Le caratteristiche "must have" del software gestionale ideale
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Le caratteristiche “must have”
del software gestionale ideale
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postare alcuni criteri di scelta fondamentali, utili a orientarsi verso un’efficace software selection.
fondamentali, utili a orientarsi verso un’efficace software selection.
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2 LE CARATTERISTICHE “MUST HAVE” DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE Un software gestionale deve aiutare e supportare l'azienda nell’operatività quotidiana come in quella straordinaria; scegliere un ERP valido e funzionale consente un aumento della produttività e del potenziale di crescita aziendale, tale da generare un ritorno di investimento in un tempo relativamente breve. L’importanza di dotarsi di un software gestionale a supporto del proprio busi- ness è chiaro ad ogni impresa: nel rapporto stilato dal Politecnico di Milano si evidenzia come la prima area di investimento per il 2013 in ambito IT è per quasi il 50% del campione rappresentata dal software gestionale ERP. Oggi sono molte le aziende “ostaggio” di software obsoleti o poco flessibili nell’adattarsi alle continue variazioni delle esigenze aziendali. Altre aziende sia perché cresciute sia per gestire meglio la propria attività e migliorarne il rendi- mento vogliono attrezzarsi di un ERP con tutte le “carte in regole”. Quali sono allora i principali elementi da tenere in considerazione per la scelta del software ottimale? Di seguito si passeranno in rassegna le caratteristiche ir- rinunciabili di un gestionale, in modo da impostare alcuni criteri di scelta fonda- mentali, utili a orientarsi verso un’efficace software selection. La prima caratteristica imprescindibile per dare reale valore all’investimento ed essere pronti a crescere in futuro è dotarsi di un software gestionale MODULA- RE ed ESPANDIBILE, cioè che consenta di attivare solo le funzioni (es. la produ- zione piuttosto che la gestione dei documenti passivi) di effettiva necessità per l’azienda, in modo da ottenere un prodotto “su misura” massimizzando la resa dell’investimento iniziale. Seguendo questo stesso principio, è facile mettere in luce un altro sostanziale criterio di scelta: per poter stare al passo con i tempi e soprattutto salvaguardare
3 LE CARATTERISTICHE “MUST HAVE” DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE i propri investimenti in ambito IT, un gestionale ideale deve essere costante- mente AGGIORNATO dalla software house produttrice. Ciò permette di ottene- re tempestivamente gli adeguamenti di legge necessari e ottenere nuove fun- zionalità per migliorare l’esperienza d’uso del software e incrementare quindi la produttività. Ogni tipo d’impresa ha esigenze specifiche che devono essere soddisfatte. I software gestionali sono generalmente prodotti “orizzontali” cioè in grado di coprire le esigenze della maggior parte delle necessità aziendali, non comprendo quelle davvero specifiche della propria attività (es. settore moda, settore estrat- tivo). E’ quindi importante che l’ERP scelto possa essere facilmente integrato con le cosiddette SOLUZIONI VERTICALI per gestire al meglio le peculiarità del proprio business. È importante verificare la disponibilità di verticali perfettamen- te integrabili nel sistema gestionale prescelto. Anche se può sembrare scontato, vale la pena ricordare che è il software gestio- nale a doversi adattare ai processi aziendali e non il contrario, anche se talvolta l’implementazione di un ERP in azienda è la giusta spinta per ripensare i processi aziendali e razionalizzarli. La possibilità di PERSONALIZZARE la soluzione ge- stionale prescelta è un aspetto vitale: il software deve consentire la massima elasticità e completezza in ogni aspetto funzionale. Talvolta non è necessario pensare a una soluzione verticale da integrare ma potrebbe essere sufficiente applicare quelle variazioni funzionali che rendono l’applicativo davvero su misu- ra. Da verificare poi la possibilità di rendersi indipendenti dal software vendor
4 LE CARATTERISTICHE “MUST HAVE” DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE per creare le personalizzazioni (ad esempio aggiungere il proprio logo aziendale alla fattura deve essere un’operazione fattibile!). Il gestionale ideale non può fare a meno di accogliere una serie di funzionalità di produttività personale ormai comuni e diffusamente utilizzate. Si parla in questo caso di INTEGRAZIONE, con strumenti esterni all’ERP stesso (ad esempio l’accesso diretto a Skype o Google Maps e l’esportazione dati su Excel). Nell’era GLOBALE, l’azienda deve esserlo altrettanto e il software scelto per la gestione aziendale ha il compito di essere utile anche in questo senso: deve in- terfacciarsi con lingue diverse e registrare dati contenenti qualsiasi tipo di carat- tere. Allo stesso tempo è vitale che il sistema sia pronto ad allinearsi con regimi fiscali di paesi differenti. La capacità del software di poter essere adottato anche in realtà delocalizzate potendo contare su un’interfaccia utente e un “modo di ragionare” conforme alla nazione in cui si opera è fondamentale. Essere obsoleti è vietato! Per aumentare la competitività, bisogna poter conta- re su componenti tecnologici avanzati, al fine di ottenere massima sicurezza dei preziosi dati aziendali, coerenti performance e grande affidabilità: in poche pa- role, il gestionale deve essere all’AVANGUARDIA tecnologica. Capita spesso che l’imprenditore, i manager o i collaboratori abbiano la necessi- tà di accedere alle informazioni aziendali al di fuori dell’ufficio. E’ quindi impor- tante verificare che il software gestionale scelto sia utilizzabile in REMOTO meglio se direttamente con un qualsiasi browser, su qualsiasi dispositivo e senza
5 LE CARATTERISTICHE “MUST HAVE” DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE bisogno di alcun componente aggiuntivo per funzionare. Solo in questo modo si potrà contare sulla disponibilità di tutti i dati, dell’interfaccia utente, dei report, per lavorare sempre e ovunque come alla propria scrivania. Il gestionale ideale dovrebbe adattarsi all’ambiente in cui “vive”: MULTIPIAT- TAFORMA è, quindi, la caratteristica per rendere il software utilizzabile in qual- siasi infrastruttura IT, senza vincolare l’azienda a scelte tecnologiche obbligate. Ogni utilizzatore potrà aprire la propria sessione di lavoro su un Mac, così come su un PC o qualsiasi altro sistema (anche mobile). Poter contare su un’applicazione in grado di comunicare con il mondo esterno è oggi un imperativo. Pensiamo ad esempio a dover recuperare i dati da un’applicazione che rileva informazioni sulla linea di produzione e che dobbiamo passare all’ERP, oppure allo scambio di informazioni con il proprio sito di e- commerce. Bisogna sempre valutare la capacità di APERTURA del software all’interfacciamento con applicazioni esterne per scambiare dati e adottare logi- che gestionali ai dati acquisti esternamente (per garantirne la coerenza all’interno del sistema). Il sistema deve necessariamente essere SICURO per evitare accessi non autoriz- zati. L’ideale è avere la possibilità di profilare il livello di accesso alle funzioni ge- stionali, e quindi ai dati, per i singoli utenti o ruoli aziendali. Altra caratteristica da non sottovalutare è legata al CONTROLLO dei dati azien- dali. Il gestionale deve essere in grado di memorizzare il registro storico delle in-
6 LE CARATTERISTICHE “MUST HAVE” DEL SOFTWARE GESTIONALE IDEALE formazioni. Questo equivale a dire che il sistema deve poter mettere da parte il dato e consentire di recuperarlo in qualsiasi momento, per risalire secondo ne- cessità alle modifiche, verificando le informazioni prima e dopo i cambiamenti (cancellazione compresa). Poter rispondere alle quattro domande clou: “chi ha fatto cosa e quando” è un plus da considerare nell’ambito di una software selec- tion. Anche se un gestionale è efficace e potente, senza una certa immediatezza d’uso si rivelerà per certo uno strumento pressoché inutile, capace di creare pro- blemi invece di risolverli. Per questo motivo è fondamentale che l’interfaccia utente sia semplice e INTUITIVA, permettendo a ogni operatore di ottenere il massimo dal proprio lavoro. In ultimo è bene ricordare un aspetto determinante nell’operare una scelta: è in- dispensabile affidarsi ad una soluzione che abbini a un ottimo applicativo un servizio di supporto di alto livello, per soddisfare qualsiasi esigenza anche nel momento successivo alla vendita (aggiornamenti, personalizzazioni, consulen- za). Una garanzia in tal senso viene sicuramente dalla scelta di un partner affi- dabile, in grado di intervenire velocemente e in modo efficace. Se un software soddisfa in modo positivo questi parametri, ha tutti i requisiti per essere un buon prodotto, capace di ripagare l’iniziale investimento in tempi ra- gionevoli e di aiutare l’azienda a crescere e distinguersi per competitività ed effi- cienza.
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