Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group

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Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
Codice etico e di
condotta aziendale
2018
Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
2   RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Sommario                                                        Il nostro impegno verso l’integrità
                                                                4 Messaggio del nostro Amministratore delegato
                                                                5 Filosofia e valori aziendali
                                                                6 Il nostro Codice etico e di condotta aziendale

                                                                Tutela dei nostri interessi e delle nostre risorse
                                                                8 Conflitti di interesse
                                                                11 Gestione della proprietà e delle informazioni
                                                                    11 Gestione dei record aziendali
                                                                    12 Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche
                                                                    13 Furto o uso improprio della proprietà
                                                                    14 Proprietà intellettuale e informazioni riservate
                                                                    15 Informazioni di sicurezza
                                                                    16 Contatti con i media e la comunità finanziaria
                                                                    16 Ispezioni a sorpresa e richieste di informazioni da parte di
                                                                        legali e agenzie governative
                                                                17 Frode e dichiarazioni false o fuorvianti
                                                                19 Attività pubblicitarie e promozionali
                                                                20 Uso dei social media

                                                                Protezione di dati
                                                                22 Privacy dei dati

                                                                Rapporti con partner aziendali, clienti,
                                                                fornitori e concorrenza
                                                                24   Leggi sulla concorrenza e antitrust
                                                                26   Concussione
                                                                27   Offerta o accettazione di doni o intrattenimento
                                                                30   Sanzioni commerciali
                                                                30   Contratti con altre parti

                                                                Transazioni con i governi
                                                                32 Operare con i governi
                                                                33 Assunzione di dipendenti governativi
                                                                34 Coinvolgimento politico dell’azienda

                                                                Rispetto dei nostri colleghi e delle nostre
                                                                comunità
                                                                36 Pratiche di assunzione eque
                                                                38 Ambiente di lavoro
                                                                38 Diritti umani
                                                                38 Ambiente

                                                                Segnalazione e indagine di problemi
                                                                40   L’importanza della segnalazione
                                                                42   Indagini
                                                                42   Riservatezza
                                                                42   Protezione da atti di ritorsione

                                                                Risorse
                                                                44 Domande frequenti

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Il nostro impegno
verso l’integrità
In questa sezione
4 Messaggio del nostro Amministratore delegato
5 Filosofia e valori aziendali
6 Il nostro Codice etico e di condotta aziendale

                                                   Torna al contenuto
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4   RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Messaggio del nostro
Amministratore delegato
                                                                Il nostro Codice etico e di condotta aziendale
                                                                racchiude gli standard e le politiche in base a cui
                                                                operiamo. Il Codice coniuga il nostro impegno verso
                                                                i Valori in cui crediamo e la nostra Responsabilità
                                                                aziendale, per servire da quadro di riferimento e guida
                                                                affinché agiamo in modo aperto, onesto, etico e basato
                                                                su sani principi.

                                                                Il Codice si rivolge a tutti noi. Spiega come dobbiamo
                                                                comportarci sul posto di lavoro, sul mercato e nelle
                                                                comunità in cui operiamo. Si occupa di stabilire come
                                                                ciascuno di noi debba comportarsi nello svolgimento
                                                                delle proprie attività lavorative e riconosce il nostro
                                                                impegno verso l’ambiente e le comunità nelle quali
                                                                operiamo in qualità di firmatari dell’United Nations
                                                                Global Compact.

                                                                Il Codice va letto, capito e usato come strumento di
                                                                orientamento nel lavoro. Questo ci aiuta a garantire
                                                                che tutte le nostre azioni siano compiute nei migliori
                                                                interessi della nostra azienda e dei nostri clienti.

                                                                Eventuali domande sul Codice e sulla relativa
                                                                applicazione sono da rivolgersi al responsabile di
                                                                competenza, alle risorse umane, a un legale aziendale
                                                                o a un membro di uno dei nostri comitati per la
                                                                conformità.

                                                                Inoltre sollecito tutti a sollevare dubbi e segnalare
                                                                qualsiasi situazione in cui si ritenga che possa essere
Cari Colleghi,                                                  avvenuta un’infrazione del Codice. Il Codice spiega
                                                                in che modo è possibile farlo. Inoltre precisa che non
                                                                saranno tollerati eventuali atti di ritorsione contro
come dipendenti di RELX Group,                                  chiunque effettui una segnalazione.
siamo orgogliosi dei contributi                                 Il nostro comportamento determina la nostra
                                                                reputazione, e sono sicuro che continueremo a
che apportiamo e del modo in cui                                garantire gli elevati standard che ci si aspetta siano
conduciamo le nostre attività.                                  mantenuti da un leader della comunità aziendale
                                                                globale.

                                                                Grazie.

                                                                Erik Engstrom
                                                                Amministratore delegato

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Filosofia e valori aziendali
Nell’ambito del processo di                                 Al fine di soddisfare questo impegno:
                                                                seguiamo i nostri Valori di orientamento al cliente,
assunzione e gestione del
                                                            n

                                                                valorizzazione delle nostre risorse, passione per la
                                                                vittoria, innovazione e assenza di confini;
personale, dello sviluppo dei
                                                            n   osserviamo la legislazione applicabile, ovunque
prodotti e servizi, del rapporto                                operiamo;

con i nostri partner commerciali e                          n   sosteniamo l’United Nations Global Compact,
                                                                un’iniziativa volontaria di responsabilità aziendale
del conseguimento degli obiettivi                               tesa a garantire la protezione dei diritti umani,
                                                                pratiche di lavoro eque e non discriminatorie,
aziendali, miriamo all’eccellenza                               protezione dell’ambiente ed eliminazione della
                                                                corruzione;
attraverso l’adozione di un                                 n   ambiamo a lavorare con clienti e fornitori di carattere
approccio aperto, onesto, etico e                               aziendale solido e buona reputazione;
                                                                evitiamo di sostenere qualsiasi organizzazione
basato su sani principi.                                    n

                                                                coinvolta in condotte discriminanti; e
                                                            n   contiamo sui nostri dipendenti affinché lavorino con
                                                                onestà e integrità.

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6      RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Il nostro Codice etico e di
condotta aziendale
Leggendo e seguendo il Codice,                                     risorse umane, a un legale aziendale o a un membro
                                                                   del comitato per la conformità. I dipendenti sono invitati
sollevando dubbi e segnalando                                      a fare domande su circostanze specifiche non appena
                                                                   si verificano, e prima di adottare qualsiasi azione che
eventuali condotte illegali o non                                  possa violare la legge applicabile, il Codice o altra
                                                                   politica.
etiche, il dipendente ci aiuta a
                                                                   Qualora il dipendente sia testimone o apprenda di
condurre le nostre attività aziendali                              eventuali condotte potenzialmente illegali o non
                                                                   etiche, ha la responsabilità di segnalarle. Proibiamo le
nel rispetto di elevati standard                                   ritorsioni contro i dipendenti che hanno segnalato una
                                                                   violazione sospetta.
etici e del nostro impegno verso la
                                                                   Il Codice non è un contratto di assunzione. È soggetto
conformità alla legge.                                             e non cambia i termini di qualsivoglia contratto di
                                                                   assunzione esistente o accordo di contrattazione
                                                                   collettiva che trovi applicazione al dipendente specifico.
                                                                   Il Consiglio di amministrazione di RELX Group plc è
Il Codice etico e di condotta aziendale di RELX Group              responsabile dell’interpretazione finale del Codice
è uno strumento di orientamento utile a comprendere                e può sottoporlo a revisione in qualsiasi momento,
e rispettare le norme di conformità ed etica che si                in conformità ai termini di qualsiasi accordo di
applicano alla propria funzione. Contiene inoltre                  contrattazione collettiva o legislazione locale.
indicazioni in merito a quando e con chi sollevare dubbi.
Si applica ad ogni dipendente, funzionario e direttore
che operi per una qualunque delle nostre aziende.

Il Codice rispecchia il nostro impegno verso una
condotta etica e legale. Tuttavia, non descrive ogni
singola legge e politica che potrebbe applicarsi a                    Quali sono le mie responsabilità per quanto
ciascuna circostanza. Il dipendente deve garantire                    attiene al Codice?
l’osservanza anche di eventuali ulteriori politiche di
                                                                      • Leggerlo e capire in che modo trova applicazione
RELX Group e dei settori aziendali che si applicano al
                                                                        alla propria funzione
proprio ruolo. Se tali politiche prevedono disposizioni
più severe del Codice, il dipendente dovrà attenersi alla             • Seguire le norme di conformità ed etica
politica più severa.                                                    descritte nel Codice

Il dipendente è responsabile di leggere e operare in                  • Conoscere e seguire ulteriori politiche e leggi
conformità al Codice e di svolgere il proprio lavoro in                 che si applicano all’attività, alla sede o al ruolo
modo etico. In caso di violazione del Codice o di altre                 specifici. Quando un problema è trattato sia nel
politiche, il dipendente può essere soggetto ad azione                  Codice sia in altra politica o legge applicabile,
correttiva o disciplinare o perfino al licenziamento.                   seguire la linea guida più severa
L’azienda ha altresì facoltà di riferire accaduti di                  • Chiedere in caso di dubbi sulle modalità di
seria natura alle autorità pubbliche per eventuale                      applicazione del Codice a una particolare
persecuzione legale.                                                    circostanza o decisione
RELX Group e ogni settore aziendale sono affiancati                   • Segnalare eventuali violazioni o sospette
da comitati per la conformità che hanno il compito di                   violazioni che si ritenga possano avere avuto
fornire le direttive e svolgere attività di sorveglianza                luogo, senza temere atti di ritorsione.
su questioni inerenti la conformità. I membri dei
Comitati sono disponibili sulle intranet di RELX Group
e dei settori aziendali. Eventuali domande sul Codice
sono da rivolgersi al responsabile di competenza, alle

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Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                   7

Tutela dei nostri
interessi e delle
nostre risorse
In questa sezione
8 Conflitti di interesse
11 Gestione della proprietà e delle informazioni
   11 Gestione dei record aziendali
   12 Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche
   13 Furto o uso improprio della proprietà
   14 Proprietà intellettuale e informazioni riservate
   15 Informazioni di sicurezza
   16 Contatti con i media e la comunità finanziaria
   16 Ispezioni a sorpresa e richieste di informazioni da parte di legali e agenzie governative
17 Frode e dichiarazioni false o fuorvianti
19 Attività pubblicitarie e promozionali
20 Uso dei social media

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Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
8       RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Conflitti di interesse
I dipendenti non possono intraprendere attività o possedere
interessi finanziari che interferiscano con la propria
performance lavorativa, con la fedeltà a RELX Group o con le
decisioni che prendono per nostro conto.

Un conflitto di interesse può emergere quando si                    n   si ripercuotano negativamente sulla
svolge un’attività o si ha un interesse finanziario che                 qualità o sulla quantità del lavoro che
sottrae energie o interferisce con la piena, fedele e                   il dipendente svolge per la nostra
tempestiva performance lavorativa; oppure quando                        società;
può incidere in maniera inopportuna con le decisioni                n   siano in competizione con una delle
prese nell’ambito del proprio ruolo. È importante                       nostre aziende;
evitare questo genere di conflitti. Se il dipendente
ritiene di poter avere un conflitto, o di poter offrire tale        n   favoriscano gli interessi di un fornitore
impressione, dovrà discutere della situazione con il                    o cliente con il quale il dipendente
suo responsabile o un rappresentante delle risorse                      intrattenga rapporti preferenziali
umane, il quale a sua volta consulterà il delegato del                  rispetto a quelli di RELX Group;
comitato per la conformità per il settore aziendale                 n   implichino una sponsorizzazione
rilevante. Alcuni conflitti apparenti possono essere                    o supporto da parte nostra
risolti semplicemente rendendoli noti; altri devono                     dell’impiego esterno del dipendente
essere eliminati.                                                       o dell’organizzazione per la quale il
                                                                        dipendente lavorerà;
                                                                    n   siano lesive della nostra reputazione; o
I conflitti di interesse possono emergere in svariati
modi. Esempi comuni comprendono:                                    n   facciano uso o interferiscano con il
                                                                        nostro tempo, le nostre strutture,
Impieghi, ingaggi o affiliazioni esterni                                risorse o forniture.
Quando il dipendente lavora per, riveste la funzione
di direttore, fornisce servizi di consulenza o offre
prestazioni a un’altra società o persona, può emergere
un conflitto di interesse reale o apparente. Per evitare
che ciò accada, il dipendente non dovrà intraprendere
alcuna attività o ricoprire funzioni in regime di libera
professione o come “secondo lavoro” che:

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Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                                        9

                                                                       Marco è un dipendente del RELX Group
                                                                       e vende anche prodotti nutrizionali.
                                                                       Durante la pausa pranzo, Marco usa il
                                                                       computer e l’indirizzo e-mail del lavoro
                                                                       per comunicare ai clienti gli sconti che
                                                                       applica a certi prodotti. La sua condotta è
                                                                       consentita?

                                                                       Risposta: No. Anche se è autorizzato a
                                                                       svolgere questa attività nel suo tempo
                                                                       libero, Marco usa la proprietà aziendale
                                                                       (computer e indirizzo e-mail del lavoro) per
                                                                       promuovere un’attività che non è correlata al
                                                                       suo impiego.

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Codice etico e di condotta aziendale 2018 - RELX Group
10       RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Interessi in altre società                                           Opportunità aziendali
Non ammettiamo interessi proprietari in società                      Il dipendente ha il dovere di dare precedenza ai nostri
concorrenti, fornitrici o clienti, eccetto per                       interessi legittimi quando ne emerga l’opportunità.
investimenti minori in società quotate in borsa.                     Sarebbe scorretto trarre un vantaggio personale da
                                                                     opportunità scoperte grazie alla posizione ricoperta
L’investimento o il prestito di denaro a un’azienda                  o attraverso l’uso di proprietà, informazioni o tempo
concorrente rappresenta un conflitto di interessi                    aziendali.
vietato. Lo è anche avere interessi finanziari o
gestionali in uno dei nostri clienti o fornitori con i quali
il dipendente o chiunque riferisca al dipendente lavora.             Nepotismo
L’unica eccezione a tale divieto sono investimenti minori            Supervisionare, decidere in materia di assunzione
nelle azioni quotate in borsa della concorrenza, dei                 o contratti laddove siano coinvolti parenti o persone
fornitori e dei clienti. Un investimento è considerato               legate al dipendente da un rapporto personale,
“minore” se è un importo che non:                                    rappresenta un conflitto.
n   influenza o sembra influenzare le decisioni prese                L’impiego o il mantenimento del rapporto lavorativo di
    per nostro conto, tenendo presente l’autorità                    un parente non sono vietati, e l’azienda non desidera
    discrezionale che il dipendente ha nelle trattative              essere coinvolta in rapporti consensuali tra colleghi.
    della nostra società con tale azienda, il compenso               Tuttavia, è importante garantire che ogni dipendente
    annuale e altri fattori di rilievo; o                            non sia o non dia l’impressione di essere influenzato
n   influenza le decisioni dell’azienda in cui il dipendente         inopportunamente dall’esistenza di stretti rapporti
    ha investito.                                                    personali. Non è consentito supervisionare, trattare,
                                                                     approvare o altrimenti partecipare direttamente a
In qualsiasi caso, non è ammesso detenere più dell’1%                decisioni in merito all’assunzione, al mantenimento,
delle azioni in circolazione di qualsiasi azienda quotata            alla promozione, al coinvolgimento contrattuale o
in borsa. Se il dipendente possiede partecipazioni che               alla retribuzione del proprio coniuge, convivente, di
sono (o saranno) maggiori di tali limiti, dovrà notificare           familiari diretti o altre persone legate al dipendente
tempestivamente il proprio responsabile di competenza                dal tipo di rapporto personale stretto che potrebbe
e fare quanto necessario per ridurre la propria                      essere percepito come compromettere la capacità di
partecipazione azionaria a una quota uguale o inferiore              prendere decisioni aziendali in maniera autonoma e
al massimo consentito.                                               senza pregiudizi.

Tali limiti non si applicano agli investimenti attraverso
fondi comuni d’investimento, che sono consentiti
indipendentemente dal valore dell’investimento.

Se il coniuge, il convivente o altro familiare diretto
lavora per, offre consulenza a o detiene altro interesse
finanziario in una delle nostre aziende concorrenti o
clienti o fornitrici con cui il dipendente opera, esiste
un potenziale conflitto. Il dipendente dovrà comunicare
tutti gli interessi di siffatta natura al proprio
responsabile di competenza o a un rappresentante
delle risorse umane, il quale provvederà a consultare
il comitato per la conformità aziendale per assicurare
che non vi sia l’apparenza di comunicazioni improprie o
fedeltà compromessa.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                                             11

Gestione della proprietà
e delle informazioni
Il dipendente deve gestire la nostra proprietà e le nostre informazioni
responsabilmente, evitando l’uso improprio e gli sprechi. Le nostre risorse
sono destinate ad essere utilizzate affinché il dipendente raggiunga i propri
obiettivi lavorativi, e quelli aziendali complessivi. L’uso illegale, negligente
o altro uso improprio della proprietà o delle informazioni aziendali non
sarà tollerato.

Gestione dei record aziendali
I record devono essere accurati, completi e tempestivi
e conservati in linea con la Politica di gestione dei
record e il Programma di conservazione dei record di                      Nell’ultima settimana del trimestre, Ian
RELX Group e qualsiasi disposizione di sospensione                        valuta l’ipotesi di attendere una settimana
della distruzione dei record applicabili.                                 per registrare le spese relative alle
                                                                          forniture che l’azienda ha ricevuto prima
Preparazione dei record                                                   del termine previsto nel mese corrente, per
                                                                          evitare che si ripercuotano sul profitto del
L’integrità dei nostri libri e record è importante ai fini
                                                                          trimestre. Può farlo?
della nostra credibilità. Contiamo sul fatto che i nostri
dipendenti tengano i libri e i record contabili in modo                   Risposta: No. Ian deve preparare tutti i record
che rispecchino correttamente e fedelmente tutte                          interni e la documentazione in maniera fedele
le transazioni eseguite. Questa prassi contribuisce                       e accurata. La nostra credibilità e reputazione
a garantire che si forniscano alle parti interessate                      dipendono dall’accuratezza dei nostri libri,
e al pubblico informazioni finanziarie complete,                          record e dichiarazioni. Tutte le spese devono
accurate, tempestive e comprensibili. Analogamente,                       essere registrate nel periodo in cui sono state
tutti i record non finanziari che si creano devono                        sostenute.
essere accurati, completi e tempestivi. Fra questi,
ad esempio, vi sono i record dei costi, delle vendite,
i fogli presenze, i report spese, i record paghe e
benefit, le documentazioni obbligatorie, i contratti e le
acquisizioni.

                                                     Torna al contenuto
12      RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Conservazione dei record
I requisiti legali ci impongono la conservazione di certi
record aziendali per specifici periodi di tempo. Per
operare in conformità a tali requisiti, occorre conservare
e/o eliminare i record in base a quanto stabilito dalla                 Poiché oggi molte sedi di RELX Group
Politica di gestione dei record e dal Programma                         dispongono di una memoria sostanzialmente
di conservazione dei record di RELX Group. Ciò                          illimitata per la posta elettronica sul cloud,
include messaggi e-mail; dati elettronici conservati in                 Frieda pensa che non sia più necessario
qualsivoglia modo; copie cartacee di documenti e record                 eliminare le e-mail. Ha ragione?
su qualsiasi altro supporto.
                                                                        Risposta: No. Numerosi tipi di record non devono
In alcuni casi, certi record devono essere conservati                   essere conservati all’infinito; e la maggior parte
oltre il normale periodo di conservazione. Questo potrà                 dei record che devono essere conservati per
accadere in presenza, ad esempio, di record relativi                    lunghi periodi non deve essere conservata come
a una causa legale reale, intimata o ragionevolmente                    file e-mail. Avere una memoria illimitata non
prevista, un’indagine governativa o una citazione                       riduce la necessità di gestire attivamente le
in giudizio per documenti o informazioni. Quando                        e-mail e di eliminare quelle che devono essere
emergono tali circostanze, è necessario conservare tutti                rimosse in base alla Politica di gestione dei record
i record possibilmente inerenti in qualsivoglia forma,                  e al Programma di conservazione dei record.
sospendendo immediatamente qualsiasi ordinaria
modalità di eliminazione o alterazione di documenti
relativi all’azione in oggetto. Un legale dell’azienda
provvederà a contattare il dipendente qualora l’azienda
apprenda di azioni legali o governative in corso o previste
che richiedano una proroga del periodo di conservazione
dei record.

Oltre a conservare i record per il periodo di tempo
necessario, il dipendente deve conservare, trasferire
e cancellare i record in una modalità che sia idonea
all’importanza o al valore delle informazioni contenute
in tali record. Per ulteriori informazioni su come
classificare, conservare, trasmettere e cancellare
adeguatamente record, il dipendente è pregato di
consultare le Procedure di classificazione del valore
delle informazioni.                                                 n   molestare, intimidire o fare commenti discriminatori o
                                                                        diffamatori sugli altri;
                                                                    n   creare, inviare, ricevere intenzionalmente, accedere,
Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche                               scaricare o salvare materiale sessualmente esplicito,
                                                                        abusivo, offensivo o profano;
Il dipendente utilizza i sistemi di RELX Group per
                                                                    n   giocare d’azzardo;
finalità aziendali, conosce le norme che limitano
l’utilizzo di sistemi personali per finalità aziendali ed           n   condurre attività aziendali in concorrenza o prive di
è consapevole che l’utilizzo che il dipendente fa dei                   legami con l’Azienda;
sistemi non è privato.                                              n   introdurre programmi maliziosi in alcuna rete o server
                                                                        di RELX Group (p.es. virus, worm, trojan);
Uso accettabile
                                                                    n   violare il copyright, il segreto commerciale, il brevetto
L’uso dei nostri sistemi è destinato a finalità aziendali.              o altri diritti di proprietà intellettuale dell’azienda o di
Anche se l’uso per ragioni personali limitate è                         terzi; o
consentito, inclusi gli utilizzi protetti per legge, l’utilizzo
da parte del dipendente non deve interferire con il lavoro          n   prendere parte in eventuali altre attività in violazione di
o recare disturbo ai colleghi o alle attività generali della            leggi applicabili, del Codice, di altre politiche aziendali,
società. I sistemi o l’apparecchiatura aziendali non                    o che potrebbero comportare responsabilità a carico di
possono in alcun caso essere usati per i seguenti fini:                 o danneggiare la società.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                                               13

Privacy                                                          Furto o uso improprio della proprietà
Mai ritenere che l’uso dei sistemi dell’azienda sia
privato. Laddove permesso dal punto di vista legale,             L’azienda vieta i tentativi di furto o i furti effettivi e
l’azienda può controllare, registrare e revisionare l’uso        l’uso improprio della proprietà aziendale o personale
dei sistemi dell’azienda o fare copie delle registrazioni        di altri dipendenti. Fra questi, l’uso eccessivo o non
effettuate sui sistemi dell’azienda, sia da remoto che           autorizzato della proprietà aziendale.
accedendo ai dispositivi, per qualsiasi legittimo scopo          Il furto o l’uso improprio della proprietà aziendale può
commerciale come un’indagine o un procedimento                   assumere molte forme, tra cui:
legale (duranti i quali potremo essere obbligati a
divulgare record aziendali alle autorità competenti),            n   furto di forniture, apparecchiature, documenti, contanti
oppure per rilevare o prevenire l’accesso, l’uso o la                o altra proprietà tangibile;
divulgazione senza autorizzazione, o infine per ottenere         n   uso improprio di una carta di credito o carta d’acquisto
dati necessari dell’azienda in assenza del dipendente.               aziendale;
Laddove non sia richiesta dalla legge, l’utente non
riceverà alcun preavviso di tali attività. Nelle sedi            n   uso eccessivo di telefoni, computer, fotocopiatrici,
statunitensi, non è garantita alcuna privacy di quanto               sistemi aziendali (incluso rete o accesso wireless) o
creato, memorizzato o ricevuto sui nostri sistemi. Ogni              altri dispositivi per finalità non aziendali;
settore seguirà procedure di approvazione definite prima         n   invio di fogli presenze o report spese falsificati;
di controllare, registrare o rivedere l’uso dei Sistemi
dell’Azienda.                                                    n   uso non autorizzato di nostri loghi, marchi o altri
                                                                     marchi registrati, o nostre informazioni proprietarie,
                                                                     segreti commerciali, invenzioni, copyright o altre
Sistemi personali                                                    attività commerciali proprietarie; e
Esistono anche limiti sulla possibilità per il dipendente        n   trattenimento di benefit personali da un cliente,
di utilizzare sistemi personali per svolgere attività
                                                                     fornitore o altre parti con le quali operiamo che ci
aziendali. Il dipendente potrà utilizzare i sistemi
                                                                     appartengono di diritto.
personali per svolgere attività aziendali solo se è
espressamente autorizzato a farlo dall’azienda o se
l’utilizzo che il dipendente fa di tali sistemi personali sia
conforme alle politiche aziendali.

Il dipendente è pregato di fare riferimento alla Politica
in materia di dispositivi elettronici sul posto di lavoro
di RELX Group per le definizioni di sistemi personali
e aziendali e per ulteriori informazioni sull’utilizzo
adeguato di sistemi, reti e informazioni elettroniche.

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14        RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Proprietà intellettuale e informazioni riservate
Come tutte le proprietà aziendali, le informazioni                    n   proiezioni e report finanziari
proprietarie, confidenziali e riservate devono essere                 n   prodotti e servizi in sviluppo; e
protette.
                                                                      n   acquisizioni o cessioni potenziali.
Proprietà intellettuale e informazioni confidenziali,
                                                                      Tutti i documenti, i file, i record e i report acquisiti o
riservate e proprietarie
                                                                      creati durante il periodo di impiego presso RELX Group
Le nostre informazioni confidenziali e riservate e                    appartengono a RELX Group. I dipendenti non potranno
altre proprietà intellettuali (tra cui copyright, marchi              accedere o rimuovere tali materiali dai nostri uffici se
commerciali e brevetti) devono essere tutelate                        non sono autorizzati a farlo.
esattamente come si protegge tutto il resto della
proprietà aziendale importante. Ciò significa utilizzare              Qualora il dipendente sia coinvolto in un’operazione
e proteggere adeguatamente la riservatezza delle                      di acquisizione o altra transazione commercialmente
informazioni, incluse determinate informazioni                        sensibile, potrebbe essere necessario firmare un
riservate con valore commerciale, spesso chiamate                     accordo di non divulgazione.
segreti commerciali, in conformità alle Linee guida in
materia di segreti commerciali di RELX Group e le leggi               Periodicamente si detengono proprietà intellettuale
applicabili.                                                          o informazioni confidenziali o riservate appartenenti
                                                                      a terze parti. Fra questi documenti vi possono essere
Esempi di questo tipo di informazioni che sono                        materiali di copyright con licenza o informazioni apprese
considerate riservate e sono probabilmente segreti                    nel corso di una proposta di acquisizione. La copia e
commerciali, sono:                                                    l’uso di tali informazioni intellettuali sono consentiti solo
n rapporti con i clienti e piani sulla determinazione dei
                                                                      se l’uso è conforme alle leggi applicabili e agli accordi
  prezzi;                                                             stipulati con il proprietario.

     Olivia e i suoi colleghi di RELX Group sviluppano
     algoritmi proprietari per migliorare la rilevanza
     dei risultati di ricerca. Uno dei suoi algoritmi
     non è stato selezionato per l’implementazione,
     quindi Olivia ha deciso di donare il prodotto a
     un’università. Può farlo?

     Risposta: No. Il lavoro di Olivia è proprietà
     intellettuale dell’azienda. Lei non ha facoltà di
     condividere il lavoro con terzi salvo laddove abbia
     l’autorità specifica di farlo, anche se l’azienda non
     ha in quel momento intenzione di farne uso.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                                                  15

  Sicurezza delle informazioni
  Ciascuno di noi deve proteggere le informazioni che           n   non caricare software personale o non autorizzato
  ci hanno affidato nell’ambito delle nostre mansioni.              sui computer aziendali o su dispositivi mobili emessi
  Dobbiamo essere diligenti nel prevenire l’accesso non             dall’azienda come smartphone o tablet;
  autorizzato ai nostri sistemi e dati. Se la mansione          n   mantenere la sicurezza fisica e protezione delle
  prevede l’accesso a informazioni personali, record                password di tutti i dispositivi portatili (laptop, tablet,
  pubblici o ad altre informazioni confidenziali secondo            smartphone) e dispositivi di memoria;
  le definizioni di cui alla Procedure di classificazione
  del valore delle informazioni di RELX Group,                  n   tenere la scrivania e le aree di lavoro libere da
  accertarsi di conoscere e operare in conformità a tutte           informazioni sensibili; e
  le politiche e leggi applicabili per tali informazioni.       n   accedere a, utilizzare o inviare informazioni
                                                                    riservate o ad accesso ristretto solo se autorizzati
  Il dipendente è responsabile di conoscere e seguire
                                                                    a farlo e con adeguate misure di tutela ai fini della
  tutte le politiche e le pratiche mirate a salvaguardare
                                                                    protezione delle informazioni.
  le nostre informazioni. Tra le misure adottate, per
  esempio:                                                      In caso di domande o dubbi sulla sicurezza
  n   tenere riservati e non condividere gli ID utente o le     delle informazioni, contattare il responsabile di
      password;                                                 competenza, il funzionario addetto alla sicurezza
                                                                dei dati o un legale aziendale. Se il dipendente è a
  n   segnalare adeguatamente tentativi di accesso o            conoscenza di un incidente di sicurezza che potrebbe
      corruzione dei nostri sistemi con tecniche quali          coinvolgere informazioni personali, il dipendente è
      phishing, pretexting e social engineering;                tenuto a segnalarlo immediatamente a
  n   leggere e seguire le comunicazioni e le linee guida       security@relx.com.
      emesse dall’azienda per la tutela delle informazioni;

   Audrey riceve la chiamata di una persona che
   dice di essere un funzionario della sicurezza
   informatica e che le chiede le sue informazioni
   di accesso per verificare che abbia caricato sul
   suo computer il software antivirus più recente.
   Audrey deve fornire i suoi dati?

   Risposta: No. Non bisogna mai fornire ad altri le
   proprie credenziali di accesso.

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16          RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

     Contatti con i media e la comunità                                 Ispezioni a sorpresa e richieste di
     finanziaria                                                        informazioni da parte di legali e agenzie
                                                                        governative
     Solo i dipendenti autorizzati possono comunicare
     con i media o la comunità finanziaria.                             Qualora il dipendente sia contattato da un legale
                                                                        che non ci rappresenta, da agenti governativi, da
     Ai sensi delle nostre politiche, soltanto le persone
                                                                        investigatori o da altre terze parti alla ricerca di
     autorizzate potranno parlare con la stampa in qualità
                                                                        informazioni o documenti aziendali riguardanti una
     di portavoce di qualsiasi azienda di RELX Group. Se
                                                                        controversia o indagine potenziale o effettiva, deve
     si viene contattati per un commento per conto di
                                                                        comunicarlo immediatamente a un legale aziendale.
     un’azienda di RELX Group, il dipendente è pregato di
                                                                        Questo è necessario anche se la richiesta non
     inoltrare tali richieste nei seguenti modi:
                                                                        riguarda una questione che ci coinvolge. Il rinvio
     n   inoltrare le richieste della stampa relative alla              immediato a un legale aziendale è fondamentale se il
         nostra azienda controllante al Dipartimento                    dipendente riceve una convocazione, una citazione in
         comunicazione aziendale di RELX Group;                         giudizio o altro documento che legalmente lo convoca
                                                                        o che richiede una risposta entro un dato termine. Un
     n   inoltrare le domande dei media sulla propria attività
                                                                        legale aziendale valuterà l’oggetto della questione,
         aziendale settoriale in base a quanto richiesto dalle
                                                                        determinerà la risposta opportuna e consiglierà i
         politiche e dalle procedure di settore dell’unità
                                                                        dipendenti che devono essere messi al corrente della
         aziendale; e
                                                                        situazione.
     n   inoltrare le richieste di informazioni o di visite alla
         sede da parte di istituti finanziari, broker, analisti,        In determinati paesi, i rappresentati governativi sono
         commentatori, azionisti o altri membri delle                   autorizzati a entrare nelle strutture dell’azienda
         comunità finanziarie o d’investimento al Reparto               per condurre ispezioni a sorpresa (“ispezioni a
         finanza aziendale di RELX Group.                               sorpresa”) allo scopo di raccogliere prove nell’ambito
                                                                        di un’indagine su violazioni di legge sospette. Queste
                                                                        autorità hanno facoltà di accesso ai nostri uffici, o
                                                                        in alcune regioni, perfino alle nostre case, al fine di
                                                                        analizzare e fare copie dei record aziendali; apporre il
                                                                        sigillo ai nostri uffici e record; intervistare i dipendenti;
                                                                        e prendere appunti su fatti o documenti relativi alla
                                                                        questione in oggetto e alla finalità dell’ispezione.
     L’unità aziendale di Francis ha appena                             I dipendenti sono tenuti a prendere visione della
     annunciato un’acquisizione che potrebbe avere                      Politica in materia di ispezioni a sorpresa di RELX
     un impatto positivo sulla comunità locale. Un                      Group e di qualsiasi politica o procedura in materia di
     blogger di business ha inviato a Francis un                        ispezioni a sorpresa della propria azienda o località
     testo nel quale gli chiede che cosa ne pensa                       per ulteriori istruzioni relative alle attività da portare
     dell’acquisizione. Come si deve comportare                         a compimento nel caso in cui il proprio ufficio sia
     Francis?                                                           sottoposto a un’ispezione a sorpresa. I dipendenti
                                                                        possono rivolgersi a un avvocato dell’azienda in caso
     Risposta: Francis dovrebbe rifiutarsi cortesemente                 di domande.
     di rispondere alla domanda e rinviare il blogger
     al reparto di comunicazione aziendale. Le
     domande dei media possono essere soddisfatte
     solo da persone autorizzate a parlare per conto
     dell’azienda. Eventuali risposte non autorizzate o
     imprecise possono avere conseguenze dannose o
     altre ripercussioni indesiderabili per l’azienda.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                                                                            17

                       Frode e dichiarazioni false o
                       fuorvianti
                       Tutti i report e le dichiarazioni scritte od orali sulla nostra
                       azienda devono essere accurati e non fuorvianti.

                       La nostra credibilità e reputazione
                       dipendono dall’accuratezza dei nostri
                       libri, record e dichiarazioni. Vietiamo
                       severamente qualsivoglia tentativo
                       di frode a clienti, fornitori, azionisti,             Tasha sta facendo una presentazione a
                       revisori o altra parte con la quale                   un potenziale cliente, che pone diverse
                       comunichiamo o operiamo. Con ciò si                   domande sui nostri prodotti. Dubbiosa su
                       intende rilasciare, in modo intenzionale              una delle risposte, Tasha desidera lasciare
                       o sconsiderato, dichiarazioni orali o                 una buona impressione e inventa una
                       scritte false o fuorvianti o fare omissioni           risposta che suona ragionevole. Ha adottato
                       sui nostri prodotti, servizi, condizione              l’approccio corretto?
                       finanziaria, politiche, sicurezza, privacy
                       o prassi di conformità.                               Risposta: No. È sempre meglio essere
                                                                             accurati e comportarsi in linea con la nostra
                       Il dipendente che comunica con i nostri               reputazione e credibilità anziché manipolare i
                       revisori interni o esterni deve fornire               fatti e presentare informazioni potenzialmente
                       tutte le informazioni necessarie in                   scorrette. Tasha avrebbe reso un servizio
                       relazione alla preparazione dei report                migliore a RELX Group e al potenziale cliente
                       di revisione e correggere qualsivoglia                se avesse risposto che avrebbe fatto ricerche
                       interpretazione apparentemente                        in merito, per poter offrire nel giro di breve
                       scorretta di tali informazioni prima                  tempo risposte accurate.
                       della pubblicazione dei relativi report.

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18        RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Frode in titoli
Tutti i dipendenti dovranno agire in conformità al                    Le informazioni sono “materiali” quando è probabile
Codice in materia di negoziazione di titoli (Codice sulle             che avranno un impatto significativo sul prezzo dei
negoziazioni) di RELX Group. Le disposizioni principali               titoli o che un ragionevole investitore considererebbe
del Codice sulle negoziazioni sono riassunte di seguito.              importanti ai fini della decisione riguardante l’acquisto
                                                                      o la vendita dei titoli. Le informazioni sono “non
É illegale e/o costituisce una violazione del Codice                  pubbliche” se non sono state divulgate in un report
sulle negoziazioni portare a compimento determinate                   annuale o periodico agli azionisti, in un comunicato
azioni, se si hanno informazioni privilegiate (materiali,             stampa o regolatorio o in un documento pubblico
informazioni non pubbliche) in relazione a titoli di                  alle autorità regolatorie. In caso di dubbi, si deve
RELX Group e titoli di eventuali altre aziende di cui il              partire dal presupposto che le informazioni apprese
dipendente dovesse venire a conoscenza nel corso della                come dipendente di RELX Group sono materiali e non
propria attività lavorativa presso il RELX Group.                     pubbliche.
In particolare, è illecito e/o costituisce una violazione del         In caso di domande sull’acquisto o sulla vendita di titoli
Codice sulle negoziazioni:                                            in presenza di potenziale coinvolgimento di informazioni
n   negoziare in titoli o strumenti a essi collegati se si è in       privilegiate (o che appaiono come tali), chiedere al
    possesso di informazioni privilegiate;                            Responsabile della segreteria di RELX Group prima di
                                                                      contrattare i titoli. Ove applicabile, il dipendente agirà
n   divulgare tali informazioni ad altri eccetto quando la            in conformità ai periodi di chiusura durante i quali ai
    divulgazione è effettuata in rigorosa conformità ai               dipendenti è fatto divieto di negoziare in titoli o strumenti
    propri obblighi o funzioni e il destinatario è soggetto a         a essi collegati di RELX Group. Il dipendente sarà
    un obbligo di riservatezza;                                       notificato direttamente dalla Segreteria dell’azienda se
n   raccomandare, incoraggiare o indurre un’altra                     tali periodi di chiusura saranno a egli/ella applicabili.
    persona a negoziare titoli o strumenti a essi collegati
    se si è in possesso di informazioni privilegiate;
n   rendere di pubblico dominio informazioni materiali
    false o fuorvianti sull’azienda o su altra azienda
    pubblica; e
                                                                         Jorge apprende che la sua azienda acquisirà
n   non rendere di pubblico dominio informazioni materiali               un’azienda concorrente; l’operazione potrebbe
    di cui il pubblico dovrebbe essere a conoscenza (in                  determinare un aumento del prezzo azionario
    conformità ai requisiti della nostra politica sui contatti           dell’azienda concorrente. Decide di acquistare
    con i media e la comunità finanziaria, come sopra                    una parte delle azioni della concorrente e
    descritto).                                                          suggerisce a sua sorella di fare lo stesso. Può
                                                                         farlo?

                                                                         Risposta: No. Jorge non può contrattare titoli
                                                                         sulla base di informazioni interne, né condividere
                                                                         tali informazioni con terzi perché giochino in
                                                                         borsa. Questo si applica alle contrattazioni di
                                                                         titoli di RELX Group o quelli di qualsiasi altra
                                                                         azienda. Con “informazioni interne” si intendono
                                                                         informazioni materiali, non pubbliche, che
                                                                         potrebbero incidere sul prezzo dei titoli o che un
                                                                         ragionevole investitore considererebbe importanti
                                                                         ai fini della decisione riguardante l’acquisto o la
                                                                         vendita dei titoli.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                           19

Attività pubblicitarie e promozionali
La legge impone che le prassi da seguire nell’ambito
delle attività pubblicitarie e di vendita siano corrette e
accurate. Se corrette e accurate, sono utili a preservare
il nostro approccio di serietà e professionalità e la
nostra reputazione.

Tutte le dichiarazioni pubblicitarie o di altra natura
in qualsivoglia supporto stampato, elettronico o altro
supporto non stampato devono essere fedeli e partire da
un ragionevole presupposto. Devono essere convalidate
prima della pubblicazione o della divulgazione. Questo
altresì si applica alle presentazioni orali o anche a
conversazioni casuali quando si fanno commenti
obiettivi, effettivi o quantificabili sui nostri prodotti o
servizi o su quelli di altre aziende.

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20        RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Uso dei social media
Le piattaforme e i servizi dei social media sono                      Queste precauzioni si applicano ad attività sui social
strumenti che ci aiutano a far crescere i nostri marchi,              media sanzionate o sponsorizzate dall’azienda. Si
a promuovere i nostri prodotti e servizi e a sviluppare               applicano anche all’uso personale dei social media
relazioni con i nostri clienti attuali e potenziali. Tuttavia,        quando:
quando si usano i social media, si deve:                              n   ci si presenta come dipendente di un’azienda di RELX
n   esercitare integrità personale e responsabilità;                      Group;
                                                                      n   si pubblicano post sul proprio lavoro, sulle nostre
n   rispettare i nostri diritti di proprietà intellettuale e
                                                                          attività aziendali, sui nostri prodotti, servizi o
    quelli di terze parti;
                                                                          concorrenti; o
n   fare dichiarazioni o parlare per conto di RELX Group              n   si discute o ci si connette ad altri dipendenti o ai nostri
    solo se si ha l’autorità per farlo;                                   autori, editori, clienti, agenti, fornitori o altri partner.
n   proteggere le informazioni riservate non condividendo
    informazioni riservate o altre informazioni protette; e
n   altrimenti agire in conformità alla Politica in materia
    di social media di RELX Group
                                                                          Jon è un dipendente di RELX Group che ama
                                                                          rendere contributi alle discussioni di gruppo
                                                                          su LinkedIn con informazioni e opinioni basate
                                                                          sulle esperienze del proprio lavoro. Un collega
                                                                          ha detto a Jon che le sue azioni sono soggette
                                                                          alla politica sui social media dell’azienda. Jon
                                                                          non è d’accordo, perché sostiene di svolgere
                                                                          quell’attività nel tempo libero e sul proprio
                                                                          account di LinkedIn. Chi ha ragione?

                                                                          Risposta: Ha ragione il collega di Jon. Jon non ha
                                                                          il divieto di svolgere la sua attività, ma è soggetto
                                                                          alla politica perché è verosimilmente identificabile
                                                                          come dipendente di RELX Group, pertanto gli
                                                                          altri potrebbero pensare che parli per conto della
                                                                          società. Se posta commenti sui prodotti, servizi
                                                                          o concorrenti di RELX Group o si connette ad
                                                                          altri contatti lavorativi, è soggetto alla politica. Di
                                                                          conseguenza, deve conoscere e seguire la Politica
                                                                          sui social media di RELX Group e qualsiasi altra
                                                                          politica o linea guida fornita dalla sua azienda.

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Protezione di dati
L’azienda è impegnata a proteggere la privacy dei dati personali dei nostri
clienti, dipendenti e altre parti e a rispettare le leggi che regolano le
modalità di gestione di queste informazioni.

In questa sezione
22 Privacy dei dati

                                                  Torna al contenuto
22       RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Protezione di dati
Le informazioni personali sono informazioni che
possono essere utilizzate per identificare un individuo.
Queste possono includere il nome, l’indirizzo o il
numero di telefono di una persona o il numero del
documento d’identità o di altro identificatore. Nel
corso delle nostre attività, abbiamo la facoltà di
raccogliere, detenere e usare informazioni personali
dei nostri clienti, fornitori, dipendenti, richiedenti
lavoro e azionisti. Vogliamo che gli altri si sentano
sicuri e abbiano fiducia in noi quando condividiamo
informazioni che ci aiutano a fornire informazioni,
servizi e prodotti superiori.
A tal fine, occorre:
n   operare in conformità alle leggi applicabili e a tutte
    le politiche aziendali in materia di protezione e uso di
    informazioni personali;
n   raccogliere, trattare, usare, divulgare o memorizzare
    informazioni personali solo se vi sia una finalità
    aziendale legittima a tal fine e siano state inviate le
    necessarie notifiche alle persone di competenza; e
n   seguire attentamente le Procedure di classificazione
    del valore delle informazioni e tutte le politiche
    aziendali correlate alla corretta classificazione,                          Qualcuno che asserisce di appartenere
    raccolta, elaborazione, uso, divulgazione,                                  alle autorità fiscali chiama e chiede le
    memorizzazione, trasferimento ed eliminazione delle                         informazioni di contatto e numero di telefono
    informazioni personali. Ambire a proteggere tali                            di un altro dipendente. Il dipendente è tenuto
    informazioni come se fossero nostre.                                        a fornire queste informazioni?

I Principi in materia di privacy di RELX Group guidano                          Risposta: No. Il dipendente non dovrà mai
il nostro approccio alla protezione dei dati e privacy                          fornire informazioni relative ad altri dipendenti
nell’ambito dell’intera organizzazione.                                         o altre informazioni personali o aziendali
                                                                                salvo che non sia autorizzato a farlo. Anche
                                                                                quando è autorizzato, il dipendente non può
                                                                                fornire queste informazioni telefonicamente
                                                                                salvo il caso in cui sia assolutamente certo
                                                                                della persona con la quale sta parlando.
                                                                                Ciò include informazioni relative ad altri
                                                                                dipendenti, clienti, fornitori o di chiunque altro
                                                                                il dipendente abbia accesso alle informazioni
                                                                                personali.

                                                                                Se il dipendente non è sicuro di essere
                                                                                autorizzato a divulgare informazioni, dovrà
                                                                                verificarlo con il proprio responsabile
                                                                                e chiedere consulenza a un avvocato
                                                                                dell’azienda se necessario.

                                                                                Se al dipendente viene chiesta una referenza
                                                                                di lavoro, il dipendente dovrà consultare il
                                                                                dipartimento risorse umane o un avvocato
                                                                                dell’azienda per conoscere e agire in
                                                                                conformità a eventuali politiche applicabili,
                                                                                prima di fornire informazioni.

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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                            23

Rapporti con partner
aziendali, clienti,
fornitori e concorrenza
In questa sezione
24 Leggi sulla concorrenza e antitrust

26 Concussione

27 Offerta o accettazione di doni o intrattenimento

30 Sanzioni commerciali

30 Contratti con altre parti

                                                      Torna al contenuto
24       RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Leggi sulla concorrenza e antitrust
Noi siamo un concorrente forte ma leale. Vietiamo le pratiche
anti-concorrenziali e le pratiche commerciali sleali ivi inclusi
gli accordi illeciti con i concorrenti, clienti, fornitori, e altri
partner aziendali.

Competiamo con forza, ma anche lealmente,                  n   I fornitori e i relativi clienti o licenziatari
con integrità e in conformità alle leggi antitrust             non sono in linea generale autorizzati a
e sulla concorrenza. Queste leggi promuovono                   concordare prezzi ai quali rivendere beni o
la concorrenza libera e leale in tutto il mondo,               servizi.
in modo tale che i clienti traggano beneficio              n   Singole aziende con il “monopolio” o
dalla concorrenza aperta tra i fornitori; e i
                                                               potere “dominante” non possono adottare
venditori allo stesso modo traggano beneficio
                                                               misure che diano l’impressione di essere
dalla concorrenza tra i loro acquirenti.
                                                               strategie di controllo di un mercato. Queste
Le leggi antitrust e sulla concorrenza                         generalmente includono:
proibiscono “limitazioni commerciali”, tra cui                 o unione o assemblaggio necessario di

certi tipi di accordi o condotte che coinvolgono                 prodotti separati;
concorrenti, clienti o fornitori, o anche                      o interruzione sleale di rapporti con

un’unica azienda con una posizione di mercato                    rivenditori, distributori o fornitori;
dominante.                                                     o discriminazione di prezzi;

Di seguito alcuni esempi di potenziali                         o determinazione dei prezzi predatoria

condotte illegali:                                               (vendite sotto costo); e
                                                               o accordi di trattative esclusive
n   I concorrenti hanno il severo divieto di
    raggiungere accordi o adottare azioni comuni                 eccessivamente restrittive
    riguardanti:                                           n   Prassi commerciali o metodi concorrenziali
    o prezzi, termini o offerte;                               sleali o ingannevoli, per esempio:
    o assegnazioni o divisioni di prodotti o                   o pubblicità fuorviante;

       territori;                                              o dichiarazioni denigratorie rispetto a un

    o selezione di clienti o fornitori; o                        prodotto della concorrenza;
    o limiti alla produzione, all’inventario o alla            o molestie verso un concorrente; e

       ricerca e allo sviluppo.                                o furto di segreti commerciali o altre

                                                                 informazioni aziendali riservate.

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  Vi sono ragioni e occasioni legittime per interagire con
  la concorrenza, a patto che non ci si dedichi a cercare
  collusioni illegali attraverso queste attività. Tali
                                                                         Thomas si trova a chiacchierare con alcuni
  attività comprendono il coinvolgimento in associazioni
                                                                         rappresentanti di aziende concorrenti,
  di categoria, benchmarking, joint venture, raccolta
                                                                         durante una conferenza commerciale,
  legittima di intelligence competitiva in conformità alle
                                                                         quando il discorso entra nel merito di
  procedure di RELX Group e certe attività comuni come
                                                                         un’esigenza di aumento dei prezzi. Thomas
  attività di lobbying e azioni legali.
                                                                         sa che non deve trattare argomenti
  Le violazioni delle leggi antitrust e sulla concorrenza                come costi e determinazione dei prezzi
  sono spesso trattate come reati penali che possono                     con la concorrenza, dunque lascia
  dare luogo a condanne sia di aziende che di singoli,                   immediatamente la conferenza. Thomas ha
  comprese sanzioni elevate e condanne a pene                            agito come doveva?
  detentive. I costi, le penali e la responsabilità civile
                                                                         Answer: In parte. Thomas ha fatto bene ad
  in tali circostanze spesso superano di gran lunga i
                                                                         abbandonare la conversazione, perché anche
  profitti o il danno monetario causato dalla condotta o
                                                                         una conversazione casuale tra concorrenti
  dall’accordo illegale. Le sanzioni e le penali potenziali
                                                                         può determinare una violazione della legge
  sono particolarmente significative perché, come
                                                                         antitrust. Tuttavia, Thomas avrebbe dovuto
  azienda e individui, noi siamo soggetti alle leggi sulla
                                                                         fare di più che semplicemente andarsene.
  concorrenza o antitrust di qualsiasi Paese nel quale la
                                                                         Avrebbe dovuto dichiarare in modo chiaro
  nostra condotta abbia un effetto economico.
                                                                         ed enfatico che non desiderava far parte
  Per ulteriori informazioni riguardanti le leggi sulla                  della conversazione. In seguito avrebbe
  concorrenza e antitrust, consultare le Norme sulla                     dovuto contattare un legale aziendale per
  conformità alle leggi antitrust e sulla concorrenza                    discutere della situazione e stabilire se fosse
  di RELX Group e qualsiasi politica, linea guida e                      giustificata l’adozione di un’ulteriore misura
  procedura aziendale in materia.                                        volta a evitare qualsivoglia impressione che
                                                                         lui o l’azienda fossero coinvolti nella condotta
                                                                         impropria.

                                                    Torna al contenuto
26      RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Concussione
Non offrire, dare o ricevere da altre parti alcuna cosa di
valore, o alcun vantaggio finanziario o di altra natura,
in cambio di un trattamento di favore o con lo scopo di
influenzare le decisioni commerciali del destinatario.

Si determina concussione quando si offre, promette,                            Greg sta sviluppando contatti aziendali
richiede, dà o accetta qualsiasi cosa di valore o qualsiasi                    in un Paese in cui l’azienda non ha mai
vantaggio finanziario o di altra natura, o si autorizza altri                  operato. Un agente locale dice a Greg che
a farlo, in cambio di un trattamento di favore da parte di                     ha bisogno di $5.000 per agevolare la sua
un’azienda, un’autorità, un funzionario o un dipendente                        presentazione ai funzionari governativi
governativi. Le tangenti includono: pagamenti in                               chiave. Greg deve fornire il denaro
contanti, doni, favori, qualsiasi oggetto o servizio di                        richiesto?
valore o qualsiasi altro vantaggio finanziario.                                Risposta: No. Greg deve precisare in termini
Nella maggior parte dei Paesi e in molti governi locali                        inequivocabili all’agente di vendita che non
sono in vigore leggi che proibiscono la concussione e la                       pagherà alcun importo al fine di accedere
corruzione. Molte di queste leggi si applicano quando                          o influenzare funzionari governativi, e
la condotta dolosa si verifica al di fuori dei propri                          deve segnalare la richiesta al proprio
confini nazionali e/o da cittadini di altri Paesi. Esempi                      responsabile e a un legale aziendale. Il
di legge con portata extraterritoriale includono la                            versamento di denaro a qualsivoglia parte
Legge in materia anticoncussione del Regno Unito (UK                           effettuato allo scopo di influenzare un
Bribery Act) e la Legge in materia di pratiche corruttive                      funzionario governativo viola le leggi di
all’estero (Foreign Corrupt Practices Act) degli Stati                         molti Paesi, in particolare il Bribery Act
Uniti. La violazione di queste leggi è spesso trattata                         (legge anticorruzione) del Regno Unito e il
come reato penale che può determinare condanne sia di                          Foreign Corrupt Practices Act (legge contro
società che di singoli, comprese sanzioni elevate e pene                       la corruzione di funzionari stranieri) degli
detentive.                                                                     Stati Uniti. La violazione di queste leggi può
                                                                               determinare gravi penalizzazioni per l’azienda
Per operare in conformità alle leggi sulla concussione,                        e per i singoli trasgressori, tra cui sanzioni
è necessario evitare di effettuare o ricevere                                  pecuniarie sostanziali e potenziali pene
pagamenti impropri direttamente a o da un’altra parte                          detentive.
commerciale, cliente, rappresentante di cliente o
dipendente o funzionario governativo. Non è consentito
inoltre effettuare tali pagamenti indirettamente tramite
un consulente, agente o altra parte che presta servizi
per nostro conto ed è necessario mantenere libri
contabili e registri accurati in modo tale che tutti i
pagamenti siano descritti onestamente e non utilizzati
per finalità illecite.

Le leggi sulla concussione limitano anche l’offerta
o la concessione di doni, intrattenimento o regalie,
specialmente a dipendenti e funzionari governativi, come
spiega la seguente sezione sull’Offerta o accettazione di
doni o intrattenimento.

                                                          Torna al contenuto
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale                           27

Offerta o accettazione di
doni o intrattenimento
Non richiedere, accettare, offrire o dare doni o intrattenimento che
possano influenzare, o dare l’impressione di influenzare, la capacità
di prendere decisioni aziendali obiettive.

Eventuali doni di valore superiore al valore nominale,
doni o intrattenimento frequenti o intrattenimento che
va oltre un servizio sociale di routine possono sembrare
un tentativo di influenzare il dipendente o l’altra parte.
La nostra politica è tesa a prevenire la concussione e
persino le sembianze della concussione con clienti,
venditori, consulenti, fornitori e altri associati aziendali
attuali o potenziali. Oltre a questa politica, il dipendente
è tenuto a seguire ogni eventuale standard più severo
richiesto dalla singola azienda o dal singolo reparto.

                                                     Torna al contenuto
28       RELX Group Codice etico e di condotta aziendale

Doni
Quando si conducono trattative con dipendenti non                    n   illegale o contrario alle nostre politiche;
governativi, limitare l’offerta o l’accettazione di doni, tra        n   capace di ripercuotersi negativamente sulla nostra
cui prodotti, servizi personali o favori, a quelli con valore            reputazione; o
stimato inferiore a £100 per persona o equivalente nella
valuta locale. Per i dipendenti e i funzionari governativi,          n   inteso o sembrare essere inteso a influenzare le
le leggi locali impongono limiti ancora più severi in                    decisioni commerciali del destinatario o che abbia
materia di offerta di doni, come stabilito nelle Normative               ragionevole probabilità di incidere indebitamente sullo
di conformità per la prevenzione di concussione e                        svolgimento delle funzioni dei destinatari, o che possa
corruzione di RELX Group.                                                indurre i destinatari ad agire illecitamente, o essere
                                                                         ragionevolmente in grado di provocare azioni illecite.
Tali limiti monetari sono intesi come tetto massimo,
poiché qualsiasi dono di valore superiore al valore                  Doni e regalie rientranti in queste descrizioni potrebbero
nominale potrebbe risultare sospetto in base alle                    essere considerati come sospetti e, eventualmente,
circostanze. Non richiedere doni di qualsivoglia somma.              intesi come tangenti illecite.
Inoltre, non offrire o accettare qualsivoglia dono che sia:          Se si riceve o si desidera fare un dono il cui valore
n   effettuato in mancata conformità alla Regole in                  sia superiore ai £100 o equivalente in natura, o che
    materia di conformità per la prevenzione della                   altrimenti appaia in contrasto con questi requisiti,
    concussione e corruzione di RELX Group;                          il dipendente è tenuto a rivolgersi al comitato per
                                                                     la conformità del proprio settore aziendale prima di
n   in contanti, equivalenti di contanti (ad es., buono
                                                                     accettare o fare il regalo. Potrebbe essere chiesto al
    acquisto American Express o Visa) o titoli;
                                                                     dipendente di restituire doni di valore superiore al dovuto
n   offerto in cambio di qualcosa (“quid pro quo”);                  o darli in azienda per conservarli per uso aziendale o
                                                                     donarli in beneficenza, anziché consentire di tenerli
n   dato in un momento in cui il dipendente e le altre parti
                                                                     e rischiare di dare l’impressione di essere guidati da
    sono in trattative per un contratto o si trovano in fase
                                                                     pregiudizio.
    di processo di selezione di un venditore associato;
n   parte di ciò che potrebbe sembrare una prassi                    Si ricordi che anche doni di valore inferiore sono
    frequente nell’offerta di doni, anche se di valore               inopportuni se ripetuti o intesi (o che possono
    nominale;                                                        dare l’impressione di essere intesi) a influenzare
                                                                     inopportunamente il destinatario.
n   indecente o a orientamento sessuale;

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