Integrazione dei Consolati Onorari nella posta elettronica istituzionale

Integrazione dei Consolati Onorari nella posta
elettronica istituzionale

   Responsabili del Progetto:
    Cons. Amb. Marco Di Ruzza (Capo DGRI-Ufficio III); Dr. Francesco Lazzaro (Capo
    DGAI-Ufficio IV)

   Referenti per successivi contatti con l’Amministrazione:

    Dott.ssa Emanuela De Mare (DGRI – Ufficio III); Dott. Gianluca Guerriero (DGRI
    – Ufficio III); Ing. Venerando Pappalardo (DGAI – Ufficio IV)

Descrizione sintetica del progetto.

    Estensione agli Uffici consolari onorari italiani della casella di posta elettronica
“esteri.it”.

Il progetto prevede una prima fase sperimentale, già completata con esiti favorevoli,
che ha coinvolto gli Uffici onorari in Grecia (notoriamente molto attivi nel settore
dell’assistenza ai connazionali, anche alla luce della consistenza dei flussi turistici ).

Farà immediatamente seguito la progressiva estensione della posta istituzionale a tutta
la nostra rete consolare onoraria, al momento composta di quasi 400 Uffici operativi,
processo di cui si prevede il completamento entro il primo semestre del 2014.

Settori interessati

   L’intera rete degli Uffici consolari onorari italiani nel mondo.

    L’uso della posta istituzionale @esteri.it consentirà agli Uffici onorari di proiettare
    in modo più efficace ed autorevole la propria immagine, sia nei rapporti con
    le collettività italiane all’estero, sia in sede di dialogo con gli interlocutori
    istituzionali italiani e del Paese di accreditamento.

    Tale iniziativa concorrerà, in tal modo, a favorire una migliore “integrazione” dei
    funzionari consolari onorari nella “famiglia” istituzionale italiana, ad ulteriore
    sostegno delle loro ampie ed articolate funzioni (servizi ai connazionali, assistenza
    agli operatori economici, referenti per eventi di carattere culturale, etc).

Situazione antecedente alla realizzazione del progetto.

   I titolari degli Uffici consolari onorari non godono, allo stato attuale, di un
   indirizzo di posta elettronica che ne consenta di riconoscere in maniera chiara ed
   immediata il pieno inquadramento nella struttura istituzionale del MAE e, più in
   generale, dello Stato italiano.

   In mancanza di una casella di posta elettronica istituzionale, i Consoli onorari sono
   quindi costretti ad utilizzare abitualmente nell’adempimento delle loro funzioni
   ufficiali il proprio indirizzo privato di posta elettronica.
   Tale circostanza rischia di privare la loro azione della necessaria visibilità ed
   autorevolezza.

Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto

Il progetto presuppone una complessa ed articolata attività di collaborazione tra l’Ufficio
III della DGRI e l’Ufficio IV della DGAI, d’intesa con la Segreteria Generale-Unità di
coordinamento. Tale raccordo si è finora tradotto in:
-       Riunioni preliminari di coordinamento volte all’analisi della fattibilità del progetto sotto
        il profilo tecnico e finanziario;
-       Predisposizione di un calendario operativo;
-       Individuazione degli Uffici per la fase pilota;
-       Creazione delle caselle di posta elettronica per gli Uffici onorari greci, selezionati per la
        fase pilota e conseguenti istruzioni operative alla nostra Ambasciata in Atene;
-       Azioni di monitoraggio;
-       Programmazione dell’impegno finanziario necessario alla realizzazione dell’obiettivo
        (circa 25.000 Euro, a valere sul cap. 7240).

La scelta delle forme più specifiche per pubblicizzare a livello locale il progetto sarà
demandata alle Sedi diplomatiche e consolari, via via coinvolte nel progetto, alle quali
saranno inviati mirati messaggi con le informazioni fondamentali sull’iniziativa ed una
generale norma di linguaggio funzionale alla adeguata valorizzazione della stessa.

Miglioramenti apportati dal progetto al servizio

  Creazione, ad un costo sostenibile, di un canale comunicativo ufficiale con
   l’utenza per i Consoli onorari italiani che contribuirà in maniera significativa a
   proiettare all’esterno l’immagine degli Uffici consolari di seconda categoria
   quali strutture funzionalmente incardinate nelle reti consolari di
   appartenenza.

    Gli stessi titolari degli Uffici onorari otterranno non irrilevanti vantaggi in
    termini di visibilità e di riconoscimento istituzionale, non essendo più tenuti a
    utilizzare un indirizzo di posta elettronica privato per comunicazioni afferenti
    al loro servizio, a potenziale scapito dell’”ufficialità” e dell’autorevolezza del
    loro ruolo. Vi sarà inoltre la possibilità di prevedere, a progetto in corso od
    ultimato, una specifica iniziativa di valorizzazione dello stesso presso
    l’U.C.O.I.M. (Unione Consoli Onorari Italiani nel Mondo).

Ostacoli più significativi riscontrati nell’attuazione del
progetto

   Inadeguatezza dello spazio disponibile sull’infrastruttura per l’archiviazione dei
messaggi di posta relativi alle nuove caselle dedicate ai consolati onorari.

     Giova al riguardo evidenziare come la gestione di un sistema di posta si componga
     di una pluralità di complessi adempimenti (back up, aggiornamenti, adeguamento
     dei livelli di sicurezza), per i quali si rende necessaria un’opera di costante
     attenzione, unita a un’infrastruttura capace di supportarne i riflessi.

     Necessità d’incrementare sensibilmente la potenza di calcolo del sistema di posta.

     Contrazione numerica del personale informatico destinato alla gestione del
     sistema di posta ministeriale, che registra invece una sensibile, rapida crescita cui
     occorre corrispondere con un adeguato team di professionalità.

Modalità di coinvolgimento del personale

La realizzazione del progetto presuppone un coordinato intervento dell’Ufficio III della
DGRI (Capo Ufficio, Funzionario Vicario, Collaboratore di Area Funzionale con incarico di
Capo Sezione della Rete di II categoria) e dell’Ufficio IV della DGAI (Capo Ufficio e 4
unità del Gruppo Sistemi e Infrastrutture) attraverso periodici momenti di
raccordo e concertazione.