INFORMATIVA PRIVACY AIRPLUS ACCOUNT
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Informativa Privacy AirPlus Account
A. Informativa Privacy:
AirPlus Account
Secondo i principi di un trattamento corretto e le agenzie di viaggio, le agenzie di
trasparente dei dati, è essenziale informare la autonoleggio, etc.) o dal Contraente.
persona i cui dati vengono trattati in merito al
trattamento stesso ed alle sue finalità. 3. Descrizione del trattamento dei dati
AirPlus raccoglie e tratta i suoi dati personali al
Pertanto AirPlus vorrebbe fornirle tutte le
fine di fornire i propri prodotti.
informazioni necessarie per garantire un
trattamento dei dati corretto e trasparente alla Durante l’utilizzo del AirPlus Account, AirPlus
luce delle circostanze e delle condizioni in cui raccoglie e tratta i dati personali necessari a
AirPlus tratta i suoi dati personali. consentire le transazioni, a facilitare la gestione
delle spese dei viaggi di lavoro e a creare un
1. Descrizione del prodotto
rendiconto strutturato per il Contraente. Questi
Il suo datore di lavoro (il “Contraente”) ha dati includono informazioni tecniche sulla
stipulato un contratto con noi (il "Contratto"), stessa transazione, informazioni sull’esercente
AirPlus International Srl ("AirPlus"), Via della presso cui l’AirPlus Account è stata utilizzato,
Salute 14/2, 40132 Bologna, Italia, in merito qualsiasi informazione fornita dall’esercente
all'utilizzo del nostro prodotto AirPlus Company (come i beni e i servizi acquistati) così come
Account e/o AirPlus Virtual Cards informazioni supplementari trasmesse dal
(congiuntamente “AirPlus Account”). AirPlus Contraente (come lo staff ID ed il centro di
Company Account è una soluzione lodge costo). In questa informativa privacy questi dati
centralizzata per il pagamento delle spese di personali sono denominati separatamente e
viaggio di lavoro. Il Company Account è congiuntamente come “Dati di Account”.
utilizzato presso gli esercenti che accettano
pagamenti tramite carte di credito operanti sul I Dati di Account non saranno utilizzati per
circuito UATP e può esser utilizzato per finalità di marketing diretto.
prenotare e pagare per le necessità di viaggio,
4. Base legale per il trattamento dei dati
inclusi gli alberghi, il noleggio di automobili,
biglietti ferroviari etc.. Le AirPlus Virtual Cards AirPlus tratta i suoi Dati di Account
posso esser utilizzate sia per le spese di esclusivamente in conformità alla normativa
viaggio di lavoro sia per le spese aziendali applicabile ed in particolare al Regolamento
presso tutti gli esercenti che accettano carte di Generale sulla Protezione dei Dati (“RGPD” o
credito operanti sul circuito Mastercard. AirPlus "GDPR").
comunicherà al Contraente tutte le spese
aziendali sostenute tramite un rendiconto I Dati di Account sono trattati in conformità
cumulativo, riportando rispetto a ciascuna con l’art. 6 Sec. 1 let. (f) GDPR (interesse
singola operazione le informazioni ulteriori (ad legittimo); AirPlus ed il Contraente hanno
esempio lo staff ID del dipendente, il centro di un legittimo interesse al trattamento dei
costo, etc.) che saranno richieste per la Dati di Account, al fine di velocizzare e
gestione dei costi di viaggio, delle spese facilitare la gestione delle spese di viaggio
aziendali e della contabilità dal Contraente. così come quelle delle spese aziendali.
Il trasferimento di dati alle autorità
2. Titolare del trattamento pubbliche, quando richiesto dalla legge, è
svolto in conformità con l’art. 6 Sec. 1
AirPlus è responsabile dei dati personali
let. (c) GDPR (adempimento di un obbligo
raccolti e trattati durante l’utilizzo del AirPlus
legale).
Account. Questi includono dati supplementari
su di lei (ad esempio staff ID, centro di costo,
etc.). Tali dati potrebbero esser comunicati ad
AirPlus dai fornitori di servizi di viaggio (incluse
Settembre 2020 Informativa privacy AirPlus Account 25. Trasferimento dei dati a Responsabili In aggiunta a quanto sopra, AirPlus potrebbe
del trattamento e a terze parti trasmettere i suoi i Dati di Account alle seguenti
categorie di terze parti:
AirPlus trasmetterà i suoi Dati di Account solo
per adempiere alla rispettiva finalità di servizio, A revisori esterni in caso di controlli o
se richiesto dalla legge o a responsabili del ispezioni, se vi è un obbligo legale o un
trattamento che sono vincolati ad AirPlus legittimo interesse aziendale a farlo;
mediante contratto ed obbligati a rispettare le A compagnie di assicurazione nel caso lei
norme sulla protezione dei dati. e/o il Contraente decidiate di usufruire
della copertura assicurativa disponibile in
5.1. Responsabili del trattamento rapporto al AirPlus Account;
AirPlus fornisce accesso o condivide i suoi Dati Ad avvocati esterni nel contesto di
di Account con prestatori di servizi un’azione legale o agli organi
attentamente selezionati. Questi prestatori di giurisdizionali che agiscono nella loro
servizi trattano i suoi Dati di Account capacità giuridica;
esclusivamente per conto di AirPlus in qualità Come richiesto dalla legge, AirPlus
di responsabili del trattamento, agendo solo potrebbe condividere i Dati di Account con
sulla base delle istruzioni fornite da AirPlus e l’autorità pubbliche (ad esempio, Banca
sono quindi preclusi dall’utilizzare i suoi dati per d'Italia e altre autorità nazionali
finalità proprie. responsabili).
AirPlus condivide i suoi dati con le seguenti 5.3. Accordi di scontistiche aziendali
categorie di prestatori di servizi, soggetti a
Se e quando il Contraente abbia stipulato
rigorosi obblighi di riservatezza:
accordi di scontistica aziendale con compagnie
Prestatori di servizi IT (hosting e servizi aeree o altri accordi con brokers tra agenzie di
infrastrutturali), siti in Europa viaggio e compagnie aeree, AirPlus potrebbe
Prestatori di servizi relativi alle transazioni trasmettere i Dati di Account anche ai partner
(servizi di elaborazione ricevute), siti in contrattuali del Contraente. AirPlus potrebbe
Europa anche trasmettere Dati di Account in forma
Servizi di rapporto clienti (servizi di call aggregata al fine di facilitare la contrattazione e
center), siti in Europa negoziazione delle scontistiche.
5.2. Terze parti 6. Trasferimento dei dati in Paesi Terzi
AirPlus potrebbe trasmettere i suoi Dati di I dati saranno trasmessi a Paesi al di fuori
Account a terze parti di fiducia che ci assistono dell'Unione Europea o dello Spazio Economico
nel fornire l’AirPlus Account, purché queste Europeo ("Paesi Terzi") solo nella misura
terze parti accettino di mantenere la richiesta per la rispettiva finalità (ad esempio, di
riservatezza dei suoi Dati di Account e di autorizzazione delle transazioni o di
rispettare le applicabili normative sulla rendicontazione al Contraente) o obbligatoria
protezione dei dati. per legge (ad es. doveri di reportistica previsti
dalla normativa tributaria). Prima di qualsivoglia
AirPlus trasmette i suoi Dati di Account al trasferimento di Dati di Account a responsabili
Contraente, nel momento in cui comunica il del trattamento o a terze parti in Paesi Terzi,
resoconto delle transazioni effettuate tramite AirPlus si assicura che ci sia in essere un
l’AirPlus Account ed al fine di strutturare meccanismo di trasferimento conforme al
processi di gestione dei viaggi e delle spese GDPR (ad esempio, le clausole contrattuali
aziendali. Il Contraente potrebbe ricevere i Dati standard per il trasferimento di dati personali a
di Account in formato digitale, così da Paesi Terzi fornite dalla Commissione
consentirgli di trattare ulteriormente i Dati di Europea). Qualora si desideri ricevere una
Account suoi propri sistemi IT. copia delle misure di salvaguardia in essere, si
prega di utilizzate i dati di contatto forniti
Settembre 2020 Informativa privacy AirPlus Account 3all’interno della presente informativa, nella 9. Diritti della persona interessata
sezione “Contatti AirPlus”.
Lei in quanto persona interessata ha il diritto di
7. Fonti e Categorie di Dati Personali ottenere informazioni ai sensi dell'articolo 15
del GDPR, il diritto di rettifica ai sensi
AirPlus non raccoglie i Dati di Account dell'articolo 16 del GDPR, il diritto alla
direttamente da lei, ma riceve i Dati di Account cancellazione ai sensi dell'articolo 17 del
da terze parti (in particolare dal Contraente e GDPR, il diritto di limitazione del trattamento ai
dai fornitori di servizi di viaggio). sensi dell'articolo 18 del GDPR, il diritto di
opposizione ai sensi dell'articolo 21 del GDPR
Il Contraente potrebbe fornire ad AirPlus le
(si invita a far riferimento alla sezione
seguenti categorie di dati: il nome e
“Informazioni sul suo diritto di opposizione” per
indirizzo del Contraente, il suo nome, il suo
informazioni aggiuntive) e il diritto di portabilità
staff ID e centro di costo, e/o altre
dei dati ai sensi dell'articolo 20 del GDPR,
informazioni aggiuntive al fine di facilitare
nonché il diritto di presentare un reclamo
la gestione delle spese di viaggio e/o delle
all'autorità di controllo (articolo 77 del GDPR).
spese aziendali, come un numero di
Può rivolgersi in particolare all’autorità di
processo interno.
controllo competente per il suo luogo di
I fornitori di servizi di viaggio potrebbero
residenza o paese oppure all’autorità di
fornire ad AirPlus le seguenti categorie di
controllo competente rispetto ad AirPlus.
dati: il nome ed indirizzo del Contraente, il
suo nome, il suo numero di identificazione Questa è:
dipendente e centro di costo, e/o altre
informazioni come i numeri di biglietteria Garante per la protezione dei dati personali
aerea o i dettagli del noleggio auto al fine Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma
di facilitare la gestione delle spese di Centralino telefonico: (+39) 06.696771
viaggio del Contraente. Fax: (+39) 06.69677.3785
Posta elettronica: protocollo@gpdp.it
8. Conservazione dei dati personali Posta elett. certificata: protocollo@pec.gpdp.it
AirPlus tratta e conserva dati personali solo per
Nel caso voglia esercitare i suoi diritti quale
il periodo necessario ad adempiere le finalità
persona interessata, la invitiamo a contattarci a:
per cui i dati sono stati raccolti. I dati saranno
cancellati una volta che la finalità sia stata AirPlus International Srl
realizzata, a meno che AirPlus abbia un obbligo Data Protection Officer
legale a conservare tali dati (ad esempio, Via Della Salute 14/2
requisiti normativi commerciali o fiscali). 40132 Bologna (BO), Italia
protezionedati@airplus.com
AirPlus cancellerà i suoi dati non appena non
saranno più necessari alle finalità suddette. I 10. Contatti
dati personali potrebbero inoltre esser
In caso di domande sul trattamento dei suoi dati
conservati per il tempo entro cui siano esperibili
personali, è possibile contattare il Data
azioni legali nei confronti di AirPlus.
Protection Officer di AirPlus in qualsiasi
In aggiunta, i dati personali saranno salvati momento all'indirizzo:
nella misura e per il periodo di tempo richiesti
AirPlus International Srl
ad AirPlus da un obbligo normativo. I nostri
Data Protection Officer
obblighi relativi alla prova e alla conservazione
Via Della Salute 14/2
sono definiti dalle normative nazionali, inclusi
40132 Bologna (BO), Italia
ma non limitati al Codice di diritto commerciale,
protezionedati@airplus.com
al Codice di diritto tributario e alla normativa
antiriciclaggio. Ai sensi di quanto previsto da tali
normative, il periodo di conservazione può
esser fino a dieci anni.
Settembre 2020 Informativa privacy AirPlus Account 4B. Informazione sul suo diritto di opposizione Diritto di opposizione al trattamento sulla base di un legittimo interesse Lei ha il diritto di opposizione al trattamento dei suoi dati personali che è basato sull’art. 6 I (f) del GDPR (trattamento necessario per finalità di perseguimento di interessi legittimi), sulla base delle circostanze specifiche alla sua situazione. Esercizio della sua opposizione La sua comunicazione di opposizione non necessita di una forma specifica e può inviarla a: AirPlus International Srl Data Protection Officer Via Della Salute 14/2 40132 Bologna (BO), Italia protezionedati@airplus.com Settembre 2020 Informativa privacy AirPlus Account 5
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