Il Bon Ton Rotariano ROTARY CLUB TORINO CASTELLO - Rotary Distretto 2031
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R O T A R Y INTERNATIONAL
DISTRETTO 2031 – ITALIA
Service above self – He profits most who serves best
ROTARY CLUB TORINO CASTELLO
Il Bon Ton Rotariano
A cura di Enrico Mastrobuono
Edizione: novembre 2012Rotary Club Torino Castello Il Bon Ton Rotariano Rotary Club Torino Castello
Scorrendo i notiziari dei club, ho trovato una proposta del Rotary Club
Torino Sud che reputo divertente ed interessante.
La patente a punti rotariana
Verrà distribuita una patente rotariana a punti, regolata nel modo
seguente:
• Chi parla durante il discorso del Presidente: 2 punti
• Chi parla durante la conferenza: 3 punti
• Chi si alza e se ne va durante la conferenza: 5 punti
• Chi si addormenta (e non russa): 3 punti; se russa: 5 punti
• Chi rumoreggia durante la proiezione di diapositive o filmati, o se
ne va (con luci abbassate): guadagna 2 punti, perché dimostra
personalità
• Chi fa un intervento dopo le 23, anche se breve, perde due punti e
torna alla casella di partenza, quella dell’ aperitivo ore 20.15 e
ricomincia da capo.
L’ipotesi mi ha fornito lo spunto per questo manuale del Bon Ton
Rotariano, che non si propone di ricordarci le regole del protocollo,
pubblicate di recente dal nostro Distretto, ma di invitarci a riflettere, con un
po’ d’ironia, su situazioni cui abbiamo assistito durante gli incontri
rotariani.
2Rotary Club Torino Castello Il Bon Ton Rotariano Rotary Club Torino Castello
Per dare un po’ d’ordine, ho raggruppato queste note in funzione di alcuni
aspetti che caratterizzano i comportamenti dei rotariani:
1. la conviviale
2. la struttura del Club
3. la famiglia rotariana, gli ospiti ed i visitatori
4. il distretto.
La raccolta è breve perché, notoriamente, i rotariani sono maestri di
galateo, ma proprio per questa ragione non è certo esaustiva.
Mi impegno quindi ad integrare eventuali prossime edizioni con nuovi
appunti.
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CAPITOLO 1°
La conviviale
L’amicizia è alla base del buon funzionamento di un Rotary Club: le diverse
classifiche e l’affiatamento permettono di affrontare, insieme ed in modo
efficace, attività di servizio nuove e sempre più complesse e garantisce la
vitalità dei club.
L’incontro del passaggio di consegne
Con giugno la ruota completa il suo giro ed è tempo di passaggio di
consegne. Ogni Presidente uscente, scherzosamente ormai indicato come
“scadente”, pensa alla meritata vacanza, ogni Presidente entrante, che
diverrà scadente entro la fine del nuovo anno, è ansioso di lanciare il suo
programma.
La conviviale è come una grande festa: per lo più fuori sede, in un locale
importante, affollato dalla partecipazione di personalità rotariane e non, di
consorti e figli, di ospiti. Il banchetto, generoso, è preceduto da un ricco
aperitivo e si concluderà con un brindisi spumeggiante. Il programma,
scandito dalle brevi formalità della ritualità rotariane, dà spazio alla
relazione consuntiva del Presidente uscente, al saluto del nuovo Presidente
ed alla consegna delle onorificenze rotariane ai soci che si sono impegnati
nel servire. E si fa tardi. Purtroppo, alle nostre latitudini, le temperature di
fine giugno non sono d’aiuto: afa e caldo favoriscono la partecipazione delle
zanzare.
Qualche volta l’inesperienza di alcuni Prefetti fa il resto ed il “bon ton
rotariano”, quello che ci aveva positivamente colpito il giorno della nostra
presentazione al club, lascia spazio a qualche “inciampo” e dà occasione a
situazioni che, col passare degli anni, si trasformano in aneddoti di storia
rotariana. Premesso che non esiste obbligo di adottare il “rituale rotariano”,
la tradizione del nostro distretto suggerisce di applicarlo nella sua forma più
completa proprio in occasione del passaggio di consegne. Per questo
motivo, a vantaggio dei club più giovani, ho pensato di trasferire in queste
pagine il resoconto della “perfetta conviviale del passaggio di consegne”.
Una conviviale che si svolge senza difficoltà, seguendo il rituale, sotto la
regia attenta di un Presidente esperto, anche se ormai stremato da un anno di
lavoro, desideroso di apparire ancora come il migliore dei padroni di casa,
grazie all’aiuto del Prefetto del club, il vero maestro di cerimonie,
l’impareggiabile interprete del “bon ton rotariano”.
Infatti le cose funzionano grazie alla bravura dell’instancabile Prefetto, che
opera nell’ombra e con un congruo anticipo, per scegliere il menù più
adatto, per sistemare in modo opportuno le insegne, le bandiere e la
campana col Direttore di Sala, per provare il sistema di condizionamento,
per verificare il funzionamento dei microfoni e regolare il tono e la durata
degli inni, per assegnare i posti a tavola, alternando i rotariani a consorti ed
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ospiti, per predisporre il tavolo di presidenza che accolga tutti gli ospiti
d’onore senza far torto a nessuno.
Una scelta, quest’ultima, non facile perché richiede una certa familiarità col
protocollo che ci invita, appunto, ad assegnare il primo posto al Presidente
del club e, per la circostanza, pone alla sua sinistra il Presidente entrante ed
alla destra il consorte dell’incoming (non usa, da noi, il tavolo a parte per le
signore) o l’ospite rotariano più importante. Sappiamo bene che stabilire chi
sia “il più importante” è una decisione che spesso urta la sensibilità dei
nostri ospiti fino ad indurne alcuni a lasciare la conviviale. Dunque, per non
creare situazioni spiacevoli, dato per scontato che gli ospiti del Rotary siano
tutti importanti, è forse opportuno mettersi al riparo del protocollo, tenendo
a portata di mano un annuario rotariano aggiornato che permette, in ogni
occasione, di individuare il livello di importanza di un ospite rotariano, di
sapere come si scrive il suo nome e di rilevare con precisione il titolo della
sua posizione.
In sintesi Manuale di Procedura ed Annuario ci confermano che valgono le
seguenti precedenze: primo fra tutti il Governatore, seguito dai Past
Governor in ordine di anzianità di nomina, dal Governatore Eletto, dal
Governatore Designato, dal Segretario Distrettuale, dal Tesoriere
Distrettuale, dagli Assistenti del Governatore, dai Presidenti delle
Commissioni Distrettuali, dai Presidenti in carica dei Club, in ordine di
anzianità di fondazione, ed infine dai Presidenti entranti dei club; i consorti
sono posti allo stesso livello del parente rotariano. Ma sappiamo che il
nostro Prefetto conosce molto bene il suo mestiere ed è sempre pronto ad
accogliere gli ospiti, per introdurli come amici ed per accompagnarli a
salutare il Presidente, in modo che, nel rispetto dei tempi e da buon padrone
di casa, possa rilevarne la presenza, levare, per primo, il calice dell’aperitivo
ed aprire in questo modo la serata tra saluti, allegria e stuzzichini.
Tuttavia il nostro Prefetto non può ancora concedersi qualche distrazione: da
vero regista deve mantenere sotto controllo il servizio e quindi
accompagnare gli ospiti nella sala che accoglie la conviviale, per indicare il
posto assegnato, individuato mediando tra precedenze e convivialità. Senza
dimenticare che proprio da queste sue attenzioni dipenderà la cottura della
pasta.
Quando gli ospiti si sono tutti accomodati, anche se solo per un momento, il
governo torna nelle mani del Presidente, che col tocco di campana
interrompe l’allegro chiacchierare degli ospiti, cui il ricco aperitivo ha certo
fornito qualche energia e la serata si apre con il formale “Onore alle
Bandiere”. Composti, anche se per un tempo relativamente breve, rivolti
alle bandiere esposte in modo opportuno, gli ospiti ascoltano, nell’ordine,
l’inno nazionale Italiano, quello europeo e quello del Rotary. Un momento
di raccoglimento, e la mente si immerge in pensieri rotariani: l’impegno
sociale sul territorio e quello internazionale, il senso di appartenenza ad una
nazione ed insieme all’umanità di tutto il mondo, l’operare in
un’associazione elitaria per la forza delle sue scelte e perché decisa a
promuovere lo sviluppo e la pace.
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Poi ancora un attimo di silenzio, il breve saluto del Presidente ed il Prefetto
torna alla regia per presentare tutti i presenti, rotariani ed ospiti (senza
riprendere i nomi di quelli eventualmente già introdotti dal Presidente).
Nell’elenco, che non deve essere troppo lungo per non infastidire la sala, i
partecipanti sono citati secondo il protocollo: alle personalità rotariane
seguiranno gli ospiti non rotariani in base alle gerarchie civili o militari che
hanno motivato l’invito. Dunque non ci stupiremo se il Prefetto del club
citerà un Presidente di Tribunale, ospite del Presidente, solo dopo l’elenco
dei rappresentanti della gerarchia rotariana e se si permetterà di abbreviare
l’elenco associando alcuni in un saluto collettivo.
Della cena non è il caso di parlare, siamo tutti degli intenditori, anche
perché il mio ruolo di redattore e l’eterna dieta non mi concedono di fare
commenti sulle capacità dei nostri cuochi. Tuttavia non vorrei far torto al
Prefetto non rilevando che la capacità di scegliere una cena equilibrata,
adatta all’occasione e gradevole per tutti, è certo uno degli impegni più
importanti. Mentre i camerieri servono cibi e bevande ed ai tavoli la
conversazione si svolge piacevolmente, coinvolgendo gli ospiti spesso
curiosi di conoscere il Rotary, i suoi obiettivi e le iniziative in corso, il
nostro Prefetto può godere di qualche attimo di tranquillità.
Non disturba la serata neppure un piccolo imprevisto, che anzi, per certi
aspetti, può meritare un breve elogio. Un ritardatario, pur di partecipare, si
presenta in sala dopo il tocco della campana, si avvicina in silenzio al tavolo
del Presidente per scusare il ritardo e si ritira rapidamente e con discrezione,
alla ricerca del suo posto. Anche questo è bon ton rotariano.
Ed ecco che al termine della cena il Presidente torna battere la campana col
martelletto e riprende la parola per un breve consuntivo delle attività svolte
durante l’anno ormai giunto al termine, un piccolo flash sulle manifestazioni
di maggior rilievo, un grazie allo staff di gestione ed ai più generosi un
riconoscimento rotariano. Non più di dieci minuti prima di consegnare
collare e martelletto al Presidente entrante, poi un brindisi di auguri perché
l’attività di servizio del club possa riprendere con energia con il nuovo mese
di luglio.
Un breve spazio (è la festa del Presidente uscente e non è certo momento di
discorsi programmatici) per permettere al futuro Presidente di salutare gli
ospiti e per ricordare agli amici il prossimo incontro. Poi l’ultimo tocco di
campana a due mani. E’ completato un anno di presidenza, evviva il nuovo
Presidente. In una serata come questa senti che i Rotariani sono i migliori.
Una sintesi del bon ton durante la conviviale
• Le riunioni del club non hanno lo scopo di garantire ai soci un buon
pasto (che, tuttavia, non guasta), ma di favorire la progettualità in
amicizia. Cerchiamo di essere propositivi e di partecipare alle iniziative
che emergono durante le riunioni.
• La presenza (assiduità) alle riunioni settimanali è obbligatoria. Tuttavia
ancora qualcuno ambisce al titolo di “zerista” o “socio sostenitore”.
Mentre il club lo ringrazia per il contributo alla causa rotariana, il
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Manuale di Procedura precisa che solo il Consiglio Direttivo può
ammettere eventuali “assenze motivate”. In particolare, se la presenza
pesa sulle casse del Club, un’assenza non annunciata può divenire un
inutile spreco. Comunichiamo sempre al Segretario la nostra assenza e/o
la presenza di un gradito ospite: oltre a migliorare le gestione,
faciliteremo il compito del Prefetto.
• La puntualità tutti i rotariani sono professionisti molto impegnati, ma la
scarsa puntualità crea disagio in chi ci attende. Se impegni precedenti
non ci permettessero di essere puntuali, informiamo il Segretario o il
Prefetto, scusiamoci col Presidente ed accomodiamoci al tavolo con
discrezione, senza disturbare l’eventuale oratore.
• Il tavolo non è un club nel club. Non selezioniamo i soci, ma cerchiamo
di creare l’occasione per consolidare le amicizie. Se il Prefetto non ci ha
assegnato un posto, cambiamolo frequentemente, in caso contrario,
rispettiamo le sue indicazioni.
• Il cerimoniale rotariano è molto semplice: un tocco di campana, gli inni
e qualche parola di introduzione. Al suono della campana interrompiamo
la nostra conversazione, restiamo sull’attenti al suono degli inni rivolti
alle bandiere e poi ascoltiamo le parole del Presidente. Un breve silenzio
è sufficiente per dimostrare la serietà del nostro impegno e permette di
cogliere eventuali variazioni di programma.
• La conversazione, che permette di sviluppare relazioni amichevoli tra i
soci, deve essere condotta con un particolare riguardo per gli eventuali
ospiti. Abbassiamo il tono della voce per non disturbare i tavoli vicini ed
osserviamo un rispettoso silenzio quando il Presidente prende la parola.
• La relazione è un’occasione per conoscere il Rotary ed i suoi progetti di
servizio, per approfondire argomenti nuovi. Dovremmo applicare la
patente a punti del R.C. Torino Sud Est con chi parla, chi si alza e se ne
va, chi si addormenta e chi rumoreggia quando il relatore parla.
• Non trasformiamo il dibattito che segue la relazione in una disputa, non
alziamo la voce, non interrompiamo chi parla e non cerchiamo di
“imporre” il nostro punto di vista. Gli interventi reiterati risultano spesso
noiosi.
• Se i nostri impegni ci obbligano ad abbandonare la riunione prima
della sua conclusione, scusiamoci in anticipo il Presidente ed alziamoci
con discrezione, prima che l’oratore prenda la parola o, in chiusura, dopo
l’invito al dibattito.
• La quota associativa non è un rimborso delle spese conviviali, ma
piuttosto un contributo agli obiettivi di servizio del Rotary International.
Se non ci è possibile partecipare ad una conviviale non pretendiamo poi
di recuperare la nostra quota.
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CAPITOLO 2°
La struttura del Club
I dirigenti non hanno alcun potere reale e restano in carica un solo anno; le
posizioni di governo del club assegnano dei compiti a chi le occupa e non
prevedono né retribuzione né rimborsi. Rappresentano un’importante
occasione di servizio che tutti i soci dovranno cogliere.
Elezioni e governo del Club
Come prescrive il regolamento, nel mese di novembre, diciotto mesi prima
dell’inizio di un nuovo anno rotariano, le Assemblee dei club devono
eleggere il Presidente Incoming e contemporaneamente un Consiglio
Direttivo che collabori col Presidente Eletto.
Naturalmente, prima che giunga novembre, qualcuno si è già mosso, alla
ricerca di soci disposti a dedicare un po’ del proprio tempo al servire
rotariano. Ogni club a suo modo, in base ad un regolamento, o ad una prassi
consolidata: interviene il Consiglio dei Past Presidenti, o una commissione
di nomina, o il Consiglio Direttivo in carica, o se ne discute in Assemblea.
Qualche volta si dà spazio ad una “campagna elettorale” sottovoce, che
impegna i rotariani più attivi, quelli preoccupati della continuità dell’azione
rotariana, che sostengono i progetti di servizio e che promuovono il
coinvolgimento.
Qualunque sia la procedura, il club vive un’atmosfera positiva: cambiare per
continuare con nuova energia. E’ un movimento impresso dalla ruota del
Rotary.
E’ un’occasione importante in cui chi ha già operato a livello di Consiglio
Direttivo fa un passo indietro per favorire l’accesso di nuovi soci alle
cariche direttive del Club.
Il gruppo che funziona da “Comitato Elettorale”, più o meno spontaneo,
procede all’esame della disponibilità dei candidabili, nella logica che il
Rotary deve preoccuparsi di assegnare degli incarichi, piuttosto che delle
cariche che danno prestigio o potere, e con l’idea che, prima o poi, tutti i
soci potranno (o dovranno) impegnarsi, per almeno un anno, nell’ambito del
Consiglio Direttivo: “Forse Rossi è troppo impegnato sul lavoro, non ha
tempo neppure per frequentare, mentre Bianchi pare si sia dichiarato
disponibile …”, dell’esperienza rotariana “Bianchi ha solo due anni di
anzianità, Rossi è ormai un esperto…”, dall’abitudine a lavorare con gli
altri “Rossi si trova, da sempre, coinvolto in gruppi di lavoro, Bianchi è
molto riservato…”, dalle doti di leadership “Rossi è ascoltato da molti…” e
poi la verifica con il candidato (naturalmente chiedo scusa a tutti i Rossi ed i
Bianchi, del distretto).
Son certo che buona parte dei soci ha avuto occasione di partecipare a
queste piccole campagne elettorali, fuori dagli schemi, senza manifesti e
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comizi, con candidati un po’ ritrosi, che non si impegnano neppure per
chiedere un voto, così diverse da quelle cui siamo abituati.
Ci si deve cimentare con il regolamento ed i frequenti aggiornamenti di
struttura indicati dal Bord Internazionale. Le procedure si complicano,
cambiano gli incarichi mentre bisogna garantire la continuità. Mentre non è
strettamente necessario che il Presidenti di una Commissione faccia parte
del Consiglio Direttivo, ci si chiede quale possa essere il rapporto tra
Consiglieri e Presidenti, come si applichino i criteri di continuità, ed infine
come si debba procede nell’assegnazione degli incarichi.
A noi non resta che augurare buon lavoro a tutti.
Una sintesi del bon ton nella gestione rotariana
• La ruota rotariana è strumento di partecipazione: tutti i rotariani si
impegnano al servizio assumendo un incarico all’interno del club.
Ricordiamo che, a fine mandato, tutti dovremo “scendere da cavallo”.
• Le classifiche, criterio fondamentale per la selezione delle candidature
dei nuovi rotariani, mettono a disposizione del club e dei suoi progetti di
servizio importanti capacità e professionalità. Diamo spazio a tutti i soci
che vogliono partecipare alle attività di servizio, senza intolleranze e
prevaricazioni.
• L’espansione del club con l’inserimento dei nuovi soci garantisce la
continuità dell’azione di servizio: un nuovo socio porta nuove idee ed
apre nuove strade al servire rotariano. Accogliamolo con favore,
presentiamogli la struttura del club e del distretto, introduciamolo alle
procedure interne. Cerchiamo di guadagnarci la sua amicizia.
• Gli argomenti rotariani non sono mai coperti da segreto. Tuttavia, se
durante una riunione di Consiglio si fa riferimento ad errori
comportamentali, può essere necessario adottare forme di riservatezza. Il
club non deve divenire un megafono per i difetti dei soci.
• Il Tesoriere non è né un esattore né un questuante… ricordiamo che la
ruota gira.
• Le iniziative di servizio realizzano lo scopo del Rotary. Forse l’abitudine
alla competizione aziendale, alla quale siamo tanto abituati, ci porta a
considerarle area riservata e ad affrontarle ritenendo la “nostra” più
importante. Il risultato è che, mentre molti lavorano con grande impegno,
spesso ci fermiamo per attendere che anche il nostro progetto decolli.
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CAPITOLO 3°
La famiglia rotariana, gli ospiti e i visitatori
L’amicizia e la disponibilità al servizio sono rese più forti se la
partecipazione non allontana i soci dalla famiglia. Il Rotary suggerisce di
coinvolgere le famiglie dei soci perché, attraverso di esse, ogni rotariano
“possa dare di più”.
In quest’ottica il concetto di Famiglia Rotariana diviene più ampio sino a
comprendere tutte le associazioni che hanno scelto di affiancare il Rotary
nelle sue iniziative di servizio.
L’efficacia del servizio dipende anche dalla capacità del Rotary di vivere i
problemi della propria comunità. Il club deve aprirsi all’esterno,
coinvolgere i cittadini e le istituzioni.
La presenza di ospiti è un segnale dell’interesse nei confronti del nostro
sodalizio.
L’interclub dei club Torinesi
Una volta all’anno, non di più, uno dei club torinesi, “tra i più antichi”, si fa
coraggio e propone un “interclub totale”, che poi significa “aperto a tutti i
club che gravitano sull’area di Torino”.
E’ un’impresa titanica.
Naturalmente il successo dipende dall’ospite d’onore, dall’oratore di fama,
dal professionista di grido, dal personaggio eccellente (un politico, un
finanziere, un grosso industriale, un magistrato, …).
Generalmente, su un potenziale di quasi un migliaio di soci, si prenotano in
duecento, ma tutti sappiamo che poi, alla spicciolata, potrebbero
presentarsene quattrocento e più, con ospiti e consorti.
Il ristoratore dovrà dimostrare la massima flessibilità, aumentare i posti a
tavola e garantire un pasto per tutti.
Solo il prolungato aperitivo permetterà al Prefetto di prender nota dei
partecipanti, per riassegnare i posti a tavola, per elaborare una lista delle
personalità presenti, nel rispetto delle precedenze rotariane, tenendo conto
delle posizioni sociali.
Tutto all’insegna del “sono rotariano, non devo annunciare la mia
presenza: la partecipazione è un diritto oltre che un obbligo” e allora chissà
perché gli altri non partecipano.
Naturalmente l’occasione è eccezionale e vale la pena di presenziare. Non
solo, per il personaggio eccellente, ma perché è occasione per incontrare un
gran numero di rotariani. Ci si saluta con calore, si programmano nuovi
appuntamenti, si parla di progetti di servizio e di lavoro, si conoscono i
consorti, si sorride agli ospiti.
E prima del tocco di campana c’è già qualcuno che protesta, perché è
relegato nell’ultimo tavolo dove non è possibile vedere la proiezione, perché
non trova posto tra gli amici, perché il brusio non permette di ascoltare...
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Nell’immancabile confusione, il posto individuato può anche portare
qualche piacevole sorpresa, “Ma tu sei Gianni!”… “Non ci si vede da
anni!”… “In che club ti trovi?”… “Sei ospite di Mario?”… “Ti propongo il
mio club, vedrai che ti trovi bene. Ci sono tanti amici, abbiamo molti
progetti”…
E’ un’occasione per farci conoscere, per parlare del “nostro” Rotary di
quanto vorremmo fare, di quanto siamo riusciti a fare. “Abbiamo vaccinato
tutti i bambini del mondo contro la poliomielite, grazie alla Rotary
Foundation…, ci impegniamo per combattere l’AIDS…, vorremmo
importare il microcredito anche sul nostro territorio, abbiamo creato una
biblioteca in Albania, manteniamo ed educhiamo duecento bimbi in
Kenia…”. E pretenderemmo di coinvolgere anche l’ospite, quello che non
sa ancora quali siano i nostri obiettivi, nelle nostre scelte di servizio.
E riscopriamo quanto sia grande il Rotary.
Il bon ton con gli amici
• Gli incontri interclub sono un’occasione per allargare le nostre amicizie
e per aprire il gruppo alla collaborazione esterna. Appartenere ad un
gruppo affiatato non significa escludere gli altri. In occasione di un
incontro interclub partecipiamo numerosi, evitiamo di allestire tavoli con
solo i soci del nostro club, ma accogliamo nel nostro gruppo i soci di altri
club.
• Coinvolgiamo la Famiglia Rotariana: ci viene chiesto di riqualificare il
ruolo dei consorti (e qui non mi riferisco solo alle signore). Invitiamoli a
partecipare più spesso alle nostre riunioni, anche quando il tema della
serata non è del tipo “merletti e profumi”. Anche la semplice presenza
dei familiari facilita il coinvolgimento e rende disponibili ulteriori
risorse. Quando sediamo al fianco del consorte di un rotariano non
trattiamolo con sufficienza, come fosse un socio di serie B.
• L’amicizia si rafforza con la frequentazione. Ben vengano le “gite fuori
porta” ed apriamo anche le nostre case al Club. Se ci stringiamo un
pochino potremo conoscerci meglio.
• Non isoliamo gli ospiti. Invitiamoli al nostro tavolo, presentiamoli agli
altri, mettiamoli a proprio agio, coinvolgiamoli nella conversazione.
Rispondiamo volentieri ad ogni domanda sul Rotary, sui nostri obiettivi e
sulle iniziative di servizio che il Rotary promuove. Non diamo per
scontato che conoscano procedure e protocollo della nostra associazione:
da buoni padroni di casa cerchiamo di introdurli al cerimoniale.
• Se il visitatore che siede al nostro fianco non comprende l’italiano non
isoliamolo. Se ne siamo capaci traduciamo ciò che viene detto o
affianchiamolo ad un socio che conosce la sua lingua.
• I Club Lions e le altre associazioni di servizio non sono “concorrenti”.
Quando al nostro tavolo è ospite un “lion” non stuzzichiamolo, ma
invitiamolo a parlarci della sua associazione: potrebbero nascere
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occasioni di collaborazione e qualche spunto per le nostre iniziative di
servizio.
• Non dimentichiamo il galateo anche se i ritmi della vita da manager (e la
dieta) ci spingono verso le attività sportive e ci obbligano a saltare
qualche pasto. Durante la conviviale non curiamo solo il nostro bicchiere,
ma serviamo anche i nostri vicini.
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CAPITOLO 4°
Il distretto
Un’associazione che conta oltre un milione di iscritti non può funzionare
senza una struttura di coordinamento. Eppure, da un punto di vista
aziendale, l’organigramma del Rotary International può apparire assurdo:
è un’associazione di club, non di uomini, che tuttavia si prefiggono lo stesso
scopo: “servire al di sopra dei propri interessi”.
Gestire un Distretto del Rotary International?
Dov’è il problema?
Oltre 80 club, circa 5.000 rotariani, professionisti, dirigenti d’azienda, di un
buon livello culturale, abituati a muoversi in strutture complesse,
organizzate ed efficienti, conoscitori della realtà che li circonda e dei suoi
problemi. Obiettivo “servire” la propria comunità.
E’ una vera fatica gestire questi volontari, tutti “manager” e “professori”,
portati a proporre obiettivi, a programmare, a comandare, a controllare
piuttosto che ad eseguire. Risorse inserite in una struttura distribuita su solo
tre livelli (quattro per il coordinamento internazionale), senza una vera
gerarchia, senza un sistema premiante e gli incarichi sono riassegnati ogni
anno. Individuare le risorse per i progetti, coordinarle, orientarne gli sforzi è
un problema, un rompicapo, anche per i più esperti in fatto di
organizzazione. Sappiamo bene quanto sia difficile comunicare quando la
base è così ampia, e poco propensa a lavorare in gruppo.
Eppure gli obiettivi del Distretto e quelli del Rotary International sono
eccezionali e, dobbiamo ammetterlo, a modo suo, il sistema ha funzionato,
almeno sino ad oggi. Forse proprio perché, malgrado tutto, la maggioranza è
costituita da “volontari” che condividono scopo e filosofia del Rotary.
Manager e professori sanno anche che il Distretto ed il Rotary si
propongono di migliorare continuamente per restare al passo con i tempi e
con le nuove tecnologie.
Il vero problema è comunicare all’interno di questa grande struttura, con
persone di diversa professionalità, che dispongono di poco tempo libero,
perché devono affrontare altri cento problemi; con il mondo esterno che non
conosce il Rotary, perché, nel tempo, la sua immagine è divenuta quella di
una lobby piuttosto allineata.
La massa delle comunicazioni rotariane si somma a quelle professionali, a
quelle personali, qualche volta soffoca e crea qualche fastidio, certo distrae
dagli altri impegni. Allora si tende ad ignorarne una parte, specie se non
coinvolge abbastanza, se giunge dal distretto. Come manager e
professionisti siamo anche diventati più esigenti: chi cavalca lo sviluppo e
legge solo i messaggi che viaggiano su Internet, o chi apprezza le soluzioni
“di una volta” ed accetta solo la carta stampata, quella che resta, quella che
documenta.
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Un secondo problema, che preoccupa chi gestisce un Distretto, è garantire la
continuità dell’azione rotariana. Manca, innanzi tutto una sede, la memoria
storica: la segreteria si sposta continuamente, segue il Governatore. Non
esiste un archivio che informi sul progredire delle iniziative, che individui le
risorse migliori, le più esperte che conoscono le procedure. Ogni nuovo
anno si parte “dal prato verde”: si riprogetta la struttura, si cercano le
persone, si prepara una nuova rete di comunicazione, si costruisce un
calendario… La segreteria distrettuale spende i suoi primi mesi di attività
per attrezzarsi ed organizzare il proprio funzionamento, per cercare adesioni
e collaborazioni, mentre il Governatore visita i Club per conoscerli, per
proporre nuovi progetti.
E poi il problema di assicurare coordinamento e collaborazione.
La cultura aziendale, che ha modellato il comportamento ed il relazionarsi di
molti rotariani nell’ambito delle rispettivi ambienti di lavoro, fonda le
proprie logiche su uno schema estremamente semplice: la catena di relazioni
governata dal “rapporto fornitore-cliente”, nella quale il mercato attribuisce
forza alla comunicazione tra le parti. Tuttavia si tratta di un modello che
mette in crisi alcune strutture, quelle che, come il Rotary, per diversi motivi,
non possono adattarlo alle proprie esigenze e, conseguentemente, non sanno
affrontare problemi di efficacia ed efficienza.
Proprio quest’ultimo aspetto diviene anche una misura del nostro “essere
Rotariani”. Sentiamo dire, sempre più spesso, che i Rotariani non devono
essere semplici “portatori di rotella”; ma, se realmente vogliamo assicurare
coordinamento e collaborazione, dobbiamo ottenere che i Rotariani
divengano tutti convinti “sostenitori della rotella”.
Sostenitori è la parola adatta, perché, se non è sempre possibile donare al
Rotary parte del nostro tempo o del nostro denaro, non possiamo negare il
nostro sostegno.
Come aiutare chi si impegna per raggiungere i nostri obiettivi?
Anche se non ritengo di poter essere esaustivo, ho sviluppato la mia ricetta
in tre punti:
1. Partecipare alle attività distrettuali: la presenza di almeno un
rappresentante (meglio tre) del Club ad ogni manifestazione distrettuale
assicura l’efficacia della comunicazione del distretto nei confronti e verso
i Soci
2. Relazionare sulle iniziative rotariane nell’ambito dei club: se le iniziative
del Distretto e del Rotary International sono anche nostre è necessario
che tutti i rotariani ne conoscano contenuti ed obiettivi e che le
condividano
3. Sollecitare la partecipazione: allargare la base di partecipazione permette
di disporre di un più ampio ventaglio di professionalità ed esperienze,
perché si possano trovare spazi di collaborazione e fornire sostegni
preziosi alla realizzazione degli obiettivi
Sono tre punti che misurano l’entusiasmo dell’essere Rotariano: li
riscontriamo spesso nel comportamento dei nuovi soci, quando siamo stati
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capaci di selezionarli. Vorremmo rilevarli, ancora e sempre, nei soci anziani
che hanno già dato molto.
In po’ di bon ton anche col distretto
• E’ estremamente importante partecipare alle iniziative distrettuali per
conoscere meglio il Rotary e cogliere l’occasione per fornire il nostro
contributo ad iniziative di grande respiro. Il Rotary non è solo il Club:
• Ogni anno il Governatore, come rappresentante del Presidente
Internazionale, visita tutti i club del Distretto per promuovere il progetto
dell’anno. Visitare tutti i club, con ogni tempo ed in un periodo inferiore
all’anno, significa incontrare tutti i dirigenti dei club; esaminare
altrettante le relazioni di tutti i Consigli Direttivi; partecipare alle
conviviali; preparare un discorso adeguato. E’ un impegno gravoso.
Accogliamolo come ospite gradito e ricambiamo la sua visita con la
nostra puntualità e la nostra disponibilità.
• Le lettere del governatore, le pubblicazioni periodiche del Rotary, del
Distretto e dei Club, il sito internet sono importanti strumenti di
comunicazione. Leggiamoli prima di archiviarli nel cestino della carta.
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