POLICY regali e inviti - Kersia Group
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POLICY regali e inviti
Kersia POLICY regali e inviti - V01/20
Qual è lo scopo di questa
policy regali e inviti?
Il CODICE ETICO di Kersia adottato a
A CHI È RIVOLTA QUESTA POLICY?
giugno 2019 ha stabilito i principi di base e le norme
minime da rispettare per agire con integrità e quindi La policy regali e inviti del Gruppo indipendentemente dal loro
stabilire rapporti duraturi e di fiducia con tutti i è rivolta a tutti i collaboratori stato, permanente od occasionale
e ai dirigenti delle imprese nonché, indirettamente, ai loro
soggetti interessati. del Gruppo nel mondo, familiari o parenti.
Tuttavia, queste linee guida necessitano di alcuni
approfondimenti su argomenti che, a livello
quotidiano, richiedono una maggiore attenzione.
La policy regali e inviti Questa policy si inserisce inoltre nel
programma del Gruppo in materia
deriva dal Codice etico di di lotta alla corruzione, e ciò
Kersia secondo il quale, soprattutto in considerazione del
in generale, i regali e gli fatto che la necessità di una politica
regali e inviti è chiaramente emersa
inviti sono vietati (a meno dalla prima mappatura dei rischi di
ce non abbiano un valore corruzione del Gruppo.
puramente simbolico), Infatti, a volte il confine tra gesto
tanto più se sono tali da di cortesia e corruzione può essere
influenzare un rapporto difficile da individuare. Questa
policy regali e inviti ha dunque lo
commerciale o la presa di scopo di aiutare i collaboratori del
una decisione. Gruppo a prendere una decisione
quando pensano di offrire o si
vedono offrire un regalo o un
invito, al fine di prevenire i rischi
d’infrazione e di rispondere alla
necessità di trasparenza e di etica
che il Gruppo esige.
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Le sfide
La fiducia dei nostri stakeholder si costituisce e
irrobustisce quotidianamente. Per mantenerla o
migliorarla, è fondamentale prevenire qualsiasi
forma di devianza.
TUTELA DEI COLLABORATORI E DEI DIRIGENTI TUTELA DELL’AZIENDA E PIÙ IN GENERALE
DEL GRUPPO
Le prime persone esposte ai rischi di corruzione sono
i collaboratori, nell’ambito del loro lavoro quotidiano. La questione dei regali e degli inviti sottende la
Benché la gravità del rischio possa variare in base al sfida costituita dalla tutela della reputazione del
ruolo occupato, tutti i collaboratori possono risultare Gruppo. Con le loro azioni, i collaboratori riflettono
esposti, spesso in modo inconsapevole, sia ricevendo quotidianamente l’immagine del Gruppo e allo
sia offrendo regali e inviti. stesso modo i comportamenti non etici avranno su
di essa delle ripercussioni dirette a livello globale.
Sono esposti a questo rischio anche i dirigenti
del Gruppo, nell’esercizio delle loro funzioni ma L’immagine del Gruppo rappresenta un bene
anche in virtù della carica che ricoprono. Essi sono finanziario che ne garantisce la reputazione tra
pertanto tenuti a prendere provvedimenti volti a i collaboratori, i partner, i clienti, i fornitori e gli
limitare i rischi di corruzione all’interno dell’azienda azionisti e di conseguenza ne influenza le prestazioni
che dirigono. Inoltre, potrebbero essere ritenuti e lo sviluppo.
responsabili dei comportamenti dei collaboratori
nella loro area di responsabilità.
Rischi in termini di sanzioni.
Rischi in termini di sanzioni.
Il collaboratore è soggetto a sanzioni
anche le persone giuridiche possono essere perseguite
civili, amministrative o penali,
per atti di corruzione e rischiano sanzioni molto
esattamente come il dirigente
elevate dell’ordine di svariati milioni di euro.
dell’azienda interessata.
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DEFINIZIONI L’ACCETTAZIONE E L’OFFERTA DI REGALI O
Non tutti i regali e • C
orruzione attiva: si intende l’atto di INVITI NON SONO IN LINEA DI PRINCIPIO
gli inviti sono atti offrire un dono o un vantaggio qualsiasi in VIETATE, però è necessario rispettare alcune regole
che costituiscono cambio del compimento o dell’astensione
affinché non siano considerate atti di corruzione e
corruzione, dal compimento di un atto che rientra nelle
ma lo possono funzioni della controparte. percepite come se fossero finalizzate a ottenere o
diventare se mirano IN PRATICA: offrire una somma di denaro a concedere un vantaggio inadeguato oppure intente a
a ottenere in cambio un funzionario pubblico al fine di ottenere influenzare una decisione.
dal beneficiario un delle autorizzazioni all'immissione in
favore indebito. commercio o l’aggiudicazione di una
gara d’appalto.
•C
orruzione passiva: si intende l’atto di È opportuno valutare se il
accettare un dono o un vantaggio qualsiasi VALORE è RAGIONEVOLE,
in cambio del compimento o dell’astensione
dal compimento di un atto che rientra nelle verificarne il CONTESTO
proprie funzioni. PROFESSIONALE e dimostrare
IN PRATICA: ricevere un regalo da un TRASPARENZA nei confronti
fornitore al fine di fargli vincere una gara
d’appalto in corso.
del proprio superiore.
•R
egalo: bene materiale offerto nel quadro
di una relazione, il cui valore può dipendere
in larga misura dalle circostanze (tenore di
vita, contesto, ecc.) e dalle persone.
IN PRATICA: bottiglia di vino, scatola di
cioccolatini, orologio, ecc.
• I nvito: beneficio intangibile volto a
dimostrare l’attenzione che si ha nei
confronti altrui, il cui valore dipende dagli
ospiti e dalle circostanze
IN PRATICA: invito a un evento sportivo,
a un concerto o a partecipare ad un
viaggio, ecc.
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Linee guida
SI
I regali o gli inviti offerti o ricevuti devono
sempre rispettare la legge vigente del paese in cui DOBBIAMO:
vengono fatti e, se nota, la policy regali e inviti del
•F
are in modo che i regali e gli inviti che offriamo o riceviamo abbiano un
partner interessato. valore ragionevole e che siano offerti o ricevuti in un contesto professionale;
•C
hiedere il consenso del nostro responsabile prima di offrire o ricevere un
In ogni caso, i regali o gli inviti sono severamente vietati eventuale regalo da un funzionario pubblico;
se non hanno un valore più che simbolico o ragionevole •R
egistrare in contabilità i regali e gli inviti offerti;
o se possono influenzare un rapporto commerciale o
•D
ichiarare ogni eventuale regalo o invito ricevuto, eccetto i pranzi o le
l'adozione di una decisione. cene di lavoro, nel caso in cui tali regali e inviti superino la soglia indicata
di seguito;
•F
ar sì che i regali e gli inviti restino occasionali e informare il proprio
superiore di eventuali circostanze contrarie.
NO
IL VALORE RAGIONEVOLE NON DOBBIAMO:
del regalo o dell’invito deve •F
arci influenzare dai nostri partner commerciali;
essere valutato in funzione del •O
ffrire un regalo o un invito a un soggetto pubblico;
TENORE DI VITA LOCALE. •C
hiedere regali e inviti a partner commerciali;
•A
ccettare regali o inviti che abbiano un valore eccessivo o irragionevole;
•R
icevere od offrire regali pecuniari sotto qualsiasi forma (in contanti,
assegno bancario, bonifico bancario, ecc.);
•A
ccettare un regalo o un invito, indipendentemente dal suo valore, quando
sono in corso una gara d’appalto o dei negoziati commerciali.
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In pratica
SITUAZIONE 1
Durante una conversazione
ad una fiera internazionale,
un grosso cliente potenziale SITUAZIONE 3
mi dice che è appassionato di Dopo lunghi negoziati con
tennis. Sulla scorta di questa un cliente, abbiamo concluso
informazione, ho pensato un accordo commerciale. Per
di inviargli dei biglietti per festeggiare questo nuovo
assistere a una partita del SITUAZIONE 2 SITUAZIONE 4
rapporto d'affari ho pensato
Roland Garros al fine di di invitarlo al ristorante.
In occasione della Un fornitore regala a tutto
parlare delle condizioni
registrazione di un prodotto l’ufficio acquisti per la terza
che potremmo stabilire per
presso un’autorità estera, LO POSSO FARE? volta in un anno una bottiglia
lavorare insieme.
mi viene chiesto di pagare di vino dal costo ragionevole.
una certa somma di denaro
LO POSSO FARE? o di regalare un televisore al SI
mio interlocutore al fine di
accelerare il procedimento di POSSO ACCETTARE?
NO
registrazione.
Posso invitare il cliente al ristorante, NO
POSSO ACCETTARE? purché si tratti di un pranzo o di una
cena dall’IMPORTO RAGIONEVOLE,
Questo invito si inserisce in un perché questo invito rientra in ambito
MOMENTO STRATEGICO dei negoziati NO
professionale e ha luogo dopo la
e ha lo scopo d’influenzare la decisione conclusione dell’accordo. I regali devono restare OCCASIONALI;
del cliente.
devo far presente al mio superiore che
questo fornitore ha offerto dei regali a
Il pagamento di questa somma tutto l’ufficio per la terza volta in
INFLUENZERÀ L’ADOZIONE DI UNA un anno.
DECISIONE. Visto che si tratta di un
funzionario pubblico devo stare ancora
più attento.
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Se sussistono dubbi,
È BENE CHIEDERE
SITUAZIONE 5
Per ringraziarmi delle mie
UN PARERE al
eccellenti prestazioni nel proprio responsabile
o all’ufficio legale
corso dell’anno, un cliente
invita me e la mia o il mio
SITUAZIONE 6
del Gruppo.
coniuge ad andare a vedere
una partita di calcio in Caso N°1: uno dei
tribuna d'onore. nostri maggiori
POSSO ACCETTARE? fornitori mi invita a un
seminario alle Canarie
e mi suggerisce che Caso N°2: uno dei nostri
SI potrei prolungare il fornitori mi invita ad un
soggiorno insieme alla corso di formazione
mia famiglia. alle Canarie.
SITUAZIONE 7
POSSO ACCETTARE? POSSO ACCETTARE?
La partecipazione del coniuge a questo Nel periodo natalizio un
evento e il presunto valore dell’invito fornitore abituale mi invia
inducono a rifiutare. Tuttavia, questo NO SI una scatola di cioccolatini.
invito ha CARATTERE ECCEZIONALE
e quindi ragionevole.
POSSO ACCETTARE?
Nella fattispecie, è opportuno chiedere
consiglio e il consenso al proprio
superiore, il quale deciderà il da farsi in Questo invito NON Questo invito SI
funzione dell’importo presunto, della rientra NEI RAPPORTI sembra iscriversi
frequenza con cui questo cliente offre PROFESSIONALI ed è nell’ambito dei rapporti
altri regali e inviti e del rapporto sproporzionato. professionali, tuttavia è
in essere. opportuno CHIEDERE
IL CONSENSO Questo regalo ha un VALORE
DEL PROPRIO TRASCURABILE, è OCCASIONALE
RESPONSABILE e non è in grado di influenzare il
e verificare che rapporto con questo fornitore
questo corso rientri
nel programma di
formazione della
persona interessata.
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Supporto decisionale Se un regalo o un invito non
rispetta le norme di cui alla
MI SENTO A MIO
presente policy, è opportuno
AGIO NEL PARLARE
DI QUESTO rifiutarlo educatamente e, se del
caso, restituirlo.
REGALO/INVITO
CON I
MIEI COLLEGHI?
MI SENTIREI
IN DEBITO SE
ACCETTASI Non
QUESTO REGALO/
procedere. È BENE MENZIONARE AL PROPRIO
INTERLOCUTORE IN ASSOLUTA TRASPARENZA
INVITO?
RIFIUTARE
OPPURE NON L’ESISTENZA DELLA PRESENTE POLICY.
OFFRIRE
Se si è NIENTE. Oggi la maggior parte delle aziendali, non è possibile
LA FINALITÀ
DI QUESTO risposto NO Se sussistono imprese applica queste norme accettarlo.
REGALO/INVITO È ad almeno dubbi, è bene in materia di regali e inviti, per Anche la questione del valore
ASSOLUTAMENTE una di queste chiedere cui l’interlocutore comprenderà del regalo o invito deve essere
DISINTERESSATA?
domande un parere facilmente che, se il suo regalo affrontata in modo sincero.
al proprio o invito non rispetta le norme
responsabile
o all’ufficio
L’IMPORTO DEL legale del
REGALO/INVITO È Gruppo.
RAGIONEVOLE?
Se ci si trova nell’impossibilità di rifiutare o
IL REGALO/
di esimersi dall’offrire un regalo o un invito
INVITO RIENTRA che non rispetta la presente policy, si deve
IN UN AMBITO
PROFESSIONALE? avvertire sia il proprio responsabile sia
l’ufficio legale.
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Tracciabilità
REGALI E INVITI OFFERTI REGALI E INVITI RICEVUTI
Se un collaboratore vuole offrire un regalo o Se un collaboratore riceve un regalo o un invito,
un invito di un valore ragionevole, che rientri eccezion fatta per i pranzi o le cene di lavoro che
nell’ambito della sua attività professionale e il cui rispettano i principi della presente policy, lo deve
fine non sia quello di influenzare una decisione, dichiarare servendosi di un modulo* disponibile
il suddetto regalo o invito deve essere registrato al seguente link: Modulo per la dichiarazione di
come tale in contabilità. regali e inviti.
Il rimborso delle relative spese dovrà essere Questa dichiarazione è obbligatoria solo se il
inserito nell’idoneo conto e debitamente regalo o l’invito ha un valore di 6 volte superiore
dichiarato come regalo o invito con il nome del all’indice Big Mac* * arrotondato per eccesso
beneficiario e della sua impresa. (vedi tabella seguente).
VALORE del REGALO/INVITO
0 6 volte l’indice valore
Big Mac ragionevole
NESSUNA DICHIARAZIONE REGALI/INVITI NON
DICHIARAZIONE TRAMITE L’APPOSITO ACCETTATI
MODULO
*
Solo i collaboratori del Gruppo possono accedere al modulo per la dichiarazione di regali e inviti tramite
l’Intranet aziendale.
**
Link all’indice Big Mac: https://planificateur.a-contresens.net/classement_par_pays/indice_big_mac.html
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Soglia al di là della quale Soglia al di là della quale
Indice Big Mac nella
Paese è necessario dichiarare è necessario rifiutare
valuta locale*
un regalo un regalo
Germania 3,78 EURO 23 EURO
Francia 4,02 EURO 25 EURO
Turchia 23,56 TRY 142 TRY
Canada 6,02 CAD 37 CAD
Cina 17,16 CNY 103 CNY
Argentina 194,12 ARS 1165 ARS VALORE DA
Brasile 20,94 BRL 126 BRL
STABILIRE
Svizzera 7,28 CHF 44 CHF
PER OGNI
Irlanda 3,59 EURO 22 EURO
Regno Unito 3,30 GBP 20 GBP COLLABORATORE
Austria 3,49 EURO 21 EURO
AI SENSI DELLE
Belgio 3,81 EURO 23 EURO
Repubblica Ceca 66,04 CZK 397 CZK NORME E DEI
Ungheria 932,68 HUF 5597 HUF
PRINCIPI DI CUI
Spagna 3,76 EURO 23 EURO
Italia 3,97 EURO 24 EURO ALLA PRESENTE
Messico 63,27 MXN 380 MXN POLICY.
Paesi Bassi 3,56 EURO 22 EURO
Polonia 9,39 PLN 57 PNL
Danimarca 35,78 DKK 215 DKK
Uruguay 172,37 UYU 1035 UYU
USA 4,79 USD 29 USD
* Fonte del tasso di cambio di riferimento: ECB fixings al 31/12/2019
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Il MANCATO RISPETTO e
l’elusione della presente policy
sui regali e gli inviti sono
SEVERAMENTE VIETATI e
potrebbero essere oggetto di
sanzioni ai sensi della scala
delle sanzioni contemplata dalle
norme interne dell’impresa
interessata. Inoltre, la consegna o la ricezione,
da parte di un collaboratore del
Gruppo, di regali/inviti che comportino
una compensazione indebita potrebbe
essere equiparata a un ATTO DI
CORRUZIONE e quindi esporre sia il
collaboratore che la relativa società del
Gruppo a sanzioni penali e danneggiare
direttamente la reputazione
del Gruppo.
Pagina 11Società per azioni semplificata
55 Boulevard Jules Verger - 35803 DINARD, FRANCIA
RCS SAINT MALO 814 913 869
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