CHECK-LIST ORGANIZZATORE BIGLIETTERIA EVENTI - #1 | 2019 - Clappit
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#1 | 2019 CHECK-LIST ORGANIZZATORE BIGLIETTERIA EVENTI
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019 Una lista di punti da seguire per organizzare la vendita dei biglietti di un evento, in particolare per le manifestazioni soggette alla normativa fiscale sullo spettacolo. Diamo la precedenza a questa tipologia Dalla vendita on-line, all’attivazione del poiché è la più complessa e frequente. box-office sul luogo dell’evento e Le indicazioni sono fornite sulla base controllo accessi, tutto deve filare il più della nostra esperienza, piattaforma e liscio possibile per soddisfare le esigenze disponibilità di materiale. del patrimonio dell’organizzatore: gli Per qualsiasi tipo di evento, è spettatori. fondamentale essere consapevoli dell’importanza dell’operatività.
Südtiroler Ritterspiele Giochi Medioevali Alto Adige, 24-26 Agosto 2018
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019
Definizione del tipo di spettacolo
Per un evento che si svolge sul territorio italiano, il primo punto che l’organizzatore deve
definire è il tipo di evento. Si tratta di uno spettacolo soggetto a normativa fiscale oppure
un evento esente?
Nello spettacolo ed intrattenimento sicuramente ci sono concerti, teatri, cinema, sport ma
anche sale bowling. Tra gli esenti compaiono, ad esempio, meeting aziendali o congressi
medici.
Qualora si volesse realizzare una manifestazione per la prima volta, è fondamentale avere
la certezza del tipo di evento. In caso di dubbi suggeriamo sempre all’organizzatore di
rivolgersi all’ufficio SIAE di competenza e presentargli chiaramente il progetto.
La competenza territoriale è relativa al luogo dell’evento e non alla sede o agli
uffici della società organizzatrice.
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019
Permesso SIAE e diritti d’autore
La normativa sullo spettacolo, relativa alla vendita di biglietti, impone la necessità di
utilizzare un sistema di biglietteria automatizzato ed omologato per la certificazione degli
incassi tramite delle smart card fornite dalla SIAE alla piattaforma omologata, in
collaborazione con l’Agenzia delle Entrate. Per gli eventi soggetti a normativa fiscale sullo
spettacolo è necessario ottenere il permesso SIAE. Prima di dare alcuni dettagli è bene
ricordare che diritti d’autore e documenti per la vendita dei biglietti fiscali seguono
competenze SIAE differenti. Clappit fornisce supporto esclusivamente sulla parte di
ticketing.
L’organizzatore, in questa fase iniziale, ha comunque individuato la venue o location e
tutti i dati dell’evento, che è necessario comunicare alla SIAE per ottenere il permesso.
Titolo evento
Ragione sociale organizzatore
Partita IVA e CF organizzatore
Nome della venue (stadio, palazzetto, teatro, ecc..) con indirizzo
Codice Locale SIAE / Codice BA
Data e ora dell’evento
Codice genere SIAE evento (ogni genere ha un codice, ad esempio sport, concerto, ecc.)
Aliquota IVA, che deriva dal genere (codice) dell’evento
Indicazione di evento di intrattenimento o spettacolo con aliquota se evento intrattenimento
Una descrizione e l’immagine
Ci sono poi altre informazioni fondamentali da comunicare anzitempo all’ufficio SIAE di
competenza come la tipologia dei biglietti.
Settore / ordine di posto
Tariffa (ad esempio intero, ridotto, early bird, ecc.).
Prezzo
Prevendita
Totale di prezzo più prevendita
La SIAE richiede inoltre i dati della piattaforma di biglietteria utilizzata.
Codice sistema di emissione
Ragione sociale e partita IVA del titolare
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019
Configurazione evento e
realizzazione pagina di vendita
L’organizzatore deve prevedere anche la
gestione della biglietteria sul luogo
dell’evento, o presso un suo punto
vendita (tipo la sede di un’associazione
sportiva) ed il controllo accessi dei
biglietti ed i voucher di servizi e prodotti
acquistati.
Il materiale necessario consiste in
postazioni di biglietteria e controllo
Chiarire ogni dubbio
accessi, Clappit è in grado di noleggiare
gli accessori già opportunamente Normale, anzi giusto, che l’organizzatore
configurati e di dare indicazioni riguardo possa avere numerosi dubbi riguardo alla
al numero postazioni e biglietti necessari gestione della normativa fiscale, piuttosto
rispetto al tipo e dimensioni di evento. che agli aspetti logistici ed operativi della
Una postazione di biglietteria è formata biglietteria.
da; Soprattutto se alle prime esperienze ma
PC o notebook con web app Clappit Box Office non solo. Per realizzare un evento di Full
Stampante Boca
Ticketing unico è normale la necessità di
Stock di biglietti cartacei
personalizzare l’esperienza.
Una postazione di controllo è formata da:
Clappit, nel caso in cui l’organizzatore
Smartphone Android con app Clappit Access
non avesse ancora le idee chiare riguardo
Control
Lettore Bluetooth QR Corde e codici a barre alla realizzazione dell’evento è
Armband per il supporto dello smartphone naturalmente sempre disponibile a dare
consulenza riguardo ad ogni aspetto
operativo richiesto.
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019
Supporto clienti
La vendita del biglietto on-line è l’iniziale
momento di contatto tra l’organizzatore e
lo spettatore. Non c’è una seconda
occasione per fare una prima buona
impressione! L’organizzatore deve
assolutamente dare un supporto attivo e
dimostrare massima disponibilità con gli
utenti, ogni singola necessità nella
biglietteria può diventare un caso
importante. Pazienza e spirito di
Formazione del personale
collaborazione sono doti fondamentali
Una volta ricevuto il materiale tramite per acquisire il pubblico che, a sua volta,
spedizione con corriere, l’organizzatore si dimostrerà fedele e riconoscente.
procede ad una breve formazione per
l’utilizzo di Clappit Box Office e Clappit
Access Control. Sopralluogo venue
A seconda della dimensione e tipo di
Apertura vendita on-line evento, l’organizzatore concorda con il
team Clappit un sopralluogo di persona
Una volta configurato l’evento, realizzata
presso la venue per verificare la
ed approvata la customer journey
connettività, aspetto fondamentale per
personalizzata si procede all’apertura
tutta l’operatività dell’evento.
delle vendite! Raccomandiamo di mettere
in contatto l’ufficio stampa con il team
Clappit per concordare il lancio, in caso di
esigenze di comunicati ed attivazioni di
campagne pubblicitarie dedicate.
La biglietteria è un’occasione unica e preziosa per contribuire, al di là della reale performance, al successo di un evento.
Check-list organizzatore biglietteria eventi #1 | 2019
Installazione e test materiale alla venue
Il giorno lavorativo prima dell’evento l’organizzatore, con l’eventuale supporto di Clappit,
procede all’installazione del materiale e verifica della connettività alla venue con relativi
test di stampa e controllo accessi.
L’organizzatore tende purtroppo spesso a sottovalutare i test e le fasi operative
ma sono fondamentali, oltre che per la buona riuscita dell’evento, anche per la
soddisfazione e la sicurezza degli spettatori.
Con questa checklist ogni organizzatore può avere già un’idea corretta e chiara di quali
sono i principali passi da seguire per gestire la biglietteria di un evento di spettacolo.
Nel prossimo e-book inizieremo affrontare la fase più emozionante e delicata dell’evento,
il live!
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