Beauty contest: standard cercasi - editoriale - 4cLegal
←
→
Trascrizione del contenuto della pagina
Se il tuo browser non visualizza correttamente la pagina, ti preghiamo di leggere il contenuto della pagina quaggiù
best practice
editoriale
Beauty contest:
standard cercasi
Le gare tradizionali sono spesso farraginose e inefficienti. Dal
2015 c’è 4cLegal, strumento che razionalizza e informatizza il
processo. TopLegal fa il punto con Alessandro Renna per capire
i cambiamenti avvenuti
di Chiara Angelini
C HE SI TRATTI DI GARE O DI PANEL PER
aggiudicarsi un mandato, le aziende da tem-
po premono l’acceleratore sulla competizione tra
sentate da diversi studi professionali – mettendo a
confronto studi e clienti sulle regole del gioco.
Ciò che è emerso è la difficoltà a formulare pro-
studi legali. Ma le regole del gioco spesso peccano poste realmente “tagliate su misura”. Una difficoltà
di poca chiarezza. dovuta a una sorprendente distanza tra le aspetta-
TopLegal già da alcuni anni ha acceso un faro tive degli assistiti e le esigenze degli advisor. Una
sul processo di beauty contest – ossia l’insieme situazione ulteriormente complicata dal fatto che,
di procedure di selezione che si basano sulla rac- dal lato clienti, spesso si aggiunge una mancanza di
colta, comparazione e valutazione di offerte pre- trasparenza su modalità e processo di selezione.
22 • TOPLEGAL Review Giugno/Luglio 2016
ricerche
best practice
«Le aziende bocciano
offerte che prevedono
variabili poco controllabili»
E, dal lato studi, si rilevano pressione da pricing TLR: A un anno dal lancio della piattaforma,
e difficoltà a conformarsi alle policy del cliente e cosa è cambiato nel mercato? Cosa chiedono di
del suo ufficio affari legali. In un’indagine condotta diverso le aziende ai partecipanti a una gara?
nel corso del 2015 da TopLegal è emerso come per AR: Per dirla sinteticamente, la nostra piattaforma
i clienti risulti importante la composizione e qua- ha contribuito e contribuisce a rendere il beauty
lificazione del team messo a disposizione, mentre contest un processo “normale”, come credo do-
gli studi tendano a considerare questo dato come vrebbe essere per compliance e interesse dell’a-
decisamente meno rilevante, ben meno – per zienda ad acquistare a condizioni di mercato. Più
esempio – di altri criteri quali la reputazione sul specificamente, negli ultimi sei mesi il numero di
mercato e il grado di stima verso l’offerente deri- beauty contest su 4cLegal è cresciuto drastica-
vante da pregressi rapporti. mente: il mercato è competitivo, agli studi viene
Altro tema di interesse riguarda le critiche degli richiesto di saper valorizzare i punti forti (soprat-
studi legali al processo di beauty contest, incentra- tutto track record specifico, comprensione degli
te su molteplici linee guida. elementi chiave della pratica e capacità organiz-
Le principali sono: la percezione che il beauty zativa) e di saper proporre tariffe interessanti. Le
contest sia, di fatto, una semplice gara al ribasso; aziende premiano offerte chiare e puntualmente
la carenza di chiarezza dell’invito; l’assenza di un rispondenti a quanto richiesto, bocciando quelle
contatto diretto successivamente al ricevimento che prevedono variabili poco controllabili. È poi
delle offerte; la mancanza di un riscontro alla pre- evidente il privilegio per gli studi che dimostrano,
sentazione delle offerte; e, infine, la burocratizza- con la loro offerta, la volontà di instaurare una re-
zione delle procedure. lazione di durata.
Il beauty contest risulta così spesso farragino-
so, inefficiente e dispendioso. Eppure, è il futuro TLR: Con il beauty contest l’azienda invita gli
obbligato del mercato. Norme, policy interne e studi partecipanti a rispondere rispetto a una
principi di buona gestione richiedono oggi alle serie di parametri individuati. In che modo
aziende di procedere al conferimento di incarichi 4cLegal interviene su tali parametri?
di assistenza (legale, fiscale o notarile) sulla base AR: Proponiamo alle aziende uno standard di “re-
di evidenze oggettive e documentabili sul processo quest for proposal” da compilare, cui corrisponde,
e sui criteri che hanno condotto alla scelta finale. per gli studi, un form standard di offerta. Gli stu-
Il beauty contest è – e a maggior ragione sarà in di rispondono punto su punto a quanto richiesto
futuro – uno strumento indispensabile ai fini della dall’azienda su aspetti qualitativi (track record,
compliance. composizione del team, articolazione geografica,
Preso atto delle inefficienze del modello tra- competenze linguistiche etc) ed economici (ono-
dizionale di selezione e della strategicità dello rari e spese).
strumento di beauty contest, nell’aprile 2015 si è
affacciato sul mercato 4cLegal, il primo operato- TLR: Si riesce con l’ausilio del software a ren-
re italiano specializzato nel fornire soluzioni in- dere più facilmente comparabili per forma e
formatiche e consulenziali per l’organizzazione e struttura le offerte, evitando le asimmetrie
gestione professionale dei beauty contest. informative che spesso clienti e studi lamen-
A distanza di un anno, TopLegal ha fatto il pun- tano? Cosa cambia sostanzialmente con 4cLe-
to sullo stato dell’arte con il suo fondatore, Ales- gal?
sandro Renna. AR: Il risultato è che la piattaforma genera un file
TOPLEGAL Review Giugno/Luglio 2016 • 23ricerche
best practice
avviso un processo così strutturato rappresenta
la best practice: non siamo in grado di far piacere
il beauty contest a chi non lo ama, ma riusciamo
a organizzarlo in modo ottimale. Questo ci è ri-
conosciuto da molte aziende e molti studi.
TLR: Il software riesce a valorizzare dei cri-
teri che non siano meramente economici ri-
spetto alle normali procedure di gara? Quali
sono le modalità con cui vengono valorizzati
gli aspetti qualitativi dell’offerta?
AR: Gli aspetti qualitativi sono specificamente
inclusi nel form standard di request for propo-
sal e sono prevalenti rispetto a quelli economici:
le aziende sono sollecitate a valorizzarli, e quasi
sempre lo fanno. Quando siamo noi a preparare
una prima bozza della request for proposal, cosa
sempre più frequente, questo avviene sempre.
Questo è diverso rispetto a quanto avviene fuo-
ri da 4cLegal, dove non essendoci un form con
campi “suggeriti” può essere più frequente la sot-
tovalutazione di elementi qualitativi a favore di
quelli meramente economici. Su questo punto
vorrei però fare una precisazione: capita di parla-
(in Pdf o Excel) che contiene tutti gli elementi re con studi che lamentano una gestione del be-
delle offerte messi a confronto in modo imme- auty contest in termini di gara al ribasso e vorreb-
diato e sinottico, rendendo la comparazione da bero da parte nostra una qualche “garanzia” sulla
parte dell’azienda davvero semplice. Stop quindi valorizzazione delle competenze. Al riguardo, va
a offerte confrontabili solo attraverso la creazio- considerato che sono le aziende, in definitiva, a
ne “manuale” di un file excel. Prima di presentare decidere come compilare gli inviti e valutare le
le offerte, gli studi possono proporre domande e offerte ricevute. Il nostro strumento, come det-
ricevere risposte in una “bacheca” visibile a tutti to, è costruito per favorire la valorizzazione degli
i partecipanti: domande e risposte sono quindi aspetti qualitativi ma la dialettica sulla corretta
condivise, mentre l’identità di ciascuno studio è modalità di gestione di un beauty contest deve
criptata agli altri. La simmetria informativa è as- essere ampia e partecipata nel settore legale; non
soluta, ma anche la riservatezza. Questo proces- può ridursi a una telefonata di lamentela. Sugli
so è efficiente (meno tempi e risorse di gestione aspetti qualitativi dell’offerta di assistenza legale
per aziende e studi), chiaro fin dal principio nei c’è dire anche che spesso le aziende ci chiedono
suoi step, simmetrico nell’informativa, garanti- di preparare short list di studi professionali da
sta per gli studi (le offerte non si possono aprire cui attingere per l’organizzazione di beauty con-
prima della scadenza, e questa è una garanzia test e nello svolgere questa attività ci occupiamo
per tutti, azienda e studi partecipanti). A nostro specificamente di far emergere le qualità posse-
24 • TOPLEGAL Review Giugno/Luglio 2016ricerche
best practice
«La dialettica sulla corretta
modalità di gestione di un
beauty contest deve essere
ampia e partecipata»
dute dagli studi (iscritti a 4cLegal). Almeno una general counsel e responsabili di primario stan-
quarantina di studi ha ricevuto richieste di do- ding, i quali redigono o rivedono nostre bozze
cumentazione di track record da parte nostra e di request for proposal valendosi di una profes-
una larga parte di questi è stata invitata a beauty sionalità consolidata. Nessuno studio ci ha mai
contest in forza dei requisiti qualitativi possedu- espresso direttamente lamentele per la mancan-
ti. Credo sia stata toccata con mano e apprezzata za di chiarezza degli inviti, ma siamo a disposi-
la nostra attenzione per competenze e track re- zione per ricevere feedback negativi in qualsiasi
cord dei professionisti. momento. Più in generale, parlando di critiche
ricevute, ci sono studi che hanno aderito e sono
TLR: Il software consente di determinare contenti perché hanno ricevuto diversi inviti e
quale sia l’offerta migliore, estraendo un’a- diversi incarichi, mentre ci sono studi che hanno
nalisi complessiva delle offerte e associando ricevuto meno inviti (in qualche caso nessuno)
una funzione di utilità a ogni singola offerta? e nessun incarico: in questi casi possiamo cer-
Oltre un’elaborazione di tipo matematica, in tamente comprendere il disappunto e ci stiamo
che modo aiuta l’azienda a rendere più ogget- dando da fare per moltiplicare le opportunità.
tiva la scelta fatta, anche ai fini di un’alloca- Uno studio che non riceve inviti dovrebbe però
zione ottimale delle risorse? anche chiedersi perché ci sono studi che ne han-
AR: L’azienda può stabilire pesi diversi dei singoli no ricevuti sette o otto in pochi mesi e conside-
elementi dell’offerta degli studi. Per esempio, fis- rare la necessità di farsi conoscere meglio tramite
sando che il track record specifico pesa il 50%, la canali che, peraltro, la piattaforma mette a dispo-
presenza di una sede a Roma il 10% e la compe- sizione. Per altro verso, uno studio che viene in-
titività degli onorari il 40%; e poi punteggi diffe- vitato ma non vince un beauty contest potrebbe
renti (in decimi) a ciascuna risposta dagli studi. Il decidere di mettersi in discussione e compren-
risultato è una classifica ponderata che rende del derne le ragioni. Anche in questo caso, 4cLegal è
tutto oggettiva la scelta. a disposizione per supportare nell’analisi, anche
se la prima reazione di fronte a una mancata vit-
TLR: Alcune fonti, pur apprezzando l’ini- toria non è sempre quella di analizzare le possibi-
ziativa sulla carta e avendovi aderito, hanno li ragioni dell’esito negativo.
messo in dubbio che ci siano stati cambia-
menti sostanziali. 4cLegal tra i vantaggi per TLR: Ci sono studi che rifiutano categorica-
gli studi che vi aderiscono indica “inviti chia- mente e in via di principio 4cLegal?
ri, completi e dettagliati” ma tali fonti lamen- AR: Onestamente? Me ne viene in mente soltanto
tano il fatto che in realtà non ci sarebbero uno. Credo sia un po’ singolare un atteggiamento
cambiamenti rispetto alle normali modalità di chiusura “a priori” verso uno strumento come
di partecipazione alla gara. 4cLegal intervie- 4cLegal, in un contesto di compliance che preve-
ne sostanzialmente sulla formulazione degli de l’obbligo per le aziende di implementare pro-
inviti e in che modo? cedure di acquisto di servizi trasparenti, tracciate
AR: Gli inviti che vengono proposti su 4cLegal e improntate a oggettività di giudizio. Abbiamo
sono chiari e, in caso di dubbi, l’azienda fornisce comunque massimo rispetto per ogni posizione e
sempre riscontri puntuali alle domande rivolte cercheremo di far comprendere come 4cLegal sia
dagli studi nella sopra citata “bacheca”. Le azien- una vera garanzia per i professionisti che credono
de iscritte su 4cLegal hanno al proprio interno nel valore della trasparenza.TL
TOPLEGAL Review Giugno/Luglio 2016 • 25Puoi anche leggere
