MANUALE OPERATIVO 2020 - REPAS LUNCH COUPON S.R.L.
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REPAS
LUNCH
COUPON MANUALE OPERATIVO 2020
S.R.L.
0SOMMARIO
Introduzione
1. Buono pasto – Caratteristiche generali ................................................................................................ 3
1.1 Buono pasto cartaceo ................................................................................................................................. 3
1.2 Buono pasto elettronico ............................................................................................................................ 4
2. Servizi di dematerializzazione .................................................................................................................. 5
2.1.1 Pos con lettore bar code – casse gdo – servizi informatici e statistici da remoto...... 6
2.1.2 Collettatore evoluto ................................................................................................................................ 9
3. Concessione in uso di dispositivi di de materializzazione – Eftops con lettore Bar
Code ......................................................................................................................................................................... 11
3.1 Consegna, installazione, attivazione e manutenzione straordinaria dei dispositivi .. 11
4. Servizi Ulteriori .............................................................................................................................................. 13
4.1 Vetrina Web ................................................................................................................................................. 13
4.2 RMI – Repas Marketing Intelligence ................................................................................................ 15
4.3 PayRepas…………………………………………………………………………………………………………………...17
4.4 ReWorld…………………………………………………………………………………………………………………….18
5. Fatturazione ..……………………………………………………………………………………………………………...19
1INTRODUZIONE
Repas Lunch Coupon S.r.l. (“Repas”) è una società di emissione di Buoni Pasto, che
eroga per il tramite di esercizi convenzionati (i “Convenzionati” o, singolarmente, il
“Convenzionato”) il servizio sostitutivo di mensa aziendale, nonché, a richiesta,
servizi aggiuntivi ed accessori al precedente.
Con il presente Manuale Operativo, da ritenersi parte integrante
e sostanziale del contratto di convenzionamento (il “Contratto”),
Repas ha inteso disciplinare la descrizione ed il funzionamento
del ciclo dei buoni pasto, curandone, nello specifico, gli aspetti
pratici e di natura tecnico-organizzativa.
La sottoscrizione del Contratto implica per l’esercizio Convenzionato la
conoscenza e l’accettazione dei contenuti del Manuale Operativo e delle
procedure ivi descritte da Repas.
Ogni eventuale modifica e/o integrazione apportata al Manuale
Operativo verrà comunicata al Convenzionato secondo le
modalità previste dal Contratto.
21. Buono pasto: caratteristiche generali
Deve intendersi per Buono Pasto, in forma cartacea e/o elettronica, il documento di legittimazione che
attribuisce al possessore, ex art. 2002 c.c., il diritto ad ottenere dagli esercizi convenzionati la
somministrazione di alimenti e bevande e la cessione di prodotti di gastronomia pronti per il consumo,
con esclusione di qualsiasi prestazione in denaro.
I Buoni Pasto non sono cedibili, commercializzabili, cumulabili oltre il numero di otto buoni, convertibili in denaro e
sono utilizzabili esclusivamente per l'intero valore facciale, con l’esclusione di qualsiasi prestazione in denaro. Il
valore nominale del Buono Pasto deve essere riconosciuto integralmente e non sono ammesse sul medesimo
decurtazioni.
In caso di utilizzazione parziale del Buono Pasto, è fatto espresso divieto al Convenzionato di corrispondere in
denaro la differenza; qualora la prestazione somministrata avesse un prezzo superiore al valore del Buono Pasto, il
Convenzionato dovrà pretendere la differenza dall’utilizzatore.
1.1 Buono pasto cartaceo
Il Buono Pasto cartaceo riporta uno spazio riservato all’ apposizione della data di utilizzo, della firma dell'utilizzatore
e del timbro del Convenzionato presso il quale il Buono Pasto viene utilizzato, nonché la dicitura:
“Il buono pasto non è cumulabile oltre il numero di otto buoni, né cedibile né commerciabile, né
convertibile in denaro; può essere utilizzato solo se datato e sottoscritto dall'utilizzatore”.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, i Buoni Pasto cartacei ritirati non dovranno essere: contraffatti, lacerati,
smacchiati, abrasi e ritimbrati e/o doppiamente timbrati; in qualsiasi modo annullati mediante punzonatura, taglio
dell’angolo, con codice a barre totalmente visibile ovvero con l’area cd. di “scratch off” (che ricopre il codice a barre
ed identifica ciascun singolo Buono Pasto) - ove esistente - non integra; o comunque difformi dal facsimile posto in
visione sul sito internet www.repas.it. All’atto della presentazione dei Buoni Pasto cartacei il Convenzionato è
obbligato ad un’attenta verifica dei titoli onde accertarne le condizioni di validità, l’autenticità, l’integrità e la validità
temporale, in uno alla corretta compilazione da parte dell’Utilizzatore.
A tal fine, Repas mette a disposizione del Convenzionato, quale strumento di controllo preventivo dello stato di
spendibilità dei titoli, un info center con diverse modalità di fruizione:
3SMS (SHORT MESSAGE IVR (RISPONDITORE
LINK DEDICATO
SERVICE) VOCALE AUTOMATICO)
Modalità consistente nell’invio Modalità consistente nella Accesso, tramite link dedicato,
di sms da parte del chiamata al numero telefonico alla specifica pagina web del
Convenzionato, al numero pubblicato sul sito internet di sito di Repas, dove digitare i
telefonico pubblicato sul sito Repas, che permette di primi 15 caratteri della code-
internet di Repas, contenente i interagire con una voce guida line (linea ottica).
primi 15 caratteri della code- che richiederà la digitazione,
line (linea ottica) riportata sul su tastiera dotata di toni
buono pasto. L’info center DTFM, dei primi 15 caratteri
restituirà risposta, sempre via della code-line (linea ottica). La
sms, che confermerà lo stato di voce guida comunicherà lo
spendibilità/non spendibilità stato di spendibilità/non
del buono pasto. spendibilità del buono pasto.
1.2 Buono pasto elettronico
Il Buono Pasto elettronico consiste in un titolo di legittimazione dematerializzato, ovvero in una card ricaricabile e/o
in altra forma di titolo dematerializzato spendibile online (a titolo esemplificativo tramite APP ecc..). Repas
riconoscerà il rimborso dei Buoni Pasto elettronici trasmessi, e che abbiano avuto la validazione da parte dei sistemi
informatici Repas a seguito dell’esecuzione della procedura definita nel presente Manuale Operativo.
L’ attività di validazione consente la verifica presso il data base di Repas del valore facciale del Buono Pasto, della
sua validità e quindi della sua spendibilità presso il Convenzionato.
La procedura verifica inoltre che:
• il Buono Pasto non risulti già presentato all'incasso da terzi;
• il Buono Pasto non risulti rubato o comunque dematerializzato presso altro Convenzionato;
• il Buono Pasto non sia scaduto o, comunque, non valido;
• il Buono Pasto non sia inserito in nessuna lista di codici da non ritirare, c.d. black list.
Se il sistema indica il Buono Pasto come valido o accettabile, il Convenzionato potrà ritirare lo stesso come titolo di
pagamento, confidando che esso sarà trattato da Repas nei termini regolati dal Contratto, consentendo al
Convenzionato di avvalersi del sistema di fatturazione automatizzato.
Il Buono Pasto validato è contestualmente scaricato dal sistema di Repas e non è più utilizzabile in quanto
dematerializzato. Il Convenzionato potrà avere evidenza dei Buoni Pasto letti e validati nell’ambito del sistema di
dematerializzazione e provvederà, sempre tramite proprie apparecchiature, a completare le
4note pro-forma predisposte da Repas, tramite l’area utente ad esso dedicata presso il sito www.repas.it, in
particolare inserendovi data e numero della fattura.
Una volta emessa da parte del Convenzionato, la fattura sarà trasmessa, sempre tramite l’area utente del sito
www.repas.it, a Repas, la quale provvederà al pagamento delle fatture ricevute tramite Pos in conformità con la data
di trasmissione telematica e con le scadenze previste dal Calendario dei Pagamenti, come indicato dal Contratto.
Trovano altresì applicazione le indicazioni di cui ai punti 2.1 e 2.1.1 del presente Manuale Operativo.
2.1 Servizi di dematerializzazione
Repas offre al Convenzionato una pluralità di servizi di dematerializzazione dei Buoni Pasto cartacei,
ciascuno dei quali è descritto e regolamentato dalle relative apposite sezioni che seguono, oltre che dai
principi generali concordati con il Contratto.
L’attivazione di uno dei servizi di dematerializzazione offerti determinerà dunque l’applicazione della disciplina, delle
procedure e dei principi di cui alla relativa sezione del presente Manuale Operativo, in uno a quanto già previsto e
stabilito nel Contratto.
In luogo della trasmissione dei Buoni Pasto in formato cartaceo, attraverso la selezione di uno dei servizi di
dematerializzazione, il Convenzionato è in condizione di conseguire, in tempo reale, la validazione dei Buoni Pasto
ed il diritto di poter richiedere il relativo rimborso mediante un sistema di fatturazione automatizzata.
A tal fine, Repas ha emesso dei Buoni Pasto dotati di un'area c.d. di scratch off la quale ricopre il codice a barre che,
insieme alla già presente codeline, identifica in maniera univoca ciascun singolo Buono Pasto. Il Convenzionato potrà
avvalersi dei servizi di dematerializzazione tramite strumenti o apparecchiature già nella sua disponibilità, che
dovranno essere abilitati da Repas o da terzi da essa incaricati, previa richiesta formulata al momento della
sottoscrizione della proposta di Contratto ovvero, successivamente, mediante la compilazione del form nell’apposita
sezione dell’area utente ad esso dedicata del sito www.repas.it.
52.1.1 POS con Lettore Barcode - Casse GDO –
Servizi informatici e statistici da remoto
POS CON LETTORE BARCODE
Repas ha predisposto un servizio di dematerializzazione dei Buoni Pasto, a mezzo del quale il Convenzionato ha la
possibilità di rilevare e trasmettere i dati dei Buoni Pasto ritirati utilizzando una procedura Pos ed un lettore Bar
code.
Il Convenzionato che intende avvalersi del presente servizio dovrà essere dotato delle attrezzature e delle
competenze necessarie per la trasmissione dei Buoni Pasto in via telematica e mediante software, plug-in ed hardware,
fornite da società di propria scelta ovvero da società segnalata da Repas e da quest’ultima indicata nell’area utente
dedicata al Convenzionato del sito www.repas.it.
INSTALLAZIONE DEL POS CON LETTORE BARCODE
Il servizio oggetto della presente sezione richiede specifiche attrezzature e competenze necessarie per la
trasmissione dei Buoni Pasto in via telematica e mediante software, plug-in ed hardware.
I nominativi delle strutture accreditate e dotate della strumentazione e dei software necessari alla validazione dei
Buoni Pasto e dei requisiti tecnico-professionali indispensabili a garantire un adeguato livello di servizio, ivi
compresa l’installazione, la manutenzione e la rimozione delle apparecchiature e dei software di base e di sistema
sono pubblicati nell’area utente dedicata al Convenzionato del sito www.repas.it. I costi di attivazione, installazione
e gestione resteranno interamente a carico del Convenzionato, nei termini previsti dal Contratto. In caso di
malfunzionamento delle apparecchiature per qualsivoglia motivo o causa, il Convenzionato dovrà sospendere il
ritiro dei Buoni Pasto, dandone comunicazione a Repas tramite l’area utente ad esso dedicata del sito www.repas.it,
fino all’effettivo ripristino del collegamento telematico.
CASSE GDO - SERVIZI INFORMATICI E STATISTICI DA REMOTO
In alternativa, il Convenzionato ha la possibilità di rilevare e trasmettere i dati dei Buoni Pasto ritirati con utilizzo di
proprie apparecchiature di lettura, delle quali il Convenzionato stesso, assumendosene ogni responsabilità, dichiara
la validità tecnico-funzionale ai fini del Contratto.
Il Convenzionato che intende avvalersi del presente servizio, dovrà essere dotato delle necessarie attrezzature e
competenze per la trasmissione delle codeline dei Buoni Pasto in via telematica e mediante software e hardware, di
sua esclusiva proprietà, ovvero nei suoi legittimo possesso e disponibilità. Repas, a tal fine, ha identificato degli
6operatori accreditati, il cui elenco è disponibile presso l’area utente dedicata al Convenzionato del
sito www.repas.it.
INSTALLAZIONE DELLA PROCEDURA INFORMATICA PER LA LETTURA DEI BUONI PASTO
I servizi oggetto della presente sezione richiedono l’installazione di apposita procedura di interfaccia sull’hardware
messo a disposizione dal Convenzionato.
I nominativi delle aziende autorizzate da Repas a fornire tali servizi sono pubblicati nell’area utente dedicata al
Convenzionato del sito www.repas.it. I costi di attivazione, installazione e gestione resteranno interamente a carico
del Convenzionato, come previsto dal Contratto. In caso di malfunzionamento delle apparecchiature per
qualsivoglia motivo o causa, il Convenzionato dovrà sospendere il ritiro dei Buoni Pasto, dandone comunicazione a
Repas tramite l’area utente ad esso dedicata del sito www.repas.it, fino all’effettivo ripristino del collegamento
telematico. Selezionando nel Contratto uno dei suindicati servizi di dematerializzazione, Il Convenzionato verrà
abilitato da Repas ad avvalersi del servizio POS con lettore Barcode”ovvero del servizio Casse GDO - Servizi
informatici e statistici da remoto, accettando, quale unico criterio per la identificazione e rimborsabilità del Buono
Pasto, la procedura di lettura, verifica, dematerializzazione e fatturazione descritta di seguito.
PROCEDURE DI TRASMISSIONE DEL BUONO PASTO
Il Convenzionato, in luogo della trasmissione dei Buoni Pasto in formato cartaceo, si impegna a trasmettere a Repas
i dati informatizzati dei Buoni Pasto ritirati mediante POS con lettore Barcode, osservando, quand’anche, essendo
già in possesso delle relative apparecchiature abbia optato per il servizio Casse GDO - Servizi informatici e statistici
da remoto, in via esclusiva e tassativamente la procedura che segue.
Al momento della consegna del Buono Pasto da parte dell’Utilizzatore:
• il Convenzionato provvederà a verificare che l'area di scratch off sul Buono sia integra e che copra interamente
il codice a barre;
• il Convenzionato provvederà alla rimozione dell’area di scratch off sul Buono ed alla successiva lettura ottica del
codice a barre mediante lettore Barcode, onde consentire l’invio e la corretta memorizzazione dei dati su
supporto digitale e identificare ogni singolo buono con certezza ed in modo univoco;
• la verifica del Buono avverrà tramite lettura del codice a barre stampato sullo stesso con un dispositivo scanner
che attiva la richiesta di validazione presso Repas;
7• il software di interfaccia del data base di Repas, tramite il dispositivo di lettura in uso al
Convenzionato, invierà, alternativamente, l’autorizzazione ovvero il diniego al ritiro del Buono.
Repas si riserva di addebitare al Convenzionato eventuali costi ed oneri che le dovessero derivare da transazioni
con causale di diniego. Ove il sistema segnali il Buono Pasto quale non validato o comunque non accettabile, esso
dovrà essere ritirato ed annullato dal Convenzionato; in quanto non spendibile, esso non sarà rimborsabile da Repas
al Convenzionato.
CRITERI DI VALIDAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DEL BUONO PASTO; FATTURAZIONE
L'attività di validazione consente la verifica presso il data base di Repas del valore facciale del Buono Pasto, della sua
validità e quindi della sua spendibilità presso il Convenzionato.
La procedura verifica inoltre che:
• il Buono Pasto non risulti già presentato all'incasso da terzi;
• il Buono Pasto non risulti rubato o comunque dematerializzato presso altro Convenzionato;
• il Buono Pasto non sia scaduto o, comunque, non valido;
• il Buono Pasto non sia inserito in nessuna lista di codici da non ritirare, c.d. black list.
Il Convenzionato dovrà ritirare e trattare il Buono Pasto secondo le indicazioni qui contenute ed analiticamente
previste nel Contratto, obbligandosi, altresì, al fine di evitare indebite circolazioni dei Buoni Pasto già validati e
recanti codici a barre visibili, a provvedere al loro annullamento mediante il taglio o la foratura.
Repas rifiuterà la validazione nell'ipotesi in cui si riscontrino anomalie in relazione al codice a barre trasmesso. A
titolo meramente esemplificativo, si intenderanno per anomalie: errori generici di trasmissione, Buoni Pasto non
validi, Buoni Pasto già scaduti, Buoni Pasto indicati in black list, Buoni Pasto già presentati al rimborso, ovvero
annullati.
Con esclusione dei casi in cui al Convenzionato debbano obbligatoriamente applicarsi diverse condizioni, Repas si
riserva, inoltre, a suo insindacabile giudizio, il diritto di sospendere, in ogni momento, la validazione dei Buoni Pasto
nell’ipotesi in cui si evidenziasse un utilizzo anomalo del servizio, anche in caso di flussi di trasmissione di dati
superiori all’ordinario.
Se il sistema indica il Buono Pasto come valido o accettabile, il Convenzionato potrà ritirare lo stesso come titolo di
pagamento, confidando che esso sarà trattato da Repas nei termini regolati dal Contratto, consentendo al
Convenzionato di avvalersi del sistema di fatturazione automatizzato. Il Buono Pasto validato è
contestualmente scaricato dal sistema di Repas e non è più utilizzabile in quanto dematerializzato.
8Il Convenzionato potrà avere evidenza dei Buoni Pasto letti e validati nell’ambito del sistema
di dematerializzazione e provvederà, sempre tramite le apparecchiature, a completare le note pro-forma
predisposte da Repas, tramite l’area utente ad esso dedicata presso il sito www.repas.it, in particolare
inserendovi data e numero della fattura. Una volta emessa la fattura del Convenzionato sarà trasmessa,
sempre tramite l’area utente del sito www.repas.it – nel rispetto delle norme di legge pro – tempore
vigenti - a Repas, la quale provvederà al pagamento delle fatture ricevute in conformità con la data di
trasmissione telematica e con le scadenze previste dal Calendario dei Pagamenti, come indicato dal
Contratto.
2.1.2 Collettatore evoluto
Repas ha predisposto un servizio di dematerializzazione dei Buoni Pasto, attraverso un sistema di
collettamento con l'ausilio del quale il Convenzionato ha la possibilità di verificare e trasmettere
direttamente a Repas i Buoni Pasto ritirati.
Selezionando nel Contratto il presente servizio di dematerializzazione, il Convenzionato verrà abilitato da Repas ad
avvalersi del servizio denominato “Collettatore evoluto”, accettando, quale unico criterio per la identificazione e
rimborsabilità del Buono Pasto, la procedura di lettura, verifica, dematerializzazione e fatturazione descritta di
seguito.
PROCEDURE DI COLLETTAMENTO DEL BUONO PASTO
Il Convenzionato, in luogo della trasmissione dei Buoni Pasto in formato cartaceo, si impegna a consegnare i Buoni
Pasto ritirati esclusivamente presso le strutture accreditate i cui elenchi sono pubblicati nell’area utente dedicata al
Convenzionato del sito www.repas.it, osservando in via esclusiva e tassativamente la procedura che segue.
Il Convenzionato consegnerà i Buoni Pasto ritirati al Collettatore, che provvederà:
• a verificare che l'area di scratch off sul buono sia integra e che copra interamente il codice a barre;
• a verificare la validità dei Buoni Pasto;
• a trasmettere in via telematica i Buoni Pasto;
• a predisporre nota pro-forma della fattura da emettere da parte del Convenzionato previa indicazione, da parte
di quest’ultimo, dei relativi numeri e data di emissione;
• ad acquisire la fattura emessa dal Convenzionato e a trasmetterla a Repas;
9• ad emettere nota riepilogativa contenente attestato di verifica, il numero master, il numero di certificazione, il
codice identificativo attribuito al Convenzionato da Repas, il valore e la quantità dei Buoni Pasto letti,
l'attestazione di ricezione della fattura;
• ad annullare i Buoni Pasto, provvedendo alla necessaria distruzione.
CRITERI DI VALIDAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DEL BUONO PASTO MEDIANTE
COLLETTAMENTO; FATTURAZIONE
L'attività di collettamento consente la verifica presso il data base di Repas del valore facciale del Buono Pasto, della
sua validità e quindi della sua spendibilità presso il Convenzionato.
La procedura verifica inoltre che:
• il Buono Pasto non risulti già presentato all'incasso da terzi;
• il Buono Pasto non risulti rubato o comunque dematerializzato presso altro Convenzionato;
• il Buono Pasto non sia scaduto o, comunque, non valido;
• il Buono Pasto non sia inserito in nessuna lista di codici da non ritirare, c.d. black list.
Il Convenzionato dovrà ritirare e trattare il Buono Pasto secondo le indicazioni qui contenute ed analiticamente
previste nel Contratto, obbligandosi, altresì, al fine di evitare indebite circolazioni dei Buoni Pasto già validati e
recanti codici a barre visibili, a provvedere al loro annullamento mediante il taglio o la foratura.
Repas, anche tramite il Collettatore, rifiuterà la validazione nell'ipotesi in cui si riscontrino anomalie in relazione al
codice a barre trasmesso. A titolo meramente esemplificativo, si intenderanno per anomalie: errori generici di
trasmissione, Buoni Pasto non validi, Buoni Pasto già scaduti, Buoni Pasto indicati in black list, Buoni Pasto già
presentati al rimborso, ovvero annullati.
Il Convenzionato avrà evidenza dei Buoni Pasto letti e dematerializzati nell'ambito del sistema di collettamento nella
nota riepilogativa emessa dal Collettatore e provvederà a fornire al Collettatore i dati affinché esso predisponga il
pro-forma della fattura da emettere da parte del Convenzionato e che sarà successivamente trasmessa in via
telematica a Repas.
Repas provvederà al pagamento delle fatture ricevute dal Collettatore in conformità con la data di trasmissione
telematica e con le scadenze previste dal Calendario dei Pagamenti previsto dal Contratto.
10STRUTTURE ACCREDITATE AL SERVIZIO DI COLLETTAMENTO
Repas pubblicherà nell’area utente dedicata al Convenzionato del sito www.repas.it i nominativi delle strutture
accreditate e dotate della strumentazione e dei software necessari alla validazione dei Buoni Pasto e dei requisiti
tecnico-professionali indispensabili a garantire un adeguato livello di servizio, ivi compresa l’installazione, la
manutenzione e la rimozione delle apparecchiature e dei software di base e di sistema.
Repas si riserva ogni più ampia facoltà in ordine ad eventuali eliminazioni, sostituzioni ed integrazioni delle strutture
accreditate.
3. Concessione in uso di Dispositivi di de
materializzazione - EFTPOS con lettore BARCODE
(“Dispositivi”)
Repas garantisce il buon funzionamento dei Dispositivi da essa concessi in uso al Convenzionato per un
periodo di 12 (dodici) mesi dalla data di loro consegna, anche se a seguito di riparazione o sostituzione.
Eventuali interventi di correzione, nonché le attività di aggiornamento da remoto del software entro il termine di 12
(dodici) mesi di cui sopra saranno interamente a carico di Repas. Il Convenzionato riconosce Repas quale unico
soggetto titolare dei Dispositivi; di conseguenza, non potrà cederli, sotto qualsiasi forma, a terzi, a non costituire su
di essi alcun genere di diritti in favore di terzi. Il Convenzionato informerà immediatamente Repas nel caso in cui
l’apparecchiatura venga sottoposta ad esecuzione forzata da parte di terzi.
Nell’interesse del Convenzionato, quest’ultimo dovrà detenere le apparecchiature concesse provvedendo alla
relativa custodia ed al relativo utilizzo, utilizzando la massima diligenza; non intervenire sulle apparecchiature e sul
relativo software; comunicare con urgenza a Repas ogni malfunzionamento occorso e la relativa causa; restituire a
propria cura e spese le apparecchiature concesse in uso al termine del rapporto contrattuale con repas,
provvedendo alla riconsegna presso i punti di raccolta a tal fine indicati nell’area utente dedicata al Convenzionato
del sito www.repas.it.
3.1 Consegna, Installazione, Attivazione e Manutenzione
straordinaria dei dispositivi
Qualora il Convenzionato abbia prescelto le tipologie di Buoni Pasto elettronici e/o intenda avvalersi dei servizi di
dematerializzazione dei titoli cartacei e sia sprovvisto dei Dispositivi necessari, Repas, come previsto dal Contratto
e dietro apposita richiesta del Convenzionato, provvederà alla concessione in uso delle apparecchiature
11EFTPOS/Lettore BAR CODE e del relativo software per la validazione dei buoni pasto, Dispositivi,
come meglio definiti ed alle condizioni indicate nel Contratto.
La consegna ed installazione dei Dispositivi avverrà presso i locali del Convenzionato entro 15 (quindici) giorni dalla
data dell’effettivo pagamento di quanto dovuto per l’attivazione*.
* * Gli oneri (oltre IVA di legge) dovranno essere bonificati entro e non oltre gg. 15 dalla sottoscrizione del
contratto all’IBAN IT28A0200805364000110122317, ovvero a diverso IBAN risultante all’indirizzo
www.repas.it.
INTESTAZIONE:
REPAS LUNCH COUPON S.R.L.
VIA NAZIONALE 172
00184 ROMA (RM)
P. IVA: 01964741001
CODICE FISCALE: 08122660585
Causale: Attivazione Terminale Pos Repas
L’abilitazione del servizio di validazione sarà contestuale alla configurazione del Dispositivo. Repas fatturerà al
Convenzionato in via anticipata gli oneri di installazione e ciascun canone annuale, laddove previsti nel Contratto. In
caso di addebito di ulteriori oneri previsti, essi saranno fatturati al Convenzionato nel mese della prestazione del
servizio. I relativi pagamenti dovranno essere effettuati dal Convenzionato secondo le modalità che verranno di
volta in volta indicate. Il Convenzionato si impegna a far installare, configurare e abilitare i Dispositivi presso gli
esercizi specificamente indicati, da parte dell’impresa indicata da Repas o prescelta tra quelle accreditate da Repas,
di cui all’area utente riservata al Convenzionato del sito www.repas.it.
3.2 Assistenza tecnica e interventi in caso di guasto
delle apparecchiature
Ogni richiesta di assistenza tecnica e segnalazione di guasto degli apparecchi in uso dovrà essere effettuata dal
lunedì al sabato (con esclusione dei giorni festivi) dalle ore 8,30 alle ore 19,00 nei modi ed ai contatti indicati nell’area
utente dedicata al Convenzionato del sito www.repas.it.
L’assistenza in modalità remota è prestata a mezzo telefono. Un Help Desk di 1°livello sarà attivato attraverso la
chiamata telefonica diretta (ai numeri indicati nell’area utente dedicata al Convenzionato del sito www.repas.it).
L’Help Desk di 1°livello contatterà preliminarmente per via telefonica il Convenzionato per verificare l’effettiva
causa all’origine della richiesta di supporto e procedere ad un’eventuale soluzione da remoto, senza l’invio del
12tecnico. Nel caso in cui il contatto non dovesse risultare risolutivo, l’Help Desk attiverà la rete tecnica
messa a disposizione del Convenzionato allo scopo di effettuare un intervento presso il punto vendita (c.d.
“Intervento in field”) e, ove necessario, provvedere alla sostituzione del Dispositivi.
L’Intervento in field verrà effettuato da un tecnico specializzato, munito di opportuno tesserino di riconoscimento
delle società accreditate e consisterà in:
• verificare l’effettivo guasto del Dispositivo;
• identificare la causa del guasto e procedere con la sua risoluzione;
• configurare il Dispositivo e collaudarlo;
• far sottoscrivere il verbale di chiusura intervento al Convenzionato.
La risoluzione del guasto prevede pertanto, se del caso, la sostituzione del componente del Dispositivo, utilizzando
un prodotto di pari configurazione.
L’assistenza presso il Convenzionato sarà prestata entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla richiesta. L’eventuale
sostituzione del Dispositivo verrà normalmente effettuata a cura di Repas, a mezzo spedizioniere, entro 7 (sette)
giorni lavorativi dalla ricezione del Dispositivo guasto.
4. Servizi Ulteriori
4.1 Vetrina Web
Repas ha predisposto sul proprio sito www.repas.it un servizio denominato Vetrina web, volto a favorire la
promozione commerciale dei Convenzionati mediante la pubblicità di offerte speciali e promozionali dei prodotti e/o
servizi da loro distribuiti o prestati. Mediante l’attivazione del presente servizio, il Convenzionato, accedendo all’
area utente ad esso dedicata del sito www.repas.it, ha la possibilità di creare una vetrina nello spazio pubblicitario
messo a disposizione da Repas, per promuovere i propri locali, prodotti ed offerte, ed ogni altra iniziativa, ivi inclusa
la possibilità di prenotare serate ed eventi.
L’Utilizzatore dei Buoni Pasto, visitando il sito www.repas.it ed accedendo nell’apposita sezione del portale dedicato
alla Vetrina web – indicata con la didascalia “Cerca il Locale” –, selezionando la provincia di interesse ha modo di
consultare le offerte e promozioni del Convenzionato e di accedere alle condizioni riservate da quest’ultimo ai propri
clienti.
Selezionando il presente servizio, il Convenzionato, sempre mediante l’accesso alla propria area utente del sito
www.repas.it, verrà altresì abilitato da Repas ad avvalersi dello spazio web concessogli per finalità pubblicitarie, in
relazione ai propri punti vendita, presso cui promuovere prodotti, offerte ed iniziative, indicando il periodo di
13validità delle stesse e realizzando in piena autonomia la propria campagna pubblicitaria, ivi inclusa la
locandina da pubblicare.
Regole relative all’utilizzo della Vetrina web
SEGNI DISTINTIVI DEL CONVENZIONATO
Il Convenzionato, abilitato ad avvalersi dello spazio web nei termini di cui al punto che precede, con la sottoscrizione
del Contratto ha autorizzato Repas, incondizionatamente e per tutta la durata del rapporto, all’uso dei propri loghi,
marchi e di ogni proprio altro segno distintivo, al fine di pubblicizzare, in formato cartaceo e/o informatico, a titolo
esemplificativo mediante depliant, brochure e su pagine web, l’affiliazione del Convenzionato ovvero del singolo
esercizio a Repas.
CONTENUTO DELLE PUBBLICAZIONI E RESPONSABILITÀ
Il Convenzionato si impegna ad inserire sulla vetrina fornita da Repas pubblicazioni che non siano in contrasto con
le norme di legge, con l’ordine pubblico e con il buon costume; in particolare, a titolo soltanto esemplificativo, le
pubblicazioni non dovranno contenere immagini a carattere sessuale o pornografico né dovranno far uso di nomi o
espressioni che richiamino o pubblicizzino contenuti di tal genere, né contenere altri contenuti ingiuriosi, osceni,
offensivi o comunque illeciti.
Repas, a suo insindacabile giudizio, potrà controllare i contenuti inseriti dal Convenzionato sulla vetrina,
riservandosi la facoltà di rifiutare o interrompere in qualsiasi momento le pubblicazioni del medesimo per motivi
relativi al loro contenuto, alla loro provenienza o al loro formato. In tal caso, il Convenzionato è reso consapevole
che nessun importo già corrisposto a Repas fronte della prestazione del presente servizio sarà rimborsato da
quest’ultima.
Repas è espressamente esonerata dal Convenzionato da qualsivoglia responsabilità derivante da o comunque
connessa ai contenuti, alla natura, alla qualità o alla veridicità delle pubblicazioni. Conseguentemente, per qualsiasi
contestazione da chiunque sollevata in tal senso in relazione alle pubblicazioni, sia di natura giudiziale che
stragiudiziale, il Convenzionato sarà ritenuto responsabile in via esclusiva, e, pertanto, sarà tenuto a manlevare e
tenere indenne Repas da qualsivoglia onere, costo, spesa anche legale, nonché da qualsivoglia pretesa risarcitoria
avanzata nei suoi confronti, oltre che a risarcirla di tutti i danni diretti ed indiretti patiti.
14CASO FORTUITO E FORZA MAGGIORE. MALFUNZIONAMENTO DEL SITO
In nessun caso Repas potrà essere ritenuta responsabile per eventuali problemi tecnici o di altro genere, comunque
indipendenti dalla sua volontà che, in quanto collegati al funzionamento del sito e/o della vetrina, impediscano o
ostacolino la corretta operatività di quest’ultima e/o dei contenuti ivi pubblicati per conto del Convenzionato.
In nessun caso Repas potrà essere ritenuta responsabile per interruzioni di servizio per lavori di manutenzione del
sito, né tantomeno per circostanze eccezionali dovute a caso fortuito e forza maggiore, anche se tali da impedire il
funzionamento del sito e/o della vetrina e/o la visualizzazione dei contenuti ivi pubblicati per conto del
Convenzionato.
4.2 RMI – Repas Marketing Intelligence
FINALITÀ E PROCEDURA DI UTILIZZO
Repas ha ideato il servizio denominato Repas Marketing Intelligence (“RMI”), che permette al
Convenzionato di gestire campagne di direct marketing e customer care, previa individuazione e
definizione di un target di clienti nei confronti dei quali attivare apposite strategie di vendita e/o
promozione. Selezionando il presente servizio,il Convenzionato verrà abilitato da Repas ad avvalersi del
servizio RMI, sempre accedendo all’area utente ad esso dedicata del sito www.repas.it, la quale
permetterà il collegamento ad apposita piattaforma messa a disposizione di Repas, tramite credenziali
previamente fornite al Convenzionato, per procedere in modo semplice all’analisi di mercato dei clienti
già attivi e della relativa spesa,determinando il cluster dei propri clienti utilizzatori di Buoni Pasto Repas,
mediante l’uso di filtri spazio-temporali e criteri di fidelizzazione e distanza. In virtù delle analisi di mercato
svolte per la determinazione e “targettizzazione” dei clienti, il serviRMI consentirà al Convenzionato l’uso
di un'interfaccia, volta ad ideare e/o attivare delle campagne di direct marketing, nonché strategie di
mercato mirate e più efficienti, ed un sistema di suggerimento, tramite il quale il Convenzionato sarà
invitato ad attivare campagne standard e messo in condizione di valutare in maniera autonoma il target
più idoneo al raggiungimento dell’obiettivo di marketing individuato.
15CASO FORTUITO E FORZA MAGGIORE. MALFUNZIONAMENTO DEL SISTEMA
Repas non potrà, in alcun caso, essere ritenuta responsabile per eventuali problemi tecnici o di altro genere
comunque indipendenti dalla sua volontà che, in quanto collegati al funzionamento del sito, della piattaforma e/o
della interfaccia, impediscano od ostacolino la corretta operatività del servizio.
In nessun caso Repas potrà essere ritenuta responsabile per interruzioni di servizio per lavori di manutenzione del
sito, della piattaforma e/o della interfaccia, né tantomeno per circostanze eccezionali dovute a caso fortuito e forza
maggiore, anche se tali da impedire il funzionamento del sistema.
SEGNI DISTINTIVI DEL CONVENZIONATO
Il Convenzionato, abilitato ad avvalersi del sito, della piattaforma e dell’interfaccia nei termini di cui al punto che
precede, con la sottoscrizione del Contratto ha autorizzato Repas, incondizionatamente e per tutta la durata del
rapporto, all’uso dei propri loghi, marchi e di ogni proprio altro segno distintivo, al fine di pubblicizzare, in formato
cartaceo e/o informatico, a titolo esemplificativo mediante depliant, brochure e su pagine web, l’affiliazione del
Convenzionato ovvero del singolo esercizio a Repas.
ESONERO DI RESPONSABILITÀ
Repas è espressamente esonerata dal Convenzionato da qualsivoglia responsabilità derivante da o comunque
connessa all’utilizzo del servizio, ivi inclusi i contenuti, la natura, la qualità o la veridicità delle attività di direct
marketing poste in essere.
Conseguentemente, per qualsiasi contestazione da chiunque sollevata in tal senso in relazione precede, sia di natura
giudiziale che stragiudiziale, il Convenzionato sarà ritenuto responsabile in via esclusiva, e, pertanto, sarà tenuto a
manlevare e tenere indenne Repas da qualsivoglia onere, costo spesa anche legale, nonché da qualsivoglia pretesa
risarcitoria avanzata nei suoi confronti, oltre che a risarcirla di tutti i danni diretti ed indiretti patiti.
164.3 PayRepas
FINALITÀ E PROCEDURA DI UTILIZZO
Repas offre all’Utilizzatore la possibilità di spendere i Buoni Pasto elettronici anche senza adoperare le card
ricaricabili che li incorporano, ma ricorrendo alla funzione “PayRepas” della APP dedicata agli Utilizzatori,
denominata “MyRepas”.
Nel caso in cui l’Utilizzatore intendesse avvalersi di tale possibilità, questi dovrà mostrare al Convenzionato, per
l’esecuzione della transazione, un numero token ovvero un codice barcode, che resteranno attivi ed utilizzabili per
una sola volta e per una durata predefinita, durante la quale la card ricaricabile risulterà inutilizzabile.
Per poter utilizzare “PayRepas” il Convenzionato dovrà preventivamente attivarlo sulla rispettiva area utente,
nonché effettuare ogni registrazione ivi richiesta presso siti di terze parti. All’atto dell’attivazione, il Convenzionato
potrà selezionare, per l’utilizzo di “PayRepas”, esclusivamente uno tra i più punti vendita eventualmente registrati
nella rispettiva area utente ed oggetto del Contratto.
Il Convenzionato che si avvalga della concessione in uso, da parte di Repas, delle apparecchiature EFTPOS/Lettore
BAR CODE e del relativo software per la validazione dei Buoni Pasto, dovrà selezionare sul Dispositivo la funzione
“PayRepas” e successivamente, in alternativa, digitare sul Dispositivo il numero token, ovvero scansionare il codice
barcode, mostratigli dall’Utilizzatore.
Analogamente, il Convenzionato in possesso di propri Dispositivi potrà del pari accettare la spendita dei Buoni Pasto
tramite la funzione “PayRepas”, con le medesime modalità di cui sopra.
Il Convenzionato, in ogni caso, potrà altresì far uso di “PayRepas” inserendo nelle sezioni dedicate dell’area utente o
dell’APP, previa selezione dunque della apposita funzione “PayRepas”, il numero token mostratogli dall’Utilizzatore.
All’esito positivo della operazione, il Convenzionato riceverà una e-mail di conferma.
SITI DI TERZE PARTI
Durante la prestazione del servizio “PayRepas”, limitatamente a quanto svolto tramite l’ausilio di siti di terze parti,
ogni interazione, conferimento o trattamento di dati effettuati sono soggetti in via esclusiva alla regolamentazione
contrattuale, anche dal punto di vista del trattamento dei dati personali, predisposta dalla terza parte. In nessun caso,
restando essa totalmente estranea ai rapporti intercorrenti soltanto tra il Convenzionato e la terza parte, Repas
potrà rispondere a qualsivoglia titolo nei confronti del Convenzionato, per ogni danno, pretesa o perdita lamentati
da quest’ultimo, circa qualsiasi fatto e/o comportamento ascrivibile alla terza parte e/o ai rispettivi sistemi, siti,
piattaforme, e via dicendo.
174.4 ReWorld
FINALITÀ E PROCEDURA DI UTILIZZO
Repas offre all’Utilizzatore e al Convenzionato il servizio “ReWorld”, tramite il quale è possibile accedere ad una
piattaforma, di tipo “marketplace”, comprendente plurime categorie merceologiche e con facoltà di aderire a circuiti
commerciali e tematici nonché di usufruire, senza alcun costo o spesa, alle condizioni di vantaggio e/o alla
applicazione delle scontistiche ad essi di volta in volta riservate.
Per poter utilizzare “ReWorld” il Convenzionato dovrà preventivamente attivarlo sulla rispettiva area utente,
nonché effettuare ogni registrazione ivi richiesta anche ove del caso presso siti di terze parti.
Di volta in volta, il Convenzionato potrà utilizzare “ReWorld” esclusivamente tramite il link/banner presente nella
propria area utente.
SITI DI TERZE PARTI
Durante la prestazione del servizio “ReWorld”, limitatamente a quanto svolto tramite l’ausilio di siti di terze parti,
ogni interazione, conferimento o trattamento di dati effettuati sono soggetti in via esclusiva alla regolamentazione
contrattuale, anche dal punto di vista del trattamento dei dati personali, predisposta dalla terza parte. In nessun caso,
restando essa totalmente estranea ai rapporti intercorrenti soltanto tra il Convenzionato e la terza parte, Repas
potrà rispondere a qualsivoglia titolo nei confronti del Convenzionato, per ogni danno, pretesa o perdita lamentati
da quest’ultimo, circa qualsiasi fatto e/o comportamento ascrivibile alla terza parte e/o ai rispettivi sistemi, siti,
piattaforme, e via dicendo.
185. Fatturazione
Con la selezione alla delega alla fatturazione contenuta all’art.24.1 e 27 del contratto di
convenzionamento, il Convenzionato ha accettato l’emissione di fatture in suo nome e per suo conto, da
parte di Repas, a tal uopo dal medesimo delegata, ai sensi dell’art. 21, primo comma, D.P.R. 633/1972,
secondo cui “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la
prestazione del servizio emette fattura […] o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa
sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo[…]”.
Repas, pertanto, provvederà a:
1. Emettere fatture in nome e per conto del Convenzionato.
Tali fatture, dovranno:
• Essere fatture elettroniche in formato .XML conforme alle specifiche tecniche emanate dall’Agenzia delle
Entrate e dovranno essere trasmesse, anche mediante intermediari, per il tramite del Sistema di Interscambio
(nel seguito anche “SDI”), come previsto dal d.Lgs. n. 127/2015;
• Riportare la ragione sociale del Convenzionato, l’indirizzo, il numero di Partita IVA, l’annotazione che la stessa è
emessa in nome e per conto del Convenzionato da Repas, nonché tutti gli altri requisiti obbligatori previsti
dall’art. 21 del D.P.R. 633/1972.
A tal fine, Repas metterà a disposizione del Convenzionato, nell’ area a lui riservata del sito www.repas.it, una
maschera di fattura, per la compilazione dei seguenti dati:
• Tipologia di buoni;
• Periodo temporale di interesse;
• Data fattura;
• Numero fattura.
2. Inviare al Convenzionato copia della fattura XML emessa e la relativa ricevuta di accettazione SDI, per la
registrazione del documento, la liquidazione ed il versamento dell’imposta dovuta.
Con l’adesione al Contratto, Il Convenzionato, ha accettato che le fatture siano emesse in suo nome e per suo conto
da Repas, a tal uopo dal medesimo delegato, impegnandosi ad accedere all’area riservata “Repas” ed a compilare la
maschera di fattura con i dati di cui sopra,
Nel contempo, il Convenzionato si è impegnato a non emettere autonomamente fatture di vendita per le transazioni
oggetto del contratto di convenzionamento ed ad informare, immediatamente, Repas dell’intervenuta chiusura o
modifica della propria Partita IVA ovvero della intervenuta cessione, anche parziale, dell’attività. Repas non sarà
responsabile per eventuali danni derivati da ritardi di fatturazione imputabili ad errori e/o omissioni alla medesima
non imputabili.
Rev.02-Maggio 2020
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