Meeting 4.0. Sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo 1 1 12
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WEBINAR – 5 luglio 2019 ore 11 - 12
Meeting 4.0. Sempre, ovunque
e da qualsiasi dispositivo.
A n n a l i s a G h i g l i a | P a o l o Ve n t u r e l l i
2 Chi siamo Annalisa Ghiglia Managing Director ITER Paolo Venturelli Amministratore Delegato ETIC
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AGENDA
• LA DIGITAL TRASFORMATION
Cambia il modo di lavorare
Qualche dato di mercato
• I NOMADI DIGITALI
Le competenze digitali
La centralità della persona • LA TRASFORMAZIONE DELLE RIUNIONI
Gli sperchi delle riunioni tradizionali
Le 10 regole per riunioni smart
• LE RIUNIONI TRADIZIONALI
Quanto ci costano?
Il lavoro in Team • I MEETING 4.0
I vantaggi
Le fasi delle riunioni
• GLI STRUMENTI DI COLLABORAZIONE
• LA VIDEOCONFERENZA
4
Un’epoca di
cambiamenti
It is not the strongest of the species that
survive, nor the most intelligent, but the one
that is most responsive to change.
( cit. Charles Darwin)
5
Cambia il modo di lavorare
85 % 60 % 40 %
NUOVI LAVORI NUOVE GENERAZIONI NUOVE TECNOLOGIE
L’85% dei lavori che Entro il 2020, il 60% della L’Intelligenza Artificiale
esisteranno nel 2030 non forza lavoro mondiale avrà aumenterà la produttività
sono ancora stati inventati meno di 40 anni lavorativa del 40%
Fonte: Docebo
6
The Future of Jobs and Skills (2018)
NUOVE TECNOLOGIE – LAVORO UMANO
Entro il 2022, intelligenza artificiale e robot creeranno 133 milioni di
posti di lavoro a fronte di 75 milioni che scompariranno.
Un saldo netto di 58 milioni di posti lavoro in più.
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
7
The Future of Jobs and Skills (2018)
RE-SKILLING
Entro il 2022, ad oltre il 54% dei lavoratori sarà richiesto un processo di
re e up-skilling ovvero riqualificazione, formazione, nuove competenze
nell’approccio alle nuove tecnologie.
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
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The Future of Jobs and Skills (2018)
METODOLOGIE e LUOGHI DI LAVORO
Le competenze richieste sia nei nuovi che nei vecchi lavori cambieranno
nella maggior parte dei settori e modificheranno il come e il dove le
persone potranno lavorare
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
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Lavorare ovunque: NOMADI DIGITALI
I N N O VA Z I O N E SOCIAL
mobilità connessione
COLLABORAZIONE
protezione cloud
privacy
CONDIVISIONE
SICUREZZA
10 Smart Worker: PARLIAMO DI PERSONE • lavora dove vuole • quando serve • non ha orari fissi • utilizza strumenti informatici per svolgere la propria attività ovunque • sia freelance che dipendenti • sia Millennials che cinquantenni
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Competenze Digitali
«saper utilizzare con dimestichezza e spirito critico le tecnologie della
società dell’informazione (TSI) per il lavoro, il tempo libero e la
comunicazione»
abilità tecnologiche che consentono di individuare, valutare, utilizzare,
condividere e creare contenuti utilizzando le tecnologie informatiche e
Internet. Possono spaziare dalle competenze di base come l’uso del
computer a quelle più specifiche ed evolute come la creazione di
codice o lo sviluppo di sistemi software per l’intelligenza artificiale.
Fonte: Parlamento Europeo 200612
Nuove abilità
• capacità di mantenere il focus
• ordine ed organizzazione per ridurre il rischio di sovraccarico
informativo
• nuove competenze per la gestione del tempo 4.0
• nuove competenze comunicative digitali13
Trasformazione continua
TECNOLOGIA
ORGANIZZAZIONE
AMBIENTI14
Le riunioni Tradizionali
• Troppo spesso le riunioni sono ancora sinonimo di perdita di tempo
«Le ricerche mostrano che negli ultimi 50 anni le riunioni sono diventate
sempre più lunghe e sempre più frequenti, al punto che oggi, in media, i
dirigenti spendono in riunione circa 23 ore alla settimana contro le 10
ore scarse degli Anni ’60. E questo senza tener conto del tempo speso
per pianificarlo
Fonte: Stop the Meeting Madness - Harvard Business Review 201715
Il lavoro in TEAM
Dalle Riunioni tradizionali ai MEETING 4.0 o
RIUNIONI SMART
I cambiamenti delle metodologie e dei luoghi di lavoro, hanno
un impatto anche sul modo in cui le persone collaborano e
lavorano in TEAM
Competenze diffuse / skill differenti16
Non possiamo pretendere che le cose cambino,
se continuiamo a fare le stesse cose
(cit. A. Einstein)17
Gli sprechi di tempo e denaro
Mediamente i Manager che Manca una PROGETTAZIONE
passano il 50% del loro tempo o della riunione: definire lo scopo e
anche di più in meeting che sono i partecipanti necessari
improduttivi e privi di scopo.
10 minuti di ritardo su una In Italia sottovalutiamo le
riunione di 6 persone, potenzialità e i risparmi dei
equivalgono ad 1 ora di lavoro. meeting a distanza18
• Definisci un ordine del giorno e agenda precisa
• Rispetta orario di inizio e di fine
• Condividi se possibile anche prima i materiali a
supporto della riunione per far si che ognuno si
prepari adeguatamente
• Testa i collegamenti prima di iniziare
Le 10 Regole • Incoraggia la partecipazione di ognuno, con
interventi concisi e pertinenti
per Riunioni • Fai intervenire chi è connesso da remoto,
Efficaci facendolo presentare per facilitare la
conversazione
• Definisci un piano d'azione durante la riunione
• Pianifica in tempo reale le fasi successive
• Fai sempre un recap della riunione
• Chiedi ai partecipanti una valutazione del
meeting19
I vantaggi dei Meeting 4.0
• Gli strumenti digitali e le piattaforme di condivisione permettono di
avere meeting senza più confini geografici, senza bisogno di trasferte
e senza perdite di tempo negli spostamenti.
• I partecipanti possono essere presenti in aula (in-room) o accedere
da remoto e possono partecipare con propri contributi nello spazio di
lavoro dinamico.20
LE FASI DELLE RIUNIONI
CONVOCAZIONE
GESTIONE
VALUTAZIONE DEI RISULTATI21
Condivisione del contenuto
Tra più partecipanti e da più dispositivi
• I partecipanti (in aula o connessi da remoto)
possono condividere il proprio contenuto
nello spazio di lavoro dinamico tramite:
L’accesso al meeting via URL (con PIN)
QR code
Accoppiamento a ultrasuoni22
Piattaforma di collaborazione
Un’area di lavoro virtuale che supporta contenuto dinamico
• L’area di lavoro permette al team di aggiungere ed interagire con qualsiasi tipo di contenuto
dinamico per una collaborazione senza limiti.
o Muovere, ruotare, fare zoom +/- , navigare il contenuto:
o IMMAGINI, SITI WEB, VIDEO, PDF o documenti di Office
o Sfogliare le pagine dei documenti e prendere appunti
• Strumenti quali:
o Aggiungere nuove pagine, disegni,
testo, colori di sfondo, linee
o Post-it digitali: che possono includere
contenuto e testo
o Dettatura Voice-To-Text
o Comandi vocali
o Recap del meeting automaticamente
salvato nella cartella dei DOCUMENTI
o E molto altro!23
La condivisione degli schermi (multi-device)
• Funzioni di screen sharing per tutti i sistemi
operativi (Ios – Android – Windows): possibilità di
condividere gli schermi dei partecipanti senza cavi
e problemi di compatibilità o adattatori
• Sistemi di conferenza (audi/video e condivisione
dello spazio) con utenti remoti
• FUNZIONI AVANZATE
• Non vengono richieste app
• In alcuni casi non è necessario essere sotto la
stessa rete WIFI24
Recap immediato
• Creazione immediata di un file di recap che
contiene I documenti scelti (originali e/o
modificati durante la presentazione + appunti sullo
spazio virtuale)
• Possibilità di inviare immediatamente via email il
recap del meeting
• Pulizia dell’area di lavoro con un comando vocale25
Versioni server
• Possibilità estese di collaborare al di fuori dell’aula – con uffici e partecipanti estermi
• Versione cloud e on-premise
• Semplificazione nella gestione degli utenti, delle licenze (modello di licenze concorrenti piuttosto che
nominative)
• Portale di beck-end per la gestione delle sale meeting e delle reportistiche per gli amministratori IT26
Funzioni avanzate
• Multi-room :
• Possibilità di invitare più risorse/aulee e tutte condividono la stessa area di lavoro
• Tutte le aulee invitate condividono la sessione con un solo comando
• Meeting ricorrenti
• Possibilità di salvare un’area di lavoro condivisa e
protetta che viene utilizzata per più sessioni di lavoro
• Possibilità di proteggerla con un PIN
• Aggiunta di utenti al meeting:
• Possibilità di invitare persone durante il meeting
via email o tramite un link27
Videoconferenza: GoToMeeting e GoToWebinar
L'AULA VIRTUALE IN UN SOLO LINK
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migliori relazioni con i clienti
soluzione sicura: crittografia end-to-end, password e
affidabilità
WEBINAR PROFESSIONALI IN MANIERA FACILE.
semplice configurazione, registrazione automatica,
Canale per la pubblicazione dei video
Gestione di tutto il processo di erogazione del
webinar: dalla promozione, registrazione dei
partecipanti, follow up28 Meeting 4.0: SEMPRE • meeting da remoto non richiedono trasferte • posso collegarmi con utenti in qualsiasi parte del mondo • condivido informazioni e lavoro in maniera collaborativa Meeting 4.0: OVUNQUE • posso accedere con una semplice connessione internet • da qualunque luogo, non solo dall’ufficio • ho un recap immediato del meeting Meeting 4.0: CON QUALSIASI DISPOSITIVO • posso lavorare con un pc, tablet o smartphone • accedo ad un’area virtuale su cui lavorare in contemporanea • posso registrare tutto quanto fatto, anche appunti e parlato
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DOMANDE?
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31 GRAZIE ! EBOOK PER TE ASPETTIAMO IL TUO FEEDBACK PRENOTA LA TUA DEMO PERSONALIZZATA Ci vediamo in aula o on line:www.iter.it/corsi CODICE SCONTO: WEB2019 Per info: iter@iter.it
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