SGS -REGOLAMENTO (CERTIFICAZIONE SISTEMI) - SGS Italia
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SGS –REGOLAMENTO (CERTIFICAZIONE SISTEMI) INTRODUZIONE E SCOPO a designare un proprio rappresentante potranno rivolgersi ai sensi della vigente SGS Italia S.p.A. (di seguito anche responsabile (Guida) nei confronti normativa in materia di protezione dei dati solo “SGS Italia”), appartenente al del gruppo di audit che - nel caso sia personali. Gruppo internazionale SGS, opera come ammessa la presenza di consulenti dell’Organizzazione - assicuri che gli 1.4 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE organismo di certificazione di sistemi di gestione (nel seguito anche solo stessi non interferiscano in alcuno modo 1.4.1 Una volta ricevuti i dati completi “sistemi”) con riferimento a norme con lo svolgimento delle attività. dell’Organizzazione richiesti dal internazionalmente riconosciute. questionario SGS Italia, viene emessa 1.2 SCOPO E STRUTTURA ORGANIZZATIVA da SGS Italia l’offerta di certificazione Il Gruppo SGS è presente in più Paesi con 1.2.1 Le presenti condizioni tecniche si con dettaglio dello scopo e del costo Organismi di certificazione accreditati. Gli applicano alle attività di certificazione dei servizi e delle modalità di attivazione accreditamenti riconosciuti agli Organismi specificate ai punti 2.2.1 a) e b) delle dell’iter di certificazione; l’offerta è del Gruppo SGS con i relativi settori sono Condizioni Generali che seguono (vedi accompagnata dal regolamento e dal disponibili su richiesta. Parte 2). modulo “richiesta di certificazione” SGS Italia offre, altresì, servizi di riportante in particolare la norma di Le condizioni tecniche recepiscono le certificazione di servizio/prodotto riferimento e il campo di applicazione del prescrizioni relative all’accreditamento (cogente e volontaria) e di Verificatore sistema. degli Organismi di Certificazione. Ambientale ai sensi del Regolamento 1.2.2 L’organigramma riportante Per particolari schemi di certificazione CE n° 1221/2009 (di seguito denominato la struttura organizzativa coinvolta e/o settori merceologici, i requisiti Regolamento EMAS) nelle attività di certificazione e la normativi per la certificazione possono I servizi SGS Italia sono erogati nel essere integrati da specifici documenti documentazione connessa sono rispetto delle condizioni generali per i (es. Regolamenti Tecnici) emessi dagli disponibili su richiesta. servizi di certificazione (vedi Parte 2). Organismi di accreditamento o dai SGS Italia eroga servizi di certificazione I servizi di certificazione sono forniti da proprietari di schema. anche per conto di altre Affiliate del personale diretto di SGS Italia o, a sua discrezione, da personale di Affiliate del 1.4.2 Al ricevimento della richiesta Gruppo e per accreditamenti diversi da Gruppo SGS (generalmente per attività di certificazione unitamente alla quello locale secondo quanto previsto dal da svolgere all’estero) o da altre risorse documentazione in essa richiesta, SGS presente regolamento. esterne secondo requisiti concordati. Italia invia alla Organizzazione la conferma Febbraio 2019. La Società si riserva il d’ordine che ufficializza le condizioni In ogni caso SGS Italia mantiene diritto di emendarla di volta in volta. Se contrattuali. La pratica è quindi assegnata comunque la completa responsabilità l’informativa sarà aggiornata, la Società al personale incaricato di assicurare del rilascio, mantenimento, sospensione, si attiverà per informare i propri Fornitori l’erogazione del servizio secondo le annullamento della certificazione. dell’aggiornamento tramite i mezzi procedure SGS Italia. I nominativi del appropriati, a seconda di come la Società personale coinvolto nelle singole attività 1.3 RISERVATEZZA E CONFIDENZIALITÀ comunica normalmente con tali Fornitori. di audit sono comunicati con debito SGS Italia assicura che tutte le informazioni di natura confidenziale, anticipo; eventuali obiezioni motivate PARTE 1: CONDIZIONI TECNICHE PER SERVIZI DI CERTIFICAZIONE ottenute nel corso delle attività di dell’Organizzazione dovranno essere certificazione, sono trattate in maniera immediatamente notificate a SGS Italia. 1.1 PRESCRIZIONI GENERALI strettamente riservata a tutti i livelli 1.5 AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE Il regolamento disciplina i servizi di della propria struttura organizzativa, salvo quando diversamente prescritto 1.5.1 Quando richiesto certificazione e l’Organizzazione si da disposizioni di legge, disposizioni dall’Organizzazione in fase di richiesta di impegna contrattualmente ad osservare di Organismi di Accreditamento e certificazione, prima dell’avvio dell’iter le prescrizioni ivi fissate. Il regolamento di Certificazione del personale o di iniziale, può essere eseguito un’audit viene applicato con indipendenza proprietari di schema o autorizzazione preliminare al fine di valutare e fornire e imparzialità nei confronti di tutte scritta da parte dell’Organizzazione all’Organizzazione informazioni sul grado le Organizzazioni che chiedono o interessata. di implementazione del sistema oggetto hanno ottenuto l’accesso ai servizi di di certificazione; tale audit preliminare certificazione di SGS Italia. SGS Italia tratterà i dati a cui avrà avrà una durata massima di 2 (due) giorni/ Le Organizzazioni si impegnano di accesso, o che gli saranno comunicati, uomo e non potrà essere ripetuto. conseguenza a rendere disponibili nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, 1.5.2 L’audit iniziale viene condotto in i documenti di definizione e di in modalità elettronica o cartacea al solo due fasi (Stage) sotto la responsabilità implementazione del sistema, a scopo dell’adempimento del servizio di un Lead Auditor di SGS in accordo collaborare durante tutte le attività di richiesto. Titolare del trattamento è a piani di audit precedentemente verifica garantendo l’accesso a tutte le SGS Italia S.p.A., presso la propria sede trasmessi all’Organizzazione in cui aree, alle informazioni e al personale, legale, a cui gli interessati del trattamento sono indicate finalità e modalità di Rev. 15 (aprile 2019)
conduzione dell’audit; per ogni audit conformità a tutti i requisiti della norma marchio SGS; in caso contrario, SGS Italia viene svolta una riunione di apertura del sistema di gestione applicabile o dì notifica all’Organizzazione le decisioni (ove vengono richiamati tutti gli aspetti altri documenti normativi; il monitoraggio, prese e le azioni da adottare. Il certificato principali: la procedura di valutazione, la misurazione, il reporting e il riesame emesso, oltre ad altre informazioni, i criteri di classificazione delle non delle prestazioni, a fronte degli obiettivi riporta la data di ricertificazione e di conformità (se applicabile) e azioni e traguardi fondamentali di prestazione scadenza, termine entro il quale deve correttive conseguenti, la conferma (coerentemente alle attese della norma essere concluso l’iter di rinnovo, inclusa della riservatezza del Gruppo di Audit, di sistema di gestione applicabile o di positiva delibera della pratica (vedi 1.15) al ecc..) e una riunione di chiusura (ove altro documento normativo); la capacità fine di mantenere la storicità ed il numero viene comunicato l’esito dell’audit e del sistema di gestione e le relative di certificato. forniti i chiarimenti in merito ai risultati prestazione con riferimento al rispetto 1.7.2 Il certificato rilasciato, così come i formalizzati nel rapporto che dettaglia dei requisiti cogenti applicabili; controllo rapporti di audit, sono di proprietà SGS e anche modalità e tempi entro i quali operativo dei processi, audit interni e l’Organizzazione si impegna a restituirlo attuare eventuali azioni a fronte delle riesame della direzione, responsabilità della in caso di modifiche/annullamento dello carenze emerse dall’audit). direzione. stesso; il diritto dell’Organizzazione Stage 1: ha la finalità di esaminare le all’uso del marchio/certificato SGS è informazioni documentate del sistema 1.6 NON CONFORMITÀ E AZIONI subordinato al pieno e costante rispetto CORRETTIVE di gestione dell’organizzazione; valutare dei requisiti previsti per il sistema le condizioni specifiche del/i sito/i e 1.6.1 Le Non Conformità emerse, riferite certificato e alle prescrizioni applicabili intraprendere uno scambio d’informazioni ai requisiti della norma di riferimento per l’uso del marchio/certificato. con il personale, al fine di stabilire il non rispettati, sono classificate (salvo 1.7.3 Il certificato rilasciato da SGS grado di preparazione per la fase 2; specificità di schema di certificazione) Italia è emesso nella lingua concordata riesaminare lo stato e la comprensione come maggiori o minori in base alla contrattualmente; certificati in altre lingue dell’organizzazione circa i requisiti della rilevanza delle carenze riscontrate possono essere emessi su richiesta norma, con particolare riferimento (tipicamente situazioni che evidenzino nelle modalità espresse nelle offerte di all’identificazione di prestazioni chiave o di carenze nel soddisfare uno o più certificazione. aspetti, processi, obiettivi e funzionamento requisiti della norma o che sollevano significativi del sistema di gestione; dubbi significativi in merito alla capacità 1.8 REGISTRAZIONE DEL SISTEMA raccogliere le informazioni necessarie del sistema di gestione di conseguire CERTIFICATO riguardanti Il campo di applicazione i risultati previsti e riconducibili a I dati relativi ai certificati emessi sono del sistema di gestione, compresi il/i carenze relative ad aspetti cogenti riportati in un registro disponibile al sito/i dell’organizzazione; i processi e sono classificate come maggiori). pubblico e, quando previsto, notificato le apparecchiature utilizzati; i livelli dei L’Organizzazione ha la responsabilità all’organismo di accreditamento e/o controlli stabiliti (in particolare nel caso di di comunicare a SGS Italia, entro le al proprietario di schema e pubblicato organizzazioni multi-sito); i requisiti cogenti tempistiche previste e specificate sui sui suoi registri che possono essere di applicabili; riesaminare l’assegnazione rapporti di audit, le relative cause e le pubblico accesso. Il rilascio del certificato di risorse per la fase 2 e concordare azioni correttive specifiche adottate o è notificato alle sedi SGS di tutto il con l’organizzazione i dettagli della fase pianificate per eliminare, entro un tempo mondo e registrato in una banca dati che stessa; mettere a fuoco la pianificazione prestabilito, le non conformità rilevate; nel tempo ne identifica anche lo stato della fase 2, acquisendo una sufficiente successivamente SGS Italia ne verificherà (valido- sospeso – ritirato). Informazioni conoscenza del sistema di. gestione e l’attuazione e l’efficacia. puntuali sullo stato di validità dei singoli delle attività del/i sito/i dell’organizzazione, 1.6.2 In generale, salvo specificità di Certificati emessi potranno comunque nell’ambito della norma di sistema di schema, in presenza di carenze tali da essere fornite a terzi previa specifica e gestione o di altri documenti normativi; comportare non conformità maggiori, motivata richiesta. valutare se gli audit interni ed i riesami di l’ottenimento della certificazione è direzione siano in corso di pianificazione subordinato alla verifica dell’efficace 1.9 USO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO ed esecuzione e che il livello di attuazione implementazione di azioni correttive DI CERTIFICAZIONE SGS del sistema di gestione fornisca l’evidenza da parte dell’Organizzazione, condotta 1.9.1 L’Organizzazione può far riferimento che l’organizzazione è pronta per la fase generalmente mediante un audit alla certificazione ottenuta nelle proprie 2. E’ opportuno per la maggior parte addizionale (vedi 1.11). pubblicazioni, nella propria corrispondenza, dei sistemi di gestione, che almeno una 1.6.3 La mancata attuazione di azioni nei biglietti da visita, ecc.. In ogni caso parte dello Stage 1 sia effettuata presso correttive entro i tempi specificati può l’uso del certificato e/o del marchio deve le strutture dell’Organizzazione. I risultati comportare l’interruzione dell’iter di essere tale da risultare chiaramente che la della fase 1 possono portare anche al certificazione e la necessità di ripetere certificazione riguarda solo il sistema (non rinvio o alla cancellazione della fase 2. integralmente l’audit iniziale. i singoli prodotti, processi, servizi, rapporti L’offerta e/o la conferma d’ordine di SGS di prova), i siti interessati e la tipologia Italia specificheranno le modalità e luogo di 1.7 EMISSIONE E VALIDITÀ DEL di prodotti, processi, servizi ai quali si conduzione dello Stage 1. CERTIFICATO riferisce. Stage 2: ha la finalità di valutare 1.7.1 Quando SGS Italia, attraverso il Le condizioni relative all’uso del certificato l’attuazione, compresa l’efficacia, del personale tecnico interno preposto ed e del marchio di certificazione SGS sono sistema di gestione dell’Organizzazione. autorizzato al riesame tecnico della riportate in un apposito documento che La fase 2 deve aver luogo presso il/i pratica e alla decisione sul rilascio viene trasmesso (mediante indirizzo slto/i dell’Organizzazione e comprende del certificato, accetta il parere informatico) all’Organizzazione sia in almeno le attività riportate nel seguito: favorevole espresso dal gruppo di audit, fase di offerta sia contestualmente le informazioni e le evidenze circa la l’Organizzazione riceve il certificato e il all’emissione del certificato. Rev. 15 (aprile 2019)
1.9.2 SGS Italia intraprenderà le 1.11 AUDIT ADDIZIONALI le condizioni alle quali la sospensione azioni ritenute opportune, a spese (SUPPLEMENTARI) può essere revocata. dell’Organizzazione, per impedire il 1.11.1 SGS Italia si riserva il diritto, La sospensione viene resa pubblica protrarsi di eventuali usi scorretti o motivato per iscritto alla Organizzazione, mediante indicazione dello stato di riferimenti ingannevoli alla certificazione di eseguire audit addizionali; ciò può sospensione sul sito web SGS delle e/o all’uso del certificato/marchio. avvenire, ad esempio, per verificare Organizzazioni certificate e, se richiesto, 1.9.3 L’Organizzazione deve l’attuazione di azioni correttive maggiori, all’Organismo di accreditamento. immediatamente cessare di fare per far fronte a eventuali richieste Se l’Organizzazione soddisfa le riferimento al certificato e al marchio emerse in fase di rilascio del certificato, condizioni poste da SGS Italia nei limiti di certificazione SGS (i) dopo per la revoca della sospensione del temporali indicati, la sospensione può l’eventuale scadenza, la sospensione, certificato, al ricevimento di notizie essere revocata; in caso contrario, SGS l’annullamento del certificato, (ii) di gravi malfunzionamenti o reclami Italia procede al ritiro del certificato. nel caso in cui siano state apportate connessi col sistema certificato, quando Viene resa pubblica anche l’eventuale modifiche al sistema non accettate da l’Organizzazione apporta modifiche al revoca successiva della sospensione SGS Italia, (iii) se SGS Italia modifica le proprio sistema considerate rilevanti con le stesse modalità. I costi legati alla regole dello schema di certificazione da SGS Italia, ecc.. A conclusione sospensione e ripristino del certificato e l’Organizzazione non intende della visita, l’Organizzazione riceve il sono a carico dell’Organizzazione. conformarsi (iv) in presenza di qualsiasi relativo rapporto. SGS Italia si riserva inoltre il diritto di condurre visite La durata massima di sospensione altra circostanza che possa condizionare non preannunciate, se necessario, non supera generalmente 6 (sei mesi) negativamente il sistema certificato. motivandone le ragioni in occasione calcolati dalla data di scadenza della 1.9.4 SGS Italia verifica la correttezza visita programmata. delle stesse. nell’uso del certificato e del marchio di certificazione in occasione degli audit Possono essere eseguite visite 1.13 ANNULLAMENTO DELLA di sorveglianza, rinnovo e in base a addizionali, anche disgiunte da SGS CERTIFICAZIONE informazioni provenienti dal mercato; Italia, da parte dell’Organismo di 1.13.1 L’annullamento della certificazione in caso di uso non corretto, SGS Italia Accreditamento o dai proprietari di avviene in seguito al ritiro della stessa a intraprende le azioni necessarie che schema o loro designati. cura di SGS Italia o alla rinuncia da parte possono includere richieste di azioni L’eventuale rifiuto da parte dell’Organizzazione. correttive maggiori, la sospensione o il dell’Organizzazione di non accettare tali 1.13.2. SGS Italia per motivi ritenuti ritiro della certificazione, pubblicazioni audit comporta automaticamente l’avvio di particolare gravità, motivati per della trasgressione, azioni legali. dell’iter di sospensione e/o ritiro del iscritto all’Organizzazione, ha facoltà certificato. di annullare il certificato quando (i) 1.10 AUDIT PERIODICI DI SORVEGLIANZA l’Organizzazione non ottempera alle 1.10.1 SGS Italia effettua verifiche 1.12 SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE condizioni poste da SGS Italia per periodiche di sorveglianza in accordo la revoca della sospensione della allo schema (semestrale o annuale) 1.12.1 SGS Italia per motivi ritenuti gravi certificazione, (ii) gli audit rivelano contrattualmente concordato al fine e spiegati per iscritto all’Organizzazione carenze nel sistema ritenute critiche, di assicurare il riesame completo del ha facoltà di sospendere, per un periodo (iii) l’Organizzazione interrompe l’attività sistema in ogni ciclo di certificazione; di tempo limitato, la certificazione di produzione e fornitura dei prodotti/ le date pianificate degli audit sono già concessa. Ad esempio, la servizi menzionati nel certificato per definite con riferimento alla data sospensione può essere attuata quando un periodo di tempo considerevole di completamento dello stage 2 o (i) l’Organizzazione non gestisce (nell’ordine di 12 mesi) o in caso di successive modifiche. correttamente i reclami, (ii) gli audits fallimento, (iv) per inadempimento nel La data di esecuzione degli audit di evidenziano rilevanti carenze nel sistema pagamento del corrispettivo verso SGS sorveglianza dopo il rilascio iniziale ma che, a giudizio di SGS Italia, non Italia, (v) SGS Italia modifica le regole non deve essere superiore a 6 o 12 sono di tale gravità da comportare il del proprio schema di certificazione e mesi dalla data di termine dello stage ritiro del certificato, (iii) l’Organizzazione l’Organizzazione non intende uniformarsi 2; Le successive sorveglianze sono non rispetta quanto previsto per ai nuovi requisiti, (vi) l’Organizzazione programmate in funzione della data l’implementazione delle azioni correttive, non gestisce correttamente i reclami, di stage 2. Ogni anno solare deve (iv) l’Organizzazione non da prontamente (vii) l’Organizzazione contravviene prevedere l’esecuzione di un audit di notizia dei provvedimenti giudiziari in agli accordi stipulati con SGS Italia o sorveglianza o rinnovo. corso anche legati al mancato rispetto l’Organizzazione stessa lo richiede di requisiti cogenti, (v) l’Organizzazione 1.10.2 Negli audit di sorveglianza viene formalmente, (viii) l’Organizzazione è inadempiente alle obbligazioni accertato il corretto mantenimento non accetta modifiche alle condizioni contrattualmente assunte nei confronti del sistema certificato con particolare economiche, o per mancata/ritardata di SGS Italia, alle prescrizioni del riferimento alla efficacia del sistema conduzione delle visite periodiche regolamento, alle regole per l’uso del e all’attuazione di programmi di previste compresa la mancata marchio/certificato (vi) mancata/ritardata miglioramento continuo. Completata la esecuzione della visita di rinnovo entro la conduzione degli audit di sorveglianza visita, l’Organizzazione riceve il relativo scadenza. (vedi 1.15) periodici per motivi non imputabili a SGS rapporto. SGS Italia, in caso di variazione 1.13.3 L’annullamento del certificato Italia. dell’esito dell’audit, raccomandato nel viene notificato in modo ufficiale rapporto, notifica all’Organizzazione le 1.12.2 In caso di sospensione, SGS Italia all’Organizzazione mediante posta decisioni prese e le azioni da adottare. ne dà notifica ufficiale all’Organizzazione elettronica, fax o altro mezzo mediante posta elettronica, fax o altro equivalente, reso pubblico da SGS mezzo equivalente, comunicando anche Rev. 15 (aprile 2019)
Italia (ad esempio mediante esclusione dell’iter di rinnovo inclusa positiva L’Organizzazione dovrà accettare le dell’Organizzazione dall’apposito delibera della pratica entro la scadenza determinazioni di SGS Italia, motivate registro) e comunicato all’organismo prevista comporterà l’annullamento del per iscritto, circa la eventuale necessità di accreditamento e/o al proprietario certificato precedente e, nel caso ne di effettuare una visita addizionale, di schema. Qualora l’Organizzazione, sussistano i requisiti, o l’emissione di la sospensione/riduzione della successivamente all’annullamento del un nuovo certificato (con nuovo numero certificazione o una ripetizione integrale certificato, continui a far riferimento ad e nuova data di prima emissione) dell’iter di certificazione. La mancata esso in qualsiasi modo, SGS Italia sarà o l’emissione del certificato senza notifica a SGS Italia può comportare libera di tutelarsi nella maniera ritenuta continuità storica. provvedimenti di sospensione/ritiro della più opportuna. In caso di ritiro, non è Al fine di poter pianificare con il dovuto certificazione. previsto il rimborso di eventuali spese anticipo la visita di rinnovo l’accettazione legate alle attività di audit già completate dell’offerta di SGS Italia (vedi superiore 1.18 REGISTRAZIONE DEI RECLAMI E da SGS Italia. COMUNICAZIONI ESTERNE 1.15.1) deve pervenire almeno 3(tre) mesi prima della scadenza del certificato La documentazione del sistema 1.14 VARIAZIONI DEL CAMPO DI VALIDITÀ in essere. certificato include la registrazione DEL CERTIFICATO dei reclami connessi all’oggetto della Nella visita di rinnovo, viene accertato 1.14.1 L’Organizzazione può richiedere certificazione e le relative azioni l’impegno dimostrato al mantenimento estensioni del campo di validità del correttive intraprese. Tali documenti del sistema, l’efficacia dello stesso e la certificato (ad esempio, per inserimento devono essere resi tutti disponibili sua continua rispondenza al campo di di nuovi prodotti, processi, servizi, a SGS Italia. Per la certificazione di applicazione, anche alla luce dei risultati stabilimenti, ecc. rispetto a quelli sistemi che prevedano la gestione ottenuti nel corso dell’intero ciclo di menzionati nel certificato) seguendo delle comunicazioni esterne, le stesse certificazione precedente. l’iter descritto per la richiesta iniziale. dovranno essere disponibili a SGS Italia L’estensione è concessa a seguito di SGS Italia, in caso di variazione dell’esito con la registrazione delle eventuali azioni una nuova verifica effettuata con esito dell’audit, raccomandato nel rapporto, intraprese. favorevole che riguarda gli elementi notifica all’Organizzazione le decisioni oggetto dell’estensione stessa. prese e le azioni da adottare. 1.19 RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI La durata dipende dalla rilevanza 1.19.1 Reclami scritti possono essere delle richieste e può comportare 1.16 MODIFICHE ALLO SCHEMA DI presentati a SGS Italia dai propri Clienti CERTIFICAZIONE una ripetizione integrale dell’iter di (ad esempio riferiti al comportamento certificazione. Successivamente è Qualora vengano apportate modifiche del personale) o dai Clienti delle emesso un nuovo certificato che sostanziali alle regole/requisiti dello Organizzazioni certificate, da Organismi comporta la restituzione di quello schema di certificazione, SGS Italia ne di Accreditamento, da altre parti precedente. informa le Organizzazioni certificate interessate, ecc. o in certificazione prendendo in 1.14.2 Analogamente SGS Italia può 1.19.2 L’Organizzazione che utilizza i considerazione le eventuali osservazioni adottare misure riduttive del campo di servizi di certificazione erogati da SGS presentate dalle stesse. SGS Italia validità del certificato in base a quanto Italia ha inoltre facoltà di presentare provvede a specificare la data di comunicato dalle Organizzazioni, in ricorsi scritti nei confronti delle decisioni entrata in vigore delle modifiche e le presenza di carenze non risolte nei tempi prese a suo carico da SGS Italia (ad eventuali azioni correttive richieste, previsti e/o relative ad aspetti specifici esempio per mancato rilascio della accordando i tempi necessari al loro la cui esclusione non influenza il resto certificazione). recepimento. Il mancato adeguamento del sistema oppure in assenza di attività 1.19.3 In presenza di reclami o ricorsi, dell’Organizzazione alle misure afferenti prodotti/processi oggetto di SGS Italia conferma per iscritto correttive stabilite, nei tempi concordati, certificazione. l’avvenuta ricezione degli stessi e si può condurre all’applicazione dei provvedimenti di sospensione/ritiro della impegna, nel rispetto della propria 1.15 RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE certificazione. procedura interna, a valutare e giungere 1.15.1 Nel corso dell’ultima sorveglianza a decisione, a mezzo di personale di ogni ciclo di certificazione 1.17 MODIFICHE AL SISTEMA CERTIFICATO indipendente e qualificato. (generalmente triennale, in dipendenza L’Organizzazione certificata deve della norma di riferimento), il personale 1.20 PROPRIETÀ DEI RAPPORTI E informare tempestivamente SGS Italia SGS Italia illustra i criteri di rinnovo per CERTIFICATI (PROPRIETÀ INTELLETTUALE) per iscritto di modifiche sostanziali che un ulteriore ciclo; in dipendenza degli Qualsiasi documento, incluso, ogni intenda apportare al proprio sistema accordi iniziali stabiliti con SGS Italia si Rapporto o Certificato, fornito da SGS e/o di eventuali cambiamenti che potrà procedere con un nuovo contratto Italia e il copyright (diritto d’autore) possano influenzare la conformità ai di validità triennale o confermare quello ivi contenuto rimane di proprietà di requisiti della norma di riferimento per esistente; in quest’ultimo caso si SGS Italia e l’Organizzazione non deve la certificazione quali: (i) aspetti legali, potranno applicare eventuali variazioni alterare o interpretare in modo errato il commerciali, organizzativi o relativi alla alle condizioni contrattuali di riferimento suo contenuto in ogni modo. proprietà (ii) organizzazione e direzione comunicate con debito anticipo (ad es. personale con ruoli chiave o L’Organizzazione sarà autorizzata a fare all’Organizzazione. potere decisionale, personale tecnico) copie solo per uso interno e duplicati dei 1.15.2 L’audit di rinnovo, in presenza (iii) indirizzi di contatto e siti (iv) campo Certificati sono disponibili su richiesta. di un contratto valido tra le parti, di applicazione delle attività svolte viene programmato da SGS Italia, con compreso nel sistema di gestione congruo anticipo rispetto alla scadenza certificato (v) modifiche significative del del certificato; la mancata conclusione sistema e dei processi. 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1.21 RICONOSCIMENTO DI EMAS. 2.3.2 Nel caso in cui durante l’iter di CERTIFICAZIONI RILASCIATE DA ALTRI c) alla certificazione di prodotto/servizio certificazione emergessero necessità ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE (ODC) di verifiche presso i fornitori del Cliente in accordo a normative di riferimento SGS Italia riconosce le certificazioni nazionali/internazionali e/o a specifiche ai fini di indagini legate allo scopo della rilasciate da altri Organismi di /disciplinari del Cliente debitamente certificazione richiesto (es.: esame di Certificazione accreditati da Organismi approvati dalla Società. processi affidati all’esterno), il Cliente di Accreditamento riconosciuti e facenti deve assicurare l’accesso ai locali dei d) A verifiche di seconda parte, parte degli accordi MLA, a meno che suoi Fornitori al personale ispettivo preliminari, corsi di addestramento ciò non comprometta l’integrità dello della Società e , quando richiesto, del nei sistemi di gestione e altre attività schema di certificazione adottato da personale preposto dell’Organismo connesse. SGS Italia. di Accreditamento o dei proprietari di 2.2.2 Al completamento delle attività di schema o loro designati. 1.22 RINUNCIA, SOSPENSIONE, REVOCA verifica, la Società preparerà un rapporto DELL’ACCREDITAMENTO 2.3.3 Il Cliente deve garantire il da sottoporre all’attenzione del cliente. rispetto delle tempistiche concordate SGS Italia si impegna ad informare Qualsiasi raccomandazione data nel (annuali o semestrali) con la Società tempestivamente l’Organizzazione rapporto non è da ritenersi vincolante per gli audit di mantenimento periodici cliente dell’eventuale rinuncia/ per la Società e la decisione di emettere (sorveglianze e rinnovi) e gli eventuali sospensione/revoca dell’accreditamento o meno il Certificato spetta unicamente audit addizionali richiesti anche da parte nello schema/settore di accreditamento alla Società. dell’Organismo di Accreditamento nel quale ricade la certificazione 2.2.3 Il Cliente prende atto che la o dei proprietari di schema o loro dell’Organizzazione, nonché a Società nel prestare un servizio, non designati.; eventuali deroghe dovranno supportare l’Organizzazione stessa nella assume né la posizione del Cliente né essere adeguatamente motivate ed fase di eventuale passaggio ad altro quella di alcuna terza parte, né libera autorizzate. La Società si riserva la Organismo accreditato. esse dalle loro obbligazioni, né altrimenti facoltà di sospendere od annullare la assume, circoscrive, abroga o scarica certificazione nei casi ove le scadenze PARTE 2: CONDIZIONI GENERALI PER I alcuna obbligazione dello stesso Cliente SERVIZI DI CERTIFICAZIONE delle tempistiche non siano rispettate. nei confronti di terze parti o viceversa. 2.3.4 Onde consentire alla Società di 2.1 SCOPO 2.2.4 Il rilascio, la sospensione, il ritiro rispettare le leggi applicabili in materia 2.1.1 Salvo nel caso di diverso accordo o l’annullamento della certificazione di salute e sicurezza, il Cliente dovrà scritto tutte le offerte emesse od i avverranno in accordo al regolamento fornire alla Società al personale preposto servizi prestati da SGS Italia S.p.A. vigente. dell’Organismo di Accreditamento o dei (“La Società” ovvero “L’Organismo di 2.2.5 La Società si riserva di delegare proprietari di schema o loro designati Certificazione”) e la persona fisica o in tutto o in parte a propri ausiliari anche in modalità disgiunta dalla giuridica che sottoscriva una Richiesta di l’esecuzione dei servizi richiesti presenza del personale ispettivo della Certificazione (“il Cliente”) sono regolati e contrattati dal Cliente e questi Società, tutte le informazioni disponibili dalle presenti Condizioni Generali. acconsente sin d’ora alla trasmissione in merito ai rischi, anche solo potenziali 2.1.2 Queste condizioni, il regolamento delle relative informazioni necessarie. cui il tale personale potrebbe incorrere di cui costituiscono parte integrante, durante le visite. La Società si impegna 2.3 OBBLIGAZIONI DEL CLIENTE a far rispettare al proprio personale tutti l’offerta, la richiesta di certificazione e, ove applicabile, le disposizioni relative 2.3.1 Il Cliente deve assicurare la i regolamenti del Cliente in materia di all’uso del marchio, costituiscono disponibilità degli accessi presso i salute e sicurezza nel corso della sua l’accordo contrattuale tra il Cliente e la propri locali del personale ispettivo permanenza presso il Cliente. Società (“il Contratto”). Salvo diverso della Società (compreso eventuali 2.3.5 Il Cliente si impegna a conformare accordo, nessuna modifica al contratto Osservatori) e, quando richiesto, anche ed a mantenere conforme i propri sarà ritenuta valida ed efficace a meno in modalità disgiunta dalla presenza prodotti e/o servizi a tutti i requisiti che essa non sia stata prevista in firma del personale ispettivo della Società, di legge e di natura cogente (quali scritta e firmata dal cliente e dalla del personale preposto dell’Organismo Direttive, Leggi, Regolamenti) applicabili. società. di Accreditamento o dei proprietari di 2.3.6 Il Cliente si impegna a comunicare schema o loro designati. tempestivamente alla Società: 2.1.3 I certificati saranno emessi dalla Società in accordo al regolamento in Il Cliente dovrà inoltre rendere • tutte le situazioni difformi rilevate vigore, del quale viene fornita copia al disponibile alla Società, al personale dalle Autorità di controllo, nonché Cliente all’atto della stipula del contratto. preposto dell’Organismo di eventuali sospensioni o revoche Accreditamento o dei proprietari di di autorizzazioni, concessioni, ecc. La Società si riserva il diritto di schema o loro designati anche in relative ai prodotti/servizi connessi alla modificare il regolamento anche a modalità disgiunta dalla presenza del certificazione rilasciata; esecuzione del servizio iniziata. personale ispettivo della Società, le • eventuali procedimenti giudiziari e/o 2.2 SERVIZI informazioni e le strutture necessarie amministrativi in corso, riguardanti quando richiesti, compresa l’assistenza 2.2.1 Le presenti condizioni si applicano: l’oggetto della certificazione e a di personale debitamente addestrato ed a) alla certificazione di sistemi di mantenere informata la Società sugli autorizzato, uno spazio attrezzato con gestione in accordo a normative di sviluppi di tali procedimenti. i principali strumenti per la redazione riferimento nazionali ed internazionali e riproduzione dei rapporti e per lo La Società si riserva la facoltà di eseguire regolate dalla norma di ISO 17021 svolgimento delle riunioni. opportuni e tempestivi audit addizionali b) alla verifica della Dichiarazione ed adottare,se necessario, provvedimenti Ambientale in accordo al Regolamento di sospensione cautelativa e/o revoca della certificazione rilasciata. Rev. 15 (aprile 2019)
2.3.7 Il Cliente può riprodurre o rendere sorveglianza necessarie a seguito in caso di mancato pagamento delle pubbliche porzioni dei rapporti emessi dell’individuazione di non conformità, fatture, anche di quelle relative ad un dalla Società solo qualora non compaia quali, a titolo esemplificativo: altro contratto in vigore tra la Società e il il nome della Società, o quando abbia a) la ripetizione di singole fasi o Cliente, o sue controllanti, controllate o ottenuto preventiva autorizzazione dell’intero programma di verifica, oppure comunque collegate. scritta da parte della stessa. Il Cliente per attività conseguenti al mancato Parimenti, in caso di mancato non può rendere pubblici i dettagli delle rispetto delle regole e delle procedure di pagamento da parte del Cliente di modalità di svolgimento, conduzione od registrazione; fatture relative ad un altro contratto in esecuzione delle attività della Società. vigore tra la Società e il Cliente, o sue b) attività addizionali conseguenti alla 2.3.8 Il Cliente si impegna a garantire la sospensione, ritiro e/o ripristino del controllanti, controllate o comunque completezza e veridicità dei documenti e certificato; collegate la Società avrà facoltà di delle informazioni messe a disposizione sospendere o interrompere anche le c) ripetizione di attività di verifica dovute degli Auditors incaricati dalla Società. ulteriori attività eventualmente in corso a modifiche al sistema di gestione o ai Quest’ultima è esplicitamente esonerata per tali altri contratti in essere e/o ritirare prodotti, processi o servizi; o da ogni responsabilità in caso di il relativo certificato. mancata o incompleta comunicazione d) obblighi giudiziari di rendere 2.4.8 Per il ritardato pagamento di dati, come pure nel caso gli stessi documenti o testimonianze in relazione delle fatture, la Società avrà diritto non corrispondano alla reale situazione alle attività svolte dalla Società. al pagamento degli interessi di mora aziendale. 2.4.3 La Società si riserva il diritto applicabili per legge. Sono a carico del di addebitare oneri addizionali alle Cliente tutti i costi relativi al recupero 2.4 TARIFFE E PAGAMENTI tariffe in vigore, in caso di richieste del credito, comprese le eventuali spese 2.4.1 Le tariffe comunicate al Cliente di servizi urgenti da parte del Cliente, legali. comprendono tutte le fasi del annullamento o riprogrammazione dei 2.4.9 In caso di mancato o ritardato programma di verifica e l’emissione del servizi, ripetizione parziale o integrale pagamento delle fatture (oltre i 10 giorni certificato, nonché le attività periodiche del programma di verifica o delle dalla scadenza), la Società, anche in di sorveglianza eseguite dalla Società attività di cui al presente regolamento. deroga agli accordi contrattuali, avrà per il mantenimento del certificato. In particolare il rinvio, su richiesta del facoltà di non eseguire ulteriori attività in Poiché le tariffe proposte sono quelle in Cliente, di attività già programmate e favore dell’Organizzazione, quali gli audit vigore al momento della presentazione concordate che richiedano la presenza di mantenimento periodici (sorveglianze dell’offerta, la Società si riserva il diritto di personale della Società presso il e rinnovi) e gli eventuali audit addizionali, di revisionare tali tariffe durante il Cliente, comporta il diritto di addebitare, salvo chiedere il pagamento anticipato periodo di registrazione. La Società si a titolo di indennizzo, oneri addizionali dei corrispettivi per tali attività. riserva, inoltre, il diritto di revisionare pari al 50% della tariffa contrattualmente le tariffe qualora le richieste dal Cliente prevista per l’attività stessa, qualora 2.5 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE risultino, in un secondo momento, detta richiesta non pervenga alla Società DOCUMENTI non in linea con le informazioni fornite per iscritto con almeno 15 gg. lavorativi 2.5.1 La Società conserverà nei propri inizialmente, ovvero con quelle utilizzate di anticipo. archivi la documentazione relativa al fine di ottenere un’offerta. Al Cliente 2.4.4 Una copia delle tariffe in vigore al programma di certificazione e verrà notificata ogni revisione tariffaria. applicate dalla Società può essere resa sorveglianza per il periodo richiesto l servizio di promozione delle attività di disponibile su richiesta del Cliente. dall’Ente di Accreditamento e/o SGS Italia è soggetto a remunerazione proprietari di schema e dalle disposizioni 2.4.5 Salvo diversamente indicato, tutte verso tali soggetti. di legge vigenti. le tariffe non comprendono le spese SGS Italia può intrattenere rapporti di viaggio e soggiorno. Inoltre, tutte 2.5.2 Alla scadenza del periodo di di partnership con altre imprese, per le tariffe e i costi addizionali sono da conservazione, la Società, a propria servizi di marketing e vendita; tali intendersi IVA esclusa. discrezione, trasferirà, conserverà servizi possono essere soggetti a o provvederà alla distruzione della 2.4.6 La Società emetterà fatture remunerazione. documentazione, salvo diverse istruzioni al Cliente secondo le modalità di Poiché, nell’ambito della promozione pagamento previste nell’offerta. Le da parte del Cliente. La Società si riserva dei servizi, le provvigioni sostituiscono i fatture relative ad attività addizionali il diritto di addebitare al Cliente i costi costi di attività promozionali effettuate in verranno emesse ad esecuzione delle derivanti dall’esecuzione di tali eventuali proprio da SGS, i prezzi praticati da SGS attività stesse. Se non diversamente istruzioni. Italia non prevedono oneri aggiuntivi/ previsto nell’offerta, le condizioni di costi addizionali a carico del cliente. pagamento sono da intendersi a 30 2.6 CONFIDENZIALITÀ Il cliente può richiedere a SGS Italia giorni dalla data di emissione della 2.6.1 Si considerano “informazioni informazioni specifiche rispetto fattura, indipendentemente dall’esito del confidenziali e riservate” le informazioni ad eventuali relazioni con partner processo di certificazione. che una parte potrà acquisire dall’altra ed eventuali provvigioni erogate in 2.4.7 Qualunque utilizzo da parte in occasione dell’esecuzione del riferimento al proprio contratto. del Cliente del certificato o delle Contratto salvo quelle: (i) che erano, Il pagamento di eventuali provvigioni a informazioni ivi contenute, è subordinato come dimostrabile da documenti terzi non pone il Cliente in una posizione al puntuale pagamento delle fatture. In scritti, in possesso della parte ricevente di vantaggio ai fini della certificazione aggiunta alle azioni previste dal presente prima della rivelazione da parte della regolamento, la Società si riserva il proprietaria dell’informazione; (ii) che 2.4.2 Oneri addizionali saranno richiesti diritto di sospendere o di interrompere sono o diventano, senza alcuna colpa per attività che non quotate inizialmente le attività e/o di ritirare il certificato da parte della ricevente, di dominio nonché per attività di verifica o pubblico mediante pubblicazione Rev. 15 (aprile 2019)
od altro; (iii) che la ricevente possa b) i compensi maturati per la porzione di suoi dipendenti, ausiliari, agenti e/o dimostrare di aver ricevuto da terzi come servizio effettivamente reso; subcontraenti avverso qualunque loro libero ed autonomo diritto e non La Società sarà conseguentemente reclamo (reale o minacciato) mosso derivanti direttamente od indirettamente sollevata da qualunque responsabilità da terzi per perdite, danni o spese di dalla proprietaria dell’informazione. per la mancata o incompleta erogazione qualunque natura, incluse quelle legali, 2.6.2 Salvo non sia richiesto da precisi dei servizi richiesti. e comunque sorgenti in relazione obblighi di legge nessuna parte potrà all’esecuzione, anche parziale o alla non utilizzare le informazioni confidenziali e 2.9 LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ E esecuzione, di qualunque servizio. riservati per scopi diversi dall’esecuzione INDENNIZZI 2.9.7 Ciascuna parte dovrà sottoscrivere del Contratto, né rivelarle ad altri senza 2.9.1 La Società si impegna a eseguire le opportune coperture assicurative la preventiva autorizzazione scritta i servizi con cura e diligenza e si riterrà a copertura delle proprie aree di dell’altra parte. responsabile solamente in caso di colpa responsabilità. grave. 2.7 RECESSO 2.9.2 Nulla nelle presenti condizioni 2.10 MISCELLANEA 2.7.1 Salvo diverso accordo scritto, esclude o limita la responsabilità della 2.10.1 Qualora una o più delle presenti la durata del Contratto è prevista Società nei confronti del Cliente per condizioni generali sia in qualche modo nell’offerta della Società (termine morte, infortunio, frode o altro evento illegittima od inapplicabile, la validità, iniziale). dipeso da colpa grave della Società. legalità e applicabilità delle rimanenti 2.7.2 La società, in qualsiasi momento 2.9.3 Ferma la superiore previsione condizioni non verrà diminuita o lesa in precedente all’emissione del Certificato, 2.9.2 la responsabilità della Società, modo alcuno. può esercitare il recesso qualora il relativamente ad ogni reclamo per 2.10.2 Durante il corso della prestazione Cliente risulti inadempiente a una perdite, danni o spese di qualunque dei servizi e per un periodo di un anno qualsiasi delle sue obbligazioni, e non natura o comunque sorgenti, sarà dalla conclusione di essi, il Cliente ponga rimedio a tale inadempimento in ogni caso e nel suo complesso si impegna, sia direttamente che entro 10 giorni dalla notifica a mezzo limitata all’importo del corrispettivo indirettamente, a non istigare e/o ad email della Società. contrattualmente previsto per il servizio incoraggiare i dipendenti della Società 2.7.3 Ciascuna parte potrà esercitare il (IVA esclusa). a lasciare l’impiego presso questa, né a recesso senza preavviso nel caso l’altra 2.9.4 Ferma la superiore previsione fare offerte in tal senso. parte venga a trovarsi destinataria di 2.9.2 la Società non assume alcuna 2.10.3 L’uso del nome della Società dichiarazione di fallimento, o apertura di responsabilità per perdite, danni o spese o di marchi registrati per informazioni altra procedura concorsuale, concordato di qualunque natura per cui non sia pubblicitarie non è permesso senza anche stragiudiziale, messa in stata intrapresa iniziativa legale da parte la previa autorizzazione scritta della liquidazione o cessazione dell’attività. del cliente entro un anno dalla data di Società. 2.7.4 Nei casi in cui il Cliente trasferisca esecuzione del servizio della Società la sua attività ad altra Organizzazione, il o per parziale inadempimento se non 2.11 RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE trasferimento del certificato è soggetto pervenuto entro un anno dalla data nella Qualsiasi controversia inerente, al preventivo consenso scritto da parte quale il servizio avrebbe dovuto essere derivante o comunque connessa alla della Società e potrà comportare, a sua completato. prestazione dei servizi resi in Italia © SGS Group Management SA – 2019 – All rights reserved – SGS is a registered trademark of SGS Group Management SA discrezione, una verifica addizionale 2.9.5 Ferma la superiore previsione sarà regolata dalla legge italiana, con a titolo oneroso. Se accordato dalla 2.9.2 la Società non assume alcuna l’esclusione di ogni norma relativa Società, l’uso del certificato da parte responsabilità verso il Cliente o terzi: al conflitto di legge, la giurisdizione della nuova Organizzazione sarà sarà del giudice italiano e competente (a) per perdita, danni o spese per governato dal Contratto in essere. esclusivamente il Tribunale di Milano. qualunque azione sia o non sia intrapresa sulla base dei Rapporti né per L’ORGANISMO SI RISERVA LA 2.8 FORZA MAGGIORE FACOLTA’ DI INTEGRARE, ELIMINARE qualsivoglia risultato inesatto che possa Qualora, per qualunque ragione o causa essere generato da informazioni poco O MODIFICARE LE PREVISIONI DEL estranea al proprio controllo (incluso, chiare, erronee, incomplete, fuorvianti o PRESENTE REGOLAMENTO. ma non limitato, a situazioni quali “atti false fornite alla Società. SALVO DIVERSO ACCORDO di Dio”, guerre, attività terroristiche, SCRITTO TUTTI SERVIZI SONO (b) per danni indiretti e/o consequenziali, impossibilità ad ottenere licenze o RESI IN ACCORDO AL PRESENTE incluso il lucro cessante, limitazione dei registrazioni, malattie o dimissioni di REGOLAMENTO DA CONSIDERARSI profitti, perdita del commercio, perdita personale o l’impossibilità di adempiere PREVALENTE SU ALTRE DISPOSIZIONI dell’occasione, perdita di avviamento e del cliente le proprie obbligazioni RIPORTATE IN QUALSIVOGLIA ALTRO costo del ritiro di prodotti dal mercato. contrattuali) alla Società sia impedita DOCUMENTO. l’esecuzione od il completamento del 2.9.6 Salvo che nell’ipotesi di servizio oggetto del contratto, il Cliente dolo o colpa grave della Società, il pagherà a questa: Cliente si obbliga a garantire, tenere indenne e manlevare la Società ed i a) l’ammontare delle spese effettivamente sostenute; Rev. 15 (aprile 2019)
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