Human Resources Management - Job Farm
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Human Resources
Management
Dispensa in esclusiva per Job Farm - Copyright 2021
Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo
volume può essere riprodotta con mezzi grafici e
meccanici senza il consenso dell’autore. Enrico Minelli
Presentazione Individuale
TEMI TRATTATI • Il ruolo HR nell’ organizzazione aziendale • I ruoli aziendali • Smart working & Phygital • Azienda “Employer Branding” • Diversity & Inclusion • Il cambiamento • Compensation & Benefits
Modalità - “Story Telling”
• Lo storytelling è una tattica di comunicazione
• Il raccontare esperienze attraverso lo storytelling ha
spesso una carica emotiva che convince e coinvolge di
più.
• Ognuno di noi ha un episodio professionale da
raccontare !!!!
Modalità – Tests & Discussione
Il capitale umano “Corriere delle Sera” del 23/7 e del 30/9/2021
• « “Solo attraverso una
efficiente gestione delle
persone è possibile
garantire all'azienda i
risultati che si è
prefissata”! *
* Confindustria Luglio 2021
La gestione del capitale umano
Centralità del ruolo di HR
HR - Definizioni
“Direttore del Personale” > generalmente in una pmi
“Direttore HR” > in una grande azienda
“HR Manager” > in tutte le tipologie di azienda
“Human Resources Business Partner” >HRBP
Noi lo chiamiamo HR!!
HR Strategic Partner to the Business HR “al servizio” del business
HR “al servizio” del business
Cosa significa????HR “al servizio” del business
Case Study - Pepsi
Pepsi ha lanciato un «Programma di sostenibilità»
• Ottenere performances finanziarie
• Sostenibilità ambientale
• Sostenibilità dei dipendenti impegnati nel programmaPepsi – Case Study
Il ruolo di HR
Pianificazione della forza lavoro per il progetto
• Determinare quante posizioni «green» sono necessarie
• Che tipo di posizioni «green» l’azienda dovrà reclutare
• Valutare un lavoro flessibile che riduca il pendolarismo
• Incentivi che motivino i dipendenti a raggiungere gli obiettivi di
sostenibilità del progettoGLI STRUMENTI DI HR
HR TECH
Gli strumenti e le soluzioni che proiettano il lavoro di HR in
maniera innovativa e digitale, ad esempio
• Siti per offerte di opportunità lavorative
• Piattaforme per videointerviste
• Tests & Assessments online per valutare performance,
competenze e soft skillsHR TECH Digitalizzazione dei principali processi HR • Talent Acquisition > il processo di assunzione di un nuovo dipendente • Talent Management > il processo di formazione e sviluppo di carriera dei dipendenti • Human Capital Management > la gestione «amministrativa» del personale
HR soggetto attivo & passivo
ORGANIZZAZIONE AZIENDALE «E' un sistema complesso di persone, che lavorano insieme - a servizio del business - per il conseguimento di uno scopo comune e che si dividono le attività da svolgere, stabilendo dei ruoli, collegati tra loro in modo più o meno gerarchico e in rapporto dinamico con l’ambiente esterno”.
ORGANIZZAZIONE AZIENDALE
A chi si applicaORGANIZZAZIONE AZIENDALE L'obiettivo >> L'efficienza organizzativa
Efficienza organizzativa - cos'è??
Ottimizzazione di
• Risorse – umane, finanziarie, informatiche
• Materiali – PC, macchinari e simili
• Strumenti – comunicazione interna ed esternaEfficienza organizzativa HR Ottimizzazione del Capitale umano
Ottimizzazione delle Risorse Umane
Esempio
Se l'azienda ha risorse informatiche all'avanguardia ma ha un
tecnico IT che non è in grado di ottimizzarle, c'è un
problema......che si riflette sia all'interno che all'esterno
dell'azienda
Chi interviene????
Come????Ottimizzare il capitale umano
Cosa significa?
1 - L'organizzazione del lavoro deve essere divisa in base ai
ruoli aziendali e agli obiettivi che ciascuno deve
raggiungere
2 - Le attività svolte devono far emergere le attitudini
personali e generare la soddisfazione di ciascuno per
raggiungere gli obiettivi aziendaliOttimizzare il capitale umano
1 - I ruoli aziendali
L'organizzazione del lavoro deve essere divisa in base ai ruoli
aziendali e agli obiettivi da raggiungere altrimenti……
•
Si genera confusione, con conseguente rallentamento dell'
attività lavorativa e insoddisfazione dei dipendenti, elementi che
vengono percepiti anche all'esternoRuoli non definiti
Possibili criticità
• “Nessuno mi aveva detto di fare questo”
• “Perché devo risolvere io questo problema?”
• “Questa cosa non l’ho fatta io perché la doveva fare il mio collega, credevo lo
sapesse”
• “Questa mansione non mi compete, io mi devo occupare di altro”Criticità nei ruoli
Discussione
• Nella vostra azienda c'è una definizione di ruoli ben
definita?
• Notate problemi causati da una confusione di ruoli?
• Se sì quali?
• Quali sono le conseguenze?Definire i ruoli aziendali
Come???Job Description
Cosa identifica?
• Una posizione lavorativa in azienda
• Il ruolo di una persona in azienda
• I compiti che la persona deve svolgere
• A chi la persona riportaJob Description
A cosa serve?
• La persona avrà una chiara idea di quali sono i suoi confini
operativi e come interagire con i colleghi
• La persona avrà maggiore consapevolezza di come sarà
valutato il suo operato da parte dei superiori
• La persona saprà se sta svolgendo tutte le mansioni di sua
responsabilitàEsempio di Job Description • Nome e Cognome - Francesca Forlanini • Posizione -Segretaria di Direzione • Reparto - Marketing • Riporto - Direttore Marketing
Esempio di Job Description
Responsabilità
• Tiene agenda del Direttore Marketing e “filtra” gli appuntamenti in base alle
situazioni
• Organizza i viaggi o video calls del Direttor Marketing
• Responsabile del materiale per presentazioni e/o meetings del DM in italiano
e/o in inglese su indicazioni del DM
• Responsabile stesura reports dei meetings del Direttore Marketing in italiano
e/o in inglese
• Si interfaccia all'interno e all'esterno dell'azienda con un buon livello di
autonomia
• Etc..............Esempio di Job Description • Nome e Cognome - Elvira Pieri • Posizione -Addetto amministrativo • Reparto - Amministrazione • Riporto - Manager of Finance
Esempio di Job Description
Responsabilità
• Registra fatture passive e ne valuta la correttezza per la registrazione dei
costi a fronte di ordine di pagamento (es imposte, tasse, ....)
• Emette e registra le fatture attive a fronte di contratti di vendita o ordini di
acquisto ricevuti dai clienti
• Registra altri costi non a fronte di fatture (Es assicurazioni o paghe)
• Prepara reports per il Manager of Finance
• Etc..............Quale è la differenza tra le due Job Descriptions?
I ruoli aziendali Se un collega è assente come devo comportarmi?
Job Profile vs Job Description
• L’individuazione di tutte quelle competenze che ci si attendono da
una persona per coprire una posizione
• Comprende anche la retribuzione ed eventuali benefits
• Necessaria per fornire le informazioni al recruiter
•
se la posizione viene ricoperta dall'esternoJob Profile
In aggiunta alle mansioni riportate nella JD
• Tipologia relazionale
• Esperienza richiesta
• Età
• Retribuzione
• Titolo di studioI RUOLI AZIENDALI L' organigramma aziendale
Organigramma aziendale • Cos'è? • Perché è importante avere un organigramma? • Perché è importante aggiornarlo? • Chi lo aggiorna? • Chi lo comunica?
Organigramma aziendale • E' uno schema grafico che rappresenta in maniera chiara, precisa e specifica tutti i ruoli aziendali e le aree di responsabilità dei singoli • È uno strumento sia per tutti i dipendenti aziendali, che così hanno una visione chiara di ruoli e funzioni, sia per gli esterni che devono interfacciarsi con i vari reparti aziendali.
Aggiornamento e comunicazione • L'aggiornamento è generalmente mensile* e deve riflettere i cambiamenti avvenuti nell'ultimo periodo di riferimento • HR ha l'incarico di redigerlo, aggiornarlo e comunicarlo • Le modalità di comunicazione dipendono dalle singole aziende (Es: aggiornamento nel sito aziendale, intranet, invio email ai Managers....) *] * Dipende dalle singole aziende
Organigramma aziendale
EsempioOrganigramma aziendale
EsempioOrganigramma aziendale
Esempio - HR Department
Enrico Minelli
HR Director
Cristina Boscolo
HR Assistant
Federica Boselli Barbara Fattori
Marisa Piva
Talent Development Employes Relations
Recruiting Manager
Manager Manager
Francesca Vangelisti Laura Sani
Paola Marcelli
Talent Development Employess Relations
Recruiting Specialist
Speciaist (in training) AssistantLe aree aziendali
Denominazioni
• Direzione Marketing
• Reparto Marketing
• Ufficio MarketingJob Descriptions & Organigramma Sono importanti in smart working?
Cambiamenti di ruoli • Assunzioni • Promozioni • Dimissioni • Licenziamenti • Pensionamenti • Demansionamenti • Trasferimenti in altre unità aziendali
Cambiamenti di ruoli
La comunicazione
• Chi si occupa della comunicazione?
• HR Department
• A chi va inviata?
• Va inviata a tutto il personale fino ai Manager*
• Come va fatta?
• Con dei flussi di comunicazione standard*
* Dipende dalle policies aziendali e/o dalle dimensioni dell'aziendaNella vostra azienda vengono fatte comunicazioni di cambiamenti di ruolo? • Da chi vengono fatte? • Come vengono fatte? • A chi vengono inviate?
General Manager
Francesca
HR Manager Segretaria di Direzione
London Office
Andrea Gaia Roberta Valeria Davide Pamela
Mens Manager Ladies Manager Finance Manager HR Manager LOgistics Manager IT Manager
Silvia Giulia Virginia Open Greta Arianna
Buyer Buyer Fianance Assistant Recruiting Specialist Logistics Assistant IT Assistant
open Jasmine
Ass Buyer Recruiting AssistantComunicazione di una promozione e di una relocation
• “Sono lieto di comunicare che Valeria Marras è stata promossa a HR
Manager con decorrenza 1.12.2021
• Valeria nel suo nuovo ruolo sostituirà Francesca Grandi, che sarà
distaccata presso il nostro Ufficio di Londra dalla stessa data,
mantenendo la qualifica di HR Manager
• Jasmine Nouinou continuerà a riportare a Valeria in qualità di Recruiting
Assistant.
• Facciamo i nostri migliori auguri a Valeria e Francesca nelle loro nuove
posizioni!”
• General ManagerLa comunicazione dei cambiamenti di ruolo
Criticità
• Licenziamento
• Demansionamento
• DimissioniCambiamenti di ruolo Le dimissioni
Dimissioni • Turnover fisiologico > quando sono “contenute” nella norma > pensionamenti > dimissioni per cause familiari > un altro tipo di lavoro > trasferimento....... • Turnover patologico > quando sono “accentuate” e spesso causate da insoddisfazione dei dipendenti > in questo caso HR deve cercare di capire i motivi > può esserci una responsabilità di HR????
Formule per calcolo turnover
EsempiTurnover Turnover ottimale > 5-15% Inferiore al 5% > troppa staticità! Tipo di professionalità > Es: nella manodopera poco qualificata un alto turnover non è allarmante! Tipo di posizione > «a key person» che lascia l’azienda può creare dei prolemi
Motivi delle dimissioni
I più frequenti
• Poco ascolto alle esigenze del dipendente da parte
dell’azienda
• Mancanza di opportunità di carriera e formazione
• Mancanza di motivazioni
• Work-life balance non adeguato
• Retribuzione non adeguataUn tecnico «chiave» va alla concorrenza
Quali potrebbero essere le conseguenze per l’azienda????
DISCUSSIONEIl dimissionario va alla concorrenza
Case Study – Un tecnico «chiave»
• Potrebbe portare con sé conoscenze del progetto
• Potrebbe lasciare il team senza le appropriate conoscenze
1) Aumento di costi e tempi per portare avanti il progetto
2) Perdita di informazioni importanti
3) Bassa disponibilità di personale adeguato all’interno
4) Recruiting all’esterno e relativi costi
• Potrebbe Aumento di ostiIl dimissionario va alla concorrenza
Colloquio di fine rapporto
• Al momento del recruiting la posizione è stata presentata correttamente?
• Come ha trovato l’ambiente aziendale?
• Rispecchiava le sue aspettative?
• Come era lo stile di management del suo supervisore?
Se la persona è da poco in aziendaIl dimissionario va alla concorrenza
Le domande che si pone di HR
• Come lo sostituiamo? Dall’interno?? Dall’ esterno???
• Il periodo di preavviso lo facciamo lavorare ????
• C’è una mia responsabilità???
• Posso imparare da queste dimissioni ??Il dimissionario «chiave» va alla concorrenza
Teamwork
1- Il dimissionario va alla concorrenza per motivi economici
2- Il dimissionario va alla concorrenza perché l’ azienda non gli
da concrete possibilità di crescere
Come si comporta HR???
Quali sono gli steps che intraprende???
• Cone siCome prevenire eventuali dimissioni di «Key people»?
Il ruolo di HR
1- «Educare correttamente i Managers > avere Managers & Supervisori
preparati alla gestione del personale > che il rapporto sia basato sulla fiducia
2 - Colloqui regolari con i Managers per tenere «monitorata» la situazione dei
propri teams
3 – Formare i Managers al MBO, alla delega e al feedback
4 – Adottare una politica retributiva/welfare in linea con la concorrenza e con il
mercato5-
5,,,
5 siCome prevenire eventuali dimissioni di «Key people»?
Inoltre……
• Favorire dialogo costante tra dipendenti e azienda
• Implementare eventuali « surveys» tra i dipendenti
• Approfondire situazioni di possibile disagio
• Personalizzare la flessibilità delle modalità di lavoro
• Valorizzare i talentiLe dimissioni
Il Checklist di HR
• Restituzione delle chiavi e dotazioni aziendali (es: auto aziendale)
• Accertarsi che tutte le password dei PC e l’accesso a ogni Data Base sia
disattivato
• Avvertire ufficio paghe o consulente
• Preparare una comunicazione interna
• Preparare una comunicazione esterna (in casi specifici)
Cone siE’ una buona idea assumere di nuovo un dipendente che
ha lasciato l’azienda e poi ha deciso di tornare??
mCriticità nei ruoli
Case Study - By Pass organizzativo
Quando una persona “bypassa” il
proprio Manager/Supervisore e va a
parlare di situazioni personali e/o
professionali con chi occupa la
posizione ancora più sopra
non riconosce la
gerarchia dei ruoliCase Study - By Pass organizzativo
Personaggi e interpreti
SILVIA
Direttore Marketing
DAVIDE
Marketing Manager
GRETA PAMELA
Marketing Specialist Marketing SpecialistBy Pass organizzativo
Cosa succede?
Greta chiede un colloquio con Silvia per discutere un problema e fissa un
appuntamento “by-passando” Davide
Perchè non parla con Davide che è il suo capo?
Il supervisore “bypassato” Davide potrebbe sembrare inadeguato a gestire
determinate situazioni, l'altra collega Pamela potrebbe seguire l'esempio di
Greta in caso di problemi
Davide potrebbe non essere riconosciuto come capo!!!!Le domande che si pone Silvia
prima del colloquio
1 - Perchè Greta non vede in Davide il suo capo?
2 - E......se si trattasse di problemi tra i due dovuti a relazioni
interpersonali difficili? Antipatia forse?
3 - E ……se il problema fosse Greta che ha dei pregiudizi nei
confronti di Davide e non riesce a vederlo come suo capo?
Lo scopo di Silvia è di trovare una soluzione
obiettiva senza screditare Davide !Silvia ascolta Greta 1 - Perché è importante che Silvia sia preparata a questa conversazione? 2 – Quale dovrebbe essere il ruolo di HR?
Le domande di Silvia 1 - Chiedere a Greta se ha avvisato il suo diretto responsabile Davide di questo colloquio 2 - Se non lo ha fatto chiedere i motivi che hanno spinto Greta a “bypassare” Davide 3 - Valutare la risposta di Greta
Le cause del perché Greta ha by-passato Davide 1 - Greta non ha fiducia in 2 - Davide non delega in maniera Davide perchè non è di supporto chiara, spesso si generano in caso di problemi, dubbi ....... In situazioni di confusione e caso di problemi che vengono “misunderstandings” . Non è portati alla sua attenzione diretto e chiaro nella delega e Davide si limita ad ascoltare, si nel dare obiettivi. Greta vuole far mostra incerto, non dà una presente questa situazione a guida. Greta ha già avuto Silvia perchè ha creato già dei esperienze e pertanto vorrebbe problemi e al momento ha un parlare direttamente a Silvia per problema di ........ un suggerimento in merito a un problema di..........
Come deve comportarsi Silvia?
Teamwork
1 - Davide si mostra incerto, non da una guida come un vero capo
2 - Davide non delega in maniera chiara creando spesso dei problemiCome deve comportarsi Silvia?
Teamwork
• Approfondire con Greta nei dettagli le situazioni apparentemente non
gestite bene da Davide (ciò le permette di capire gli eventuali punti
debolezza di Davide)
• Non dare giudizi su Davide (altrimenti lo discredita) ma dire a Greta
che deve esaminare il problema attuale/concreto con Davide, essendo
il suo capo diretto e che conosce l'argomento. Qualora ci siano degli
ostacoli lo avrebbero visto tutti tre insieme (ciò permetterebbe a Silvia
di rendersi conto di persona dei rapporti tra i due, se veramente Davide
ha problemi o se sono dei rapporti relazionali......)Quali i prossimi steps per Silvia?
Valutare la performance di Davide
• Davide ha dei punti di debolezza di cui Silvia non si è resa conto?
• Come è visto dagli altri Davide?*
• Come è considerato dal suo team?*
• Ne parla con HR? Perchè????
HR è più obiettivo
HR conosce le passate valutazioni di Davide
HR è un punto di riferimento in queste situazioni
* Il superiore vede soltanto una parte del comportamento dei propri riporti!!!Cosa potrebbe suggerire HR???
• Seguire più da vicino Davide, «vederlo con occhi diversi, più critici»
• Conversazioni informali con gli altri membri del team per vedere come Davide viene percepito
• Fare un assessment per una valutazione obiettiva di Davide se anche gli altri del suo team
confermano quanto detto da Greta
Fissare un colloquio con Davide per comunicarglielo
Prendere delle azioni concrete in base al risultato
• Seguire più da vicino il anaPrendere ger (vederlo con «occhi diversi»)
• Conversazioni Manager (senza lasciar trapelare nulla)
• Fare un essmmanager è nuovo nella posizione)Cosa ha raggiunto Silvia con questo
comportamento?
• Non ha screditato Davide davanti a Greta (e nei confronti degli altri)
• Ha fatto capire a Greta che Davide è il suo capo ma ha dato la sua disponibilità
per aiutare entrambi a risolvere il problema pratico.....
• Ha informato HR della situazione
• HR le ha dato supporto su come valutare la performance di Davide e suggerisce
anche un eventuale assessment che permetterebbe di prendere delle azioni
concrete e non “per sentito dire”
• Con l’assessment Silvia avrà una valutazione obiettiva di DavideE se Davide avesse dei problemi con il suo team
ma è un manager che raggiunge sempre gli
obiettivi di business fissati dall’azienda, come
procediamo?
• DIEfficienza organizzativa HR
Ottimizzare il capitale umano
1 - L'organizzazione del lavoro deve essere divisa in base ai
ruoli aziendali e agli obiettivi da raggiungere
2 - Le attività svolte devono far emergere le attitudini
personali e generare la soddisfazione di ciascunoEfficienza organizzativa Ottimizzazione del Capitale umano
Ottimizzare il capitale umano
Soddisfazione dei dipendenti
Personale insoddisfatto
1 - Bassa produttività
2 - Rischio che i dipendenti
possano lasciare l’azienda
3 - Rischio di compromettere
l'immagine aziendale sul mercato
4 – Costi maggiori per l’aziendaCosa cercano i dipendenti???
In questo momento???
1 - Maggior “Engagement”
Coinvolgimento nella strategia aziendale
Essere motivati
2 - Work-life balance
Welfare & Smart workingEngagement
Cos'è???
• Ricevere fiducia
• Ricevere incoraggiamento
• Poter prendere decisioni
• Sentirsi parte attiva dell’azienda
• NON essere trattati con sufficienza
• NON essere “incolpati”Maggiore “Engagement”
I dipendenti
• Persistono negli sforzi anche di fronte alle difficoltà
• Cercano soluzioni davanti a possibili ostacoli
• Portano a termine le attività con coinvolgimento
• Motivati nelle attività da svolgere
• Danno prestazioni efficaci anche in contesti di incertezza
Maggiore produttivitàMaggiore “Engagement”
Come viene misurata la produttività??
• La soddisfazione dei clienti
• I risultati finanziari
• Basso tasso di assenteismo
• Turnover del personale «adeguato»
• Profitti aziendaliMaggiore “Engagement”
Starwood Hotels CEO
«I dipendenti dovrebbero
essere coinvolti fornendo
loro ragioni e i metodi per
raggiungere gli obiettivi e
poi ricompensati per il
conseguimento»Come ottenere l’engagement ???
Il ruolo centrale di HR
• Favorire la politica delle “Open
Doors”
• Creare un ambiente «Psychological
Safe»
• Favorire una cultura «Trust Based»
• Favorire il “Work-Life Balance”
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