MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE - Sogei

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MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE

13 settembre 2021

IS-00-GD-01

Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                           PAG. 2 DI 45
MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE                                            13 SETTEMBRE 2021

                                                INDICE

1.   EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO                                                                  5

2.   INTRODUZIONE                                                                              6
     2.1      PREMESSA                                                                         6
     2.2      RIFERIMENTI NORMATIVI                                                            7
     2.3      GLOSSARIO                                                                        7
     2.4      APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE                                        10

3.   IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE                                                        11
     3.1      AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO                              11
     3.2      IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE                                       11
     3.3      DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO                                              12
     3.4      LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE                                 16
     3.5      POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA                                                    17
     3.6      POSTA ELETTRONICA ORDINARIA                                                      18

4.   LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI                                                               20
     4.1      MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI                          20
     4.2      I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE                        21
     4.2.1    Accessibilità dei documenti informatici                                          22
     4.3      FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI                                                  22
     4.4      COPIE E DUPLICATI                                                                23

5.   LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI                                                             24
     5.1      RICEZIONE DEI DOCUMENTI                                                          24
     5.1.1    Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata               25
     5.1.2    Ricezione della posta elettronica ordinaria                                      25
     5.1.3    Ricezione tramite servizi applicativi                                            26
     5.1.4    Ricezione su supporto removibile                                                 26
     5.1.5    Ricezione dei documenti su supporto cartaceo                                     26
     5.2      SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI                                                         27

                                         Documento pubblico
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6.   LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI                                                              29
     6.1      DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO                                   29
     6.2      DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO                               29
     6.3      MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI                              29
     6.3.1    Segnatura di protocollo                                                            32
     6.3.2    Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo                          33
     6.3.3    Documenti con firma illeggibile o non firmati                                      33
     6.4      REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO                                                 33
     6.5      REGISTRO DI EMERGENZA                                                              34
     6.6      REGISTRO INTERNO                                                                   34

7.   ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI                                                                  36
     7.1      ASSEGNAZIONE                                                                       36
     7.2      MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI                                                        37
     7.3      TIPIZZAZIONE DEI DOCUMENTI                                                         37
     7.4      IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI                                             37

8.   CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI                                              38
     8.1      CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE                  38
     8.2      REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE                             38
     8.3      LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI                              39
     8.4      PIANO DI FASCICOLAZIONE O PIANO DI ORGANIZZAZIONE DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI   39
     8.5      PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI                            40
     8.6      MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI                                          41
     8.7      ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI                                                        41
     8.8      CHIUSURA DEI FASCICOLI                                                             42

9.   CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI                                                                 43

10. ACCESSO                                                                                      44
     10.1     ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA                           44
     10.2     ACCESSO ESTERNO                                                                    44

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MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE                        13 SETTEMBRE 2021

11. ALLEGATI                                                               45

                                  Documento pubblico
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1.     EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO

        Versione        Data                              Descrizione modifiche
        1.0        9 ottobre 2015   Prima emissione del documento

                                    Aggiornamento del Glossario (par. 2.3)
                                    Aggiornamento della descrizione del sistema informatico SD per
                                    evoluzione del sistema (par. 3.1, 3.2, 3.4, 3.6)
                                    Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica
                                    ordinaria e certificata definite per lo scambio di corrispondenza
                                    (par. 3.8, 5.1.2)
                                    Aggiornamento formato di firma digitale (par. 4.3)
                                    Aggiornamento copie informatiche di documenti analogici (par. 4.5)
                   14 dicembre
        2.0                         Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il
                   2017
                                    Registro accesso civico generalizzato (par. 6.3) e dei registri interni
                                    (par. 6.8)
                                    Aggiornamento assegnazione dei documenti in ingresso (par. 8.1)
                                    Tipizzazione documenti con l’aggiunta dell’allegato 10 “Tipologie dei
                                    documenti” (par. 8.3)
                                    Aggiornamento Piano di Classificazione e Piano di Fascicolazione
                                    (par. 9.1, 9.2, 9.5, 9.7, 9.8)
                                    Aggiornamento elenco allegati (par. 13)
                                    Aggiornamento Responsabile della Gestione documentale
                                    (par.3.2)
                                    Aggiornamento organizzativo (par.2.4)

        3.0        01 agosto 2019   Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica
                                    certificata e ordinaria definite per lo scambio di corrispondenza
                                    (par. 3.6 e 3.7)
                                    Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il
                                    Registro del Data protection Officer (DPO) (par. 6.3)
                                    Aggiornamento alle Linee guida di AgID del 10 settembre 2020 e
                                    ss.mm.ii.
                                    Riorganizzazione completa dei contenuti, con particolare riguardo
                                    a:
                                       riorganizzazione della struttura
                   13 settembre        riferimenti normativi
        4.0
                   2021                glossario
                                       allineamento all’organizzazione aziendale vigente
                                       adeguamento agli standard redazionali e di accessibilità di
                                        Sogei
                                       descrizione dell’integrazione con i servizi applicativi
                                       integrazione dei documenti non soggetti a registrazione di
                                        protocollo

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2.     INTRODUZIONE

2.1    PREMESSA

       Sogei S.p.A. (d’ora in poi Sogei), società interamente partecipata dal Ministero dell’Economia
       e delle Finanze, è stata inserita all’interno dell’Elenco ISTAT contenente le Amministrazioni
       Pubbliche del Conto economico consolidato individuate ai sensi della Legge di contabilità e
       finanza pubblica nell’elenco pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 210 del
       10 settembre 2014.

       L’inserimento nel predetto elenco ha come conseguenza l’inclusione di Sogei nell’ambito
       soggettivo di applicazione di numerosi provvedimenti normativi relativi al settore pubblico,
       tra i quali rientra il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) - decreto legislativo n. 82 del
       2005 e ss.mm.ii.

       In ottemperanza a quanto previsto dalle Linee guida AgID in materia di formazione,
       gestione e conservazione dei documenti informatici, Sogei ha redatto il presente Manuale
       con l’obiettivo di descrivere il sistema di gestione dei documenti, anche ai fini della
       conservazione, e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la
       tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli.

       Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le
       indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,
       classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; pertanto si rivolge agli
       operatori di protocollo, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con la
       Società.

       In particolare, il Manuale disciplina:
          le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti della Società e la
           loro gestione;
          la gestione dei flussi documentali;
          le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo o
           interesse.

       Il presente Manuale, ad eccezione di alcuni allegati contenenti informazioni confidenziali
       e/o di interesse esclusivamente interno, è pubblicato sul sito internet istituzionale di Sogei
       sotto la sezione “Società trasparente / Altri contenuti”.

                                         Documento pubblico
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2.2    RIFERIMENTI NORMATIVI

       Di seguito i principali riferimenti normativi:
          Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82
           e ss.mm.ii.
          Legge sul procedimento amministrativo: la legge 7 agosto 1990, n. 24.
          Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE (GDPR):
          Legge sull’accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 – Disposizioni per favorire
           l’accesso dei disabili agli strumenti informatici e ss.mm.ii
          Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – Riordino della
           disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle
           informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.
          Testo Unico (TUDA): il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n.
           445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
           documentazione amministrativa.
          Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
           del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli
           articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al
           decreto legislativo n. 82”.
          Linee guida AgID, sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti
           informatici e relativi allegati: versione del 10 settembre 2020 e ss.mm.ii
          Linee guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici, del 23 luglio 2020

2.3    GLOSSARIO

          Aggregazione documentale informatica: insieme di documenti informatici o insieme
           di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e
           alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle
           funzioni dell’ente.
          Archivio dei documenti informatici: Complesso dei documenti informatici prodotti o
           acquisiti da un soggetto pubblico o privato durante lo svolgimento della propria attività,
           organizzati in aggregazioni documentali informatiche.
          Area Organizzativa Omogenea (AOO): insieme di funzioni e di uffici individuati
           dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto
           disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il
           canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi.

                                         Documento pubblico
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                                                                               PAG. 8 DI 45
MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE                                                13 SETTEMBRE 2021

          Autenticità: caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come
           corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un
           oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso
           del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L'autenticità è valutata sulla
           base di precise evidenze.
          Classificazione di archivio: attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno
           schema costituito da un insieme di voci articolate in modo gerarchico (Piano di
           classificazione) e che individuano, in astratto, le funzioni, competenze, attività e/o
           materie del soggetto produttore.
          Conservazione dei documenti digitali: insieme delle attività finalizzate a definire ed
           attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione
           in relazione al modello organizzativo adottato, garantendo nel tempo le caratteristiche
           di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti.
          Dematerializzazione: processo finalizzato all’eliminazione dei supporti documentali
           cartacei mediante la “conversione” di un documento cartaceo in un documento
           informatico, preservandone sia il relativo valore giuridico e probatorio (in base al
           formato documentale scelto e agli eventuali strumenti di firma elettronica o riferimento
           temporale associati allo stesso documento, nonché all’archiviazione in un sistema di
           gestione sicuro, fino alla conservazione a norma), sia gli elementi afferenti al contesto
           archivistico di riferimento (ad, esempio, trasponendo nel contesto digitale le
           informazioni relative alla classificazione del documento ed effettuando
           opportunamente la fascicolazione e la metadatazione del documento informatico che
           viene creato per sostituire l’originale cartaceo).
          Documento elettronico: qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in
           particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
          Documento informatico: Documento elettronico che contiene la rappresentazione
           informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
          Fascicolo informatico: aggregazione documentale informatica strutturata e
           univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e
           funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
          Firma elettronica qualificata (FEQ) / Firma digitale: La firma elettronica qualificata
           (FEQ) - o firma digitale - è il risultato di una procedura informatica, detta validazione,
           che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici. In Italia
           “firma elettronica qualificata” e “firma digitale” sono sostanzialmente sinonimi. Il
           Regolamento eIDAS ne dà questa definizione: "Firma elettronica avanzata creata da un
           dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato
           qualificato per firme elettroniche" e stabilisce che una firma elettronica qualificata ha
           effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.

                                         Documento pubblico
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          Gestione Documentale: processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della
           produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti.
          Integrità: caratteristica di un documento informatico o di un'aggregazione
           documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello
           spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, insieme a
           quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell'autenticità.
          Manuale di conservazione: documento informatico che descrive il sistema di
           conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli
           svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la
           descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
          Manuale di gestione documentale : documento informatico che descrive il sistema di
           gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le
           istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo
           informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
          Piano di classificazione (Titolario): struttura logica che permette di organizzare
           documenti e oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e dalle attività
           dell'amministrazione interessata.
          Piano di conservazione: documento, allegato al Manuale di gestione documentale e
           integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione
           dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione.
          Piano di fascicolazione (Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali):
           Strumento integrato con il sistema di classificazione finalizzato a individuare le tipologie
           di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere
           prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni
           svolte dall’ente
          Posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestare
           l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute
           opponibili ai terzi (CAD)
          Registro di protocollo: registro informatico ove sono memorizzate le informazioni
           prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e spediti da un ente e per tutti i
           documenti informatici dell'ente stesso.
          Responsabile della gestione documentale (RGD): soggetto responsabile della
           gestione del sistema documentale o responsabile del servizio per la tenuta del
           protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi
           dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
          Sistema di conservazione: insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano
           la conservazione dei documenti informatici in attuazione a quanto previsto dall’art. 44,
           comma 1, del CAD.

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          Sistema di gestione informatica dei documenti: insieme delle risorse di calcolo, degli
           apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
           organizzazioni per la gestione dei documenti. Nell’ambito della pubblica
           amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

2.4    APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE

       Il presente Manuale di gestione documentale è adottato secondo quanto previsto al par.
       3.5 delle Linee guida AgID.

       Il manuale “descrive il Sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni
       per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
       gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

       Esso è predisposto a cura del Responsabile della gestione documentale (RGD) ed è
       approvato dal Responsabile della Funzione “Cross-service & Solution”.

       La prima versione è stata predisposta dal RGD, supportato da un gruppo di lavoro aziendale
       trasversale che ha compiuto un’analisi dei flussi documentali aziendali in collaborazione
       con tutte le strutture organizzative aziendali di Sogei al fine di fornire le indicazioni utili per
       determinare il modello organizzativo di gestione della documentazione, la definizione del
       Piano di classificazione dei documenti e la costituzione dell’Archivio aziendale dei documenti
       informatici.

       Gli allegati al presente manuale, essendo documenti di natura tecnica, sono approvati ed
       emessi dal RGD.

       Il manuale è aggiornato ogni qualvolta il RGD ne rilevi l’opportunità, ad esempio a seguito
       di:
          modifiche normative o regolamentari sopravvenute;
          introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’operatività aziendale in termini
           di efficacia, efficienza e trasparenza;
          inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
          sostanziali modifiche apportate nell’ambito dell’architettura del sistema.

       Nel caso di avvicendamento del RGD, il nuovo Responsabile deve prendere visione del
       manuale di gestione, verificare le regole in esso contenute ed eventualmente modificarle
       aggiornando il manuale stesso.

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3.     IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

3.1    AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO

       Sogei ha scelto di configurarsi, ai fini della gestione documentale, come unica Area
       Organizzativa Omogenea denominata “Sogei_PROT” (di seguito AOO Sogei), composta
       dall’insieme di unità organizzative articolate come riportato nell’allegato 5 “Modello
       organizzativo dell’AOO e ruoli” e di definire, quindi, un unico sistema di gestione documentale
       e protocollo informatico.

       I vantaggi derivanti da tale scelta organizzativa sono i seguenti:
          omogeneità di organizzazione del servizio
          riduzione dei costi di gestione del servizio
          riduzione della frammentazione
          riduzione del numero di registrazioni di protocollo
          maggiore flessibilità del servizio
          indipendenza dalle dinamiche di riorganizzazione aziendale
          standardizzazione (es. Piano di classificazione unico)
          semplificazione delle operazioni di archiviazione e reperimento dei documenti
          riduzione della ridondanza della documentazione da gestire
          semplificazione dell’iter documentale.

       Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
       degli archivi è istituito nella AOO Sogei.

       Per la protocollazione dei documenti in entrata si è adottato un modello operativo di tipo
       centralizzato presso l’Ufficio di protocollo generale e l’ufficio di protocollazione particolare
       di sicurezza.

       Per la protocollazione dei documenti in uscita si è adottato un modello decentralizzato
       presso le strutture organizzative dove sono allocati gli addetti alla protocollazione.

3.2    IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

       Sogei, in riferimento alla normativa vigente, ha conferito, con Comunicazione organizzativa
       n.4 del 23 maggio 2019, all’ing. Caterina Pugliese, il ruolo di responsabile del “Servizio per

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       la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
       (Responsabile della gestione documentale).

       Al Responsabile, spetta il compito di:
          Predisporre e tenere aggiornato il manuale di gestione documentale;
          predisporre il piano per la sicurezza informatica del sistema.

       Le attività operative della gestione documentale sono svolte dalle strutture organizzative
       aziendali secondo il modello individuato riportato nell’allegato 5 “Modello organizzativo
       dell’AOO e ruoli”.

3.3    DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO

       Il Sistema di gestione informatica dei documenti a supporto del “Sistema di gestione
       documentale e protocollo informatico” è denominato “Servizi Documentali” ed è
       implementato e gestito dalla struttura organizzativa “Document Management &
       Conservation”.

       Le principali componenti del sistema di gestione informatica sono:
          Protocollo. È l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di protocollazione e
           alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile protocollare i dati di profilo o
           acquisire il documento principale e gli eventuali allegati nel rispetto dei dispositivi
           normativi sulla materia, quale il DPR 445/2000 e le recenti emanazioni relative alle linee
           guida AgID. Al momento della registrazione di protocollo viene associata, in modo non
           più modificabile, al documento la segnatura di protocollo. La segnatura di protocollo
           contiene il codice identificativo di Sogei, il codice dell'Area Organizzativa Omogenea, la
           denominazione del registro, il numero di protocollo composto da 7 cifre e la data di
           protocollo. È possibile protocollare sul registro ufficiale (di corrispondenza) documenti
           in ingresso o in uscita da un’AOO oppure registrare su registri interni per i quali non è
           previsto l’inserimento del mittente o del destinatario. A fronte di ogni documento
           principale acquisito, è possibile produrre una copia in formato PDF che riporta
           stampigliata la segnatura di protocollo.
           Nell’ambito della protocollazione rientrano altre funzionalità quali:
              Gestione dei documenti in bozza. L’applicativo prevede una modalità particolare
               per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica costituita da un
               documento principale e dai vari allegati, prima di procedere alla loro
               protocollazione.

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               Per lavorare le bozza dei documenti è necessario effettuare una registrazione sul
               “registro delle bozze”, l’acquisizione del documento principale e degli allegati potrà
               avvenire contemporaneamente alla registrazione o successivamente.
               Fino a quando non viene effettuata la protocollazione, sono disponibili le funzioni
               per la creazione di versioni successive dei documenti ed eventualmente possono
               essere utilizzate le funzionalità per l’apposizione della firma digitale descritte nel
               seguito.
               Nel momento in cui i documenti hanno raggiunto la loro versione definitiva
               possono essere protocollati, in tal caso automaticamente è creato il collegamento
               tra il protocollo derivante dalla registrazione e la registrazione in bozza.
              Gestione dei flussi di attività. È l’insieme degli strumenti a disposizione degli
               utenti e dei responsabili, che, opportunamente applicati a documenti o fascicoli, ne
               determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione all’interno delle
               strutture organizzative interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o
               fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la lavorazione
               richiesta all’utente o all’ufficio. Il meccanismo delle attività permette di conoscere
               per ciascuna pratica le lavorazioni attive in un dato momento e quelle già
               completate.
              Protocollazione di emergenza in modalità WEB (SD-E). La protocollazione di
               emergenza è supportata da una applicazione ad hoc che viene attivata nel caso in
               cui il SD non sia disponibile. Il sistema di emergenza SD-E è installato su
               un’infrastruttura tecnologica separata fisicamente rispetto a quella utilizzata per
               SD. Ciò rende il servizio più affidabile nel momento in cui non sono disponibili i
               servizi del SD. Le funzionalità del SD-E implementano i requisiti richiesti per la
               registrazione dei dati minimi di protocollo, consentendo l’acquisizione dei dati di
               profilo del protocollatore e i documenti, che sono oggetto della protocollazione.
               Attraverso una procedura asincrona, nel momento in cui SD sarà di nuovo
               disponibile, i dati di emergenza vengono trasferiti in SD e protocollati nei relativi
               registri di riferimento
              Ricerche. Sono funzioni che consentono la ricerca dei documenti sia attraverso i
               protocolli/registrazioni utilizzando prevalentemente i criteri di ricerca tipici dei dati
               di profilo e/o delle informazioni tracciate su un registro, sia attraverso le attività
               assegnate sui documenti, protocolli/registrazioni e fascicoli, sia sulla base delle
               tipologie documentali e dei relativi metadati (ricerca full-text).
              Verifica dei formati documenti ammessi per la protocollazione. Raggruppa i
               processi elaborativi che, a valle dell’archiviazione dei documenti nel sistema
               documentale, li sottopongono, in modalità asincrona, alla validazione del formato.
               L’esito della verifica può decretare lo scarto dei documenti nel caso in cui non
               risultino conformi alle regole fissate per l’ammissibilità del formato. Nel caso di
               documenti scartati per formato non ammesso, viene data la possibilità di effettuare

                                         Documento pubblico
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               per gli stessi una conversione ad uno dei formati ammessi; dopo la conversione è
               possibile effettuare una dichiarazione di conformità all’originale da parte degli
               utenti abilitati.
              Predisposizione di copie cartacee conformi di documenti elettronici (art.3 bis
               del CAD). L’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un documento
               informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia cartacea da inviare
               a cittadini che non siano in possesso di un domicilio digitale. La copia viene
               predisposta nell’ambito del SD qualora il documento principale oggetto di
               protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e contiene le informazioni
               prescritte dall’articolo 3 bis del CAD. La soluzione permette di produrre documenti
               in formato originale informatico ma, allo stesso tempo, raggiungere quei cittadini
               che, non disponendo di un domicilio digitale valido, devono necessariamente
               essere destinatari di un documento cartaceo. La copia predisposta ai sensi dell’art.3
               bis del CAD, non può essere utilizzata per l’invio a imprese e professionisti che, in
               quanto obbligati all’attivazione di indirizzi PEC, sono necessariamente in possesso
               di un domicilio digitale valido per la spedizione dei documenti nel formato originale
               informatico;
          Fascicoli. È l’insieme degli strumenti che permettono la costituzione dell’archivio
           informatico dei documenti rappresentato dalle aggregazioni di documenti (protocollati
           e non protocollati) all’interno di fascicoli e raccolte documentali.
           I fascicoli sono creati sotto le voci definite del Piano di classificazione in base alle
           indicazioni del Piano di fascicolazione.
           Le regole di visibilità determinate dalle regole di competenza e dai permessi di scrittura
           e/o lettura che i diversi utenti e gruppi di utenti possiedono rispetto al fascicolo sono
           ereditate dai documenti in esso contenute.
           Questa regola generale può essere derogata nel caso in cui il fascicolo è organizzato in
           sottocartelle, per le quali è possibile attribuire regole di visibilità diverse dal fascicolo.
           Nel sistema sono previste funzionalità per la movimentazione dei fascicoli durante la
           loro lavorazione, ad esempio in caso di passaggio di competenza, oltre a funzionalità
           per la chiusura al termine della lavorazione prevista.
           Per quanto riguarda i documenti contenuti nei fascicoli sono previste funzionalità per:
              scaricare una copia del documento;
              copiare, tagliare, incollare, effettuare le operazioni per trasferire documenti da un
               fascicolo all’altro o da una cartella all’altra del medesimo fascicolo;
              eliminare il documento, inteso come eliminazione della sola associazione al
               fascicolo se il documento è protocollato oppure eliminazione fisica se il documento
               non è protocollato.

                                         Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                                PAG. 15 DI 45
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          Titolario. Raggruppa le funzionalità per la predisposizione e gestione nel tempo del
           Piano di classificazione adottato dall’organizzazione. Le principali funzionalità
           riguardano la possibilità di strutturare in modo gerarchico le voci di classificazione
           rispetto ai criteri definiti dall’organizzazione per la definizione del proprio Piano di
           classificazione d’archivio. Dopo le attività di predisposizione o di modifica di una
           versione precedente del Piano di classificazione, sono disponibili i processi di
           storicizzazione, che consentono di mantenere la continuità operativa sulle varie
           versioni di Piano di classificazione prodotte. Le versioni precedenti a quella corrente
           sono poste in relazione così da facilitare le operazioni di ricerca sui documenti e fascicoli
           classificati rispetto a precedenti versioni del Piano di classificazione.
          Organizzazione. È il sistema che fornisce le funzionalità per la gestione degli utenti,
           con i rispettivi ruoli, dei profili, degli uffici e dei relativi gruppi documentali. In
           particolare, permette di definire la struttura organizzativa della AOO in termini di utenti,
           strutture organizzative, e se necessari anche gruppi ed utenti “virtuali” per la gestione
           dei flussi documentali e di registrazione nel rispetto del modello di sicurezza logico
           implementato per l’accesso alle risorse documentali (documenti e fascicoli).
           Organizzazione eredita dal Sistema Informativo Aziendale (SIA) le informazioni relative
           all’organizzazione dell’AOO, in riferimento all’organigramma e agli utenti, così come
           definite nell’anagrafica aziendale. L’aggiornamento a fronte di un cambiamento
           organizzativo interno avviene entro il 15 del mese successivo per consentire il
           completamento degli adempimenti amministrativi del personale. Al termine
           dell’aggiornamento verrà effettuata la storicizzazione degli uffici per la corretta visibilità
           dei documenti in base alla mappatura fornita dalla struttura organizzativa che si occupa
           dell’organizzazione aziendale.
          Workflow di firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per gestire l’intero
           ciclo di vita del documento, dal momento in cui lo stesso viene creato da un utente,
           condiviso con altri colleghi, assegnato ad altri colleghi o strutture, che possono
           completarne la lavorazione e apporre i visti, fino all’assegnazione al firmatario e la
           successiva protocollazione in uscita, utilizzando i relativi servizi.
          Libro firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per implementare i requisiti
           che consentono agli utenti, opportunamente abilitati, di firmare i documenti, sui quali
           hanno potere di firma. La componente “Libro firma” consente la firma dei documenti
           da parte del firmatario organizzandoli per “raccolta”. Sono implementati anche
           meccanismi per l’apposizione della firma digitale su un singolo documento o su più
           documenti sottoposti alla firma dello stesso sottoscrittore da una o più applicazioni. La
           soluzione prevede la possibilità di utilizzo di una smart card o di un certificato digitale
           tramite un dispositivo remoto Hardware Security Module (HSM).

       In SD è gestita la configurazione di alcuni elementi di base della AOO come i registri, le
       rubriche (dei mittenti/destinatari dei profili protocollati), le caselle di PEC, le liste di valori,
       le tipologie di documenti e le automazioni. La maggior parte delle attività di creazione e

                                          Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                                   PAG. 16 DI 45
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       gestione di tali elementi è demandata agli utenti con permesso di Amministratore di Ente
       e/o di AOO.

       Il SD, oltre a fornire i servizi base di protocollo, gestione documenti e fascicoli, è integrato
       con altri servizi ed applicazioni interne:
          Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente lo scambio di documenti
           informatici tra gli uffici, tra gli uffici e i liberi professionisti e tra gli uffici e i cittadini.
           Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da SD dei dati di protocollazione, dei
           documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti l'esito dell'avvenuta
           comunicazione alle parti interessate.
          Servizio di conservazione digitale dei documenti, che consente di archiviare i
           documenti informatici secondo le regole tecniche definite in materia, allo scopo di
           mantenerne l’integrità, l’autenticità dei documenti e la leggibilità nel tempo.
          Servizio di firma digitale, che consente di firmare digitalmente, mediante l’uso di una
           SMART CARD o un dispositivo HSM, i documenti.

       Infine Il sistema informatico a supporto del servizio di gestione documentale contiene un
       catalogo di servizi alla base dell’integrazione con le applicazioni verticali (Consumer) per le
       attività afferenti alla registrazione di protocollo e all’archiviazione dei documenti prodotti.
       Tra le peculiarità principali è opportuno evidenziare che, tramite tali servizi, è possibile
       demandare a SD anche le operazioni di spedizione dei documenti mediante l’utilizzo di
       caselle di posta elettronica certificate (PEC) e la fornitura delle corrispondenti ricevute
       sull’esito della spedizione.

3.4    LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

       Il Piano della Sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione,
       interscambio e archiviazione elettronica dei documenti, in quanto parte del più ampio
       Piano di Sicurezza Informatica del Sistema Informativo della Sogei, viene predisposto ed
       aggiornato periodicamente dalla Società, sulla base delle evoluzioni del sistema stesso.

       Il piano di sicurezza garantisce che:
          i documenti e le informazioni trattati dalla AOO siano resi disponibili, integri e riservati;
          i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al
           minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di
           distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento
           non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze
           acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche
           del trattamento.

                                           Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                               PAG. 17 DI 45
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       Le misure di sicurezza specifiche adottate dal sistema di gestione documentale sono
       riportate in un apposito allegato 4 “Misure di sicurezza specifiche del Sistema di gestione
       informatica dei documenti”.

3.5    POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

       Sogei utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione, ai sensi della normativa
       vigente, in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta
       elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge.

       La casella PEC istituzionale della AOO Sogei è protocollosogei@pec.sogei.it, utilizzata sia per
       la trasmissione che per la ricezione di documenti ed integrata nel Sistema di gestione
       informatica dei documenti.

       In ricezione la casella è configurata per l’accettazione da parte solo di indirizzi di PEC. In
       trasmissione, invece, la casella è configurata sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si
       riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si
       riceverà la ricevuta di consegna.

       Sono attive, inoltre, altre caselle di PEC create esclusivamente per flussi documentali
       specifici, quali ad esempio:
          datitutelati@pec.sogei.it per richieste dell'Autorità giudiziaria e dei Clienti istituzionali,
           inerenti informazioni di carattere riservato (dati tutelati) che hanno un trattamento
           particolare descritto nella procedura “Trattamento delle richieste di informazioni su dati
           tutelati” (DP-77-QO-58);
          cert@pec.sogei.it per segnalazioni, richieste di informazioni e documentazione relative
           alla gestione degli incidenti di sicurezza informatica;
          psnc@pec.sogei.it per ricezione e trasmissione di comunicazioni ufficiali inerenti al
           Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica istituito dal Decreto-legge del 21
           settembre 2019 n.105;
          ufficioLegaleSogei@pec.sogei.it per gestire provvedimenti giudiziari, contenziosi e
           subappalti e ricevere comunicazioni relative a trasformazioni societarie e altre
           variazioni anagrafiche;
          DPO@pec.sogei.it dedicata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui
           propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la
           protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR);
          gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it dedicata all’invio - da parte dei fornitori - di
           documenti allegati alle fatture digitali verso Sogei, qualora di dimensioni superiori ai
           limiti fissati per il canale di trasmissione adottato;

                                         Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                                PAG. 18 DI 45
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          gestionecontrattisogei@pec.sogei.it dedicata all'invio, da parte dell'impresa affidataria
           che si è avvalsa di subappalto, delle fatture quietanzate relative ai pagamenti corrisposti
           al subappaltatore.
       Le    ultime    due    caselle  di    PEC      gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it   e
       gestionecontrattisogei@pec.sogei.it non sono configurate sui registri di protocollo ma sono
       gestite direttamente da personale degli uffici di competenza.

       Gli indirizzi delle suddette caselle sono pubblicati sul sito istituzionale Sogei
       (http://www.sogei.it).

       L’indirizzo di PEC istituzionale protocollosogei@pec.sogei.it, associato al registro di
       protocollo ufficiale di AOO, è pubblicato anche sul sito internet “Indice delle Pubbliche
       Amministrazioni” (http://www.indicepa.gov.it/ ).

3.6    POSTA ELETTRONICA ORDINARIA

       Per la ricezione di documentazione proveniente da quei soggetti non obbligati all’uso della
       PEC, Sogei mette a disposizione alcune caselle di posta elettronica ordinaria (PEL).

       Sono disponibili per la ricezione delle richieste relative al diritto di accesso civico disciplinato
       dagli artt. 5 e 5 bis del d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016 le seguenti
       caselle:
          accessocivico@sogei.it: destinata alle richieste di documenti, informazioni e dati
           oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, nei casi in cui
           Sogei ne abbia omesso la pubblicazione sul proprio sito web istituzionale;
          poteresostitutivo@sogei.it: destinata alle richieste di accesso indirizzate al titolare del
           potere sostitutivo di Sogei in caso di ritardo o mancata risposta alle precedenti
           richieste;
          accesso.civico.generalizzato@sogei.it: destinata alle richieste di accesso ai dati e ai
           documenti detenuti da Sogei, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi
           giuridicamente rilevanti.

       Inoltre è disponibile la casella DPO@sogei.it che è destinata alle richieste degli interessati
       per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento
       europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR).

       Infine Sogei mette a disposizione, esclusivamente per uso interno, l’indirizzo di posta
       elettronica ordinaria ufficioprotocollo@sogei.it al quale gli utenti Sogei possono inoltrare,
       per la protocollazione, i documenti informatici ricevuti in allegato a messaggi di posta

                                          Documento pubblico
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                                                                     PAG. 19 DI 45
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       elettronica ordinaria pervenuti sulle caselle personali o di struttura, verificandone
       preventivamente la compatibilità con i formati ammessi riportati in allegato 2.

                                     Documento pubblico
IS-00-GD-01
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4.     LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

4.1    MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI

       Sogei forma gli originali dei i propri documenti con mezzi informatici, come previsto dalla
       normativa vigente.

       I documenti informatici sono formati secondo una delle seguenti principali modalità:
       a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, in particolare la suite MS
          Office, che permettono la produzione di documenti nei formati previsti nell'allegato 2
          delle linee guida AgID,
       b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
          acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
          analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico,
       c)   registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi
            informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari,
       d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
          registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
          interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
          statica.

       In particolare, riguardo la prima modalità sono previsti dei modelli di riferimento per la
       redazione della documentazione aziendale, disponibili sulla intranet che ne stabiliscono il
       “layout” (compresi i font) in coerenza con i criteri adottati per la realizzazione dell’immagine
       coordinata.

       I documenti, così formati, sono identificati univocamente tramite registro di protocollo,
       registro interno o repertorio e hanno una classificazione di sicurezza secondo le politiche
       di sicurezza aziendali contenute nel documento “Politica di sicurezza per la classificazione e
       protezione delle informazioni”.

       Per l’attribuzione della codifica ai documenti interni è principalmente utilizzata
       l’applicazione “Codifica documenti”. La codifica tiene conto dell’ambito delle macro attività
       a cui fa riferimento il documento e della tipologia. Per alcune tipologie quali i contratti e gli
       Ordini di servizio si utilizzano altri appositi repertori.

       I documenti formati per l’invio all’esterno devono riportare al loro interno, di norma, le
       seguenti informazioni:
           logo e denominazione di Sogei,

                                         Documento pubblico
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          luogo e dicitura “data del protocollo”
          dati del destinatario o dei destinatari,
          oggetto,
          testo del documento,
          numero di pagina,
          numero degli eventuali allegati,
          nominativo e ruolo del firmatario.

       Le tipologie di documenti aziendali più utilizzate comprendono: lettere, comunicazioni,
       note informative, resoconti riunioni, verbali di affidamento, verbali di verifica di conformità,
       contratti, fatture, procedure, studi, documenti architetturali, manuali utente, linee guida e
       standard, specifiche tecniche, analisi dei requisiti, ordini di servizio, piani di qualità, ecc.

4.2    I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE

       I documenti che nascono internamente sono prodotti o con gli strumenti software in
       dotazione sulle postazioni di lavoro o da applicazioni che effettuano estrazioni di dati da
       banche dati.

       I documenti informatici che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti
       prima della firma nei formati consigliati nell’allegato 2 delle Linee guida AgID, tra cui PDF,
       PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT. Per la produzione dei documenti nei formati PDF e PDF-
       A (1a e 1b) è necessario avvalersi dell’applicazione Sogei “Gestione formati PDF” presente
       sulla intranet aziendale.

       I documenti sottoscritti con firma elettronica “debole” possono essere prodotti in qualsiasi
       formato normalmente in uso (doc, docx, xls, pdf, ecc.). Si evidenzia che i suddetti documenti
       archiviati nel Sistema di gestione informatica dei documenti risultano privi di firma e non
       riportano alcuna informazione sul firmatario del documento.

       I documenti che vanno trasferiti nel sistema di conservazione devono essere prodotti nei
       formati standard PDF, PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT (il dettaglio dei codici formato
       gestiti dal sistema di conservazione sono riportati nel manuale della conservazione Sogei
       QA-75-CO-07) e, ove previsto, sottoscritti con firma digitale.

       La scelta del formato è effettuata dall’utente in base alla lavorazione prevista per lo
       specifico documento.

                                         Documento pubblico
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4.2.1   ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI INFORMATICI

        Gli strumenti software in uso sulle postazioni di lavoro aziendali permettono di formare
        documenti informatici secondo lo standard di riferimento PDF/A-1a e di aggiungere il
        vincolo dell'inclusione della struttura del documento (conosciuto anche come “tagged”).

        I modelli della documentazione aziendale sono predisposti già in formato accessibile.
        L’utilizzo di tali modelli e il rispetto di apposite linee guida aziendali (cfr. “Come creare PDF
        accessibili utilizzando Word” - SP-31-EA-01) assicurano la formazione dei documenti prodotti
        da Sogei in conformità alla normativa in materia di accessibilità (Legge n. 4/2004 e Linee
        guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici emanate nel 2019).

        Per l’accessibilità dei documenti informatici non è ammessa l’acquisizione per immagine di
        un documento cartaceo senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo
        ivi contenuto.

4.3     FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

        Sogei fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per
        l’espletamento delle attività istituzionali, per quelle relative ai processi, funzioni e atti
        amministrativi, nonché per le attività connesse all’attuazione della normativa relativa alla
        gestione dei documenti informatici.

        La firma digitale è assegnata al Presidente, all’Amministratore Delegato, ai responsabili di
        struttura organizzativa aziendale, ai dirigenti e ai direttori dell’esecuzione dei contratti
        passivi. Per tutti gli altri dipendenti le assegnazioni avvengono su richiesta del proprio
        responsabile di Funzione in base ad esigenze specifiche lavorative; le modalità operative
        sono descritte nella procedura interna “Gestione assegnazione Firme Digitali” (DP-77-QO-82).

        Sogei usa la firma digitale per quei documenti informatici che richiedono una sottoscrizione
        elettronica che garantisca l’autenticità, l’integrità e il non ripudio.

        I formati di firma digitale adottati da Sogei sono:
           il PAdES limitatamente a file con estensione .pdf,
           il XAdES per file XML,
           il CAdES per tutti i tipi di formati di file.

        Il Sistema di gestione informatica dei documenti è in grado di riconoscere tutti i tipi di firma.

        Nel caso sia necessario dimostrare la data di firma del documento, in aggiunta alla firma
        digitale deve essere usata la marca temporale.

                                            Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                            PAG. 23 DI 45
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4.4    COPIE E DUPLICATI

       Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti fattispecie:
       a) copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: consistenti nella
          scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. I documenti
          così formati possono essere archiviati e gestiti nei Servizi Documentali. Qualora si
          decidesse di non conservare il documento analogico originale, potrà essere effettuata
          l’attestazione di conformità della copia per immagine all’originale o da un pubblico
          ufficiale o mediante la certificazione del processo di dematerializzazione, in conformità
          a quanto previsto dall’allegato 3 delle Linee guida AgID.
       b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici da inviare ai
          cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l’indicazione del nominativo del soggetto che
          ha formato il documento, con sostituzione della firma autografa a mezzo stampa ai
          sensi dell’art. 3, D.Lgs. n. 39/1993. Il sistema informatico genera la copia PDF con la
          seguente timbratura: “copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs 82/2005 – Il
          documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’Amministrazione in
          conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005”;
       c)   duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il
            documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un
            sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di
            origine.

                                        Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                            PAG. 24 DI 45
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5.     LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI

       In questa sezione sono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e spediti da
       Sogei in base allo stato di trasmissione. Nell’allegato 6 sono riportati i “Flussi operativi”.

       In base allo stato di trasmissione i documenti si distinguono in:
          in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), documenti acquisiti dall’AOO
           nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o
           privato;
          in uscita (mittente interno e destinatario esterno), documenti prodotti dalle strutture
           organizzative interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che hanno rilevanza
           informativa e/o giuridico-probatoria e sono indirizzati a diversi soggetti pubblici o
           privati;
          interni, documenti prodotti e scambiati tra le strutture organizzative interne all’AOO (il
           mittente e il destinatario sono interni); si distinguono:
              documenti di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e
               documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le strutture
               organizzative o tra dipendenti) che di norma non devono essere registrati;
              documenti di carattere giuridico-probatorio redatti per documentare fatti, azioni
               amministrative intraprese o dai quali possono nascere diritti, doveri o aspettative
               legittime di terzi (lettere di incarico, missioni, comunicazioni, etc.) che devono
               essere univocamente identificati (registrati) secondo le disposizioni previste nel
               presente manuale.

5.1    RICEZIONE DEI DOCUMENTI

       Un documento in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:
          a mezzo posta elettronica certificata
          a mezzo posta elettronica ordinaria
          tramite servizi applicativi integrati con il Sistema di gestione informatica dei documenti
          su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, ecc., consegnato
           direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere
          su supporto cartaceo.

       Relativamente ai documenti informatici, Sogei ne assicura l’accettazione quando essi siano
       prodotti in uno dei formati riportati nell’allegato 2 “Elenco dei formati dei documenti
       elettronici accettati”.

                                        Documento pubblico
IS-00-GD-01
                                                                                PAG. 25 DI 45
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        In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia prodotto in
        formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data comunicazione al
        mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati indicati
        nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i documenti elettronici inviati o
        consegnati dovranno essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.

5.1.1   RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

        Le caselle di PEC Sogei configurate sulla componente di protocollo informatico del sistema
        per la ricezione e spedizione di documenti sono riportate nel paragrafo 3.5.

        In ricezione le caselle sono configurate per l’accettazione dei messaggi solo da indirizzi di
        PEC. In trasmissione, invece, le caselle sono configurate sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per
        i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali
        non si riceverà la ricevuta di consegna.

        Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei, vengono
        protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le caselle sono
        associate.

        Per i documenti non di competenza Sogei gli addetti al protocollo eliminano l’e-mail tramite
        applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC con la dicitura:
        “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.

        Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e inviato alle
        caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà protocollato ma
        considerato solo un’anticipazione del documento originale che dovrà comunque pervenire
        per la sua validità giuridica, salvo che non sia firmato digitalmente dallo stesso soggetto che
        vi ha posto la firma autografa.

5.1.2   RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA

        L’ufficio protocollo consulta giornalmente la casella di posta elettronica ordinaria
        ufficioprotocollo@sogei.it (cfr. paragrafo 3.6) e valuta, in base alle regole definite, se il
        contenuto è da registrare o meno. In questo caso l’e-mail deve essere preventivamente
        salvata in uno dei formati previsti sul sistema di protocollo. I messaggi di posta che
        pervengono alla casella devono avere il documento principale da protocollare in allegato in
        quanto non è possibile effettuare la protocollazione diretta di messaggi ricevuti su client
        Outlook. In questo modo gli addetti al protocollo possono salvare l’allegato sulle proprie

                                           Documento pubblico
IS-00-GD-01
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        postazioni e poi protocollarlo e ad allegare al protocollo il testo del messaggio e-mail
        ricevuto.

        I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet arrivano
        tramite fax-server alla casella di PEL ufficioprotocollo@sogei.it.

        Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni, vengono
        protocollati se leggibili e se è presente nel documento il mittente e la registrazione di
        protocollo in uscita del mittente. In considerazione di quanto disposto all’art. 47 del CAD, la
        trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni non è ammessa: a tal proposito,
        Sogei nelle lettere di risposta farà presente che le successive comunicazioni dovranno
        pervenire tramite PEC.

5.1.3   RICEZIONE TRAMITE SERVIZI APPLICATIVI

        La ricezione di documenti dall’esterno può avvenire anche tramite applicazioni web esposte
        (es. portale fornitori). In questo caso il mittente trasmette il documento attraverso
        l’applicazione web la quale richiama i servizi del sistema di protocollazione.

5.1.4   RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE

        Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti informatici
        su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione del documento
        analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto removibile viene fatta
        pervenire per posta interna all’assegnatario per competenza che ne curerà l’archiviazione.

5.1.5   RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

        I documenti su supporto cartaceo provenienti da mittenti esterni all’organizzazione
        possono arrivare in Sogei attraverso:
           servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);
           corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;
           notifiche da parte di ufficiali giudiziari;
           consegna diretta “brevi manu” direttamente ai dipendenti o uffici di competenza.

        Non è prevista la consegna diretta della corrispondenza esterna all’ufficio protocollo che
        non ha sportello al pubblico.

                                            Documento pubblico
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