SGS -REGOLAMENTO (CERTIFICAZIONE SISTEMI) - SGS Italia
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SGS –REGOLAMENTO (CERTIFICAZIONE SISTEMI)
INTRODUZIONE E SCOPO a designare un proprio rappresentante potranno rivolgersi ai sensi della vigente
SGS Italia S.p.A. (di seguito anche responsabile (Guida) nei confronti normativa in materia di protezione dei dati
solo “SGS Italia”), appartenente al del gruppo di audit che - nel caso sia personali.
Gruppo internazionale SGS, opera come ammessa la presenza di consulenti
dell’Organizzazione - assicuri che gli 1.4 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE
organismo di certificazione di sistemi
di gestione (nel seguito anche solo stessi non interferiscano in alcuno modo 1.4.1 Una volta ricevuti i dati completi
“sistemi”) con riferimento a norme con lo svolgimento delle attività. dell’Organizzazione richiesti dal
internazionalmente riconosciute. questionario SGS Italia, viene emessa
1.2 SCOPO E STRUTTURA ORGANIZZATIVA da SGS Italia l’offerta di certificazione
Il Gruppo SGS è presente in più Paesi con
1.2.1 Le presenti condizioni tecniche si con dettaglio dello scopo e del costo
Organismi di certificazione accreditati. Gli
applicano alle attività di certificazione dei servizi e delle modalità di attivazione
accreditamenti riconosciuti agli Organismi
specificate ai punti 2.2.1 a) e b) delle dell’iter di certificazione; l’offerta è
del Gruppo SGS con i relativi settori sono
Condizioni Generali che seguono (vedi accompagnata dal regolamento e dal
disponibili su richiesta.
Parte 2). modulo “richiesta di certificazione”
SGS Italia offre, altresì, servizi di riportante in particolare la norma di
Le condizioni tecniche recepiscono le
certificazione di servizio/prodotto riferimento e il campo di applicazione del
prescrizioni relative all’accreditamento
(cogente e volontaria) e di Verificatore sistema.
degli Organismi di Certificazione.
Ambientale ai sensi del Regolamento
1.2.2 L’organigramma riportante Per particolari schemi di certificazione
CE n° 1221/2009 (di seguito denominato
la struttura organizzativa coinvolta e/o settori merceologici, i requisiti
Regolamento EMAS)
nelle attività di certificazione e la normativi per la certificazione possono
I servizi SGS Italia sono erogati nel essere integrati da specifici documenti
documentazione connessa sono
rispetto delle condizioni generali per i (es. Regolamenti Tecnici) emessi dagli
disponibili su richiesta.
servizi di certificazione (vedi Parte 2). Organismi di accreditamento o dai
SGS Italia eroga servizi di certificazione I servizi di certificazione sono forniti da
proprietari di schema.
anche per conto di altre Affiliate del personale diretto di SGS Italia o, a sua
discrezione, da personale di Affiliate del 1.4.2 Al ricevimento della richiesta
Gruppo e per accreditamenti diversi da
Gruppo SGS (generalmente per attività di certificazione unitamente alla
quello locale secondo quanto previsto dal
da svolgere all’estero) o da altre risorse documentazione in essa richiesta, SGS
presente regolamento.
esterne secondo requisiti concordati. Italia invia alla Organizzazione la conferma
Febbraio 2019. La Società si riserva il d’ordine che ufficializza le condizioni
In ogni caso SGS Italia mantiene
diritto di emendarla di volta in volta. Se contrattuali. La pratica è quindi assegnata
comunque la completa responsabilità
l’informativa sarà aggiornata, la Società al personale incaricato di assicurare
del rilascio, mantenimento, sospensione,
si attiverà per informare i propri Fornitori l’erogazione del servizio secondo le
annullamento della certificazione.
dell’aggiornamento tramite i mezzi procedure SGS Italia. I nominativi del
appropriati, a seconda di come la Società personale coinvolto nelle singole attività
1.3 RISERVATEZZA E CONFIDENZIALITÀ
comunica normalmente con tali Fornitori. di audit sono comunicati con debito
SGS Italia assicura che tutte le
informazioni di natura confidenziale, anticipo; eventuali obiezioni motivate
PARTE 1: CONDIZIONI TECNICHE PER
SERVIZI DI CERTIFICAZIONE ottenute nel corso delle attività di dell’Organizzazione dovranno essere
certificazione, sono trattate in maniera immediatamente notificate a SGS Italia.
1.1 PRESCRIZIONI GENERALI strettamente riservata a tutti i livelli
1.5 AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE
Il regolamento disciplina i servizi di della propria struttura organizzativa,
salvo quando diversamente prescritto 1.5.1 Quando richiesto
certificazione e l’Organizzazione si
da disposizioni di legge, disposizioni dall’Organizzazione in fase di richiesta di
impegna contrattualmente ad osservare
di Organismi di Accreditamento e certificazione, prima dell’avvio dell’iter
le prescrizioni ivi fissate. Il regolamento
di Certificazione del personale o di iniziale, può essere eseguito un’audit
viene applicato con indipendenza
proprietari di schema o autorizzazione preliminare al fine di valutare e fornire
e imparzialità nei confronti di tutte
scritta da parte dell’Organizzazione all’Organizzazione informazioni sul grado
le Organizzazioni che chiedono o
interessata. di implementazione del sistema oggetto
hanno ottenuto l’accesso ai servizi di
di certificazione; tale audit preliminare
certificazione di SGS Italia. SGS Italia tratterà i dati a cui avrà
avrà una durata massima di 2 (due) giorni/
Le Organizzazioni si impegnano di accesso, o che gli saranno comunicati,
uomo e non potrà essere ripetuto.
conseguenza a rendere disponibili nel rispetto della vigente normativa in
materia di protezione dei dati personali, 1.5.2 L’audit iniziale viene condotto in
i documenti di definizione e di
in modalità elettronica o cartacea al solo due fasi (Stage) sotto la responsabilità
implementazione del sistema, a
scopo dell’adempimento del servizio di un Lead Auditor di SGS in accordo
collaborare durante tutte le attività di
richiesto. Titolare del trattamento è a piani di audit precedentemente
verifica garantendo l’accesso a tutte le
SGS Italia S.p.A., presso la propria sede trasmessi all’Organizzazione in cui
aree, alle informazioni e al personale,
legale, a cui gli interessati del trattamento sono indicate finalità e modalità di
Rev. 15 (aprile 2019)conduzione dell’audit; per ogni audit conformità a tutti i requisiti della norma marchio SGS; in caso contrario, SGS Italia
viene svolta una riunione di apertura del sistema di gestione applicabile o dì notifica all’Organizzazione le decisioni
(ove vengono richiamati tutti gli aspetti altri documenti normativi; il monitoraggio, prese e le azioni da adottare. Il certificato
principali: la procedura di valutazione, la misurazione, il reporting e il riesame emesso, oltre ad altre informazioni,
i criteri di classificazione delle non delle prestazioni, a fronte degli obiettivi riporta la data di ricertificazione e di
conformità (se applicabile) e azioni e traguardi fondamentali di prestazione scadenza, termine entro il quale deve
correttive conseguenti, la conferma (coerentemente alle attese della norma essere concluso l’iter di rinnovo, inclusa
della riservatezza del Gruppo di Audit, di sistema di gestione applicabile o di positiva delibera della pratica (vedi 1.15) al
ecc..) e una riunione di chiusura (ove altro documento normativo); la capacità fine di mantenere la storicità ed il numero
viene comunicato l’esito dell’audit e del sistema di gestione e le relative di certificato.
forniti i chiarimenti in merito ai risultati prestazione con riferimento al rispetto 1.7.2 Il certificato rilasciato, così come i
formalizzati nel rapporto che dettaglia dei requisiti cogenti applicabili; controllo rapporti di audit, sono di proprietà SGS e
anche modalità e tempi entro i quali operativo dei processi, audit interni e l’Organizzazione si impegna a restituirlo
attuare eventuali azioni a fronte delle riesame della direzione, responsabilità della in caso di modifiche/annullamento dello
carenze emerse dall’audit). direzione. stesso; il diritto dell’Organizzazione
Stage 1: ha la finalità di esaminare le all’uso del marchio/certificato SGS è
informazioni documentate del sistema
1.6 NON CONFORMITÀ E AZIONI subordinato al pieno e costante rispetto
CORRETTIVE
di gestione dell’organizzazione; valutare dei requisiti previsti per il sistema
le condizioni specifiche del/i sito/i e 1.6.1 Le Non Conformità emerse, riferite certificato e alle prescrizioni applicabili
intraprendere uno scambio d’informazioni ai requisiti della norma di riferimento per l’uso del marchio/certificato.
con il personale, al fine di stabilire il non rispettati, sono classificate (salvo
1.7.3 Il certificato rilasciato da SGS
grado di preparazione per la fase 2; specificità di schema di certificazione)
Italia è emesso nella lingua concordata
riesaminare lo stato e la comprensione come maggiori o minori in base alla
contrattualmente; certificati in altre lingue
dell’organizzazione circa i requisiti della rilevanza delle carenze riscontrate
possono essere emessi su richiesta
norma, con particolare riferimento (tipicamente situazioni che evidenzino
nelle modalità espresse nelle offerte di
all’identificazione di prestazioni chiave o di carenze nel soddisfare uno o più
certificazione.
aspetti, processi, obiettivi e funzionamento requisiti della norma o che sollevano
significativi del sistema di gestione; dubbi significativi in merito alla capacità
1.8 REGISTRAZIONE DEL SISTEMA
raccogliere le informazioni necessarie del sistema di gestione di conseguire CERTIFICATO
riguardanti Il campo di applicazione i risultati previsti e riconducibili a
I dati relativi ai certificati emessi sono
del sistema di gestione, compresi il/i carenze relative ad aspetti cogenti
riportati in un registro disponibile al
sito/i dell’organizzazione; i processi e sono classificate come maggiori).
pubblico e, quando previsto, notificato
le apparecchiature utilizzati; i livelli dei L’Organizzazione ha la responsabilità
all’organismo di accreditamento e/o
controlli stabiliti (in particolare nel caso di di comunicare a SGS Italia, entro le
al proprietario di schema e pubblicato
organizzazioni multi-sito); i requisiti cogenti tempistiche previste e specificate sui
sui suoi registri che possono essere di
applicabili; riesaminare l’assegnazione rapporti di audit, le relative cause e le
pubblico accesso. Il rilascio del certificato
di risorse per la fase 2 e concordare azioni correttive specifiche adottate o
è notificato alle sedi SGS di tutto il
con l’organizzazione i dettagli della fase pianificate per eliminare, entro un tempo
mondo e registrato in una banca dati che
stessa; mettere a fuoco la pianificazione prestabilito, le non conformità rilevate;
nel tempo ne identifica anche lo stato
della fase 2, acquisendo una sufficiente successivamente SGS Italia ne verificherà
(valido- sospeso – ritirato). Informazioni
conoscenza del sistema di. gestione e l’attuazione e l’efficacia.
puntuali sullo stato di validità dei singoli
delle attività del/i sito/i dell’organizzazione, 1.6.2 In generale, salvo specificità di Certificati emessi potranno comunque
nell’ambito della norma di sistema di schema, in presenza di carenze tali da essere fornite a terzi previa specifica e
gestione o di altri documenti normativi; comportare non conformità maggiori, motivata richiesta.
valutare se gli audit interni ed i riesami di l’ottenimento della certificazione è
direzione siano in corso di pianificazione subordinato alla verifica dell’efficace 1.9 USO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO
ed esecuzione e che il livello di attuazione implementazione di azioni correttive DI CERTIFICAZIONE SGS
del sistema di gestione fornisca l’evidenza da parte dell’Organizzazione, condotta 1.9.1 L’Organizzazione può far riferimento
che l’organizzazione è pronta per la fase generalmente mediante un audit alla certificazione ottenuta nelle proprie
2. E’ opportuno per la maggior parte addizionale (vedi 1.11). pubblicazioni, nella propria corrispondenza,
dei sistemi di gestione, che almeno una 1.6.3 La mancata attuazione di azioni nei biglietti da visita, ecc.. In ogni caso
parte dello Stage 1 sia effettuata presso correttive entro i tempi specificati può l’uso del certificato e/o del marchio deve
le strutture dell’Organizzazione. I risultati comportare l’interruzione dell’iter di essere tale da risultare chiaramente che la
della fase 1 possono portare anche al certificazione e la necessità di ripetere certificazione riguarda solo il sistema (non
rinvio o alla cancellazione della fase 2. integralmente l’audit iniziale. i singoli prodotti, processi, servizi, rapporti
L’offerta e/o la conferma d’ordine di SGS di prova), i siti interessati e la tipologia
Italia specificheranno le modalità e luogo di 1.7 EMISSIONE E VALIDITÀ DEL di prodotti, processi, servizi ai quali si
conduzione dello Stage 1. CERTIFICATO riferisce.
Stage 2: ha la finalità di valutare 1.7.1 Quando SGS Italia, attraverso il Le condizioni relative all’uso del certificato
l’attuazione, compresa l’efficacia, del personale tecnico interno preposto ed e del marchio di certificazione SGS sono
sistema di gestione dell’Organizzazione. autorizzato al riesame tecnico della riportate in un apposito documento che
La fase 2 deve aver luogo presso il/i pratica e alla decisione sul rilascio viene trasmesso (mediante indirizzo
slto/i dell’Organizzazione e comprende del certificato, accetta il parere informatico) all’Organizzazione sia in
almeno le attività riportate nel seguito: favorevole espresso dal gruppo di audit, fase di offerta sia contestualmente
le informazioni e le evidenze circa la l’Organizzazione riceve il certificato e il all’emissione del certificato.
Rev. 15 (aprile 2019)1.9.2 SGS Italia intraprenderà le 1.11 AUDIT ADDIZIONALI le condizioni alle quali la sospensione
azioni ritenute opportune, a spese (SUPPLEMENTARI) può essere revocata.
dell’Organizzazione, per impedire il 1.11.1 SGS Italia si riserva il diritto, La sospensione viene resa pubblica
protrarsi di eventuali usi scorretti o motivato per iscritto alla Organizzazione, mediante indicazione dello stato di
riferimenti ingannevoli alla certificazione di eseguire audit addizionali; ciò può sospensione sul sito web SGS delle
e/o all’uso del certificato/marchio. avvenire, ad esempio, per verificare Organizzazioni certificate e, se richiesto,
1.9.3 L’Organizzazione deve l’attuazione di azioni correttive maggiori, all’Organismo di accreditamento.
immediatamente cessare di fare per far fronte a eventuali richieste
Se l’Organizzazione soddisfa le
riferimento al certificato e al marchio emerse in fase di rilascio del certificato,
condizioni poste da SGS Italia nei limiti
di certificazione SGS (i) dopo per la revoca della sospensione del
temporali indicati, la sospensione può
l’eventuale scadenza, la sospensione, certificato, al ricevimento di notizie
essere revocata; in caso contrario, SGS
l’annullamento del certificato, (ii) di gravi malfunzionamenti o reclami
Italia procede al ritiro del certificato.
nel caso in cui siano state apportate connessi col sistema certificato, quando
Viene resa pubblica anche l’eventuale
modifiche al sistema non accettate da l’Organizzazione apporta modifiche al
revoca successiva della sospensione
SGS Italia, (iii) se SGS Italia modifica le proprio sistema considerate rilevanti
con le stesse modalità. I costi legati alla
regole dello schema di certificazione da SGS Italia, ecc.. A conclusione
sospensione e ripristino del certificato
e l’Organizzazione non intende della visita, l’Organizzazione riceve il
sono a carico dell’Organizzazione.
conformarsi (iv) in presenza di qualsiasi relativo rapporto. SGS Italia si riserva
inoltre il diritto di condurre visite La durata massima di sospensione
altra circostanza che possa condizionare
non preannunciate, se necessario, non supera generalmente 6 (sei mesi)
negativamente il sistema certificato.
motivandone le ragioni in occasione calcolati dalla data di scadenza della
1.9.4 SGS Italia verifica la correttezza visita programmata.
delle stesse.
nell’uso del certificato e del marchio di
certificazione in occasione degli audit Possono essere eseguite visite 1.13 ANNULLAMENTO DELLA
di sorveglianza, rinnovo e in base a addizionali, anche disgiunte da SGS CERTIFICAZIONE
informazioni provenienti dal mercato; Italia, da parte dell’Organismo di 1.13.1 L’annullamento della certificazione
in caso di uso non corretto, SGS Italia Accreditamento o dai proprietari di avviene in seguito al ritiro della stessa a
intraprende le azioni necessarie che schema o loro designati. cura di SGS Italia o alla rinuncia da parte
possono includere richieste di azioni L’eventuale rifiuto da parte dell’Organizzazione.
correttive maggiori, la sospensione o il dell’Organizzazione di non accettare tali 1.13.2. SGS Italia per motivi ritenuti
ritiro della certificazione, pubblicazioni audit comporta automaticamente l’avvio di particolare gravità, motivati per
della trasgressione, azioni legali. dell’iter di sospensione e/o ritiro del iscritto all’Organizzazione, ha facoltà
certificato. di annullare il certificato quando (i)
1.10 AUDIT PERIODICI DI SORVEGLIANZA
l’Organizzazione non ottempera alle
1.10.1 SGS Italia effettua verifiche 1.12 SOSPENSIONE DELLA
CERTIFICAZIONE condizioni poste da SGS Italia per
periodiche di sorveglianza in accordo la revoca della sospensione della
allo schema (semestrale o annuale) 1.12.1 SGS Italia per motivi ritenuti gravi
certificazione, (ii) gli audit rivelano
contrattualmente concordato al fine e spiegati per iscritto all’Organizzazione
carenze nel sistema ritenute critiche,
di assicurare il riesame completo del ha facoltà di sospendere, per un periodo
(iii) l’Organizzazione interrompe l’attività
sistema in ogni ciclo di certificazione; di tempo limitato, la certificazione
di produzione e fornitura dei prodotti/
le date pianificate degli audit sono già concessa. Ad esempio, la
servizi menzionati nel certificato per
definite con riferimento alla data sospensione può essere attuata quando
un periodo di tempo considerevole
di completamento dello stage 2 o (i) l’Organizzazione non gestisce
(nell’ordine di 12 mesi) o in caso di
successive modifiche. correttamente i reclami, (ii) gli audits
fallimento, (iv) per inadempimento nel
La data di esecuzione degli audit di evidenziano rilevanti carenze nel sistema
pagamento del corrispettivo verso SGS
sorveglianza dopo il rilascio iniziale ma che, a giudizio di SGS Italia, non
Italia, (v) SGS Italia modifica le regole
non deve essere superiore a 6 o 12 sono di tale gravità da comportare il
del proprio schema di certificazione e
mesi dalla data di termine dello stage ritiro del certificato, (iii) l’Organizzazione
l’Organizzazione non intende uniformarsi
2; Le successive sorveglianze sono non rispetta quanto previsto per
ai nuovi requisiti, (vi) l’Organizzazione
programmate in funzione della data l’implementazione delle azioni correttive,
non gestisce correttamente i reclami,
di stage 2. Ogni anno solare deve (iv) l’Organizzazione non da prontamente
(vii) l’Organizzazione contravviene
prevedere l’esecuzione di un audit di notizia dei provvedimenti giudiziari in
agli accordi stipulati con SGS Italia o
sorveglianza o rinnovo. corso anche legati al mancato rispetto
l’Organizzazione stessa lo richiede
di requisiti cogenti, (v) l’Organizzazione
1.10.2 Negli audit di sorveglianza viene formalmente, (viii) l’Organizzazione
è inadempiente alle obbligazioni
accertato il corretto mantenimento non accetta modifiche alle condizioni
contrattualmente assunte nei confronti
del sistema certificato con particolare economiche, o per mancata/ritardata
di SGS Italia, alle prescrizioni del
riferimento alla efficacia del sistema conduzione delle visite periodiche
regolamento, alle regole per l’uso del
e all’attuazione di programmi di previste compresa la mancata
marchio/certificato (vi) mancata/ritardata
miglioramento continuo. Completata la esecuzione della visita di rinnovo entro la
conduzione degli audit di sorveglianza
visita, l’Organizzazione riceve il relativo scadenza. (vedi 1.15)
periodici per motivi non imputabili a SGS
rapporto. SGS Italia, in caso di variazione 1.13.3 L’annullamento del certificato
Italia.
dell’esito dell’audit, raccomandato nel viene notificato in modo ufficiale
rapporto, notifica all’Organizzazione le 1.12.2 In caso di sospensione, SGS Italia
all’Organizzazione mediante posta
decisioni prese e le azioni da adottare. ne dà notifica ufficiale all’Organizzazione
elettronica, fax o altro mezzo
mediante posta elettronica, fax o altro
equivalente, reso pubblico da SGS
mezzo equivalente, comunicando anche
Rev. 15 (aprile 2019)Italia (ad esempio mediante esclusione dell’iter di rinnovo inclusa positiva L’Organizzazione dovrà accettare le
dell’Organizzazione dall’apposito delibera della pratica entro la scadenza determinazioni di SGS Italia, motivate
registro) e comunicato all’organismo prevista comporterà l’annullamento del per iscritto, circa la eventuale necessità
di accreditamento e/o al proprietario certificato precedente e, nel caso ne di effettuare una visita addizionale,
di schema. Qualora l’Organizzazione, sussistano i requisiti, o l’emissione di la sospensione/riduzione della
successivamente all’annullamento del un nuovo certificato (con nuovo numero certificazione o una ripetizione integrale
certificato, continui a far riferimento ad e nuova data di prima emissione) dell’iter di certificazione. La mancata
esso in qualsiasi modo, SGS Italia sarà o l’emissione del certificato senza notifica a SGS Italia può comportare
libera di tutelarsi nella maniera ritenuta continuità storica. provvedimenti di sospensione/ritiro della
più opportuna. In caso di ritiro, non è Al fine di poter pianificare con il dovuto certificazione.
previsto il rimborso di eventuali spese anticipo la visita di rinnovo l’accettazione
legate alle attività di audit già completate dell’offerta di SGS Italia (vedi superiore
1.18 REGISTRAZIONE DEI RECLAMI E
da SGS Italia. COMUNICAZIONI ESTERNE
1.15.1) deve pervenire almeno 3(tre)
mesi prima della scadenza del certificato La documentazione del sistema
1.14 VARIAZIONI DEL CAMPO DI VALIDITÀ in essere. certificato include la registrazione
DEL CERTIFICATO dei reclami connessi all’oggetto della
Nella visita di rinnovo, viene accertato
1.14.1 L’Organizzazione può richiedere certificazione e le relative azioni
l’impegno dimostrato al mantenimento
estensioni del campo di validità del correttive intraprese. Tali documenti
del sistema, l’efficacia dello stesso e la
certificato (ad esempio, per inserimento devono essere resi tutti disponibili
sua continua rispondenza al campo di
di nuovi prodotti, processi, servizi, a SGS Italia. Per la certificazione di
applicazione, anche alla luce dei risultati
stabilimenti, ecc. rispetto a quelli sistemi che prevedano la gestione
ottenuti nel corso dell’intero ciclo di
menzionati nel certificato) seguendo delle comunicazioni esterne, le stesse
certificazione precedente.
l’iter descritto per la richiesta iniziale. dovranno essere disponibili a SGS Italia
L’estensione è concessa a seguito di SGS Italia, in caso di variazione dell’esito con la registrazione delle eventuali azioni
una nuova verifica effettuata con esito dell’audit, raccomandato nel rapporto, intraprese.
favorevole che riguarda gli elementi notifica all’Organizzazione le decisioni
oggetto dell’estensione stessa. prese e le azioni da adottare. 1.19 RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI
La durata dipende dalla rilevanza 1.19.1 Reclami scritti possono essere
delle richieste e può comportare 1.16 MODIFICHE ALLO SCHEMA DI
presentati a SGS Italia dai propri Clienti
CERTIFICAZIONE
una ripetizione integrale dell’iter di (ad esempio riferiti al comportamento
certificazione. Successivamente è Qualora vengano apportate modifiche del personale) o dai Clienti delle
emesso un nuovo certificato che sostanziali alle regole/requisiti dello Organizzazioni certificate, da Organismi
comporta la restituzione di quello schema di certificazione, SGS Italia ne di Accreditamento, da altre parti
precedente. informa le Organizzazioni certificate interessate, ecc.
o in certificazione prendendo in
1.14.2 Analogamente SGS Italia può 1.19.2 L’Organizzazione che utilizza i
considerazione le eventuali osservazioni
adottare misure riduttive del campo di servizi di certificazione erogati da SGS
presentate dalle stesse. SGS Italia
validità del certificato in base a quanto Italia ha inoltre facoltà di presentare
provvede a specificare la data di
comunicato dalle Organizzazioni, in ricorsi scritti nei confronti delle decisioni
entrata in vigore delle modifiche e le
presenza di carenze non risolte nei tempi prese a suo carico da SGS Italia (ad
eventuali azioni correttive richieste,
previsti e/o relative ad aspetti specifici esempio per mancato rilascio della
accordando i tempi necessari al loro
la cui esclusione non influenza il resto certificazione).
recepimento. Il mancato adeguamento
del sistema oppure in assenza di attività 1.19.3 In presenza di reclami o ricorsi,
dell’Organizzazione alle misure
afferenti prodotti/processi oggetto di SGS Italia conferma per iscritto
correttive stabilite, nei tempi concordati,
certificazione. l’avvenuta ricezione degli stessi e si
può condurre all’applicazione dei
provvedimenti di sospensione/ritiro della impegna, nel rispetto della propria
1.15 RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE
certificazione. procedura interna, a valutare e giungere
1.15.1 Nel corso dell’ultima sorveglianza a decisione, a mezzo di personale
di ogni ciclo di certificazione 1.17 MODIFICHE AL SISTEMA CERTIFICATO indipendente e qualificato.
(generalmente triennale, in dipendenza
L’Organizzazione certificata deve
della norma di riferimento), il personale 1.20 PROPRIETÀ DEI RAPPORTI E
informare tempestivamente SGS Italia
SGS Italia illustra i criteri di rinnovo per CERTIFICATI (PROPRIETÀ INTELLETTUALE)
per iscritto di modifiche sostanziali che
un ulteriore ciclo; in dipendenza degli Qualsiasi documento, incluso, ogni
intenda apportare al proprio sistema
accordi iniziali stabiliti con SGS Italia si Rapporto o Certificato, fornito da SGS
e/o di eventuali cambiamenti che
potrà procedere con un nuovo contratto Italia e il copyright (diritto d’autore)
possano influenzare la conformità ai
di validità triennale o confermare quello ivi contenuto rimane di proprietà di
requisiti della norma di riferimento per
esistente; in quest’ultimo caso si SGS Italia e l’Organizzazione non deve
la certificazione quali: (i) aspetti legali,
potranno applicare eventuali variazioni alterare o interpretare in modo errato il
commerciali, organizzativi o relativi alla
alle condizioni contrattuali di riferimento suo contenuto in ogni modo.
proprietà (ii) organizzazione e direzione
comunicate con debito anticipo
(ad es. personale con ruoli chiave o L’Organizzazione sarà autorizzata a fare
all’Organizzazione.
potere decisionale, personale tecnico) copie solo per uso interno e duplicati dei
1.15.2 L’audit di rinnovo, in presenza (iii) indirizzi di contatto e siti (iv) campo Certificati sono disponibili su richiesta.
di un contratto valido tra le parti, di applicazione delle attività svolte
viene programmato da SGS Italia, con compreso nel sistema di gestione
congruo anticipo rispetto alla scadenza certificato (v) modifiche significative del
del certificato; la mancata conclusione sistema e dei processi.
Rev. 15 (aprile 2019)1.21 RICONOSCIMENTO DI EMAS. 2.3.2 Nel caso in cui durante l’iter di
CERTIFICAZIONI RILASCIATE DA ALTRI c) alla certificazione di prodotto/servizio certificazione emergessero necessità
ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE (ODC) di verifiche presso i fornitori del Cliente
in accordo a normative di riferimento
SGS Italia riconosce le certificazioni nazionali/internazionali e/o a specifiche ai fini di indagini legate allo scopo della
rilasciate da altri Organismi di /disciplinari del Cliente debitamente certificazione richiesto (es.: esame di
Certificazione accreditati da Organismi approvati dalla Società. processi affidati all’esterno), il Cliente
di Accreditamento riconosciuti e facenti deve assicurare l’accesso ai locali dei
d) A verifiche di seconda parte,
parte degli accordi MLA, a meno che suoi Fornitori al personale ispettivo
preliminari, corsi di addestramento
ciò non comprometta l’integrità dello della Società e , quando richiesto, del
nei sistemi di gestione e altre attività
schema di certificazione adottato da personale preposto dell’Organismo
connesse.
SGS Italia. di Accreditamento o dei proprietari di
2.2.2 Al completamento delle attività di schema o loro designati.
1.22 RINUNCIA, SOSPENSIONE, REVOCA verifica, la Società preparerà un rapporto
DELL’ACCREDITAMENTO 2.3.3 Il Cliente deve garantire il
da sottoporre all’attenzione del cliente.
rispetto delle tempistiche concordate
SGS Italia si impegna ad informare Qualsiasi raccomandazione data nel
(annuali o semestrali) con la Società
tempestivamente l’Organizzazione rapporto non è da ritenersi vincolante
per gli audit di mantenimento periodici
cliente dell’eventuale rinuncia/ per la Società e la decisione di emettere
(sorveglianze e rinnovi) e gli eventuali
sospensione/revoca dell’accreditamento o meno il Certificato spetta unicamente
audit addizionali richiesti anche da parte
nello schema/settore di accreditamento alla Società.
dell’Organismo di Accreditamento
nel quale ricade la certificazione 2.2.3 Il Cliente prende atto che la o dei proprietari di schema o loro
dell’Organizzazione, nonché a Società nel prestare un servizio, non designati.; eventuali deroghe dovranno
supportare l’Organizzazione stessa nella assume né la posizione del Cliente né essere adeguatamente motivate ed
fase di eventuale passaggio ad altro quella di alcuna terza parte, né libera autorizzate. La Società si riserva la
Organismo accreditato. esse dalle loro obbligazioni, né altrimenti facoltà di sospendere od annullare la
assume, circoscrive, abroga o scarica certificazione nei casi ove le scadenze
PARTE 2: CONDIZIONI GENERALI PER I alcuna obbligazione dello stesso Cliente
SERVIZI DI CERTIFICAZIONE delle tempistiche non siano rispettate.
nei confronti di terze parti o viceversa.
2.3.4 Onde consentire alla Società di
2.1 SCOPO 2.2.4 Il rilascio, la sospensione, il ritiro rispettare le leggi applicabili in materia
2.1.1 Salvo nel caso di diverso accordo o l’annullamento della certificazione di salute e sicurezza, il Cliente dovrà
scritto tutte le offerte emesse od i avverranno in accordo al regolamento fornire alla Società al personale preposto
servizi prestati da SGS Italia S.p.A. vigente. dell’Organismo di Accreditamento o dei
(“La Società” ovvero “L’Organismo di 2.2.5 La Società si riserva di delegare proprietari di schema o loro designati
Certificazione”) e la persona fisica o in tutto o in parte a propri ausiliari anche in modalità disgiunta dalla
giuridica che sottoscriva una Richiesta di l’esecuzione dei servizi richiesti presenza del personale ispettivo della
Certificazione (“il Cliente”) sono regolati e contrattati dal Cliente e questi Società, tutte le informazioni disponibili
dalle presenti Condizioni Generali. acconsente sin d’ora alla trasmissione in merito ai rischi, anche solo potenziali
2.1.2 Queste condizioni, il regolamento delle relative informazioni necessarie. cui il tale personale potrebbe incorrere
di cui costituiscono parte integrante, durante le visite. La Società si impegna
2.3 OBBLIGAZIONI DEL CLIENTE a far rispettare al proprio personale tutti
l’offerta, la richiesta di certificazione e,
ove applicabile, le disposizioni relative 2.3.1 Il Cliente deve assicurare la i regolamenti del Cliente in materia di
all’uso del marchio, costituiscono disponibilità degli accessi presso i salute e sicurezza nel corso della sua
l’accordo contrattuale tra il Cliente e la propri locali del personale ispettivo permanenza presso il Cliente.
Società (“il Contratto”). Salvo diverso della Società (compreso eventuali 2.3.5 Il Cliente si impegna a conformare
accordo, nessuna modifica al contratto Osservatori) e, quando richiesto, anche ed a mantenere conforme i propri
sarà ritenuta valida ed efficace a meno in modalità disgiunta dalla presenza prodotti e/o servizi a tutti i requisiti
che essa non sia stata prevista in firma del personale ispettivo della Società, di legge e di natura cogente (quali
scritta e firmata dal cliente e dalla del personale preposto dell’Organismo Direttive, Leggi, Regolamenti) applicabili.
società. di Accreditamento o dei proprietari di 2.3.6 Il Cliente si impegna a comunicare
schema o loro designati. tempestivamente alla Società:
2.1.3 I certificati saranno emessi dalla
Società in accordo al regolamento in Il Cliente dovrà inoltre rendere • tutte le situazioni difformi rilevate
vigore, del quale viene fornita copia al disponibile alla Società, al personale dalle Autorità di controllo, nonché
Cliente all’atto della stipula del contratto. preposto dell’Organismo di eventuali sospensioni o revoche
Accreditamento o dei proprietari di di autorizzazioni, concessioni, ecc.
La Società si riserva il diritto di
schema o loro designati anche in relative ai prodotti/servizi connessi alla
modificare il regolamento anche a
modalità disgiunta dalla presenza del certificazione rilasciata;
esecuzione del servizio iniziata.
personale ispettivo della Società, le
• eventuali procedimenti giudiziari e/o
2.2 SERVIZI informazioni e le strutture necessarie
amministrativi in corso, riguardanti
quando richiesti, compresa l’assistenza
2.2.1 Le presenti condizioni si applicano: l’oggetto della certificazione e a
di personale debitamente addestrato ed
a) alla certificazione di sistemi di mantenere informata la Società sugli
autorizzato, uno spazio attrezzato con
gestione in accordo a normative di sviluppi di tali procedimenti.
i principali strumenti per la redazione
riferimento nazionali ed internazionali e riproduzione dei rapporti e per lo La Società si riserva la facoltà di eseguire
regolate dalla norma di ISO 17021 svolgimento delle riunioni. opportuni e tempestivi audit addizionali
b) alla verifica della Dichiarazione ed adottare,se necessario, provvedimenti
Ambientale in accordo al Regolamento di sospensione cautelativa e/o revoca
della certificazione rilasciata.
Rev. 15 (aprile 2019)2.3.7 Il Cliente può riprodurre o rendere sorveglianza necessarie a seguito in caso di mancato pagamento delle
pubbliche porzioni dei rapporti emessi dell’individuazione di non conformità, fatture, anche di quelle relative ad un
dalla Società solo qualora non compaia quali, a titolo esemplificativo: altro contratto in vigore tra la Società e il
il nome della Società, o quando abbia a) la ripetizione di singole fasi o Cliente, o sue controllanti, controllate o
ottenuto preventiva autorizzazione dell’intero programma di verifica, oppure comunque collegate.
scritta da parte della stessa. Il Cliente per attività conseguenti al mancato Parimenti, in caso di mancato
non può rendere pubblici i dettagli delle rispetto delle regole e delle procedure di pagamento da parte del Cliente di
modalità di svolgimento, conduzione od registrazione; fatture relative ad un altro contratto in
esecuzione delle attività della Società. vigore tra la Società e il Cliente, o sue
b) attività addizionali conseguenti alla
2.3.8 Il Cliente si impegna a garantire la sospensione, ritiro e/o ripristino del controllanti, controllate o comunque
completezza e veridicità dei documenti e certificato; collegate la Società avrà facoltà di
delle informazioni messe a disposizione sospendere o interrompere anche le
c) ripetizione di attività di verifica dovute
degli Auditors incaricati dalla Società. ulteriori attività eventualmente in corso
a modifiche al sistema di gestione o ai
Quest’ultima è esplicitamente esonerata per tali altri contratti in essere e/o ritirare
prodotti, processi o servizi; o
da ogni responsabilità in caso di il relativo certificato.
mancata o incompleta comunicazione d) obblighi giudiziari di rendere
2.4.8 Per il ritardato pagamento
di dati, come pure nel caso gli stessi documenti o testimonianze in relazione
delle fatture, la Società avrà diritto
non corrispondano alla reale situazione alle attività svolte dalla Società.
al pagamento degli interessi di mora
aziendale. 2.4.3 La Società si riserva il diritto applicabili per legge. Sono a carico del
di addebitare oneri addizionali alle Cliente tutti i costi relativi al recupero
2.4 TARIFFE E PAGAMENTI tariffe in vigore, in caso di richieste del credito, comprese le eventuali spese
2.4.1 Le tariffe comunicate al Cliente di servizi urgenti da parte del Cliente, legali.
comprendono tutte le fasi del annullamento o riprogrammazione dei
2.4.9 In caso di mancato o ritardato
programma di verifica e l’emissione del servizi, ripetizione parziale o integrale
pagamento delle fatture (oltre i 10 giorni
certificato, nonché le attività periodiche del programma di verifica o delle
dalla scadenza), la Società, anche in
di sorveglianza eseguite dalla Società attività di cui al presente regolamento.
deroga agli accordi contrattuali, avrà
per il mantenimento del certificato. In particolare il rinvio, su richiesta del
facoltà di non eseguire ulteriori attività in
Poiché le tariffe proposte sono quelle in Cliente, di attività già programmate e
favore dell’Organizzazione, quali gli audit
vigore al momento della presentazione concordate che richiedano la presenza
di mantenimento periodici (sorveglianze
dell’offerta, la Società si riserva il diritto di personale della Società presso il
e rinnovi) e gli eventuali audit addizionali,
di revisionare tali tariffe durante il Cliente, comporta il diritto di addebitare,
salvo chiedere il pagamento anticipato
periodo di registrazione. La Società si a titolo di indennizzo, oneri addizionali
dei corrispettivi per tali attività.
riserva, inoltre, il diritto di revisionare pari al 50% della tariffa contrattualmente
le tariffe qualora le richieste dal Cliente prevista per l’attività stessa, qualora 2.5 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
risultino, in un secondo momento, detta richiesta non pervenga alla Società DOCUMENTI
non in linea con le informazioni fornite per iscritto con almeno 15 gg. lavorativi
2.5.1 La Società conserverà nei propri
inizialmente, ovvero con quelle utilizzate di anticipo.
archivi la documentazione relativa
al fine di ottenere un’offerta. Al Cliente 2.4.4 Una copia delle tariffe in vigore al programma di certificazione e
verrà notificata ogni revisione tariffaria. applicate dalla Società può essere resa sorveglianza per il periodo richiesto
l servizio di promozione delle attività di disponibile su richiesta del Cliente. dall’Ente di Accreditamento e/o
SGS Italia è soggetto a remunerazione proprietari di schema e dalle disposizioni
2.4.5 Salvo diversamente indicato, tutte
verso tali soggetti. di legge vigenti.
le tariffe non comprendono le spese
SGS Italia può intrattenere rapporti di viaggio e soggiorno. Inoltre, tutte 2.5.2 Alla scadenza del periodo di
di partnership con altre imprese, per le tariffe e i costi addizionali sono da conservazione, la Società, a propria
servizi di marketing e vendita; tali intendersi IVA esclusa. discrezione, trasferirà, conserverà
servizi possono essere soggetti a o provvederà alla distruzione della
2.4.6 La Società emetterà fatture
remunerazione. documentazione, salvo diverse istruzioni
al Cliente secondo le modalità di
Poiché, nell’ambito della promozione pagamento previste nell’offerta. Le da parte del Cliente. La Società si riserva
dei servizi, le provvigioni sostituiscono i fatture relative ad attività addizionali il diritto di addebitare al Cliente i costi
costi di attività promozionali effettuate in verranno emesse ad esecuzione delle derivanti dall’esecuzione di tali eventuali
proprio da SGS, i prezzi praticati da SGS attività stesse. Se non diversamente istruzioni.
Italia non prevedono oneri aggiuntivi/ previsto nell’offerta, le condizioni di
costi addizionali a carico del cliente. pagamento sono da intendersi a 30 2.6 CONFIDENZIALITÀ
Il cliente può richiedere a SGS Italia giorni dalla data di emissione della 2.6.1 Si considerano “informazioni
informazioni specifiche rispetto fattura, indipendentemente dall’esito del confidenziali e riservate” le informazioni
ad eventuali relazioni con partner processo di certificazione. che una parte potrà acquisire dall’altra
ed eventuali provvigioni erogate in 2.4.7 Qualunque utilizzo da parte in occasione dell’esecuzione del
riferimento al proprio contratto. del Cliente del certificato o delle Contratto salvo quelle: (i) che erano,
Il pagamento di eventuali provvigioni a informazioni ivi contenute, è subordinato come dimostrabile da documenti
terzi non pone il Cliente in una posizione al puntuale pagamento delle fatture. In scritti, in possesso della parte ricevente
di vantaggio ai fini della certificazione aggiunta alle azioni previste dal presente prima della rivelazione da parte della
regolamento, la Società si riserva il proprietaria dell’informazione; (ii) che
2.4.2 Oneri addizionali saranno richiesti
diritto di sospendere o di interrompere sono o diventano, senza alcuna colpa
per attività che non quotate inizialmente
le attività e/o di ritirare il certificato da parte della ricevente, di dominio
nonché per attività di verifica o
pubblico mediante pubblicazione
Rev. 15 (aprile 2019)od altro; (iii) che la ricevente possa b) i compensi maturati per la porzione di suoi dipendenti, ausiliari, agenti e/o
dimostrare di aver ricevuto da terzi come servizio effettivamente reso; subcontraenti avverso qualunque
loro libero ed autonomo diritto e non La Società sarà conseguentemente reclamo (reale o minacciato) mosso
derivanti direttamente od indirettamente sollevata da qualunque responsabilità da terzi per perdite, danni o spese di
dalla proprietaria dell’informazione. per la mancata o incompleta erogazione qualunque natura, incluse quelle legali,
2.6.2 Salvo non sia richiesto da precisi dei servizi richiesti. e comunque sorgenti in relazione
obblighi di legge nessuna parte potrà all’esecuzione, anche parziale o alla non
utilizzare le informazioni confidenziali e 2.9 LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ E esecuzione, di qualunque servizio.
riservati per scopi diversi dall’esecuzione INDENNIZZI 2.9.7 Ciascuna parte dovrà sottoscrivere
del Contratto, né rivelarle ad altri senza 2.9.1 La Società si impegna a eseguire le opportune coperture assicurative
la preventiva autorizzazione scritta i servizi con cura e diligenza e si riterrà a copertura delle proprie aree di
dell’altra parte. responsabile solamente in caso di colpa responsabilità.
grave.
2.7 RECESSO 2.9.2 Nulla nelle presenti condizioni 2.10 MISCELLANEA
2.7.1 Salvo diverso accordo scritto, esclude o limita la responsabilità della 2.10.1 Qualora una o più delle presenti
la durata del Contratto è prevista Società nei confronti del Cliente per condizioni generali sia in qualche modo
nell’offerta della Società (termine morte, infortunio, frode o altro evento illegittima od inapplicabile, la validità,
iniziale). dipeso da colpa grave della Società. legalità e applicabilità delle rimanenti
2.7.2 La società, in qualsiasi momento 2.9.3 Ferma la superiore previsione condizioni non verrà diminuita o lesa in
precedente all’emissione del Certificato, 2.9.2 la responsabilità della Società, modo alcuno.
può esercitare il recesso qualora il relativamente ad ogni reclamo per 2.10.2 Durante il corso della prestazione
Cliente risulti inadempiente a una perdite, danni o spese di qualunque dei servizi e per un periodo di un anno
qualsiasi delle sue obbligazioni, e non natura o comunque sorgenti, sarà dalla conclusione di essi, il Cliente
ponga rimedio a tale inadempimento in ogni caso e nel suo complesso si impegna, sia direttamente che
entro 10 giorni dalla notifica a mezzo limitata all’importo del corrispettivo indirettamente, a non istigare e/o ad
email della Società. contrattualmente previsto per il servizio incoraggiare i dipendenti della Società
2.7.3 Ciascuna parte potrà esercitare il (IVA esclusa). a lasciare l’impiego presso questa, né a
recesso senza preavviso nel caso l’altra 2.9.4 Ferma la superiore previsione fare offerte in tal senso.
parte venga a trovarsi destinataria di 2.9.2 la Società non assume alcuna 2.10.3 L’uso del nome della Società
dichiarazione di fallimento, o apertura di responsabilità per perdite, danni o spese o di marchi registrati per informazioni
altra procedura concorsuale, concordato di qualunque natura per cui non sia pubblicitarie non è permesso senza
anche stragiudiziale, messa in stata intrapresa iniziativa legale da parte la previa autorizzazione scritta della
liquidazione o cessazione dell’attività. del cliente entro un anno dalla data di Società.
2.7.4 Nei casi in cui il Cliente trasferisca esecuzione del servizio della Società
la sua attività ad altra Organizzazione, il o per parziale inadempimento se non 2.11 RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
trasferimento del certificato è soggetto pervenuto entro un anno dalla data nella Qualsiasi controversia inerente,
al preventivo consenso scritto da parte quale il servizio avrebbe dovuto essere derivante o comunque connessa alla
della Società e potrà comportare, a sua completato. prestazione dei servizi resi in Italia
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discrezione, una verifica addizionale 2.9.5 Ferma la superiore previsione sarà regolata dalla legge italiana, con
a titolo oneroso. Se accordato dalla 2.9.2 la Società non assume alcuna l’esclusione di ogni norma relativa
Società, l’uso del certificato da parte responsabilità verso il Cliente o terzi: al conflitto di legge, la giurisdizione
della nuova Organizzazione sarà sarà del giudice italiano e competente
(a) per perdita, danni o spese per
governato dal Contratto in essere. esclusivamente il Tribunale di Milano.
qualunque azione sia o non sia
intrapresa sulla base dei Rapporti né per L’ORGANISMO SI RISERVA LA
2.8 FORZA MAGGIORE FACOLTA’ DI INTEGRARE, ELIMINARE
qualsivoglia risultato inesatto che possa
Qualora, per qualunque ragione o causa essere generato da informazioni poco O MODIFICARE LE PREVISIONI DEL
estranea al proprio controllo (incluso, chiare, erronee, incomplete, fuorvianti o PRESENTE REGOLAMENTO.
ma non limitato, a situazioni quali “atti false fornite alla Società. SALVO DIVERSO ACCORDO
di Dio”, guerre, attività terroristiche, SCRITTO TUTTI SERVIZI SONO
(b) per danni indiretti e/o consequenziali,
impossibilità ad ottenere licenze o RESI IN ACCORDO AL PRESENTE
incluso il lucro cessante, limitazione dei
registrazioni, malattie o dimissioni di REGOLAMENTO DA CONSIDERARSI
profitti, perdita del commercio, perdita
personale o l’impossibilità di adempiere PREVALENTE SU ALTRE DISPOSIZIONI
dell’occasione, perdita di avviamento e
del cliente le proprie obbligazioni RIPORTATE IN QUALSIVOGLIA ALTRO
costo del ritiro di prodotti dal mercato.
contrattuali) alla Società sia impedita DOCUMENTO.
l’esecuzione od il completamento del 2.9.6 Salvo che nell’ipotesi di
servizio oggetto del contratto, il Cliente dolo o colpa grave della Società, il
pagherà a questa: Cliente si obbliga a garantire, tenere
indenne e manlevare la Società ed i
a) l’ammontare delle spese
effettivamente sostenute;
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