La gestione del tempo - Dipartimento di economia e diritto Relatore: Professoressa Maria Zifaro
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Dipartimento di economia e diritto La gestione del tempo Relatore: Professoressa Maria Zifaro Lavoro svolto da: Fattori Filippo Catinari Alessandro
Il tempo è un concetto astratto, non si può creare, accantonare, o risparmiare tempo per usarlo un altro giorno e una volta consumato esso è impossibile da recuperare...
Cosa è la gestione del tempo o time management? La gestione del tempo è una delle abilità fondamentali per garantire il successo aziendale, anche se le aziende non la considerano un fattore determinante. La gestione del tempo, in sostanza, è il processo di pianificazione e del controllo del tempo, applicato ed utilizzato in specifiche attività, al fine di aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività aziendale. Vivere in un ambiente aziendale in continua evoluzione rende indispensabile gestire il tempo in modo da raggiungere un equilibrio sostenibile nel tempo, questo si fa ancora più vero nel caso in cui la nostra organizzazione si trovi in un settore altamente competitivo.
Molti autori hanno discusso e definito negli anni il concetto di time management o gestione del tempo: Humes: ha definito la gestione del tempo, l'arte di organizzare un'attività economica o la propria vita personale in modo che tutto ciò che venga programmato si manifesti nei tempi e nei luoghi predeterminati in modo tale da compiere il maggior numero di compiti con il minimo utilizzo di risorse possibili. Alan: secondo quest'ultimo la sola programmazione dell'attività da svolgere non è sufficiente a garantire un'ottima gestione del tempo. Secondo Alan il time management si fonda sulla pianificazione e sulla protezione del tempo programmato. Scott: secondo l'ultimo autore bisogna investire il nostro tempo in attività importanti e quindi deve essere chiara la differenza tra urgente ed importante.
Il time management è quindi l'abilità di fare la cosa giusta al momento giusto, con il minimo sforzo, in modo quindi efficace ed efficiente, in modo da raggiungere gli obbiettivi preposti.
Time management per le performance aziendali Il concetto di time management inizia con la rivoluzione industriale e si è poi evoluto nel tempo fino a raggiungere la nozione moderna di gestione del tempo. Questo concetto, nelle aziende, è diventato negli anni la base per l'intera performance aziendale. Nel mondo del business il tempo è una delle risorse più importanti e per un efficace gestione del tempo i manager e i dipendenti devono decidere quali compiti sono essenziali, importanti o di scarso valore in termini di ritorno per l'azienda nel suo complesso.
I metodi della gestione del tempo
Matrice di Eisenhower Ideata dal presidente Ike che affermava convinto che ciò che è importante raramente è urgente. Questa matrice si riferisce proprio all'urgenza e all'importanza delle attività e la matrice determina 4 criteri guida 1. Cose importanti ed urgenti: esse possono riguardare situazioni di crisi, problemi che possono compromettere la sicurezza o attività che hanno una scadenza determinata dall'esterno 2. Cose importanti ma non urgenti: esse sono ad esempio le attività strategiche, le attività di sviluppo a lungo termine, attività di valutazione e molte altre. 3. Cose non importanti e niente affatto urgenti: esse sono da eliminare poiché producono perdita di tempo che si ripercuote sull'efficienza e l'efficacia. 4. Cose non importanti, ma ritenute urgenti: esse vanno gestite attribuendo loro il tempo giusto nel momento giusto (sono cose che derivano da sollecitazioni esterne o in attività poste in essere dall'alto).
Le prime e le seconde attività costituiscono l'80% del nostro tempo che in realtà non genera valore, ciò che invece conta davvero dedichiamo solo il 20% del nostro tempo. Abbiamo più riguardo rispetto all'urgenza che all'importanza, per cui siamo immediatamente presi dalle cose più urgenti e importanti e subito dopo dalle cose urgenti, ma non importanti. Per terza cosa pensiamo a toglierci di torno tutto ciò che ci crea fastidio e solo in ultimo dedichiamo attenzione alle cose importanti della vita le quali non sono affatto urgenti. 20% Tempo trascorso in attività utili Tempo trascorso in attività che non generano valore 80%
La tecnica del pomodoro Questa tecnica è stata inventata da Francesco Cirillo a cavallo tra gli anni '80 e gli anni '90, con lo scopo principale di insegnare a considerare il tempo non più come un nemico che può generare ansia, stress e tensioni, ma come un valido alleato che ci permette di raggiungere i nostri obbiettivi. Questo metodo fornisce un semplice strumento per migliorare la produttività propria e del team che sia in grado di: Ridurre l'ansia provata verso il passare del tempo. Ridurre ai minimi termini le interruzioni. Rafforzare il livello di motivazione e determinazione per raggiugere gli obbiettivi. Rinforzare la volontà di continaure ad impegnarsi dinanzi a situazioni difficili ecc.
Il processo alla base della "Tecnica del pomodoro" è costituito da 5 fasi: Pianificazione: realizzata ad inizio giornata con l'obbiettivo di definire le attività da svolgere durante la giornata. Rilevazione: realizzata durante l'intera giornata con l'obbiettivo di raccogliere i dati grezzi relativi allo sforzo prodotto. Registrazione: realizzata alla fine della giornata per raccogliere in un archivio le rilevazioni quotidiane. Elaborazione: realizzata alla fine della giornata con l'obbiettivo di trasformare i dati grazzi in informazione. Visualizzazione: realizzata alla fine della giornata con l'obbiettivo di presentare le informazioni in un formato che facili l'osservazione e la scelta delle azioni di miglioramento.
Per realizzare questa tecnica ci si deve dotare di alcuni elementi esseziali ovvero: Un timer da cucina, possibilmente a forma di pomodoro. Un foglio delle "Attività da realizzare oggi" con all'interno una lista delle cose da fare durante la giornata in ordine di priorità e una sezione chiamata "Urgenti non previste" con all'interno le attività non previste che devono essere realizzate entro la fine della giornata. Un foglio del "Magazzino di Attività" dove si annotano le varie attività da svolgere mano a mano che si presentano e dal quale al fine della giornata si depennano le attività realizzate. Un foglio delle "Registrazioni" che rappresenta l'insieme di dati grezzi necessari per produrre i report e i grafici di interesse.
Per migliorare la gestione del tempo e la produttività questa tecnica suddivide il tempo in mezz'ore, 25 minuti destinati al lavoro e 5 minuti destinati alla pausa. I minuti a disposizione devono essere sfruttati al massimo senza alcuna interruzione e se il pomodoro viene interrotto da qualcuno o da qualcosa quel pomodoro è da considerarsi nullo. Allo squillo del timer si traccia una X accanto all'attività svolta e si sospende l'attività facendo una pausa dai 3 ai 5 minuti per staccare e fare qualcosa di salutare. Dopo la pausa si ricarica il pomodoro per altri 25 minuti e si continua a svolgere l'attività fino allo squillo successivo. Dopo 4 pomodori si fa una pausa di 15-30 minuti. Molto importante è stabilire la strategie per ridurre le interruzioni ed arrivare progressivamente ad aumentare il numero costante di pomodori realizzati.
Le interruzioni si dividono in: Interne Esterne Ci liberiamo delle interruzioni interne Le interruzioni esterne sono differenti da rendendo evidenti queste interruzioni quelle interne in quanto bisogna e aumentando la nostra interagire con altre persone. Per determinazione a terminare il liberarcene bisogna invertire la pomodoro corrente. dipendenza verso le interruzioni e fare in modo che le interruzioni dipendano da noi.
Giunti a questo punto è importante prevedere effettivamente lo sforzo da compiere nelle singole attività. All'inizio della giornata è importante seguire una stima del numero di pomodori che servono a svolgere tutte le attività presenti nel foglio del magazzino. In seguito bisogna consentire a chi adotta la tecnica di imparare ad utilizzare il timer senza distrazioni o interruzioni. Infine bisogna definire un orario. Questo consente di rispettare dei limiti ben precisi, di separare i momenti produttivi dai momenti di svago e di misurare i risultati di una giornata.
La "Tecnica del pomodoro" consente di migliorare la gestione del tempo massimizzando la produttività ma, affinché tutto questo sia possibile, è importante seguire tutte le istruzioni fornite senza trascurare alcun passaggio.
Analisi ABC Questa è una tecnica utilizzata da molto tempo nella gestione aziendale e consente di migliorare il processo decisionale ed aumentare la produttività. Questa analisi consente di stabilire le priorità di alcune attività e consiste nel classificare i dati in tre gruppi contrassegnati dalle lettere A, B e C: A: Attività percepite come attività urgenti ed importanti. B: Attività improntati ma non urgenti. C: Attività urgenti e non importanti. Ogni gruppo viene quindi ordinato in base alle sue priorità.
Principi di Pareto Questo principio prende il nome dall'economista Vilfredo Pareto che nello scorso secolo fece una ricerca su come era suddiviso il patrimonio popolare italiano. Il risultato di queste analisi era che il 20% possedeva l'80% dei terreni e le banche si sarebbero dovute concentrare su quel 20% degli italiani. Nella gestione del tempo in pratica l'idea è che l'80% delle attività può essere completato nel 20% del tempo disponibile, mentre il restante 20% delle attività richiede fino all'80% del tempo disponibile. Questo principio viene utilizzato per ordinare le attività in 2 categorie dove la prima categoria rappresenta quella con attività con una priorità più alta. La regola 80-20 può essere applicata anche per aumentare la produttività.
Metodo Posec Il metodo Posec consiste nel suddividere gli obiettivi principali in sub-obiettivi più piccoli, per meglio raggiungere i sub-obiettivi arrivando a raggiungere l'obiettivo principale. Secondo questo metodo bisogna determinare le priorità attraverso 5 fasi: 1. Prioritize (dare priorità)- ovvero definire il proprio tempo e la propria vita in base agli obiettivi; 2. Organize (organizzare)- stabilire ed organizzare le cose che si deve compiere regolarmente per avere succeso; 3. Streamline (semplificare)- riguarda cose che si potrebbe non voler fare, ma che vanno fatte. 4. Economize (economizzare, risparmiare) -riguarda cose che si dovrebbero fare o che ci piacerebbero fare ma che non sono urgenti; 5. Contribute (contributo)- ovvero prestare attenzione alle poche cose che sono rimaste da fare che fanno la differenza.
In una azienda questo metodo si focalizza sulle competenze e sulle responsabilità assegnate a ciascun soggetto. I vari soggetti, quindi, devono agire secondo le proprie competenze e le proprie responsabilità per raggiungere gli obbiettivi. Questo metodo porta il vantaggio che la persona non si focalizzerà solo sulle priorità, ma permetterà di dare priorità anche ai vari passatempi e alle attività socialmente utili. Il metodo Posec rappresenterà invece uno svantaggio per coloro che danno la priorità assoluta al proprio lavoro e alle attività che lo compongono.
Il metodo Alps o Alpen Il metodo consente di pianificare una giornata in modo molto efficace e sta per: A: per annotare compiti, programmi ed attività pianificate; L: per valutare la durata di ogni attività; P: per includere i tempi di buffer (pause o tempi vuoti) per ciascuna attività; E: per prendere decisioni che soddisfano le priorità: N: per ricontrollare tutto il tempo. Solitamente si consiglia di pianificare una copertura solo per il 60% del tempo, mentre il 40% dovrebbe essere riservato come tempo libero. Questo metodo può aiutare a pianificare al meglio la giornata lavorativa in diverse fasi e verificare poi alla fine la realizzazione grazie ad un controllo finale.
Sistemi di gestione del tempo I sistemi di gestione del tempo spesso includono un orologio o un'applicazione utilizzata per tenere traccia delle ore di lavoro di un dipendente. Questi sistemi forniscono all'imprenditore o ai manager, informazioni dettagliate sulla loro forza lavoro, consentendo loro di vedere, pianificare e gestire il tempo dei dipendenti. In questo modo gli imprenditori possono controllare i costi del lavoro e aumentare la produttività.
Obiettivi S.M.A.R.T. Nel 1960 il dottor Edwin Locke ha spiegato che gli impiegati erano più motivati quando avevano obiettivi chiari e sfidanti, rispetto a quando questi ultimi erano vaghi e semplici. Prima di lui, nel 1954, Peter Drucker nel suo libro "The practice of Management" descrive il suo metodo di decisione degli obiettivi che può essere riassunto con l'acronimo SMART.
Gli obiettivi SMART devono essere decisi seguendo delle linee guida, quindi tali obiettivi devono essere: Specific: l'obiettivo deve definire in modo chiaro e Timely: l'obiettivo deve essere raggiunto entro uno specifico ciò che si intende raggiungere, vanno evitati S. M. A. R. T. specifico e ragionevole arco obiettivi vaghi. temporale. Measurable: l'obiettivo deve essere misurabile, preferibilmente tramite Realistic: l'obiettivo deve un numero che ne determini il Attainable: l'obiettivo deve poter essere raggiunto e raggiungimento. essere alla portata portato a termine, deve essere dell'organizzazione aziendale quindi realisticamente e quindi realizzabile. raggiungibile.
Con il tempo si è passati da obiettivi SMART a obiettivi SMARTer, con l’aggiunta di Exciting e Recorded. Secondo Willams (2012) gli obiettivi SMARTer possono essere applicati in diverse situazioni, che lui chiama: Process objectives: obiettivi di processo che descrivono i partecipanti, le interazioni e le attività, cioè cosa si sta facendo e in che modo lo si sta facendo Impact objectives: obiettivi di impatto che identificano quali sono, nel lungo termine, le implicazioni interne all’organizzazione aziendale Outcome objectives: obiettivi di risultato che indicano come cambierà il comportamento e la conoscenza Personal objectives: secondo Williams il miglioramento personale è un campo ideale per l’applicazione di obiettivi SMARTer.
ESEMPI PRATICI DI TIME MANAGEMENT L’esperienza giapponese Produzione basata sul tempo Innovazioni basate sul time management Strategia basata sul tempo-La crescita di Atlas
L’ESPERIENZA GIAPPONESE La guerra tra Honda e Yamaha Yamaha ha innescato la guerra H-Y nel 1981 quando ha annunciato l'apertura di una nuova fabbrica che l'avrebbe resa la più grande casa motociclistica del mondo, una posizione che era detenuta dalla Honda. Honda ha lanciato la sua risposta con il grido di guerra, "Yamaha wo tsubusu" ("Schiacceremo, massacreremo Yamaha!"), in seguito Honda tagliò i prezzi, allargò i canali di distribuzione e aumentò le spese pubblicitarie. Nel corso dei successivi 18 mesi, Honda ha introdotto 113 modelli, trasformando effettivamente l'intera linea di prodotti due volte. La Yamaha è stata in grado di gestire solo 37 cambiamenti nella sua linea di prodotti durante quei 18 mesi. L'introduzione di nuovi prodotti Honda ha devastato Yamaha.
In primo luogo, Honda è riuscita a rendere il design motociclistico una questione di moda, dove novità e freschezza erano attributi importanti per i consumatori. In secondo luogo, Honda ha aumentato la raffinatezza tecnologica dei suoi prodotti, introducendo motori a quattro valvole, trasmissione diretta e altre nuove funzionalità. Questa guerra ha sollevato una domanda interessante: Come hanno fatto le aziende giapponesi ad adattarsi a tassi di cambiamento così rapidi?
Quello che Honda ha sperimentato è stata la competitività basata sul tempo. Hanno gestito modifiche strutturali che hanno consentito loro di eseguire i processi molto più velocemente. Di conseguenza, il tempo è diventato la loro nuova fonte di vantaggio competitivo. Sebbene il tempo sia una variabile fondamentale delle prestazioni aziendali, la direzione controlla raramente il suo consumo in modo esplicito, quasi mai con la stessa precisione accordata alle vendite e ai costi. Queste vecchie strategie basate sui costi richiedono ai manager di fare tutto il necessario per ridurre i costi a scapito della reattività.
Al contrario, le strategie basate sul ciclo di produzione flessibile sono basate sul tempo. Le aziende si concentrano sulla riduzione se non sull'eliminazione dei ritardi e sull'utilizzo dei vantaggi della risposta per attirare i clienti più redditizi. Molti, ma certamente non tutti, i concorrenti basati sul tempo di oggi sono giapponesi. Alcuni di loro sono Sony, Sharp, Toyota, Nec, Toshiba ecc ...; Le aziende occidentali più veloci includono Benetton, Federal express, Domino's Pizza, Wilson Art e Mc Donald's. Per questi principali concorrenti, il tempo è diventato la misura generale delle prestazioni. Riducendo il consumo di tempo in ogni aspetto dell'attività, queste aziende riducono anche i costi, migliorano la qualità e restano vicine ai propri clienti.
PRODUZIONE BASATA SUL TEMPO In generale, le politiche e le pratiche di produzione basate sul tempo differiscono da quelle dei produttori tradizionali per le dimensioni chiave: durata dei cicli di produzione, organizzazione dei componenti del processo complessità delle procedure di programmazione.
Quando si tratta di dimensioni del lotto, ad esempio, le fabbriche tradizionali tentano di massimizzare le tirature di produzione mentre i produttori basati sul tempo cercano di accorciare il più possibile le loro serie di produzione, in questo modo avranno una produzione più frequente del mix completo di prodotti e una risposta più rapida alle richieste dei clienti. In effetti, molte aziende giapponesi mirano a tirature di una singola unità. Il layout della fabbrica contribuisce anche al vantaggio competitivo basato sul tempo, le fabbriche tradizionali sono generalmente organizzate da centri di processo. Ogni passaggio consuma tempo prezioso: le parti si fermano, in attesa di muoversi; quindi si spostano; quindi non resta che attendere di essere utilizzato nel passaggio successivo. Le fabbriche basate sul tempo, tuttavia, sono organizzate per prodotto. Per ridurre al minimo la manipolazione e lo spostamento delle parti, le funzioni di produzione di un componente o di un prodotto sono quanto più vicine possibile. Le parti passano da un'attività all'altra con un ritardo minimo o nullo.
Nelle fabbriche tradizionali, la programmazione è una fonte di ritardi e sprechi. La maggior parte delle fabbriche tradizionali utilizza la pianificazione centrale che richiede sofisticati sistemi di pianificazione . Gli ordini di lavoro di solito arrivano in fabbrica su base mensile o settimanale. Nelle produzioni basate sul tempo, la programmazione locale consente ai dipendenti di prendere più decisioni sul controllo della produzione in fabbrica, senza il lungo ciclo di ritorno alla direzione per l'approvazione. Queste differenze tra le fabbriche tradizionali e quelle basate sul tempo si sommano. Le fabbriche flessibili godono di grandi vantaggi sia in termini di produttività che di tempo: 1. la produttività del lavoro nelle fabbriche basate sul tempo può essere fino al 200% superiore rispetto agli impianti convenzionali, 2.le fabbriche basate sul tempo possono rispondere da otto a dieci volte più velocemente rispetto alle fabbriche tradizionali. La produzione flessibile significa miglioramenti significativi nel lavoro e nella produttività del patrimonio netto. Questi, a loro volta, riducono fino al 20% i costi complessivi e aumentano la crescita per investimenti molto inferiori.
INNOVAZIONI BASATE SUL TIME MANAGEMENT Un’azienda che riesce a produrre prodotti tre volte più velocemente rispetto ai suoi competitor sviluppa un enorme vantaggio competitivo. Per comprendere meglio tale presupposto, confrontiamo alcune aziende giapponesi con i loro competitor occidentali:
·Nella produzione di televisori, i produttori giapponesi riescono a sviluppare un nuovo televisore in un terzo del tempo necessario alle industrie americane; ·Per quanto riguarda la produzione di stampi a iniezione, le aziende giapponesi sviluppano gli stampi in un terzo del tempo rispetto alla concorrenza statunitense e ad un terzo del costo. I giapponesi hanno un simile vantaggio anche nella produzione di automobili, riuscendo a sviluppare nuovi prodotti in metà del tempo e con la metà del personale rispetto ai competitor tedeschi e americani; ·Nell’industria manifatturiera, i giapponesi danno molta importanza ai cicli di produzione brevi e alla riduzione dei lotti di produzione. ·I giapponesi, nell’introdurre innovazioni ai propri prodotti, preferiscono piccoli miglioramenti ma frequenti, rispetto invece alla concorrenza occidentale, in cui si introducono miglioramenti maggiori ma più di rado. Gli effetti di un tale vantaggio competitivo basato sul tempo sono devastanti, le aziende americane stanno perdendo la loro leadership tecnologica e delle innovazioni.
Strategia basata sul tempo Consideriamo ora l'esempio di Atlas Door, un’azienda americana di 10 anni che è cresciuta ad un tasso medio annuale del 15% in un settore con una crescita media annuale del 5%. Negli ultimi anni i suoi utili pre-tasse erano pari il 20% delle vendite, un dato di circa 5 volte maggiore rispetto alla media del settore. Nei suoi dieci anni di storia Atlas è diventata l’azienda più importante del settore delle porte industriali. Storicamente, l'industria di questo settore necessita di almeno quattro mesi per rispondere ad un ordine di una porta che doveva essere personalizzata, oppure che non era disponibile nel magazzino. Il vantaggio competitivo di Atlas era il tempo: potevano rispondere a qualsiasi ordine in settimane, avendo strutturato il loro sistema di ricezione degli ordini, l’ingegnerizzazione, la manifattura e la logistica in modo da far circolare le informazioni nel modo più rapido e affidabile possibile.
1. Per prima cosa, Atlas ha costruito fabbriche just-in-time. Quest'ultime sono concettualmente molto semplici: richiedono macchinari e strumenti extra in modo da ridurre i tempi di transizione e i processi di fabbricazione sono organizzati per iniziare e finire tutte le parti che compongono il prodotto nello stesso istante. 2. Secondariamente, Atlas ha ridotto i tempi nella parte iniziale del ciclo, cioè dove l’ordine veniva processato. Riconoscendo la possibilità di poter tagliare i tempi in questa parte del processo, Atlas ha automatizzato tutta la parte di ricezione degli ordini, ingegnerizzazione, stesura di un preventivo e organizzazione dei processi, in modo da riuscire a programmare e mettere in produzione il 95% degli ordini in arrivo mentre la concorrenza è ancora al telefono. 3. Come terza cosa, Atlas controlla rigidamente la logistica, in modo che ogni ordine sia sempre spedito completo di tutti i componenti richiesti. Atlas ha anche sviluppato un sistema in grado di tracciare i componenti in produzione e quelli acquistati per ciascun ordine
Agli inizi Atlas era ancora una start up e per questo era troppo piccola per riuscire a competere sul prezzo, così ha cercato di ampliare la propria quota di mercato posizionandosi come fornitore di porte di “ultima istanza”, cioè i clienti si rivolgevano a Atlas quando il fornitore cui si rivolgevano solitamente non riusciva a processare l’ordine. Ovviamente, in un’industria in cui i tempi medi di consegna medi sono di quattro mesi, qualcuno finiva col rivolgersi ad Atlas che, vista la consegna veloce, richiedeva un prezzo maggiore. Ma non finiva qui, infatti Atlas, grazie ai suoi processi basati sul risparmio del tempo, riusciva ad avere anche costi inferiori. In soli dieci anni, Atlas ha rimpiazzato i precedenti leader del mercato nell’80% degli ordini degli Stati Uniti. Questo grazie ad una strategia che utilizza il tempo come risorsa fondamentale per ottenere un vantaggio competitivo
CONCLUSIONE In conclusione, quindi, è evidente come la gestione del tempo abbia un ruolo determinante nell’ambito della gestione aziendale. È fondamentale in ogni azienda pianificare e programmare il tempo, in base agli obiettivi aziendali e alla determinazione e la gestione delle priorità, per ottimizzare le attività aziendali al fine di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Abbiamo visto sopra come ci siano diversi metodi per gestire al meglio il tempo aziendale, per determinare le priorità e fissare gli obiettivi e come nel tempo le grandi aziende, giapponesi in primis, abbiano riconosciuto il tempo come elemento fondamentale per aumentare il vantaggio competitivo sul mercato mediante una produzione più veloce rispetto ai competitors.
Inoltre la gestione del tempo è un tema molto importante, oltre che nell’ambito aziendale, per ogni persona. Attraverso una buona gestione del tempo ogni persona può raggiungere traguardi molto importanti in quanto saper impiegare bene il proprio tempo è una delle life-skills fondamentali, oltre che per il successo lavorativo, anche in ambiti come ad esempio il benessere personale ed organizzativo, la riduzione dello stress e il bilancio ottimale tra vita privata e lavorativa. Quindi è molto importante, sia per ogni azienda che per ogni persona, potenziare al meglio questa competenza.
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