CODICE DI CONDOTTA - GENNAIO 2020
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CODICE DI CONDOTTA GENNAIO 2020
Messaggio di Marie-Christine Coisne-Roquette (Presidente)
e di Philippe Delpech (Chief Executive Officer) 03
Introduzione 04
Comitato Esecutivo, Il nostro Impegno 05
Governance e Responsabilità 06
Attuazione e Rispetto del Codice di Condotta 07
Come manifestare un Timore? 08
I Nostri Valori 09
I NOSTRI STANDARD
COME DATORE DI LAVORO 10
Diritti umani 11
Bullismo, Molestie e Discriminazioni 12
Salute e Sicurezza 13
Tutela della nostra Immagine sui social Media 14
Privacy e Sicurezza Informatica 15
Protezione dei beni Aziendali 16
Informazioni riservate e sensibili 17
I NOSTRI STANDARD
COME AZIENDA 18
Integrità aziendale 19
Regali e Intrattenimenti 20
Conflitto di Interessi 21
Prevenzione delle Frodi 22
Concorrenza leale 23
Selezione dei Fornitori 24
I NOSTRI STANDARD
CITTADINANZA D’IMPRESA
INDICE
26
Ambiente27
Contributo alle Comunità locali 28
Contributi politici e Lobbying 29
Controllo del Commercio internazionale 30
Prevenzione del Riciclaggio di Denaro 31
Accuratezza della Reportistica e Integrità finanziaria 32
Dovete sempre ricordare, Contatto 35
D
al 1969, anno della sua costituzione, affrontare decisioni difficili, poniamo sempre al
Sonepar è cresciuta sino a diventare il primo posto l’etica, la compliance e l’integrità e
n. 1 al mondo nella distribuzione B2B di chiediamo che lo facciano anche i nostri partner.
prodotti elettrici, soluzioni e servizi correlati
ma rimanendo sempre fedele alle sue origini di Condividiamo tutti gli stessi valori, le stesse
società indipendente a conduzione familiare. Le regole di governance e ci ispiriamo agli stessi
competenze e la passione dei suoi collaboratori principi di azione che guidano la nostra crescita
consentono a Sonepar di offrire ai clienti un servizio solida e sostenibile, a prescindere dalla sede e
e un'esperienza di livello superiore. L’ambizione di dall’unità operativa a cui apparteniamo.
Sonepar è infatti essere “La Référence” - l punto di
riferimento per eccellenza di tutti i suoi stakeholder. Crediamo che integrità, equità, fiducia e rispetto
debbano sempre prevalere sulla ricerca del profitto.
Nel 2018, abbiamo creato “Impact”, un nuovo piano Siamo infatti convinti che il rispetto degli standard
strategico che si fonda sui quattro pilastri seguenti: legali ed etici da parte di Sonepar sia un elemento
centrale nella costruzione di un’azienda sostenibile.
➔ la performance, perché senza profitti Sonepar
La nostra focalizzazione sul rispetto delle regole
non può investire e crescere;
è una fonte di valore aggiunto che contribuisce a
➔ le persone, grazie ai programmi per il garantire la nostra crescita di lungo periodo.
personale, implementati progressivamente
per accompagnare i nostri team verso il futuro Questo impegno è formalizzato nel presente
e nella transizione digitale; Codice di condotta, ma concretamente sono le
➔ i clienti, focalizzandoci sulla compliance e su vostre azioni e le vostre decisioni, in qualità di
un’organizzazione e un’esperienza sempre più collaboratori, che consentono al nostro gruppo
orientate al cliente e di operare eticamente. Siete la nostra prima linea
di difesa dalle violazioni del Codice di condotta.
➔ il pianeta, poiché riconosciamo che l’ambiente,
Contiamo su di voi affinché ci segnaliate qualsiasi
la sostenibilità di lungo periodo e la società
comportamento non etico, mettendovi in
sono priorità assolute.
contatto con il vostro responsabile o con il Legal,
La storia di Sonepar è una storia costruita sulla Risk & Compliance Network di Sonepar oppure
base dei nostri valori fondanti di lungo termine utilizzando la nostra procedura di Whistleblowing
e caratterizzata dal costante adeguamento a per la segnalazione di illeciti e irregolarità.
nuove prassi, nuovi clienti e nuove gamme di
Vi ringraziamo sin d’ora del contributo che darete
prodotti. Fieri della nostra capacità di esecuzione,
al successo di Sonepar rispettando e facendo
riconosciamo anche che integrità, onestà e fiducia
rispettare il presente Codice di condotta.
sono caratteristiche decisive per il successo di
Sonepar. Quando il nostro lavoro ci impone di Siamo Sonepar. Siamo Powered by Difference.
MARIE-CHRISTINE COISNE-ROQUETTE PHILIPPE DELPECH
Presidente Chief Executive Officer
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 03
INTRODUZIONE
TIl Gruppo Sonepar (“Sonepar”) si impegna a garantire
il rispetto delle leggi che regolano le sue attività.
Nel dicembre 2017, questo impegno a operare in
conformità ai principi dell’etica e dell’integrità è stato
formalizzato nella prima versione del nostro Codice di
condotta.
La presente versione aggiornata del Codice di condotta
tiene conto degli sviluppi normativi e integra riflessioni
derivanti dalle nostre esperienze pratiche, attingendo
alla mappatura del rischio di corruzione e induzione
indebita di Sonepar.
Il presente Codice di condotta, che entrerà in vigore nel
gennaio 2020, sarà oggetto di revisioni periodiche.
È disponibile pubblicamente sul sito aziendale di
Sonepar: www.sonepar.com.
“Il rispetto costante delle regole,
ovunque e quotidianamente, è
fondamentale per continuare ad
assicurare il successo di lungo
periodo di ‑Sonepar!”
Vanessa SANSEN
VP Legal and Compliance
04 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020
COMITATO ESECUTIVO
IL NOSTRO IMPEGNO
I NOSTRI PARTNER AZIENDALI SANNO CHE IL NOSTRO
“Integrità e compliance sono le condizioni
IMPEGNO A ESSERE “LA RÉFÉRENCE” È BEN PIÙ DI UNA
SEMPLICE IDEA, FA PARTE DELLA NOSTRA IDENTITÀ E
per fare business e una responsabilità
RIFLETTE LA NOSTRA ASPIRAZIONE AD ESSERE LEADER che tutti noi condividiamo.”
DEL SETTORE IN CUI OPERIAMO IN TERMINI DI
COMPETITIVITÀ, CREATIVITÀ ED ETICA.
Philippe DELPECH Andros NEOCLEOUS Sara BIRASCHI ROLLAND Olivier CATHERINE
Chief Executive Chief Financial Chief Human General Counsel
Officer Officer Resources Officer
Jérémie PROFETA Matt POTHECARY Rob TAYLOR Stefan STEGEMANN
Chief Digital Chief Communications Presidente Presidente Europa Centrale
Enterprise Officer Officer & Sustainability America del Nord e Paesi nordici
Patrick SALVADORI Benoît PEDOUSSAUT Jérôme MALASSIGNE
Presidente Europa occidentale Presidente Francia Chief Strategic Marketing
e Sud America & Sourcing Officer and Asia
Pacific Operations
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 05
GOVERNANCE
E RESPONSABILITÀ
IL RISPETTO DEL CODICE DI CONDOTTA DI SONEPAR È UNA RESPONSABILITÀ
CONDIVISA DA TUTTI I MANAGER E I COLLABORATORI DI SONEPAR.
Le specifiche responsabilità di governance sono individuate a tutti i livelli
dell’organizzazione e comportano aspettative aggiuntive per i manager. Lo scopo di
questo Codice è fungere da riferimento per orientare le decisioni e le azioni di tutti noi,
integrato dalla consulenza del Legal, Risk & Compliance Network e delle varie divisioni.
ESECUTIVO
Decisioni strategiche
• Presidente e leadership
Valutazione • Consiglio di amministrazione
dell’efficacia • Comitato di audit
del programma • Chief Executive Officer
di compliance • Comitato esecutivo
VALUTAZIONE SEDE PRINCIPALE
• Controllo Interno
COMPLIANCE • General Counsel
• Audit interna GOVERNANCE • Legal, Risk & Compliance
• Gener Concezione e
monitoraggio
•
REGIONE/PAESE del programma
• Direzione generale paese di compliance
• Direzione generale società operative
Attuazione del programma • General Counsel regionali
di compliance • Responsabili legali paese e
Compliance Champion
SINGOLE RESPONSABILITÀ
Ci aspettiamo che tutti i collaboratori si ➔ creando e mantenendo un clima di
familiarizzino con il Codice di condotta fiducia in cui i collaboratori si sentano
e tutte le Policy e Procedure correlate, liberi di porre domande o manifestare i
così da rispettarne i principi e le regole e propri timori;
mantenere un comportamento etico in ogni ➔ tenendo un comportamento esemplare;
situazione.
➔ assicurando la corretta attuazione del
I manager hanno responsabilità aggiuntive Codice di condotta e delle Policy e delle
e svolgono un ruolo fondamentale di Procedure correlate e rispondendo alle
garanti delle regole: domande;
➔ discutendo i principi e le regole definite ➔ consultando il Legal, Risk & Compliance
nel Codice di condotta e nelle Policy e Network in caso di dubbi, segnalando
Procedure correlate con i rispettivi team eventuali timori e coinvolgendo i livelli
e partner commerciali e promuovendoli superiori.
attivamente;
06 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020
ATTUAZIONE E
RISPETTO DEL CODICE
DI CONDOTTA
A CHI SI APPLICA IL CODICE DI PRENDERE LA DECISIONE GIUSTA
CONDOTTA?
In caso di dubbio, è necessario porsi sempre le seguenti domande:
Il Codice di condotta si applica all’organizzazione Sonepar
nel suo complesso, a tutti i collaboratori di tutte le società
operative a livello internazionale, joint venture incluse. Ciò che faccio è lecito e dispongo NO,
NON
Quando Sonepar è un azionista di minoranza in una joint dell’autorizzazione per farlo? p SO
venture, ci preoccupiamo comunque di garantire che gli
azionisti di maggioranza e il management si attengano SÌ
ai principi enunciati nel Codice di condotta e applichino
standard equivalenti. È in linea con il Codice di NO,
Sonepar esige da tutti i partner commerciali il pieno rispetto condotta e le altre policy e p NON
dei suoi rigorosi standard etici. In aggiunta agli standard del procedure interne? SO
Codice di condotta, i fornitori devono attenersi anche agli
specifici standard fissati dal Codice di condotta dei fornitori. SÌ
Mette in buona luce me, la mia NO, Chiedete
CODICI DI CONDOTTA IN VIGORE NON consiglio!
LOCALMENTE
business unit e/o Sonepar? p SO
Sonepar è presente in numerosi paesi, ciascuno SÌ
caratterizzato da quadri legali e normativi specifici.
Il presente Codice di condotta globale adottato da Sonepar È la cosa giusta da fare e do il NO,
NON
si propone di offrire una visione complessiva degli buon esempio? p SO
impegni, delle norme e dei processi che regolano la nostra
operatività quotidiana a livello internazionale. Alcuni paesi SÌ
possono essere caratterizzati da un maggior rigore legale e
normativo.
In caso di conflitto tra il presente Codice di condotta e un Se non siete certi di come rispondere a una di queste domande, non
codice di condotta locale di Sonepar, il presente Codice di tenete per voi questi dubbi. Parlatene al vostro responsabile, a un
condotta prevale, a meno che il codice di condotta locale consulente del Legal, Risk & Compliance Network, del vostro reparto
non preveda requisiti più severi. HR o a qualche altra risorsa di Sonepar. Saranno in grado di aiutarvi!
COME PRENDERE LA DECISIONE GIUSTA?
Il Codice di condotta definisce le regole a cui tutti i
QUALI CONSEGUENZE COMPORTA IL
collaboratori si devono attenere e mette a loro disposizione
gli strumenti che li aiutano a rispondere a quesiti che MANCATO RISPETTO DEL CODICE DI
riguardano gli ambiti più diversi. CONDOTTA?
I seguenti capitoli riepilogano le informazioni sui vari temi e Il mancato rispetto del Codice di condotta e delle Policy
definiscono le potenziali poste in gioco nonché le COSE DA e Procedure correlate può avere pesanti conseguenze
FARE e le COSE DA NON FARE assolutamente. non solo per Sonepar ma anche per le persone coinvolte,
Il Codice di condotta è stato concepito come guida per aiutare che possono andare da misure disciplinari, ad ammende,
i collaboratori ad affrontare le situazioni più comuni nel pene detentive e danni reputazionali.
loro lavoro giornaliero che potrebbero sollevare questioni di Tutte le violazioni del Codice di condotta o delle
integrità o etica. Tuttavia, il Codice di condotta non è in grado Policy e delle Procedure correlate sono considerate
di prevedere tutte le situazioni che si possono presentare. gravi e possono determinare l’applicazione di misure
Prendere decisioni etiche può sembrare difficile, perché disciplinari che potrebbero sfociare nel licenziamento
spesso queste richiedono più del semplice rispetto di una e nell’avvio di procedimenti legali nei confronti dei
serie di regole. In tali situazioni, dobbiamo tutti dar prova di responsabili.
discernimento per prendere le decisioni giuste e consultare
le risorse che ci possono orientare.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 07
COME MANIFESTARE
UN TIMORE?
SONEPAR HA ADOTTATO UNA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ CHE
CONSENTE A COLLABORATORI, PARTNER COMMERCIALI E TERZI DI DENUNCIARE POSSIBILI VIOLAZIONI
DELLA LEGGE O DEL CODICE DI CONDOTTA, DELLE POLICY O DELLE PROCEDURE DI SONEPAR. TUTTI I
MANAGER, I COLLABORATORI E CHIUNQUE ABBIA RAPPORTI CONTRATTUALI DI COLLABORAZIONE CON
SONEPAR SONO INVITATI A SEGNALARE VIOLAZIONI EFFETTIVE O PRESUNTE.
i
N
ella maggior parte dei casi, La piattaforma di segnalazione è gestita
l’interlocutore ideale a cui da una nota società di consulenza,
manifestare tali timori è il appositamente scelta da Sonepar per MAGGIORI INFORMAZIONI
responsabile del collaboratore. Tuttavia, questo servizio. Le segnalazioni possono
• Per maggiori informazioni, rimandiamo
chi non si sente a suo agio nel condividere essere presentate in 20 lingue, 24 h su 24.
alla Procedura di segnalazione di illeciti
i timori con il proprio responsabile, può La piattaforma è disponibile al seguente e irregolarità di Sonepar.
rivolgersi a Human Resources, all’Ufficio link: www.sonepar.com/alert.
del General Counsel (groupcompliance@ • Per qualsiasi domanda riguardante
sonepar.com) e al Legal, Risk & Compliance Sarà garantita la riservatezza di tutte le la procedura, i collaboratori possono
Network. segnalazioni presentate in buona fede rivolgersi al proprio superiore,
secondo questa procedura, a prescindere all’Ufficio del General Counsel
Un’apposita piattaforma di segnalazione è dalle modalità di presentazione. all’indirizzo groupcompliance@
a disposizione degli autori di segnalazioni sonepar.com, ta Human Resources
che non fanno parte di Sonepar o dei Sonepar vieta qualsiasi ritorsione nei oppure utilizzare il sistema di
collaboratori che desiderano segnalare confronti di chi segnala in buona fede segnalazione esterno di Sonepar
violazioni o irregolarità senza entrare in violazioni presunte o effettive. disponibile all’indirizzo www.sonepar.
contatto con il personale di Sonepar. com/alert.
08 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020
I NOSTRI VALORI
QUALE GRUPPO INTERNAZIONALE E INDIPENDENTE, SONEPAR FA AFFIDAMENTO SULLO SPIRITO IMPRENDITORIALE E DI
INIZIATIVA LOCALE DEI PROPRI COLLABORATORI. LA NOSTRA ORGANIZZAZIONE METTE AL CENTRO LE PERSONE E NE
VALORIZZA L’AUTONOMIA, LA FIDUCIA E LA RESPONSABILIZZAZIONE.
Il nostro operato come azienda e le azioni dei nostri collaboratori sono quotidianamente improntate
ai valori della nostra organizzazione, che tutti condividiamo e che informano la nostra cultura:
LA PASSIONE
LE PERSONE che ci anima
essenziali per e accresce il nostro
lo sviluppo delle impegno a svolgere
nostre attività i nostri compiti
quotidiani
“LA RÉFÉRENCE” IL PROFITTO
IL RISPETTO
È la nostra ambizione: che tutela la nostra
Il fondamento di tutti essere il punto di libertà e la nostra
i nostri rapporti riferimento per i nostri indipendenza
stakeholder, anche
in termini di etica e
pratiche commerciali
LE SINERGIE
che sfruttiamo I CLIENTI
imparando gli La cui vita cerchiamo
uni dagli altri per di semplificare e
diventare sempre facilitare
più efficienti IL FUTURO
Perché “ciò che
conta è quello
che dura…”
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 09
I NOSTRI STANDARD
COME DATORE
DI LAVORO
“Compliance, rispetto e leadership basata sulla
correttezza sono al centro delle nostre attività
quotidiane, per i nostri team e per tutti i nostri
collaboratori. I 48.000 ambasciatori di Sonepar
dimostrano ogni giorno il loro impegno nei
confronti di queste priorità.”
Sara BIRASCHI ROLLAND,
Chief Human Resources Officer
10 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Sonepar promuove il rispetto,
la diversità e la correttezza in
DIRITTI UMANI
tutta l’organizzazione. Condivide i
principi delineati nella Dichiarazione
universale dei diritti umani, nelle Linee
guida per le imprese multinazionali
emanate dall’Organizzazione per la
Cooperazione e lo sviluppo economico
(OCSE) e in quelle dell’Organizzazione
SONEPAR SI IMPEGNA A RISPETTARE I DIRITTI UMANI. internazionale del lavoro (ILO).
IN PARTICOLARE, SONEPAR VIETA QUALSIASI FORMA DI
Le Linee guida per le imprese
LAVORO MINORILE E FORZATO, TRAFFICO DI ESSERI UMANI E multinazionali dell’OCSE sono delle
DISCRIMINAZIONE ILLECITA. raccomandazioni rivolte dai governi
alle imprese multinazionali che vertono
CI IMPEGNIAMO PER GARANTIRE CHE LA CONDOTTA DI sui principi e sugli standard per una
TUTTI I COLLABORATORI SIA CONFORME AGLI STANDARD condotta aziendale responsabile in un
INTERNAZIONALI. contesto internazionale.
L’Organizzazione internazionale del
lavoro è un’agenzia delle Nazioni Unite
che si occupa della promozione del
lavoro e dei diritti umani riconosciuti
a livello internazionale. L’ILO riunisce
rappresentanti dei datori di lavoro, dei
lavoratori e dei 187 stati membri che
collaborano per determinare le norme
del lavoro e sviluppare politiche e
programmi che promuovono standard
di lavoro decorosi per tutte le donne e
gli uomini.
Per lavoro forzato si intende qualsiasi
lavoro o servizio svolto da una
persona contro il proprio volere sotto
coercizione o minaccia.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Per lavoro minorile si intende il lavoro
Lo sviluppo personale di ogni collaboratore e svolto da bambini al di sotto di un’età
un ambiente di lavoro positivo sono condizioni minima.
imprescindibili per il successo collettivo di Sonepar.
Ancora oggi, milioni di persone sono vittime del
lavoro forzato ed è un problema che interessa
quasi tutti i paesi. Lavoro forzato e lavoro minorile
sono fenomeni strettamente correlati e non devono
mai essere tollerati nel nostro ambiente di lavoro
né dai nostri partner aziendali.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ? i
COSE DA FARE COSE DA NON FARE MAGGIORI INFORMAZIONI
• Per maggiori informazioni, vi
D Rispettare i Diritti umani in D Tollerare qualsiasi condotta che possa invitiamo a rivolgervi al Reparto
ogni luogo, ogni giorno, in ogni ledere la dignità di una persona, HR competente o al Legal, Risk &
circostanza. incluso il lavoro minorile, il lavoro Compliance Network.
forzato o il traffico di esseri umani.
D Conoscere le leggi e le norme sul • Informazioni aggiuntive sui Diritti
lavoro in vigore e rispettarle. D Accettare qualsiasi condotta che umani sono reperibili a questo
possa pregiudicare le prestazioni indirizzo https://www.ilo.org,
D Promuovere la creazione di un
personali di una persona o creare http://www.oecd.org/corporate/
ambiente di lavoro diverso e
un ambiente di lavoro intimidatorio, mne/ e https://www.un.org/en/
inclusivo, dove tutti i collaboratori
ostile o comunque offensivo. universal-declaration-human-rights/
si trattino con reciproco rispetto
e dignità e beneficino di uguali
opportunità.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 11CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Nel bullismo e nelle molestie rientrano
anche condotte verbali, visive o fisiche
BULLISMO, MOLESTIE
sgradite o altri comportamenti di
qualsiasi tipo che creano un ambiente
di lavoro intimidatorio, offensivo
oppure ostile.
Discriminare significa adottare verso
E DISCRIMINAZIONI
una persona o un gruppo di persone un
trattamento meno favorevole di quello
riservato a qualsiasi altra persona o SONEPAR SI ASPETTA DAI PROPRI COLLABORATORI UN COMPORTAMENTO
gruppo a causa delle circostanze o
PROFESSIONALE, IMPRONTATO A CRITERI DI MUTUO RISPETTO, FIDUCIA E
di caratteristiche personali, tra cui, a
titolo esemplificativo ma non esaustivo: DIGNITÀ PERSONALE.
razza, origine etnica, religione, colore
della pelle, stato coniugale, handicap, SONEPAR PROMUOVE UN AMBIENTE DI LAVORO LIBERO DA QUALSIASI
gravidanza, stato di riservista militare FORMA DI DISCRIMINAZIONE, BULLISMO O MOLESTIE NEI CONFRONTI DI
o veterano di guerra, opinioni politiche, COLLABORATORI, FORNITORI O CANDIDATI PER POSTI DI LAVORO VACANTI.
convinzioni filosofiche o militanza
sindacale.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Bullismo, molestie e discriminazioni
possono provocare un peggioramento
delle condizioni di lavoro e
compromettere la salute fisica o mentale
o la carriera dei collaboratori.
Un ambiente di lavoro in cui tutti si
sentono rispettati, a prescindere
dalle proprie specifiche caratteristiche,
favorisce la performance e rafforza la
motivazione.
i QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
MAGGIORI INFORMAZIONI COSE DA FARE COSE DA NON FARE
• Per maggiori informazioni, vi
invitiamo a rivolgervi al Reparto D Creare un ambiente di lavoro che sia D Tollerare o ignorare qualsiasi forma di
HR competente o al Legal, Risk & libero da discriminazione, bullismo, discriminazione, bullismo o molestie
Compliance Network. molestie e/o ritorsioni. nei confronti di colleghi o di qualsiasi
altra persona con cui abbiamo un
D Dare feedback in modo adeguato e
rapporto di lavoro.
rispettoso.
D Prendere decisioni di assunzione
D Basare le decisioni di assunzione
sulla base delle caratteristiche
esclusivamente su qualifiche e meriti
personali dei candidati.
professionali.
12 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Proteggere la salute e la sicurezza è
una lotta in cui ci impegniamo ogni
SALUTE
giorno. Non dobbiamo mai abbassare
la guardia.
E SICUREZZA
Ciascuno di noi è responsabile della
salute e della sicurezza sul posto
di lavoro. Dobbiamo essere sempre
vigili per rilevare i rischi, gestirli e
sensibilizzare tutti per prevenire
TUTELARE LA SALUTE, LA SICUREZZA E IL BENESSERE DEI NOSTRI malattie e infortuni.
COLLABORATORI E DEI NOSTRI PARTNER AZIENDALI IN TUTTO IL
MONDO È UNA DELLE MASSIME PRIORITÀ DI SONEPAR.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Proteggendo la salute, la sicurezza e il
benessere dei nostri collaboratori e dei nostri
partner aziendali non solo adempiamo a un
nostro dovere ma contribuiamo al successo
commerciale di Sonepar.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D In tutti i paesi in cui Sonepar opera, D Qualsiasi cosa che potrebbe contravvenire
garantire la conformità alle leggi a norme o requisiti normativi applicabili in
e alle norme vigenti in materia di materia di salute e sicurezza.
salute e sicurezza, oltre che ai D Impegnarsi in attività che potrebbero
regolamenti locali di Sonepar sul mettere in pericolo la salute e la sicurezza
luogo di lavoro.
i
di collaboratori o di terzi, nel luogo di
D Assicurarsi che nel proprio luogo di lavoro o all’esterno.
lavoro tutti rispettino gli standard D Non provvedere alla riparazione di
relativi a salute e sicurezza. attrezzature o macchinari che non MAGGIORI INFORMAZIONI
D Segnalare immediatamente eventuali funzionano correttamente, rimandare la
rischi riguardanti la salute e la manutenzione o l’ispezione di attrezzature • Eventuali domande o dubbi
sicurezza. o accettare compromessi su metodi di vanno indirizzati al Legal, Risk &
lavoro sicuri, per qualsiasi motivo. Compliance Network o al vostro
D Intervenire o interrompere un’attività Reparto HR.
senza timore di ritorsioni quando D Non denunciare un infortunio che ha
si osserva un comportamento non causato lesioni, anche se minime.
sicuro o pericoloso in un sito o non D Mettere a rischio il proprio benessere
si ritiene adeguato il controllo di mentale o fisico o quello dei propri
un rischio riguardante la salute e la collaboratori accettando o imponendo
sicurezza. scadenze irragionevoli, prolungando o
chiedendo il prolungamento dell’orario di
lavoro o lavorando eccessivamente al di
fuori del normale orario di lavoro.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 13CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Il termine social media comprende
tutti i canali di comunicazione digitale
TUTELA DELLA NOSTRA
che consentono alle persone di creare
contenuti, condividerli e pubblicare
commenti: siti di social networking,
piattaforme di video e foto, blog, ecc.
Sta a voi scegliere se utilizzare o
IMMAGINE SUI SOCIAL MEDIA
meno i social media. Dovete però
ricordare che tutti i post e i commenti
che condividete su un social media L’ESPLOSIONE DEI SOCIAL MEDIA HA CAMBIATO IL MODO IN CUI LE
sono pubblici e possono essere visti
INFORMAZIONI VENGONO CONDIVISE NELLA VITA PERSONALE E
da chiunque e non solo da chi fa parte
della vostra rete. PROFESSIONALE.
Molti di voi menzionano il luogo di MENTRE I SOCIAL MEDIA CREANO NUOVE OPPORTUNITÀ PER
lavoro sui social media e tutti voi siete, COMUNICARE E COLLABORARE, IL LORO UTILIZZO COMPORT A ANCHE
in una certa misura, ambasciatori di
Sonepar e dei suoi marchi quando RESPONSABILITÀ AGGIUNTIVE CHE I COLLABORATORI DI SONEPAR
pubblicate commenti sui social media. DEVONO CONOSCERE E RISPETTARE.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Quando pubblicate sui social media, siete tutti ambasciatori
di Sonepar e dei suoi marchi.
I contenuti delle vostre comunicazioni sui social media,
pubblicati a titolo personale o professionale, possono avere
ripercussioni su di noi personalmente, su Sonepar e sui
nostri colleghi. Quando comunicate con il pubblico, dovete
sempre essere onesti e diretti, ma al contempo tutelare la
reputazione di Sonepar e la riservatezza delle informazioni.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Distinguere sempre tra comunicazioni D Rispondere a richieste dal pubblico
i
professionali e personali. o dai media senza l’autorizzazione
del management.
D Chiarire sempre che le opinioni
espresse sono personali. D Pubblicare qualsiasi notizia o
MAGGIORI INFORMAZIONI commento negativo su concorrenti,
D Dar prova di buon senso nella
fornitori o clienti.
pubblicazione dei contenuti.
• Per maggiori informazioni,
D Diffondere qualsiasi informazione
vi invitiamo a consultare il D Prima di fare riferimento o
proprietaria o riservata su Sonepar o
Communications and Sustainable condividere l’immagine di qualcuno,
sui suoi marchi.
Development Dpt. di Sonepar, il ottenere la loro autorizzazione.
Legal, Risk & Compliance Network, D Utilizzare l’indirizzo e-mail aziendale
D Riflettere prima di agire: se avete
il vostro Ufficio HR o il vostro per comunicazioni sui social media
qualsiasi dubbio, anche minimo,
Reparto IT. riguardanti argomenti non attinenti
circa eventuali ricadute su di voi o
al lavoro.
• Le Linee guida di Sonepar sui sull’immagine di Sonepar, ripensateci.
social media vi aiuteranno a D Pubblicare il proprio indirizzo e-mail
D Tenere sempre presente che Internet
utilizzarli in modo responsabile e aziendale sui forum dei social media.
non dimentica mai, e i contenuti
positivo, vi invitiamo pertanto a pubblicati rimarranno online D Pubblicare online dati personali di
consultarle. probabilmente per decine di anni. altri collaboratori, clienti o fornitori.
D Affrontare con cautela i temi D Scrivere commenti pubblici
controversi ed emotivi e mostrare riguardanti questioni legali relative
rispetto per le opinioni altrui. all’azienda.
D Ricordare che l’integrità è la nostra
risorsa più preziosa.
14 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Il ruolo della tecnologia nel mondo
odierno è più importante che mai,
PRIVACY E SICUREZZA
e ciò ha determinato una crescita
esponenziale nella creazione di dati
digitali. Oggi, aziende e governi
INFORMATICA archiviano e trasmettono dati in
modalità elettronica. I dispositivi e
i relativi sistemi presentano delle
vulnerabilità che, se sfruttate,
compromettono lo stato di salute e gli
SONEPAR RISPETTA LA PRIVACY DI TUTTI I SUOI COLLABORATORI, obiettivi di un’organizzazione.
PARTNER AZIENDALI E ALTRI STAKEHOLDER.
In molti paesi in cui Sonepar è
presente, la raccolta e l’utilizzo di dati
personali come nome, data di nascita,
foto e indirizzo e-mail sono regolati da
norme rigorose.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Una violazione di dati personali può avere una
serie di conseguenze disastrose per qualsiasi
azienda. Può nuocere alla loro reputazione
a causa della perdita di fiducia da parte di
partner e altri stakeholder. Il mancato rispetto
della normativa sulla protezione dei dati e
della legislazione sulla privacy può comportare
perdite finanziarie e sanzioni legali. Per tale
motivo, è necessario che tutta l’azienda
si impegni risolutamente per assicurare la
sicurezza dei propri sistemi informatici.
La Policy di sicurezza informatica di Sonepar
impone l’adozione di misure atte a garantire
la riservatezza dei dati personali e a limitare
l’accesso a tali dati agli utenti che sono
autorizzati a visualizzarli o conservarli.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Rispettare la privacy di colleghi e
partner aziendali.
D Comunicare dati personali a
persone non autorizzate o inviare
dati sensibili senza un’adeguata
i
D Raccogliere, conservare, trattare
protezione.
ed eliminare dati personali in modo MAGGIORI INFORMAZIONI
corretto. D Lasciare dati personali in una
stampante o su un server condiviso. • Per maggiori informazioni, vi
D Raccogliere solamente i dati invitiamo a rivolgervi al Legal,
personali necessari per finalità D Condividere credenziali di accesso e Risk & Compliance Network o al
aziendali lecite. password con chiunque. Reparto IT.
D Adottare le misure necessarie D Aprire un allegato o fare clic su un • Le policy sulla privacy applicabili
per garantire la sicurezza delle link di origine dubbia. localmente possono fornire
informazioni e rispettare tutte D Utilizzare dispositivi personali per maggiori informazioni sulla
le procedure di sicurezza atte a conservare o trasferire documenti di protezione dei dati di qualsiasi
prevenire l'accesso e l'utilizzo non lavoro. natura.
autorizzato dei dati.
D Utilizzare e-mail personali o
D Diffidare dei messaggi e-mail inviati da dispositivi non approvati per attività
mittenti sconosciuti o da mittenti che di lavoro in Sonepar.
assumono l’identità di persone note.
D Segnalare immediatamente qualsiasi
violazione dei file dei dati.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 15CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Nei beni e nelle risorse di Sonepar
rientrano, a titolo esemplificativo e non
PROTEZIONE DEI BENI
esaustivo,
• i collaboratori;
• le giacenze a magazzino;
• merci, attrezzature, arredi e forniture;
AZIENDALI
• beni immateriali (esempi:
competenze, rapporti con i clienti,
I BENI E LE RISORSE DI SONEPAR DEVONO ESSERE SEMPRE
piani industriali, software, licenze,
dati, siti web e nomi di dominio); GESTITI CON LA MASSIMA ATTENZIONE.
• beni finanziari come contanti,
incentivi sui volumi, sconti e crediti;
• informazioni riservate, proprietarie e
sensibili, segreti commerciali inclusi;
• marchi, brevetti, marchi commerciali,
logotipi, diritti di autore e altri diritti di
proprietà intellettuale;
• immagine e reputazione.
I beni cosiddetti di “supporto”, come
computer, telefoni, tablet, ecc. sono
riservati a un utilizzo professionale.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Per garantire il nostro successo professionale sul
lungo termine, dobbiamo proteggere i nostri beni
materiali e immateriali da perdite, danni, furti o
utilizzi illeciti.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Utilizzare e proteggere i beni di D Distruggere o alterare i documenti in
Sonepar in modo corretto. modo improprio.
D Attenersi ai programmi di sicurezza D Lasciare che estranei entrino
per proteggere i beni di Sonepar nelle nostre sedi senza seguire la
da distruzione o utilizzo non procedura di controllo applicabile.
autorizzato, e da perdite derivanti da
i
D Utilizzare i beni aziendali a proprio
atti illeciti o abuso di fiducia. vantaggio o per una finalità
D Proteggere i beni di terzi, in commerciale in contrasto con le
particolare la riservatezza, i diritti di Policy di Sonepar.
MAGGIORI INFORMAZIONI proprietà intellettuale e industriale D Utilizzare, copiare, trasmettere o
• Per maggiori informazioni, vi e i segreti commerciali di terzi, distribuire informazioni proprietarie
invitiamo a rivolgervi al Legal, Risk assicurando al tempo stesso anche senza l’autorizzazione di Sonepar.
& Compliance Network. la tutela di quelli di Sonepar.
D Portare dei beni fuori dai locali
D Verificare che i beni, compresi i di Sonepar senza che ciò sia
beni di terzi affidati a Sonepar, necessario per svolgere le attività
siano tutelati in modo adeguato aziendali di Sonepar.
mediante misure protettive e polizze
assicurative.
D Segnalare tempestivamente
qualsiasi perdita, uso improprio o
furto effettivo o presunto al proprio
responsabile.
16 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Si considerano riservate, a titolo
esemplificativo e non esaustivo, le
INFORMAZIONI RISERVATE
informazioni non di pubblico dominio
riguardanti:
E SENSIBILI
• strategia, costi, prezzi, margini e utili;
• mercati, logistica, filiere produttive,
vendite e piani di marketing, piani
industriali, previsioni, operazioni e
risultati;
LE INFORMAZIONI SONO UNO DEI NOSTRI BENI PIÙ PREZIOSI. SONEPAR SI
IMPEGNA A PROTEGGERE TUTTE LE INFORMAZIONI, A PRESCINDERE DAL • clienti e fornitori;
FATTO CHE APPARTENGANO A NOI O A UN’ALTRA SOCIETÀ O PERSONA • sistemi IT;
FISICA. SONO UN ELEMENTO ESSENZIALE DEL NOSTRO SUCCESSO, DELLA • fusioni e acquisizioni;
NOSTRA REPUTAZIONE E DELLA NOSTRA SOSTENIBILITÀ COME AZIENDA.
• contenziosi e indagini;
• diritti di proprietà intellettuale e
industriale (come brevetti, marchi
QUAL È LA POSTA IN commerciali, segreti commerciali e
GIOCO? diritti di autore) e
I nostri clienti, fornitori e altri partner • informazioni personali riguardanti i
aziendali ci affidano le loro informazioni collaboratori.
riservate e proprietarie ed è fondamentale Possono essere presenti in qualsiasi
che noi le gestiamo con la massima cura formato o strumento, come e-mail,
per continuare a meritare la loro fiducia. contratti, corrispondenza, chiavette
Dedichiamo la stessa cura e la stessa USB, dischi fissi, computer, telefoni
attenzione anche a preservare la fiducia cellulari, account, file ecc.
dei nostri collaboratori.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Proteggere le informazioni riservate D Utilizzare informazioni riservate a
da furto, accesso non autorizzato, fini personali, per conto proprio o
uso improprio, divulgazione o di qualsiasi altra persona fisica o
alterazione. giuridica.
D Rispettare qualsiasi accordo di D Pubblicare informazioni della società
riservatezza tra Sonepar e i suoi sui social media, ad esempio foto o
partner commerciali.
D Stipulare opportuni accordi di
video di un centro di distribuzione.
D Lasciare informazioni riservate sulla
i
riservatezza o prevedere specifiche scrivania quando ci si allontana
clausole di riservatezza quando dall’ufficio. MAGGIORI INFORMAZIONI
si rende necessario condividere D Lasciare informazioni riservate su • Nelle policy locali sono reperibili
informazioni riservate con terzi. lavagne a fogli mobili dopo una informazioni e linee guida
D Rispettare tutte le policy di riunione. aggiuntive.
conservazione di documenti • Per maggiori informazioni, vi
applicabili. invitiamo a rivolgervi al Legal, Risk
& Compliance Network o al vostro
Reparto IT.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 17I NOSTRI STANDARD
COME AZIENDA
“Abbiamo tutti la responsabilità di mettere la
compliance al centro delle nostre attività e del
nostro successo! In caso di dubbi su una situazione
o il comportamento da tenere, potete rivolgervi al
Legal, Risk & Compliance Network per assistenza.”
Olivier CATHERINE,
General Counsel
18 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
La corruzione comprende l’offerta,
la promessa, la concessione o
INTEGRITÀ
l’accettazione, diretta o indiretta, di un
vantaggio indebito, finanziario o meno per
incoraggiare o ricompensare una persona
AZIENDALE al fine di assicurarsi un affare, influenzare
l’assegnazione di un contratto o di un
appalto pubblico oppure ottenere una
decisione favorevole.
SONEPAR COSTRUISCE RAPPORTI BASATI SULLA FIDUCIA. In generale, la corruzione coinvolge
almeno due parti:
APPLICHIAMO UNA POLICY DI TOLLERANZA ZERO VERSO OGNI FORMA
• la parte che fa uso del proprio potere o
DI CORRUZIONE E TRAFFICO DI INFLUENZA. IL PRESENTE CODICE della propria influenza in cambio di un
SI APPLICA ANCHE AI NOSTRI PARTNER AZIENDALI, DAI QUALI CI vantaggio indebito e
• la parte che offre o procura tale
ASPETTIAMO IL RISPETTO DEGLI ELEVATI STANDARD ETICI DI SONEPAR. vantaggio indebito.
Si definisce complice chi facilita un atto
di corruzione e ricevente chi beneficia
di tale atto ricevendone un vantaggio
QUAL È LA POSTA IN GIOCO? indebito. Sia il complice che il ricevente
sono personalmente responsabili di
Le sanzioni penali possono essere severe può pertanto essere incriminato in un altro queste azioni.
sia per i collaboratori sia per Sonepar. paese, a prescindere da dove lavora o
Il traffico di influenza è l’utilizzo illecito
risiede. della propria posizione o influenza a favore
Determinati paesi (ad esempio, Stati
Uniti, Regno Unito e Francia) hanno leggi Tra le altre gravi ripercussioni negative di qualcuno, in cambio di denaro o favori.
che consentono alle autorità di avviare su Sonepar, ricordiamo i danni alla Si ritiene che la corruzione sussista
procedure legali contro le persone fisiche reputazione, la perdita di contratti, anche se:
o le società che hanno commesso atti l’esclusione da appalti pubblici, multe • la persona che offre il vantaggio
di corruzione anche al di fuori delle loro e la mancata disponibilità di coperture indebito agisce per il tramite di un terzo;
frontiere. Chiunque violi queste norme assicurative. • la persona che riceve il vantaggio
indebito non è il beneficiario finale;
• l’azione fraudolenta e la concessione
del vantaggio indebito non avvengono
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ? simultaneamente (il vantaggio indebito
può essere concesso in anticipo o in
una data successiva);
COSE DA NON FARE • il vantaggio indebito non è un
COSE DA FARE vantaggio monetario;
• il beneficiario è un dipendente del
D Attenersi rigorosamente alla Policy D Offrire, promettere o concedere settore pubblico o un dipendente del
contro la corruzione di Sonepar. vantaggi indebiti per assicurarsi settore privato.
affari, influenzare l’assegnazione
D Prima di fare affari con nuovi partner La corruzione e il traffico di influenza,
di un contratto o di un appalto
aziendali, eseguire una procedura comportamenti illeciti in quasi tutti i
pubblico, oppure per ottenere una
di due diligence per verificarne paesi, sono rigorosamente vietati dal
decisione favorevole. presente Codice di condotta.
l’integrità.
D Servirsi di terzi per fare qualcosa
D Aggiornare regolarmente le Sebbene determinate giurisdizioni li
che non si ha il diritto di fare consentano, Sonepar vieta i pagamenti
valutazioni del livello di rischio dei
direttamente. di facilitazione, che permettono di
partner commerciali.
D Utilizzare fondi personali per fare ottenere da un pubblico ufficiale
D Rilevare correttamente tutte le spese l’esecuzione o l’accelerazione di
qualcosa che non si ha il diritto di
nei conti della rispettiva entità. una procedura o di un atto al quale
fare. ha legalmente diritto chi esegue il
D Conservare scritture o documenti
D Continuare la collaborazione con un pagamento di facilitazione.
giustificativi adeguati.
partner aziendale che non rispetta
gli standard di integrità aziendale di
i
Sonepar.
D Eseguire qualsiasi pagamento di
facilitazione.
MAGGIORI INFORMAZIONI
• Maggiori informazioni e linee guida
A nessun collaboratore verranno mai applicate misure disciplinari perché si è rifiutato sono reperibili nella Policy sulla
di pagare una tangente, a prescindere dall’impatto che ciò può avere sulle vendite, sulla corruzione di Sonepar.
redditività, sul completamento del progetto o su qualsiasi altro aspetto delle attività aziendali. • Avete domande o timori? In caso
di dubbio, rivolgetevi al vostro
responsabile o al Legal, Risk &
Compliance Network.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 19CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Il termine regalo descrive un vasto
numero di vantaggi di natura molto
REGALI E
diversa tra loro, ad esempio, una
penna, un libro, una bottiglia di vino o
una scatola di cioccolatini. Un regalo
può essere anche il pagamento di una
spesa, come spese di viaggio o spese
di albergo.
INTRATTENIMENTI
Un intrattenimento può essere un
invito a condividere un periodo di IN ALCUNE CIRCOSTANZE PUÒ ESSERE DEL TUTTO APPROPRIATO E
tempo piacevole o un evento, sia in un NORMALE OFFRIRE O RICEVERE REGALI PER RAFFORZARE IL RAPPORTO
contesto esclusivamente personale, sia
in un contesto in parte professionale,
D’AFFARI O PER SEMPLICE CORTESIA, I COLLABORATORI DI SONEPAR
ad esempio un pranzo o una cena in un DEVONO TUTTAVIA ASSICURARSI CHE TALI REGALI O INTRATTENIMENTI
ristorante, uno spettacolo o un viaggio. NON INFLUENZINO LA DECISIONE COMMERCIALE DA PRENDERE E NON
FACCIANO DIMENTICARE IL BUON SENSO.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Qualora si scopra che regali o intrattenimenti hanno influenzato le pratiche aziendali
di Sonepar, la società e i suoi collaboratori possono essere esposti ad accuse di
corruzione, perdere degli affari e subire dei danni reputazionali.
Un buon modo per valutare la liceità di un regalo o di un intrattenimento
è porsi le seguenti domande:
Ia frequenza di tale regalo o intrattenimento
p NO
è ragionevole?
il regalo o l’intrattenimento viene offerto in modo
p NO Se la risposta
sufficientemente trasparente?
a una di queste
domande è NO vi
c’è una motivazione commerciale lecita per il raccomandiamo
p NO
regalo o l’intrattenimento? di non accettarli.
il fatto che la stampa venga a conoscenza del
regalo o dell’intrattenimento lascerebbe tranquilli p NO
voi o Sonepar?
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
i D Attenersi rigorosamente alla Policy Fare o ricevere:
sulla corruzione di Sonepar e alla
D Qualsiasi regalo o intrattenimento in
MAGGIORI INFORMAZIONI policy sui regali in vigore localmente.
riferimento a una trattativa, vendita o
• Maggiori informazioni e linee guida D Richiedere l’approvazione preventiva procedura di appalto.
sono reperibili nella Policy sulla del proprio supervisore se il valore
D Qualsiasi regalo o intrattenimento
corruzione di Sonepar. del regalo o dell’intrattenimento
che presuppone un obbligo di
supera la soglia consentita.
• Avete domande o timori? In caso reciprocità.
di dubbio, rivolgetevi al vostro D Offrire regali o intrattenimenti in
D Qualsiasi regalo sotto forma di
responsabile o al Legal, Risk & buona fede e solo per costruire o
denaro o mezzi equivalenti.
Compliance Network. mantenere un rapporto d’affari lecito.
D Qualsiasi regalo sotto forma di
D Offrire esclusivamente regali o
servizi o altri vantaggi non monetari
intrattenimenti di valore ragionevole.
eccessivi.
D Dichiarare i regali o gli intrattenimenti
D Regali o intrattenimenti di elevato
ricevuti od offerti in conformità alle
valore.
procedure contabili e di compliance
locali.
20 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Si ha una situazione di conflitto di
interessi quando gli interessi privati
CONFLITTO
di un collaboratore interferiscono
o rischiano di interferire con le sue
responsabilità, oppure quando danno
DI INTERESSI l’impressione di interferire con tali
responsabilità.
Tra i più comuni esempi di conflitto di
interessi ricordiamo i rapporti personali
GLI ELEVATI STANDARD DI INTEGRITÀ DI SONEPAR IMPONGONO AI nell’ambiente di lavoro, come in caso
di assunzione o supervisione di una
I NOSTRI DIPENDENTI IL DOVERE DI AGIRE SEMPRE NEL MIGLIOR
persona con cui si hanno rapporti
INTERESSE DI SONEPAR E DEI SUOI STAKEHOLDER. CI SI ASPETTA personali stretti, o la promozione di
CHE I COLLABORATORI SIANO SEMPRE IN GRADO DI RICONOSCERE E interessi finanziari personali senza
PREVENIRE LE SITUAZIONI DI POSSIBILE CONFLITTO DI INTERESSI. la necessaria comunicazione e
approvazione dei propri superiori.
Un conflitto di interessi può impedirvi
di agire in modo imparziale o
creare dubbi sulla vostra capacità di
adempiere alle vostre responsabilità in
modo oggettivo.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
Un conflitto di interessi a seguito Sonepar, alla sua reputazione e alle sue
del quale gli interessi personali di un attività, creando rischi finanziari per
collaboratore o di un terzo prevalgono Sonepar.
su quelli di Sonepar può mettere a
I collaboratori o i terzi che agiscono
repentaglio la qualità e la liceità di una
contro gli interessi di Sonepar a causa di
decisione o di un’azione.
un conflitto di interessi possono essere
Un conflitto di interessi effettivo o esposti a provvedimenti disciplinari.
presunto può nuocere all’immagine di
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Assicurarsi che le proprie decisioni D Abusare delle risorse di Sonepar o
i
e le proprie azioni siano in linea con utilizzare il nome di Sonepar per un
gli interessi di Sonepar e non siano vantaggio personale. MAGGIORI INFORMAZIONI
influenzate da interessi personali. D Esercitare un’influenza • Maggiori informazioni e regole
D Valutare in modo trasparente sull’assunzione, sulla valutazione sono reperibili nella Policy sui
e obiettivo le situazioni che delle prestazioni o sulla retribuzione conflitti d’interesse di Sonepar.
potrebbero rappresentare un di un amico o di un parente. • Avete domande o timori? In caso
conflitto d’interessi. D Conferire un contratto o influenzare di dubbio, rivolgetevi al vostro
D Segnalare per iscritto qualsiasi il conferimento di un contratto responsabile o al Legal, Risk &
conflitto d’interessi effettivo o a un’entità nella quale voi o una Compliance Network.
potenziale rilevato, così da evitare persona con cui avete rapporti stretti
• In determinate circostanze, ai
ambiguità. detenete interessi.
collaboratori può essere chiesto di
D Astenersi da decisioni su argomenti D Nascondere informazioni su presentare una “Dichiarazione di
che potrebbero comportare un qualsiasi conflitto d’interessi conflitto d’interessi”.
conflitto d’interessi. effettivo o potenziale.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 21CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Per frode si intende qualsiasi atto
illecito caratterizzato da inganno,
PREVENZIONE
dissimulazione o violazione della
fiducia.
DELLE FRODI
Nella pratica, la frode può assumere
varie forme come:
• rendicontazione finanziaria
fraudolenta, incluse false scritture
contabili, false transazioni o
deviazioni intenzionali dai principi
contabili per generare informazioni
finanziarie fuorvianti;
• utilizzo improprio di fondi (fatture
false, falsificazione di assegni o di
coordinate bancarie);
• furto di beni di Sonepar (forniture,
materiali, dati);
• falsificazione di ricevute per la
rendicontazione di spese (richieste
di rimborso per spese non
effettivamente sostenute, assenze
non dichiarate);
• false dichiarazioni a terzi (fornitori,
compagnie di assicurazioni);
• Imprecisioni intenzionali
nell’inventario di magazzino;
• falsificazione e contraffazione.
Sonepar può essere inoltre esposta QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
a tentativi di frode esterni, come ad
Prevenire le frodi è essenziale non solo per i
esempio:
costi che comportano, in termini di denaro e altre
• falsificazione delle istruzioni di risorse di Sonepar, ma anche perché possono
bonifico bancario del CEO; ledere i nostri interessi e la nostra immagine.
• falsificazione di conti correnti o Il coinvolgimento in attività fraudolente espone
numeri di riferimento; qualsiasi persona o società al rischio di severe
misure disciplinari, amministrative, civili e
• atti illeciti commessi da terzi contro penali.
gli interessi di Sonepar.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
i COSE DA FARE COSE DA NON FARE
D Rispettare tutte le procedure D Eludere una procedura semplice-
MAGGIORI INFORMAZIONI interne, incluse quelle riguardanti la mente perché “lo fanno tutti”.
• Avete domande o timori? segnalazione trimestrale delle frodi. D Alterare, falsificare o rilasciare
In caso di dubbio, rivolgetevi al D Individuare gli attivi sensibili e i dichiarazioni fuorvianti su qualsiasi
vostro responsabile o al Legal, rischi di frode nelle nostre attività transazione o movimento di
Risk & Compliance Network. per rendere sempre più efficaci le magazzino.
procedure di controllo interne. D Consentire la prosecuzione di
D Sensibilizzare i collaboratori di un atto illecito senza affrontare
Sonepar al problema delle frodi e il problema e adottare misure
delle relative conseguenze. correttive.
22 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
Le leggi sulla concorrenza promuovono
una concorrenza libera e leale, di cui
CONCORRENZA
beneficiano tutti i partner aziendali.
In generale queste leggi:
LEALE • vietano accordi o intese tra
concorrenti volti a limitare la
concorrenza;
• disciplinano il comportamento delle
SONEPAR SI IMPEGNA A CONDURRE LE PROPRIE ATTIVITÀ AZIENDALI imprese dominanti;
SECONDO I PRINCIPI DI TRASPARENZA E LEALTÀ, NEL PIENO RISPETTO • richiedono un esame e, in alcuni casi,
DELLE LEGGI E DELLA NORMATIVA SULLA CONCORRENZA IN VIGORE NEI un’autorizzazione preventiva per
PAESI DOVE OPERA. l’attuazione di fusioni, acquisizioni
e alcune altre operazioni, così da
SPIEGHIAMO CHIARAMENTE AI NOSTRI COLLABORATORI E AI PARTNER prevenire operazioni che potrebbero
ridurre in misura drastica la
AZIENDALI CHE CONSIDERIAMO CON GRANDE SERIETÀ E ATTENZIONE
concorrenza.
TALI NORME E CI ASPETTIAMO ANCHE DA LORO UN RIGOROSO RISPETTO.
Queste leggi sono complesse e variano
in misura considerevole da paese a
paese. Una condotta ammessa in un
paese potrebbe essere illecita in un
altro.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
La violazione della normativa sulla
concorrenza può essere punita con
pesanti sanzioni dalle autorità garanti.
La violazione può anche comportare:
• danni alla reputazione di Sonepar;
• cause intentate da potenziali vittime
delle pratiche anticoncorrenziali;
• l'applicazione di pene detentive o ammende;
• provvedimenti disciplinari interni di Sonepar.
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
i
COSE DA FARE COSE DA NON FARE MAGGIORI INFORMAZIONI
D Rispettare tutte le leggi e le norme D Discutere di argomenti non consentiti • Per maggiori informazioni, vi
applicabili in materia di concorrenza dalla legislazione sulla concorrenza o invitiamo a consultare la Policy
e la Policy sulla concorrenza di concludere con i concorrenti accordi sulla concorrenza di Sonepar.
Sonepar. illeciti riguardanti prezzi, margini, sconti,
livelli delle giacenze, allocazione di clienti, • Il vostro Ufficio Legale vi potrà
D Comportarsi sempre lealmente nei aiutare a capire meglio le leggi e le
fornitori, territori, collaboratori o contratti.
confronti dei concorrenti. norme sulla concorrenza in vigore
D Condividere informazioni con i nel vostro paese.
D Evitare contatti professionali, formali
concorrenti, in particolare nelle
o informali, con i concorrenti.
associazioni di categoria.
D Criticare o screditare i concorrenti in
qualsiasi modo.
SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 23CIÒ CHE DOVETE
SAPERE
È essenziale assicurarsi che tutti i
partner della filiera produttiva adottino
SELEZIONE
un comportamento conforme ai nostri
impegni e ai nostri principi cardine, cioè:
DEI FORNITORI
• il rispetto dei Diritti Umani;
• la prevenzione delle molestie e delle
discriminazioni;
• la protezione dell’ambiente;
SONEPAR PUNTA A COSTRUIRE CON I PROPRI FORNITORI DEI RAPPORTI
• l'integrità nelle attività commerciali.
DURATURI, APERTI E DI RECIPROCO SUPPORTO. QUESTI RAPPORTI
Le aspettative specifiche nei confronti D’AFFARI SI BASANO SU PRINCIPI DI FIDUCIA, EQUITÀ E LEALTÀ.
dei nostri fornitori sono definite
nel Codice di condotta dei fornitori SONEPAR NON INTENDE ABUSARE DELLA PROPRIA POSIZIONE DI
Sonepar. Ci aspettiamo che i nostri MERCATO PER OTTENERE UN TRATTAMENTO DI FAVORE DAI FORNITORI.
fornitori rispettino tutte le leggi e le
normative applicabili, gli obblighi
contrattuali e le policy di Sonepar.
QUAL È LA POSTA IN GIOCO?
La violazione di questi principi da parte di un partner della nostra filiera
produttiva può avere gravi ripercussioni su Sonepar in termini di risultati
economici, reputazione e immagine.
i
QUALI SONO LE VOSTRE RESPONSABILITÀ?
COSE DA FARE COSE DA NON FARE
MAGGIORI INFORMAZIONI
• Per maggiori informazioni, vi D Trattare i fornitori in modo equo. D Continuare a collaborare con un
invitiamo a consultare il Codice di fornitore che delude ripetutamente
D Evitare qualsiasi conflitto di
condotta dei fornitori Sonepar e la le aspettative di Sonepar e non
interessi capace di pregiudicare una
Policy sulla corruzione di Sonepar. rispetta i principi fissati nel nostro
decisione obiettiva e indipendente.
Codice di condotta dei fornitori.
• Eventuali domande sulle pratiche D Prima di avviare una collaborazione,
di acquisto di Sonepar possono D Iniziare a lavorare con un fornitore
assicurarsi che i fornitori siano
essere indirizzate all’Ufficio prima di aver condotto un’adeguata
consapevoli delle nostre aspettative
Acquisti locale o al Legal, Risk & procedura di due diligence.
etiche.
Compliance Network.
D Rispettare e far rispettare gli obblighi
contrattuali.
24 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020 25
I NOSTRI STANDARD
CITTADINANZA
D’IMPRESA
“Dobbiamo rispettare i requisiti di tutte le leggi
e le norme ambientali in vigore nei paesi in cui
operiamo e proporci di superarli, impegnandoci
costantemente a ridurre l’impronta ecologica
globale di Sonepar. Cerchiamo inoltre di
contribuire allo sviluppo economico e al
benessere sociale delle comunità collaborando
con gli stakeholder locali.”
Matt POTHECARY
Chief Communications Officer & Sustainability
26 SONEPAR - CODICE DI CONDOTTA - 2020Puoi anche leggere
