UNIRC GUIDA PER L'EROGAZIONE ONLINE DEGLI ESAMI DI PROFITTO MEDIANTE MICROSOFT TEAMS
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UNIRC
GUIDA PER L’EROGAZIONE ONLINE
DEGLI ESAMI DI PROFITTO
MEDIANTE MICROSOFT TEAMS
D.R. N. 115 DEL 1.4.2020
ISTRUZIONI PER IL DOCENTE
Ver. 1.0
Esami online Guida per il Docente
SOMMARIO
Sommario ...................................................................................................................................... 2
Microsoft Teams ............................................................................................................................ 3
Ciclo operativo............................................................................................................................... 4
Predisposizione dell’appello d’esame ....................................................................................... 4
Svolgimento dell’appello d’esame ............................................................................................ 5
Uso della piattaforma Microsoft Teams ....................................................................................... 7
Accesso alla piattaforma ........................................................................................................... 7
Creazione dei team ................................................................................................................... 9
Comunicazione del codice team agli studenti ........................................................................ 10
Programmazione dell’appello d’esame................................................................................... 12
Erogazione dell’appello d’esame ............................................................................................ 15
Attivazione di una “riunione privata” ai fini dell’identificazione ............................................ 18
Esami online Guida per il Docente
MICROSOFT TEAMS
Al fine di consentire l’erogazione degli esami di profitto, l’Ateneo, in collaborazione con
Microsoft e CRUI, rende disponibile ai docenti e agli studenti la piattaforma di collaborazione
online “Microsoft Teams”, come disposto dal D.R. n. 115 del 1.4.2020.
La piattaforma è disponibile all’indirizzo:
http://teams.microsoft.com
I docenti possono accedere utilizzando il proprio indirizzo e-mail e le password di primo
accesso rese disponibili in area riservata docente del portale di Ateneo.
Gli studenti possono accedere utilizzando le credenziali della e-mail istituzionale.
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CICLO OPERATIVO
Come disposto dal D.R. n. 115 del 1.4.2020, è obbligatorio rispettare le procedure di seguito
esposte.
PREDISPOSIZIONE DELL’APPELLO D’ESAME
1. Il presidente della commissione, qualora non avesse già predisposto un Team per
l’insegnamento,
- crea la classe (team) relativa al corso usando per il nome il seguente schema:
codice_corso_di_studi - anno_accademico - nome_della_materia
(esempio: L-33 - 19/20 - Metodi Informatici per l'Economia)
- genera il codice del team mediante l’apposita opzione presente nelle impostazioni del
team
- comunica agli studenti il codice del team inserendolo nella scheda materia del
portale di Ateneo mediante l’apposita voce di menu presente in area riservata docente
2. Il presidente della commissione pianifica nel Team già predisposto per l’insegnamento
una o più riunioni, rispettando l’orario istituzionale già pubblicato, usando per il nome
delle riunioni il seguente schema:
ESAME – APPELLO DEL data_appello
3. Il presidente della commissione invita alla riunione “ESAME” i membri della
commissione.
4. Il presidente ed i membri della commissione prendono visione dell’informativa sulle
modalità di svolgimento a distanza delle prove d’esame di profitto e finali di laurea
pubblicata sul sito di Ateneo.
La partecipazione stessa alla commissione d’esame comporta l’accettazione
dell’informativa.
5. Lo studente si prenota agli esami di profitto curriculari dei corsi di laurea, laurea
magistrale e laurea magistrale a ciclo unico tramite la piattaforma Smart_Edu (GOMP),
seguendo la procedura utilizzata per gli esami svolti in presenza.
6. Lo studente prende visione dell’informativa sulle modalità di svolgimento a distanza
delle prove d’esame di profitto e finali di laurea pubblicata sul sito di Ateneo.
La partecipazione stessa alla prova d’esame comporta l’accettazione dell’informativa.
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7. Lo studente perfeziona la prenotazione attraverso l’adesione al corrispondente team
nella piattaforma Microsoft Teams.
8. Gli studenti non iscritti all’appello che desiderano seguire l’esame, previa iscrizione al
Team, possono partecipare alla relativa riunione, che è aperta a tutti gli iscritti al Team.
La partecipazione stessa comporta l’accettazione della presente informativa.
9. Chiunque voglia assistere ad una prova orale o pratica relativa ad esami di profitto
curriculari, invia richiesta a mezzo posta elettronica alla Segreteria Didattica del
Dipartimento, che trasmette al Presidente della Commissione, a mezzo posta
elettronica, le richieste ricevute. Il Presidente della Commissione provvederà ad
includere gli interessati come ospiti nella riunione realizzata attraverso la piattaforma
Microsoft Teams al fine dell’espletamento della prova.
La partecipazione stessa comporta l’accettazione della presente informativa.
SVOLGIMENTO DELL’APPELLO D’ESAME
1. Il presidente della commissione, all’orario stabilito, avvierà la “riunione on line”
relativa all’appello d’esame.
Dovrà scegliere la modalità:
- videoconferenza con inquadratura webcam
Potrà cambiare modalità soltanto per la eventuale condivisione di finestre nel caso di
prove pratiche.
2. Il presidente della commissione, per tutta la durata dell’esame, NON dovrà attivare la
registrazione.
3. Lo studente, all’orario stabilito per l’inizio dell’appello, si collegherà alla riunione on
line, accedendo alla piattaforma e utilizzando il pulsante “Partecipa”.
Attiverà microfono e webcam soltanto su richiesta del presidente della commissione.
4. Il presidente, verificata la presenza della commissione, chiede al candidato di attivare
microfono e webcam e procede all’identificazione.
Il candidato è munito, per tutta la durata dell’esame, di documento in corso di validità,
preferibilmente carta d’identità.
Nel caso in cui il candidato non risulti disponibile, il presidente della commissione
procede a stabilire la connessione con il candidato successivo.
Al termine della prova di profitto sostenuta dal candidato successivo, il presidente
della commissione d’esame opera un secondo tentativo di connessione con il
candidato precedente.
Se anche a seguito di questo secondo tentativo non risulta disponibile alla
connessione, il candidato si considera assente.
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5. L'esame si svolge attraverso l'uso dei microfoni, della eventuale condivisione di
finestre nel caso di prove pratiche, delle rispettive webcam che inquadrano sempre
candidato esaminato e Commissione, con microfoni e webcam dei candidati non sotto
esame spenti.
6. Commissione e candidato, nel corso dell’esame, potranno avvalersi di tavoletta grafica
condivisa nella piattaforma o di tradizionale foglio. In tal caso è richiesto che il foglio
venga inquadrato e mostrato tramite webcam. Il candidato svolge la prova
mantenendo l'inquadratura della webcam su di sé e sul foglio, se utilizzato.
7. Non è consentita, nel corso della prova d’esame di profitto, la visualizzazione sul
supporto informatico del candidato di campi o di aree differenti da quelli dedicati alla
connessione audio-video con la Commissione d’esame o diversi da quelli autorizzati
dalla Commissione d’esame.
8. Non è altresì consentito al candidato l’impiego di fonti informative (cartacee,
telematiche, elettroniche, multimediali o simili) o il ricorso a forme di assistenza o a
comunicazioni interpersonali, salvo esplicita autorizzazione della commissione
d’esame.
9. Il candidato deve consentire, a richiesta della Commissione, ogni opportuno controllo
circa l’osservanza delle prescrizioni contenute nei punti 7 - 8.
10. Il presidente ed i membri della commissione, al termine della prova d’esame,
disattivano microfono e webcam sulla piattaforma Teams e si riuniscono, sempre in
modalità telematica attraverso lo strumento Skype con webcam e microfoni attivi (o
altra piattaforma informatica di comunicazione audio-video che garantisca la sicurezza
dei dati e delle informazioni scambiate, l’effettiva compartecipazione dei componenti
alla riunione e la contemporaneità delle decisioni), per deliberare l’esito della stessa.
11. Il presidente ed i membri della commissione, al termine della valutazione della prova,
riattivano microfono e webcam sulla piattaforma Teams.
12. Il presidente della commissione comunica, prima della formale verbalizzazione, l’esito
della prova al candidato, concedendogli la possibilità di ritirarsi volontariamente
dall’esame.
13. L’iter si ripete per ogni candidato.
14. Il presidente della commissione procede alla verbalizzazione dell’esito secondo le
usuali modalità sulla piattaforma Smart_Edu GOMP.
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USO DELLA PIATTAFORMA MICROSOFT TEAMS
ACCESSO ALLA PIATTAFORMA
Utilizzando Google Chrome o Microsoft Edge (Mozilla Firefox non è pienamente compatibile),
collegarsi all’indirizzo:
http://teams.microsoft.com
Nella schermata di autenticazione inserire il proprio indirizzo e-mail e cliccare su Avanti
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Cliccare su “Account aziendale o dell’istituto di istruzione”
Immettere la password di primo accesso resa disponibile nell’area riservata del portale di
Ateneo. I docenti già in possesso di un’utenza Team di Ateneo dovranno usare la password
abituale.
Cliccare su Accedi.
Se si sta effettuando il primo accesso, occorrerà cambiare la password.
Cliccare su SI alla richiesta < Rimanere connessi? >.
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CREAZIONE DEI TEAM
La creazione di un nuovo Team è necessaria soltanto se il docente non ha ancora creato il
team relativo all’insegnamento.
Cliccare sul pulsante < Unisciti a un team o creane uno > presente in alto a destra
Cliccare sul pulsante < Crea un team >
Scegliere il box < Classe >
Assegnare un nome al team ed un’eventuale descrizione, secondo lo schema
codice_corso_di_studi - anno_accademico - nome_della_materia
Le istruzioni dettagliate per questa attività sono descritte nella guida per il docente per
l’erogazione delle lezioni online, pubblicata sul sito di Ateneo:
http://www.unirc.it/documentazione/media/files/teams/teams_unirc_guida_docente.pdf
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COMUNICAZIONE DEL CODICE TEAM AGLI STUDENTI
La comunicazione del codice Team è necessaria soltanto se il docente sta creando il Team
relativo all’insegnamento.
Cliccare su < Impostazioni > e, successivamente, su < Codice del team >
Cliccando sul pulsante < Genera >, sarà generato un codice alfanumerico.
Esami online Guida per il DocenteQuesto è il codice corso che dovrà essere comunicato agli studenti. E’ importante NON
rigenerare il codice dopo averlo comunicato.
Effettuare il login nell’area riservata docente del portale di Ateneo
In < Gestione didattica > cliccare su < Codice online insegnamenti >
Cliccare sull’icona di modifica, inserire il codice corso precedentemente generato per il team e
cliccare sul pulsante < Modifica codici online >
Il codice sarà visibile agli studenti in calce alla scheda della materia soltanto a seguito di
autenticazione sul portale di Ateneo.
Le istruzioni dettagliate per questa attività sono descritte nella guida per il docente per
l’erogazione delle lezioni online, pubblicata sul sito di Ateneo:
http://www.unirc.it/documentazione/media/files/teams/teams_unirc_guida_docente.pdf
Esami online Guida per il DocentePROGRAMMAZIONE DELL’APPELLO D’ESAME
Teams consente la programmazione delle riunioni online mediante la funzione < Calendario >
Cliccare su < + Nuova riunione >, appariranno le opzioni di configurazione della riunione.
Inserire il titolo usando per il nome il seguente schema:
ESAME – APPELLO DEL data_appello
Inserire gli indirizzi email dei membri della commissione, per invitarli alla riunione
Inserire la data, l’orario e la durata dell’appello
Esami online Guida per il DocenteNel box < Aggiungi canale > selezionare il canale < Generale > relativo al Team.
Cliccare su < Invia >
La pianificazione degli appelli sarà visibile a tutti i membri del team nella sezione < Post >
E’ importante far sì che gli studenti prendano parte alla riunione col ruolo di “Partecipante” e
non come “Relatore” perché evita che possano accidentalmente prendere il controllo della
riunione. Di seguito la procedura da seguire.
Per ciascuna riunione definita in calendario, nella pagina dei post, cliccare sui tre puntini
presenti nella fascia viola e poi su < Visualizza dettagli riunione >
Nel box che si apre cliccare su < Opzioni riunione >
Si aprirà un’altro tab del browser.
In corrispondenza della voce < Chi può essere un relatore? > selezionare < Solo io >.
Esami online Guida per il DocenteCliccare su < Salva >
Nel tab di Teams, cliccare su < Chiudi >.
Esami online Guida per il DocenteEROGAZIONE DELL’APPELLO D’ESAME
Per avviare una riunione in calendario, cliccare su < Generale >, individuare tra i Post quello
relativo all’appello e cliccare una volta sul nome della riunione.
Cliccare su < Partecipa >
Apparirà la finestra di avvio della riunione.
Nella finestra di avvio è possibile configurare lo stato [ acceso / spento ] di webcam e
microfono. Cliccare su < Partecipa >
E’ possibile gestire la riunione utilizzando i pulsanti presenti nella toolbar
Esami online Guida per il DocenteAttivare la visione della lista dei partecipanti
Esami online Guida per il DocenteAl momento dell’esame, impostare come “relatore” il candidato, cliccando, nella lista
partecipanti, sui tre puntini accanto al suo nome
Selezionare la voce < Imposta come relatore>
L'esame si svolge attraverso l'uso dei microfoni, della eventuale condivisione di finestre nel
caso di prove pratiche, delle rispettive webcam che inquadrano sempre candidato esaminato
e Commissione, con microfoni e webcam dei candidati non sotto esame spenti.
Alla fine dell’esame, riassegnare al candidato il ruolo di “partecipante”, cliccando, nella lista
partecipanti, sui tre puntini accanto al suo nome
Selezionare la voce < Imposta come partecipante >
Esami online Guida per il DocenteATTIVAZIONE DI UNA “RIUNIONE PRIVATA” AI FINI DELL’IDENTIFICAZIONE
A riunione generale avviata, posizionare, senza cliccare, il puntatore del mouse sopra l’icona
del candidato e cliccare sull’icona a forma di telecamera
La riunione principale verrà sospesa e si attiverà una videochiamata privata allo studente
Effettuare l’identificazione del candidato e poi cliccare sul pulsante indicato in figura, per
rientrare nella riunione generale
Chiudere definitivamente la chiamata privata cliccando sul pulsante indicato in figura
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