REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLA CASSA INTERNA E DEI RIMBORSI SPESE - ALER di Pavia-Lodi
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REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLA CASSA INTERNA E DEI RIMBORSI SPESE
Art. 1 - FINALITA’ E DEFINIZIONI
1. Il presente regolamento stabilisce i compiti e le modalità di funzionamento del servizio di Cassa
Interna (ai sensi dell’art. 12 del regolamento di Contabilità adottato dall’Azienda Lombarda per
l’Edilizia Residenziale della Provincia di Pavia) e dei rimborsi spese al personale ed ai componenti il
Consiglio di Amministrazione.
2. La gestione del servizio di Cassa Interna è affidato all’Area amministrativa nel cui ambito viene
individuato un dipendente dell’ufficio ragioneria che provvede al pagamento delle spese ed alla
tenuta della relativa documentazione secondo quanto previsto dal presente regolamento.
Art. 2 – ISTITUZIONE DELLA CASSA INTERNA
1. Presso l’Azienda operano due Casse Interne preposte al pagamento delle spese e dei
rimborsi (come di seguito definito): una presso la sede aziendale di Pavia Via Parodi n. 35 e
l’altra presso la U.O.G. di Lodi Via Haussmann 7/11.
2. La gestione del denaro contante effettuata presso l’Area gestionale si riferisce
esclusivamente a maneggio di denaro dovuti a pagamenti di morosità effettuati in contanti
(o altri strumenti di pagamento) dagli utenti o dovuti all’incasso delle prime mensilità di
canone e spese riferite alle nuove assegnazioni di alloggi agli utenti. In giornata il denaro o
gli assegni ritirati presso l’Area Gestionale vengono portati presso l’ufficio ragioneria per il
deposito in banca. L’ufficio ragioneria all’atto del ritiro contante/assegni sigla la
documentazione relativa per ricevuta.
regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 1
Rev.2018All’atto dell’accettazione del denaro contante da parte degli operatori dell’Area Gestionale
dovranno essere verificate ed attuate le disposizioni introdotte con la legge 28 dicembre
2015 n. 208 legge di stabilità 2016 art. 898 ai sensi del quale “all'articolo 49, comma 1, del
decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, le parole: «euro mille» sono sostituite dalle
seguenti: «euro tremila» ed e' aggiunto, in fine, il seguente periodo: «Per il servizio di
rimessa di denaro di cui all'articolo 1, comma 1, lettera b), numero 6), del decreto
legislativo 27 gennaio 2010, n. 11, la soglia e' di euro mille”.
Sopra della soglia saranno obbligatori gli strumenti di tracciabilità: bonifici bancari, carte di
credito, bancomat, assegni bancari e circolari non trasferibili.
In base alla normativa risultano comunque ammessi, anche se superiori al limite previsto
(3mila euro), rispettivamente:
1) i prelievi o i versamenti in contanti effettuati presso gli sportelli bancari o postali che
hanno importo superiore al limite sancito in quanto operazioni non comportanti il
trasferimento di denaro tra soggetti diversi, essendo bensì effettuate verso un
intermediario terzo abilitato;
2) i pagamenti rateali, anche se di importo complessivo superiore al limite massimo,
quando la rateizzazione è il risultato di un accordo preventivo tra le parti, formalizzato in
un adeguato documento o direttamente in fattura;
3) il pagamento dell’acconto o della caparra in contanti sino al limite previsto, e del saldo
usufruendo di strumenti di pagamento tracciabili.
Art. 3 – AFFIDAMENTO DELLA CASSA INTERNA
1. La gestione della Cassa Interna è affidata nell’ambito dell’area amministrativa all’ufficio
ragioneria alla persona che si occupa anche della tenuta contabile del conto corrente bancario e
della predisposizione degli incassi e pagamenti. Per lo svolgimento dei compiti assegnati il
dipendente può farsi coadiuvare da altro collega dell’area amministrativa incaricato di sostituirlo
in caso di assenza o di impedimento temporaneo onde evitare la sospensione del servizio.
Art. 4 – RESPONSABILITA’
1. Il servizio di Cassa Interna viene svolto sotto la responsabilità del dirigente dell’area
amministrativa che è tenuto al controllo, al coordinamento ed alla vigilanza dell’attività di coloro
che gestiscono il servizio di cassa. Per la U.O.G. di Lodi tale funzione potrà essere svolta anche dal
responsabile del servizio amministrativo della sede di Lodi, al fine di poter effettuare controlli più
efficaci e puntuali.
2. Il dirigente, il responsabile del servizio amministrativo della sede di Lodi ed il responsabile della
Cassa Interna sono sottoposti alla responsabilità contabile relativa al maneggio denaro, a termini
di legge e regolamenti. Essi sono responsabili di ogni discordanza tra il fondo cassa e le risultanze
rilevate in qualsiasi fase di controllo e sono congiuntamente e personalmente responsabili delle
somme ricevute, sino a che non ne abbiano ottenuto legale discarico.
3. Il Responsabile del soggetto richiedente un rimborso spese, al fine di consentirgli di ottenere il
rimborso, vista il modulo di rimborso spese cassa e/o di autorizzazione alla liquidazione del
rimborso kilometrico, attestandone così la conformità con le disposizioni del regolamento; il
modulo deve poi essere sottoposto alla firma del Direttore Generale che ne autorizza la
regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 2
Rev.2018liquidazione. Si procederà al rimborso solo quando tutti questi documenti saranno debitamente firmati. Il rimborso avverrà nel primo cedolino (busta paga) calcolabile rispetto alla data di presentazione. 3.1 Al fine di ottenere il rimborso anche gli organi statutari dell’ente, ovvero, Il Presidente, e, ove presente, il consiglio di amministrazione, deve compilare il relativo modulo che viene autorizzato alla liquidazione dal Direttore Generale. Si procederà al rimborso solo quando tutti questi documenti saranno debitamente firmati. Il rimborso avverrà nel primo cedolino (busta paga) calcolabile rispetto alla data di presentazione. 4. Il responsabile del servizio di Cassa Interna, nell’eseguire i compiti di cui al successivo articolo 8 comma 1 e 2, è tenuto a verificare la conformità delle richieste economali alle disposizioni ed ai limiti di cui al presente regolamento, anche richiedendo al Responsabile del soggetto richiedente integrazioni utili ad effettuare la verifica suddetta. 5. Il responsabile del servizio di Cassa Interna è altresì responsabile di una corretta tenuta del registro di cassa e delle scritture contabili relative. Art. 5 – DETERMINAZIONE DEL FONDO ECONOMALE 1.In conformità all’articolo 12 del Regolamento di Contabilità il fondo annuo per la Cassa Interna è stabilito in €. 70.000 (settantamila) eventualmente integrabili, tramite emissione di mandato per il prelevamento nel corso dell’esercizio, previa rendicontazione delle spese. 2.L’importo indicato deve intendersi come fondo massimo disponibile e non come giacenza di fondo. Quest’ultimo infatti per motivi di sicurezza non è mai mediamente superiore ai €. 3.000 (duemila/euro) per ciascuna Cassa Interna (sia quella della sede che quella della U.O.G.). Art. 6 – SCRITTURE CONTABILI 1. Il responsabile della Cassa Interna per ciascuna sede ha un’unica gestione di cassa per tutte le operazioni e costudisce il denaro e i valori nella cassaforte sita nel suo ufficio. 1.1. La cassaforte viene chiusa a fine giornata con una combinazione numerica ed una chiave di sicurezza. Una copia della chiave di sicurezza è custodita in luogo segreto dal responsabile della Cassa Interna ed una copia è custodita dal dirigente dell’area Amministrativa o dal responsabile del servizio amministrativo della UOG di Lodi per la cassa interna di Lodi. La combinazione numerica è conosciuta dal responsabile della Cassa Interna, dal collega dell’area amministrativa incaricato di sostituirlo in caso di assenza o di impedimento temporaneo e dal dirigente dell’area. 2. Il responsabile della Cassa Interna può tenere, se lo ritiene necessario, un registro di cassa sul quale registrare cronologicamente tutti i movimenti effettuati sulla cassa contanti. Le stesse operazioni devono essere registrate nella contabilità generale dell’azienda per consentire il costante aggiornamento dei conti di riferimento. Art. 7 – VIGILANZA SULLA CASSA INTERNA 1. La regolare tenuta della Cassa Interna per ogni sede e dei relativi registri/documenti sono verificati due volte l’anno dalla Società che esegue la certificazione del Bilancio. regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 3 Rev.2018
2. Trimestralmente (salve specifiche verifiche straordinarie ad hoc eseguibili in qualsiasi momento) il Collegio dei Revisori, nella persona di uno dei suoi componenti, effettua una verifica sulla Cassa Interna attestando la rispondenza dei fondi a quando indicato nel registro e nella contabilità e verificando l’esistenza delle pezze giustificative a conferma della spesa/rimborso. Per ogni verifica viene redatto un apposito verbale trascritto sul libro delle verifiche del Collegio dei Sindaci revisori e sottoscritto dal responsabile dell’ispezione. In caso di passaggio di gestione della Cassa Interna deve essere redatto apposito verbale da consegnare in copia al cassiere subentrante, al responsabile di cassa uscente ed al Collegio Sindaci Revisori. 3. Nell’ambito delle verifiche rientra anche l’esame dei rendiconti ai fini dell’eventuale reintegro del fondo. Art. 8 – COMPITI 1. Il Responsabile della Cassa Interna ha il compito di provvedere al pagamento delle spese, relative a beni o servizi non disponibili in Azienda, secondo i limiti e le modalità di cui al presente regolamento, quando, non essendo utile esperire le procedure di rito, per l’esiguità dell’importo o l’urgenza dell’acquisizione, lo stesso debba avvenire immediatamente e comunque in relazione alle esigenze di funzionamento degli uffici dell’Azienda. 2. Con la Cassa Interna è possibile: a) sostenere le spese d’ufficio e di funzionamento, minute di spese, acquisto giornali, pubblicazioni periodiche, voucher lavoro, ecc. di limitato importo; b) effettuare anticipazioni di cassa per spese di viaggio e missione fuori sede da documentare con dettaglio delle spese giustificative; b.1) effettuare anticipazioni di cassa e rimborsi per spese di viaggio e soggiorno fuori sede. I rimborsi kilometrici da documentare ed autorizzare con dettaglio delle pezze giustificative da parte del Presidente, e, ove presente, dei componenti del consiglio di amministrazione, verranno rimborsati nei cedolini mensili; c) effettuare anticipazioni di cassa per l’esperimento di procedimenti amministrativi presso altre strutture pubbliche salva presentazione di documenti comprovanti l’avvenuto pagamento; d) introitare somme derivanti da rimborsi o effettuare rimborsi di piccoli importi agli utenti che ne hanno diritto; e) effettuare anticipazioni per il sostenimento delle spese per diritti, bolli e tasse riferite a procedure giudiziarie di recupero crediti e qualsiasi altra spesa necessaria per l’espletamento di tale attività da parte dei dipendenti preposti a questa mansione; è sempre richiesta la presentazione dei documenti comprovanti l’avvenuto pagamento. 3. Tutte le richieste dovranno essere formulate per iscritto con apposito modulo approvato dal Sistema Qualità interno dell’ente, firmato dal richiedente e dal relativo responsabile come indicato all’art. 4 del presente regolamento. 4. Nei casi di anticipazioni di somme necessarie all’esecuzione della spesa, il responsabile della Cassa Interna deve farsi rilasciare richiesta scritta sempre tramite l’apposito modulo sottoscritto dal richiedente, vistato dal Dirigente Responsabile della sua area e autorizzato dal Direttore Generale. Il richiedente è responsabile dell’anticipazione di fronte all’Azienda ed ha l’obbligo di presentare, senza indugio, le debite pezze giustificative al responsabile della Cassa Interna, che le allegherà alle rendicontazioni previste. Art. 9 – SPESE D’UFFICIO E DI FUNZIONAMENTO regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 4 Rev.2018
1. A mezzo della Cassa Interna possono essere effettuati i pagamenti delle seguenti spese: - spese postali, carte e valori bollati e acquisizione di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti a prezzo imposto e/o amministrato; - imposte, tasse, diritti segreteria per pubbliche amministrazioni e canoni diversi; - ritiro merci in contrassegno; - beni e servizi occorrenti per l’attività delle strutture organizzative entro il limite di €. 500 (cinquecento); Eventuali richieste di rimborso spese per acquisti effettuati direttamente dal richiedente saranno prese in considerazione solo se preventivamente concordate con il responsabile della Cassa Interna, ai fini delle verifiche di competenza. 2. E’ fatto divieto suddividere i pagamenti allo scopo di eludere i limiti unitari di spesa e i limiti di impegno. 4. E’ escluso qualsiasi pagamento a professionisti e collaboratori, a prescindere dall’importo. Art. 10 – SPESE DI RAPPRESENTANZA 1. Le spese di rappresentanza sono quelle che attendono all’esercizio della funzione istituzionale dell’Azienda. Esse sono autorizzate preventivamente dal Direttore Generale e debbono essere finalizzate all’intento di suscitare l’attenzione e l’interesse di ambienti esterni qualificati nei confronti dell’attività e degli scopi dell’Azienda. 3. Le suddette spese devono essere, a cura del Responsabile di Servizio richiedente, motivate precisando la circostanza che ha dato luogo alla spesa nonché il numero e la qualifica delle persone per le quali è stata sostenuta; devono essere documentate con la presentazione di idonea fattura, controfirmata dal richiedente medesimo. Art. 11 – ANTICIPAZIONI DI CASSA 1. Le anticipazioni di cui all’articolo 8 comma 2 c sono quelle relative a: a) spese di missione; b) spese per notifiche ed attività di rappresentanza e difesa in giudizio dell’Agenzia; d) specifiche attività, iniziative, provvedimenti che necessitano la corresponsione di importi non decentrabili, per ragioni tecniche o di particolare urgenza, presso il Tesoriere dell’Azienda. Art. 12 – ANTICIPAZIONI PER SPESE DI MISSIONE 1. Con la Cassa Interna è possibile anticipare ai dipendenti il 100% della spesa formalmente documentata relativa alle spese complessive di missione e trasferta. 2. Ove non sia possibile una precisa stima l’anticipo massimo per la missione è stimato in € 100,00 giornalieri salvo obbligo di conguaglio a presentazione pezze giustificative 3. Per il vitto si considera l’importo massimo di €. 7,00 a pasto (o altro valore facciale indicato nei buoni pasto riconosciuti) – l’eventuale parte eccedente rimarrà a carico dell’interessato. 4. In analogia al personale dipendente anche i titolari di contratto di collaborazione coordinata e continuativa possono richiedere l’anticipo di missione. 5. Salva diversa specifica esigenza, gli alberghi per il soggiorno durante il periodo di missione verranno di volta in volta selezionati secondo la disponibilità nell’apposito elenco di strutture convenzionate con l’associazione di categoria “Federcasa”. In caso di trasferta in località ove non siano ubicate strutture alberghiere convenzionate con FEDERCASA, verrà selezionata la struttura , tra quelle presenti più convenienti. regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 5 Rev.2018
6. ll compito di vigilare sulla pronta rendicontazione delle spese sostenute, al fine di non esporre l’Amministrazione a perdite patrimoniali per il caso di mancato recupero delle somme anticipate, è demandato al responsabile del Servizio da cui dipende il collaboratore. 7. I rimborsi per spese di viaggio ai dipendenti – rimborso kilometrico - , in caso di utilizzo della propria auto per motivi di lavoro non avverranno per il tramite della Cassa Interna ma verranno liquidati nel cedolino mensile; salva la presentazione dell’apposito modulo debitamente compilato ed autorizzato dal Direttore Generale correlato delle pezze giustificative. Le tariffe di liquidazione saranno quelle previste dal tariffario ACI. La misurazione dei Km percorsi sarà quella ottenuta inserendo l’indirizzo di partenza e l’indirizzo di arrivo in apposito motore di calcolo quale ad es. www.viamichelin.it (la stampa del conto kilometrico dovrà essere allegata al modulo di richiesta di rimborso). Art. 13 - ANTICIPAZIONI DI CASSA E RIMBORSI PER GLI ORGANI STATUTARI: IL PRESIDENTE E I COMPONENTI IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ( ove presente) 1. I rimborsi, se richiesti, sono dovuti al Presidente/Rappresentante Legale dell’Azienda e, se presente, agli eventuali componenti il Consiglio di Amministrazione che risiedono fuori dal comune ove l’Aler ha sede legale. Essi sono riconosciuti (se richiesti) al Presidente tutte le volte che si rechi in Azienda con mezzo proprio, e, ove presenti, al Vice Presidente ed ai Consiglieri quando si recano presso la sede dell’Aler con mezzo proprio per le sedute del Consiglio di Amministrazione, per le consultazioni preconsigliari degli atti, su specifico mandato del Presidente o per le funzioni connesse alla carica. 2. Al Presidente, e ai componenti del consiglio d’amministrazione, ove presente, in trasferta o in missione su mandato del Presidente competono i rimborsi delle spese effettivamente sostenute e documentate. Al fine dell’ottenimento del rimborso è indispensabile la compilazione dell’apposito modulo e l’autorizzazione del direttore generale. Per il rimborso delle spese di viaggio in treno, in aereo e di pernottamento si farà riferimento, di norma, alla tabella sotto indicata: - Viaggi in treno: 1° Classe; - Viaggi in aereo: Classe Economy o Classe Turistica; - Pernottamenti: salva diversa specifica esigenza, gli alberghi per il soggiorno durante il periodo di missione verranno di volta in volta selezionati secondo la disponibilità nell’apposito elenco di strutture convenzionate con l’associazione di categoria “Federcasa”. In caso di trasferta in località ove non siano ubicate strutture alberghiere convenzionate con FEDERCASA, viene fissato in € 140,00 l’importo massimo per pernottamento giornaliero; - Pranzi: a piè lista con il limite di € 40,00 – l’eventuale parte eccedente rimarrà a carico dell’interessato. 3. Al Presidente, e ai componenti del consiglio d’amministrazione, ove presente in trasferta o in missione fuori Regione è dovuta una anticipazione, su richiesta dell’interessato, di una somma pari alla presunta spesa da sostenersi. 4. Al Presidente, e ai componenti del consiglio d’amministrazione, ove presente è riconosciuta una indennità Kilometrica rilevata dalle tabelle ACI in vigore per una percorrenza annua pari a Km. 5.000 ed al veicolo utilizzato. Nel caso che venga superata la soglia di km. 5.000, la differenza verrà calcolata con lo scaglione successivo. La percorrenza dei kilometri dovrà essere dimostrata con apposite pezze giustificative. La misurazione dei Km percorsi sarà quella ottenuta inserendo l’indirizzo di partenza e l’indirizzo di arrivo in apposito motore di calcolo quale ad es. regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 6 Rev.2018
www.viamichelin.it (la stampa del conto kilometrico dovrà essere allegata al modulo di richiesta di rimborso). Il rimborso verrà effettuato per il tramite del cedolino mensile. Art. 14 – INTROITI 1. Il responsabile della Cassa Interna è autorizzato ad incassare nei casi in cui sia impossibile e particolarmente difficoltoso realizzare l’introito tramite la Tesoreria o conti correnti postali appositamente accesi e, di norma, nei casi previsti con specifici regolamenti. 2. Per ogni somma riscossa deve essere rilasciata apposita ricevuta e deve essere effettuata relativa registrazione sul registro di cui all’articolo 6 del presente regolamento. 3. Giornalmente, salvo oggettivo impedimento, dette somme devono essere versate sul conto di Tesoreria, aggiornando la Contabilità generale. Art. 15 – RENDICONTO 1. Il responsabile della Cassa Interna per le spese di propria competenza, dovrà rendere il conto delle somme erogate per spese d’ufficio e di rappresentanza, corredate dai documenti giustificativi della spesa. 2.Il responsabile della Cassa Interna potrà rendicontare periodicamente le varie voci di spesa utilizzando la stampa del mastrino di cassa (nella quale le spese sono suddivise per voci di bilancio) oppure la stampa del registro di cassa (se utilizzato). 3. In sede di rendicontazione le spese devono essere debitamente comprovate e corredate della richiesta, della copia dell’eventuale ordinazione, della dichiarazione di regolare fornitura e della fattura o di idoneo documento sostitutivo, in conformità a quanto disposto dalla vigente normativa. regolamento per la gestione della cassa interna Pag. 7 Rev.2018
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