Obblighi di controllo dei fornitori esterni - Screening delle persone - Barclays
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Obblighi di controllo dei
fornitori esterni
Screening delle persone
Versione 9.0 aprile 2019Titolo di Tempistica Campo di Descrizione del controllo Perché è importante
controllo * applicazione
1. Verifica dell'identità Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Verificare l'identità della persona controllando le prove Per dimostrare che la persona è chi dice di
assunzione/incarico fotografiche originali valide e trattenendone una copia essere.
come evidenza.
2. Diritto legale di Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Verificare che la persona sia legalmente autorizzata a Per verificare che la persona sia legalmente
lavorare nel Paese di assunzione/incarico lavorare nella giurisdizione pertinente ottenendo l'idonea autorizzata a lavorare nella(e)
assegnazione documentazione governativa originale e trattenendone una giurisdizione(i) in oggetto.
copia come evidenza.
3. Verifica dell'indirizzo Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Controllare che la persona risieda attualmente presso un Per verificare l'indirizzo fisico della persona a
assunzione/incarico domicilio fisso ottenendo un documento idoneo e recente conferma del controllo di identità.
indirizzato alla persona che riporti il relativo indirizzo di
residenza, trattenendone una copia come evidenza.
4. Verifica della carriera Entro 6 settimane Tutti i ruoli (ad Verificare: Per confermare:
e della società dall'inizio di esclusione dei - la storia lavorativa degli ultimi tre anni (sei anni se si tratta - l'idoneità e l'integrità della persona;
assunzione/incarico ruoli collegati di un incarico regolamentato). Le persone che in - che le lacune di carriera superiori a tre mesi
alla precedenza sono state licenziate da Barclays o che sono state controllate e valutate per
manutenzione ricoprivano un incarico a contratto o temporaneo, per cui garantire che tutte le informazioni fornite
domestica di hanno dato le dimissioni, non devono essere assegnate a sui precedenti impieghi siano accurate; e
impianti e Barclays; - che le referenze siano autentiche.
strutture/alla - controlli di riferimento per confermare che la storia
manutenzione lavorativa non comprenda incidenti e che le lacune della
ATM) carriera possano essere evidenziate; e,
- tramite mezzi indipendenti, confermare che i dettagli di
contatto dei precedenti datori di lavoro siano autentici.
I precedenti datori di lavoro che non sono riconosciuti
devono essere verificati con mezzi indipendenti (ad es.
controllo della sede operativa della società).
*Se il Fornitore non può svolgere controlli a causa di impedimenti legali è esentato automaticamente da tale attività e deve semplicemente comunicarlo a Barclays. Inoltre i
Fornitori devono eseguire tutti i controlli aggiuntivi/migliorativi che possono essere richiesti dalle leggi locali oltre ai requisiti minimi di controllo di Barclays.
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applicazione
5. Controllo delle sanzioni Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Dimostrare la conformità alle leggi applicabili La presenza di una persona in un elenco di
assunzione/incarico in materia di sanzioni controllando che la sanzioni governative e diverse può costituire
persona non sia presente negli elenchi ufficiali un rischio normativo o reputazionale per
delle sanzioni o nelle matrici delle attività Barclays.
limitate.
6. Controlli sulle Persone Prima dell'inizio di Per i ruoli in cui i Eseguire un controllo per stabilire se la persona: Dal punto di vista della lotta alla corruzione,
Esposte Politicamente assunzione/incarico consulenti del questa selezione protegge dal rischio che lo
(PEP) Fornitore erogano - ha lo stato di Persona Esposta stato di PEP sia utilizzato per esercitare
a Barclays le Politicamente (PEP),
un'influenza impropria su e per conto di
proprie - è un parente stretto di una PEP,
prestazioni. (Non si Barclays.
- è un collaboratore stretto di una PEP (ad
applica alla es. intrattiene una stretta collaborazione
fornitura di merci lavorativa con una PEP).
o servizi che non
prevede
l’erogazione a Nel caso in cui la persona soddisfi uno dei
Barclays delle criteri indicati, informare Barclays e concordare
prestazioni di la soluzione più appropriata.
consulenti)
7. Controlli su Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Svolgere tramite le autorità di applicazione della Questi controlli possono rivelare le persone
credito/insolvenze assunzione/incarico legge o attraverso altri enti con valore legale un che potrebbero innescare il rischio di conflitto
controllo di crediti e insolvenze della persona e di interessi, se il candidato subisse una
trattenere una copia della situazione creditizia pressione finanziaria al di fuori dell'ambiente di
per la registrazione. lavoro.
8. Controllo dei Prima dell'inizio di Tutti i ruoli Svolgere, tramite enti con valore legale, una I controlli stabiliscono se la persona è di
precedenti penali assunzione/incarico verifica delle condanne penali e conservare le provata moralità e contribuiscono a evitare la
prove di tale verifica. divulgazione non appropriata di informazioni
da parte di persone che hanno intenzioni di
natura criminale o dolosa.
Versione 9.0 aprile 2019Titolo di controllo Tempistica Campo di Descrizione del controllo Perché è importante
applicazione
9. Controlli su cariche Entro 6 settimane Per tutti i ruoli con accesso a Svolgere: I controlli servono a individuare se, per tutte le
dirigenziali e mezzi di dall'inizio di Informazioni Segrete ** e a - un controllo indipendente per tutte le persone che ricoprono ruoli in tale ambito,
comunicazione assunzione/incarico informazioni che richiedono cariche dirigenziali ricoperte, al fine non esistono conflitti di interessi e/o se vi
l'approvazione/certificazione di individuare i potenziali conflitti di sono persone che possono creare rischi
normativa conformemente interessi e/o l'eventuale status di reputazionali.
alle richieste dell'autorità per interdizione;
i servizi finanziari pertinente. - un controllo sulla copertura dei media
per stabilire se la persona è stata
oggetto di attenzioni negative da
parte dei media.
10. Controlli normativi Prima dell'inizio di Ruoli che richiedono solo Controllare che tutte le persone, I controlli servono a capire se le persone
assunzione/incarico l'approvazione/certificazione indipendentemente dal ruolo ricoperto, che hanno ottenuto dall'autorità di controllo la
normativa conformemente richiedono l'approvazione/certificazione necessaria approvazione e se soddisfano i
ai requisiti dell'autorità per i normativa possano essere segnalate nel requisiti di competenza e onorabilità nella
servizi finanziari pertinente database/registro pertinente. prevenzione dei rischi normativi.
11. Controlli incompleti o Quando necessario Tutti i ruoli Il Fornitore deve avere una procedura per la Si controlla che il personale del Fornitore non
risultati negativi gestione dei controlli incompleti o dei risultati di sia assegnato automaticamente a Barclays se
screening negativi, che può comportare ulteriori le evidenze richieste per una verifica relativa a
discussioni con la persona, il completamento di una persona non possono essere ottenute,
una dichiarazione sui fatti o una valutazione del oppure se il controllo dà esito negativo.
rischio al fine di stabilire se l'assunzione può
comunque avere luogo.
**Informazioni segrete - Informazioni la cui divulgazione non autorizzata (a livello interno o esterno) può causare seri danni finanziari o reputazionali, perdite significative di
vantaggi sulla concorrenza, sanzioni normative o azioni legali.
Titolo di controllo Tempistica Campo di Descrizione del controllo Perché è importante
applicazione
Versione 9.0 aprile 201912. Modifiche alle situazioni Quando necessario Tutti i ruoli Il Fornitore deve aver creato una procedura con le Si verifica che:
personali e mancata seguenti caratteristiche: - le modifiche delle situazioni personali che
divulgazione delle - per comunicare alle persone le modifiche emergono e che possono cambiare la
informazioni relative alle situazioni personali (ad es. decisione derivante dallo screening iniziale
sentenze successive, insolvenze); siano esaminate;
- per garantire che la scoperta successiva di - le persone che non hanno rivelato
informazioni negative sia oggetto di informazioni sostanziali siano rimosse
indagine e che siano adottate le misure dall'incarico; e
appropriate (ad es. un'accusa penale che - sia condotto un nuovo screening adatto
non era stata rivelata durante lo agli ex-dipendenti che sono riassunti dal
screening); e Fornitore.
- per l'esecuzione di un nuovo screening per
le persone che hanno lasciato il posto di
lavoro presso il Fornitore e sono state
successivamente riassunte dopo più di 3
mesi (in tutti i casi è necessario ottenere la
prova del Diritto Legale al Lavoro).
13. Ulteriori disposizioni per Prima dell'inizio di Esclusivamente Il Fornitore è tenuto a: Per confermare l'idoneità e l'integrità di una persona
gli Stati Uniti assunzione/incarico per i ruoli che - svolgere test antidroga sulle persone; e garantire il rispetto dei requisiti specifici per gli
erogano servizi - se richiesto da Barclays, consentire che Stati Uniti e delle disposizioni del regolamento
negli Stati Uniti, Barclays esegua il rilevamento delle FINRA.
salvo quanto impronte digitali per il personale che lavora
diversamente nelle sedi Barclays o che ha accesso ai
concordato con sistemi di Barclays; e
Barclays - svolgere ulteriori controlli laddove i servizi
siano erogati a Barclays Capital Inc. (la
società di intermediazione accreditata di
Barclays). Il regolamento FINRA prevede
ulteriori requisiti estesi per la verifica delle
carriere e dei precedenti penali. Nel caso,
parlarne con il contatto del Sourcing che
coinvolgerà il team US Compliance di
Barclays per ulteriori indicazioni.
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