REGOLAMENTO OO.CC. COLLEGIO E CONSIGLI SMART - MINISTERO DELL'ISTRUZIONE

MINISTERO DELL’ISTRUZIONE
                   Istituto Comprensivo “A.Manzoni”
          Via XXV Aprile 28 - 24042 Capriate San Gervasio (Bg)
      Scuole Primarie: Capriate, San Gervasio, Filago - Scuole Secondarie di I Grado: Capriate, Filago
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    REGOLAMENTO OO.CC.
    COLLEGIO E CONSIGLI
          SMART

Il presente REGOLAMENTO sostituisce quello vigente fino alla data di cessazione dello
stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020.

Art. 1 - Ambito di applicazione                                              3

Art. 2 - Definizione                                                         3

Art. 3 - Requisiti tecnici minimi                                            3

Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica   4

Art. 5 - Convocazione                                                        4

Art. 6 - Rilevazione presenze                                                4

Art. 7 - Svolgimento delle sedute                                            5

Art. 8 - Votazione                                                           5

Art. 9 - Verbale di seduta                                                   6

Art. 8 - Disposizioni transitorie e finali                                   6

Art. 1 - Ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle
riunioni del Collegio dei Docenti unitario, del Collegio docenti di sezione per la scuola
primaria, del collegio docenti di sezione per la scuola secondaria di secondo grado, dei
Consigli e dei Dipartimenti, dell’Istituto Comprensivo “A. Manzoni” di Capriate San
Gervasio (di seguito Istituto).

2. Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di
cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio
2020, gli organi collegiali di cui all’art, 1 comma 1, si svolgeranno on line secondo le
modalità di seguito elencate, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità
previamente fissati dal Dirigente Scolastico, che si farà carico di individuare sistemi di
identificazione certi dei presenti, della regolarità dello svolgimento delle sedute, nonché
di adeguata pubblicità delle stesse.

Art. 2 - Definizione
Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute
telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 per le quali è
prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza,
da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede
di incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi
esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso dell’applicazione
Google Hangouts Meet (di seguito Meet) presente nella piattaforma Gsuite dell’Istituto.

Art. 3 - Requisiti tecnici minimi
1. La partecipazione a distanza alle riunioni dei suddetti OO.CC. presuppone la
disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale
a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la
massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla
riunione la possibilità di:
        a)      visione degli atti della riunione;
        b)      intervento nella discussione;
        c)      scambio di documenti;
        d)      votazione;
        e)      approvazione del verbale.
3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta
elettronica, chat, Moduli di Google.

Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità
telematica
L’adunanza telematica sarà utilizzata dagli OO.CC. per deliberare sulle materie di propria
competenza per le quali è impossibilitata di fatto la partecipazione collegiale in presenza.
Nell’ipotesi di votazioni a scrutinio segreto viene assicurata la riservatezza del voto con
idonei strumenti informatici.

Art. 5 - Convocazione
1. La convocazione delle adunanze degli OO.CC., per lo svolgimento delle quali è possibile
il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata, a cura del Dirigente Scolastico, a tutti
i componenti dell’organo almeno tre giorni prima della data fissata per l’adunanza, tramite
comunicazione sul sito e/o posta elettronica dell’Istituto. L’invio delle suddette comunicazioni
vale come avvenuta notifica.

2. ​La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, degli argomenti all’ordine del
giorno e dello strumento telematico utilizzato nella modalità a distanza (videoconferenza,
Moduli di Google di cui il componente organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto).

Art. 6 - Rilevazione presenze
1. La presenza di ciascun docente al Collegio sarà attestata tramite i cosiddetti “log di
accesso alla piattaforma” dello Strumento qualità di Meet (verrà monitorato nome del
partecipante, orario di accesso, durata di presenza durante la conferenza). Pertanto,
non sarà necessaria alcuna firma per attestare la propria presenza.

2. Qualora un partecipante dovesse uscire per problematiche tecniche, può rientrare
immediatamente riaprendo l’applicazione Meet e digitando il codice di accesso o
utilizzando il link.

Art. 7 - Svolgimento delle sedute
   ​ er necessità tecniche, si invitano tutti i docenti a silenziare il proprio microfono ed
1. P
attivarlo solamente in caso di intervento richiesto tramite chat, presente in Meet.

2. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per
l’adunanza ordinaria:

       a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli
       argomenti all’o.d.g.;

b) partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (​quorum ​costitutivo)​ .
       Ai fini della determinazione del predetto ​quorum ​costitutivo,​ dal numero dei
       componenti dell’organo, si sottraggono coloro che abbiano giustificato con
       comunicazione scritta la loro assenza;

3. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a) e b) è verificata e garantita da chi
presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.

4. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario
verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti.

Art. 8 - Votazione
1. La votazione per ciascuna delibera avverrà durante la videoconferenza, tramite
l’ausilio di un form di Moduli all’interno del quale sarà prevista la possibilità di esprimersi
favorevole, contrario oppure astenersi con la necessità di indicare la motivazione. Verrà
pubblicato nella chat di Meet il link per poter accedere al relativo form. La votazione
dovrà essere inviata necessariamente in sincrono con la videoconferenza dell’Organo
collegiale riunito.

2. I risultati delle votazioni verranno poi comunicati al termine della votazione stessa e
comunicati in seguito tramite l’invio del verbale dell’organo; l’approvazione di ogni
argomento avverrà al raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di
riferimento (​quorum d   ​ eliberativo o
                                       ​ ssia la metà più uno dei voti validamente espressi​).

3. La delibera dell’adunanza deve indicare i nominativi di quanti si sono espressi contrari
in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del
raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun
argomento all’ordine del giorno.

Art. 9 - Verbale di seduta
1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere
riportati:

       a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;

       b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze, assenze,
       assenze giustificate;

       c) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione
       dell’organo;

       d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;

e) il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento
       all’ordine del giorno;

       f) la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.

2. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza
giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via
telematica e di approvazione, non approvazione e astensione.

3. Il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente e dal Segretario, è
trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, a tutti i componenti dell’organo per
l’esplicita approvazione.

Art. 8 - Disposizioni transitorie e finali
1. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione sul sito
istituzionale dell’istituto.