento intenzione di farne uso.

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Sicurezza delle informazioni Ciascuno di noi deve proteggere le informazioni che ci hanno affidato nell’ambito delle nostre mansioni.

Dobbiamo essere diligenti nel prevenire l’accesso non autorizzato ai nostri sistemi e dati. Se la mansione prevede l’accesso a informazioni personali, record pubblici o ad altre informazioni confidenziali secondo le definizioni di cui alla Procedure di classificazione del valore delle informazioni di RELX Group, accertarsi di conoscere e operare in conformità a tutte le politiche e leggi applicabili per tali informazioni. Il dipendente è responsabile di conoscere e seguire tutte le politiche e le pratiche mirate a salvaguardare le nostre informazioni. Tra le misure adottate, per esempio: n tenere riservati e non condividere gli ID utente o le password; n segnalare adeguatamente tentativi di accesso o corruzione dei nostri sistemi con tecniche quali phishing, pretexting e social engineering; n leggere e seguire le comunicazioni e le linee guida emesse dall’azienda per la tutela delle informazioni; n non caricare software personale o non autorizzato sui computer aziendali o su dispositivi mobili emessi dall’azienda come smartphone o tablet; n mantenere la sicurezza fisica e protezione delle password di tutti i dispositivi portatili (laptop, tablet, smartphone) e dispositivi di memoria; n tenere la scrivania e le aree di lavoro libere da informazioni sensibili; e n accedere a, utilizzare o inviare informazioni riservate o ad accesso ristretto solo se autorizzati a farlo e con adeguate misure di tutela ai fini della protezione delle informazioni.

In caso di domande o dubbi sulla sicurezza delle informazioni, contattare il responsabile di competenza, il funzionario addetto alla sicurezza dei dati o un legale aziendale. Se il dipendente è a conoscenza di un incidente di sicurezza che potrebbe coinvolgere informazioni personali, il dipendente è tenuto a segnalarlo immediatamente a security@relx.com. Audrey riceve la chiamata di una persona che dice di essere un funzionario della sicurezza informatica e che le chiede le sue informazioni di accesso per verificare che abbia caricato sul suo computer il software antivirus più recente. Audrey deve fornire i suoi dati?

Risposta: No. Non bisogna mai fornire ad altri le proprie credenziali di accesso. RELX Group Codice etico e di condotta aziendale 15 Torna al contenuto

Contatti con i media e la comunità finanziaria Solo i dipendenti autorizzati possono comunicare con i media o la comunità finanziaria. Ai sensi delle nostre politiche, soltanto le persone autorizzate potranno parlare con la stampa in qualità di portavoce di qualsiasi azienda di RELX Group. Se si viene contattati per un commento per conto di un’azienda di RELX Group, il dipendente è pregato di inoltrare tali richieste nei seguenti modi: n inoltrare le richieste della stampa relative alla nostra azienda controllante al Dipartimento comunicazione aziendale di RELX Group; n inoltrare le domande dei media sulla propria attività aziendale settoriale in base a quanto richiesto dalle politiche e dalle procedure di settore dell’unità aziendale; e n inoltrare le richieste di informazioni o di visite alla sede da parte di istituti finanziari, broker, analisti, commentatori, azionisti o altri membri delle comunità finanziarie o d’investimento al Reparto finanza aziendale di RELX Group.

Ispezioni a sorpresa e richieste di informazioni da parte di legali e agenzie governative Qualora il dipendente sia contattato da un legale che non ci rappresenta, da agenti governativi, da investigatori o da altre terze parti alla ricerca di informazioni o documenti aziendali riguardanti una controversia o indagine potenziale o effettiva, deve comunicarlo immediatamente a un legale aziendale. Questo è necessario anche se la richiesta non riguarda una questione che ci coinvolge. Il rinvio immediato a un legale aziendale è fondamentale se il dipendente riceve una convocazione, una citazione in giudizio o altro documento che legalmente lo convoca o che richiede una risposta entro un dato termine.

Un legale aziendale valuterà l’oggetto della questione, determinerà la risposta opportuna e consiglierà i dipendenti che devono essere messi al corrente della situazione.

In determinati paesi, i rappresentati governativi sono autorizzati a entrare nelle strutture dell’azienda per condurre ispezioni a sorpresa (“ispezioni a sorpresa”) allo scopo di raccogliere prove nell’ambito di un’indagine su violazioni di legge sospette. Queste autorità hanno facoltà di accesso ai nostri uffici, o in alcune regioni, perfino alle nostre case, al fine di analizzare e fare copie dei record aziendali; apporre il sigillo ai nostri uffici e record; intervistare i dipendenti; e prendere appunti su fatti o documenti relativi alla questione in oggetto e alla finalità dell’ispezione.

I dipendenti sono tenuti a prendere visione della Politica in materia di ispezioni a sorpresa di RELX Group e di qualsiasi politica o procedura in materia di ispezioni a sorpresa della propria azienda o località per ulteriori istruzioni relative alle attività da portare a compimento nel caso in cui il proprio ufficio sia sottoposto a un’ispezione a sorpresa. I dipendenti possono rivolgersi a un avvocato dell’azienda in caso di domande.

L’unità aziendale di Francis ha appena annunciato un’acquisizione che potrebbe avere un impatto positivo sulla comunità locale. Un blogger di business ha inviato a Francis un testo nel quale gli chiede che cosa ne pensa dell’acquisizione. Come si deve comportare Francis? Risposta: Francis dovrebbe rifiutarsi cortesemente di rispondere alla domanda e rinviare il blogger al reparto di comunicazione aziendale. Le domande dei media possono essere soddisfatte solo da persone autorizzate a parlare per conto dell’azienda. Eventuali risposte non autorizzate o imprecise possono avere conseguenze dannose o altre ripercussioni indesiderabili per l’azienda.

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Frode e dichiarazioni false o fuorvianti Tutti i report e le dichiarazioni scritte od orali sulla nostra azienda devono essere accurati e non fuorvianti. La nostra credibilità e reputazione dipendono dall’accuratezza dei nostri libri, record e dichiarazioni. Vietiamo severamente qualsivoglia tentativo di frode a clienti, fornitori, azionisti, revisori o altra parte con la quale comunichiamo o operiamo. Con ciò si intende rilasciare, in modo intenzionale o sconsiderato, dichiarazioni orali o scritte false o fuorvianti o fare omissioni sui nostri prodotti, servizi, condizione finanziaria, politiche, sicurezza, privacy o prassi di conformità.

Il dipendente che comunica con i nostri revisori interni o esterni deve fornire tutte le informazioni necessarie in relazione alla preparazione dei report di revisione e correggere qualsivoglia interpretazione apparentemente scorretta di tali informazioni prima della pubblicazione dei relativi report. Tasha sta facendo una presentazione a un potenziale cliente, che pone diverse domande sui nostri prodotti. Dubbiosa su una delle risposte, Tasha desidera lasciare una buona impressione e inventa una risposta che suona ragionevole. Ha adottato l’approccio corretto?

Risposta: No. È sempre meglio essere accurati e comportarsi in linea con la nostra reputazione e credibilità anziché manipolare i fatti e presentare informazioni potenzialmente scorrette. Tasha avrebbe reso un servizio migliore a RELX Group e al potenziale cliente se avesse risposto che avrebbe fatto ricerche in merito, per poter offrire nel giro di breve tempo risposte accurate. 17 RELX Group Codice etico e di condotta aziendale Torna al contenuto

Frode in titoli Tutti i dipendenti dovranno agire in conformità al Codice in materia di negoziazione di titoli (Codice sulle negoziazioni) di RELX Group.

Le disposizioni principali del Codice sulle negoziazioni sono riassunte di seguito. É illegale e/o costituisce una violazione del Codice sulle negoziazioni portare a compimento determinate azioni, se si hanno informazioni privilegiate (materiali, informazioni non pubbliche) in relazione a titoli di RELX Group e titoli di eventuali altre aziende di cui il dipendente dovesse venire a conoscenza nel corso della propria attività lavorativa presso il RELX Group. In particolare, è illecito e/o costituisce una violazione del Codice sulle negoziazioni: n negoziare in titoli o strumenti a essi collegati se si è in possesso di informazioni privilegiate; n divulgare tali informazioni ad altri eccetto quando la divulgazione è effettuata in rigorosa conformità ai propri obblighi o funzioni e il destinatario è soggetto a un obbligo di riservatezza; n raccomandare, incoraggiare o indurre un’altra persona a negoziare titoli o strumenti a essi collegati se si è in possesso di informazioni privilegiate; n rendere di pubblico dominio informazioni materiali false o fuorvianti sull’azienda o su altra azienda pubblica; e n non rendere di pubblico dominio informazioni materiali di cui il pubblico dovrebbe essere a conoscenza (in conformità ai requisiti della nostra politica sui contatti con i media e la comunità finanziaria, come sopra descritto).

Le informazioni sono “materiali” quando è probabile che avranno un impatto significativo sul prezzo dei titoli o che un ragionevole investitore considererebbe importanti ai fini della decisione riguardante l’acquisto o la vendita dei titoli. Le informazioni sono “non pubbliche” se non sono state divulgate in un report annuale o periodico agli azionisti, in un comunicato stampa o regolatorio o in un documento pubblico alle autorità regolatorie. In caso di dubbi, si deve partire dal presupposto che le informazioni apprese come dipendente di RELX Group sono materiali e non pubbliche.

In caso di domande sull’acquisto o sulla vendita di titoli in presenza di potenziale coinvolgimento di informazioni privilegiate (o che appaiono come tali), chiedere al Responsabile della segreteria di RELX Group prima di contrattare i titoli.

Ove applicabile, il dipendente agirà in conformità ai periodi di chiusura durante i quali ai dipendenti è fatto divieto di negoziare in titoli o strumenti a essi collegati di RELX Group. Il dipendente sarà notificato direttamente dalla Segreteria dell’azienda se tali periodi di chiusura saranno a egli/ella applicabili. Jorge apprende che la sua azienda acquisirà un’azienda concorrente; l’operazione potrebbe determinare un aumento del prezzo azionario dell’azienda concorrente. Decide di acquistare una parte delle azioni della concorrente e suggerisce a sua sorella di fare lo stesso. Può farlo?

Risposta: No. Jorge non può contrattare titoli sulla base di informazioni interne, né condividere tali informazioni con terzi perché giochino in borsa. Questo si applica alle contrattazioni di titoli di RELX Group o quelli di qualsiasi altra azienda. Con “informazioni interne” si intendono informazioni materiali, non pubbliche, che potrebbero incidere sul prezzo dei titoli o che un ragionevole investitore considererebbe importanti ai fini della decisione riguardante l’acquisto o la vendita dei titoli.

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Attività pubblicitarie e promozionali La legge impone che le prassi da seguire nell’ambito delle attività pubblicitarie e di vendita siano corrette e accurate.

Se corrette e accurate, sono utili a preservare il nostro approccio di serietà e professionalità e la nostra reputazione. Tutte le dichiarazioni pubblicitarie o di altra natura in qualsivoglia supporto stampato, elettronico o altro supporto non stampato devono essere fedeli e partire da un ragionevole presupposto. Devono essere convalidate prima della pubblicazione o della divulgazione. Questo altresì si applica alle presentazioni orali o anche a conversazioni casuali quando si fanno commenti obiettivi, effettivi o quantificabili sui nostri prodotti o servizi o su quelli di altre aziende.

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Uso dei social media Le piattaforme e i servizi dei social media sono strumenti che ci aiutano a far crescere i nostri marchi, a promuovere i nostri prodotti e servizi e a sviluppare relazioni con i nostri clienti attuali e potenziali. Tuttavia, quando si usano i social media, si deve: n esercitare integrità personale e responsabilità; n rispettare i nostri diritti di proprietà intellettuale e quelli di terze parti; n fare dichiarazioni o parlare per conto di RELX Group solo se si ha l’autorità per farlo; n proteggere le informazioni riservate non condividendo informazioni riservate o altre informazioni protette; e n altrimenti agire in conformità alla Politica in materia di social media di RELX Group Queste precauzioni si applicano ad attività sui social media sanzionate o sponsorizzate dall’azienda.

Si applicano anche all’uso personale dei social media quando: n ci si presenta come dipendente di un’azienda di RELX Group; n si pubblicano post sul proprio lavoro, sulle nostre attività aziendali, sui nostri prodotti, servizi o concorrenti; o n si discute o ci si connette ad altri dipendenti o ai nostri autori, editori, clienti, agenti, fornitori o altri partner. Jon è un dipendente di RELX Group che ama rendere contributi alle discussioni di gruppo su LinkedIn con informazioni e opinioni basate sulle esperienze del proprio lavoro. Un collega ha detto a Jon che le sue azioni sono soggette alla politica sui social media dell’azienda.

Jon non è d’accordo, perché sostiene di svolgere quell’attività nel tempo libero e sul proprio account di LinkedIn. Chi ha ragione?

Risposta: Ha ragione il collega di Jon. Jon non ha il divieto di svolgere la sua attività, ma è soggetto alla politica perché è verosimilmente identificabile come dipendente di RELX Group, pertanto gli altri potrebbero pensare che parli per conto della società. Se posta commenti sui prodotti, servizi o concorrenti di RELX Group o si connette ad altri contatti lavorativi, è soggetto alla politica. Di conseguenza, deve conoscere e seguire la Politica sui social media di RELX Group e qualsiasi altra politica o linea guida fornita dalla sua azienda. RELX Group Codice etico e di condotta aziendale 20 Torna al contenuto

Protezione di dati In questa sezione 22 Privacy dei dati L’azienda è impegnata a proteggere la privacy dei dati personali dei nostri clienti, dipendenti e altre parti e a rispettare le leggi che regolano le modalità di gestione di queste informazioni. 21 RELX Group Codice etico e di condotta aziendale Torna al contenuto

Protezione di dati Le informazioni personali sono informazioni che possono essere utilizzate per identificare un individuo. Queste possono includere il nome, l’indirizzo o il numero di telefono di una persona o il numero del documento d’identità o di altro identificatore.

Nel corso delle nostre attività, abbiamo la facoltà di raccogliere, detenere e usare informazioni personali dei nostri clienti, fornitori, dipendenti, richiedenti lavoro e azionisti. Vogliamo che gli altri si sentano sicuri e abbiano fiducia in noi quando condividiamo informazioni che ci aiutano a fornire informazioni, servizi e prodotti superiori.

A tal fine, occorre: n operare in conformità alle leggi applicabili e a tutte le politiche aziendali in materia di protezione e uso di informazioni personali; n raccogliere, trattare, usare, divulgare o memorizzare informazioni personali solo se vi sia una finalità aziendale legittima a tal fine e siano state inviate le necessarie notifiche alle persone di competenza; e n seguire attentamente le Procedure di classificazione del valore delle informazioni e tutte le politiche aziendali correlate alla corretta classificazione, raccolta, elaborazione, uso, divulgazione, memorizzazione, trasferimento ed eliminazione delle informazioni personali.

Ambire a proteggere tali informazioni come se fossero nostre. I Principi in materia di privacy di RELX Group guidano il nostro approccio alla protezione dei dati e privacy nell’ambito dell’intera organizzazione. Qualcuno che asserisce di appartenere alle autorità fiscali chiama e chiede le informazioni di contatto e numero di telefono di un altro dipendente. Il dipendente è tenuto a fornire queste informazioni?

Risposta: No. Il dipendente non dovrà mai fornire informazioni relative ad altri dipendenti o altre informazioni personali o aziendali salvo che non sia autorizzato a farlo. Anche quando è autorizzato, il dipendente non può fornire queste informazioni telefonicamente salvo il caso in cui sia assolutamente certo della persona con la quale sta parlando. Ciò include informazioni relative ad altri dipendenti, clienti, fornitori o di chiunque altro il dipendente abbia accesso alle informazioni personali.

Se il dipendente non è sicuro di essere autorizzato a divulgare informazioni, dovrà verificarlo con il proprio responsabile e chiedere consulenza a un avvocato dell’azienda se necessario.

Se al dipendente viene chiesta una referenza di lavoro, il dipendente dovrà consultare il dipartimento risorse umane o un avvocato dell’azienda per conoscere e agire in conformità a eventuali politiche applicabili, prima di fornire informazioni. RELX Group Codice etico e di condotta aziendale 22 Torna al contenuto

Rapporti con partner aziendali, clienti, fornitori e concorrenza In questa sezione 24 Leggi sulla concorrenza e antitrust 26 Concussione 27 Offerta o accettazione di doni o intrattenimento 30 Sanzioni commerciali 30 Contratti con altre parti 23 RELX Group Codice etico e di condotta aziendale Torna al contenuto

Leggi sulla concorrenza e antitrust Noi siamo un concorrente forte ma leale. Vietiamo le pratiche anti-concorrenziali e le pratiche commerciali sleali ivi inclusi gli accordi illeciti con i concorrenti, clienti, fornitori, e altri partner aziendali.

Competiamo con forza, ma anche lealmente, con integrità e in conformità alle leggi antitrust e sulla concorrenza. Queste leggi promuovono la concorrenza libera e leale in tutto il mondo, in modo tale che i clienti traggano beneficio dalla concorrenza aperta tra i fornitori; e i venditori allo stesso modo traggano beneficio dalla concorrenza tra i loro acquirenti. Le leggi antitrust e sulla concorrenza proibiscono “limitazioni commerciali”, tra cui certi tipi di accordi o condotte che coinvolgono concorrenti, clienti o fornitori, o anche un’unica azienda con una posizione di mercato dominante.

Di seguito alcuni esempi di potenziali condotte illegali: n I concorrenti hanno il severo divieto di raggiungere accordi o adottare azioni comuni riguardanti: o prezzi, termini o offerte; o assegnazioni o divisioni di prodotti o territori; o selezione di clienti o fornitori; o o limiti alla produzione, all’inventario o alla ricerca e allo sviluppo. n I fornitori e i relativi clienti o licenziatari non sono in linea generale autorizzati a concordare prezzi ai quali rivendere beni o servizi. n Singole aziende con il “monopolio” o potere “dominante” non possono adottare misure che diano l’impressione di essere strategie di controllo di un mercato.

Queste generalmente includono: o unione o assemblaggio necessario di prodotti separati; o interruzione sleale di rapporti con rivenditori, distributori o fornitori; o discriminazione di prezzi; o determinazione dei prezzi predatoria (vendite sotto costo); e o accordi di trattative esclusive eccessivamente restrittive n Prassi commerciali o metodi concorrenziali sleali o ingannevoli, per esempio: o pubblicità fuorviante; o dichiarazioni denigratorie rispetto a un prodotto della concorrenza; o molestie verso un concorrente; e o furto di segreti commerciali o altre informazioni aziendali riservate.

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Vi sono ragioni e occasioni legittime per interagire con la concorrenza, a patto che non ci si dedichi a cercare collusioni illegali attraverso queste attività. Tali attività comprendono il coinvolgimento in associazioni di categoria, benchmarking, joint venture, raccolta legittima di intelligence competitiva in conformità alle procedure di RELX Group e certe attività comuni come attività di lobbying e azioni legali. Le violazioni delle leggi antitrust e sulla concorrenza sono spesso trattate come reati penali che possono dare luogo a condanne sia di aziende che di singoli, comprese sanzioni elevate e condanne a pene detentive.

I costi, le penali e la responsabilità civile in tali circostanze spesso superano di gran lunga i profitti o il danno monetario causato dalla condotta o dall’accordo illegale. Le sanzioni e le penali potenziali sono particolarmente significative perché, come azienda e individui, noi siamo soggetti alle leggi sulla concorrenza o antitrust di qualsiasi Paese nel quale la nostra condotta abbia un effetto economico. Per ulteriori informazioni riguardanti le leggi sulla concorrenza e antitrust, consultare le Norme sulla conformità alle leggi antitrust e sulla concorrenza di RELX Group e qualsiasi politica, linea guida e procedura aziendale in materia.

Thomas si trova a chiacchierare con alcuni rappresentanti di aziende concorrenti, durante una conferenza commerciale, quando il discorso entra nel merito di un’esigenza di aumento dei prezzi. Thomas sa che non deve trattare argomenti come costi e determinazione dei prezzi con la concorrenza, dunque lascia immediatamente la conferenza. Thomas ha agito come doveva? Answer: In parte. Thomas ha fatto bene ad abbandonare la conversazione, perché anche una conversazione casuale tra concorrenti può determinare una violazione della legge antitrust. Tuttavia, Thomas avrebbe dovuto fare di più che semplicemente andarsene.

Avrebbe dovuto dichiarare in modo chiaro ed enfatico che non desiderava far parte della conversazione. In seguito avrebbe dovuto contattare un legale aziendale per discutere della situazione e stabilire se fosse giustificata l’adozione di un’ulteriore misura volta a evitare qualsivoglia impressione che lui o l’azienda fossero coinvolti nella condotta impropria.

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