IL SISTEMA DI REPORTING IL CONTROLLO DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE

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FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA
                  CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA
                                  ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE
                                  Anno Accademico 2019/2020 - Carlo Piretti

           IL SISTEMA DI REPORTING
IL CONTROLLO DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE
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                                        IL MODELLO DI REPORTING E CONTROLLO
                                                 LA PROGETTAZIONE
                  Il progetto rappresenta una visione complessiva di un sistema
                  di controllo con le seguenti assunzioni (KEY ASSUMPTIONS):

1. L’Azienda deve essere pronta ad affrontare cambiamenti strategici e organizzativi che non rendano la
   struttura del Gruppo instabile nel prossimo futuro (modello organizzativo).
2. La stesura di un GANTT (tempi e risorse) e la quantificazione del fabbisogno finanziario relativo a
   questo progetto sono profondamente connessi alle scelte di modello organizzativo di cui al punto 1.
3. L’investimento a disposizione in strumenti e risorse deve essere comunque efficiente ed efficace
   (minimo sforzo / massimo risultato).
4. Occorre mantenere un livello bilanciato di autonomia e controllo nei confronti della periferia
   (divisioni/geografie/filiali …..).
5. Il sistema informativo della Corporate deve essere costantemente aggiornato e coerente.
6. Il quadro di insieme relativo alla base dati, agli strumenti, alle competenze tecniche ed operative deve
   essere estremamente omogeneo.
7. I processi chiave devono essere uniformi tra le entità (divisioni/geografie/filiali …..) e robusti.
8. La percezione del ruolo di direzione e coordinamento della Corporate deve essere molto forte.
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                            IL MODELLO DI REPORTING E CONTROLLO
                                     LA PROGETTAZIONE

               SITUAZIONE DI PARTENZA
La capacità di progettare un sistema di reporting e controllo funzionale agli
obiettivi dell’Azienda perte da una profonda analisi della situazione attuale
(AS IS , come nel Process Mapping di cui abbiamo parlato tempo fa).
Vediamo quali sono le situazioni più frequenti nella stragrande maggioranza
delle aziende industriali.
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                                   CONTROLLO DI GESTIONE
                                        (SITUAZIONE ATTUALE - AS IS)

                                REPORTING (NON E’ CONTROLLING)
•   MANCATA PARTECIPAZIONE AI MOMENTI PROGETTUALI/DECISIONALI .
    FORMALIZZAZIONE DEI RISULTATI DI BUDGET E DEGLI OBIETTIVI STRATEGICI ,GLOBALI , PER ENTITA’ E FUNZIONE DA
    MIGLIORARE.

•   AFFIDABILITA’ DEI DATI DI PROVENIENZA ESTERNA NON VERIFICABILE (BASE DATI DISOMOGENEA)

•   REPORTING RIDONDANTE (FOCUS SULLA QUANTITA’ DI INFORMAZIONI , POCO TEMPO PER L’ANALISI QUALITATIVA DELLA
    SITUAZIONE ).

•   MANCANZA DI VISIBILITA’ ALL’INTERNO DELL’ORGANIZZAZIONE . “FORNITORI” DEI DATI NON SENSIBILI A TEMPISTICHE DI
    CONTROLLING.

•   ASSENZA DI MOMENTI CODIFICATI DI CONFRONTO , VALUTAZIONE E DISCUSSIONE (SIA CON LE ALTRE FUNZIONI AZIENDALI
    CHE CON LA PERIFERIA).

•   ECCESSIVO NUMERO DI RICHIESTE “SPOT” (ONE SHOT REPORTING) .

•   INSTABILITA’ ORGANIZZATIVA (FORTE TURNOVER DEI CONTROLLER ESTERI).
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               GOVERNANCE & AUDIT (CONTROLLO CONTABILE/FORMALE)
                                           SITUAZIONE ATTUALE

•   FORTE DISOMOGENEITA’ NEGLI ORGANI DI GOVERNANCE CENTRALI E PERIFERICI

•   ASSENZA DI PROCESSI DI RISK MANAGEMENT (VALUTAZIONE DEI RISCHI)

•   PROCEDURE/PROCESSI DI AUTORIZZAZIONE CORPORATE E LIMITI DI SPESA PER ATTIVITA’ /INIZIATIVA NON CODIFICATI , MA
    STABILITI A SECONDA DEI CASI.

•   MANCANZA DI PERCEZIONE DEL RUOLO DELLA CORPORATE ALL’INTERNO DELL’ORGANIZZAZIONE .

•   ASSENZA DI MOMENTI CODIFICATI DI CONFRONTO , PROGETTAZIONE, VALUTAZIONE E DISCUSSIONE SULLA STRUTTURA DI
    GOVERNANCE .

•   FORMALIZZAZIONE DELLE DECISIONI E RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI CONTABILI NON PRESENTE .

•   UN SOLO MOMENTO DI UFFICIALITA’ DEL DATO IN FASE DI BILANCIO ANNUALE.
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                                   INFORMATION TECHNOLOGY
                                                SITUAZIONE ATTUALE
•   SISTEMA ERP CON FRAMMENTAZIONE DELLA BASE DATI.
•   INTEGRAZIONE INFORMAZIONI CON EXCEL /ACCESS MOLTO AMPIA
•   PRESENZA DI NUMEROSI APPLICATIVI “MARGINALI” NON INTEGRATI ( O PARZIALMENTE
    INTEGRATI) CON ERP
•   ASSENZA DI LINEE GUIDA NELL’INTEGRAZIONE DELLE INFORMAZIONI DI GRUPPO :
         Le codifiche variano da Azienda ad Azienda (articoli, distinte di base, cicli di fabbricazione…..)
         I sistemi di calcolo per le valorizzazioni dei magazzini e del costo del prodotto industriale differiscono da entità
         a entità.
         Piano dei conti diverso nelle varie Entità del Gruppo.

•   FORTE IMPATTO DELLE NORMATIVE LOCALI SULLA GESTIONE (FISCALI , IMPORT, ….) CON
    DIFFICOLTA’ SPINTE NEI PROCESSI DI LOCALIZZAZIONE.

•   ASSENZA DI PERSONALE QUALIFICATO IN AREA IT (NON SOLO COMPETENZE TECNICHE MA ANCHE
    GESTIONALI) .
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       MODELLO
     DI REPORTING
     E CONTROLLO
_____________________
Dettagli e Schemi di Funzionamento
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                MODELLO DI STRUTTURA DI REPORTING E CONTROLLO

Governance             Reporting                                    Reporting
    &                  Gestionale                                   Gestionale
 Auditing              Aggregato                                    Statistico

    PRINCIPI
  CONTABILI e                                                                         CENTRI
                                                       ROLLING
  GESTIONALI                                          FORECAST                       DI COSTO
                         CONTO
   DI GRUPPO                                                                     (responsabilità)
                       ECONOMICO

     POTERI                                         MONITORAGGIO                      VOCI
       e                                             ORDINI + HOT                   DI SPESA
    DELEGHE               STATO                     NEGOTIATIONS                     (natura)
                       PATRIMONIALE
                                                      EFFICACIA
                                                                                      COSTI
                                                         RETI
                                                                                       DI
   CONTROLLO                                         COMMERCIALI
                                                                                    PRODOTTO
   CONTABILE                                            (CRM)
                       CASH FLOW
                                                     REDDITIVITA’
                                                                                     ANALISI
                                                        RETI
   GESTIONE                                                                        REDDITIVITA’
                                                     COMMERCIALI
     DEI
    RISCHI
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                                           Reporting Aggregato

                                                     ANALISI
                      VENDITE
                                                   STATISTICHE                                  REPORT
                                                                                              COMMERCIALE
                 COSTO del VENDUTO

                COSTO del PERSONALE                                               CONTO
                                                       CONTO                    ECONOMICO
  CONTO          COSTI INDUSTRIALI                   ECONOMICO                  GESTIONALE
ECONOMICO               R&D                          GESTIONALE                 AGGREGATO
                   COMMERCIALI
                  AMMINISTRATIVI                      PER AZIENDA               REPORTING
                    GENERALI                                                     PACKAGE
                                                     PER DIVISIONE              GESTIONALE
                AMMORTAMENTI /ACC.TI                 PER AREA GEO

                                                                     S
                                                         C/E         I
                                                    PREVISIONALE     M           REPORTING
                                                                     U            PACKAGE
                      MAGAZZINI
                                                          +          L
                                                                     A
                                                                                 STATUTORY
               AGEING/GESTIONE CREDITO                               Z
CASH FLOW                                           MOV.FINANZIARI
                                                                     I
               AGEING/GESTIONE DEBITO               PREVISIONALE     O
                                                                     N
                    INVESTIMENTI                          =          I

                                                                                  BILANCIO
                                                                                CONSOLIDATO
                   SP CONSUNTIVO                       STATO
   STATO
                                                    PATRIMONIALE
PATRIMONIALE
               MOV. FINANZIARI SIMULATI              GESTIONALE
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    Reporting Aggregato (Struttura IT)
Verifica                                                                                  Bilancio di
                                                                                           Verifica
dei dati                                                                                                 Dati estratti
 chiave                                  REPORT                                                         dai sistemi ERP
                                                                                          Situazione

              BUSINESS INTELLIGENCE

                                                                  BUSINESS INTELLIGENCE
                                       MENSILE &                                          Magazzini
 Analisi                              TRIMESTRALE
qualitativa
 risultati                                                                                 Dati HR
                                       Dati aggregati
                                        costruiti dal                                                        Data
Previsione                                                                                Scadenzario        WHS
 (Gap to                                Controlling                                         Clienti
  Close -                                Corporate                                         (Ageing)
Forecast)
                                       Feedback alle                                      Scadenzario
 Rischi ed                                                                                 Fornitori
Opportunità                           Entità Periferiche                                                 Dati estratti
 (Risk &                                                                                                dai sistemi ERP
 Chances)                                                                                  Fatturato
                                                                                            Clienti
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA
                   CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA
                                   ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE
                                   Anno Accademico 2019/2020 - Carlo Piretti

Reporting Statistico Commerciale
                                  Reporting
                                 Commerciale

                                           PREVISIONI DI VENDITA ROLLING 12 MESI
         ROLLING
        FORECAST
                                    MONITORAGGIO/REVISIONE COSTI COMMERCIALI E MKTG

       MONITORAGGIO
        ORDINI + HOT        MONITORAGGIO CONTINUO NEGOZIAZIONI COMMERCIALI
       NEGOTIATIONS

        EFFICACIA               MONITORAGGIO CONTINUO NEGOZIAZIONI COMMERCIALI
           RETI
       COMMERCIALI
                                         (NUOVI CLIENTI /VISITE/OFFERTE/
          (CRM)                        ORDINI/FATTURATO PER RISORSA/RETE)

       REDDITIVITA’         MONITORAGGIO CONTINUO LISTINI/SCONTI/ MARGINI COMMERCIALI
          RETI
       COMMERCIALI          ADEGUAMENO TARGET FATTURATO FORECAST SU BASE MARGINI COMMERCIALI
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA
                                                                  CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA
                                                                                  ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE
                                                                                  Anno Accademico 2019/2020 - Carlo Piretti

                Reporting Statistico Commerciale (Struttura IT)
                                                                                                                         Dati caricati dai
                                                                                                         CONTATTI         Commerciali
                                                                                                                           su CRM

                                                                              BUSINESS INTELLIGENCE
                  PREVISIONI DI VENDITA ROLLING 12 MESI (COLLABORA PMO)
  ROLLING
 FORECAST
                   MONITORAGGIO/REVISIONE COSTI COMMERCIALI E MKTG
                                                                                                          VISITE

MONITORAGGIO
 ORDINI + HOT   MONITORAGGIO CONTINUO NEGOZIAZIONI COMMERCIALI                                           TRATTATIVE
NEGOTIATIONS                                                                                          (OFFERTE/ORDINI)
                                                                                                                              Data
 EFFICACIA
                                                                                                                              WHS
    RETI
                MONITORAGGIO CONTINUO NEGOZIAZIONI COMMERCIALI                                           INIZIATIVE
                         (NUOVI CLIENTI /VISITE/OFFERTE/
COMMERCIALI
                       ORDINI/FATTURATO PER RISORSA/RETE)
                                                                                                        MARKETING
   (CRM)

                               MONITORAGGIO CONTINUO                                                      SPESE DI
REDDITIVITA’             LISTINI/SCONTI/ MARGINI COMMERCIALI
   RETI                                                                                               RAPPRESENTANZA
COMMERCIALI         ADEGUAMENO TARGET FATTURATO FORECAST                                                                   Dati caricati dai
                         SU BASE MARGINI COMMERCIALI                                                                        Commerciali
                                                                                                         SPESE                su CRM
                                                                                                       COMMERCIALI
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